SISTEM INFORMASI MONITORING SISWA
PADA SMA NEGERI 1 SAMPIT
BERBASIS WEB
Fahmi Yusuf, Lukman Bachtiar
Juruasan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Darwan Ali, Sampit
Email: [email protected]
Abstraksi
—Penelitian ini dilatar belakangi oleh permasalahan
siswa yang sering membolos dan menyembunyikan atau membuang nilai harian yang didapatkannya. Hal-hal tersebut tentulah tidak baik untuk proses belajar siswa itu sendiri, maka dari itu dibuatlah sistem informasi monitoring siswa ini. Untuk membantu mengawasi kegiatan siswa selama berada pada jam sekolah, terutama oleh orangtua siswa. Disinilah sistem ini memberikan peran orangtua sebagai orang yang paling berpengaruh terhadap siswa untuk mengawasi kegiatan siswa seperti kehadiran dan nilai harian yang didapatkan siswa tersebut. Tentu saja hal ini tidak dapat diperbaiki oleh sistem, namun sistem dapat membantu hal tersebut untuk menjadi wadah pengawasan terhadap pelajar.
Sistem ini juga dibuat untuk membantu admin sekolah dalam pengelolaan data akademik, dan guru dalam melakukan absensi dan pemberian nilai. Pada sistem ini juga terdapat wadah untuk memberikan informasi mengenai jadwal belajar atau mengajar, data diri dan wadah untuk guru memberikan pesan kepada orangtua siswa mengenai permasalahan yang terjadi menyangkut siswa.
Kelebihan sistem ini salah satunya yaitu dapat diakses melalui smartphone, karena seperti yang kita ketahui, saat ini hampir setiap orang mempunyai smartphone. Dan dengan kelebihan yang diberikan ini orangtua akan lebih mudah mengakses kegiatan anaknya melalui smartphone yang dimilikinya. Dengan bisa diakses pada smartphone, sistem ini akan lebih dinamis dan dapat bermanfaat dengan baik. Sistem ini juga membantu user karena bersifat online yang mana dapat di akses kapanpun dan dimanapun selama ada akses internet. Pembangunan sistem ini, menggunakan teknik atau metode pendekatan terstruktur. Metode ini menggunakan alat bantu antara lain bagan konteks, bagan berjenjang, diagram alir data (DFD), diagram relasi entitas (ERD), serta model data relasional (RDM). Tahap selanjutnya melakukan implementasi dengan membuat aplikasi berbasis website menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL.
Kesimpulan dari pembuatan sistem ini adalah dapat membantu pengelolaan transaksi akademik, meliputi absensi dan pemberian nilai. Dapat membantu pengelolaan data-data akademik, meliputi data siswa, data guru, data mata pelajaran, data kelas, dan data admin yang dilakukan oleh pihak sekolah. Dapat membantu kegiatan-kegiatan akademik meliputi penilaian harian, penjadwalan dan absensi yang dilakukan oleh guru maupun admin sekolah. Dan dengan adanya sistem ini, orangtua siswa mendapatkan info nilai dan absensi anaknya setiap hari.
Kata Kunci— sistem, informasi, monitoring, siswa, orangtua, php dan mysql.
I. PENDAHULUAN
Teknologi informasi dengan menggunakan internet sekarang ini merupakan suatu hal yang tidak dapat dilepaskan lagi dari kehidupan kita. Internet sebagai salah satu media informasi yang dapat diakses di mana saja, cepat dan
mempermudah kebutuhan dalam mengakses informasi. Pada zaman modern seperti saat ini dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat, telah membawa manusia untuk selalu mengetahui perkembangan teknologi informasi semakin hari semakin berkembang. Dalam kenyataannya informasi menjadi kebutuhan yang paling mendasar untuk seluruh aspek kehidupan manusia. Namun, informasi saat ini masih terbatas dalam beberapa hal yang sangat penting. Contohnya dalam mengontrol anak saat pergi ke sekolah, apakah anak tersebut sampai sekolah atau membolos, Dan mengontrol anak tentang nilai harian yang didapatnya, kebanyakan anak menyembunyikan nilai merahnya agar tidak diketahui orang tuanya. Padahal, nilai tersebutlah yang menjadi proses nilai akhir atau rapor siswa tersebut.
Seperti halnya yang terjadi di SMA Negeri 1 Sampit, informasi menjadi hal yang sangat dibutuhkan oleh orang tua siswa untuk memantau proses perkembangan anaknya secara optimal. Terutama dalam hal kehadiran dan nilai-nilai yang tidak dapat dikontrol orang tua yaitu nilai harian siswa. Yang terjadi pada saat ini adalah pekerjaan guru yang masih menggunakan catatan buku untuk nilai dan kehadiran siswa, yang tentunya hal tersebut membatasai kontrol terhadap siswa yang bersangkutan. Belum dionlinekannya (publikasi) absensi akan dapat berdampak negatif. Apalagi dengan perkembangan pergaulan yang semakin tidak terkontrol, hal tersebut sangatlah mengkhawatirkan orang tua, terhadap masa depan anaknya.
Adapun pengelolaan data akademik pada SMA Negeri 1 Sampit juga belum terpublikasi. Salah satu contohnya adalah jadwal belajar dan mengajar, data siswa, data guru dan orangtua siswa. Dengan adanya publikasi diharapkan mampu memberi kemudahan dalam hal pengaksesan data, kapanpun dan dimanapun. Selain untuk mengikuti perkembangan teknologi yang serba online, ini juga dimaksudkan untuk memberikan transparansi data akademik, yang dapat dipantau untuk dapat memberikan konfirmasi bila ada kesalahan.
Dengan adanya kendala tersebut, maka perlu dirancang suatu sistem untuk mengakses data informasi absensi, informasi data akademik dan informasi nilai akademik disekolah berbasis web yang bisa di akses setiap hari. Untuk memantau kegiatan siswa di luar rumah, seperti apakah siswa sampai kesekolah dan apakah nilai yang didapatkannya saat pembelajaran di sekolah. Dan Media internet dimaksudkan, untuk dapat mempermudah, mempercepat, sekaligus menghemat biaya dalam melakukan pengaksesan informasi perkembangan proses belajar siswa yang dibutuhkan oleh orang tua siswa.
II. LANDASANTEORI
2.1Monitoring
Monitoring adalah penilaian secara terus menerus terhadap fungsi kegiatan-kegiatan program-program di dalam hal jadwal penggunaan Input data oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang telah direncanakan. Adapun pengertian monitoring menurut para ahli [1]:
1. Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu merupakan bagian intergral di manajemen sehari-hari (Casely dan Kumar, 1987).
2. Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek (Calyton dan Petry, 1983). 3. Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk
memeriksa bahwa semua berjalan untuk di rencanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis (Oxfam, 1995).
4. Monitoring adalah penilaian yang skematis dan terus menerus terhadap kemauan suatu pekerjaan (SCF, 1995). 5. Monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan
menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat/ditemui dapat diatasi (WHO).
2.2Konsep Dasar Sistem
Menurut Sutabri [2] sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Model umum sebuah sistem adalah Input,proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
2.3Pengertian Informasi
Menurut Laudon dan Laudon [3] informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia.
2.4Sistem Informasi
Ada empat operasi dasar dari sistem informasi yaitu mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau keluar organisasi[2].
Sistem informasi juga diartikan sebagai sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[2].
III.ANALISIS SISTEM INFORMASI
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.1 Flowmap Yang Diusulkan
Perancangan sistem yang yang diusulkan secara menyeluruh dikonsepkan kedalam sebuah flowmap sebagai berikut :
Flowmap yang diusulkan
Siswa Guru Bagian Kurikulum Admin Sistem Informasi Orangtua Kepala Sekolah
P h a s e Data Siswa Data Guru Data Absensi Data Kelas Data Nilai Data Matpel Data Jadwal Input data siswa Input data guru Input data Absensi
Input data Nilai
Input data kelas Input data jadwal Input data matpel
Proses Data Siswa
Proses Data Guru
Proses Data kelas
Proses Data matpel Proses Data jadwal Data Admin Input data siswa
Proses Data Siswa
BASIS DATA
Proses Cetak Lap. Daftar Guru
Proses Cetak Lap Daftar Kelas Proses Cetak Laporan Daftar Siswa
Proses Cetak Lap. Daftar Matpel
Proses Cetak Lap. Data Absensi Cetak lap. Daftar
Siswa
Cetak lap. Daftar Siswa
Cetak lap. Data Kelas
Cetak lap. Data Matpel
Cetak lap. Data Absensi Proses tampil Jadwal Proses tampil Absensi Proses tampil Nilai Laporan Daftar Siswa Laporan Daftar Guru LaporanDaftar Kelas Laporan Absensi Laporan Daftar Matpel Proses Data Absensi
Proses Data Nilai
Info Nilai Info Absen Info jadwal Info Nilai Info Absen Info jadwal Info Nilai Info Absen Data Pembagian
Kelas Input data pembagian kelas Proses Data pembagian kelas Data pesan Input Data Pesan Proses Data
pesan Input Data Pesan
Data pesan Proses Data
pesan
Proses tampil Pesan Info Pesan
Info Pesan
3.2Desain Model Sistem
Model dari sistem informasi dirancang dalam bentuk logika. Permodelan tersebut dirancang dalam bentuk bagan, diantaranya Bagan Konteks (Context Diagram), Bagan berjenjang (Level Diagram), Bagan Arus Data (Data Flow
Diagram), Bagan Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram),
dan Model Data Relational (Relational Data Model). 1. Bagan Konteks (Context Diagram)
0 SI Monitoring Siswa Siswa Guru Admin - Data Admin
- Laporan Daftar Siswa - Laporan Daftar Guru - Laporan Daftar kelas - Laporan Daftar Matapelajaran - Laporan Absensi - Info jadwal - Info Nilai - Info Absensi - Info Komentar - Data Absensi - Data Nilai - Data Guru - Data Pesan Bagian Kurikulum Orang tua - Mata Pelajaran - Data Jadwal - Data Kelas - Data Pembagian Kelas - Data Siswa - Info Nilai - Info Absensi - Info jadwal - Info Nilai - Info Absensi - Info Pesan Kepala sekolah - Data Orangtua - Data Pesan
Gambar 2: Diagram Konteks 2. Bagan Berjenjang 0 SI Monitoring Siswa 1 Entry Data 2 Merekam Transaksi 3 Membuat Laporan 1.1 Entry Data Orangtua 1.2 Entry Data Siswa 1.4 Entry Data Kelas 1.3 Entry Data Guru 1.5 Entry Data Matpel 2.1 Merekam Transaksi Jadwal 2.2 Merekam Transaksi Pembagian Kelas 2.3 Merekam Transaksi Absensi Siswa 3.1 Membuat Laporan Daftar Siswa 3.2 Membuat Laporan Daftar Guru 3.3 Membuat Laporan Daftar Kelas 3.4 Membuat Laporan Daftar Matapelajaran Top Level Overview diagram (level 0) Level 1 1.6 Entry Data Admin 2.4 Merekam Transaksi Nilai Siswa 2.5 Merekam Transaksi Pesan 3.5 Membuat Laporan Data Absensi
Gambar 3: Bagan Berjenjang
3. Bagan Arus Data
1 Entry Data 2 Merekam Transaksi 3 Membuat Laporan Siswa Bagian Kurikulum Guru Kepala Sekolah Admin Data Siswa
Informasi Nilai, Informasi Absensi Informasi Jadwal D a t a G u r u Data Absensi Data Nilai Data Pesan
Laporan Daftar Guru, Laporan Daftar Siswa Laporan Absensi,Laporan Daftar Kelas,
Laporan Daftar Matapelajaran
Data Admin D a t a M a t a p e la ja r a n D a t a K e la s Data Jadwal Data Pembagian Kelas
0 0 Orangtua In fo r m a s i N il a i, I n fo r m a s i A b s e n s i In fo P e s a n
Informasi Nilai, Informasi Absensi Informasi Jadwal, Info Pesan
D a t a O r a n g t u a D a t a K o m e n t a r
Gambar 4: Bagan Arus Data 4. Bagan Relasi Entitas
JADWAL MATPEL SISWA KELAS ABSENSI NILAI GURU memiliki memiliki memiliki menginput menginput mempunyai memiliki memiliki memiliki memiliki idn Tgl_nilai Nilai Ket_nilai idm Nm_matpel Idk Nm_kelas idj Hari Jam_pel Ket_ab jam Tgl_ab ida NIP Nm_gr Tmptlhr_gr Tgllhr_gr Jk_gr Alamat _gr Hp_gr Password_gr NIS Nm_sw Tmptlhr_sw Tgllhr_sw Jk_sw Agama_sw Almt_sw Hp_sw Password_sw N N N N N N N N 1 1 1 1 1 1 1 1 N N 1 1 ORANGTUA memiliki 1 N Pass_ortu Nm_ortu Alamat_ortu pekerjaan idg Agama_gr No_ktp PESAN memberi memberi 1 1 1 1 idpesan Pesan Status PEMBAGIAN KELAS memiliki memiliki 1 N 1 N Idp_kls Tahun_ajaran
5. Model Data Relasional absensi Ida* Nip** Idm** Idp_kls** Tgl_ab Ket_ab jam idk* Nm_Kelas Nip** kelas NIP* Nama_gr Jk_gr Tmptlhr_gr Tgllhr_gr Agama_gr Alamat_gr Hp_gr Password_gr guru Idu* Nm_admin Pass_admin level admin idm* Nm_matpel matpel NIS* Nm_sw Tmptlhr_sw Tgllhr_sw Jk_sw Agama_sw Almt_sw Hp_sw Idk** No_ktp** Password_sw siswa Idj* Idk** Idm** nip** Hari Jam_pel jadwal Idn* Tgl_nilai Idm** nip** Idp_kls** Nilai Ket_nilai nilai Orangtua No_ktp* Nm_ortu Pekerjaan Alamat_ortu Pass_ortu Pesan Idpesan* Tgl_pesan Nip** Nis** Subyek Pesan status Pemb_kls Idp_kls* Tahun_ajaran idk** Nis**
Gambar 6: Model Data Relasional
IV.IMPLEMENTASI
4.1 Implementasi Sistem Pada Smartphone
Tahap implementasi merupakan tahap akhir dari proses membangun sebuah sistem informasi. Pada tahap ini seluruh rancangan sistem yang dihasilkan, diterjemahkan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga menghasilkan sebuah sistem. Dalam implementasi sistem informasi monitoring pada SMA Negeri 1 Sampit , dilakukan dengan menggunakan alamat http://smansamonitoring.esy.es, yang telah dionlinekan. Pengujian yang dilakukan dengan menggunakan web browser Mozilla Firefox yang kemudian akan tampil Interface halaman utama (Home).
Sebelum membahas program yang berorientasi pada
windows ini, program ini juga cukup support dijalankan di
smartphone seperti tampilan berikut ini :
1. Halaman Login diSmartphone
Gambar 7: Login diSmartphone
2. Halaman Interface Akses diSmartphone
Gambar 8: Akses Orangtua diSmartphone
4.2 Implementasi Sistem Pada Windows
Pada tahap ini seluruh rancangan sistem yang dihasilkan, diterjemahkan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga menghasilkan sebuah sistem. Dalam implementasi sistem informasi monitoring pada SMA Negeri 1 Sampit ,
dilakukan dengan menggunakan alamat
http://smansamonitoring.esy.es, yang telah dionlinekan. Pengujian yang dilakukan dengan menggunakan web browser
Mozilla Firefox yang kemudian akan tampil Interface halaman utama (Home).
4.2.1Interface Halaman Login
Interface halaman ini merupakan tampilan awal pada saat
program pertama kali dijalankan, dengan alamat
http://smansamonitoring.esy.es/login.php dengan nama file
login.php berikut adalah tampilan halaman login.
Pada halaman ini merupakan akses dari semua user, meliputi admin, guru, siswa dan orangtua siswa.
4.2.2Interface Halaman Admin
Interface halaman admin merupakan pengelolaan
data-data akademik berupa data-data orangtua siswa, data-data siswa, data-data guru, data admin, data kelas, data matpel, data user, jadwal belajar mengajar, pembagian kelas dan pembuatan laporan-laporan. Berikut adalah tampilan halaman admin :
Gambar 10 : Interface Halaman Admin
4.2.3 Interface Halaman Guru
Interface halaman guru ini berfungsi untuk guru
melakukan absensi dan penilaian kepada setiap kelas sesuai dengan jadwal yang telah diberikan oleh admin. Pada halaman ini juga terdapat data guru, mengganti password dan jadwal mengajar. Namun, untuk guru yang sekaligus menjabat sebagai wali kelas mendapatkan menu lebih, seperti info absensi, nilai siswa dan dapat memberikan pesan kepada siswa dikelasnya.
Adapun tampilan halaman guru adalah sebagi berikut :
Gambar 11: Interface Halaman Guru
4.2.4 Interface Halaman Siswa & Orangtua Siswa
Interface halaman siswa dan orangtua siswa ini
merupakan halaman yang sama antara siswa dan orangtuanya, yang membedakan bisa dilihat pada gambar berikut :
Gambar 12 : Interface Halaman Siswa
Gambar 13 : Interface Halaman Orangtua Siswa Pada gambar 12 dan 13 berbeda seperti yang ditunjukan panah merah pada gambar 13, hanya ada tambahan untuk orangtua siswa dalam berkomunikasi kepada pihak wali kelas. Dan dapat melihat datanya sendiri serta data anaknya.
V. KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Dalam penulisan tugas akhir ini, telah diuraikan bagaimana merancang sistem informasi monitoring siswa pada SMA Negeri 1 Sampit, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem ini, dapat membantu pengelolaan transaksi akademik, meliputi absensi dan pemberian nilai. Yang dilakukan oleh guru kapanpun dan dimanapun selama masih ada akses internet.
2. Dengan adanya sistem ini, dapat membantu pengelolaan data-data akademik, meliputi data siswa, data guru, data mata pelajaran, data kelas, dan data admin yang dilakukan oleh pihak sekolah.
3. Dengan adanya sistem ini, dapat membantu kegiatan-kegiatan akademik meliputi penilaian harian, penjadwalan dan absensi yang dilakukan oleh guru maupun admin sekolah.
4. Dan dengan adanya sistem ini, orangtua siswa mendapatkan info nilai dan absensi anaknya setiap hari, kapanpun dan dimanapun selama masih ada akses internet.
5.2 Saran
Berdasarkan pada kesimpulan diatas, maka disarankan beberapa hal untuk diperhatikan pada program aplikasi yang telah dibuat, serta untuk penelitian yang akan datang guna menyempurnakan penelitian sebelumnya. Adapun saran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Mengenal perangkat lunak program ini, baik bahasa pemrogramannya maupun konsep databasenya. Minimal mengerti tentang sistem operasi yang berorientasi visual atau windows.
2. Mengerti fungsi, kegunaan dan cara mengoperasikan program aplikasi secara online.
3. Bagi penelitian yang akan datang diharapkan agar penelitian selanjutnya membuat sebuah sistem SMS Gateway untuk informasi kepada orangtua siswa, agar program aplikasi ini dapat berjalan lebih optimal.
REFERENSI
[1] R. I. N. Aras, “PEMBANGUNAN APLIKASI MONITORING PROSES
DOCUMENT DAN RECORD CONTROL BERBASIS E-OFFICE DI TELKOM R&D CENTER,” Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA), vol. 5, p. 2, 2012.
[2] T. Sutabri, Sistem Informasi Manajamen, Yogyakarta: Andi, 2005.
[3] K. L. P.J.Laudon, Sistem Informasi Manajemen Buku 1 Edisi 10, Jakarta:
