33
DESKRIPSI UMUM PT IMPRESSARIO DIGITAL
3.1 Latar Belakang Perusahaan
PT Impressario Digital dengan brand Think Digital Asia adalah perusahaan digital marketing yang memberikan konsep dan implementasi solusi kreatif yang disesuaikan dengan teknologi yang tepat. Perusahaan ini didirikan oleh Andi Silalahi pada tahun 2012 di Jakarta. Beliau yang juga merupakan CEO perusahaan Think Digital ini ialah orang pertama pada dunia digital di Indonesia yang memperkenalkan dan mengeksekusi Digital Ecosystem dimana pengikut Think Digital saling berhubungan, berbagi informasi dan opini, bertukar keahlian dan pengalaman di mana dan kapan saja. Andi Silalahi ialah orang yang berpikir secara revolusioner yang percaya bahwa melibatkan agensi online marketing dan agensi periklanan lainnya sebagai kolaborator dan bukan sebagai kompetitor, akan menanamkan digital spending di Indonesia. Di awal tahun 2013 Think Digital Asia bertujuan untuk memperluas pelayanan digital ke seluruh Asia Tenggara.
Tenaga ahli Think Digital meliputi 6 kategori pelayanan, yaitu: • Think Creativity
Terdiri dari web creative dan interactive designer untuk website, microsite, landing page atau fan page pada media sosial. Think Digital juga bergerak di bidang desain dan implementasi dari spanduk animasi dan desain game.
• Think Technology
Menyediakan Search Engine Optimization (SEO), pengembangan aplikasi Facebook, Mobile Responsive Solutions (MRS), Google Analytics, pengembangan e-commerce dan pengembangan web.
• Think Ads
Spesialisasi pada Search Engine Marketing (SEM), iklan di Youtube dan Facebook.
• Think AdWords
Menyediakan Google Adwords yang memberikan jaminan untuk iklan klien dapat dilihat di halaman pertama pada hasil pencarian Google. • Think Activation
Untuk mengaktifkan merek klien secara online dan offline. Melalui saluran digital, sosial, dan mobile perusahaan menggabungkan online marketing dengan aktivitas kreatif secara offline.
• Think Collaboration
Think Digital Asia percaya bahwa tim yang bekerja secara kolaboratif dapat mencapai hasil yang lebih baik dan meningkatkan pelayanan klien ketika menghadapi persaingan, maka mereka menyediakan jejaring kolaboratif yang kuat untuk menumbuhkan akun dan meningkatkan pengeluaran digital lokal.
Think Digital Asia menyediakan berbagai macam program magang yang mendukung dan mendorong tiap mahasiswa untuk menemukan tempat yang tepat dalam dunia industri digital marketing. Perusahaan Think Digital Asia menjamin suasana kerja yang baik dan mempersiapkan target edukasi yang kuat. Tim Think Digital yang profesional akan membantu dan memandu mahasiswa juga memperlakukan mahasiswa magang seperti karyawan tetap dan mengikut sertakan mereka dalam proyek yang penting.
3.1.1 Visi dan Misi
Think Digital Asia memberikan konsep dan implementasi solusi kreatif melalui teknologi yang tepat. Think Digital bergerak secara cepat, kreatif, dan kompeten serta tahu bagaimana menyampaikan pesan yang tepat ke pengguna yang tepat dan meningkatkan tingkat konversi dan penjualan pelanggan. Tim Think Digital terdiri dari spesialis muda dengan kepribadian yang kuat dan pemikiran yang inovatif. Think Digital percaya dengan ketepatan waktu dan pelayanan kreatif dan teknikal yang disampaikan tepat waktu.
Think Digital Asia mengejar target edukasi yang kuat. Ekosistem Think Digital menghubungkan pengikut muda. Dengan menarik hati mereka pada media sosial, hal ini akan membangun semangat mereka tentang industri yang ada saat ini. Think Digital juga mengadakan workshop secara berkala untuk mahasiswa dan brand owner. Tim Think Digital berkomitmen untuk terus menyediakan komunitas dan pelanggan dengan pengetahuan.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 1 Struktur Organisasi Think Digital
Sama seperti perusahaan digital marketing lainnya, Think Digital Asia memiliki bagian web developer. Web developer atau programmer bergerak dalam pengembangan aplikasi World Wide Web, atau mendistribusikan aplikasi jaringan yang dijalankan dengan HTTP dari web server ke web browser. Web Developer bertanggung jawab atas performa dari website, dengan menggunakan coding atau markup languages seperti HTML, PHP, JavaScript, web design software Dreamweaver, dan lain-lain. Seorang Web developer diharuskan untuk menjadi kreatif dan memiliki kecerdasan teknikal.
Masih di dalam bagian web developer, terdapat web designer yang merancang, mengembangkan dan memperbarui website dengan menggunakan keahlian desain grafis. Web designer berinteraksi dengan pengguna agar dapat
mengetahui kebutuhan pelanggan dan mengembangkan website atau aplikasi sesuai dengan standar. Departemen web developer ada di bawah tanggung jawab seorang CTO (Chief Tecnology Officer).
Selain bertanggung jawab atas web developer, CTO juga bertanggung jawab atas digital marketing, graphic designer, dan digital specialist. Think Digital Asia memiliki departemen lain seperti Business Development, Marketing, Finance, dan Administration.
3.3 Existing Condition
Penyimpanan dokumen di PT Impressario Digital dilakukan dengan cara menyimpan dokumen soft copy ke dalam komputer. Sedangkan dokumen yang berbentuk file fisik disimpan ke dalam brankas.
Gambar 2 Flowchart Menyimpan File ke Komputer
Pengiriman dokumen dilakukan dengan menggunakan tools storage external seperti flashdisk, compact disk (CD), digital versatile disk, dan external hard disk. Pengiriman juga dilakukan dengan cara mengirim dokumen melalui email public seperti Yahoo, dll.
Penyebaran dokumen ke karyawan masih dilakukan dengan cara konvensional yaitu mencetak dokumen tersebut, lalu memberikannya ke karyawan. Untuk dokumen tertentu penyebaran dokumen juga dapat dilakukan dengan melalui email.
Gambar 3 Flowchart Pengiriman File
3.4 Apa yang Dikerjakan (Ruang Lingkup)
Batasan atau ruang lingkup pada perusahaan Think Digital yang akan dibahas pada skripsi ini agar materi yang disusun lebih terarah adalah:
Memasukkan dokumen berbentuk softcopy yang sudah berada di komputer ke dalam sistem manajemen dokumen. Informasi dokumen disimpan ke dalam database sistem.
2. Kategorisasi dokumen
Dokumen diatur dengan memberikan label dan tag yang sesuai dan dengan format tertentu yang kemudian disusun dan diurutkan berdasarkan kategori.
3. Pencarian dan pengambilan dokumen
Membantu user untuk mencari dan melihat dokumen berdasarkan keyword dan filter yang telah di input oleh user dan melihat serta mengambil dokumen secara online.
4. Pengontrolan hak akses
Adanya pembatasan hak akses terhadap dokumen sesuai hak akses yang diberikan admin kepada user. Ada pengaturan akses dokumen untuk read, write, delete, dan share. Terdapat juga pembatasan hak sharing antar departemen.
5. Sharing dokumen
Memungkinkan user untuk melakukan sharing dokumen sesuai dengan hak yang diberikan. User dapat melihat dokumen yang dikirimkan dari user lain dan juga melihat dokumen yang dikirimkan ke user lain. 6. Laporan eksistensi dokumen
Adanya laporan untuk administrator yang memberikan informasi tentang status eksistensi dokumen yang terdapat pada sistem.
7. Back-up dokumen
Dokumen yang di input akan memiliki format nama file tersendiri sebagai pengidentifikasi file apabila terjadi kerusakan pada database. Admin juga dapat melakukan back up file dengan melakukan download file dalam bentuk .zip.
8. Konfigurasi sistem oleh admin
Administrator dapat melakukan pengaturan untuk user seperti mendaftarkan user baru dan menghapus akun user. Administrator juga dapat melakukan konfigurasi terhadap tipe dokumen perusahaan. Tipe dokumen dapat ditambah, diubah, dan dihapus. Departemen juga dapat
dikonfigurasi seperti pengaturan untuk tipe dokumen perusahaan. Administrator juga dapat mengubah password akunnya.
3.5 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang ada di Think Digital dapat diketahui dari kuesioner yang disebarkan ke 25 karyawan perusahaan Think Digital. Dari kuesioner yang disebarkan, permasalahan yang berkaitan dengan sistem yang sedang berjalan adalah:
1. Penyimpanan dokumen masih dilakukan secara manual, yaitu disimpan ke dalam folder di komputer, dan ada juga dokumen yang disimpan dengan bentuk file fisik ke dalam arsip, sehingga dokumen sulit dicari dan mudah hilang.
2. Tidak adanya ketegorisasi dokumen secara sistematis sehingga penyimpanan dokumen menjadi tidak rapi dan tidak terorganisasi. 3. Tidak adanya fitur untuk filter dalam pencarian dokumen, yang dapat
mempermudah dan mempercepat pencarian dokumen.
4. Dokumen tertentu didistribusikan ke karyawan dengan masih berbentuk file fisik, dan lebih banyak pengeluaran untuk biaya pembelian kertas.
5. Pengiriman dokumen masih dengan cara manual, yaitu masih mengunakan email atau flash disk. Jika terjadi kerusakan pada koneksi internet, pengiriman dokumen dengan menggunakan email tidak bisa dilakukan. Jika pengiriman dilakukan dengan menggunakan flash disk, akan kurang efisien.
6. Karyawan masih belum merasa aman dengan sistem penyimpanan dan pengiriman dokumen yang dilakukan melalui email, Dropbox, dan flashdisk. Adanya rasa khawatir bahwa dokumen yang sifatnya rahasia dapat diakses oleh orang atau karyawan yang tidak berwenang.
7. Tidak adanya sistem back up dan recovery untuk dokumen yang disimpan. Sehingga jika ada dokumen yang hilang atau tidak valid, karyawan tidak bisa mengembalikan dokumen yang hilang atau tidak valid tersebut.
3.6 Solusi yang Diusulkan
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka dapat disimpulkan solusi pemecahan masalah sebagai berikut :
1. Membuat sistem penyimpanan dokumen berbasis web yang terintegrasi secara internal agar karyawan dapat menyimpan dokumen secara digital, sehingga karyawan bisa mencari dokumen yang di inginkan dan dokumen tidak mudah hilang.
2. Membuat sistem penyimpanan dokumen yang sistematis dan terorganisasi agar karyawan dapat menggolongkan setiap dokumen yang ada berdasarkan departemen dan tipe dokumen, sehingga dokumen tersimpan secara terstruktur.
3. Membuat fitur filter dalam pencarian dokumen. Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan lebih spesifik, yang dapat memudahkan dan mempercepat karyawan untuk mencari dokumen yang diinginkan. 4. Membuat sistem pengiriman dokumen secara internal agar dapat
mengirim dokumen antar karyawan secara digital dan dokumen yang dikirim tersimpan didalam server.
5. Membuat fitur login agar hanya orang yang berwewenang yang dapat mengakses aplikasi. Memiliki admin yang membatasi pengguna untuk melakukan beberapa fitur pada aplikasi.
6. Membuat pengaturan hak akses user di dalam sistem yang berguna untuk membatasi fitur yang dapat dan tidak dapat diakses oleh user tertentu. Selain itu, akan dibuat juga pengaturan hak akses sharing departemen, agar suatu departemen hanya dapat share dokumen ke departemen tertentu saja.
7. Membuat fitur back up dan restore untuk keamanan data apabila
terjadi kerusakan pada database atau sistem. Admin dapat melakukan back up data dalam waktu yang telah ditentukan decision maker sehingga jika terjadi kerusakan data maka admin dapat melakukan restore untuk mengembalikan dokumen-dokumen ke masa ketika file back up yang ada dibuat.
3.6.1 Proses Backup dan Restore
Backup dan restore hanya bisa dilakukan oleh admin. Backup dapat dilakukan dengan cara memasuki halaman backup restore di dalam halaman control panel, lalu klik tombol backup yang ada di halaman tersebut, file zip akan terdownload dengan format nama backup_YYYY-MM-DD. Restore dapat dilakukan dengan cara memasuki halaman backup restore di dalam halaman control panel, klik icon user untuk memilih user siapa saja yang akan di restore filenya, pilih file backup yang aka di restore dalam bentuk zip dengan format backup_YYYY-MM-DD, jika file dan user telah ditentukan, klik tombo restore untuk mengunggah file backup ke system. Dokumen – dokumen yang terdapat didalam file backup akan ter-restore sesuai dengan user yg telah dipilih, jika semua telah selesai maka file backup tersebut dihapus oleh sistem.
