HUBUNGAN TEKONOLOGI PERKANTORAN DAN SARANA PRASANA KANTOR DALAM PENINGKATAN KINERJA
THE RELATIONSHIP BETWEEN OFFICE TECHNOLOGY AND OFICE FACILITIES INFRASTRUCTURE IN IMPROVING EMPLOYEES’ PERFORMANCE
Oleh Dela Igna Abdilla
165211004
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Email: delaabdilla@gmail.com
Abstrak
Sarana dan prasarana kantor sangat penting di era modern seperti sekarang. Banyak sekali sarana dan prasana yang lebih canggih untuk melancarkan kelangsungan kegiatan kantor agar terlaksana dengan efisien dan efektif. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana hubungan antara Sarana Prasarana dan Teknologi terhadap kinerja karyawan dalam kehidupan perkantoran. Metode yang digunakan yaitu metode tinjauan pustaka. Informasi didapatkan dengan membuat kerangka berfikir dengan memilih tinjauan pustaka yang tepat dari beberapa referensi buku dan jurnal yang sudah ada, lalu mengutip dengan baik dan benar. Tanpa adanya sarana dan prasana akan mustahil tujuan akan tercapai, akan lebih efektif dan efisien jika diberi teknologi perkantoran yang canggih. Dengan adanya teknologi perkantoran beban pekerjaan karyawan akan sedikit berkurang dan akan menciptakan suatu kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Diharapkan setiap perusahaan harus lebih mementingkan hal yang berkaitan dengan sarana prasana kantor demi meningkatkan kinerja karyawannya.
Kata Kunci : Sarana dan Prasarana, Teknologi, Kinerja Karyawan
Abstract
Office facilities and infrastructure are very important in today's modern era. Lots of facilities and infrastructure are more sophisticated to expedite the continuity of office activities to run efficiently and effectively. This study aims to determine how the relationship between facilities Infrastructure and Technology toward the employee performance in the office life. The method used is literature review method. Information is gained by creating a thinking framework by selecting a proper literature review of some existing reference books and journals, then quoting them correctly. In the absence of facilities and infrastructure will be impossible to achieve goals. It will be more effective and efficient if the office is given sophisticated technology. With the existence of the office technology, the workload of employees will decrease and it will create an ease in performing office work. It is expected that every company should be more concerned with matters relating to office facilities to improve the employees’ performance.
PENDAHULUAN
Hal yang sangat mendukung dalam kelancaran kegiatan sebuah kantor adalah Sarana dan Prasarana. Sarana dan prasarana kantor memang sangat penting di era modern seperti sekarang. Banyak sekali sarana dan prasana yang lebih canggih dan efisien untuk melancarkan kelangsungan kegiatan kantor. Ketika kita bekerja di sebuah kantor pasti kita meninjau terlebih dahulu apakah sarana dan prasana yang akan kita pakai ini menunjang atau bahkan sebaliknya. Maka dari itu perlu adanya keseimbangan antara keahlian dengan sarana dan prasana yang akan kita pakai nantinya. Keahlian dengan sarana dan prasarana akan berhubungan langsung dengan peningkatan mutu dari produk atau jasa yang akan dihasilkan.
Menurut Chaniago (2013:49) “Sarana dan Prasarana kantor adalah sesuatu berupa fisik yang menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor”. Dalam hal ini bahwa karyawan, baik yang berada pada level manajer maupun level bawah, merupakan sumber daya yang paling berharga. Semua pekerjaan kantor dilaksanakan oleh semua pihak yang ada di kantor, tentunya sarana dan prasana juga dipakai oleh seluruh pihak yang akan melakukan pekerjaan di kantor. Tanpa adanya sarana dan prasana akan mustahil tujuan akan tercapai, akan lebih efektif dan efisien jika diberi teknologi perkantoran yang canggih. Dengan adanya teknologi perkantoran beban pekerjaan karyawan akan sedikit berkurang dan akan menciptakan suatu kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Karyawan tidak akan kebosanan dan akan mengurangi keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang dan banyak, mereka bisa berisitirahat sebentar seperti bermain game di laptop yang
nantinya akan menumbuhkan semangat lagi ketika mereka bosan.
Sementara itu jika kita melihat dari fungsinya sarana dan prasarana kantor akan memotivasi para karyawannya untuk bekerja lebih giat lagi dan mencapai tujuan yang maksimal. Jika digabungkan dengan teknologi perkantoran yang canggih maka karyawan tidak perlu banyak waktu untuk memelihara sarana dan prasana yang mereka gunakan nantinya. Mereka akan menjadi lebih produktif terhadap pekerjaan yang mereka kerjakan, kita bisa menilai tingkat produktifitas karyawan ini dilihat dari seberapa besar kemauan mereka terhadap pekerjaan yang akan mereka kerjakan. Jika mereka tidak sama sekali ada kemauan, maka pekerjaan kantor yang akan mereka kerjakan tidak akan terselesaikan dengan baik. Kemauan karyawan bisa bertambah dengan adanya sarana dan prasarana yang baik, ketika karyawan menyusun tempat kerja, menyusun alat-alat kantor pada letak yang tepat, dan pengaturan tempat kerja, maka akan menciptakan kemauan atau semangat untuk bekerja. Dengan adanya teknologi karyawan bisa menata ulang tempat bekerja mereka ketika mereka bosan.
Dalam pencapaian efektivitas kerja dan efisiensi kerja, banyak sekali faktor yang menentukan sehingga tujuan utama dari sebuah kantor ini tercapai, mulai dari hubungan sarana prasarana dengan keahlian karyawan dalam bekerja, lalu sarana prasana dan teknologi perkantoran, kemauan karyawan dengan teknologi perkantoran yang dipakai ketika karyawan bekerja, itu suatu kolaborasi yang akan memudahkan semua pekerjaan kantor.
kinerja karyawan yang baik, penulis akan lebih berfokus pada sarana dan prasarana dan teknologi perkantoran, maka dari itu penulis akan mengkaji dalam jurnal yang
berjudul “HUBUBUNGAN
TEKONOLOGI PERKANTORAN
DENGAN SARANA DAN PRASANA KANTOR DALAM PENINGKATAN KINERJA”.
PEMBAHASAN
Pekerjaan kantor yang berulang-ulang dan banyak pasti membutuhkan dukungan sarana dan prasarana yang baik dan memadai. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), “Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Sedangkan Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses dalam pekerjaan kantor (usaha, pembangunan, proyek)”. Antara sarana dan prasarana keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Kita bisa membedakannya dari segi benda mati dan bergerak. Sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak (mati). Walaupun dalam prasarana benda-bendanya tidak bergerak, karyawan harus bisa mentaati atau melakukan sesuatu sesuai dengan aturan dengan teliti karena prasana ini biasanya digunakan untuk jangka waktu yang panjang, seperti SOP (Standar Operating Procedure) buku petunjuk pelaksanaan kantor dan lain sebagainya.
Sarana
Sarana berupa alat, merupakan sarana yang berarti alat yang dipakai secara langsung oleh karyawan, pemakaiannya pun terbilang gampang habis atau bisa habis dalam jangka waktu yang pendek, jenis alat ini adalah alat yang mencakup dalam proses kegiatan pelaksanaan kegiatan kantor, perlengkapan kantor, dan bahan pakai habis. Misalnya saja yang masuk ke dalam golongan jenis
ini adalah kursi, meja, alat tulis untuk mencatat sebuah laporan atau tinta bahkan kertas untuk membuat suatu laporana/ surat, selanjutnya tempat penyimpanan dokumen/arsip atau teknologi seperti komputer/laptop yang memang membutuhkan waktu lebih dalam pemeliharannya jika rusak. Semua alat ini sangat mendukung dalam pelaksanaan kegiatan kantor dan kinerja pegawai akan lebih baik. Tetapi masih ada saja karyawan yang memang belum bisa memanfaatkan bahkan memakai/menjalankan sarana yang disediakan oleh kantor. Maka dari itu perlu adanya pelatihan atau sekedar memberi karyawan cara kerja dan pemakaiannya agar alat tersebut bisa di manfaatkan. Prasarana
Prasarana merupakan benda mati atau non fisik yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi karyawan yang sedang bekerja di sebuah kantor. Dengan adanya prasarana kantor karyawan bisa melaksanakan kegiatan kantor sesuai dengan aturan dan tata tertib yang berlaku di kantor tersebut. Misalnya saja peraturan-peraturan yang sudah dibuat oleh kantor, operational books, manual kantor, dan SOP (Standar Operating Procedure).
produk atau jasa yang bagus, tetapi akibat ketidak nyamanan karyawan dengan sarana dan prasarana yang kantor sediakan karyawan malah keluar di tengah jalan. Itu hal yang buruk jika banyak karyawan yang keluar masuk perusahaan.
Jenis-Jenis Sarana Dan Prasarana a. Peralatan dan Perlengkapan didalam
Kantor
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Agar seluruh pelaksanaan kegiatan kantor berjalan dengan seefektiv dan seefisien mungkin. Peralatan/perlengkapan kantor dapat dibagi dalam beberapa kelompok, yaitu sebagai berikut:
1. Barang Lembaran/Helaian - Kertas (Paper)
Kertas akan digunakan dalam kegiatan kantor dengan ukuran yang memang sudah ditentukan dalam perkantoran. Biasanya kertas yang dipakai itu adalah kertas yang ukurannya A4. Sudah pasti dalam kegiatan kator kertas sangat banyak digunakan seperti untuk membuat surat ataupun laporan. - Folio Bergaris
- Kertas karbon (Carbon Paper)
Carbon paper ini adalah lembaran yang digunakan untuk meminimalisir pekerjaan dalam penggandaan dokumen. Kertas karbon digunakan tepat dibawah kertas yang sedang kita isi/tulis dan secara otomatis akan tercopy pada kertas selanjutnya. - Kertas Stensil
Kertas Stensil adalah kertas yang meminimalisir dalam penggandaan dokumen sama seperti kertas karbon. Tetapi yang membedakannya adalah kertas stensil ini digunakan untuk menggandakan kertas
yang besar (biasanya untuk penggandaan surat)
- Formulir
Sebuah lembaran yang sudah terdapat tulisan berupa isian biasanya seperti kertas untuk data diri.
Sebuah lembaran transparan dan digunakan untuk meletakkan huruf dan angka yang telah di print di suatu alat yaitu OHP (Over Head Proyektor).
Biasanya digunakan untuk memperlihatkan huruf dan angka pada saat rapat.
- Amplop (Evelope)
Amplop digunakan untuk membungkus surat-surat yang akan dikirimkan kepada perusahaan maupun instansi lain, sehingga isi dalam amplop tersebut (surat) bisa terlindungi dan terjaga kerahasiaannya. Dan tidak akan terbaca oleh pihak yang memang tidak berkepentingan.
2. Alat Tulis Kantor
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu shiny stamp, ballpoint, lem, clip, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), stempel, pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
3. Berbentuk Buku
- Buku Catatan (Black Note) - Buku Pedoman Organisasi - Buku Tamu
- Buku Agenda Surat
4. Mesin Kantor
Beberapa mesin kantor memang pada umumnya digunakan untuk pekerjaan secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Menurut Gie (2000:229) mesin kantor dapat digolongkan sebagai berikut:
- Typewriter (Mesin Tik)
- Dictating Machine (Mesin Dikte)
- Calculating Machine (Mesin Hitung)
- Mailing Machine (Mesin untuk keperluan surat menyurat) - Duplicating Machine (Mesin
penggandaan wakat)
Pengelolaan Sarana dan Prasarana yang ada didalam Kantor
Pengelolaan sarana dan prasarana memang sangat dibutuhkan agar semua kegiatan kantor terlaksana dengan lancar, sebaliknya jika pengelolaan sarana dana prasarana tidak baik maka tidak akan mendapatkan manfaat dan malah akan terbengkalai atau membuang uang seraya barang itu sudah dibeli. Pengelolaan yang baik, efektif dan efisien mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan agar berjalan dengan lancar. Tujuan diadakannya pengelolaan sarana dan prasarana kantor yaitu untuk melancarkan pelaksanaan kegiatan kantor secara efisien dan baik. Pengelolaan bisa mempermudah karyawan agar tidak terjadi kerusakan yang fatal, baik yang bersifat administrasi maupun teknik operasional. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor ada beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu :
a. Pengadaan/Creating
Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua alat dan barang yang dibutuhkan untuk menunjang pelaksaan tugas, dan telah direncanakan sebelumnya. Menurut Donald J. Bowersox, (2001:67) “sebelum kantor menyediakan semua alat dan barang yang dibutuhkan, proses perencanaan merupakan satu proses yang harus ditempuh agar pengadaan yang ada menjadi berguna dan pengadaan yang ada tidak akan terbengkalai lalu tidak akan memboroskan anggaran perusahaan”. Pengadaan ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor dan prosedur kantor tersebut.
b. Penyimpanan/Saving
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyimpan hasil dari kegiatan kantor
baik dari hasil kantor itu sendiri, barang yang dibeli di instansi lain, atau yang diperoleh ketika kantor meminta bantuan pada instansi lain. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
- Agar tidak terjadi kehilangan barang.
- Agar barang tidak cepat rusak. - Memudahkan dalam
pengawasan.
- Agar tersusun dengan rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. - Memudahkan dalam analisis
barang.
Ketika melakukan kegiatan penyimpanan maka ada hal yang harus dilakukan terlebih dahulu, yaitu:
1. Klasifikasi
Seperti halnya karyawan menyimpan arsip/dokumen, penyimpanan sarana dan prasana juga perlu adanya klasifikasi, seperti kode identifikasi barang agar jika ada barang yang terlihat sama tidak akan tertukar.
2. Tempat Penyimpanan
Ketika menyimpan sarana dan prasarana karyawan tidak boleh sembarang menyimpan barang di tempat yang belum ditentukan. Harus adanya syarat seperti keamanan, pengendalian dan tata cara penyimpannnya itu sendiri.
c. Pemeliharaan/Maintenance
tidak hilang jika sering melakukan kegiatan mengecek barang, agar sarana dan prasarana tidak akan mudah kotor dan akan selalu bersih.
d. Distribusi/ Distribute
Distribusi merupakan kegiatan dimana barang/bahan akan disalurkan dari penyimpanan untuk dipakai/direalisasikan ke karyawan yang membutuhkan dengan kata lain ini adalah pemanfaatan sarana dan prasarana kantor. Agar penyaluran sarana dan prasarana terselenggara dengan lancar maka harus dilakukan kerjasama yang erat antara karyawan yang akan menggunakan barang/bahan dan para petuugas penyimpanan seperti, karyawan harus memberi tahu petugas dengan jelas apa saja yang dibutuhkan untuk memperlancar proses penyaluran, lalu petugas penyimpanan harus lebih cekatan untuk memproses permintaan yang sudah diberitahkan oleh karyawan agar tidak ada yang tertinggal atau kurang dan mengirimkannya dengan lancar kepada karyawan.
e. Penggunaan/Inventarisasi
Ketika karyawan membutuhkan suatu barang dan tidak di disetujui, itu karena memang ada barang yang tidak semua karyawan bisa pakai/ tidak sembarang orang. Maka dari itu penggunaan barang digolongkan menjadi dua golongan yaitu penggunaan/inventaris yang habis pakai dan penggunaan/inventaris yang tidak habis sekali pakai atau bisa dipakai dalam jangka waktu yang panjang. Teknologi Perkantoran
Dalam bahasa Perancis, Teknologi adalah La Teknique yang berarti semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi yaitu cara melakukan sesuatu
untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”. Jadi bisa kita simpulkan bahwa teknologi ini akan mempermudah manusia dalam mengerjakan suatu kegiatan, baik itu secara pribadi maupun dalam pekerjaan.
Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang berarti ruang tempat orang bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan lain sebagainya. Secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/ aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan dan diberikan pada yang membutuhkannya. Menurut Atmosudirdjo “bahwa pengertian dari kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil, dan operasi ketatausahaan guna membantu pemimpin dalam mencapai tujuan kantor”.
Bisa kita simpulkan bahwa pengertian dari Teknologi Perkantoran adalah teknologi yang dibuat atau dirancang untuk diaplikasikan dalam kegiatan / aktivitas perkantoran guna mempermudah pekerjaan yang ada dikantor. Seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dan efektif dengan menggunakan teknologi yang canggih yaitu mesin – mesin kantor.
Jenis-Jenis Teknologi Perkantoran Sedarmayanti (2001:52) menyatakan “Tiga jenis mesin yang umumnya terdapat di kantor yaitu, Labour Saving Machine, Money Saving dan Time Saving Machine”.
1. Labour Saving Machine (Mesin Penghemat Tenaga Kerja)
Mesin ini akan mengurangi beban manusia karena akan menghemat tenaga, fisik, dan pikiran manusia. Mesin-mesin ini biasanya dipergunakan untuk unit-unit yang besar seperti pergudangan, bangunan, pembuatan bahan, komputer dan lain sebagainya yang ada pada pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif (paperwork). Tetapi, di setiap perusahaan dalam penggunaan mesin pasti masih ada mesin yang memang masih digerakkan/ dioperasikan oleh manusia, biasanya mesin-mesin kecil dan disebut Mesin Mekanik.
2. Money Saving (Mesin Untuk Menghemat Anggaran)
Mesin yang di desain sebagai mesin-mesin untuk mass-production. Biasanya kantor menggunakan mesin ini karena untuk menghemat pengeluaran uang. Penggunan mesin ini di samping mesin-mesin engineering/ bersifat teknik dan tahan dalam jangka waktu yang panjang sepeti mesin-mesin komputer, mesin pintal, mesin pengganda dan lain sebagainya.
3. Time Saving Machine (Mesin Untuk Menghemat Waktu)
Mesin yang di desain untuk memanfaatkan penggunaan waktu agar karyawan tidak usah membuang-buang waktunya hanya untuk mengoperasikan mesin ini. Misalnya saja seperti mesin foto kopi, komputer, mesin pengganda, alat komunikasi dan lain sebaginya.
Teknologi Perkantoran bisa digolongkan menurut sifatnya, yaitu sebagai beikut: 1. Mesin Untuk Menghimpun (Collecting)
Mesin ini digunakan untuk membantu karyawan dalam mengusaahakan tersedianya segala keterangan. Contohnya : Pembuka surat, mesin penjilid, pemotong kertas, stepler, Hechtmachine, stapler remover.
2. Mesin Untuk Mencatat (Record)
Mesin ini digunakan untuk membantu karyawan dalam membubuhkan keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang akan dibaca, dikirim dan disimpan. Contohnya : Mesin pencetak perangko, stempel, Mesin pencatat uang kas, Mesin perekan gambar / suara, scanner. Mesin Mesin pencatat waktu (Time recorder), penulis nominal cek, Mesin pencatat kehadiran, alat penghitung.
3. Mesin Untuk Mengolah (Process) Mesin ini digunakan untuk membantu karyawan dalam mengolah keterangan-keterangan berupa angka yang nantinya akan disajikan/ disampaikan kepada pihak-pihak yang terlibat. Contohnya : Mesin jumlah, Mesin penghitung uang, Timbangan elektronik, Mesin hitung, Mesin timbangan surat, dan Komputer.
4. Mesin Untuk Menggandakan (Duplicate)
Mesin ini digunakan untuk membantu karyawan dalam menggandakan berupa informasi kepada pihak lain. Contohnya: Mesin fotocopy, Risograph, Mesin stensil (Stencil duplicator), Mesin stensil spiritus (Spirit duplicator), Mesin perekam sheet, Printer, Electronik copy board.
6. Mesin Untuk Menyimpan (Save)
Mesin ini digunakan untuk membantu karyawan dalam hal menaruh barang/ warkat. Contohnya : Komputer, Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang ketas (perforator), Hard disk, Compact disk, Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api), Flopy disk, Flash disk, Mobile Filling System.
Selain mesin-mesin diatas ada mesin yang memang diperlukan untuk membuat para karyawan dari level manajer maupun level bawah ini akan memberikan kenyamanan dan keamanan, yaitu sebagai berikut:
- Mesin penyimpanan uang (brankas) - Closed Circuit Television (CCTV) - Alarm
- Mesin Laminating - MikroFilm
- Petty Cash Box - Pengaman Data
- Automatic Teller Machine (ATM) - Air Conditioner (AC)
- Kipas Angin (Fan) - Loudspeaker
- Air Curtain (Tirai Udara)
Perawatan dan Pemeliharaan Teknologi Kantor
Tentunya ketika membeli teknologi kantor harus ada pemeliharaan dan perawatan yang baik agar mesin-mesin yang nantinya dipakai akan awet dalam jangka waktu yang panjang. Mesin-mesin pun akan jarang terjadi kerusakan dan akan terhindar dari kehilangan karena akan dikontrol terus. Jika dipelihara maka mesin-mesin pun akan tersimpan dengan teratur dan pekerjaan pun akan terselesaikan dengan baik, efisien dan efektif.
Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang
- Menurut kurun waktunya pemeliharaan dibagi menjadi 2, yaitu: pemeliharaan
sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari adalah kegiatan memelihara teknologi perkantoran dalam jangka waktu yang sedikit, biasanya diperlihara setiap hari atau 1 kali dalam sehari. Sedangkan Pemeliharaan berkala adalah kegiatan memelihara teknologi perkantoran dalam jangka waktu yang sudah ditentukan misalnya 1 bulan sekali atau 6 bulan sekali.
- Menurut jenis barangnya, dibedakan dalam 2 bentuk, yaitu: barang bergerak dan barang tidak bergerak. Barang bergerak adalah kegiatan memelihara mesin-mesin yang pengaplikasiaannya itu khusus untuk mesin yang bergerak biasanya membutuhkan tenaga yang lebih. Sedangkan Barang tidak bergerak adalah sebaliknya hanya untuk jenis mesin-mesin kantor yang tidak bergerak.
Cara Memelihara dan Merawat Barang Kantor cepat untuk memperbaikinya. Jika tidak bisa, maka karyawan harus langsung meminta bantuan pada orang yang sudah ahli.
- Mesin-mesin kantor akan terawat jika kita sebagai pihak yang sudah menggunakan mesin-mesin tersebut selalu membersihkannya secara teratur, karena akan membuat mesin-mesin itu terjaga dari kerusakan ketika ada kotoran yang sudah lama tidak dibersihkan.
pengguna untuk menemukan kembali maupun disimpan kembali mesin-mesin tersebut.
- Ketika karyawan menggunakan mesin-mesin kantor maka harus menggunakan dan mengoperasikannya sesuai dengan aturan dan petunjuk yang sudah ditentukan. Maka mesin-mesin pun akan terawat dan terpelihara dan tidak gampang rusak.
Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor Memang untuk memelihara atau memperbaiki mesin-mesin kantor yang rusak, banyak sekali cara yang bisa dilakukan. Agar mesin tesebut bisa terpelihara dan diperbaiki dengan lebih baik maka ada 3 cara yang harus ditempuh, yaitu sebagai berikut:
- Servis Perorangan
Maksud dari service perorangan ini adalah kegiatan memperbaiki mesin kantor oleh individu/perorangan.
-Servis Kantor (Company operatedservice) Service kantor adalah kegiatan memperbaiki mesin kantor oleh orang yang ahli namun orang tersebut berada dipihak kantor/ orang dalam. Kebijakan ini dikeluarkan agar meminimalisir kendala-kendala seperti biaya atau yang lainnya.
-Kontrak Pemeliharaan
Kontrak Pemeliharaan adalah kegiatan memperbaiki mesin kantor secara sistem kontrak dengan pihak yang berkaitan. Langkah – Langkah Dalam Memelihara Mesin Kantor
- Bersihkan semua kotoran dengan menggunakan kain atau lap yang menempel pada badan mesin.
- Bersihkan detail-detail komponen yang ada pada mesin, yang sulit untuk dibersihkan. Bersihkanlah menggunakan sikat bulu yang halus.
- Periskalah komponen dalam mesin yang akan dipergunakan, persika sampai semua komponennya berjalan dengan normal.
- Periksalah komponen-komponen pendukung yang ada pada mesin. Contohnya tinta yang harus diganti jika akan habis.
- Harus mempergunakan mesin sesuai kemampuannya/ jangan dipaksa apabila tidak bisa.
- Kita bisa memberi minyak pada komponen-komponen mesin tertentu agar mudah dioperasikan.
- Apabila mesin dalam keadaan yang sudah tidak diapakai, maka matikanlah mesin tersebut terlebih dahulu agar mengehmat listrik (mesin yang digerakkan oleh listrik).
Keuntungan dan Kerugian dalam menggunakan Teknologi Perkantoran Dibawah ini akan dipaparkan keuntungan (dampak positif) dan kerugian (dampak negative) dari penggunaan teknologi/mesin-mesin dalam perkantoran, yaitu sebagai berikut:
Keuntungan dalam menggunakan Teknologi Perkantoran
Dalam Bidang Ketenagakerjaan, yaitu: 1. Mutu kerja dari kantor tersebut akan
meningkat.
2. Akan meningkatkan kedisiplinan yang tinggi dan kegairahan/ semangat untuk bekerja.
3. Akan meringankan beban pikiran karyawan dan tenaga karyawan itu sendiri.
Dalam Bidang Prosedur Kerja, yaitu: 1. Pekerjaan akan terlaksana dengan
lancar.
2. Pekerjaan akan terselesaikan dengan cepat dan tepat.
4. Akan meningkatkan ketelitiaan karyawan
5. Akan mengurangi rasa bosan. Memang beberapa mesin terlihat membosakan, tetapi jika pekerjaan yang dilakukan itu cepat. Maka kemungkinan rasa bosan yang dialami aka berkurang.
Dalam Hasil Kerja, yaitu:
1. Jumlah dari hasil pekerjaan akan meningkat tinggi.
2. Mutu dari hasil pekerjaan akan meningkat.
3. Akan mendapatkan keseragaman dalam ukuran, bentuk dan jenis pekrjaannya.
4. Hasil pekerjaan akan tampak lebih baik dikerjaan oleh mesin dibandingkan dengan hasil manual. Kerugian dalam menggunakan Teknologi Perkantoran
Ketika menggunakan teknologi perkantoran pastinya akan terasa sekali jika ada kerugian/ dampak negatif yang akan dialami nantinya. Terutama dalam bidang ketenagakerjaan dan dalam hal biaya/anggaran, yaitu sebagai berikut:
1. Akan sulit mendapatkan atau bahkan mencari karyawan yang memang memiliki tingkat keterampilan tertentu. 2. Akan meningkatkan pengangguran,
karena banyak pekerjaan yang biasanya manual dikerjakan oleh manusia lalu tergantikan oleh teknologi yang canggih.
3. Mesin-Mesin tertentu harganya sangat mahal.
4. Ketika menggunakan mesin-mesin kantor biasanya perlu membeli mesin-mesin penunjang lain yang akan mempermudah pengaplikasiannya. Jika begitu maka akan keluar dana yang lebih banyak lagi.
5. Akan menimbulkan ketergantungan pada mesin-mesin kantor tersebut (sudah nyaman), dan ini akan berakibat pemborosan.
6. Kurangnya fleksibilitas pada beberapa metode mesin.
7. Mesin-mesin tidak bisa dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang lain ketimbang dengan karyawan. 8. Kecerdasan manusia memang tidak bisa
digantikan oleh mesin. Maka dari iu pekerjaan tidak dapat terselesaikan jika membutuhkan kecerdasan yang tinggi. 9. Jika tidak memakai dinding yang
khusus maka akan menyebabakan suara gaduh dalam kantor.
KESIMPULAN
Sarana dan Prasarana maupun Teknologi adalah hal yang sangat penting di kehidupan perkantoran. Keduanya akan mempermudah pekerjaan karyawan guna mencapai tujuan dari kantor tersebut. Sarana merupakan alat untuk mempermudah pekerjaan kantor yang sifatnya bergerak seperti, mesin. Sedangkan Prasarana merupakan alat untuk mempemudah pekerjaan kantor yang sifatnya tidak bergerak seperti, gedung. Dan Teknologi adalah suatu alat yang dibuat dari penerapan cara atau pengetahuan dalam mengerjakan sesuatu agar kebutuhan manusia terpenuhi misalnya, komputer. Sarana Prasaran dan Teknologi Perkantoran sangatlah berhubungan dan saling berkaitan, memingat bahwa Sarana prasana itu mencakup ke dalam Teknologi.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2002). Jakarta: Balai Pustaka.
Akpomi, M., & Ordu, P. (2009). Modern office technology and the secretary's productivity in private business organizations. African Journal of Business Management, Vol. 3 (8), pp. 333-339.
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: AKBAR LIMAS PERKASA.
Goenable. (2012, Mei 1). Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kantor. Retrieved Desember 5, 2017, from
http://goenable.wordpress.com/2012/01/03/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-kantor/.
Hanafiah, H. (2016). Urgensi Teknologi Dalam Peningkatan Efisiensi Mengelola Kantor. hanihanaf.blogspot.co.id.
Indriani, N. (2015, Maret 7). Retrieved Desember 6, 2017, from "Perkembangan Teknologi Perkantoran":
http://nikenindriani106/blogspot.co.id/2015/04/perkembangan-teknologi-perkantoran.html.
Miftachudin, A. (7 April 2015). Perkembangan Teknologi Perkantoran. Diunduh 5 Desember 2017 dari http://ahmadadelagi.blogspot.co.id/2015/04/perkembangan-teknologi-perkantoran.html.
Moekijat, D. (1995). TATA LAKSANA KANTOR. Mandar Maju.
Paaramita, A. B. (2013). Jurnal Administrasi Perkantoran (JPAP). Penerapan Model Pembelajaran Langsung Pada Kompetensi Dasar Mengoperasikan Peralatan Perkantoran Pada Mesin Ketik Manual Untuk Meningkatkan Hasil Belajar Siswa Kelas X APK 3 di SMK PAWIYATAN SURABAYA, Vol 1 No 1.
Priansa, D. J., & Garnida, D. A. (2013). MANAJEMEN PERKANTORAN Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: ALFABETA.
Suyatnar. (2012, Juni 9). Retrieved Desember 6, 2017, from "Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhdap Produktivitas Kerja
Pegawai": https://suyatnar.wordpress.com/2012/06/09/teknologi/.
Triwahyuni, Y. (2015). Pengaruh Manajemen Prasarana Kantor Terhadap Kegiatan Operasional Kantor dan Produktivitas Pegawai. Tugas Jurnal Prasarana Kantor.
Wikipedia. (n.d.). Teknologi. Retrieved Desember 6, 2017, from https://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi
