BAB IV EVALUASI ATAS SISTEM AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. TS TECH INDONESIA

(1)

71 BAB IV

EVALUASI ATAS SISTEM AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. TS TECH INDONESIA

Dalam bab ini akan dilakukan evaluasi mengenai hasil penelitian yang telah diperoleh dari kegiatan penjualan kredit, piutang, retur penjualan dan penerimaan kas PT. TS Tech Indonesia yang meliputi kebijakan dan prosedur, struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan dokumen yang digunakan. Evaluasi ini dilakukan dengan cara membandingkan kegiatan yang berjalan dalam perusahaan dengan teori yang dimuat dalam bab II yang diperoleh dari penelitian kepustakaan.

IV.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Secara Umum pada PT. TS Tech Indonesia

Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), terdapat lima komponen pengendalian internal yang saling terkait. Untuk dapat memperoleh pengendalian yang baik dan dapat berjalan dengan efektif, komponen-komponen dari pengendalian internal tersebut harus diperhatikan. Komponen-komponen tersebut antara lain:

IV.1.1 Lingkungan Pengendalian

Berikut ini merupakan kebaikan dari elemen yang sudah diterapkan dalam lingkungan pengendalian internal yang terdapat pada PT. TS Tech Indonesia:

(2)

72 1. Integritas dan Nilai Etika

Dalam hal ini, PT. TS Tech Indonesia selalu menanamkan semangat kerja pada karyawannya, mengadakan komunikasi terbuka, tingkah laku yang baik, serta menjunjung tinggi adanya kejujuran dan disiplin waktu. Adapun salah satu bentuk dari penekanan pentingnya nilai etika, kejujuran, serta integritas kepada para karyawannya, PT. TS Tech Indonesia menetapkan suatu disiplin kerja yang harus ditaati oleh semua karyawan. Disiplin kerja tersebut meliputi:

a. Ketepatan masuk kerja. Waktu kerja yang berlaku di PT. TS Tech Indonesia adalah mulai dari pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 17.00 WIB. Serta diharuskan untuk hadir senam pagi pada jam 07.45 pagi. Setiap kali masuk dan selesai kerja harus melakukan finger scan pada mesin absensi atau kehadiran.

b. Membuang dan menempatkan sampah pada tempat yang tepat. Tempat sampah dipisahkan menurut 3 kategori pengelompokan, yaitu sampah organik, sampah anorganik dan sampah bahan berbahaya beracun (limbah B3).

c. Menjaga area pabrik dan lingkungan produksi bebas dari asap dan puntung rokok (kecuali smoking area atau rest area).

d. Sadar terhadap kebersihan lingkungan serta menggunakan fasilitas toilet dengan benar dan senantiasa bersih untuk menghindarkan bau.

e. Jam makan yang tertib dan tepat waktu serta komitmen untuk menjaga kebersihan kantin dan lokasi kerja.

(3)

73 f. Energi listrik hanya digunakan pada jam kerja, dalam rangka save energy. g. Bekerja selalu menggunakan alat pelindung diri sesuai dengan proses

kerja yang dilakukan.

Selain itu, perusahaan mengkomunikasikan peraturan mengenai Pedoman Etik Group TS Tech yang berdasarkan pada Kode Etik TS secara tertulis. Pedoman Etik TS mendefinisikan kebijakan konkrit terperinci yang harus diikuti oleh setiap anggota TS Tech Group untuk menegakkan etika yang benar dan tepat dalam praktek “Tujuh Sikap” yang dinyatakan dalam “Kode Etik TS”. Dimana karyawan sepenuhnya sadar akan misi bisnis dan akan bertindak tidak hanya kepada para pelanggan, tapi juga semua pemilik modal lain yang mana tercantum di dalam 7 item sebagai berikut:

1. Sikap terhadap para pelanggan.

2. Sikap terhadap para pemegang saham.

3. Sikap karyawan ketika bekerja untuk perusahaan. 4. Sikap terhadap supplier.

5. Sikap terhadap Pemerintahan. 6. Sikap terhadap khalayak umum. 7. Sikap terhadap masyarakat setempat. 2. Komitmen terhadap kompetensi

Sebagai perusahaan yang selalu ingin berkembang searah dengan kemajuan teknologi, dalam hal merekrut karyawan, perusahaan selalu memperhatikan kemampuan individu. Dalam hal ini, PT. TS Tech Indonesia berupaya mengembangkan terus kemampuan dari karyawannya dengan cara

(4)

74 memberikan pelatihan atau training kepada para karyawan untuk menunjang kompetensi karyawan dalam melaksanakan tugas yang telah ditetapkan guna mendapatkan pegawai yang memiliki kualitas yang baik.

3. Dewan Komisaris dan Komite Audit

Pada pelaksanaannya Dewan Komisaris terlibat dalam aktivitas di perusahaan. Hal tersebut dilakukan dengan adanya kunjungan interval setiap 3 bulan sekali dari pihak komisaris TS Tech Jepang sebagai pemegang saham mayoritas (90%). Sedangkan, untuk keperluan Rapat Tahunan Pemegang Saham dilakukan setahun sekali, dimana kedua Komisaris dari masing-masing pemegang saham, beserta masing-masing-masing-masing jajaran Direktur ikut menghadiri rapat tersebut. Sementara, Komite Audit dari pihak TS. Tech Jepang Pusat juga berkontribusi setahun sekali, dengan melakukan pemeriksaan audit internal, baik sehubungan dengan pimpinan manajemen, direksi serta pemeriksaan terhadap manajer produksi, kepegawaian, penjualan, pembelian, logistik pergudangan, dan keuangan pembukuan. 4. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

Filosofi PT. TS Tech Indonesia terdiri dari Kepercayaan, Prinsip Perusahaan dan Kebijakan Manajemen dengan tujuan untuk menjadi sebuah perusahaan yang dapat diterima dan dapat berbagi kemakmuran dengan pelanggannya. Kepercayaan yang dimaksud adalah dengan saling menghormati hak dan kewajiban masing-masing individu karyawan. Sedangkan, Prinsip Perusahaan yang dimaksud adalah dengan memberikan kenyamanan untuk hasil produksi yang berkualitas tinggi dan selalu berinovasi melalui

(5)

75 pembuatan produk yang mengikuti perkembangan teknologi. Dan mengenai Kebijakan Manajemen yang dimaksud adalah dengan menciptakan suasana lingkungan kerja yang menyenangkan serta menekankan agar selalu ada kerukunan dalam hubungan antara pekerja yang satu dengan pekerja yang lainnya. Bekerja dalam keharmonisan selalu efektif dalam menggunakan waktu dan memperhatikan prioritas, berpikir dan bersemangat, serta berusaha terus-menerus untuk melakukan perbaikan di dalam pekerjaannya.

5. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dan job descriptions yang terdapat pada PT. TS Tech Indonesia, merupakan struktur organisasi fungsional, di mana masing-masing departemen mengerjakan tugas dan tanggung jawab secara terpisah sesuai dengan fungsi atau aktivitas yang akan dilaksanakan. Hasil kerja dari setiap fungsi akan diperiksa oleh manajer dari masing-masing bagian departemen, dan selanjutnya manajer dari masing-masing bagian tersebut melaporkan hasil kerja mereka kepada direktur departemen terkait.

6. Pemberian wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam pelaksanaan pekerjaaannya, pengendalian intern atas struktur organisasi dan job descriptions PT. TS Tech Indonesia cukup baik. Hal ini terlihat dari uraian tugas dan tanggung jawab setiap fungsi yang telah dibuatkan job descriptions secara tertulis, sehingga tugas dan tanggung jawab dapat diketahui secara jelas.

(6)

76 7. Kebijakan dan Praktik SDM

Perekrutan dan penyeleksian karyawan pada PT. TS Tech Indonesia dilakukan oleh Human Resource Development (HRD) untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten dibidangnya. Selain itu, terdapat penilaian untuk mengevaluasi kerja serta kinerja pada setiap karyawan setahun dua kali, melalui Laporan Kinerja Karyawan.

Perusahaan juga mengadakan pelatihan kerja (training) untuk meningkatkan kualitas karyawannya, baik in-house training maupun mengikuti training di luar perusahaan.

Tunjangan kesehatan karyawan untuk rawat inap dan rawat jalan memakai asuransi Reliance. Sedangkan, untuk pengobatan mata (kacamata), biaya melahirkan, imunisasi anak, keluarga berencana, dan perawatan gigi memakai batasan plafond yang besarnya ditentukan berdasarkan persetujuan antara serikat pekerja dengan manajemen.

Perusahaan juga memberikan tunjangan THR dan bonus yang besarnya ditentukan berdasarkan kondisi laba perusahaan. Pada setiap tahunnya perusahaan juga menyelenggarkan piknik (Family Day), untuk karyawan dan anggota keluarga dengan batasan maksimum 3 orang.

IV.1.2 Penilaian Risiko

Perusahaan selalu berusaha menangani dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan dalam menghadapi risiko yang timbul karena keadaan-keadaan yang mungkin terjadi seperti dibawah ini:

(7)

77 a. Personil baru

Karyawan baru mungkin belum begitu memahami prosedur yang dijalankan perusahaan. Untuk mencegah risiko yang mungkin timbul, maka setiap karyawan yang baru masuk bekerja diberikan pemahaman mengenai Perjanjian Kerja Bersama (PKB), yang mana didalamnya berisi hak dan kewajiban karyawan serta peraturan-peraturan tenaga kerja. Karyawan biasanya menjalani masa percobaan kerja selama 3 atau 6 bulan yang disesuaikan menurut peraturan masing-masing departemen sebelum di angkat menjadi karyawan tetap. Dari masa percobaan kerja dapat dilihat atau dinilai kinerja dari karyawan yang memiliki komitmen dalam bekerja.

b. Teknologi baru

Seperti yang diketahui, PT. TS Tech Indonesia adalah sebuah perusahaan di bidang manufaktur dalam perakitan seat (tempat duduk mobil), maupun pembuatan sarung jok mobil (trim cover) yang tentunya harus didukung oleh teknologi baru atau modern dalam proses produksi maupun hasil produksi. Dalam setiap kegiatannya PT. TS Tech Indonesia selalu berkaitan dengan perangkat elektronik maupun komputer sehingga dibutuhkan karyawan yang mengerti teknologi.

IV.1.3 Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian pada PT. TS Tech Indonesia adalah sebagai berikut:

(8)

78 a. Review terhadap kinerja

Pada setiap hasil output laporan perusahaan, diperlukan review terhadap hasil kerja karyawan. Setiap ada kesalahan di dalam pelaporan, maka dapat segera diketahui apabila terdapat pencantuman nama dan tanda tangan si pembuat laporan, pencantuman tanggal, bulan, dan tahun kapan dibuatnya laporan tersebut. Laporan bulanan perusahaan secara umum biasanya didistribusikan tepat pada awal periode (awal bulan).

b. Pemisahan Tugas

Dalam struktur organisasi telah tergambar dengan jelas adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang baik dan memadai. Masing-masing departemen telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan pedoman dan kebijakan perusahaan.

c. Pengolahan Informasi

Pada perusahaan PT. TS Tech Indonesia, sistem pengamanan data menggunakan password yang hanya diketahui oleh orang tertentu. Data-data yang ada memiliki back up yang dilakukan secara periodik serta disimpan dalam bentuk hard dan soft copy. Pelaksanaan pembuatan laporan didasarkan atas bukti sumber dokumen pendukung yang lengkap. Rekapitulasi pun dilakukan untuk laporan penjualan yang biasanya dilaporkan menurut penjualan seat untuk beberapa tipe model mobil (CRV, Jazz, Freed). Begitu juga untuk penjualan trim cover export, dilaporkan berdasarkan tipe mobilnya juga. Disamping itu, terdapat pelaporan total penjualan untuk setiap pelanggan.

(9)

79 d. Pengendalian Fisik

Pengendalian terhadap pengamanan harta maupun surat-surat berharga perusahaan dilakukan dengan menggunakan brankas perusahaan dan juga dengan menyewa safety box yang dibayarkan secara tahunan. Pengendalian untuk penyimpanan data-data penting dengan menggunakan back up file dan catatan-catatan diamankan dengan cara mengarsipkannya dengan baik dan teratur.

IV.1.4 Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi dan komunikasi sangat diperlukan oleh manajemen dalam mengambil keputusan guna melakukan pengelolaan dan pengendalian kegiatan perusahaan. Pada PT. TS Tech biasanya diadakan manajemen meeting setiap minggunya (setiap hari Senin), dimana para manajer masing-masing departemen memberikan informasi mengenai hal-hal yang bermasalah dan yang perlu dibahas atau didiskusikan bersama serta tindak lanjut untuk memecahkan masalah.

IV.1.5 Pemantauan

Pemantauan terhadap kinerja departemen biasanya dilakukan mulai pada tingkatan staff maupun pekerja produksi, yang dilakukan oleh masing-masing manajer departemen. Sedangkan, pemantauan terhadap masing-masing kinerja manajer departemen dilakukan oleh Direktur.

IV.2 Evaluasi Pegendalian Intern atas Sistem Akuntansi Penjualan

Adanya sistem pengendalian internal yang baik pada PT. TS Tech Indonesia dapat dilihat dari:

(10)

80 1. Kebijakan dan Prosedur Pemberian Kredit.

Kebijakan dan prosedur pemberian kredit PT. TS Tech Indonesia untuk penjualan lokal maupun penjualan ekspor ditetapkan oleh Direktur Penjualan begitu juga untuk penetapan harga jual kepada pelanggan. Pemberian batas waktu kredit untuk penjualan lokal kepada dua perusahaan otomotif terbesar (PT. HPM dan PT. SIM) adalah 20 hari setelah penyerahan invoice dan dokumen pelengkap tagihan lainnya. Sedangkan, untuk penjualan export ditentukan 2 sampai 4 bulan setelah tanggal surat muat (bill of lading).

2. Pengecekan secara independen antara invoice dengan delivery note.

Bagian akuntansi akan melakukan pengecekan secara independen antara invoice dengan delivery note sebelum invoice dikirim ke pelanggan. Kepastian kebenaran invoice tersebut juga harus dilakukan terhadap pengecekan harga jual barang maupun barang yang dipesan oleh pelanggan. Jika terjadi kesalahan pada pembuatan invoice, maka akan mengakibatkan kerugian untuk perusahaan. Selain itu, pelanggan merasa tidak puas terhadap kinerja perusahaan.

3. Pemisahan Tugas

a. Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Akuntansi

Pada dasarnya bagian administrasi penjualan mencatat PO, kontrol outstanding PO pelanggan, dan membuat surat jalan atas barang jadi yang akan dikirim. Penerbitan invoice berdasarkan surat jalan dan penjurnalan piutang dilakukan oleh bagian akuntansi. Pemisahan fungsi ini untuk

(11)

81 menghindari kesalahan pada pencatatan penjualan yang mungkin dilakukan oleh bagian administrasi penjualan.

b. Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Penerimaan Kas

Fungsi penerimaan kas yang menjadi tanggung jawab bagian keuangan hanya mengontrol penerimaan atas pembayaran invoice yang diterbitkan oleh bagian akuntansi. Sehingga menurut prosedur yang ada, bagian penjualan selalu mengadakan pencocokan data antara delivery note (surat jalan) dan invoice terlebih dahulu dengan bagian akuntansi sampai benar-benar tidak terdapat selisih.

c. Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Pengiriman

Pengiriman barang yang dilakukan oleh bagian gudang pengiriman adalah berdasarkan data delivery note (surat jalan) yang telah diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian administrasi penjualan. Kemudian, dilakukan pengecekan kembali oleh bagian administrasi pengiriman menurut data yang ada pada schedule pengiriman.

d. Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Gudang

Fungsi penjualan dilaksanakan oleh Bagian Penjualan, sedangkan fungsi gudang dilaksanakan oleh Bagian Gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab atas persediaan perusahaan baik itu bahan baku maupun barang jadi.

4. Pada dokumen-dokumen terdapat prosedur otorisasi yang telah sesuai dengan fungsinya.

(12)

82 Bagian administrasi penjualan akan menerima Purchase order (PO) dari pelanggan melalui email. Dokumen dari pelanggan tersebut dapat dipertanggungjawabkan, dimana di dalam dokumen PO tersebut terdapat kolom pembuat order, pengecek order, dan yang menyetujui order. Pihak manajer penjualan PT. TS Tech Indonesia akan memberikan kesanggupan atas PO tersebut dengan menandatangani di dalam kolom konfirmasi PO. Pembuatan delivery note (surat jalan) adalah berdasarkan purchase order (PO) dari pelanggan dan dibuat oleh bagian adminitrasi penjualan. Untuk setiap barang jadi yang dikirim ke pelanggan, pada delivery note diberikan cap oleh departemen pengiriman dengan disertai tanggal pengiriman barang. Kemudian, pada surat jalan dicantumkan juga nomor polisi untuk truck tersebut beserta nama pengemudi. Disamping itu, truck pengirim dari PT. TS Tech Indonesia juga melewati pemeriksaan yang dilakukan oleh security pada saat barang keluar dari PT. TS Tech Indonesia dengan pemberian cap. Sesampainya barang tersebut di gudang pelanggan, harus diberikan cap tanda terima gudang dan penerimanya.

5. Prosedur atas retur penjualan

Pada saat kembalinya barang jadi yang rusak ke PT. TS Tech Indonesia, harus disertai dengan surat jalan dari pihak pelanggan yang ditujukan langsung kepada departemen quality control PT. TS Tech Indonesia. Sistem yang ada pada perusahaan PT. TS Tech Indonesia adalah apabila barang tersebut mengalami kerusakan dan tidak menghabiskan waktu untuk perbaikan, maka bagian part yang rusak akan segera diperbaiki. Tetapi,

(13)

83 apabila secara keseluruhan pada bagian part terjadi kerusakan yang cukup serius, biasanya dari pihak quality control akan segera mengganti dengan barang yang baru dan siap untuk dikirim ke pelanggan.

6. Penjurnalan atas transaksi penjualan untuk keperluan pembukuan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

Seperti diketahui, untuk PT. HPM (Honda Prospect Motor), penjurnalan transaksi penjualan untuk keperluan pembukuan berdasarkan invoice yang didukung dengan dokumen pendukung yaitu Delivery note (surat jalan), yang telah diotorisasi oleh departemen penjualan dan pengiriman. Sedangkan, untuk PT. SIM (Suzuki Indomobil Motor), penjurnalan transaksi penjualan untuk keperluan pembukuan berdasarkan invoice yang didukung dengan dokumen pendukung yaitu Delivery note (surat jalan) yang telah diotorisasi oleh departemen penjualan dan pengiriman, Receiving Report (RR) yang dibuat oleh Bagian Gudang PT. SIM, dan Billing statement yang dibuat oleh Bagian Keuangan PT. SIM.

Sementara untuk Customer Asing, penjurnalan transaksi penjualan export untuk keperluan pembukuan berdasarkan invoice yang didukung dengan dokumen Packing List, dan Bill of lading.

7. Pembuatan Anggaran Penjualan dan Laporan Penjualan.

Perusahaan setiap tahunnya membuat anggaran penjualan berdasarkan perencanaan forecast purchase order yang disampaikan oleh masing-masing pelanggan. Sedangkan, dari laporan penjualan bulanan dapat diperbandingkan dengan tampilan anggaran penjualan pada masing-masing

(14)

84 bulan yang dikehendaki sehingga dapat diketahui apakah target yang disampaikan telah tercapai. Begitu juga dapat diketahui seberapa besar perbedaan dalam quantity maupun nilai uang.

Meskipun pengendalian intern atas penjualan pada PT. TS Tech Indonesia cukup memadai. Namun, masih terdapat kekurangan-kekurangan yang perlu mendapat perhatian diantaranya:

1. Keterlambatan pengiriman barang ke customer. Kondisi

Perusahaan terkadang mengalami keterlambatan pengiriman barang jadi ke customer.

Kriteria

Setiap pengiriman barang jadi ke pelanggan, perusahaan selalu menggunakan troly pengiriman.

Sebab

Dengan adanya keterlambatan pengiriman kembali untuk troly pengiriman barang dari pihak pelanggan, sehingga menyebabkan penumpukan barang jadi di gudang PT. TS Tech Indonesia

Akibat

Aktivitas produksi harian menjadi terganggu dengan tidak adanya penempatan untuk barang jadi. Schedule pengiriman barang jadi yang diminta oleh pelanggan menjadi ikut terganggu, demikian juga terhadap target kapasitas produksi harian.

(15)

85 Rekomendasi

Dengan memesan tambahan troly untuk pengiriman barang jadi, sehingga pengiriman menjadi lancar.

2. Pengiriman seat ke customer terkadang ditemukan tidak dalam satu set lengkap mobil.

Kondisi

Pengiriman seat ke customer terkadang ditemukan tidak dalam satu set lengkap mobil.

Kriteria

Setiap barang jadi yang siap untuk dikirim ke pelanggan, sebelumnya dilakukan pengecekan terlebih dahulu oleh pihak quality control. Apabila barang jadi tersebut mengalami kerusakan, seharusnya pihak quality control memberitahukan kepada bagian administrasi pengiriman, bahwa ada barang yang rusak, sehingga barang jadi tidak dapat dikirim ke pelanggan sesuai jadwal pengiriman customer.

Sebab

Pihak quality control terlambat memberikan informasi bahwa ada bagian seat yang reject (kondisi tidak bagus). Sedangkan, jadwal pengiriman harian untuk tiap-tiap troly pengiriman harus satu set mobil. Oleh sebab itu, permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi.

Akibat

Pelanggan merasa tidak puas dan harus menunggu perbaikan seat yang reject.

(16)

86 Rekomendasi

Untuk setiap seat yang sudah dinyatakan reject harus ditempatkan terpisah. Untuk setiap pemeriksaan ulang yang sedang dilakukan oleh quality control atas troly seat yang siap dikirim, sebaiknya diberi tanda atau tulisan yang menyatakan sedang dalam pengecekan ulang.

IV.3 Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Piutang

Dalam sistem akuntansi piutang pada PT. TS Tech Indonesia terdapat beberapa pengendalian internal yang baik meliputi:

1. Perusahaan menetapkan prosedur atau kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang.

Untuk customer PT. HPM, dokumen invoice, faktur pajak, kwitansi, dan tanda terima dokumen harus sudah dikirimkan paling lambat dalam waktu 3 hari kerja setelah akhir bulan. Due date tagihan untuk PT. HPM adalah 20 hari setelah tanggal penyerahan invoice. Sedangkan, untuk customer PT. SIM, dokumen berupa invoice, faktur pajak, kwitansi, dan tanda terima dokumen harus dikirimkan paling lambat tanggal 20 (untuk pengiriman barang jadi dari tanggal 1-15). Sedangkan, untuk pengiriman barang jadi dari tanggal 16-31, maka invoice, faktur pajak, dan tanda terima harus dikirimkan paling lambat dalam 5 hari kerja setelah akhir bulan. Due date untuk PT. SIM adalah 20 hari setelah penyerahan invoice. Sementara untuk tagihan pelanggan ekspor, dokumen berupa invoice, packing list, dan bill of lading dikirimkan setelah ada realisasi pengapalan shipment. Tanggal jatuh tempo pembayaran untuk pelanggan ekspor masing-masing berkisar 2-4 bulan

(17)

87 setelah tanggal surat muat atau bill of lading dan tentunya berdasarkan persetujuan yang telah ditandatangani.

3. Melakukan pengendalian fisik untuk pembayaran invoice dalam bentuk kwitansi.

Bagian akuntansi akan melakukan pengendalian fisik untuk pembayaran invoice dalam bentuk kwitansi. Pada kwitansi tertulis bahwa pembayaran baru benar-benar dianggap lunas setelah ada pengkreditan atau kliring oleh pihak bank. Untuk setiap pembuatan kwitansi dengan batasan jumlah penerimaan sampai dengan 500 ribu rupiah ditempelkan materai seharga 3.000 rupiah, dan untuk penerimaan dengan batasan satu juta atau lebih ditempelkan materai seharga 6.000 rupiah juga selalu disertai tanda tangan oleh bagian keuangan pada materai tersebut.

4. Informasi dan komunikasi untuk penagihan kepada pelanggan dalam bentuk invoice kepada pelanggan.

Informasi untuk penagihan kepada pelanggan, utamanya dalam bentuk invoice. Dalam invoice tertera dengan jelas nama perusahaan pemasok, kolom kode barang, deskripsi (nama barang), kuantitas, harga unit, potongan harga, PPN dan total nilai invoice. Disamping itu, dicantumkan juga mengenai nama pelanggan, nomor invoice, referensi PO pelanggan, nomor surat jalan, dan tanggal pengiriman.

Di dalam menentukan penawaran harga barang jadi kepada pelanggan, manajer penjualan terlebih dahulu menghitung harga pokok penjualan,

(18)

88 dimana untuk biaya material dimintakan pengecekan ulang ke bagian costing. Sedangkan, untuk biaya lainnya dimintakan data ke bagian akuntansi.

Selain kebaikan-kebaikan tersebut diatas, ditemukan pula adanya beberapa kelemahan ataupun permasalahan yang kadang perlu mendapat perhatian, yaitu sebagai berikut:

1. Perusahaan tidak membuat aging schedule piutang. Kondisi

Perusahaan dalam kenyataannya tidak membuat aging schedule piutang. Kriteria

Pada umumnya aging schedule sangat penting untuk mengetahui piutang mana saja yang belum dibayar dan sudah lewat berapa lama dari waktu pembayaran yang seharusnya. Tanpa adanya aging schedule, kemungkinan terjadinya piutang tak tertagih atau piutang macet tidak dapat diketahui secara pasti dan tentu saja akan merugikan perusahaan.

Sebab

Karena selama ini pelanggan PT. TS Tech Indonesia terdiri dari dua perusahaan otomotif terbesar di Indonesia, yaitu PT. HPM dan PT. SIM. Dari kenyataan yang ada, selama ini untuk masalah pembayaran invoice selalu tepat waktu. Sedangkan, untuk pelanggan asing adalah kebanyakan dari perusahaan afiliasi seperti TS. Tech UK, TS. Tech Thailand, dan TS. Tech India, yang mana untuk masalah pembayaran selalu baik.

(19)

89 Akibat

Perusahaan tidak dapat mengetahui dengan jelas umur piutang jatuh tempo pelanggan.

Rekomendasi

Dengan membuat laporan analisis umur piutang yang memuat jumlah piutang pelanggan sesuai dengan umur piutangnya serta membuat laporan piutang jatuh tempo yang memuat piutang pelanggan yang telah jatuh tempo.

2. Terkadang terjadi keterlambatan pembayaran piutang dari customer, terutama PT. SIM.

Kondisi

Terkadang terjadi keterlambatan pembayaran piutang dari customer, terutama PT. SIM.

Kriteria

Penagihan yang dilakukan PT. TS Tech Indonesia kepada customer PT. SIM harus melampirkan bukti Receiving Report dari gudang PT. SIM. Sementara, Receiving Report PT. SIM merupakan bukti penerimaan barang jadi yang dikirimkan PT. TS Tech Indonesia ke gudang PT. SIM. Pada dasarnya Receiving Report sama dengan Delivery note (surat jalan) dari PT. TS Tech Indonesia.

Sebab

Apabila terdapat kesalahan penulisan kuantitas atau kode barang jadi pada Receiving Report, koreksi atau revisi atas Receiving Report yang salah tersebut mengalami keterlambatan dalam pengiriman kembali atas dokumen

(20)

90 Receiving Report yang sudah diperbaiki. Sehingga penagihan PT. TS Tech Indonesia menjadi ikut tertunda karena masalah revisi Receiving Report tersebut.

Akibat

Penagihan PT. TS Tech Indonesia menjadi ikut tertunda karena masalah revisi Receiving Report tersebut.

Rekomendasi

Perusahaan seharusnya membuat kebijakan mengenai pengembalian dokumen receiving report. Misalnya, revisi atas dokumen receiving report paling lambat dikirimkan kembali dua hari setelah pengambilan kembali atas dokumen receiving report.

3. Perusahaan tidak memberikan sanksi kepada pelanggan yang terlambat membayar piutang yang telah jatuh tempo.

Kondisi

Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo.

Kriteria

Seharusnya dalam perusahaan ditetapkan kebijakan pembayaran piutang. Sebab

Dikarenakan selama ini tidak ada perjanjian atas sanksi keterlambatan pembayaran. Namun, apabila menemui permasalahan keterlambatan pembayaran yang cukup serius, biasanya diselesaikan pada tingkatan top manajemen.

(21)

91 Akibat

Perusahaan dapat mengalami piutang tak tertagih atau piutang macet. Rekomendasi

Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan untuk pemberian sanksi kepada pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya berupa denda. Dengan penetapan kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dan pelanggan dapat membayar hutangnya tepat waktu sehingga dapat meningkatkan kolektifitas piutang perusahaan.

IV.4 Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Dalam sistem penerimaan kas pada PT. TS Tech Indonesia, terdapat beberapa kebaikan sebagai berikut:

1. Penerimaan kas melalui bank transfer.

PT. TS Tech Indonesia berusaha melakukan pengendalian intern terhadap fungsi penerimaan kas agar terhindar dari manipulasi atau kecurangan. Untuk meminimalkan atau mengantisipasi risiko yang mungkin timbul, maka penerimaan kas dari tagihan piutang pelanggan dan penerimaan kas lainnya (seperti pinjaman bank, pembayaran klaim asuransi, dan lainnya), perusahaan menghendaki pengkreditan melalui bank transfer.

2. Fungsi Akuntansi terpisah dari Fungsi Penerimaan Kas

Fungsi penerimaan kas dilaksanakan oleh Bagian Keuangan. Perusahaan menerima pembayaran atas tagihan piutang melalui transfer ke rekening perusahaan. Pembayaran melalui transfer akan lebih efektif bagi perusahaan karena tidak memerlukan tenaga penagih untuk melakukan penagihan ke

(22)

92 perusahaan pelanggan dan terhindar dari penyalahgunaan kas yang digunakan untuk kepentingan pribadi oleh fungsi-fungsi yang melaksanakan penagihan. Selain itu, hal ini menghindari kecurangan seperti lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan dan fungsi penerimaan kas berada di tangan satu karyawan, yaitu dengan menunda penerimaan kas dari seorang pelanggan, menggunakan uang tersebut untuk kepentingan pribadinya, dan menutupi kecurangan dengan cara mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas dari penerimaan kas pelanggan lainnya. Untuk keperluan pengendalian intern, Fungsi akuntansi dapat mengirimkan laporan saldo bulanan kepada pelanggan sehingga pelangan dapat mengetahui dengan jelas piutang yang telah dibayar. Kondisi pemisahan fungsi ini dapat memberikan pengendalian intern yang cukup memadai bagi perusahaan.

3. Penjurnalan atas transaksi penerimaan kas untuk keperluan pembukuan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

Untuk penjurnalan transaksi penerimaan kas dari pelanggan lokal berdasarkan dokumen invoice, tanda terima penyerahan invoice ke pelanggan dan bank credit advice atau bank account statement. Sedangkan, untuk penjurnalan transaksi penerimaan kas dari pelanggan ekspor berdasarkan dokumen invoice dan bank credit advice atau bank account statement.

4. Fasilitas pemantauan lewat internet banking.

Pemantauan terhadap penerimaan kas dilaksanakan manager keuangan dengan mengecek internet banking apabila ada penerimaan uang kas yang

(23)

93 masuk ke rekening perusahaan. Sebagai bukti sah atas penerimaan kas pihak bank biasanya mengeluarkan credit advice.

5. Rekonsiliasi Bank sebagai Pengendalian terhadap Kas.

Tujuan rekonsiliasi bank adalah untuk memastikan bahwa saldo kas menurut pembukuan bank dan saldo kas menurut pembukuan perusahaan mengenai kas di bank adalah sama. Bank dan perusahaan membuat catatan tersendiri mengenai kas di bank untuk memeriksa apakah kedua catatan yang saling independen tersebut mempunyai saldo yang sama. Dengan dibuatkan daftar rekonsiliasi bank, maka kesalahan dalam pencatatan transaksi di kas dapat diketahui.

6. Pernyataan saldo jumlah tagihan (statement of account).

Untuk memantau ketepatan atau akurasi jumlah tagihan kepada pelanggan, perusahaan mengirimkan statement of account bulanan kepada pelanggannya, yang mana dimintakan pernyataan jumlah tagihan yang harus diverifikasi oleh pelanggan.

IV.5 Evaluasi Akhir

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, pengendalian intern yang dilakukan PT. TS Tech Indonesia terhadap siklus pendapatan telah efektif dan memadai dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan. Hal tersebut dapat dilihat dari:

a. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang baik dan memadai. Masing-masing departemen telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan pedoman dan kebijakan perusahaan secara tertulis.

(24)

94 b. Setiap dokumen atas transaksi yang terjadi berdasarkan otorisasi dari pejabat

yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

c. Setiap hasil output laporan perusahaan, sebelumnya dilakukan review terlebih dahulu. Di dalam laporan, dicantumkan secara jelas nama dan tanda tangan si pembuat laporan, pencantuman tanggal, bulan, dan tahun kapan dibuatnya laporan tersebut. Laporan bulanan perusahaan secara umum biasanya didistribusikan tepat pada awal periode (awal bulan).

d. Pengendalian terhadap data dengan melakukan back up, baik soft copy maupun hard copy dan pengarsipan file dokumen penting perusahaan.

e. Perusahaan telah memiliki format atas dokumen secara jelas dan mudah dimengerti sehingga meminimalkan kemungkinan adanya kesalahan.

f. Sistem pengendalian yang baik atas penerimaan kas. Semua penerimaan kas perusahaan dilakukan melalui bank transfer sehingga menghindari terjadinya risiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan.

Namun, tidak ada satupun bentuk organisasi yang sempurna. Pasti terdapat beberapa kelemahan atau permasalahan yang kadang terjadi pada kegiatan operasional perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan aktivitas perusahaan tidak terkontrol dengan baik, antara lain:

a. Perusahaan belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi atau pengetikan dilakukan secara manual, sehingga dokumen yang digunakan perusahaan belum menggunakan nomor urut tercetak. Pengetikan secara manual mengakibatkan kesalahan yang mungkin ditimbulkan oleh manusia

(25)

95 (human error) dan dibutuhkan ketelitian atau pengecekan secara berkala untuk menghindari kesalahan ini.

b. Keterlambatan pengiriman barang ke pelanggan dapat menimbulkan ketidakpuasan pelanggan terhadap kinerja perusahaan.

c. Perusahaan tidak membuat aging schedule untuk pelanggan sehingga kemungkinan dapat terjadi kesulitan untuk menganalisis umur piutang yang telah jatuh tempo.

d. Perusahaan tidak memberikan sanksi kepada pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran piutang sehingga permasalahan yang dapat ditimbulkan adalah piutang tak tertagih atau piutang macet.

IV.6 Usulan Perbaikan

Berdasarkan permasalahan yang di dapat, maka dibuatkan usulan perbaikan. Usulan perbaikan dapat berupa penyempurnaan formulir yang tidak sempurna, menambah atau membuat formulir baru. Usulan perbaikan terhadap Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan pada PT. TS Tech Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan sebaiknya menggunakan dokumen bernomor urut tercetak.

PT. TS Tech Indonesia terkadang mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumen dikarenakan pemberian nomor urut pada dokumen hanya dilakukan pengetikan secara manual, sehingga terkadang terjadi kesalahan pencatatan (human error) antara dokumen satu dengan lainnya yang memiliki keterkaitan. Dokumen yang tidak memiliki nomor urut tercetak antara lain delivery note, invoice, kwitansi, tanda terima, dan faktur

(26)

96 pajak. Misalnya, dalam bentuk penagihan pembayaran diperlukan invoice, yang mana pada pembuatan invoice tersebut harus berdasarkan delivery note yang memiliki nomor urut dan juga telah diotorisasi sebelumnya oleh pelanggan sebagai tanda telah diterimanya barang di gudang pelanggan serta departemen administrasi pengiriman.

Dengan belum diterapkannya sistem modul integrasi yang saling berkaitan dalam sistem manufacturing maupun pembukuan, maka sistem penomoran dengan nomor urut tercetak penting untuk mengecek ada tidaknya dokumen yang hilang, serta pertanggungjawaban karyawan yang diberi kepercayaan untuk menyimpan dokumen. Bahkan dokumen dengan nomor urut tercetak dapat dipakai untuk mendeteksi kecurangan karyawan. Selain itu, dapat melakukan pengawasan dalam penggunaannya dan untuk menghindari kesalahan dalam pengidentifikasian informasi serta memudahkan pengarsipan dan pencarian kembali saat dokumen dibutuhkan.

2. Perusahaan seharusnya membuat aging schedule.

Dengan menggunakan metode aging schedule pada penjualan kredit, hal ini dapat memberikan informasi yang baik mengenai piutang lancar, piutang tidak lancar serta piutang macet terhadap pembayaran yang dilakukan oleh konsumen. Penjualan kredit dengan metode aging schedule membantu manager dalam menganalisis posisi piutang yang dilakukan oleh pelanggan. Perusahaan dapat menggunakan metode aging schedule seperti contoh berikut:

(27)

97 Nama Debitur Tanggal harus dilunasi Jumlah Piutang Umur Piutang

A dd/mm/yyy xxx Belum jatuh tempo

B dd/mm/yyy xxx 12 hari

C dd/mm/yyy xxx 60 hari

3. Perusahaan sebaiknya memberikan sanksi kepada pelanggan yang terlambat membayar piutang yang telah jatuh tempo.

Perusahaan sebaiknya mengenakan sanksi berupa denda sebesar persentase tertentu dari nilai piutang pelanggan apabila terjadi keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Berikut contoh daftar umur piutang yang dapat digunakan perusahaan:

Nama Debitur Saldo Piutang Belum Jatuh Tempo

Lewat Jatuh Tempo (hari) 1 – 30 31 – 60 61 – 90 90 A xxx xxx xxx xxx xxx xxx B xxx xxx xxx xxx xxx xxx C xxx xxx xxx xxx xxx xxx Jumlah xxx xxx xxx xxx xxx xxx % kerugian 1% 3% 10% 20% 50% Cadangan kerugian xxx xxx xxx xxx xxx

IV.6.1 Usulan Bagan Alir (Flowchart) Siklus Pendapatan pada PT. TS Tech Indonesia untuk PT. Honda Prospect Motor (HPM)

Bagan alir siklus pendapatan yang diusulkan dengan prosedur narasi untuk PT. Honda Prospect Motor (HPM), sebagai bahan pertimbangan antara prosedur yang sedang berjalan dengan usulan perbaikan sebagai berikut:

(28)

(29)

99 Tabel 4.1

Usulan Prosedur Siklus Pendapatan untuk PT. Honda Prospect Motor

NO. URAIAN DILAKUKAN OLEH:

1.

Menerima pesanan dari pelanggan lewat email, dalam bentuk dokumen Forecast, Purchase Order (PO), dan Sequence (delivery schedule) dari pelanggan.

Bagian Administrasi Penjualan

2.

Review dilakukan dengan membandingkan kesesuian quantity dan type model seat yang dipesan pada forecast, PO dan sequence. Apabila sesuai dengan kapasitas produksi bagian administrasi penjualan akan memberikan konfirmasi persetujuan terhadap PO customer. Jika tidak sesuai, bagian administrasi penjualan akan memberi informasi kepada pelanggan untuk disesuaikan dengan kapasitas yang ada.

3.

Mendistribusikan copy dokumen terkait dengan pesanan pelanggan, dimana forecast lembar pertama untuk bagian produksi, lembar kedua untuk bagian pembelian. Purchase Order (PO) lembar pertama untuk bagian produksi, lembar kedua untuk bagian administrasi pengiriman. Sequence lembar pertama untuk bagian produksi, dan lembar kedua untuk bagian administrasi pengiriman.

4. Membuat delivery note dalam rangkap enam, yang akan dikirim ke bagian administrasi pengiriman.

Bagian Administrasi Penjualan 5. Menerima forecast lembar pertama, PO lembar

pertama, dan sequence lembar pertama. Bagian Produksi 6. Melakukan proses produksi menurut PO. Bagian Produksi 7. Menghasilkan barang jadi, yang akan dikirimkan ke

bagian gudang pengiriman. Bagian Produksi

8. Menerima delivery note dalam rangkap enam dari bagian administrasi penjualan.

Bagian Administrasi Pengiriman 9.

Mengirimkan delivery note dalam rangkap enam ke bagian gudang pengiriman, setelah dilakukan otorisasi oleh bagian administrasi pengiriman.

Bagian Administrasi Pengiriman

10.

Menerima delivery note dalam rangkap enam dari bagian administrasi pengiriman, beserta dengan barang jadi dari bagian produksi.

Bagian Gudang Pengiriman

11. Menyiapkan barang Bagian Gudang

(30)

100

12. Menyerahkan barang beserta delivery note dalam rangkap enam untuk diserahkan ke PT. HPM untuk di stempel tanda penerimaan barang dari gudang PT. HPM sebagai bukti laporan penerimaan barang untuk PT. TS Tech Indonesia, dimana delivery note lembar keenam diserahkan kepada pelanggan.

13. Menyerahkan bukti delivery note dalam rangkap lima yang sudah di stempel ke bagian administrasi pengiriman.

Bagian Gudang Pengiriman 14. Mendistribusikan delivery note yang telah di stempel

oleh bagian gudang PT. HPM, dimana delivery note lembar pertama untuk bagian adminitrasi pengiriman, lembar kedua sebagai arsip untuk bagian administrasi pengiriman, lembar ketiga untuk bagian administrasi penjualan, dan lembar keempat untuk bagian akuntansi.

15. Menerima delivery note lembar ketiga Bagian Administrasi Penjualan 16. Menerima delivery note lembar kelima, dan

dilakukan pengarsipan secara numerik.

Bagian Gudang Pengiriman 17. Menerima delivery note lembar keempat, sebagai

dasar pembuatan invoice, kwitansi, dan tanda terima. Bagian Akuntansi 18. Membuat invoice dalam rangkap enam, dimana

lembar pertama (asli) dan kedua untuk pelanggan, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, lembar keempat untuk arsip bagian akuntansi secara numerik, lembar kelima untuk bagian pajak, dan lembar keenam untuk bagian keuangan.

Bagian Akuntansi

19. Melakukan pengecekan jatuh tempo atas dokumen

aging schedule. Bagian Akuntansi

20. Membuat surat tagihan piutang. Bagian Akuntansi 21. Mengirimkan surat tagihan piutang kepada

pelanggan, melalui e-mail ataupun fax. Bagian Akuntansi 22. Membuat kwitansi dalam rangkap lima, dimana

lembar pertama (asli) untuk arsip secara numerik, lembar kedua untuk pelanggan, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, lembar keempat untuk bagian pajak, dan lembar kelima untuk bagian keuangan.

Bagian Akuntansi

23. Membuat tanda terima dalam rangkap empat, dimana lembar pertama (asli) untuk pelanggan, lembar kedua untuk arsip bagian akuntansi secara numerik, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, dan lembar keempat untuk bagian keuangan.

(31)

101

24. Membuat jurnal penjualan berdasarkan dari bukti

dokumen invoice, tanda terima, dan kwitansi lembar ketiga Jurnal Penjualan PT. HPM: Customer-PT. HPM XXX Sales XXX PPN-Keluaran XXX Bagian Akuntansi

25. Membuat faktur pajak dalam rangkap empat, dimana lembar pertama untuk pelanggan, lembar kedua untuk arsip bagian pajak secara numerik, lembar ketiga untuk bagian akuntansi , dan lembar keempat untuk bagian keuangan.

Bagian Pajak

26. Menerima faktur pajak lembar ketiga. Bagian Akuntansi 27. Menerima faktur pajak lembar keempat Bagian Keuangan 28. Menerima invoice lembar keempat, kwitansi lembar

kelima, tanda terima lembar keempat, dan faktur pajak lembar keempat.

Bagian Keuangan 29. Melakukan pengecekan melalui internet banking

terhadap penerimaan kas. Bagian Keuangan

30. Menerima aliran kas masuk dari pelanggan diketahui

dari adanya credit advice dari bank. Bagian Keuangan

31. Melakukan pengecekan jumlah kas yang diterima. Jika

sesuai, maka dibutuhkan kelengkapan dokumen dalam pembuatan voucher penerimaan kas, antara lain, bank credit advice, invoice dan tanda terima. Jika tidak sesuai dengan jumlah yang diterima, perlu konfirmasi ke pelanggan.

Bagian Keuangan

32. Membuat voucher penerimaan kas. Bagian Keuangan 33. Mengirimkan dokumen voucher penerimaan kas ke

bagian akuntansi. Bagian Keuangan

34. Menerima dokumen voucher penerimaan kas. Bagian Akuntansi 35. Membuat jurnal penerimaan kas.

Jurnal Penerimaan Kas PT. HPM:

Kas XXX

Customer- PT. HPM XXX

Bagian Akuntansi

IV.6.2 Usulan Bagan Alir (Flowchart) Siklus Pendapatan pada PT. TS Tech Indonesia untuk PT. Suzuki Indomobil Motor (SIM)

Bagan alir siklus pendapatan yang diusulkan dengan prosedur narasi untuk PT. Suzuki Indomobil Motor (SIM), sebagai bahan pertimbangan antara prosedur yang sedang berjalan dengan usulan perbaikan adalah sebagai berikut:

(32)

(33)

103 Tabel 4.2

Usulan Prosedur Siklus Pendapatan untuk PT. Suzuki Indomobil Motor

1. Menerima pesanan dari pelanggan lewat e-mail, dalam bentuk dokumen Forecast, Parts Order Sheet (POS), dan Delivery Schedule dari pelanggan.

Bagian Administrasi Penjualan 2. Review dilakukan dengan membandingkan kesesuian

quantity dan type model seat yang dipesan pada forecast, POS dan delivery schedule. Apabila sesuai dengan kapasitas produksi bagian administrasi penjualan akan memberikan konfirmasi persetujuan terhadap POS customer. Jika tidak sesuai, bagian administrasi penjualan akan memberi informasi kepada pelanggan untuk disesuaikan dengan kapasitas yang ada.

3. Mendistribusikan copy dokumen terkait dengan pesanan pelanggan, dimana forecast lembar pertama untuk bagian produksi, lembar kedua untuk bagian pembelian. Parts Order Sheet (POS) lembar pertama untuk bagian produksi, lembar kedua untuk bagian administrasi pengiriman. Delivery schedule lembar pertama untuk bagian produksi, dan lembar kedua untuk bagian administrasi pengiriman.

4. Membuat delivery note dalam rangkap enam, yang akan dikirim ke bagian administrasi penjualan.

Bagian Administrasi Penjualan 5. Menerima forecast lembar pertama, POS lembar

pertama, dan delivery schedule pertama. Bagian Produksi 6. Melakukan proses produksi menurut POS Bagian Produksi 7. Menghasilkan barang jadi, yang akan dikirimkan ke

bagian gudang pengiriman. Bagian Produksi

8. Menerima POS lembar kedua, dan sequence lembar kedua.

Bagian Administrasi Pengiriman 9. Menerima delivery note dalam rangkap enam dari

bagian administrasi penjualan.

Bagian Administrasi Pengiriman 10. Mengirimkan delivery note dalam rangkap enam ke

bagian gudang pengiriman.

Bagian Administrasi Pengiriman 11. Menerima delivery note dalam rangkap enam dari

bagian administrasi pengiriman, beserta dengan barang jadi dari bagian produksi.

12. Menyiapkan barang Bagian Gudang

(34)

104

13. Menyerahkan barang beserta delivery note dalam rangkap enam untuk diserahkan ke PT. SIM untuk di stempel tanda penerimaan barang dari gudang PT. SIM sebagai bukti laporan penerimaan barang untuk PT. TS Tech Indonesia.

14. Menyerahkan bukti delivery note dalam rangkap lima yang sudah di stempel ke bagian administrasi pengiriman.

Bagian Gudang Pengiriman 15. Mendistribusikan delivery note yang telah di stempel

oleh bagian gudang PT. SIM, dimana delivery note lembar pertama untuk bagian adminitrasi pengiriman, lembar kedua sebagai arsip untuk bagian administrasi pengiriman secara numerik, lembar ketiga untuk bagian administrasi penjualan, lembar keempat untuk bagian akuntansi, dan lembar kelima untuk bagian gudang pengiriman.

16. Menerima delivery note lembar ketiga. Bagian Administrasi Penjualan 17. Menerima delivery note lembar kelima dan dilakukan

pengarsipan secara numerik.

Bagian Gudang Pengiriman 18. Menerima Receiving Report dari PT. SIM, sehari

setelah pengiriman barang. RR dibuat oleh bagian gudang PT. SIM, sebagai bukti terima barang di gudang PT. SIM.

Bagian Administrasi Pengiriman 19. Mendistribusikan copy dokumen, dimana RR lembar

pertama untuk bagian administrasi penjualan, dan lembar kedua untuk bagian akuntansi.

Bagian Administrasi Pengiriman 20. Menerima RR lembar pertama. Bagian Administrasi

Penjualan 21. Menerima delivery note lembar keempat, RR lembar

kedua, dan billing statement dari bagian keuangan PT. SIM, sebagai dasar pembuatan invoice, kwitansi, dan tanda terima.

Bagian Akuntansi

22. Membuat invoice dalam rangkap enam, dimana lembar pertama (asli) dan kedua untuk pelanggan, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, lembar keempat untuk arsip bagian akuntansi secara numerik, lembar kelima untuk bagian pajak, dan lembar keenam untuk bagian keuangan.

Bagian Akuntansi

23. Melakukan pengecekan jatuh tempo atas dokumen

schedule umur piutang. Bagian Akuntansi

24. Membuat surat tagihan piutang. Bagian Akuntansi 25. Mengirimkan surat tagihan piutang kepada

(35)

105

26. Membuat tanda terima dalam rangkap empat, dimana lembar pertama (asli) untuk pelanggan, lembar kedua untuk arsip bagian akuntansi secara numerik, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, dan lembar keempat untuk bagian keuangan.

Bagian Akuntansi

27. Membuat jurnal penjualan berdasarkan dari bukti dokumen invoice, tanda terima, dan kwitansi lembar ketiga.

Jurnal Penjualan PT. SIM:

Customer-PT. SIM XXX

Sales XXX

PPN-Keluaran XXX

Bagian Akuntansi

28. Membuat faktur pajak dalam rangkap empat, dimana lembar pertama untuk pelanggan, lembar kedua untuk arsip bagian pajak secara numerik, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, dan lembar keempat untuk bagian keuangan.

Bagian Pajak

29. Menerima faktur pajak lembar ketiga. Bagian Keuangan 30. Menerima faktur pajak lembar keempat. Bagian Administrasi

Penjualan 31. Menerima invoice lembar keempat, kwitansi lembar

kelima, tanda terima lembar keempat, dan faktur pajak lembar keempat.

Bagian Keuangan 32. Melakukan pengecekan melalui internet banking

terhadap penerimaan kas. Bagian Keuangan

dari adanya credit advice dari bank. Bagian Keuangan 34. Melakukan pengecekan jumlah kas yang diterima.

Jika sesuai, maka dibutuhkan kelengkapan dokumen dalam pembuatan voucher penerimaan kas, antara lain, bank credit advice, invoice dan tanda terima. Jika tidak sesuai dengan jumlah yang diterima, perlu konfirmasi ke pelanggan.

Bagian Keuangan

35. Membuat voucher penerimaan kas. Bagian Keuangan 36. Mengirimkan dokumen voucher penerimaan kas ke

bagian akuntansi. Bagian Keuangan

37. Menerima dokumen voucher penerimaan kas. Bagian Akuntansi 38. Membuat jurnal penerimaan kas.

Jurnal Penerimaan Kas PT. SIM:

Kas XXX

Customer- PT. SIM XXX

(36)

106

39. Membuat jurnal penerimaan kas. Jurnal Penerimaan Kas PT. SIM:

Kas XXX

Customer- PT. SIM XXX

Bagian Akuntansi

IV.6.2 Usulan Bagan Alir (Flowchart) Siklus Pendapatan pada PT. TS Tech Indonesia untuk Customer Asing

Bagan alir siklus pendapatan yang diusulkan dengan prosedur narasi untuk PT. Suzuki Indomobil Motor (SIM), sebagai bahan pertimbangan antara prosedur yang sedang berjalan dengan usulan perbaikan adalah sebagai berikut:

(37)

(38)

(39)

(40)

(41)

111 Tabel 4.3

Usulan Prosedur Siklus Pendapatan untuk Customer Asing

1. Menerima pesanan dari pelanggan lewat email, dalam bentuk dokumen Purchase Order (PO).

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor 2. Mendistribusikan copy dokumen terkait dengan

pesanan pelanggan, dimana Purchase Order (PO) lembar pertama untuk bagian pembelian, lembar kedua untuk bagian produksi, lembar ketiga untuk bagian akuntansi, dan lembar keempat untuk bagian administrasi pengiriman.

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor

3. Menyiapkan packing list, setelah barang jadi siap. PPC 4. Mengirimkan packing list ke bagian adminitrasi

penjualan ekspor melalui email. PPC

5. Menerima packing list dari bagian PPC Bagian Administrasi Penjualan Ekspor

6. Membuat invoice Bagian Administrasi

Penjualan Ekspor 8. Melakukan pengecekan jatuh tempo atas dokumen

aging schedule.

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor 9. Membuat surat tagihan piutang. Bagian Administrasi

Penjualan Ekspor 10. Mengirimkan surat tagihan piutang kepada

pelanggan, melalui e-mail ataupun fax.

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor 11. Mengirimkan packing list dan invoice kepada

Direktur Penjualan untuk diotorisasi dan ditandatangani.

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor 12. Menerima packing list dan invoice dari Direktur

Penjualan yang telah diotorisasi dan diarsip berdasarkan numerik.

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor 13. Mendistribusikan copy dokumen ke departemen

terkait, dimana packing list dan invoice lembar pertama untuk PT. Nitsu, packing list dan invoice lembar kedua untuk bagian akuntansi, dan packing list dan invoice lembar ketiga untuk bagian keuangan.

Bagian Administrasi Penjualan Ekspor

14. Menerima packing list dan invoice lembar pertama

dari bagian administrasi penjualan ekspor. PT. Nitsu Limo 15. Mendistribusikan copy dokumen terkait, dimana

packing list dan invoice lembar keempat dikirim ke Bea Cukai Pusat, dan packing list dan invoice lembar kelima untuk Gudang Container di Pelabuhan.

PT. Nitsu Lemo

(42)

112

17. Berdasarkan laporan dari packing list dan invoice, maka dibuatkan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), PPB (Pemberitahuan Pemeriksaan Barang), PKB (Pemberitahuan Kesiapan Barang).

Bea Cukai Pusat

18. Mendistribusikan copy dokumen terkait, dimana PEB, PPB dan PKB lembar asli, lembar pertama dan lembar kedua ke PT. Nitsu, dan lembar ketiga diarsip secara numeric.

Bea Cukai Pusat

19. Menerima PEB, PPB, dan PKB lembar asli, lembar

pertama dan lembar kedua. PT. Nitsu Lemo

20. Mengirimkan PEB, PPB dan PKB lembar asli ke Bea Cukai Purwakarta, PEB, PPB dan PKB lembar pertama ke Gudang Container di Pelabuhan, dan PEB, PPB dan PKB lembar kedua ke bagian administrasi pengiriman.

PT. Nitsu Lemo

21. Menerima Purchase Order (PO), dan dilakukan pengarsipan.

Bagian Administrasi Pengiriman 22. Menerima PEB, PPB, dan PKB lembar kedua. Bagian Administrasi

Pengiriman 23. Menerima PEB, PPB, dan PKB lembar asli. Bea Cukai Purwakarta 24. Menerbitkan NPE (Nota Pelayanan Ekspor), setelah

dilakukan inspeksi (stufing). Bea Cukai Purwakarta 25. Mengirimkan NPE lembar asli ke bagian adminitrasi

pengiriman PT. TS Tech, NPE lembar pertama ke PT. Nitsu, dan NPE lembar kedua diarsip secara numerik.

Bea Cukai Purwakarta

26. Menerima NPE lembar pertama. PT. Nitsu Lemo

27. Melakukan copy atas dokumen, di mana invoice dan packing list lembar pertama, PEB, PPB dan PKB lembar pertama, dan NPE lembar pertama untuk Gudang Container di Pelabuhan. Serta packing list dan invoice lembar pertama ke Bea Cukai Purwakarta.

PT. Nitsu Lemo

28. Mengirimkan dokumen-dokumen terkait, dimana packing list dan invoice lembar pertama, PEB, PPB, dan PKB lembar pertama, dan NPE lembar pertama dikirim ke Gudang Container di Pelabuhan.

PT. Nitsu Lemo

29. Menerima Bill of lading dari pelabuhan. Bagian Administrasi Penjualan Ekspor 30. Mengirimkan bill of lading ke bagian akuntansi Bagian Administrasi

Penjualan Ekspor 31. Menerima PO lembar ketiga dan diarsip secara

numerik, packing list dan invoice lembar kedua, dan bill of lading.

(43)

113

32. Melakukan pengecekan invoice dan packing list. Jika sesuai, maka dibuatkan jurnal penjualan, jika tidak sesuai menginformasikan ke bagian administrasi penjualan ekspor, dan terima konfirmasi dari bagain administrasi penjualan ekspor atas dokumen invoice dan packing list.

Bagian Akuntansi

33. Membuat jurnal penjualan berdasarkan dari bukti packing list dan invoice lembar kedua, dan bill of lading.

Jurnal Penjualan Customer Asing:

Customer Asing XXX

Penjualan XXX

Bagian Akuntansi

34. Menerima invoice lembar ketiga, dan packing list

lembar ketiga. Bagian Keuangan

dari adanya credit advice dari bank. Bagian Keuangan 36. Melakukan pengecekan jumlah kas yang diterima.

Jika sesuai, maka dibutuhkan kelengkapan dokumen dalam pembuatan voucher penerimaan kas, antara lain, bank credit advice, invoice. Jika tidak sesuai dengan jumlah yang diterima, perlu konfirmasi ke pelanggan.

Bagian Keuangan

37. Membuat voucher penerimaan kas. Bagian Keuangan 38. Mengirimkan dokumen voucher penerimaan kas

lembar kedua ke bagian akuntansi. Bagian Keuangan 39. Menerima dokumen voucher penerimaan kas. Bagian Akuntansi 40. Membuat jurnal penerimaan kas.

Jurnal Penerimaan Kas Customer Asing:

Kas XXX

Customer Asing XXX