KERTAS CADANGAN KAJIAN
KAJIAN TERHADAP KEBERKESANAN KAEDAH PENGURUSAN
DATA DAN MAKLUMAT, BAGI SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH (SPS) DI SEKOLAH-SEKOLAH, PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH DAN JABATAN PENDIDIKAN BAGI
NEGERI PERAK
PROGRAM SARJANA
HADIAH LATIHAN PERSEKUTUAN SESI 2016
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
1.0 PENGENALAN
Hari ini kita berbangga dengan pencapaian perkembangan sistem maklumat yang digunakan secara meluas di semua Kementerian di Malaysia. Ini turut melibatkan semua bahagian di Kementerian Pendidikan Malaysia yang melibatkan maklumat berkaitan murid, guru, pegawai-pegawai di PPD, JPN dan KPM. Hasil Pemprosesan data yang menghasilkan maklumat pendidikan memberikan impak yang sangat besar dalam membantu dalam pembuatan keputusan, menganalisis kekuatan dan kelemahan sesuatu dasar yang sedang dilaksanakan serta memperolehi pelunjuran bagi dasar-dasar baru yang hendak dilaksanakan.
Ianya selaras dengan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025 (PPPM 2103-2015) yang memfokuskan kepada 5 aspirasi sistem,6 ciri aspirasi murid dan 11 anjakan yang dibentangkan di dalam pelan tersebut. Apa yang diperlihatkan sekarang, menunjukkan bahawa Sistem maklumat pendidikan telah menjadi alat ukur utama perlaksanaan PPPM di peringkat sekolah, PPD, JPN dan KPM. Memudahkan pihak atasan KPM memantau, mengawal dan memperbaiki proses perlaksanaan pelan tersebut agar ia tidak tersasar dari landasan yang telah ditetapkan.
Warga pendidikan telah maklum tentang Sistem Pengurusan Sekolah yang sedang digunakan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia yang mana maklumat-maklumat yang
diproses berdasarkan kepada input data yang diproses melalui peringkat Sekolah, PPD, JPN dan seterusnya kepada KPM di bentangkan dalam bentuk laporan kepada Pengurusan Tertinggi Malaysia dan laporan tersebut dijadikan sebagai asas kepada sebarang keputusan yang melibatkan dasar-dasar pendidikan Negara.
2.0 PENYATAAN MASALAH
Masalah dikenalpasti kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan mengurus sistem maklumat pendidikan yang dikenali sebagai Sistem Pengurusan Sekolah Kementerian
Pendidikan Malaysia.
2.1 Tahap kemahiran komputer pegawai dalam memanipulasi dan memproses data dan seterusnya terhadap tahap guna sama data.
2.2 Kekangan masa pegawai yang terdiri daripada pegawai yang dipertanggungjawab sebagai pengurus data di Sekolah, PPD dan JPN menyebabkan mereka kurang memberi perhatian terhadap integriti data.
2.3 Tahap kebolehcapaian pengguna terhadap sistem yang kadangkala berlaku ketidakstabilan pada sistem, server atau capaian internet.
3.0 LATAR BELAKANG
Sejak akhir-akhir ini seringkali kedengaran suara-suara luar yang mengherdik dan mempertikaikan setiap perubahan dasar-dasar baharu yang diperkenalkan oleh Kerajaan berkaitan sistem pendidikan. Keadaan itu pula diiringi dengan isu-isu penangguhan dan pemansuhan bagi dasar-dasar tertentu. Ini boleh menjejaskan kredibiliti kita sendiri selaku pengurus sistem maklumat pendidikan yang mana jika data-data yang diperolehi diurus dengan sistematik dan telus pastinya maklumat yang diperolehi memberikan maklumat yang dapat memberi gambaran sebenar status sesuatu perlaksanaan sesuatu dasar itu bagi membolehkan perancangan dan rekabentuk dasar tersebut memenuhi keperluan yang dikehendaki. Rashid (1987), menyatakan sekolah dikehendaki menggunakan teknologi maklumat untuk menguruskan maklumat agar sentiasa tersedia pada bila-bila masa diperlukan.
memasukkan data di peringkat sekolah, PPD atau JPN. Oleh yang sedemikian adalah amat penting pengendali yang menguruskan data dan maklumat disemua peringkat mempunyai kemahiran memanipulasi dan menggunakan kaedah-kaedah cepat dan tepat dalam mengurus sistem maklumat dengan berhati-hati dan berintegriti berbanding menggunakan kaedah tradisional yang memakan masa yang lama dan juga terdedah kepada ralat manusia.
Kajian ini akan mengfokuskan kepada organisasi yang terlibat di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia seperti Sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah dan Jabatan Pendidikan Negeri yang mana kesemuanya terlibat secara lansung dan tidak lansung dalam menyalurkan data dan maklumat kepada Kementerian. Peratus besar dapatan kajian ini adalah berfokus kepada Sistem Pengurusan Sekolah Modul Pengurusan Guru yang melibatkan Guru atau Pembantu Tadbir di sekolah, Pegawai Meja di PPD dan Pegawai Meja di JPN. Seterusnya melihat kepada hubungan Kementerian dalam pengumpulan dan pemprosesan data.
Di dalam zaman yang serba canggih ini, maklumat dapat diproses dalam masa yang singkat. Penggunaan aplikasi-aplikasi spreed sheet seperti Microsoft Excel, Google sheet, Ssuite Office, Calligra Sheets, Corel Quattro Pro, Lotus 123 dan sebagainya dapat membantu dalam memproses data dan mengurus sepadu pangkalan data dengan cepat dan tepat. Bagi penggunaan aplikasi pangkalan data seperti Microsoft Access, File Maker Pro mahu pun aplikasi borang berasaskan web seperti Google Forms dapat membantu dalam mendapatakan data-data dari sumber serta menyokong pemprosesan data sepadu daripada SPS, Modul Pengurusan Guru. Oleh itu kajian ini akan menjurus kepada kajian berkaitan pengetahuan dan tahap kemahiran pengendali sistem di organisasi terbabit. Di dalam kajian ini, dicadangkan sekurang-kurangnya pengendali sistem mempunyai kemahiran yang tinggi dalam menggunakan Microsoft Excel.
tidak boleh dicapai disebabkan oleh masalah-masalah teknikal. Jika masalah-masalah teknikal ini tidak berlaku maklumat enrolmen guru tadi boleh diproses dalam masa beberapa minit sahaja tetapi ianya mengambil masa yang lama untuk dikenalpasti. Menurut Boddy dan Buchanan (1986), Sistem merupakan alat sokongan supaya segala aktiviti dan operasi dapat dilakukan dengan lebih sistematik. Oleh itu sistem dimajukan dari semasa ke semasa dengan dibantu oleh alat bantu komputer. Perubahan dalam operasi sistem meninggalkan akibat yang boleh dijangka dan tidak boleh dijangka. Oleh itu adalah lebih baik jika dibuat penambahbaikan terhadap sistem dengan mengintegrasikan data online dan offline bagi tujuan mengurangkan kekangan kebolehcapaian sistem data online.
Berdasarkan kepada matlamat yang hendak dicapai, kajian dilakukan berdasarkan kepada objektif-objektif yang telah disenaraikan di bawah ini. Objektif-objektif tersebut adalah :
4.1 Mengenalpasti tahap kemahiran pengendali Sistem Pengurusan Sekolah Modul Pengurusan Guru dalam melaksanakan pengumpulan dan pemprosesan data. 4.2 Menganalisis faktor kekangan masa pengurus sistem berbanding kesahihan dan
integriti data.
4.3 Menganalisis hubungan di antara kekerapan berlaku kegagalan kebolehcapaian dengan kualiti data yang diproses.
5.0 PERSOALAN KAJIAN
Kajian ini adalah berkonsepkan kepada Teori Umum Sistem iaitu dengan memberi penekanan bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara keseluruhan (pendekatan holistik)
Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini berinteraksi antara satu dengan lain.
Berdasarkan kepada teori tersebut didapati banyak pengaruh-pengaruh yang lain boleh memberi kesan kepada output sistem, tetapi di dalam kajian ini hanya tiga persoalan yang akan dijadikan teras kajian iaitu :
5.1 Sejauh mana tahap ketepatan dan kesahihan data dipengaruhi oleh tahap kemahiran pegawai dalam memanipulasi dan memproses data dan seterusnya terhadap tahap guna sama data?
5.2 Sejauh mana kekangan masa pegawai yang bertanggungjawab sebagai pengendali sistem mempengaruhi ketepatan dan kesahihan data dan maklumat?
5.3 Seterusnya sejauh mana kekerapan berlaku kegagalan kebolehcapaian sistem berbanding kualiti data yang diproses?
6.0 METODOLOGI
Menurut Metodologi bagi kajian ini mengambilkira peranan pengkaji sebagai pengurus data di Jabatan pendidikan negeri Perak. Ianya akan diterangkan berdasarkan kepada perkara-perkara berikut;
6.1 Skop kajian adalah menjurus kepada penggunaan sistem sedia ada iaitu Sistem Maklumat Guru Modul Pengurusan Guru e_Operasi di bawah seliaan Bahagian Pengurusan Maklumat Kementerian Pendidikan Malaysia.
6.2 Kajian akan dilakukan berdasarkan kepada persampelan daripada populasi pegawai di bawah seliaan Kementerian Pendidikan Malaysia. Pemilihan sampel akan
melibatkan sebilangan guru, pegawai pengurus di sekolah, PPD dan JPN. Hasil daripada pemilihan sampel data akan dikumpulkan melalui kaedah soal selidik bagi menganalisis tahap kemahiran dan pengetahuan berkaitan komputer.
6.3 Daripada persampelan juga akan berlaku kaedah temu bual bersama responden bagi menganalisi data secara kualitatif bagi menghubungkaitkan hipotesis yang
dikemukakan dengan keadaan sebenar.
6.5 Kaedah soal selidik dan temubual dipilih bagi mengumpul data-data bagi tujuan analisis.
6.6 Data yang dikumpulkan dianalisis menggunakan kaedah analisis kualitatif dan kuantitatif.
6.7 Proses analisis bagi tujuan analisis kuantitatif menggunakan fungsi-fungsi statistic yang terdapat di dalam perisian Microsoft Excel dan perisian analisis statistik SPSS (Statistical Package for the Social Sciences).
7.0 KEPENTINGAN KAJIAN
7.1 Kajian ini menunjukkan perkaitan hubungan di antara kaedah pengurusan dengan kesahihan dan ketepatan data yang diproses.
7.2 Hasil daripada kajian ini menjadi testimonial kepada semua negeri lain tentang kaedah pengurusan data berkesan bagi Pengurusan Sistem Pengurusan Sekolah Modul Pengurusan Guru.
7.3 Setelah semua hipotesis dibuktikan di dalam kajian ini, kajian susulan bagi
mencadangkan suatu sistem pangkalan data offline bagi menyokong sistem online supaya kebolehcapaiannya lebih fleksibel.
7.4 Kajian ini juga memberi panduan kepada pihak guna sama data di peringkat JPN dan KPM berkaitan kaedah pengumpulan data dari peringkat sekolah sehingga kepada pihak atasan KPM.
7.5 Memberi kesedaran yang positif kepada pihak-pihak yang terlibat dengan sistem agar peka dengan data dan maklumat yang disalurkan.
7.6 Meningkatkan peranan pengurusan sebagai ejen perubahan dalam organisasi.
7.7 Membuat kawalan secara sistematik bagi menangani setiap perubahan data individu secara berterusan.
7.8 Memberi idea bagi kaedah-kaedah yang cepat dan sesuai dalam mengenalpasti ralat.
8.0 JADUAL RINGKAS PERANCANGAN PENGAJIAN (CARTA GANTT)
1 Pembacaan / / / / / / / / / / / /
4 Penyediaan proposal / / /
5 Pengumpulan
7 Penyeliaan dan penyemakan instrumen
/ /
8 Pengedaran dan pengumpulan data kajian
/ /
9 Analisis dan intepretasi data kajian
/ /
10 Penulisan draf bab 4 dan bab 5
/ / /
11 Pemurniaan draf dan menghantar tesis
/
9.0 BIBLIOGRAFI RINGKAS
Thorn, Jeremy. (1986). “Managing Change : Note for managers.” London : The Industrial Society.
Boddy, David and Buchanan, David A. (1986). “Managing New Technology.” UK. : Basil Blackwell Ltd.
Mohammed Huzaimi Bin Alias. (2000), “Kajian terhadap penerimaan dan persepsi pekerja terhadap strategi yang dilakukan untuk mengurus perubahan teknologi. Satu kajian di Johor Port Pasir Gudang”. Universiti Teknologi Malaysia : Fakulti Pengurusan Sumber Manusia.
