BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

(1)

1

Modul 4

Menerima dan

Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi

Pengadaan LKPP/MCA-I

(2)

2

Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

(3)

3 Daftar Isi

► SELAMAT DATANG ... 5

► TUJUAN MODUL ... 5

► AGENDA PELATIHAN ... 7

► BIOGRAFI FASILITATOR ... 9

► PENGENALAN MODUL ... 17

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN ... 31

► SESI 2 – PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN ... 45

► SESI 3 – PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN ... 59

► HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN ... 75

► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA ... 77

► SESI 4 – GAMBARAN UMUM EVALUASI PENAWARAN ... 79

► SESI 5 – MENYUSUN KRITERIA EVALUASI ... 97

► HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN ... 119

► HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA ... 121

► SESI 6 – EVALUASI PENAWARAN TEKNIS DAN PENAWARAN HARGA ... 123

► KEGIATAN HARI PERTAMA... 145

► KEGIATAN HARI KEDUA ... 157

►KEGIATAN HARI KETIGA ... 165

Modul 3: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan

LKPP/MCA-I

Buku Petunjuk Fasilitator

Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

(4)

(5)

5

►

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Menerima dan Mengevaluasi Penawaran". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

 Pembelajaran bersifat mandiri

 Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

 Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)

 Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif

 Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

►

TUJUAN MODUL

Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:

 Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan

(6)

6

serta membedakan antara prosedur penyampaian penawaran dalam bentuk tercetak (hard copy) atau secara elektronik (soft copy)

 Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini

 Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen Penawaran, serta mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan

 Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran

(7)

7

►

AGENDA PELATIHAN

HARI PERTAMA

Waktu

Topik

09:00 – 09:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 09:20 – 10:00 Icebreaker

10:00 – 10:15 Uji Pengetahun Prapelatihan 10:15 – 10:30 Rehat

10:30 – 11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

11:00 – 11:30 Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan 11:30 – 12:00 Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran

12:00 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:30 Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft copy

13:30 – 14:00 Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard copy

14:00 – 14:40 Sesi 3: Proses Pembukaan Dokumen Penawaran 14:40 – 15:00 Rehat

15:00 – 15:30 Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran

15:30 – 16:00

Activity 1: Lampu Lalu Lintas

Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

HARI KEDUA

Waktu

Topik

09:00 – 09:10 Pembukaan

09:10 – 09:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama

09:40 – 10:30 Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran 10:30 – 10:45 Rehat

10:45 – 11:15 Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi 11:15 – 11:45 Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas

11:45 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:55 Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi

13:55 – 14:30 Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi 14:30 – 14:45 Rehat

14:45 – 15:20 Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi

15:20 – 16:15

(8)

8

HARI KETIGA

Waktu

Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:40 – 09:45 Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga 09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 11:00 Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award 11:00 – 11:45 Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Prakti: Metode Harga 11:45 – 13:15 Ishoma

13:15 – 13:50 Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas 13:50 – 14:05 Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi

14:05 – 14:20 Rehat

14:20– 15:00

Kegiatan 1: Membangun Menara Sesi Tanya Jawab

(9)

9

►

BIOGRAFI FASILITATOR

FITRI YUSMAN (IPEP)

Fitri Yusman (Ipep) berlatar belakang pendidikan Arsitektur dan Perencanaan Wilayah dan Kota, aktif mengajar sejak tahun 1987. Mulai tahun 2005 terlibat aktif sebagai Panitia/Pejabat Pengadaan, juga mengembangkan ULP dan LPSE, pernah menjabat sebagai Ketua LPSE dan Koordinator Lelang di salah satu PTN Jawa Tengah. Ipep juga salah satu trainer nasional LKPP terbaik untuk pelatihan sertifikasi PBJ maupun ToT. Selain itu, Ipep juga menjadi penasehat/pendamping pada beberapa SKPD termasuk beberapa Polda, RumKit dan BPBD mengenai pelaksanaan Pengadaan barang/ jasa. Pada tahun 2008 ikut mendirikan organisasi profesi ahli pengadaan, IAPI, sampai sekarang menjadi salah satu Anggota Dewan Pengawas Pusat IAPI.

Sejak tahun 2011, Ipep aktif membantu LKPP sebagai Pemberi Keterangan Ahli pada Kasus Pengadaan Barang/ Jasa dan sebagai Asessor pada Ahli Pengadaan Barang/ Jasa.

SRI HANIZAR

Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi, infrastruktur, dan human/social development di Indonesia, ia sangat memahami

reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan.

(10)

10

MOHAMMAD KEMAL PASHA

Mohammad Kemal Pasha memiliki pengalaman kerja lebih dari lima tahun di bidang pengadaan, pengelolaan aset dan manajemen kontrak. Pengalamannya mencakup pengadaan untuk konstruksi gedung senilai Rp 40 miliar dan peralatan komunikasi navigasi penerbangan senilai Rp 340 miliar. Selain itu, ia berpengalaman mengelola aset senilai Rp 600 miliar. Ia juga pernah melakukan negosiasi kontrak internasional senilai Rp 32 miliar. Ia berpengalaman sebagai trainer pengadaan dan ia memiliki sertifikat TOT pengadaan barang dan jasa pemerintah tingkat dasar, sertifikat TOT jabatan fungsional, dan sertifikat internasional untuk supply chain management (Cert.SCM (ITC).Berbekal keahlian dan pengalaman yang ia miliki di bidang pengadaan sebagai pemberi kerja maupun sebagai rekanan, ia akan dapat membagikan pengalamannya dalam perspektif yang berbeda.

PENI KUSUMAWATI

Peni Kusumawati mempunyai pengalaman dan berprofesi selama lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan dan rantai pasokan, khususnya dalam mendukung pengadaan berskala besar untuk industri minyak dan gas. Secara khusus, ia pernah bekerja sebagai koordinator lelang, ketua lelang, dan superintenden pembelian untuk Unocal Corporation Indonesia. Ketika bekerja di Chevron Indonesia, ia memimpin evaluasi kinerja penyedia

(11)

11

JASON SINAGA

Jason Sinaga, memiliki pengalaman 15 tahun lebih di bidang pengadaan dengan beberapa perusahaan multinasional yang bergerak di bidang kimia, elektronik, dll. Jason juga berpengalaman sebagai kepala pengadaan di beberapa proyek pembuatan pabrik dan ekspansi. Dia menangani pemakaian biaya hingga sebesar US$ 500 juta lebih. Keahliannya juga termasuk metodologi sumber strategis, manajemen penyedia, keterlibatan stakeholder, dan manajemen kontrak, terutama menekan biaya pembelian. Jason memiliki pengalaman ditugaskan dalam jangka pendek di Melbourne, Australia untuk mendukung cetak biru , integrasi dan implementasi sistem SAP ERP di perusahaan DOW Asia Pacific dan juga pernah ditugaskan untuk menangani pengadaan untuk negara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Filipina. Ia mengikuti pelatihan untuk pelatih di Bangkok, rencana distribusi sumber daya di Shanghai, metodologi sumber strategis di Bangkok, six sigma methodologies, 5S concept, juga sebagai pelatih di bagian pengadaan.

RIKA HARIATY

Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur.

(12)

12

MUHAMAD IDE AMBARDI

Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst. Sebelumnya, Ia juga berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014 dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.

WAHYUDINATA HALIM

Wahyudinata Halim memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang pengadaan, keuangan, dan pelatihan di sejumlah industri, termasuk aspek pengadaan nonteknis (misalnya, aspek komersial dan prosedural) serta analisis pada semua tahap dalam siklus proyek. Ia juga memiliki pengalaman dalam melakukan pengadaan barang/jasa dan inisiatif pelatihan pengadaan untuk klien-klien pemerintah negara lain.

(13)

13

GIORGI TVALAVADZE

Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCA-Moldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia)

Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia,

UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.

PHILIP CLARKE

Philip Clarke memiliki pengalaman lebih dari 19 tahun dalam pengadaan barang/jasa di berbagai bidang indusri, termasuk kesehatan, shared service

(konsolidasi pengadaan sebuah instansi, keuangan dan sistem sumber daya manusia ke dalam satu sistem layanan), perbankan, telekomunikasi, dan farmasi. Ia memiliki keahlian khusus antara lain dalam siklus kegiatan pengadaan barang/jasa, pelelagan, peningkatan kualitas proses pengadaan barang/jasa, penerapan pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement), roadmap

(14)

(15)

15

►

ATURAN PELATIHAN

SELAMAT DATANG!

Selamat datang di modul keempat: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

 Memastikan kehadiran Anda setiap hari

 Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

 Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

 Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

 Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

(16)

(17)

17

►

PENGENALAN MODUL

Slide 1

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 4

Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan–Tingkat Dasar

(18)

18

Slide 2

2

(19)

19

Slide 3

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara“BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

(20)

20

Slide 4

4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM)

(21)

21

Slide 5

5

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan memusatkan perhatian padapengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihandan menyelaraskannya dengantingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat mahir

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keahlian Pengadaanmelengkapiprogram sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaituISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

•Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dariPenilaian tentang Kebutuhan Pelatihanyang dilakukan pada tahun 2012 danLaporan Akhiryang disampaikan pada September 2012.

•Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, sepertipembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, sepertiPerjanjian Payung, Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan.

Gambaran Umum Proyek SDM

(22)

22

Slide 6

6

Kurikulum & Silabus Pelatihan

18 MODUL INTI

Tingkat Dasar Tingkat Menengah Mahir

Modul 1 Modul 1 Modul 1

Menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan

Merencanakan & Menyusun

Pengadaan yang Kompleks Skema & Indikator Kecurangan

Bagaimana merencanakan pengadaan sederhana

Bagaimana Menusun Perkiraan

Biaya dan Mengapa? Melaksanakan Kontrak Payung

Menyusun Dokumen Pengadaan

Bagaimana MenghitungTotal Cost of Ownership(TCO) dan

Mengapa?

Perencanaan & Pelaksanaan Strategis

Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Spesifikasi

Mengidentikasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang

Rumit

Mengelola Dokumen, Catatan, dan Berkas Kontrak

terkait dengan Pengadaan

Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat

Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit

Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan dan Perjanjian

Payung

Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk

(23)

23

Slide 7

Tujuan Modul

• Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan

• Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan, serta membedakan antara prosedur penyampaian penawaran dalam bentuk tercetak (hard copy)atau secara elektronik (soft copy)

• Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini

• Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen

Penawaran, serta mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan

• Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan

pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran

(24)

24

Slide 8

Agenda

–

HARI PERTAMA

HARI PERTAMA Waktu Topik

09:00 –09:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 09:20 –10:00 Icebreaker

10:00 –10:15 Uji Pengetahun Prapelatihan 10:15 –10:30 Rehat

10:30 –11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran 11:00 –11:30 Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan

11:30 –12:00 Sesi 2:Penerimaan Dokumen Penawaran 12:00 –13:00 Ishoma

13:00 –13:30 Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft copy 13:30 –14:00 Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard copy 14:00 –14:40 Sesi 3::Tantangan Proses Pembukaan Dokumen Penawaran

14:40 –15:00 Rehat

15:00 –15:30 Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran 15:30 –16:00 Activity 1: Lampu Lalu Lintas

(25)

25

Slide 9

Agenda

–

HARI KEDUA

HARI KEDUA Waktu Topik

09:00 –09:10 Pembukaan

09:10 –09:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama 09:40 –10:30 Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran

10:30 –10:45 Rehat

10:45 –11:15 Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi 11:15 –11:45 Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas

11:45 –13:00 Ishoma

13:00 –13:55 Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi

13:55 –14:30 Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi 14:30 –14:45 Rehat

14:45 –15:20 Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi 15:20 –16:15 Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang

(26)

26

Slide 10

Agenda

–

HARI KETIGA

HARI KETIGA

Waktu Topik

08:00 –08:10 Pembukaan

08:10 –08:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:40 –09:45 Sesi 6:Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga 09:45 –10:00 Rehat

10:00 –11:00 Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award 11:00 –11:45 Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Praktis : Metode Harga 11:45 –13:15 Ishoma

13:15 –13:50 Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas 13:50 –14:05 Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi 14:05 –14:20 Rehat

(27)

27

Slide 11

11

(28)

28

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1

Icebreaker:

Lokasi Geografis

(29)

29

Slide 13

Uji Pengetahuan

Prapelatihan

(30)

30

Slide 14

(31)

31

►

SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN

PENAWARAN

Slide 1

3

Sesi 1

Gambaran Umum Penerimaan,

Pembukaan dan Evaluasi

Dokumen Penawaran

_________________________________________________________________________________

(32)

32

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

 Menyadari‘pentingnya’ penerimaan,

pembukaan, dan evaluasi dokumen

penawaran

 Mengetahui para pemangku

kepentingan utama yang terlibat dalam

proses ‘Evaluasi Penawaran’

 Memahami perlunya etika dan integritas

dalam seluruh langkah dalam proses

penerimaan, pembukaan, dan evaluasi

dokumen penawaran

2

_________________________________________________________________________________

(33)

33

Slide 3

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi

dokumen penawaran dilakukan pada tahap

ketiga dalam proses pengadaan

3

 Merupakan langkah-langkah formal dalam proses pengadaan

 Berfungsi sebagai pengendalian utama

 Memerlukan komitmen dari Pemangku kepentingan untuk menerapkan Prinsip-Prinsip Pengadaan

 Memerlukan dokumentasi formal untuk memastikan adanya jejak audit (audit trail)

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi Dokumen Penawaran

Perencanaan Pengadaan Administrasi & Pengelolaan Kontrak Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi & Pengumuman Pemenang

1 2 3 4

(34)

34

Slide 4

Definisi Penerimaan, Pembukaan dan

Evaluasi Dokumen Penawaran

 Pembukaan Penawaranadalah proses formal pembukaan dokumen penawaran sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan.

4

 Evaluasi Penawarandilakukan berdasarkan kriteria evaluasi untuk memberikan rekomendasi pemenang.

 Penerimaan Penawaranadalah proses formal untuk menerima tanggapan dari penawar dan menyimpannya dengan aman.

_________________________________________________________________________________

(35)

35

Slide 5

Procurement Schedule

Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen

Penawaran dicantumkan dalam jadwal pengadaan

guna memastikan penyelesaian secara tepat waktu

5

Ilustrasi Jadwal Pengadaan

Disepakati bersama dengan pemangku kepentingan

Diberitahukan kepada pemangku kepentingan internal guna memastikan kesediaan mereka untuk melaksanakan

tugas

Diberitahukan kepada penawar sebagai bagian dari dokumen pengadaan Kegiatan Tanggal

Pengumuman/ publikasi dokumen permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa

10 April

Masa Pemberitahuan dan Permintaan Penjelasan

28 April

Kunjungan lokasi (jika perlu) 30 April Batas Akhir Penyampaian Dokumen Penawaran 7 Mei Pemeriksaan Kepatuhan pada Dokumen

Pengadaan

8 Mei

Pembukaan Penawaran Teknis 9 Mei Evaluasi penawaran secara internal 10 –24 Mei Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar 25 –30 Mei Pembukaan Penawaran Harga 3 Juni Negosiasi 6 –10 Juni Rekomendasi Pemenang secara internal 15 Juni

Penetapan dan pengumuman pemenang 30 Juni Sanggahan Penawaran 5 Juli Mulai berlangsungnya kontrak 15 Juli

(36)

36

Slide 6

Siapa saja

“

Pemangku Kepentingan

”

yang terlibat dalam

“

Evaluasi Dokumen

Penawaran

”?

6

_________________________________________________________________________________

(37)

37

Slide 7

Hanya sebagian dari pemangku kepentingan

terlibat dalam evaluasi penawaran

7

Instansi

Pengadaan Barang/JasaPenyedia Pengguna Bagian Keuangan

Pemilik Anggaran Ahli Teknis Pengelola

Pengadaan Auditor

Referensi klien penyedia

barang/jasa Manajer Program Bagian Hukum

Organisasi Profesi Badan Regulasi Pemerintah Kelompok Industri & Perdagangan Pemerintah Lain-lain

Pemangku kepentingan dalam proses pengadaan

Pemangku kepentingan dalam evaluasi penawaran

 Pengelola pengadaan  Bagian Keuangan  Manajer Program  Pengguna  Ahli teknis

 Penyedia barang/jasa

(38)

38

Slide 8

8

Mengapa etika dan integritas berhubungan

erat dengan kegiatan penerimaan,

pembukaan dan evaluasi dokumen

penawaran?

_________________________________________________________________________________

(39)

39

Slide 9

Definisi Etika dan Integritas



Etika

adalah sistem peraturan (baik internal

maupun eksternal) yang dipatuhi, misalnya,

pemahaman tentang baik dan buruk; kode etik

perusahaan



Integritas

adalah tentang kepatuhan terhadap

etika, ini lebih merupakan pilihan daripada

kewajiban

9

_________________________________________________________________________________

(40)

40

Slide 10

Etika & Integritas dapat mengurangi

korupsi dan meningkatkan kepercayaan

dalam pengadaan barang/jasa

(41)

41

Slide 11

Contoh-contoh perilaku yang tidak etis

dalam evaluasi dokumen penawaran

 Bertindak tidak adil dan diskriminatif

 Tidak memperlakukan semua penyedia barang/jasa

dengan sama

 Mengubah matriks evaluasi demi kepentingan salah satu

penyedia barang/jasa

 Memaksakan keputusan pada para evaluator

 Tidak mengungkapkan konflik kepentingan yang ada atau

yang mungkin timbul

 Tidak mendokumentasikan kriteria pembuatan keputusan

 Tidak memberikan umpan balik kepada penawar yang

gagal

 Tidak membuat dokumen yang siap untuk diaudit

11

_________________________________________________________________________________

(42)

42

Slide 12

Poin-poin penting

1

Penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran merupakan langkah-langkah formal dalam proses pengadaan yang berfungsi sebagai pengendalian utama dalam penelusuran jejak audit.

Evaluasi dokumen penawaran sangat penting. Kita harus memastikan penggunaan uang publik menghasilkan nilai yang maksimal dan penggunaannya sesuai dengan etika yang berlaku.

Pengelola Pengadaan, Bagian Keuangan, Manajer Program, Pengguna, Ahli Teknis, dan bahkan Penyedia terlibat dalam Proses Evaluasi Dokumen Penawaran dengan tingkat keterlibatan tertentu.

Etika dan integritas adalah perilaku yang penting dalam Proses Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran.

Jadwal pengadaan harus mencakup langkah-langkah tersebut, beserta dengan penetapan waktu yang disepakati oleh pemangku kepentingan utama dan didistribusikan melalui dokumen permintaan penawaran agar terdapat pemahaman yang sama.

_________________________________________________________________________________

(43)

43

Slide 13

13

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

(44)

44

Slide 14

Jadwal Pengadaan

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman

Anda

_________________________________________________________________________________

(45)

45

►

SESI 2

–

PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN

Slide 1

4

Sesi 2

Penerimaan Dokumen Penawaran

_________________________________________________________________________________

(46)

46

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:



Memahami tentang

penerimaan dokumen

penawaran



Mengetahui dan memahami

perbedaan menerima

dokumen penawaran dalam

bentuk

hardcopy

dan

softcopy

.



Memahami pengendalian dan

tata kelola secara keseluruhan

2

_________________________________________________________________________________

(47)

47

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan

“

Penerimaan

Dokumen Penawaran

”?

3

_________________________________________________________________________________

(48)

48

Slide 4

Penerimaan dokumen penawaran

4

Penerimaan dokumen penawaran…



Merupakan proses formal untuk menerima

dokumen penawaran yang disampaikan

oleh penawar



Dicap tanggal dan waktu penyampaiannya

…



Harus disimpan dengan baik

_________________________________________________________________________________

(49)

49

Slide 5

Bagaimana Dokumen Penawaran

sebaiknya diterima?

5

_________________________________________________________________________________

(50)

50

Slide 6

Dokumen penawaran dalam bentuk

hardcopy

• Penawar harus memastikan bahwa

dokumen penawaran dikirimkan secara fisik

‒ ke lokasi yang sudah ditentukan

sebelumnya

‒ sesuai dengan format yang

dipersyaratkan

Contoh: Amplop tertutup dan

menunjukkan referensi nomor dokumen permintaan

penawaran dengan jelas

Contoh: Penawaran teknis dan

penawaran harga dibuat dalam amplop terpisah

‒ Sebelum batas akhir pemasukan

dokumen penawaran 6

_________________________________________________________________________________

(51)

51

Slide 7

Dokumen penawaran dalam bentuk softcopy

• Penawar menyampaikan dokumen

penawaran secara elektronik

‒ Melalui sistem eSourcing

dengan proses penyampaian dokumen penawaran secara

online

‒ Melalui emailke alamatemail

yang ditetapkan baik ke alamat

emailbagian pengadaan atau

alamatemail umum

• Sistem akan merekam tanggal dan

waktu penyampaian dokumen penawaran

7

_________________________________________________________________________________

(52)

52

Slide 8

Pengendalian internal seperti apa

yang diperlukan untuk menerima

dokumen penawaran?

8

_________________________________________________________________________________

(53)

53

Slide 9

Melalui pengendalian internal, dokumen penawaran dapat diterima dan disimpan dengan baik dengan cara…

9

• Memastikan hanya ada satu lokasi tempat penyampaian dokumen penawaran secara fisik yang berlaku bagi semua penawar

• Memastikan semua dokumen penawaran yang diterima telah dicap tanggal dan waktu

penyampaiannya dan sudah tercatat dalam sistem pengendalian internal

• Memberikan tanda terima (termasuk tanggal dan waktu diterimanya dokumen penawaran) kepada setiap penawar yang telah menyampaikan dokumen penawaran

• Dengan segera mengirimkan dokumen penawaran yang sudah diterima ke bagian penyimpanan dokumen internal

• Membatasi akses terhadap bagian penyimpanan dokumen internal

_________________________________________________________________________________

(54)

54

Slide 10

Dokumen penawaran yang disampaikan dalam bentuk softcopy harus dimasukkan ke dalam‘sistem’ eSourcing / eProcurement untuk pengendalian

10

 Ada sistem log (pencatatan) dalam sistemeSourcing/ eProcurement, sehingga semua kegiatan termasuk penyampaian dokumen penawaran akan tercatat waktu dan tanggalnya

 Detail Logindanpassword untuk setiap pengguna sistem harus berbeda.

 Pengguna sistem akan teridentifikasi tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan profilnya

‒ Pengelola Pengadaan

‒ Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee)

‒ Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee)

‒ Pemberi Persetujuan (Wewenang)

 Sistem ini terletak dalamFirewallatau merupakan bagian dari perangkat lunak berbentuk layanan atauSoftware As A Service (SAAS)

(55)

55

Slide 11

Apa yang sebaiknya kita lakukan jika

ada penawar yang terlambat?

11

•

Jika penawar terlambat menyampaikan

dokumen penawaran, secara teori dokumennya

tidak dapat diterima.

•

Waktu tidak dapat dijadikan alasan

keterlambatan oleh penawar.

•

Jika pengelola pengadaan menerima dokumen

penawaran yang terlambat atas dasar

pertimbangan berdasarkan informasi yang

dimiliki, bukan perasaan (

informed judgment

),

dasar pertimbangannya harus

didokumentasikan dalam berkas pengadaan.

_________________________________________________________________________________

(56)

56

Slide 12

Poin-Poin Penting

12

Penerimaan dokumen penawaran adalah proses formal untuk menerima penawaran yang disampaikan oleh penawar, yang harus dicantumkan tanggal dan waktu penyampaiannya dan disimpan dengan baik

Harus ada pengendalian internal agar dokumen penawaran dapat diterima dan disimpan dengan baik

Pengelola pengadaan harus membuat keputusan berdasarkan informasi yang dimiliki dan didokumentasikan serta menggunakan pertimbangan profesional yang terbaik untuk menerima dokumen penawaran yang terlambat berdasarkan peraturan dan prinsip pengadaan barang/jasa

Dokumen penawaran dapat disampaikan dan diterima baik dalam bentukhardcopy–paket/amplop tertutup–maupunsoftcopy/ secara elektronik via emailatau sistemeSourcing–Petunjuk penyampaian dokumen penawaran harus jelas

_________________________________________________________________________________

(57)

57

Slide 13

Latihan Praktis:

Dokumen penawaran yang terlambat

disampaikan.

Soft copy

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________

(58)

58

Slide 14

Latihan Praktis:

Dokumen penawaran yang terlambat

disampaikan.

Hard Copy

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________

(59)

59

►

SESI 3

–

PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

Slide 1

Sesi 3

Proses Pembukaan Dokumen

Penawaran

Proyek Modrenisasi Pengadaan

1

_________________________________________________________________________________

(60)

60

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

 Mendefinisikan‘Proses Pembukaan Dokumen Penawaran’

 Mengidentifikasi pemangku

kepentingan utama yang terlibat

dalam‘Proses Pembukaan Dokumen Penawaran’

 Memahami kegiatan dalam‘Proses Pembukaaan Dokumen Penawaran’

 Memahami pembukaan dokumen

penawaran secara berurutan dan

bersamaan

2

_________________________________________________________________________________

(61)

61

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan

“Proses

Pembukaan Dokumen Penawaran

”?

3

_________________________________________________________________________________

(62)

62

Slide 4

Proses pembukaan dokumen penawaran

4

adalah…

• Langkah formal untuk membuka penawaran yang disampaikan dalam amplop tertutup dalam proses pengadaan

• Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan terhadap dokumen penawaran dalam bentuk tercetak (hardcopy) atau elektronik (softcopy)

• Kadang-kadang dilakukan oleh panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran(‘Bid Opening Committee’) yang beberapa anggotanya bukan dari bagian pengadaan.

• Proses kegiatan ini akan dibuatkan berita acaranya.

• Panitia pengadaan akan meninjau berita acara pembukaan dokumen penawaran

• Sering dilakukan secara berurutan, penawaran harga hanya akan dibuka apabila penawaran teknisnya memenuhi persyaratan

_________________________________________________________________________________

(63)

63

Slide 5

Mengapa proses formal

“

pembukaan dokumen

penawaran

”

penting?

5

_________________________________________________________________________________

(64)

64

Slide 6

Pentingnya Proses formal pembukaan

dokumen penawaran

…

• Menegaskan kembali kepada pemangku kepentingan bahwa kegiatan pengadaan selaras dengan prinsip-prinsip dan proses pengadaan

• Penawar memahami bahwa jika mereka menyampaikan dokumen penawarannya secara tepat waktu, dokumen penawaran mereka akan dibuka (dan dievaluasi)

• Memberikan konfirmasi bahwa penawar menyampaikan penawaran mereka dalam kurun waktu yang tercantum dalam dokumen permintaan penawaran

• Memberikan jejak audit (audit trail) yang jelas

• Mengurangi kemungkinan masuknya penawar lain pada tahap selanjutnya

• Selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan (transparansi/kejujuran)

• Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi

6

_________________________________________________________________________________

(65)

65 Slide 7

Apakah kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa pada saat proses pembukaan dokumen penawaran?



Panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran (

bid opening committee

) dapat melakukan

pemeriksaan secara umum saja terhadap dokumen

penawaran selama proses pembukaan

‒

Tidak ada penawaran harga yang disertakan dalam

penawaran teknis

‒

Lisensi wajib telah disertakan



Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang

tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa

oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi

(

evaluation committee)

8

_________________________________________________________________________________

(66)

66

Slide 8

Meskipun sedikit berbeda, pembukaan dokumen penawaran dalam bentuk hardcopydansoftcopy

memiliki hasil yang sama

Kesamaan

 Keduanya akan memiliki anggota panitia

 Keduanya akan mengikuti proses pembukaaan dokumen penawaran secara formal

 Keduanya akan dibubuhi dengan waktu dan tanggal pada saat dokumen penawaran diterima

 Keduanya akan ditandatangani oleh anggota panitia (masing-masing secara fisik dan digital)

 Keduanya menghasilkan jejak audit yang jelas

7

Perbedaan

 Pembukaan dokumen penawaran dokumensoftcopy dilakukan secara

online, sehingga anggota panitia tdak perlu hadir secara fisik di tempat yang sama (berbeda dengan dokumen

hardcopy)

 Pembukaan dokumen penawaran

softcopy hanya memerlukan sedikit waktu, sedangkan dokumenhardcopy

kadang-kadang memakan waktu lama (tergantung penawarannya)

 Dalam pembukaan dokumen penawaran

softcopy, tinjauan kepatuhan kurang dilakukan oleh anggota panitia pengadaan (tidak seperti dokumen penawaranhardcopy)

….Dokumen penawaran yang telah dibuka siap untuk dievaluasi

(67)

67

Slide 9

Apakah panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran harus melakukan pemeriksaan kepatuhan

dalam proses pembukaan dokumen penawaran?



Panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran (

bid opening committee

) dapat

melakukan pemeriksaan singkat terhadap dokumen

penawaran selama proses pembukaan

‒

Tidak ada penawaran harga yang disertakan

dalam penawaran teknis

‒

Lisensi wajib telah disertakan



Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang

tercantum dalam dokumen pengadaan harus dinilai

oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi

(

evaluation committee)

8

_________________________________________________________________________________

(68)

68

Slide 10

Apa perbedaan antara

pembukaan dokumen penawaran

secara

“

berurutan dan

bersamaan

”?

9

_________________________________________________________________________________

(69)

69

Slide 11

Pembukaan dokumen penawaran secara

berurutan dan bersamaan

…



berurutan dilakukan dengan urutan tertentu

‒

Pertama, penawaran teknis (dievaluasi

berdasarkan matriks nilai)

‒

Kedua, penawaran harga untuk penawar

yang dari segi teknis dianggap memenuhi

syarat



bersamaan (paralel) jarang dan hanya

dilakukan apabila ada justifikasi yang tepat

(mis. pengadaan darurat atau di bawah

tekanan waktu)

10

_________________________________________________________________________________

(70)

70

Slide 12

Poin-poin penting

11

Pembukaan dokumen penawaran adalah kegiatan yang menjadi tahapan penting dalam keseluruhan proses pengadaan

Pembukaan dokumen penawaran dapat diterapkan pada dokumen dalam bentukhard copy atausoft copy, namun hasil akhirnya sama

Sebagian besar dokumen penawaran dibuka secara berurutan, pertama penawaran teknis, dan diikuti dengan penawaran harga

Pembukaan dokumen penawaran harus dilakukan oleh panitia pengadaan yang ditunjuk, yang mungkin

an