Proses kontrol pid untuk proses (4)

Proses adalah sebagai suatu kegiatan atau suksesi dari kegiatan yang

berkelanjutan dan teratur , dilakukan dengan cara tertentu, dan bertujuan

untuk mencapai suatu hasil; suatu operasi berkelanjutan atau serangkaian

operasi. ( kamus bhs Inggris Oxford)



bentuk mentranformasikan input ke output

o

Manajemen Proses memungkinkan suatu penilaian terfokus

pelanggan dari nilai tambah aktifitas yang dilakukan

o

Manajemen Proses memperjelas kepemilikan dan tanggung

jawab untuk proses bisnis

o

Manajemen Proses berlandaskan pada pengukuran siklus

waktu.

o

Manajemen Proses berlandaskan pada keterlibatan pekerja dan

fungsionalitas silang atau hub antar fungsi dalam manajemen

o

Manajemen Proses memberikan hasil-hasil berupa peningkatan

dalam kualitas dan kepuasan pelanggan , sementara

biaya-biaya akan turun.

SISTEM MANAJEMEN PROSES

Sumber : Vincent, 101

Gambar 1. Skema Sistem Produksi

Keterangan :

aliran material ( barang / jasa) aliran informasi ( tasks/ tugas)

aliran barang/jasa (W)  Waste  JIT (W) tata letak Ok

 minimumkan

Gambar 2. Diagram alir proses hipotesis dr sistem produksi

Umpan balik untuk pengendalian Input , proses dan teknologi

DEFINISI PROSES & MANAJEMEN PROSES:

Proses yaitu integrasi sekuensial (berurutan dari orang, material,

metode dan mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna

menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan. Terdapat 4 pihak yg

terlibat dalam operasi & perbaikan proses: Pelanggan, Kelompok Kerja

Pemasok, Pemilik. Konsep Manajemen Proses berkaitan dengan perbaikan

kualitas. (Pall Gasperz) mengidentifikasi enam komponen penting untuk

manajemen proses: Kepemilikan, Perencanaan, Pengendalian dan menjamin

efektifitas, Pengukuran Perbaikan, dan peningkatan Optimisasi

LANGKAH PERBAIKAN PROSES:

Mendefinisikan Masalah Proses Identifikasi dan Dokumentasi Proses

Mengukur Performansi Memahami mengapa suatu masalah proses terjadi

Mengembangkan dan Menguji Ide-Ide Implementasi Solusi dan Evaluasi

Model Manajemen Proses Terstruktur :

Langkah Model manajemen proses terstruktur (Gasperz) sbb :

Identifikasi, Proses, Pemilihan Tim, Penetapan Ruang Lingkup, dan Tujuan

Identifikasi Kelemahan. Proses Pengembangan Rekomendasi untuk

perbaikan proses Memperoleh persetujuan Pengembangan Rencana Kualitas

Presentasi Rencana Kualitas Implementasi dan Pemantauan Kemajuan

Perbaikan Proses .

Perbaikan Kualitas:

Kebutuhan Untuk Perbaikan Penerapan manajemen kualitas pada

industri jasa terdiri dari : Perbaikan yang terus manerus, Perbaikan proses,

Rekayasa ulang. proses bisnis yang dilaksanakan melalui : Menilai

 Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.

 Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:

1. Pelanggan

2. Kelompok kerja

3. Pemasok

4. Pemilik

Kategori informasi:

1. Kebutuhan pelanggan

2. Feedback

6 Komponen penting untuk manajemen proses

 Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.

 Perencanaan.

 Pengendalian & menjamin efektivitas.

 Pengukuran.

 Perbaikan atau peningkatan.

 Optimisasi.

Langkah Perbaikan Proses

 Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisi kebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses).

 Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan.

 Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat.

Langkah Perbaikan Proses

 Memahami mengapa suatu masalah terjadi (gejala, penyebab, akar penyebab).

1. Apa masalah utama? Diagram pareto.

2. Apa akar penyebab masalah? Diagram fishbone & 5 why.

3. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif.

 Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab.

 Implementasi solusi & evaluasi.

Penyebab Timbulnya Variasi

 Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya.

 Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.

 Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system.

 Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.

Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja

 Tata letak pabrik & kantor yg buruk

 Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang

 Metode kerja yg tdk standar

 Perencanaan yang buruk

 Peralatan pengukuran yg tdk akurat

Waste Akar Penyebab

Overproduction, memproduksi lbh drpd kebutuhan pelanggan internal & eksternal

Ketiadaan komunikasi, hanya berfokus pd kesibukan kerja bukan utk memenuhi kebutuhan pelanggan

Delays (waiting time), keterlambatan yg tampak melalui org2 yg sedang menunggu mesin atau mesin yg sedang menunggu perawatan, bahan baku

Inkonsistensi dlm metode kerja, waktu penggantian produk yg panjang

Transportation, memindahkan material / org dlm jarak yg jauh dari 1 proses ke proses berikutnya

Tata letak yg jelek, ketiadaan organisasi dlm proses

Processes, mencakup proses2 tambahan atau aktivitas kerja yg tdk perlu

Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yg jelek, gagal mengkombinasi operasi kerja

Inventories, menimbulkan aktivitas penangan tambahan yg seharusnya tdk diperlukan

Peralatan yg tdk handal, aliran kerja tdk seimbang, pemasok yg tdk kapabel, peramalan kebutuhan yg tdk akurat Motions, setiap pergerakan dari org atau mesin yg tdk

menambah nilai kpd barang & jasa tsb Tata letak yg jelek, metode kerja yg tdk konsisten

Devective product, scrap, rework, customer returns

Incapable processes, insufficient training, ketiadaan prosedur-prosedur operasi standar

Data

 Data => dipakai untuk riset.

 Data => Hipotesis & Ramalan.

Kegunaan data:

1. Dasar penyusunan perencanaan dlm rangka memecahkan masalah.

2. Alat control dlm pelaksanaan suatu perencanaan.

3. Dasar evaluasi.

Pengelompokan Data

 Menurut sifatnya: Kualitatif & kuantitatif.

 Menurut sumber data (berpijak pada organisasi tertentu): internal & eksternal.

1. Primer (dikumpulkan sendiri).

2. Sekunder (sudah jadi).

 Menurut waktu pengumpulan:

1. Cross section data (dikumpulkan pd waktu tertentu).

2. Time series data (dikumpulkan dari waktu ke waktu).

Histogram

 Salah satu alat yang membantu kita untuk menemukan variasi, yang menunjukkan:

1. Distribusi dari pengukuran

2. Frekuensi dari setiap pengukuran itu

 Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses

 Membantu manajemen dlm membuat keputusan yg berfokus pd usaha perbaikan terus-menerus

Berpikir secara strategis

 Pemikiran strategis => memandang secara jangka panjang & melihat gambar besarnya, termasuk organisasi & lingkungan kompetitif, dan mempertimbangkan bagaimana keduanya cocok berdampingan.

 Manajemen strategis => kumpulan keputusan & tindakan yg digunakan dlm penyusunan & implementasi strategis untuk meraih tujuan organisasi.

Proses Manajemen Strategis

 Penyusunan strategi => tahapan yang meliputi perencanaan & pengambilan

keputusan yang membawa ke pembuatan tujuan perusahaan & pengembangan rencana strategis tertentu.

 Implementasi strategi => tahapan yang meliputi penggunaan alat manajerial & organisasi untuk memanfaatkan sumber daya agar mencapai hasil strategis.

 Analisis situasi => analisis kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman (SWOT) yg dapat memengaruhi kinerja organisasi.

Daftar Analisis kekuatan & Kelemahan Organisasi

Manajemen & Org Pemasaran SDM

Kualitas manajemen

Pengalaman & pendidikan karyawan Tingkat pergantian karyawan

Kepuasan kerja

Keuangan Produksi Penelitian & Pengembangan

Tingkat pengembalian investasi Margin keuntungan

Rasio kewajiban-ekuitas

Rasio persediaan

Lokasi pabrik

Lama pemakaian mesin

Pengendalian Mutu

Produktivitas/efisiensi

Penelitian aplikatif dasar Kemampuan laboratorium

Program penelitian

Inovasi produk baru

Inovasi teknologi

Susunan Strategi di Tingkat Perusahaan

 Unit Bisnis Strategis (UBS) => divisi org yg mempunyai misi usaha, rangkaian produk, competitor & pasar yg unik jika dibandingkan secara relative dg UBS lain di perusahaan itu

 Pertumbuhan di ukur melalui tingkat pertumbuhan penjualan produk (dlm satuan %).

 Pangsa pasar relative merupakan rasio pangsa pasar dr perusahaan terhadap pangsa pasa perusahaan pesaing terbesar dlm industry tsb.

Posisi Dampak Strategi

Bintang

Berada pd tahap pertumbuhan dr siklus hidup & menciptakan kas yg cukup untuk mempertahankan

pangsa pasar Mempertahankan status

Sapi perah

Industri matang & pertumbuhan lambat, namun

merupakan bisnis dominan di industry tsb Memanen

Tanda Tanya

Industri berkembang & baru, namun memiliki pangsa pasar terbatas

Membangun,

mengembangkan pangsa pasar