BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

(1)

83

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan

Pembagian tugas dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas digambarkan dalam struktur organisasi yang diusulkan:

Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang Diusulkan

Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

• Komisaris

Bertanggung jawab:

(2)

• Direktur

Bertanggung jawab:

Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan rencana yang ditetapkan oleh perusahaan

Menetapkan target-target operasi perusahaan secara keseluruhan Mengambilkan keputusan yang diperlukan dalam menghadapi

persoalan perusahaan.

• Bagian Gudang

Bertanggung jawab :

Pencatatan barang ke dalam kartu gudang.

Menyediakan barang sesuai dengan yang tercantum dalam purchase order menyerahkan bahan baku ke bagian produksi.

Mengatur pembelian serta pengeluaran bahan baku. Mengatur seluruh persediaan yang berjalan diperusahaan.

• Bagian Akuntansi

Bertanggung jawab:

Mencetak laporan-laporan untuk diberikan kepada atasan

Mencetak jurnal dan mencocokannya dengan formulir yang diterima Mengatur cash flow

• Bagian Keuangan

Bertanggung jawab:

Membuat perencanaan dan pelaksanaan terhadap keuangan Memeriksa pembukuan dan keuangan.

(3)

Melakukan pembayaran atas transaksi pembelian Pencatatan penerimaan keuangan

• Bagian Pajak

Bertanggung jawab:

Melakukan pencatatan semua transaksi perusahaan Menghitung jumlah pajak pada perusahaan

• Bagian Produksi

Bertanggung jawab:

Mengatur seluruh kegiatan produksi yang berjalan di perusahaan. Mengatur penerimaan serta pengeluaran barang.

Mencocokan kuantitas barang yang tercatat dengan jumlah barang yang tersedia.

Mengawasi dan mengontrol kegiatan produksi baik biaya produksi maupun output barang jadi.

• Bagian Administrasi

Bertanggung jawab:

Menyediakan surat-surat penting yang dibutuhkan perusahaan. Membuat surat-surat penting yang dibutuhkan perusahaan

• Bagian Marketing

Bertanggung jawab:

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan dan pemasaran.

(4)

Menetapkan kebijakan harga penjualan Menerima pemesanan pelanggan

• Bagian Pengiriman

Bertanggung jawab:

Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan

Memberikan surat bukti penerimaan berang kepada pelanggan untuk di otorisasi.

Mengarsip surat jalan sebagai bukti bahwa telah mengirim barang kepada pelanggan.

• Bagian Personalia

Bertanggung jawab:

Mengatur dan melaksanakan pengangkatan, penempatan dan pemberhentian karyawan

Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji karyawan. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

• Seksi Pond

Bertanggung jawab:

Membuat bentuk sudut-sudut pada karton yang akan dibuat menjadi kotak.

(5)

• Seksi Lem

Bertanggung jawab:

Merekatkan setiap sudut karton yang telah di beri tanda untuk di bentuk menjadi karton.

• Seksi Vernish

Bertanggung jawab:

Membuat lapisan luar kertas karton menjadi lebih halus dan tampak lebih mengkilap.

• Seksi cetak

Bertanggung jawab:

Memberikan ukuran pada kertas karton sesuai dengan ukuran pemesanan pelanggan

• Seksi potong

Bertanggung jawab:

Memotong kertas karton sesuai dengan ukuran

• Seksi Plate

Bertanggung jawab:

Mencetak gambar sesuai dengan permukaan pelat cetak yang datar.

(6)

4.2 Narasi (Overview) Penjualan dari Sistem yang Diusulkan 4.2.1 Penjualan Tunai

Pada saat pelanggan melakukan pemesanan barang, Bagian Marketing bertugas melayani pemesanan secara langsung dari pelanggan melalui telepon, kemudian Bagian Marketing mengecek data pelanggan pada Ms_Pelanggan untuk memastikan apakah pelanggan yang memesan barang adalah pelanggan baru atau lama. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, maka Bagian Marketing membuat ID pelanggan baru pada Ms_Pelanggan dan menginput data-data pelanggan baru tersebut.

Apabila pelanggan tersebut memenuhi syarat untuk memesan maka pelanggan akan memberikan list pemesanan yang diinginkan pelanggan, berupa jenis bahan, warna, kuantitas dan keterangan-keterangan lainnya kepada Bagian Marketing. Kemudian Bagian Marketing akan membuka database Ms_Barang, jika barang tersedia maka Bagian Marketing akan memberikan rincian harga sesuai dengan desain yang diinginkan. Jika pelanggan setuju dengan rincian harga tersebut, maka pelanggan akan memberikan PO (Purchase Order) yang berisi nama barang, jumlah pesanan, harga yang disepakati serta perkiraan tanggal barang selesai dibuat dan pembayaran bukti DP (jika membayar DP terlebih dahulu). Pembayaran DP dibayarkan kepada Bagian Keuangan. Kemudian PO tersebut ditandatangani oleh Bagian Marketing, setelah itu Bagian Marketing akan menginput data pesanan pelanggan PO tersebut pada Tr_SO dan mencetak SO sebanyak 2 (satu) rangkap, kemudian SO 2 (dua) rangkap tersebut diberikan kepada Bagian Gudang.

(7)

Setelah menerima SO rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bagian Marketing, Bagian Gudang akan menyiapkan bahan baku dan mengupdate persediaan bahan baku pada Ms_BahanBaku, kemudian Bagian Gudang akan menyerahkan bahan baku dan SO rangkap ke-2 tersebut kepada Bagian Produksi untuk diproduksi. Bagian Marketing akan menghubungi Bagian Produksi untuk memberikan penjelasan desain yang diinginkan pelanggan kemudian Bagian Produksi akan membuat SPK yang akan diberikan kepada tiap-tiap Seksi Produksi untuk menyelesaikan pekerjaannya, setelah barang selesai maka Bagian Produksi akan memberikan barang jadi tersebut kepada Bagian Gudang. Setelah Bagian Gudang menerima barang jadi tersebut, Bagian Gudang akan mengupdate data barang yang telah selesai diproduksi tersebut ke dalam Ms_Barang.

Pada saat barang siap dikirim, Bagian Gudang akan menginput dan mencetak Surat Jalan 3 (tiga) rangkap dari Tr_SJ, kemudian Ms_Barang akan terupdate secara otomatis. Rangkap ke-1 dan rangkap ke-2 dari Surat Jalan akan diberikan ke Bagian Pengiriman,sedangkan rangkap ke-3 dari Surat Jalan diarsip oleh Bagian Gudang.

Setelah Bagian Pengiriman menerima Surat Jalan rangkap ke-1 dan rangkap ke-2 beserta barang dari Bagian Gudang, Bagian Marketing akan meminta Bagian Keuangan untuk membuat Faktur Penjualan pada Tr_FP dan mencetaknya sebanyak 2 (dua) rangkap, rangkap ke-1 akan diberikan untuk pelanggan dan rangkap ke-2 akan diarsip oleh Bagian Keuangan. Setelah itu Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang beserta SJ rangkap ke-1 dan ke-2 kepada pelanggan untuk diotorisasi sebagai bukti pembelian tunai dan penerimaan barang. Setelah itu pelanggan menerima barang, SJ rangkap ke-2 dan Faktur Penjualan rangkap ke-1,

(8)

kemudian pelanggan akan membayar sesuai dengan Faktur Penjualan kepada Bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman menerima SJ rangkap ke-1 untuk diarsip dan akan memberikan pembayaran oleh pelanggan tersebut kepada Bagian Keuangan serta mengembalikan Faktur Penjualan rangkap ke-2 ke Bagian Keuangan untuk diarsip dan kemudian pembayaran tersebut diberikan kepada Bagian Keuangan.

Setelah Bagian Keuangan menerima pembayaran tersebut kemudian Bagian Keuangan akan mencetak BPK (Bukti Penerimaan Kas) 2 (dua) rangkap dari Tr_BPK dan menyerahkan BPK rangkap ke-1 ke Bagian Akuntansi, kemudian BPK rangkap ke-2 diarsip Bagian Keuangan.

Bagian Akuntansi setelah menerima BPK rangkap ke-1 dari Bagian Keuangan akan mengarsip BPK. Setelah itu, setiap akhir periode Bagian Akuntansi akan mencetak Laporan Penjualan berdasarkan data pada Tr_FP, Laporan Penerimaan Kas berdasarkan pada Tr_BPK, dan mencetak Jurnal Tr_FP dan Tr_BPK, kemudian diberikan kepada Direktur. Ketika direktur membutuhkan informasi yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti Laporan Analisis yang terdiri dari: Laporan Barang yang terlaris, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan, maka Bagian Akuntansi akan mencetak laporan-laporan tersebut.

(9)

4.2.2 Penjualan Kredit

Pada saat pelanggan melakukan pemesanan barang, Bagian Marketing bertugas melayani pemesanan secara langsung dari pelanggan melalui telepon, kemudian Bagian Marketing mengecek data pelanggan pada Ms_Pelanggan untuk memastikan apakah pelanggan yang memesan barang adalah pelanggan baru atau lama. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, maka Bagian Marketing membuat ID pelanggan baru pada Ms_Pelanggan dan menginput data-data pelanggan baru tersebut, tetapi jika pelanggan lama Bagian Marketing akan mengecek piutang pelanggan pada Tr_Piutang. jika pelanggan tersebut masih memiliki tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan diatas 5 (lima) juta rupiah, maka pelanggan tersebut akan ditolak pemesanannya untuk mengantisipasi agar tidak terjadi penumpukan piutang.

Apabila pelanggan tersebut memenuhi syarat untuk memesan maka pelanggan akan memberikan list pemesanan yang diinginkan pelanggan, berupa jenis bahan, warna, kuantitas dan keterangan-keterangan lainnya kepada Bagian Marketing. Kemudian Bagian Marketing akan membuka database Ms_Barang, jika barang tersedia maka Bagian Marketing akan memberikan rincian harga sesuai dengan desain yang diinginkan. Jika pelanggan setuju dengan rincian harga tersebut, maka pelanggan akan memberikan PO (Purchase Order) yang berisi nama barang, jumlah pesanan, harga yang disepakati serta perkiraan tanggal barang selesai dibuat dan pembayaran bukti DP (jika membayar DP terlebih dahulu). Pembayaran DP dibayarkan kepada Bagian Keuangan. Kemudian PO tersebut ditandatangani oleh Bagian Marketing, setelah itu Bagian Marketing akan menginput data pesanan

(10)

pelanggan PO tersebut pada Tr_SO dan mencetak SO sebanyak 2 (satu) rangkap, kemudian SO 2 (dua) rangkap tersebut diberikan kepada Bagian Gudang.

Setelah menerima SO rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bagian Marketing, Bagian Gudang akan menyiapkan bahan baku dan mengupdate persediaan bahan baku pada Ms_BahanBaku, kemudian Bagian Gudang akan menyerahkan bahan baku dan SO rangkap ke-2 tersebut kepada Bagian Produksi untuk diproduksi. Lalu Bagian Produksi akan membuat SPK yang akan diberikan kepada tiap-tiap Seksi Produksi untuk menyelesaikan pekerjaannya, setelah barang selesai maka Bagian Produksi akan memberikan barang jadi tersebut kepada Bagian Gudang. Setelah Bagian Gudang menerima barang jadi tersebut, Bagian Gudang akan mengupdate data barang yang telah selesai diproduksi tersebut ke dalam Ms_Barang.

Pada saat barang siap dikirim, Bagian Gudang akan mencetak Surat Jalan 3 (tiga) rangkap dari Tr_SJ. Rangkap ke-1 dan rangkap ke-2 dari Surat Jalan akan diberikan ke Bagian Pengiriman, sedangkan rangkap ke-3 dari Surat Jalan diarsip oleh Bagian Gudang. Kemudian Bagian Gudang juga akan mengupdate Ms_Barang yang akan dikirim.

Setelah Bagian Pengiriman menerima Surat Jalan rangkap ke-1 dan rangkap ke-2 beserta barang dari Bagian Gudang, Bagian Marketing akan meminta Bagian Keuangan untuk membuat Faktur Penjualan pada Tr_FP dan mencetaknya sebanyak 2 (dua) rangkap, rangkap ke-2 akan diberikan untuk pelanggan dan rangkap ke-1 akan diarsip oleh Bagian Keuangan. Setelah itu Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang beserta

(11)

SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dan Faktur Penjualan rangkap ke-1 dan ke-2 kepada pelanggan untuk diotorisasi sebagai bukti pembelian kredit dan penerimaan barang. Setelah itu pelanggan menerima barang dan SJ rangkap ke-2 dan Faktur Penjualan rangkap ke-2, kemudian Bagian Pengiriman menerima SJ rangkap ke-1 untuk diarsip dan mengembalikan Faktur Penjualan rangkap ke-1 ke Bagian Keuangan untuk diarsip.

Pada saat mendekati tanggal jatuh tempo Bagian Keuangan akan menagih pelanggan berdasarkan Faktur Penjualan yang ada, Faktur Penjualan tersebut akan dikirimkan kepada pelangan untuk penagihan piutang. Apabila pelanggan masih memiliki piutang yang belum lunas maka pada saat jatuh tempo pembayaran berikutnya Bagian Keuangan menugaskan kurir untuk menagih piutang kepada pelanggan dengan membawa Faktur Penjualan rangkap ke-1 sampai pelanggan melunasi seluruh hutangnya, kemudian setelah pelanggan melunasi piutangnya, Faktur Penjualan rangkap ke-1 akan ditukar dengan Faktur Penjualan rangkap ke-2 yang dipegang pelanggan.

Setelah Bagian Keuangan menerima pembayaran dari pelanggan berupa pelunasan piutang kemudian Bagian Keuangan akan mencetak BPK (Bukti Penerimaan Kas) 2 (dua) rangkap dari Tr_BPK dan menyerahkan BPK rangkap ke-1 ke Bagian Akuntansi setelah diotorisasi, kemudian BPK rangkap ke-2 diarsip Bagian Keuangan.

Bagian Akuntansi setelah menerima BPK rangkap ke-1 dari Bagian Keuangan akan mengarsip BPK. Setelah itu, setiap akhir periode Bagian Akuntansi akan mencetak Laporan Penjualan berdasarkan data pada Tr_FP, Laporan

(12)

Penerimaan Kas berdasarkan pada Tr_BPK dan mencetak Jurnal dari Tr_FP dan Tr_BPK, kemudian diberikan kepada Direktur. Ketika direktur membutuhkan informasi yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti Laporan Analisis yang terdiri dari: Laporan Barang yang terlaris, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan, Laporan Financial yang terdiri dari Laporan Piutang yang akan jatuh tempo, Laporan Piutang jatuh tempo dan Laporan Piutang yang sudah melewati jatuh tempo, maka Bagian Akuntansi akan mencetak laporan-laporan tersebut.

(13)

4.3 Event Table Sistem Penjualan yang Diusulkan 4.3.1 Penjualan Tunai Event Internal Agent Assuming Responsibility

Start When Activities in the Event

Mengecek kelayakan Pelanggan Bagian Marketing Pelanggan melakukan order / menerima telepon dari pelanggan ‐ Mengecek ID Pelanggan pada Ms_Pelanggan,

‐ Menginput data pelanggan

apabila merupakan pelanggan baru,

‐ Mengecek kelayakan

pelanggan pada Tr_Piutang. Menerima pesanan Bagian marketing Apabila pelanggan layak untuk melakukan pemesanan

‐ Menerima list pemesanan dari pelanggan,

‐ Memberikan rincian harga,

‐ Menerima PO dari

pelanggan,

‐ Menerima bukti

pembayaran DP dari pelanggan apabila pelanggan baru memberikan

(14)

‐ Menginput Pesanan pada Tr_SO,

‐ Mencetak SO 2 (dua) rangkap berdasarkan Tr_SO,

‐ Memberikan SO dua (dua) rangkap tersebut kepada Bagian Gudang, Menyiapkan bahan baku Bagian gudang Menerima SO dari bagian marketing

‐ Menyiapkan bahan baku berdasarkan SO,

‐ Mengupdate bahan baku pada Ms_BahanBaku,

‐ Menyerahkan bahan baku dan SO rangkap ke-2 kepada Bagian Produksi,

‐ Mengarsip SO rangkap ke-1

‐ Mengupdate ketersedian barang jadi pada Ms_Barang apabila barang telah selesai diproduksi,

‐ Mencetak SJ 3 (tiga) rangkap pada Tr_SJ setelah selesai produksi,

(15)

rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bagian Pengiriman,

‐ Mengarsip SJ rangkap ke-3. Memproduksi

barang

Bagian produksi

Menerima bahan dan SO rangkap ke-2 dari bagian Gudang

‐ Membuat SPK berdasarkan SO rangkap ke-2

‐ Memberikan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada tiap-tiap Seksi Produksi untuk

melakukan tugasnya masing-masing,

‐ Memberikan barang jadi kepada Bagian Gudang untuk diupdate pada Ms_Barang.

‐ Mengarsip SO rangkap ke-2 Mengirim barang Bagian Pengiriman Menerima barang dari Bagian Produksi, SJ dari Bagian Gudang.

‐ Menerima barang dari bagian produksi, SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bagian Gudang

‐ Meminta Bagian Keuangan mencetak Faktur Penjualan 2 (dua) rangkap,

(16)

‐ Mengirim barang serta SJ dan Faktur Penjualan ke pelanggan,

‐ Menerima pembayaran dari pelanggan sejumlah Faktur Penjualan.

‐ Mengarsip SJ rangkap ke-1,

‐ Mengembalikan Faktur Penjualan rangkap ke-2 dan pembayaran pelanggan ke Bagian Keuangan. Menerima pembayaran Bagian keuangan

Pada saat Bagian Pengiriman

menyerahkan

pembayaran dari pelanggan

‐ Menerima pembayaran

pelanggan dari Bagian Pengiriman.

‐ Membuat BPK 2 (dua) rangkap,

‐ Menyerahkan BPK rangkap ke-1 kepada Bagian Akuntansi untuk diarsip.

‐ Mengarsipkan BPK rangkap ke-2, Membuat laporan Bagian akuntansi

Akhir bulan ‐ Mencetak Laporan

(17)

Laporan Penerimaan Kas dari Tr_BPK,

‐ Mencetak Jurnal dari Tr_BPK,

‐ Mencetak Laporan-laporan pendukung lainnya seperti : Laporan Barang yang terlaris, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan,

‐ Memberikan laporan-laporan dan Jurnal kepada Direktur.

(18)

4.3.2 Penjualan Kredit Event Internal Agent Assuming Responsibility

Start When Activities in the Event

Mengecek kelayakan Pelanggan Bagian Marketing Pelanggan melakukan order / menerima telepon dari pelanggan ‐ Mengecek ID Pelanggan pada Ms_Pelanggan,

‐ Menginput data pelanggan

apabila merupakan pelanggan baru,

‐ Mengecek kelayakan

pelanggan pada Tr_Piutang. Menerima pesanan Bagian marketing Apabila pelanggan layak untuk melakukan pemesanan

‐ Menerima list pemesanan dari pelanggan, ‐ Melakukan penawaran harga, ‐ Menerima PO dari pelanggan, ‐ Menerima bukti pembayaran DP dari pelanggan apabila pelanggan baru memberikan

(19)

‐ Menginput Pesanan pada Tr_SO,

‐ Mencetak SO 2 (dua) rangkap berdasarkan Tr_SO,

‐ Memberikan SO dua (dua) rangkap tersebut kepada Bagian Gudang, Menyiapkan bahan baku Bagian gudang Menerima SO dari bagian marketing

‐ Menyiapkan bahan baku berdasarkan SO,

‐ Mengupdate bahan baku pada Ms_BahanBaku,

‐ Menyerahkan bahan baku dan SO rangkap ke-2 kepada Bagian Produksi,

‐ Mengarsip SO rangkap ke-1

‐ Mengupdate ketersedian barang jadi pada Ms_Barang apabila barang telah selesai diproduksi,

‐ Mencetak SJ 3 (tiga) rangkap pada Tr_SJ setelah selesai produksi,

(20)

rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bagian Pengiriman,

‐ Mengarsip SJ rangkap ke-3. Memproduksi

barang

Bagian produksi

Menerima bahan dan SO rangkap ke-2 dari bagian Gudang

‐ Membuat SPK berdasarkan SO rangkap ke-2

‐ Memberikan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada tiap-tiap Seksi Produksi untuk

melakukan tugasnya masing-masing,

‐ Memberikan barang jadi kepada Bagian Gudang untuk diupdate pada Ms_Barang.

‐ Mengarsip SO rangkap ke-2 Mengirim

barang

Bagian Pengiriman

Menerima barang dan SJ dari Bagian Gudang.

‐ Menerima barang dari bagian produksi, SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bagian Gudang

‐ Mengirim barang serta SJ dan Faktur Penjualan ke pelanggan,

(21)

‐ Mengarsip SJ rangkap ke-1,

‐ Mengembalikan Faktur Penjualan rangkap ke-1 ke Bagian Keuangan. Menagih piutang Bagian keuangan Pada saat mendekati tanggal jatuh tempo

‐ Menagih piutang yang hampir jatuh tempo pada pelanggan berdasarkan FP.

‐ Menukar FP rangkap ke-1 dengan FP rangkap ke-2 yang dimiliki pelanggan Menerima pembayaran Bagian keuangan Menerima pembayaran piutang dari pelanggan ‐ Membuat BPK 2 (dua) rangkap, ‐ Menyerahkan BPK rangkap ke-1 kepada Bagian Akuntansi untuk diarsip.

‐ Mengarsipkan BPK rangkap ke-2, Membuat laporan Bagian akuntansi

Akhir bulan ‐ Mencetak Laporan

Penjualan dari Tr_FP, Laporan Penerimaan Kas dari Tr_BPK, dan Laporan Piutang dari Tr_Piutang,

(22)

Tr_BPK,

‐ Mencetak Laporan-laporan pendukung lainnya seperti : Laporan Barang yang terlaris, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan, Laporan Piutang yang akan jatuh tempo, Laporan Piutang jatuh tempo dan Laporan Piutang yang sudah melewati jatuh tempo

‐ Memberikan laporan-laporan dan Jurnal kepada Direktur.

(23)

4.4 Overview Activity Diagram (OAD) Sistem yang Diusulkan

4.4.1 Penjualan Tunai

(24)

(25)

4.5 Workflow Table Sistem yang Diusulkan 4.5.1 Penjualan Tunai Actor Activity Pelanggan Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing

Mengecek kelayakan pelanggan

1. Memesan barang melalui telepon atau datang ke Bagian Marketing

2. Mengecek data pelanggan pada Ms_Pelanggan 3. Menampilkan data pelanggan dari Ms_Pelanggan 3.1. Menginput data pelanggan pada Ms_Pelanggan, jika

pelanggan merupakan pelanggan baru.

3.2. Menyimpan data pelanggan pada Ms_Pelanggan 4. Mengecek kelayakan pelanggan pada Ms_Piutang,

apabila pelanggan lama

5. Menampilkan status piutang pelanggan pada Ms_Piutang

(26)

Bag. Marketing Pelanggan Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Pelanggan Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Menerima pesanan

7. Menerima pesanan dari pelanggan

8. Memberikan list pemesanan kepada Bagian Marketing

9. Menerima list pemesanan dari pelanggan

10. Mengecek persediaan barang yang dibutuhkan dari Ms_Barang

11. Menampilkan data persediaan dari Ms_Barang 12. Memberikan rincian harga kepada pelanggan 13. Menerima rincian harga

14. Memberikan PO dan bukti pembayaran DP kepada Bagian Marketing

15. Menerima bukti pembayaran DP dan PO dari pelanggan

16. Menginput data pesanan pada Tr_SO berdasarkan PO 17. Menyimpan data pesanan pada Tr_SO

18. Memilih tombol cetak pada Tr_SO 19. Mencetak SO 2 (dua) rangkap

20. Menyerahkan SO rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bag. Gudang

Bag. Gudang

Menyiapkan barang

(27)

Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang

22. Menyiapkan bahan baku berdasarkan SO dari Bag. Marketing

23. Membuka database persediaan pada Ms_BahanBaku 24. Menampilkan data persediaan dari Ms_ BahanBaku 25. Mengupdate data persediaan pada Ms_ BahanBaku 26. Menyimpan data persediaan pada Ms_ BahanBaku 27. Memberikan bahan baku dan SO rangkap ke-2

kepada Bagian Produksi 28. Mengarsip SO rangkap ke-1

Bag. Produksi

Seksi-seksi Produksi

Bag. Produksi

Memproduksi barang

29. Menerima bahan baku dan SO rangkap ke-2 dari Bagian Gudang

30. Membuat SPK untuk diserahkan ke setiap seksi-seksi produksi

31. Mengarsip SO rangkap ke-2 32. Menerima SPK

33. Memproduksi barang

34. Menyerahkan barang yang sudah diproduksi ke Bag. Gudang

(28)

Bag.Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Bag. Keuangan Komputer Komputer Bag. Keuangan Bag. Pengiriman Mengirim barang

35. Menerima barang jadi dari Bag. Produksi 36. Membuka database Ms_Barang

37. Menampilkan database Ms_Barang

38. Menginput data barang jadi ke dalam Ms_Barang 39. Menyimpan data barang ke dalam Ms_Barang 40. Menginput data barang ke SJ dan Ms_Barang akan

terupdate secara otomatis.

41. Menyimpan form SJ ke dalam Tr_SJ 42. Memilih tombol cetak pada Tr_SJ 43. Mencetak SJ 3 rangkap

44. Mengarsip SJ rangkap ke-3

45. Memberikan SJ rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bag. Pengiriman

46. Menginput Faktur Penjualan pada Tr_FP 47. Menyimpan data pada Tr_FP

48. Memilih tombol cetak pada Tr_FP

49. Mencetak FP sebanyak 2 (dua) rangkap pada Tr_FP 50. Memberikan FP 2 (dua) rangkap pada Bag.

Pengiriman

51. Menerima barang serta SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bagian Gudang dan FP rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bag. Keuangan

(29)

Pelanggan

Bag. Pengiriman

52. Mengirim SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dan FP rangkap ke-1 dan ke-2 beserta barang kepada pelanggan 53. Menerima barang serta SJ dan FP dari Bag.

Pengiriman

54. Mengotorisasi SJ dan FP

55. Melakukan pembayaran kepada Bagian Pengiriman sesuai dengan Faktur Penjualan

56. Mengarsip SJ rangkap ke-2 dan FP rangkap ke-1 57. Menerima pembayaran dari pelanggan

58. Mengarsipkan SJ rangkap ke-1

59. Memberikan pembayaran pelanggan kepada Bagian Keuangan

60. Memberikan FP rangkap ke-2 yang telah diotorisasi kepada Bagian Keuangan

Bag.Keuangan

Komputer Bag. Keuangan

Menerima pembayaran

61. Menerima pembayaran pelanggan dari Bagian Pengiriman

62. Mengarsipkan FP rangkap ke-2

63. Menginput penerimaan kas pada Tr_BPK 64. Menyimpan data penerimaan kas pada Tr_BPK 65. Memilih tombol cetak pada Tr_BPK

(30)

Bagian Akuntansi

Bag. Keuangan

67. Menyerahkan BPK rangkap ke-1 kepada Bagian Akuntansi

68. Menerima BPK rangkap ke-1 dari Bag. Keuangan 69. Mengarsipkan BPK rangkap ke-1

70. Mengarsip BPK rangkap ke-2

Bag.Akuntansi Komputer Bag.Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Membuat laporan

71. Membuka menu laporan

72. Memilih periode waktu yang ditentukan

73. Memilih tombol cetak Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, dan Laporan Laporan Barang yang terlaris, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan

74. Mencetak Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, dan Laporan Laporan Barang yang terlaris, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan, 75. Membuka menu jurnal

76. Memilih periode yang ditentukan 77. Memilih tombol cetak Jurnal

78. Mencetak Jurnal berdasarkan Tr_BPK

79. Menyerahkan Laporan-laporan dan Jurnal kepada Direktur

(31)

4.5.2 Penjualan Kredit Actor Activity Pelanggan Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing

Mengecek kelayakan pelanggan

1. Memesan barang melalui telepon atau datang ke Bagian Marketing

2. Mengecek data pelanggan pada Ms_Pelanggan 3. Menampilkan data pelanggan dari Ms_Pelanggan 3.1. Menginput data pelanggan pada Ms_Pelanggan, jika

pelanggan merupakan pelanggan baru.

3.2. Menyimpan data pelanggan pada Ms_Pelanggan 4. Mengecek kelayakan pelanggan pada Ms_Piutang,

apabila pelanggan lama

5. Menampilkan status piutang pelanggan pada Ms_Piutang

6. Menyetujui atau menolak pemesanan dari pelanggan

Bag. Marketing Pelanggan

Bag. Marketing

Menerima pesanan

7. Menerima pesanan dari pelanggan

8. Memberikan list pemesanan kepada Bagian Marketing

9. Menerima list pemesanan dari pelanggan

10. Mengecek persediaan barang yang dibutuhkan dari Ms_Barang

(32)

Komputer Bag. Marketing Pelanggan Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing

11. Menampilkan data persediaan dari Ms_Barang 12. Memberikan rincian harga kepada pelanggan 13. Menerima rincian harga

14. Memberikan PO dan bukti pembayaran DP kepada Bagian Marketing

15. Menerima bukti pembayaran DP dan PO dari pelanggan

16. Menginput data pesanan pada Tr_SO berdasarkan PO 17. Menyimpan data pesanan pada Tr_SO

18. Memilih tombol cetak pada Tr_SO 19. Mencetak SO 2 (dua) rangkap

20. Menyerahkan SO rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bag. Gudang Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Menyiapkan barang

21. Menerima SO dari Bagian Marketing

22. Menyiapkan bahan baku berdasarkan SO dari Bag. Marketing

23. Membuka database persediaan pada Ms_BahanBaku 24. Menampilkan data persediaan dari Ms_ BahanBaku 25. Mengupdate data persediaan pada Ms_ BahanBaku 26. Menyimpan data persediaan pada Ms_ BahanBaku 27. Memberikan bahan baku dan SO rangkap ke-2

(33)

kepada Bagian Produksi 28. Mengarsip SO rangkap ke-1

Bag. Produksi

Seksi-seksi Produksi

Bag. Produksi

Memproduksi barang

29. Menerima bahan baku dan SO rangkap ke-2 dari Bagian Gudang

30. Membuat SPK untuk diserahkan ke setiap seksi-seksi produksi

31. Mengarsip SO rangkap ke-2 32. Menerima SPK

33. Memproduksi barang

34. Menyerahkan barang yang sudah diproduksi ke Bag. Gudang Bag.Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Bag. Gudang Komputer Mengirim barang

35. Menerima barang jadi dari Bag. Produksi 36. Membuka database Ms_Barang

37. Menampilkan database Ms_Barang

38. Menginput data barang jadi ke dalam Ms_Barang 39. Menyimpan data barang ke dalam Ms_Barang 40. Menginput data barang ke SJ

41. Menyimpan form SJ ke dalam Tr_SJ 42. Memilih tombol cetak pada Tr_SJ 43. Mencetak SJ 3 rangkap dari Tr_SJ

(34)

Bag. Gudang Bag. Keuangan Komputer Bag. Keuangan Komputer Bag. Keuangan Bag. Pengiriman Pelanggan Bag. Pengiriman Bagian Keuangan

44. Mengarsip SJ rangkap ke-3

45. Memberikan SJ rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bag. Pengiriman

46. Menginput Faktur Penjualan pada Tr_FP 47. Menyimpan data pada Tr_FP

48. Memilih tombol cetak pada Tr_FP

49. Mencetak FP sebanyak 2 (dua) rangkap pada Tr_FP 50. Memberikan FP 2 (dua) rangkap pada Bag.

Pengiriman

51. Menerima barang serta SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bagian Gudang dan FP rangkap ke-1 dan ke-2 dari Bag. Keuangan

52. Mengirim SJ rangkap ke-1 dan ke-2 dan FP rangkap ke-1 dan ke-2 beserta barang kepada pelanggan 53. Menerima barang serta SJ dan FP dari Bag.

Pengiriman

54. Mengotorisasi SJ dan FP

55. Mengarsip SJ rangkap ke-2 dan FP rangkap ke-2 56. Mengarsipkan SJ rangkap ke-1

57. Memberikan FP rangkap ke-1 yang telah diotorisasi kepada Bagian Keuangan

(35)

Komputer Bag. Keuangan Komputer Bag. Keuangan Pelanggan Bagian Keuangan Menagih piutang

59. Memberikan tanda ketika sudah mendekati jatuh tempo

60. Mengecek FP yang hampir jatuh tempo pada Tr_FP 61. Menampilkan FP yang hampir jatuh tempo melalui

tanda warna

62. Menagih piutang sesuai dengan FP 63. Melakukan pembayaran

64. Menukar FP rangkap ke-1 dan rangkap ke-2 dengan pelanggan Bag.Keuangan Komputer Bag. Keuangan Komputer Bag. Keuangan Bagian Akuntansi Bag. Keuangan Menerima pembayaran

65. Menerima pembayaran piutang sesuai dengan FP yang diterima

66. Menerima pembayaran dari pelanggan 67. Menginput penerimaan kas pada Tr_BPK 68. Menyimpan data penerimaan kas pada Tr_BPK 69. Memilih tombol cetak pada Tr_BPK

70. Mencetak BPK 2 rangkap pada Tr_BPK

71. Menyerahkan BPK rangkap ke-1 kepada Bagian Akuntansi

72. Menerima BPK rangkap ke-1 dari Bag. Keuangan 73. Mengarsipkan BPK rangkap ke-1

(36)

Bag.Akuntansi Komputer Bag.Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Membuat laporan

75. Membuka menu laporan

76. Memilih periode waktu yang ditentukan

77. Memilih tombol cetak Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan, Laporan Piutang yang akan jatuh tempo, Laporan Piutang jatuh tempo dan Laporan Piutang yang sudah melewati jatuh tempo

78. Mencetak Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan, Laporan Piutang yang akan jatuh tempo, Laporan Piutang jatuh tempo dan Laporan Piutang yang sudah melewati jatuh tempo

79. Membuka menu jurnal

80. Memilih periode yang ditentukan 81. Memilih tombol cetak Jurnal

82. Mencetak Jurnal berdasarkan Tr_BPK

83. Menyerahkan Laporan-laporan dan Jurnal kepada Direktur

(37)

4.6 Detail Activity Diagram (DAD) Sistem yang Diusulkan

4.6.1.1 Mengecek Kelayakan Pelanggan

Gambar 4.4 DAD Mengecek Kelayakan Pelangganpada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(38)

4.6.1.2 Menerima Pemesanan

Gambar 4.5 DAD Menerima Pemesanan pada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(39)

4.6.1.3 Menyiapkan Bahan

Gambar 4.6 DAD Menyiapkan Bahan pada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(40)

4.6.1.4Memproduksi Barang

Gambar 4.7 DAD Memproduksi Barang pada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(41)

4.6.1.5 Mengirim Barang

Gambar 4.8 DAD Mengirim Barang pada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(42)

4.6.1.6Menerima Pembayaran

Gambar 4.9 DAD Menerima pembayaranpada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(43)

4.6.1.7Membuat Laporan

Gambar 4.10 DAD Membuat Laporan pada Sistem Penjualan Tunai yang Diusulkan

(44)

4.6.2 Penjualan Kredit

4.6.2.1 Mengecek Kelayakan Pelanggan

Gambar 4.11 DAD Mengecek Kelayakan Pelangganpada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(45)

4.6.2.2 Menerima Pemesanan

Gambar 4.12 DAD Menerima Pemesananpada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(46)

4.6.2.3 Menyiapkan Bahan

Gambar 4.13 DAD Menyiapkan Bahan pada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(47)

4.6.2.4Memproduksi Barang

Gambar 4.14 DAD Memproduksi Barang pada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(48)

4.6.2.5 Mengirim Barang

Gambar 4.15 DAD Mengirim Barang pada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(49)

4.6.2.6 Menagih Piutang

Gambar 4.16 DAD Menagih Piutang pada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(50)

4.6.2.7 Menerima Pembayaran

Gambar 4.17 DAD Menerima Pembayaran pada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(51)

4.6.2.8 Membuat Laporan

Gambar 4.18 DAD Membuat Laporan pada Sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

(52)

4.7 UML Class Diagram

(53)

4.8 Rancangan Database

4.8.1 Database Master Karyawan

Nama File : Ms_Karyawan Tipe File : Master

Primary Key : ID_Karyawan

Field Type Digit Keterangan

@ ID_Karyawan Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3 digit selanjutnya angka.

Nama_Karyawan Text 20

Alamat Text 40

Kota Text 15

No_Telp Text 12

Tanggal_Lahir Date/Time 8

Jenis_Kelamin Text 6 Pria / Wanita

Status Text 7 Status single / married

Posisi Text 20 Jabatan berdasarkan struktur

organisasi Tanggal_Bekerja Date/Time 8

Password Text 10

Tabel 4.5 Rancangan Database Karyawan pada Sistem yang Diusulkan

(54)

4.8.2 Database Master Barang

Nama File : Ms_Barang Tipe File : Master Primary Key : Kode_Barang

@Kode_Barang Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3 digit selanjutnya angka

Nama_Barang Text 20

Panjang Number 5 3 digit satuan, 2 decimal dan satuan dalam cm

Lebar Number 5 3 digit satuan, 2 decimal dan

satuan dalam cm

Tinggi Number 5 3 digit satuan, 2 decimal dan satuan dalam cm

Bahan Text 10 Standart / Duplex / Art Carton

/ Art Paper

Warna Text 8 Standart / Berwarna

Keterangan Text 30

Harga Currency 5

Stok Number 3 Jumlah persediaan barang

Tabel 4.6 Rancangan Database Barang pada Sistem yang Diusulkan

(55)

4.8.3 Database Master Pelanggan

Nama File : Ms_Pelanggan Tipe File : Master

Primary Key : ID_Pelanggan

@ID_Pelanggan Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3 digit selanjutnya angka

Nama_Pelanggan Text 20 Alamat Text 50 Contact_Person Text 20 No_Telepon Text 12 Fax Text 12 Email Text 40

Tabel 4.7 Rancangan Database Pelanggan pada Sistem yang Diusulkan

(56)

4.8.4 Database Transaksi Sales Order

4.8.4.1 Database Transaksi Sales Order Header

Nama File : Tr_SO_H Tipe File : Transaksi Primary Key : No_SO

Foreign Key : ID_Karyawan, ID_Pelanggan

@ No_SO Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3

digit selanjutnya angka

Tanggal Date/Time 8

ID_Karyawan Text 5

ID_Pelanggan Text 5

DP Currency 8

Pembayaran Text 8 Tunai / Kredit

Tabel 4.8 Rancangan Database Sales Order (Header) pada Sistem yang Diusulkan

(57)

4.8.4.2 Database Transaksi Sales Order Detail

Nama File : Tr_SO_D Tipe File : Transaksi Primary Key : No_SO Foreign key : Kode_Barang

@ No_SO Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3 digit selanjutnya angka

Kode_Barang Text 5

Panjang Number 5 3 digit satuan, 2 decimal dan satuan dalam cm Lebar Number 5 3 digit satuan, 2 decimal dan satuan dalam cm Tinggi Number 5 3 digit satuan, 2 decimal dan satuan dalam cm Bahan Text 10 Standart / Duplex / Art Carton / Art Paper

Warna Text 8 Standart / Berwarna

Keterangan Text 30

Harga Currency 8

Stok Number 3 Jumlah persediaan barang

Sub Total Number 8

Tabel 4.9 Rancangan Database Sales Order (Detail) pada Sistem yang Diusulkan

(58)

4.8.5 Database Transaksi Surat Jalan

4.8.5.1 Database Transaksi Surat Jalan Header

Nama File : Tr_SJ_H Tipe File : Transaksi Primary Key : No_SJ

Foreign key : ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_SO

@ No_SJ Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3

Tanggal Date/Time 8

ID_Karyawan Text 5 ID_Pelanggan Text 5

No_SO Text 5

Tabel 4.10 Rancangan Database Surat Jalan (Header) pada Sistem yang Diusulkan

(59)

4.8.5.2 Database Transaksi Surat Jalan Detail

Nama File : Tr_SJ_D Tipe File : Transaksi Primary Key : No_SJ

Foreign key : Kode_Barang

@ No_SJ Text 5

Kode_Barang Text 5

Nama_Barang Text 20

Kuantitas Number 3

Tabel 4.11 Rancangan Database Surat Jalan (Detail) pada Sistem yang Diusulkan

(60)

4.8.6 Database Transaksi Faktur Penjualan

Nama File : Tr_FP Tipe File : Transaksi Primary Key : No_FP

Foreign key : ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_SO, No_SJ

@ No_FP Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3

Tanggal Date/Time 8 ID_Karyawan Text 5 ID_Pelanggan Text 5 No_SO Text 5 No_SJ Text 5 Tanggal_JatuhTempo Date/Time 8 DP Currency 8 Sisa_Pembayaran Currency 8

Status Text 6 Paid / Unpaid

Tabel 4.12 Rancangan Database Faktur Penjualan pada Sistem yang Diusulkan

(61)

4.8.7 Database Transaksi Bukti Penerimaan Kas

Nama File : Tr_BPK Tipe File : Transaksi Primary Key : No_BPK

Foreign key : ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_FP, No_SJ

@ No_BPK Text 5 3 Digit pertama huruf dan 3

Tanggal Date/Time 8 ID_Karyawan Text 5 ID_Pelanggan Text 5 No_FP Text 5 No_SJ Text 5 DP Currency 8

Tipe Text 4 Cash / Giro / Cek

No_Bukti Text 15

Pembayaran Text 8

Tabel 4.13 Rancangan Database Bukti Penerimaan Kas pada Sistem yang Diusulkan

(62)

4.8.8 Database Transaksi Piutang

Nama File : Tr_Piutang Tipe File : Transaksi Primary Key : No_Piutang

Foreign key : No_FP, ID_Pelanggan, No_SO

@ No_Piutang Text 5 2 Digit pertama huruf dan 3 digit selanjutnya angka

Tanggal Date/Time 8

Tanggal Jatuh Tempo Date/Time 8

No_FP Text 5

No_SO Text 5

Total Piutang Currency 8

DP Currency 8

ID_Pelanggan Text 5

Tabel 4.14 Rancangan Database Piutang pada Sistem yang Diusulkan

(63)

4.9 Use Case Diagram

Gambar 4.20 Use Cas Diagram Penjualan Tunai dari Sistem yang Diusulkan

(64)

Gambar 4.21 Use Cas Diagram Penjualan Kredit dari Sistem yang Diusulkan

(65)

4.10 Navigation Diagram

4.10.1 Navigation Diagram Bagian Marketing

Menginput ke dalam

Tr_SO Menghapus _{data dalam} Tr_SO

Jika pelanggan memiliki piutang lebih dari limit kredit

Gambar 4.22 Navigation Diagram Bagian Marketing dari Sistem yang Diusulkan

(66)

4.10.2 Navigation Diagram Bagian Gudang

Mengupdate barang jadi yang telah selesai diproduksi Memilih pelanggan yang diinginkan Memilih No. SO Memilih barang yang ingin dikirim

Gambar 4.23 Navigation Diagram Bagian Gudang dari Sistem yang Diusulkan

(67)

4.10.3 Navigation Diagram Bagian Keuangan Memilih No. SO Memilih No. SJ Memilih Pelanggan Memilih pembayaran DP/Pelunasan Memilih No.FP jika pembayaran pelunasan Menampilkan Piutang yang hamper jatuh tempo

Gambar 4.24 Navigation Diagram Bagian Keuangan dari Sistem yang Diusulkan

(68)

4.10.4 Navigation Diagram Bagian Akuntansi Menentukan Tanggal Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan Laporan Barang Terlaku Laporan Piutang Laporan Piutang Jatuh Tempo Laporan Piutang yang Akan Jatuh Tempo Laporan Piutang yang Telah Jatuh Tempo Laporan Penerimaan Kas Laporan Penjualan Lap Penjualan per pelanggan

Gambar 4.25 Navigation Diagram Bagian Akuntansi dari Sistem yang Diusulkan

(69)

4.11 Rancangan Formulir

4.11.1 Rancangan Formulir Sales Order

PT. Indah Grafik Inti

Jl. Kapuk Pulo Indah No.10, Jakarta Barat Telp. (62-21) 5405343, Fax. (62-21) 5405342

SALES ORDER

No_SO SO999 Tanggal dd / mm / yyyy ID Pelanggan PL999 Nama Pelanggan xxxxx DP Rp. 99.999.999,- No. Kode Barang Nama Barang Ku anti tas

Ukuran Bahan

War-na Harga Sub Total 1. 2. 3. 4. 5. BR999 BR999 BR999 BR999 BR999 xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx 999 999 999 999 999 999.99x999.99x999.99cm 999.99x999.99x999.99cm 999.99x999.99x999.99cm 999.99x999.99x999.99cm 999.99x999.99x999.99cm xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx Rp99.999,- Rp99.999,- Rp99.999,- Rp99.999,- Rp99.999,- Rp99.999.999,- Rp99.999.999,- Rp99.999.999,- Rp99.999.999,- Rp99.999.999,- Grand Total Rp.99.999.999,- Diotorisasi Oleh : xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx (Bagian Marketing) (Bag.Gudang)

Gambar 4.26 Rancangan Formulir Sales Order dari Sistem yang Diusulkan

(70)

4.11.2 Rancangan Formulir Surat Jalan

SURAT JALAN

Tanggal dd / mm / yyyy No_SJ SJ999 No_SO SO999 ID_Pelanggan PL999

Nama Pelanggan xxxxx Contact Person xx---20---xxx Alamat Pelanggan xxxxx No Telp

No. Kode Barang

Nama Barang Kuantitas 1. 2. 3. 4. 5. BR999 BR999 BR999 BR999 BR999 xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx 999 999 999 999 999 Keterangan:... ... ... Diotorisasi Oleh : xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx (Bag. Prngiriman) (Pelanggan) (Bag. Gudang)

Gambar 4.27 Rancangan Formulir Surat Jalan dari Sistem yang Diusulkan

(71)

4.11.3 Rancangan Formulir Faktur Penjualan

FAKTUR PENJUALAN

No_FP FP999 Penjualan xxxxxx

Tanggal dd / mm / yyyy Tanggal Jatuh Tempo dd/mm/yyyy ID_Pelanggan PL999 Nama Pelanggan xxxxx No_SO SO999 No_SJ SJ999 No. Kode Barang

Nama Barang Kuantitas Harga Sub

Total 1. 2. 3. 4. 5. BR999 BR999 BR999 BR999 BR999 xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx 999 999 999 999 999 Rp.99.999,- Rp.99.999,- Rp.99.999,- Rp.99.999,- Rp.99.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Grand Total Rp.99.999.999,- DP Rp.99.999.999,- Sisa Bayar Rp.99.999.999,- Diotorisasi Oleh : xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx (Pelanggan) (Bag. Keuangan)

Gambar 4.28 Rancangan Formulir Faktur Penjualan dari Sistem yang Diusulkan

(72)

4.11.4 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Kas

BUKTI PENERIMAAN KAS

No_BPK BPK999 Tanggal dd / mm / yyyy No SO SO999 ID_Pelanggan PL999 No_FP FP999 Nama_Pelanggan xxxxx Terbayar Rp. 99.999.999 ,- Pembayaran Atas xxxxxxxxx Tipe Pembayaran xxxxxx No_Bukti xxxxxxxxxxxxxxx Diotorisasi Oleh : xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx (Bag. Akuntansi) (Bag. Keuangan)

Gambar 4.29 Rancangan Formulir Faktur Penjualan dari Sistem yang Diusulkan

(73)

4.12 Rancangan Layar

4.12.1 Rancangan Layar Login

Gambar 4.30 Rancangan Layar Login dari Sistem yang Diusulkan

(74)

4.12.2 Rancangan Layar Menu Utama

Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Utama dari Sistem yang Diusulkan

(75)

4.12.3 Rancangan Layar Sub Menu Master 4.12.3.1 Rancangan Layar Master Karyawan

Gambar 4.32 Rancangan Layar Master Karyawan dari Sistem yang Diusulkan

(76)

4.12.3.2 Rancangan Layar Master Pelanggan

Gambar 4.33 Rancangan Layar Master Pelanggan dari Sistem yang Diusulkan

(77)

4.12.3.3 Rancangan Layar Master Barang

Gambar 4.34 Rancangan Layar Master Barang dari Sistem yang Diusulkan

(78)

4.12.4 Rancangan Layar Sub Menu Transaksi 4.12.4.1 Rancangan Layar Sales Order

(79)

Pada saat pelanggan mencari mengklik data pelanggan.

Apabila pelanggan tersebut memiliki total pemesanan dan piutang melebihi limit kredit maka akan muncul warning, dimana pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan.

Gambar 4.35 Rancangan Layar Sales Order dari Sistem yang Diusulkan

(80)

4.12.4.2 Rancangan Layar Surat Jalan

Gambar 4.36 Rancangan Layar Surat Jalan dari Sistem yang Diusulkan

(81)

4.12.4.3 Rancangan Layar Faktur Penjualan

Gambar 4.37 Rancangan Layar Faktur Penjualan dari Sistem yang Diusulkan

(82)

4.12.4.4 Rancangan Layar Warning Jatuh Tempo

Gambar 4.38 Rancangan Layar Warning Jatuh Tempo dari Sistem yang Diusulkan

(83)

4.12.4.5 Rancangan Layar Bukti Pengeluaran Kas

Gambar 4.39 Rancangan Layar Bukti Penerimaan Kas dari Sistem yang Diusulkan

(84)

4.12.5 Rancangan Layar Sub Menu Laporan

Gambar 4.40 Rancangan Layar Sub Menu Laporan dari Sistem yang Diusulkan

(85)

4.12.6 Rancangan Layar Sub Menu Jurnal

Gambar 4.41 Rancangan Layar Sub Menu Jurnal dari Sistem yang Diusulkan

(86)

4.13 Rancangan Laporan dan Jurnal

4.12.1 Rancangan Laporan Penjualan per Periode

Jl. Kapuk Pulo Indah No.10, Jakarta Barat

Laporan Penjualan

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

dd/mm/yyyy

Tanggal No_SO ID_Cust DP Pem- Kode Nama Qty Harga Subtotal bayaran Barang Barang

dd/mm/yyyy SO999 PL999 Rp.99.999.999,- xxxxx BR999 xxxxx xxx Rp. 99.999,- Rp.99.999.999,- _________________________________________ Rp.99.999.999,-Total: Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy SO999 PL999 Rp.99.999.999,- xxxxx BR999 xxxxx xxx Rp. 99.999,- Rp.99.999.999,- BR999 xxxxx xxx Rp. 99.999,- Rp.99.999.999,- BR999 xxxxx xxx Rp. 99.999,- Rp.99.999.999,- _________________________________________ Rp.99.999.999,-dd/mm/yyyy SO999 PL999 Rp.99.999.999,- xxxxx BR999 xxxxx xxx Rp. 99.999,- Rp.99.999.999,- BR999 xxxxx xxx Rp. 99.999,- Rp.99.999.999,-_________________________________________ Rp.99.999.999,-Total: Rp.99.999.999,- Grand Total: Rp.999.999.999,-

Gambar 4.42 Rancangan Laporan Penjualan dari Sistem yang Diusulkan

(87)

4.12.2 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan per Periode

Laporan Penjualan Per Pelanggan

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

dd/mm/yyyy

Tanggal No_SO ID_Cust Nama DP Penjualan Subtotal dd/mm/yyyy SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. 99.999.999,-Total: Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. 99.999.999,- SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. 99.999.999,-dd/mm/yyyy SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. 99.999.999,- SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- xxxxxx Rp. 99.999.999,- Total: Rp.99.999.999,- Grand Total: Rp.999.999.999,-

Gambar 4.43 Rancangan Laporan Penjualan Per Pelanggan dari Sistem yang Diusulkan

(88)

4.12.3 Rancangan Laporan Barang Terlaku

Laporan Barang Terlaku

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

Kode_Barang Nama_Barang Banyak Pemesanan Total Harga BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ BR999 xxxxxxxxx xxx Grand Total: xxx Rp.999.999.999,-

Gambar 4.44 Rancangan Laporan Barang Terlaku dari Sistem yang Diusulkan

(89)

4.12.4 Rancangan Laporan Pelanggan yang Paling Banyak Memesan

Laporan Pelanggan paling banyak Memesan

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

Kode_Barang Nama_Pelanggan Banyak Pemesanan Total Harga PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Rp.99.999.999,-_________________________________________________________________ PL999 xxxxxxxxx xxx Grand Total: xxx Rp.999.999.999,-

Gambar 4.45 Rancangan Laporan Pelanggan yang Paling Banyak Memesan dari Sistem yang Diusulkan

(90)

4.12.5 Rancangan Laporan Penerimaan Kas

Laporan Penerimaan Kas

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

dd/mm/yyyy

Tanggal No_BPK ID_Cust Nama Pem- No. No. Tipe No. Terbayar Cust bayaran FP SO Bukti

dd/mm/yyyy BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- _________ Total: Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- BPK999 PL999 xxxx xxxxx FP999 SO999 xxxx xxx Rp.99.999.999,- _________ Total: Rp.99.999.999,- Grand Total: Rp.999.999.999,-

Gambar 4.46 Rancangan Laporan Penerimaan Kas dari Sistem yang Diusulkan

(91)

4.12.6 Rancangan Laporan Piutang yang akan Jatuh Tempo

Laporan Piutang yang akan Jatuh Tempo

dd/mm/yyyy

ID Nama Tanggal No_SO No_FP Status Pelanggan Pelanggan Jatuh Tempo

PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx PL999 xxxxx dd/mm/yyyy SO999 FP999 xxx

Gambar 4.47 Rancangan Laporan Piutang yang Jatuh Tempo dari Sistem yang Diusulkan

(92)

4.12.7 Rancangan Laporan Piutang Jatuh Tempo

Laporan Piutang Jatuh Tempo

dd/mm/yyyy

Gambar 4.48 Rancangan Laporan Piutang Jatuh Tempo dari Sistem yang Diusulkan

(93)

4.12.8 Rancangan Laporan Piutang yang Telah jatuh tempo

Laporan Piutang yang telah Jatuh Tempo

dd/mm/yyyy

Gambar 4.49 Rancangan Laporan Piutang yang Telah Jatuh Tempo dari Sistem yang Diusulkan

(94)

4.12.9 Rancangan Laporan Piutang

Laporan Piutang

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

dd/mm/yyyy

Tanggal Tanggal No No_SO ID Pel Nama Piutang DP Jatuh Tempo Piutang Pelanggan

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,-

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- dd/mm/yyyy PU999 SO999 PL999 xxxxx Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,-

Rp.999.999.999,- Rp999.999.999.-

Gambar 4.50 Rancangan Laporan Piutang dari Sistem yang Diusulkan

(95)

4.12.10Rancangan Jurnal

Jurnal

01 Jan 20XX s/d 31 Jan 20XX

dd/mm/yyyy

Tanggal No.SO FP999/ BPK999

Nama Akun Debet Kredit

dd/mm/yyyy SO999 BPK999 SO999 FP999 SO999 BPK999 dd/mm/yyyy SO999 FP999 SO999 BPK999 Kas Pembayaran dimuka Piutang Pembayaran dimuka Penjualan Kas Piutang Piutang Pembayaran dimuka Penjualan Kas Piutang Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.99.999.999,- Rp.999.999.999,- Rp.999.999.999,-

Gambar 4.51 Rancangan Jurnal dari Sistem yang Diusulkan

(96)

4.13 Matriks Pembangunan dan Penerapan Sistem 4.13.1 Matriks Jadwal Pengolah Data

No. Kegiatan Mulai Selesai Durasi

1. Investigation Pert 2 Pert 6 1 minggu

2. Analysis Pert 3 Pert 10 2 minggu

3. System Design Pert 4 Pert 10 3 minggu

4. Coding Pert 7 Pert 10 4 minggu

5. Implementation Pert 11 Pert 12 1 minggu

Tabel 4.15 Tabel Matriks Jadwal Pembangunan dan Penerapan Sistem yang Diusulkan

(97)

4.13.2 Matriks Distribusi Laporan Nama Laporan Bagian Akuntansi Bagian Keuangan Bagian Marketing Laporan Penjualan 9 9

Laporan Penjualan Per Pelanggan 9 9

Laporan Penerimaan Kas 9 9

Laporan Barang Terlaku 9 9

Laporan Pelanggan yang paling banyak memesan 9 9 Laporan Piutang yang Akan Jatuh Tempo 9 9

Laporan Piutang Jatuh Tempo 9 9

Laporan Piutang yang Telah Jatuh Tempo 9 9

Laporan Jurnal 9

Tabel 4.16 Tabel Matriks Distribusi Laporan pada Sistem yang Diusulkan

(98)

4.13.3 Matriks Level Akses Menu Bagian Marketing Bagian Gudang Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Administrasi

Master Pelanggan C,R,U,D C,R,U,D

Master Karyawan C,R,U,D

Master Barang C,R,U,D C,R,U,D

Master Bahan Baku C,R,U,D C,R,U,D

Warning Jatuh Tempo R R

Transaksi Sales Order C,R,U,D C,R,U,D

Transaksi Sales Jalan C,R,U,D C,R,U,D

Transaksi Faktur

Penjualan C,R.U,D C,R,U,D

Transaksi Bukti

Penerimaan Kas C,R,U.D C,R,U,D

Laporan C,R,U,D C,R,U,D

Jurnal C,R,U,D C,R,U,D

Keterangan:

C : Create U : Update R : Read D : Delete

Tabel 4.17 Tabel Matriks Level Akses pada Sistem yang Diusulkan

(99)

4.14 Rencana Implementasi

Untuk melaksanakan sistem penjualan kredit yang sudah terkomputerisasi pada PT. Indah Grafik Inti, maka diperlukan komputer sebagai alat bantu untuk menunjang pelaksanaan sistem tersebut. Adapun sarana komputer yang akan digunakan adalah sebagai berikut:

• Perangkat keras / Hardware - Monitor 15”

- Minimal Processor P IV 2.0 Ghz - Motherboard Integrated VGA - Minimal RAM 256 MB DDR - Minimal Hard Disk 40GB - CD RW / CD Rom

- Integrated LAN 10/100 Mbps - PS2 Keyboard

- PS2 Optical Scroll Mouse - Printer Laser Jet

• Perangkat lunak / Software

- Sistem Operasi : Windows XP Profesional

- Alat bantu perancangan program : Visual Basic 6.0 - Basis Data : Microsoft Office Access 2003

- Alat bantu perancangan laporan : Crystal Report 8.5

• Pengguna / Brainware

Pengoperasian sistem dilakukan oleh: 1. Direktur 2. Bagian Marketing 3. Bagian Gudang 4. Bagian Keuangan 5. Bagian Akuntansi 6. Admin