2.1. Sejarah Sekretariat Wakil Presiden RI
Berdasarkan sejarah ketatanegaraan di Indonesia bahwa Presiden Republik Indonesia di bantu oleh seorang Wakil Presiden sejak dilantiknya Mohammad Hatta pada tanggal 18 Agustus 1945 yang merupakan awal berdirinya pemerintahan Republik Indonesia yang menganut sistem presidensil. Sejalan dengan hal tersebut, di dalam menjalankan tugas dan fungsinya di dalam pemerintahaan maka dibentuklah organisasi Sekretariat Wakil Presiden yang berada di bawah koordinasi Sekretariat Negara yang bertugas memberikan dukungan pelayanan kepada Wakil Presiden RI, dan pada saat itu dikepalai oleh I Wangsa Widjaja.
Pada awalnya Kantor Sekretariat Wakil Presiden RI berkedudukan di Yogyakarta tepatnya di depan Gedung Agung yang sekarang menjadi Istana Kepresidenan Yogyakarta, namun setelah terjadi penyerahan kedaulatan rakyat pada tanggal 27 Desember 1949, kantor Wakil Presiden RI pindah ke Jalan Merdeka Selatan Jakarta (bekas rumah Jenderal Spoor). Saat ini gedung tersebut menjadi Kantor Kementerian BUMN.
Pada perkembangannya pernah terjadi kekosongan pejabat Wakil Presiden RI pada saat Mohammad Hatta mengundurkan diri dari jabatan Wakil Presiden RI yang sekaligus juga berarti kekosongan keberadaan Kantor Sekretariat Wakil Presiden RI yaitu dari tahun 1956 sampai dengan tahun 1973.
Pada perkembangan sejarah berikutnya, setelah penumpasan pemberontakkan G.30 S/PKI berakhirlah pemerintahan Orde Lama dan diganti oleh pemerintahan Orde Baru. Berdasarkan Ketetapan MPRS Nomor XLIV/MPRS/1968 tanggal 27 Maret 1968, Jenderal Soeharto diangkat sebagai pengemban Tap MPRS IX/MPRS/1966 sebagai Presiden kedua di Negara Kesatuan Republik Indonesia menggantikan Dr. Ir. Soekarno hingga terpilihnya Presiden oleh MPR hasi Pemilihan Umum.
Berdasarkan Tap MPR XI/1973, Jenderal Soeharto dilantik menjadi Presiden RI/Mandataris MPR, sedangkan Wakil Presiden RI ditunjuk Sri Sultan Hamengkubuwono IX yang sebelumnya menjabat sebagai Waperdam Ekkubang, dan pada saat itulah kembali terbentuk Sekretariat Wakil Presiden RI yang dikepalai oleh Prof. Dr. Selo Soemardjan.
Pada saat Wakil Presiden RI periode tahun 1978-1983 dijabat oleh Adam Malik, Sekretaris Wakil Presiden dijabat oleh Ali Alatas S.H., dan pada periode tersebutlah dibangun suatu gedung Sekretariat Wakil Presiden RI di Jalan Kebon Sirih nomor 14 Jakarta, dan masih tetap berfungsi sampai dengan saat ini.
Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 31 Tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden RI Nomor 19 Tahun 2007 tentang Perubahan Perpres Nomor 31 Tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet jo. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 1 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Negara sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan
Menteri Sekretaris Negara Nomor 1 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Negara, Sekretariat Wakil Presiden adalah lembaga pemerintah yang berkedudukan dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil Presiden dengan tugas dan fungsinya memberikan dukungan teknis dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden. Secara konstitusional, Wakil Presiden bertugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan amanat rakyat memimpin negara (sebagai kepala negara) dan memimpin pemerintahan (sebagai kepala pemerintahan). Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Wakil Presiden dibantu oleh Sekretaris Wakil Presiden.
Sekretariat Wakil Presiden dipimpin oleh seorang Sekretaris Wakil Presiden yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Presiden dan secara administratif dikoordinasikan oleh Menteri Sekretaris Negara
2.2. Lingkup Bidang Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden RI
Sekretariat Wakil Presiden adalah lembaga pemerintah yang memiliki lingkup bidang pelayanan dalam rangka memberikan dukungan teknis dan administratif kerumahtanggan dan keprotokolan kepada Wakil Presiden, serta dukungan pengambilan kebijakan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut di atas, Sekretariat Wakil Presiden menyelenggarakan fungsi:
1. Penyiapan dan pelaksanaan acara kenegaraan dan acara lainnya yang dipimpin atau dihadiri Wakil Presiden dan acara lain yang dihadiri Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden.
2. Penyiapan dan pelaksanaan acara perjalanan Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden baik di dalam maupun di luar negeri.
3. Penyiapan data, informasi, telaahan atau kajian, dan laporan mengenai masalah-masalah yang terkait dengan tugas Wakil Presiden dalam rangka membantu Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan negara pada umumnya, maupun dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu yang diberikan Presiden kepada Wakil Presiden.
4. Pelaksanaan hubungan dan kerjasama dengan Lembaga Tinggi Negara, Kementerian dan Lembaga Pemerintah lainnya, serta pihak-pihak lain yang diperlukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugasnya.
5. Perencanaan program dan anggaran dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas-tugas Wakil Presiden.
6. Penyiapan bahan untuk pemberian keterangan pers dan pemberitaan media massa, serta pelayanan penerjemahan.
7. Koordinasi dengan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet, dalam rangka pemberian dukungan teknis dan administrasi bagi pelaksanaan tugas-tugas Wakil Presiden.
8. Pemberian dukungan teknis dan administrasi yang diperlukan bagi kelancaran pelaksanaan tugas penasehat dan Tim Kerja yang akan ditetapkan kemudian guna membantu Wakil Presiden.
9. Penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggan kepada Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden.
10.Penyelenggaraan pelayanan keprotokolan kepada Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden.
11.Pemberian petunjuk-petunjuk teknis di bidang kerumahtanggan kepada para Ajudan Wakil Presiden dan Ajudan Istri/Suami Wakil Presiden serta Dokter Pribadi Istri/Suami Wakil Presiden.
12.Koordinasi dengan Tim Dokter Kepresidenan dalam rangka pemberian layanan kesehatan Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden. 13.Pengelolaan keuangan di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 14.Pengelolaan anggaran khusus Wakil Presiden.
15.Pelayanan administrasi umum di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 16.Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Wakil Presiden.
2.3. Sumber Daya Manusia Sekretariat Wakil Presiden RI
Sumber Daya Manusia Sekretariat Wakil Presiden terdiri dari Pegawai Negeri Sipil Eselon I, Eselon II, Eselon III, Eselon IV, dan Non Eselon Golongan I sampai dengan IV, selain itu terdapat juga Tenaga Perbantuan TNI dan Polri, Tenaga Perbantuan Khusus, Tenaga Perbantuan Lepas, dan Tenaga Perbantuan Lain-lain.
Jumlah Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Sekretariat Wakil Presiden berdasarkan Data Kepegawaian Sekretariat Wakil Presiden Tahun 2010 berjumlah
345 orang, sedangkan sisanya sebanyak 146 orang adalah tenaga perbantuan. Adapun rekapitulasi pegawai Sekretariat Wakil Presiden adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1:
Rekapitulasi Pegawai Sekretariat Wakil Presiden RI
Jabatan/Status kepegawaian Jumlah
Eselon I 6
Eselon II 20
Eselon III 57
Eselon IV 70
Sub Jumlah 153
Non Eselon Golongan IV 2
Non Eselon Golongan III 81
Non Eselon Golongan II 98
Non Eselon Golongan I 11
Sub Jumlah 192
Tenaga Perbantuan Khusus 21
Tenaga Perbantuan TNI dan Polri 54
Sub Jumlah 75
Tenaga Harian Lepas 68
Tenaga Perbantuan lain-lain 3
Sub Jumlah 71
JUMLAH 491
Sumber: Bagian Kepegawaian Setwapres, 2010.
2.4. Tantangan Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden RI
Sekretariat Wakil Presiden memiliki tantangan pelayanan yang berbeda dengan organisasi pemerintahan pada umumnya karena sesuai fungsinya yang memberikan pelayanan langsung terhadap Wakil Presiden RI. Tingkat kelalaian dan kesalahan dalam pemberian pelayanan harus diminimalisir karena output dari hasil kerja pegawai baik langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi
pekerjaan Wakil Presiden RI yang memiliki posisi strategis di dalam menentukan kebijakan untuk memimpin bangsa dan Negara.
Dalam rangka mewujudkan Sekretariat Wakil Presiden yang mampu memberikan dukungan staf dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden secara efektf dan efisien diperlukan aparatur negara yang profesional, bertanggung jawab, bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme serta berwibawa, menjunjung tinggi kedisiplinan, kejujuran, dan kebenaran.
Untuk dapat mengoptimalkan tugas dan fungsi Sekretariat Wakil Presiden perlu disusun perencanaan startejik yang di dalamnya berisi visi, misi, dan tujuan yang realistis dengan mengantisipasi perkembangan yang akan terjadi di masa depan. Adapun visi Sekretariat Wakil Presiden adalah: Terwujudnya dukungan teknis dan pelayanan administrasi secara prima, profesional, transparan, dan akunTabel kepada Wakil Presiden.
Dalam mewujudkan visi Sekretariat Wakil Presiden di atas dan menjadikan visi tersebut menjadi pendorong bagi alokasi sumber daya yang dimiliki organisasi sehingga dapat tercapai efektivitas dan efisiensi yang selaras dengan tugas dan fungsinya dalam memberikan dukungan staf dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden, maka perlu ditetapkan misi Sekretariat Wakil Presiden.
Misi Sekretariat Wakil Presiden dibuat dengan mempertimbangkan berbagai input dan disesuaikan dengan tugas dan fungsinya sehingga dapat memberikan arahan yang jelas yang harus dijalankan oleh segenap pegawai Sekretariat Wakil Presiden guna mencapai tujuan organisasi.
1. Menciptakan sumber daya manusia yang profesional, kuat mental dan spiritual.
2. Menyediakan sarana dan prasarana kerja yang memadai.
3. Meningkatkan kompetensi, transparansi dan akuntabilitas aparatur Sekretariat Wakil Presiden.
4. Memberikan dukungan teknis dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk mengelola dan meningkatkan pelayanan terpadu, efektif dan efisien di bidang administrasi, kajian politik, kajian ekonomi, kajian kesejahteraan rakyat, dan kajian dukungan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
Agar visi dan misi Sekretariat Wakil Presiden dapat dilaksanakan dengan optimal, maka perlu disusun suatu tujuan strategis organisasi yang lebih operasional dan terarah. Tujuan strategis organisasi tersebut merupakan penjabaran atau implementasi pernyataan visi dan misi yang akan dicapai dalam jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang. Dengan memperhatikan potensi, peluang, ancaman, dan tantangan maka ditetapkan tujuan strategis adalah sebagai berikut:
1. Sekretariat Wakil Presiden yang profesional, transparan dan akunTabel. 2. Dukungan teknis yang optimal.
2.5. Proses Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden RI
Dalam memberikan pelayanan kepada wakil Presiden, Sekretariat Wakil Presiden dipimpin oleh seorang Sekretaris Wakil Presiden yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Presiden dan secara administratif dikoordinasikan oleh Mneteri Sekretaris Negara. Sekretaris Wakil Presiden dibantu oleh lima deputi, yaitu Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Ekonomi, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Kesejahteraan Rakyat, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Dukungan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan, dan Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi,
Adapun tugas utama masing-masing Deputi Sekretaris Wakil Presiden adalah sebagai berikut:
a. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik
Mempunyai tugas memberikan dukungan teknis kepada Wakil Presiden di Bidang hubungan internasional, pemerintahan, politik, pertahanan negara, keamanan dan ketertiban masyarakat, kehakiman, hukum dan Hak Asasi Manusia, kewilayahan dan wawasan.
b. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Ekonomi
Mempunyai tugas memberikan dukungan teknis kepada Wakil Presiden di bidang ekonomi, moneter, keuangan, perdagangan, perindustrian, pertanian, kehutanan, kelautan dan perikanan, sarana prasarana dasar, dan energi.
c. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Kesejahteraan Rakyat
Mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis kepada Wakil Presiden di bidang kesejahteraan rakyat.
d. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Dukungan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan
Mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden di bidang pengawasan pelaksanaan otonomi daerah, monitoring penanganan korupsi, pengawasan pembangunan, dan pengaduan masyarakat.
e. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi
Mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden di bidang keprotokolan dan persidangan, administrasi umum, ketatausahaan, media massa, dan perlengkapan serta kerumahtanggaan.
Selain membawahi kedeputian, Sekretaris Wakil Presiden juga membawahi Unit Kesehatan dan Pusat Penerjemahan dan Penyiapan Naskah yang bertanggung jawab langsung kepada Sekretaris Wakil Presiden namun dalam administrasi kepegawaian para pejabat dan pegawainya di bawah koordinasi Deputi Seswapres Bidang Administrasi.
Adapun setiap Deputi Seswapres dalam menjalankan tugasnya didukung oleh biro-biro dibawahnya yang membawahi bagian-bagian dan sub-sub bagian. Secara lebih rinci diuraikan pada Tabel 2.2. berikut:
Tabel 2.2:
Data Biro, Bagian dan Sub Bagian di Setwapres RI
Biro Jumlah
Bagian
Jumlah Sub Bagian
Deputi Seswapres Bidang Politik
1. Biro Hubungan Internasional
2. Biro Pemerintahan dan Politik Dalam Negeri 3. Biro Pertahanan Negara, Keamanan, dan Ketertiban 4. Biro Kehakiman, Hukum, dan HAM
5. Biro Kewilayahan dan Wawasan
2 2 2 3 2 5 4 4 6 4
Deputi Seswapres Bidang Ekonomi
1. Biro Moneter dan Keuangan
2. Biro Perdagangan dan Kerjasama Internasional 3. Biro Produksi
4. Biro Prasarana Dasar dan Energi
3 3 3 3 6 6 6 6
Deputi Seswapres Bidang Kesra
1. Biro Agama dan Sosial
2. Biro Pendidikan, Kebudayaan, dan Olahraga
3. Biro Kesehatan, Lingkungan Hidup dan Perumahan Rakyat 4. Biro Pemberdayaan Perempuan, Usaha Mikro, Kecil dan
Ketenagakerjaan 3 3 3 3 6 6 6 6
Deputi Seswapres Bidang Dukungan Pengawasan
1. Biro Dukungan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan dan Otonomi Daerah
2. Biro Dukungan Pengawasan Pembangunan dan Pengelolaan Kekayaan Negara
3. Biro Pemantauan Pemberantasan Korupsi
4. Biro Pengelolaan Data dan Pengaduan Masyarakat
3 3 3 3 6 6 6 6
Deputi Seswapres Bidang Administrasi
1. Biro Protokol dan Persidangan 2. Biro Umum
3. Biro Tata Usaha 4. Biro Media Massa
5. Biro Perlengkapan dan Kerumahtanggan
3 3 4 2 3 8 9 20 4 6
Sumber: Bagian Kepegawaian Setwapres, 2010
Sesuai dengan lingkup bidang pelayanannya, proses pelayanan Sekretariat Wakil Presiden dibagi ke dalam tiga bidang yaitu: pelayanan kerumahtanggan, keprotokolan, dan dukungan kebijakan. Adapun proses pelayanan kerumahtanggan data diilustrasikan pada kerangka dalam Gambar 2.1.
Gambar 2.1.
Kerangka Proses Pelayanan Kerumahtanggan 1.a. Penerimaan dan pengagendaan
memorandum permohonan perlengkapan dari pengguna pelayanan
1.b. Penerimaan dan penga gendaan permohonan dari internal Biro PDK
2. Pemberian arahan oleh Karo PDK kepada Kabag Perlengkapan 3. Penugasan oleg Kabag Perlengkapan kepada Kasubbag
Perencanaan dan Pengadaan Perlengkapan
4. Koordinasi dengan pengguna pelayanan dan/atau petugas gudang 5. Penyediaan perlengkapan
5a. Perlengkapan tidak tersedia di gudang
5a. Perlengkapan tersedia di gudang
Sumber: Standar Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden, 2010. 5a.1. Proses penyusunan usulan
kegiatan pengadaan perlengkapan 5a.2. Penyampaian usulan kegiatan
kepada PPK melalui Karo PDK
5a.3. Proses administrasi pengadaan barang/jasa
5a.4. Proses pengadaan barang/jasa
5a.5. Berita Acara pemeriksaan dan serah terima barang/jasa
5a.6. Penyerahan perlengkapan kepada pengguna pelayanan
5a.7. Proses tagihan
5a.8. Pengarsipan dokumen
5b.1. Penugasan kepada staf untuk mengambil perlengkapan di gudang
5b.2. Penyiapan dan/atau penyerahan perlengkapan kepada pengguna
pelayanan
5b.3. Koordinasi dengan unit kerja terkait sehubungan dengan perlengkapan kerumahtanggan yang dibutuhkan oleh pengguna pelayanan
Selanjutnya proses pelayanan Sekretariat Wakil Presiden di bidang keprotokolan dapat diilustrasikan pada gambar 2.2.
Gambar 2.2.
Kerangka Proses Pelayanan Keprotokolan Unit Pelayanan
Prosedur Pelayanan Kasubbag Kabag Karo Ajudan
Wapres Deplu/ Pemda Setmil/ Paspampres/ BAIS TNI A. Penyiapan Acara Kunjungan
1. Berkas Disposisi diterima dan dipelajari
2. Identifikasi jenis kegiatan/acara 3. Identifikasi daerah/Negara yang
akan dikunjungi 4. Menentukan Tim Survey B. Penyusunan Draft Acara dan
Kunjungan
5. Pembuatan konsep acara
kunjungan
6. Koordinasi dengan Kemlu dan KBRI atau Pemerintah Daerah
7. Penyampaian Draft Acara
kepada pimpinan
8. Penyusunan net draft kunjungan 9. Penyampaian Draft kunjungan
kepada Ajudan Wapres 10.Penyiapan alat transportasi 11.Penentuan Tim Pendahulu dan
Rombongan Utama
12.Membuat Rencana Anggaran C. Rapat Koordinasi dan Tindak
Lanjut Hasil Rakor 13.Rakor Protokol 14.Finalisasi Draft Acara
15.Membuat Memorandum Hasil Rakor kepada Wapres/Istri Wapres 1 2 2 3 3 4 5 6 6 7 7 7 7 8 9 9 1 1 1
D. Pembuatan Surat Penugasan dan Administrasi Acara 16.Membuat Surat Penugasan Tim
Pendahulu
17.Penyusunan formasi rombongan Wakil Presiden
18.Penyiapan administrasi
kunjungan
19.Pencetakan Buku Acara
Kunjungan
20.Distribusi Buku Acara
Sumber: Standar Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden, 2010.
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2
Selanjutnya proses pelayanan dukungan pengambilan kebijakan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan diilustrasikan pada kerangka proses pelayanan dalam Gambar 2.3.
Gambar 2.3.
Kerangka Proses Pelayanan Dukungan Kebijakan Penyusunan rencana pengamatan
pelaksanaan kebijakan, pengolahan data, informasi, dan permasalahan di
Telaah Staf
Pembuatan surat Deputi substansi terkait
- Penyiapan Konsep Memorandum Deputi
- Penyiapan Surat Deputi kepada instansi terkait
Penyampaian surat Deputi substansi kepada instansi
terkait melalui Biro TU Penyampaian surat Deputi substansi
kepada instansi terkait melalui Biro
- Koordinasi dengan
instansi terkait Pengawasan tindak lanjut hasil
pemantauan, pengolahan data, informasi, dan laporan penanganan permasalahan - Penyiapan dan penyelesaian administrasi Pemantauan, pengolahan data, informasi, dan la poran penanganan Rapat koordinasi/konsulta si/diskusi terbatas bidang substansi terkai
Penerimaan surat penjelasan tindak lanjut dari instansi terkait
permasalahan t Tindak lanjut sesuai arahan Deputi
Seswapres bidang substansi terkait Penyusunan laporan hasil pemantauan/rapat
konsultasi/diskusi terbatas pengolahan data, informasi, dan masalah bidang terkait
Pemeriksaan dan penyampaian laporan hasil pemantauan/rapat konsultasi/diskusi terbatas pengolahan data, informasi, dan masalah bidang terkait kepada Deputi
