Analisis Sistem Informasi Manajemen Pengiriman Uang dengan Menggunakan Cobit 4.1 pada PT. Pos Indonesia.

(1)

vi

ABSTRAK

Pengiriman uang adalah bisnis inti dari bisnis PT.Pos Indonesia. Tujuan diadakan penelitian ini agar setiap pengguna sistem informasi pengiriman uang memiliki kemampuan yang sama dengan standar DS7 Educate and Train Users, agar masalah-masalah yang ada pada sistem informasi pengiriman uang dapat teridentifikasi dan ditemukan solusi yang tepat dengan standar DS10 Manage

Problems dan agar perusahaan dapat menerapkan keamanan fisik yang sesuai

guna mendukung sistem informasi pengiriman uang dengan standar DS12 Manage

the Physical Environment. Teori yang digunakan sebagai acuan adalah COBIT 4.1.

Sumber data berasal dari dokumen-dokumen observasi ke lapangan, screen shot program, foto dengan kamera, buku-buku yang relevan dan situ-situs yang berhubungan. Cara menganalisis dengan mengumpulkan bukti-bukti yang sesuai setelah itu hasil analisa akan diukur kesesuaiannya dengan proses pada standar yang telah ditentukan dan akan diberikan penilaian serta rekomendasi untuk perbaikan. Cara mengumpulkan data adalah dengan teknik wawancara, observasi ke lapangan dan penelusuran dokumen-dokumen yang terkait. Setelah semua hal tersebut dilakukan ditemukan bahwa PT.Pos Indonesia memiliki pelatihan untuk penyamaan kemampuan pengguna, masalah-masalah yang ada juga sudah diidentifikasi dengan baik dan diberikan solusinya serta diimplementasikan pada sistem dan keamanan fisik sudah diterapkan guna mendukung sistem informasi pengiriman uang. Namun perbaikan ke arah yang lebih baik tetap harus dilakukan.

(2)

vii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Remittance is the core business of PT.Pos Indonesia. Goal of this research is every users have a similar skill with standard DS7 Educate and Train Users, all problems in management information system remittance can be identified with standard DS10 Manage Problems and found match solution and enable companies to implement physical security for support management information system remittance with standard DS12 Manage the Physical Environment. The theory is used as a reference is COBIT 4.1. Source of data is from documents which get from observation to companies, the program screen shot, photos with camera, books are relevant with topic and sites which related with topic. How to analyze is collected evidences which related after that, the results will be measured in conformance with standard which selected and will be given assessment and recommendation for improvement. How to collect data is by interview, observation to companies and related documents. After all activities done the result is PT.Pos Indonesia have a traning to for users equalization skills, all problems also been identified and have solution for each problem and implemented to system and physical security have been implemented for support information system remittance. But, continues improvement still needed.

(3)

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.5 Sumber Data ... 4

1.6 Sistematika Penyajian ... 5

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 6

2.1 Pengertian Audit ... 6

2.2 Jenis-Jenis Audit ... 6

2.3 Audit Operasional ... 7

2.4 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 9

2.5 COBIT Framework ... 10

2.5.1 DS7 Educate and Train Users ... 12

2.5.2 DS10 Manage Problems ... 16

2.5.3 DS12 Manage the Physical Environment ... 20

BAB 3. ANALISIS DAN OBSERVASI ... 25

3.1 Profil Perusahaan ... 25

3.1.1 Pos Indonesia Masa Kini ... 26

(4)

ix

3.2.1 Visi ... 27

3.2.2 Misi ... 27

3.2.3 Motto ... 28

3.3 Logo dan Arti Logo PT.Pos Indonesia ... 28

3.3.1 Logo ... 29

3.3.2 Arti Logo ... 29

3.4 Struktur Organisasi PT.Pos Indonesia ... 31

3.4.1 Struktur Dinas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung ... 32

3.5 Job Descriptions ... 33

3.6 Planning ... 41

3.6.1 Masalah Utama ... 41

3.6.2 Rekomendasi Langkah ... 43

3.7 Hasil Analisis dengan menggunakan Cobit 4.1 ... 47

3.7.1 DS7 Educate and Train Users ... 47

3.7.2 DS10 Manage Problems ... 55

3.7.3 DS12 Manage the Physical Environment ... 62

3.8 Tabel Rekomendasi Level ... 71

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 80

4.1 Simpulan ... 80

4.2 Saran ... 80

(5)

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Gambar Logo PT.Pos Indonesia Lama ... 29

Gambar 3.2 Gambar Logo PT.Pos Indonesia Baru ... 29

Gambar 3.3 Struktur PT.Pos Indonesia ... 31

(6)

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Tabel Level Maturity DS7 ... 51

(7)

xii

DAFTAR LAMPIRAN

(8)

1

BAB 1.

PENDAHULUAN

Pada Bab ini akan dibahas beberapa hal yang berkaitan dengan penelitian. Latar belakang masalah akan membahas latar belakang perusahaan tempat penelitian dilakukan. Rumusan masalah berisi hal yang berkaitan dengan masalah-masalah inti yang terdapat pada perusahaan. Tujuan pembahasan merupakan jawaban dari masalah pada rumusan masalah. Ruang lingkup kajian membahas mengenai kerangka kerja yang akan digunakan dalam penelitian ini. Sumber data merupakan data-data yang diperlukan dan cara pengumpulannya. Sistematika penyajian berisi intisari dari setiap bab.

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. POS Indonesia merupakan sebuah badan bisnis yang bergerak dalam bidang layanan pos. PT.POS Indonesia memiliki seluruh cabang diseluruh bagian Indonesia. PT. POS Indonesia yang berada di wilayah Bandung memiliki beberapa kantor pusat. Selain itu, PT. POS Indonesia juga memiliki beberapa kantor cabang kecil yang tersebar hampir di seluruh Bandung. Dewasa ini, bisnis PT. POS Indonesia tidak hanya melayani pengiriman surat, wesel dan yang lainnya. PT. POS Indonesia juga melayani pembayaran kredit kendaraan, penukaran mata uang dan yang lainnya. Adapun analisis akan dilakukan pada kantor cabang PT.Pos Indonesia yang berlokasi dijalan Banda No. 30 Gedung Wahana Bhakti Pos, Bandung. 40115.

(9)

2

Universitas Kristen Maranatha yang berbeda-beda. Dalam hal ini harus adanya keseragaman skill masing-masing pengguna. Banyak hal yang bisa dilakukan guna menyeragamkan kemampuan pengguna salah satunya dengan diadakan pelatihan-pelatihan yang memadai. Juga banyaknya masalah-masalah yang timbul dalam bisnis pengiriman uang, sehingga PT.Pos Indonesia harus merancang cara-cara untuk menanggulangi masalah-masalah yang ada guna meninggkatkan efisiensi sistem. Keamanan merupakan hal penting dalam mendukung kelancaran sebuah sistem, salah satu yang paling penting adalah keamanan fisik. Perancangan dan pengelolaan keamanan fisik yang baik dapat menghindarkan perusahaan dari kerugian akibat dari kerusakan peralatan computer yang dapat menganggu bisnis perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Pelatihan untuk menyetarakan kemampuan pengguna, masalah-masalah yang terdapat dalam sistem informasi pengiriman uang dan keamanan fisik guna mendukung sistem informasi adalah hal-hal yang akan dibahas dalam rumusan masalah.

1. Apakah setiap user memiliki pengetahuan yang cukup dalam mengakses sistem informasi pengiriman uang?

2. Bagaimana menangani masalah-masalah yang timbul pada sistem informasi manajemen pengiriman uang guna mencapai tujuan perusahaan?

3. Bagaimana perlindungan fisik yang diterapkan guna mendukung sistem informasi manajemen pengiriman uang?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan pembahasan berisi jawaban terhadap rumusan masalah yang telah diidentifikasikan sehingga jumlah point yang ada pada tujuan pembahasan akan sama dengan jumlah masalah yang telah dirumuskan di bagian 1.2. 1. Mengetahui tingkat pengetahuan setiap user dalam mengakses sistem

(10)

3

Universitas Kristen Maranatha 2. Mengetahui penanganan masalah-masalah yang timbul pada sistem

informasi manajemen pengiriman uang untuk mencapai tujuan perusahaan.

3. Mengetahui perlindungan-perlindungan fisik yang diterapkan untuk mendukung sistem informasi manajemen pengiriman uang.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2 dan tujuan pembahasan pada bagian 1.3 analisis sistem informasi akan dilakukan pada kantor pusat PT.Pos Indonesia wilayah Bandung yang berlokasi dijalan Banda No. 30 Gedung Wahana Bhakti Pos, Bandung. 40115 dan akan mengacu pada kerangka kerja COBIT 4.1 dengan menggunakan proses DS7, DS10 dan

DS12.

1. DS7 Educate and Train Users

Dalam proses ini akan dibahas mengenai pembelajaran yang efektif untuk semua pengguna sistem IT, termasuk bagian IT, memerlukan identifikasi training yang membutuhkan suatu grup pengguna sistem. Termasuk kebutuhan identifikasi, proses ini termasuk definisi dan eksekusi strategi untuk training yang efektif dan memastikan hasil. Sebuah training program yang efektif meningkatkan keefektivan penggunaan teknologi dengan menurunkan error dari pengguna, meningkatkan produktivitas dan meningkatkan penyesuaian dengan

control kunci, seperti langkah-langkah keamanan pengguna. Control

objective yang digunakan adalah:

a) DS7.1 Identification of Education and Training Needs.

b) DS7.2 Delivery of Training and Education.

c) DS7.3 Evaluation of Training Received.

2. DS10 Manage Problems

(11)

4

Universitas Kristen Maranatha masalah juga meliputi rekomendasi untuk peningkatan, maintain masalah yang lalu dan review status tindakan korektif. Penanganan masalah yang efektif memaksimalkan sistem yang tersedia, meningkatkan pelayanan. Mengurangi biaya, dan meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pelanggan. Control objective yang digunakan adalah:

a) DS10.1 Identification and Classification of Problems.

b) DS10.2 Problem Tracking and Resolution.

c) DS10.3 Problem Closure.

d) DS10.4 Integration of Configuration, Incident and Problem

Management

3. DS12 Manage the Physical Environment

Perlindungan untuk peralatan komputer dan personal membutuhkan fasilitas fisik yang dirancang dengan baik dan dikelola dengan baik. Proses pengelolaan fasilitas fisik meliputi physical site, memilih fasilitas yang tepat, dan merancang proses yang efektif untuk memonitor faktor-faktor keamanan dan mengelola hak akses. Pengelolaaan perlindungan fisik yang efektif dapat mengurangi gangguan bisnis dari kerusakan peralatan computer dan personal. Control objective yang digunakan adalah:

a. DS12.1 Site Selection and Layout.

b. DS12.2 Physical Security Measures.

c. DS12.3 Physical Access.

d. DS12.4 Protection Against Environmental Factors.

e. DS12.5 Physical Facilities Management.

1.5 Sumber Data

Pada bagian ini, akan dijelaskan data-data yang diperlukan untuk penelitian ini dan penjelasan singkat cara mendapatkan data.

(12)

5

Universitas Kristen Maranatha yang diperoleh dari hasil wawancara terhadap pihak-pihak terkait, serta observasi langsung pada PT. POS Indonesia.

2. Data Sekunder: Data sekunder yang menjadi pendukung dari pengerjaan laporan tugas akhir ini didapat dari internet, buku petunjuk teknis dan buku petunjuk pelaksanaan dari PT.Pos serta buku literatur yang berasal dari perpustakaan.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian adalah intisari dari setiap bab yang ada dalam penelitian.

BAB 1 PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

BAB 2 KAJIAN TEORI

Membahas dasar teori yang akan digunakan dalam menganalisis sistem informasi.

BAB 3 ANALISIS DAN OBSERVASI

Membahas mengenai hasil analisa yang telah dilakukan di perusahaan dan apakah sistem yang digunakan oleh perusahaan sesuai dengan standar COBIT 4.1

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN

(13)

80

BAB 4.

SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini dibahas mengenai simpulan dari rumusan masalah pada bab 1 sesuai dengan teori-teori yang dijabarkan pada bab 2 serta sesuai dengan hasil penelitian pada bab 3. Pada bagian saran mengemukakan saran untuk meneruskan penelitian ini atau apabila ingin melakukan penelitian dengan referensi penelitian ini.

4.1 Simpulan

Terdapat beberapa kesimpulan bedasarkan rumusan masalah yang dikemukakan pada bab pendahuluan, yaitu :

1. Pengguna sistem informasi manajemen pengiriman uang sudah memiliki pengetahuan yang cukup dalam mengakses sistem informasi.

2. Sudah dilakukan penanganan masalah yang memadai untuk mencapai tujuan perusahaan.

3. Adanya perlindungan fisik yang diterapkan guna mendukung sistem informasi manajemen pengiriman uang.

4.2 Saran

Adapun beberapa saran yang dilatari oleh analisis yang telah dilakukan menggunakan Cobit 4.1 yakni:

1. Analisis terhadap sistem informasi manajemen pengiriman uang bisa dilakukan dengan framework Ron Weber.

2. Analisis terhadap sistem informasi manajemen pengiriman uang bisa dilakukan dengan menggunakan Cobit 5.

3. Proses yang digunakan pada Cobit 4.1 bsa bervariasi tidak hanya control yang diambil pada laporan ini tergantung hal-hal yang dianalisis.

(14)

81

Universitas Kristen Maranatha berkaitan dengan keamanan sim pengiriman uang yang dimiliki PT.Pos Indonesia.

(15)

82

DAFTAR PUSTAKA

[1] Sukrisno, Agoes, Bunga Rampai Auditing, 2004.

[2] Arens and Loebbecke, Auditing : An Integrated Approach, 2003. [3] Mulyadi, Auditing 1, 2002.

[4] Boynton, Johnson, Kell, Modern Auditing, 2003.

[5] George H.Bodnar, William S.Hopwood, Sistem Informasi Akutansi, 2000. [6] Gordon, B. , Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian

1, Jakarta, PT Pustaka Binamas Pressindo, 1991.

[7] Ron Webber, Information System Controls and Audit, 1999.

[8] IT Governance Institute, COBIT 4.1. USA, Information System Audit and

Control Associaton, 2007.