i
ABSTRAK
Dalam mengembangkan suatu perusahaan, terdapat masalah-masalah yang dihadapi, baik masalah yang terjadi di luar perusahaan ( eksternal ) maupun didalam perusahaan ( internal ). Untuk dapat menghadapi masalah-masalah yang ada, perusahaan harus lebih meningkatkan pengawasan dan pengendalian atas semua aktivitas perusahaan, terutama masalah-masalah yang terjadi didalam perusahaan ( internal ), yaitu pengamanan harta perusahaan.
Perusahaan dengan sistem pengendalian internal pembelian yang lemah akan sulit untuk bersaing dalam dunia usaha, karena perusahaan pasti tidak akan dapat berkembang. Perusahaan harus memiliki suatu sistem pengendalian internal pembelian yang memadai agar dapat berkembang dan juga untuk mengatasi masalah-masalah internal yang ada, diantaranya ialah masalah keamanan harta perusahaan.
Aktivitas pengendalian yang diterapkan oleh PT Astra Graphia pada aktivitas pembelian terdiri atas kebijakan dan prosedur tertentu. Kebijakan yang memadai terdiri atas otorisasi, pemisahan fungsi, dokumentasi, pengamanan aktivitas dan catatan, dan pemeriksaan independen yang memadai. Prosedur yang memadai terdiri atas adanya permintaan pembelian barang, pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pencatatan hutang dagang.
Metode yang digunakan adalah regresi analisis. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu dengan wawancara, observasi ke lapangan dan kuesioner yang dibagikan kepada staff, maka hasil pengujian hipotesis dengan membandingkan t hitung dengan t tabel adalah sebagai berikut: t hitung 0,972 < t tabel 2,018, maka Ho diterima artinya tidak ada hubungan erat antara sistem pengendalian internal akuntansi yang memadai atas pembelian bahan baku terhadap upaya mengamankan harta perusahaan.
DAFTAR ISI
2.2.2 Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Aktivitas . 11 2. 2.3 Pemisahan Fungsi . . . 13
2.2.4 Penggunaan Dokumen dan Catatan yang Memadai . 16 2.2.5 Pengamanan atas Aktiva dan Catatan . . . 20
2.2.6 Pemeriksaan Independen atas Kinerja . . . 22
2.3 Pengendalian Intern . . . 24
2.3.1 Tujuan Pengendalian Intern . . . . 24
Bab IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN . . . 51
4.1.6 Formulir Yang Digunakan Dalam Aktivitas Pembelian Bahan Baku . . . 64
4.1.7 Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku . . 65
4.1.8 Prosedur Pemesanan Bahan Baku . . . . 66
4.1.9 Prosedur Penerimaan Bahan Baku . . . . 67
4.1.10 Prosedur Pencatatan . . . 68
4.1.11 Prosedur Pembayaran . . . 69
4.2 Pembahasan . . . 70
4.2.1 Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Pembelian pada PT.”Astra Graphia Tbk . . . 70
viii
DAFTAR TABEL
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Pre Purchase Order Lampiran 2 : purchase Order Lampiran 3 : Commercial Invoice Lampiran 4 : Packing List
Lampiran 5 : Surat Jalan Lampiran 6 : Receiving Report
Lampiran 7 : Laporan Penilaian Vendor Lampiran 8 : Flowchart
Lampiran 9 : Kuesioner Variabel Independen Lampiran 10 : Kuesioner Variabel Dependen Lampiran 11 : Hasil Pengolahan Data Ordinal
Lampiran 12 : Hasil Pengolahan Data Succesive Interval Lampiran 13 : Hasil Pengolahan Data Correlation Lampiran 14 : Hasil Pengolahan Data Reliability Output Lampiran 15 : Hasil Pengolahan Data Correlation Validitas Lampiran 16 : Hasil Pengolahan Data Reliability Output Validitas Lampiran 17 : Hasil Pengolahan Data Regression
Lampiran 18 : Gambar Grafik Penerimaan Hipotesis Lampiran 19 : Ganbar Struktur Organisasi
KUESIONER I
UNTUK VARIABEL INDEPENDEN
"SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU"
No. Pertanyaan SS S R TS STS
1
Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan
2
Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi
3 Fungsi penerimaan harus terpisah dengan fungsi
penyimpanan barang
4 Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh setiap fungsi, tidak ada transaksi pembelian yang secara lengkap
dilaksanakan oleh salah satu fungsi saja
5 Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan atau oleh fungsi pemakai
barang untuk barang yang langsung pakai
6 Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
atau pejabat yang lebih tinggi
7 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi fungsi
penerimaan barang
8 Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau
pejabat yang lebih tinggi
9 Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
10
pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas
keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi
11
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang
12 Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pemebelian
13 Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertnggungjawabkan oleh fungsi
penerimaan
14 Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
15 Barang yang diperiksa dan diterima oleh fungsi
penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat
order pembelian dari fungsi pembelian
16 Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya
dengan tembusan surat order pembelian
17 Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok
sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar
18 Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol
utang dalam buku besar
19 Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan
untuk memperoleh potongan tunai
20 Bukti kas keluar beserta dokumen pe ndukungnya dicap "lunas" oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan
KUESIONER II
2 Setiap transaksi sudah dicatat secara tepat
waktu
3 Barang yang dipesan diterima tepat pada
waktunya
4 Pengiriman barang kepada konsumen selalu
tepat waktu dan dijamin
5 Perusahaan tidak pernah mendapat komplain dari konsumen mengenai
pengiriman barang yang tidak tepat waktu
6 Perusahaan tidak pernah mengalami kekurangan persediaan barang yang
dipesan konsumen
7 Perusahaan selalu memproduksi produknya
sesuai dengan jumlah pesanan
8 Bahan baku yang didatangkan keperusahaan sesuai dengan jumlah yang
dipesan
9 Tidak ada bahan baku yang tersisa/terbuang
disaat melakukan proses produksi
10 Tidak ada bahan baku yang rusak akibat
Lampiran 20
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama : Adi Margiono NRP : 0251120
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir / skripsi ini adalah hasil karya sendiri dan bukan dipublikasi dari orang lain.
Apabila dikemudian hari diketahui pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi berupa pencabutan gelar dan pembatalan ijazah yang telah dikeluarkan.
Demikian pernyataan dari saya.
Bandung, Januari 2007 Yang menyatakan,
Bab 1 Pendahuluan
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 . Latar Belakang Penelitian
Perusahaan industri sebagai salah satu unsur yang mendukung perekonomian tentunya mempunyai peranan penting dalam meningkatkan penghasilan negara. Tujuan utama perusahaan adalah mencari keuntungan dalam jangka waktu panjang, yaitu dengan cara memberi kepuasan pada konsumen. Cara yang harus ditempuh oleh perusahaan agar dapat mengoptimalkan tercapainya kedua tujuan tersebut adalah dengan mengkoordinasi sumber-sumber yang tersedia dalam perusahaan.
Pada PT. Astra Graphia yang bergerak didalam bidang industri elektronik , titik berat kegiatannya adalah menghasilkan produk yang berupa mesin fotocopi yang berguna untuk mencetak dan menggandakan dokumen. Produk mesin fotocopi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan konsumen. Bahan baku yang digunakan pun harus sesuai.
Bab 1 Pendahuluan
2 Apabila perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern akuntansi yang memadai atas pe mbelian bahan baku maka sistem pengelolaan pembelian bahan baku yang baik dapat tercapai. Dengan sistem pe ngendalian intern akuntansi pembelian bahan baku dapat memberikan informasi mengenai pembelian bahan baku secara tepat sesuai dengan kebutuhan. Sistem pengendalian intern akuntansi pembelian yang memadai meliputi organisasi pembelian, prosedur pembelian dan sistem pencatatan dan pelaporan pembelian. Dalam sistem pengendalian intern akuntansi pembelian, dapat meningkatkan keandalan informasi mengenai sumber-sumber dimana barang-barang yang diperlukan perusahaan dapat dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga, mengawasi pelaksanaan kewajiban para pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan syarat pembayaran.
Bahan baku merupakan salah satu sumber yang harus mendapat perhatian yang cukup oleh perusahaan, karena pembelian bahan baku sangat menunjang kelancaran proses produksi perusahaan yang dijalankan. Pembelian bahan baku yang terlalu sedikit akan menghambat kelancaran proses produksi, seda ngkan pembelian bahan baku yang terlalu banyak akan menyebabkan terjadinya penumpukan bahan baku. Oleh sebab itu sistem bahan baku yang memadai dapat menunjang kelancaran aktivitas pembelian bahan baku perusahaan dan bahwa sistem pembelian bahan baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi.
Berdasarkan latar belakang penelitian tersebut , maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang: “Peranan Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Yang Memadai Atas Pembelian Bahan Baku Dalam Upaya Mengamankan
Bab 1 Pendahuluan
3
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada maka penulis mengidentifikasikan permasalahan dalam penelitian ini sebagai berikut:
a. Bagaimana Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Pembelian Bahan Baku yang telah diterapkan perusahaan?
b. Bagaimana peranan Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Yang Memadai Atas P embelian Bahan B aku dalam upaya mengamankan harta perusahaan?
1.3 . Tujuan Penelitian
Berdasarkan identifikasi masalah penulis merumuskan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui dan memahami Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Pembelian Bahan Baku yang diterapkan oleh perusahaan.
b. Untuk mengetahui Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Yang Memadai Atas Pembelian Bahan Baku dalam upaya mengamankan harta perusahaan.
1.4 . Manfaat Penelitian
Kegunaan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut : a. Bagi penulis, penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan pemikiran
Bab 1 Pendahuluan
4 pada Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Kristen Maranatha-Bandung.
b. Bagi perusahaan, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan dan informasi mengenai peranan sistem pengendalian intern akuntansi atas pembelian bahan baku dalam upaya mengamankan harta perusahaan, juga untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi dan menyempurnakan kekurangan-kekurangan yang ada.
c. Bagi pembaca, baik rekan mahasiswa maupun pihak-pihak lain, hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi penelitian yang mengambil masalah yang sama atau sebagai dasar untuk penelitian lebih lanjut yang berkaitan dengan bidang ini.
1.5 . Rerangka Pemikiran dan Hipotesis
Bab 1 Pendahuluan
5 Sistem pengenalian intern akuntansi yang memadai atas pembelian bahan baku diharapkan dapat mengurangi resiko kelebihan bahan baku atau kekurangan bahan baku. Salah satu alat untuk mendukung kelancaran proses produksi adalah tersedianya bahan baku. Jika bahan baku yang dim iliki terlalu sedikit akan menghambat kelancaran proses produksi. Demikian pula apabila pembelian bahan baku terlalu banyak, maka akan menimbulkan pemborosan biaya yang disebabkan oleh penurunan kualitas, kerusakan yang disebabkan oleh lamanya penyimpanan dan penumpukan persedian bahan baku. Hal ini dapat meyakinkan bahwa perencanaan sistem pembelian bahan baku yang baik dapat menunjang upaya dalam mengamankan harta perusahaan. Penyusunan sistem pengendalian intern akuntansi pada perusahaan tentu mempunyai tujuan.
Pengertian sistem pengendalian intern akuntansi dapat diberi arti sebagai suatu kumpulan sumber daya yang saling berhubungan dalam melakukan tindakan-tindakan yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi dalam mencapai tujuan dari pengendalian intern (mengamankan harta perusahaan).
Bab 1 Pendahuluan
6 dilakukan tidak tepat waktu atau menumpuknya persediaan karena sering terjadi Double Order, terjadinya kebocoran dalam pembelian karena belum ada pemisah
fungsi dan tidak ada pengecekan secara independen antar barang.
Sistem pengendalian intern akuntansi ini harus mampu menghasilkan informasi yang tepat dan dapat dipercaya, sehingga dengan informasi tersebut pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat untuk menjamin kelancaran aktivitas pembelian.
Dari uaraian yang dipaparkan diatas, penulis merumuskan suatu hipotesis:
”Apabila Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Yang Memadai Atas
Pembelian Bahan Baku Dijalankan Dapat Mengamankan Harta Perusahaan”.
1.6. Metode Penelitian
Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan dan penganalisaan data, yaitu suatu metode penelitian dengan cara mengumpulkan data, mengolah data, dan menganalisa data tentang keadaan yang terjadi pada suatu objek secara sistematis, faktual, dan akurat untuk mengetahui hubungan antar fenomena yang diteliti dan menarik kesimpulan berdasar pada penelitian yang dilakukan.
1.6.1. Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut:
Bab 1 Pendahuluan
7 berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh data primer. Dalam penelitian ini, pengumpulan data primer dilakukan melalui:
a. Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap aktivitas operasional perusahaan untuk memperoleh gambaran yang jelas dan nyata tentang masalah yang diteliti.
b. Wawancara (interview) dan Kuesioner
Penulis melakukan komunikasi langsung dengan pihak manajemen perusahaan dan pihak operasional perusahaan yang menangani masalah yang dijadikan topik penelitian. Selain itu penulis juga membuat sebuah kuesioner untuk mendapat gambaran perusahaan secara umum dan prosedur penjualan pada perusahaan yang dijadikan objek penelitian. Kuesioner yang diajukan dapat dilihat pada lampiran 1.
c. Analisa dokumen
Penulis mempelajari dokumen, formulir, dan catatan-catatan mengenai sistem dan prosedur yang digunakan dalam aktivitas penjualan suku cadang otomotif dalam perusahaan.
Bab 1 Pendahuluan
8
1.6.2. Metode Pengolahan Data
Metode pengolahan data ada 2 yaitu: • Analisis Regresi
Tujuan dari analisis regresi adalah untuk menguji pengaruh variabel independen terhadap variabel dependen.
• Analisis Korelasi
Tujuan dari analisis korelasi adalah untuk menganalisis kuatnya hubungan antara dua varia bel.
1.7. Lokasi dan Waktu Penelitian
Bab 5 Simpulan dan Saran
82
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan
Bardasarkan data penelitian yang diperoleh dari PT. Astra Graphia Tbk selama mengadakan penelitian analisis sistem pengendalian intern akuntansi pembelian bahan baku dalam upaya mengamankan harta perusahaan, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Pembelian Bahan Baku PT. “Astra Graphia Tbk”
• PT. Astra Graphia Tbk sudah memiliki struktur organisasi disertai dengan pembagian tanggung jawab, dan ada pemisahan fungsi untuk setiap departemen.
• PT. Astra Graphia Tbk telah memiliki sistem otorisasi dan prosedur pencatatan formulir dan dokumen secara manual memadai karena dibuat dengan bernomor urut cetak, rangkap tembus dan beda warna. Namun masih sering terjadi penundaan pencatatan atas transaksi yang dilakukan. • PT. Astra Graphia Tbk telah memiliki prosedur (praktik yang sehat) yaitu
Bab 5 Simpulan dan Saran
83 2. Peranan sistem pengendalian intern akuntansi pembelian bahan baku dalam
upaya mengamankan harta perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian pada PT. “Astra Graphia Tbk”, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern akuntansi pembelian bahan baku tidak menunjang upaya mengamankan harta perusahaan. Hal ini didukung oleh :
• Dengan membandingkan t tabel dan t hitung, jika t tabel < t hitung, maka
0
H diterima. Dari hasil perhitungan diperoleh t tabel 0,972 < t hitung 2,018, maka H0 diterima artinya tidak ada hubungan antara sistem pengendalian intern akuntansi yang memadai atas pembelian bahan baku dalam upaya mengamankan harta perusahaan.
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian maka saran-saran yang dapat dikemukakan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Pembelian bahan baku sebaiknya memesan tepat pada waktunya agar tid ak terjadi penumpukan bahan baku digudang dan tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman produk apabila terjadi kekosongan bahan baku digudang. 2. Perusahaan sebaiknya memiliki bagan alir atau flowchart prosedur pembelian,
sehingga dapat diketahui dengan jelas setiap prosedur yang akan dilakukan. 3. Pencatatan setiap transaksi dilakukan tepat waktu untuk menghindari adanya
DAFTAR PUSTAKA
American Institute of Certified Public Accountant (1995). Statement on Auditing Standart no:78. American Intitute of Certified Public Accountant, Inc.
Arrens, Alvin A, James K. Loebbecke. (2000). Edisi 8. Auditing an Integrated Approach. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Bodnar, George H, William S. Hopwood. (1998). Edisi 7. Accounting Information System. New Jersey: Prentice Hall International, Inc.
Bodnar, George H, William S. Hopwood. (2004). Edisi 9. Accounting Information System. New Jersey: Prentice Hall International, Inc.
Cashin, J.A, Paul D. Neuwirth, John F. Levy. (1998). Edisi 2. Cashin’s Hand Book for Auditor. Singapore: McGraw-Hall Book Company.
Kohler, Eric L. (1983). Edisi 4. A Dictionary For Accountant. New Jersey: Prentice Hall, Inc.
La Midjan dan Susanto, Azhar, 2001, Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan Manual, Praktika Penyusunan, Metode dan Prosedur, Edisi 8, Bandung: Lingga Jaya.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Jakarta: Salemba Empat (PT. Salemba Empat).
Romney, Marshall B, Paul J. Steinbart, Barry E. Cushing. (1997). Edisi 7.
Accounting Information System. United States of America: Addison-Wesley Publishing Company, Inc.
