KONSEP MANAJEMEN INFORMASI
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Awalnya, aplikasi utama adalah pengelola data akutansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management
information systems), sistem pendukukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.
Jenis-Jenis Utama Sumber Daya
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :
Manusia
Material
Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
Uang
Informasi
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.
Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.
Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. Manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Manajer ini akhirnya mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggatikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut Manajemen Informasi.
Berikut ini point-point yang mempengaruhi para manajer memberikan
perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alas an utama. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat
Pengaruh Ekonomi Internasional
Persaingan Dunia
Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
Batas Waktu yang Singkat
Kendala-Kendala Sosial
Kemampuan Komputer yang Semakin Baik
Para pemakai komputer ini meliputi:
Manajer
Non-manajer
Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan
Pengetahuan Manajemen
Mengerti Komputer Pengetahuan ini mencangkup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan
komputer kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer), dan sebagainya.
Mengerti Informasi Meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
KONSEP SISTEM
Macam-Macam Sistem
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Subsistem
Supersistem
Sistem Bisnis
Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Pentingnya Suatu Pandang Sistem
Suatu pandang sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara
pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini:
Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup
EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian. Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
. SIM ( Sistem Informasi Managemen )
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan manajemen. Dari definisi tersebut dapat dijabarkan bahwa sistem yang terlibat adalah software, hardware, dan brainware. Sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data, jadi disini terjadi sebuah proses atau mekanisme. Sedangkan manajemen adalah suatu aturan manajerial dari sebuah organisasi. Manajemen informasi digunakan sebagai sebuah tindakan pengambilan keputusan manajerial. Menurut Raymond McLeod, Jr. & G. Schell ( SistemInformasi Manajemen, Prenhallindo, Jakarta, 2004 ) berpendapat bahwa SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Peranan Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen. Tugas sistem informasi adalah menyediakan informasi yang bersifat internal. Agar informasi yang dihasilkan sistem informasi lebih mengena dan berguna bagi manajemen maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan manajemen. SIM dalam perspektif juga menyediakan informasi bagi orang-orang selain manajer, seperti sistem informasi antar organisasi, masyarakat umum, pemerintah, dan sebagainya.
Sumber Daya Informasi organisasai. SIM merupakan usaha seorganisasi
untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. SIM menentukan tingkat pencapaian di tingkat lain seperti DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan.
Identifikasi dan Pemahaman Masalah. Ide utama dibalik SIM adalah
menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer untuk menandai ada tidaknya masalah, jika ada selanjutnya memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.
Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang penghargaan Nobel dari Carnegie-Mellon University berpendapat bahwa suatu keputusan manajemen dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :
– Keputusan Terprogram (terstruktur). Yaitu keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
– Keputusan Tidak Terprogram (tak terstruktur). Yaitu keputusan bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga
memerlukan perlakukan yang sangat khusus.
3. SPK ( Sistem Pengambilan Keputusan )
SISTEM PENGOLAHAN DATA
System yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan data. Dalam pandangan kita, system pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.
TUGAS PENGOLAHAN DATA
Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:
– pengumpulan data
sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.
– pengubahan data
diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :
pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.
Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.
Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.
Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.
– penyimpanan data
pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.
– Sifat pengolahan data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.
System pengolahan data :
a. menjalankan tugas penting
b. mengikuti prosedur standar secara relative
c. mendapatkan data yang lengkap.
d. Mempunyai focus historisa yang palin utama
e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
CONTOH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Ada beberapa sistem informasi akuntansi yang sudah dikembangkan oleh berbagai perusahaan. Ada yang mengembangkan secara umum, ada yang mengembangkan berdasarkan kasus per kasus dalam suatu organisasi. Contoh sistem informasi akuntansi yang dikembangkan secara umum adalah: Dec Easy Accounting(DEA) dan MYOB.
Suatu contoh yang baik dari SIA adalah system yang digunakan oleh perusahaan – perusahaan distribusi. Perusahaan mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan. Sistem ini disebut system distribusi. Mempelajari system ini lebih mudah, jika anda berpikir mengenai perusahaan yang berorientasi produk seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar atau pengencer. Tetapi system distribusi dapat juga ditemukan di organisasi seperti United Way dan rumah sakit, serta lembaga – lembaga pemerintah, dan kantor pajak. Dapat dikatakan bahwa semua organisasi berada dalam bisnis distribusi.
Penjelasan Gambar :
Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencangkup pelanggan, pemasok, gudang dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggan mirip dengan perusahaan dengan pemasok. Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan, sedangkan pesanan yang dibuat perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Kadang-kadang perusahaan akan meneriama dahulu komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pasanan pembelian disiapkan. Perusahaan sering harus mengirim nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya karena tingkat kredit yang buruk. Walau pemasok juga mengirimkan nota penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, arus tersebut ditiadakan demi kenudahan. Baik perusahaan atau pemasok menggunakan faktur untuk mengingatkan pelanggan jumlah hutang mereka, dan pernyataan untuk mengumpulkan tagihan – tagihan yang belum dibayar untuk pembelian mereka.
PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PEMECAHAN MASALAH
menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi system berbasis pengetahuan.
Pengolahan data merupakan dasar bagi system – system pemecahan masalah yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.
Sistem informasi akuntansi merupakan bagian fundamental dalam pendidikan akuntansi. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan perubahan lingkungan bisnis, seorang akuntan dituntut untuk memiliki pengetahuan solid tentang tiga konsep, yaitu ;
(a) penggunaan informasi dalam proses pembuatan keputusan (decision making) ;
(b) sifat, perancangan, penggunaan, implementasi sebuah sistem informasi akuntansi ;
(c) pelaporan akuntansi keuangan.
Dari ketiga konsep diatas,sistem informasi akuntansi memiliki peran dalam hal :
a. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
b. Meningkatkan efisiensi dalam pengolahan informasi akuntansi
c. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
d. Meningkatkan sharing knowledge
e. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
f. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi manajemen atau biasa disebut “SIM” (dalam bahasa Inggris adalah Management Information System, MIS) merupakan suatu sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, teknologi, dokumen dan juga prosedur olehakuntansi manajemen untuk bisa memecahkan masalah bisnis. Contohnya seperti layanan, biaya produk atau juga suatu strategi bisnis.
digunakan pada suatu aktivitas operasional dalam suatu organisasi. Jika dilihat dari sisi akademis, istilah SIM biasanya digunakan untuk merujuk pada suatu kelompok metode manajemen informasi yang berhubungan dengan otomatisasi atau bisa juga dukungan terhadap pengambilan suatu keputusan manusia. Adapun contohnya meliputi tentang sistem informasi eksekutif, sistem keputusan dan sistem pendukung keputusan.
B. KONSEP SISTEM ORGANISASIONAL
Pada dasarnya konsep system organisasional ini memiliki hubungan antara system dan organisasi. Bagaimana system tersebut dapat bisa terorganisasi dengan baik. Sistem itu sendiri adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan soft ware komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut System Analysis and Design (SA&D).
Proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.
•Seorang manajer harus tahu apa yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana suatu sistem bekerja.
•Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.
•Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil. •Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain. mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.
•Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.
Organisasi di mana orang-orangnya secara terus-menerus mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, di mana pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, di mana aspirasi kelompok diberi kebebasan, dan di mana orang-orang secara terus-menerus belajar mempelajari sesuatu secara bersama.
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System / EIS) adalah salah satu tipe sistem informasi manajemen berbasis komputer yang ditujukan untuk
memfasilitasi kebutuhan informasi yang berkaitan dengan tercapainya tujuan suatu organisasi bagi seorang eksekutif. Menggunakan EIS, seorang eksekutif dapat melakukan pengidentifikasian isu-isu strategis dan pengeksplorasian informasi untuk menemukan akar permasalahan dari isu-isu tersebut. Istilah lain yang sering
digunakan adalah Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support System / ESS). Model utama suatu EIS adalah sebagai berikut. Suatu EIS pada dasarnya terdiri atas sebuah komputer personal (PC) yang terhubung ke suatu basis data eksekutif. Sistem ini akan memberikan tampilan informasi yang sesuai dengan permintaan informasi, terutama yang sifatnya insidentil. Selain basis data eksekutif EIS terhubung ke SIM organisasi sehingga EIS dapat memperoleh data inti atau data ringkasan semua sistem fungsional dalam organisasi sehingga eksekutif dapat memperoleh gambaran lengkap tentang organisasi.
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem informasi pemasaran jika didefinisikan dalam arti luas adalah kegiatan perseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat bubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang,jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut. Sistem
informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yang berkaitan dengan 4P yaitu :
Produk (product) : produk apa yang dibeli pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya.
Promosi (Promotion) : Meningkatkan atau mendorong penjualan. Tempat (Place) : Cara mendistribusikan produk secara fisik kepada
pelanggan melalui saluran distribusi.
Harga (Price) : Terdiri dari semua element yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan.
SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk
memproduksi barang atau jasa.
MANFAAT SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
1. Hasil produksi perusahaan lebih cepat dan tepat waktu karena sistem informasi manufaktur menggunakan komputer sebagai alat prosesnya.
2. Setiap komponen data dalam sistem informasi manufaktur dapat menunjang proses pengolahan untuk menjadi informasi yang berguna bagi departemen persediaan, departemen produksi dan juga departemen kualitas sehingga keuntungan yang diperoleh perusahaan lebih meningkat karena informasi yang diperoleh adalah informasi yang akurat dan terpercaya.
3. Arsip lebih terstruktur karena menggunakan sistem database
4. Dengan menggunakan sistem informasi manufaktur yang berupa fisik robotik, hasil produksi semakin cepat, tepat dan berkurangnya jumlah sisa bahan yang tidak terpakai.
KOMPUTER DALAM MANUFAKTUR – Eleman Dalam Sistem Produksi Fisik Eleman ini terdiri dari tiga bagian yaitu: 1.Computer-Aided Design
Computer-aided design (CAD) yang semakin sering disebut Computer aided
engeneering (CAE) melibatkan penggunaan komputer unutk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur CAD peertama-pertama muncul dalam industri dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumus seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil.
2.Computer-Aided Manufacturing
Computer-Aided Manufacturing(CAM) penerapan komputerdalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi yang diperoleh dari data base rancangan.
3.Robotik
Penerapan komputer yang lain dalam pabrik adalah robotikrobotik melibatkan penggunaan robot industrial. Alat yang secara otomatis menjalankan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur.
Sistem Informasi Keuangan
Pengertian Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer termasuk sistem berbasis pengetahuan atau manajemen pengetahuan yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi terstruktur yang spesifik.
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis adhoc data, pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan yang digunakan pada saat-saat yang tidak biasa. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) juga merupakan penggabungan sumber-sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan dan menjadi sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah-masalah semi struktur.
Dengan pengertian diatas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa Sistem Pendukung Keputusan (SPK) bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan untuk melengkapi informasi dari data yang telah diolah secara relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan.
CARA PENGGUNAAN INFORMASI DARI DSS
Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk
mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase
intelegensi
yang di kemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha
pemecahan
menurut poendekatan sistim dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi,
dan simulasi dalam usaha pemecahan
Laporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manjer jugamelakukan query terhadap database untuk
menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di
cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis.
Pengertian Model Pegambilan/pendukung Keputusan
Menurut Raymond McLeod, Jr (McLeod, 1998) adalah penyederhanaan
(abstraction)dari sesuatu.Sedangkan menurut Efraim Turban (Turban, 1998) adalah sebuah representasi atau abstraksi realitas yang disederhanakan.
Manfaat model dalam suatu pengambilan keputusan, antara lain sebagai berikut:
Untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal
Untuk memperjelas mengenai hubungan signifikan diantara unsur-unsur itu.
Untuk merumuskan hipotesis mengenai hakikat hubungan-hubungan antar variabel.
Untuk memberikan pengelolaan terhadap pengambilan keputusan. .
Klasifikasi Model Pengambilan Keputusan
Klasifikasi model dapat dilakukan berdasarkan sebagai berikut:
1. Tujuannya : model latihan, model penelitian, model keputusan, model perencanaan, dan lain sebagainya.
2. Bidang penerapannya (field of application) : model tentang transportasi, model tentang persediaan barang, model tentang pendidikan, model tentang kesehatan, dan sebagainya
3. Tingkatannya (level) : model tingkat manajemen kantor, tingkat
kebijakan nasional, kebijakan regional, kebijakan local, dan sebagainya. 4. Ciri waktunya (time character) : model statis dan model dinamis. 5. Bentuknya (form) : model dua sisi, satu sisi, tiga dimensi, model
konflik, model non konflik, dan sebagainya
6. Pengembangan analitik (analytic development) : tingkat dimana matematika perlu digunakan; lain-lain.
7. Kompleksitas (complexity) : model sangat terinci, model sederhana, model global, model keseluruhan, dan lain-lain.
Quade membedakan model ke dalam dua tipe, yakni model kuantitatif dan model kualitatif.
1. Model kuantitatif
Merupakan serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.
2. Model kualitatif
Digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.
Gullet dan Hicks memberikan beberapa klasifikasi model pengambilan keputusan yaitu.
1. Model Probabilitas (the concept of probability and expected value)
umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu.
2. Konsep tentang nilai-nilai harapan (the Concept of Expectedvalue)
digunakan dalam pengambilan keputusan yang akan diambilnya nanti menyangkut kemungkinan-kemungkinan yang telah diperhitungkan bagi situasi dan kondisi yang akan datang.
3. Model matriks(the payoff matrix model)
model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan.
4. Model pohon keputusan (Decision Tree Model)
Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya lalu dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing.
Kurva Indeferen merupakan kurva berbentuk garis dimana setiap titik yang berada pada garis kurva tersebut mempunyai tingkat kepuasan atau kemanfaatan yang sama.
Bagian Output adalah Kendaraan yang dipilih
Environment dari Masalah ini diantaranya adalah Keadaan politik yang berlaku, Ideologi yang dianut, dsb
Sistem Penunjang Keputusan Kelompok (GDSS)
Pengertian
Konsep “penunjang keputusan kelompok” digabungkan dengan DSS
GDSS adalah system berdasarkan komputer yang interaktif yang memudahkan
pemecahan atas masalah tak terstruktur oleh beberapa (set) pembuat
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak
memerlukan lagi pengawasan manusia.
Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.
Waluyo menjelaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:
1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:
1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat 2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar 3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
APLIKASI OA (Office Automation / Otomatisasi Perkantoran) 1.SURAT ELEKTRONIK.
Lebih dikenal sebagai E-mail, yaitu penggunaan jaringan komputer yg memungkinkan para pemakai pengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer & alat penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail , dll.
2. VOICE MAIL.
Serupa surat elektronik, anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
3. KALENDER ELEKTRONIK.
Yaitu penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan & mengambil kalender pertemuan manajer.
4.KONFERENSI AUDIO.
Yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yg tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
5. KONFERENSI VIDEO.
Yaitu penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar scr geografis. Terdapat 3 konfigurasi konferensi video, yaitu Video satu arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah dan video dan audio dua arah.
6.KONFERENSI KOMPUTER.
Berbeda dengan Konf. Audio & video karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup seluruh 3 bentuk konferensi eletronik-audio, video & komputer.
7.TRANSMISI FAKSIMILI.
Yaitu penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi & membuat salinannya di ujung yg lain.
8. VIDEOTEX.
Yaitu penggunaan komputer untuk menampilkan pd layar CRT materi grafik yang tersimpan
9. PENCITRAAN (Imaging).
Penggunaan pengenal karakter secara optik (opticalcharacter recognition) utk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
10. DESKTOP PUBLISHING.
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip yang dihasilkan oleh typesetter. Aplikasi ini terbagi dlm 3 area yaitu :
Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta,
Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.
Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan.
Adalah Penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
D. PERANAN OTOMATISASI PERKANTORAN DALAM PEMECAHAN MASALAH
1. Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
2. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin. 3. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
4. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
5. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
Pengertian Sistem Pakar
dapat didefinisikan Sistem pakar adalah suatu sistem komputer yang menyamai kemampuan pengambilan keputusan dari sorang pakar. Kata menyamai tersebut memiliki pengertian bahwa system pakar diharapkan dapat bekerja dalam semua hal seperti halnya seorang pakar. Sistem pakar merupakan salah satu cabang dari Artificial Intelligent yang membuat penggunaan secara luas pengetahuan yang khusus untuk penyelesaian masalah tingkat manusia yang pakar dalam bidang tertentu.
Struktur Sistem Pakar, komponen utama pada struktur sistem pakar menurut Hu et al (1987) meliputi:
1. Basis Pengetahuan (Knowledge Base)
Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu sistem pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui.
2. Mesin Inferensi (Inference Engine)
Mesin inferensi berperan sebagai otak dari sistem pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang disimpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalam prosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian. Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya.Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan prose penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua teknik pengendalian tersebut.
3. Basis Data (Data Base)
Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.
4. Antarmuka Pemakai (User Interface)
Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai.dengan komputer.
Teknik Representasi Pengetahuan
struktur pengetahuan yang akan dibuat sistem pakarnya. Terdapat beberapa teknik representasi pengetahuan yang biasa digunakan dalam pengembangan suatu sistem pakar, yaitu
a. Rule-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk fakta (facts) dan aturan (rules). Bentuk representasi ini terdiri atas premise dan kesimpulan.
b. Frame-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk hirarki atau jaringan frame. c. Object-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan sebagai jaringan dari obyek-obyek. Obyek adalah elemen data yang terdiri dari data dan metoda (proses).
d. Case-Base Reasoning
Pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk kesimpulan kasus (cases).
Inferencing dengan Rule : Forward dan Backward Chaining
Inferensi dengan rules merupakan implementasi dari modus ponen, yang direfleksikan dalam mekanisme search (pencarian). Dapat pula mengecek semua rule pada knowledge base dalam arah forward maupun backward. Proses pencarian berlanjut sampai tidak ada rule yang dapat digunakan atau sampai sebuah tujuan (goal) tercapai. w:st=”on”Ada dua metode inferencing dengan rules, yaitu forward chaining atau data-driven dan backward chaining atau goal-driven.
a. Backward chaining
• Menggunakan pendekatan goal-driven, dimulai dari ekspektasi apa yang diinginkan terjadi (hipotesis), kemudian mengecek pada sebab-sebab yang mendukung (ataupun kontradiktif) dari ekspektasi tersebut.
• Jika suatu aplikasi menghasilkan tree yang sempit dan cukup dalam, maka gunakan backward chaining.
b. Forward chaining
• Forward chaining merupakan grup dari multiple inferensi yang melakukan pencarian dari suatu masalah kepada solusinya.
• Jika klausa premis sesuai dengan situasi (bernilai TRUE), maka proses akan meng-assert konklusi. • Forward chaining adalah data-driven karena inferensi dimulai dengan informasi yang tersedia dan baru konklusi diperoleh.
