commit to user NEGERI SU
Diajukan U
Memperoleh Sebuta
PROGRAM
FAKULTAS I
UNIVER
SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
n Untuk Memenuhi Persyaratan dalam
utan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan
Disusun oleh :
Sari Pusporini D 1808041
AM STUDI D III PERPUSTAKAAN
S ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
IVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
▸ Baca selengkapnya: bagaimana kehidupan sunan kalijaga waktu kecil di kadipaten
(2)commit to user
ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan ilmu Politik UNS Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta
PEMBIMBING : Drs. Harmawan, M.Lib.
yang bertanda tangan di bawah ini,
N A M A : Sari Pusporini
N I M : D.1808041
TANGGAL DIUJI : 9 Juni 2011
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas
termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila
dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung
segala konsekuensinya.
commit to user
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : Sari Pusporini
NIM : D 1808041
Program Studi : D III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
beserta instrument /desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan,
mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data
( data base ), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap
mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co
Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaaan dari pihak manapun.
commit to user
iv
PENGESAHAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari :
Tanggal :
Hari :
Tanggal :
commit to user
v
HALAMAN MOTTO
- Berbuatlah, hanya dengan berbuat kita akan tahu apa yang belum kita
ketahui dan Allah akan menjadikan mungkin apa yang tidak mungkin.
- Waktu adalah guru yang paling bijaksana oleh karena itu hargailah dia.
- Berusahalah untuk memberikan sesuatu yang terbaik untuk
lingkunganmu, untuk keluargamu, untuk orang-orang disekelilingmu
dan untuk barang-barang kecilmu dengan demikian DIA akan
memberikan yang pantas untukmu.
- Hidup ini indah bagi yang dapat mensyukuri nikmat.
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Aku persembahkan karyaku ini kepada :
· Ayah dan bundaku yang terhormat yang telah memberikan dorongan
dan semua yang saya butuhkan meski saya belum bisa membalasnya.
· Almamaterku yang tercinta
· Seseorang yang berarti dalam hidupku yang selama ini setia
menemaniku dan yang tiada henti memberiku semangat yang luar biasa.
· Sahabat-sahabatku semua yang telah memberikan kritik dan saranya.
· Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini tanpa
commit to user
vii
Abstraksi
Layanan Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, Sari Pusporini, D1808041, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebalas Maret Surakarta, 2011.
Penulisan Tugas Akhir ini membahas tentang sistem layanan di bagian informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dimana bagian ini dianggap tidak penting dalam memajukan pelayanan bagi para pemustaka, karena bentuk-bentuk layanan yang ada di bagian informasi biasanya sudah dapat dilakukan pada bagian referesi ataupun bagian tata usaha. Oleh karena itu banyak ditemui berbagai kegiatan yang tumpang tindih dengan bagian pelayanan yang lain.
Penulis melakukan beberapa metode dalam kegiatan ini. Dari hasil penelitian dan observasi dilapangan penulis mendapatkan data-data akurat sebagai gambaran umum seluruh kegiatan yang dilakukan disetiap bagian pelayanan baik dengan metode dokumentasi maupun wawancara serta studi pustaka sebagai acuan dalam bentuk bahan-bahan rujukan.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat diambil kesimpulan bahwa layanan di Bagian Informasi tidak dapat memberikan pelayanan sebagaimana mestinya yaitu sebagai layanan informasi, promosi dan kerjasama, karena adanya tumpang tindih kegiatan dengan bagian pelayanan yang lain seperti pada Bagian Tata Usaha.
Adanya layanan khusus di bagian informasi sebenarnya memiliki banyak manfaat bagi pemustaka untuk memberikan kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, akan tetapi layanan ini akan jauh berdampak positif apabila layanan di setiap bagian yang ada di perpustakaan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan benar.
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’ alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Penyusunan Tugas Akhir
dengan judul “LAYANAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA” ini
dengan baik.
Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas
Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Oleh Karena itu, Dengan segala kerendahan hati
penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada yang terhormat :
1. Allah SWT , yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis
mengerjakan Tugas Akhir.
2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dll.
4. BapakDrs. H. Marsudi, M.S, selaku penguji Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir
commit to user
ix
6. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas
SebelasMaret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan
kepada penulis.
7. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., MLIS. selaku Pimpinan UPT. Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis
untuk Praktek Kerja PUSDOKINFO.
8. Ibu Widyastuti Kartini, S.Sos. , selaku pembimbing saat penulis melakukan
kegiatan Praktek Kerja PUSDOKINFO di UPT. Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
9. Ibu Dra.Astuti yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan di layanan
Bagian Informasi di UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
10. Seluruh staf dan karyawan UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
11. Kepada Himapus, Bambu Nada, dan seluruh teman-teman organisasi.
12. Seluruh teman – teman kuliah Program Studi D III Perpustakaan FISIP UNS
angkatan 2008.
Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang
berkepentingan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Surakarta, 9 Juni 2011
commit to user
x DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ………. i
PERNYATAAN………... ii
PENGESAHAN ………. iii
HALAMAN MOTTO ………..………. iv
PERSEMBAHAN ………. v
ABSTRAKSI ………..………... vi
KATA PENGANTAR ……….. viii
DAFTAR ISI ……….…… x
DAFTAR TABEL ……….…… xiii
DAFTAR GAMBAR……….… xiv
DAFTAR BAGAN ……… xv
DAFTAR LAMPIRAN ……… xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ……….... 1
1.2 Rumusan Masalah ………2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ……… 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ………. 4
commit to user
xi BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan ……….………. 7
2.2 Kebutuhan Pemakai akan informasi………. 10
2.3 Sumber Daya Manusia………. 16
2.4 Pengertian Layanan dan Informasi………...………… 18
2.5 Layanan informasi dan referensi……….. 21
2.6 Informasi dan Pemakainya………24
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 3.1 Sejarah Singkat ………... ………... 26
3.2 Visi, Misi ……… 27
3.3 Tujuan dan Fungsi ……….….………... 28
3.4 Struktur Organisasi ……….….……….... 29
3.5 Sumber Daya Manusia ……….... 30
3.6 Keanggotaan………... 31
3.7 Koleksi……….……..32
3.8 Gedung Perpustakaan ………..………32
3.9 Sumber Dana………...………. 33
commit to user
xii
3.11 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta……….. 36
3.12 Tata Tertib………45
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Masalah………...46
4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?...47
4.1.2 Perbedaan Layanan Informasi dengan Layanan Referensi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta ………...54
4.2 TumpangTindih Kegiatan Pelayanan di Bagian Informasi
dengan Bagian lain SertaSolusi Mangatasi Permasalahanya….59
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...64
B. Saran ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 67
commit to user
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya..……. 32
Tabel 2. Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta ………... 36
commit to user
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Layanan di Bagian Informasi ……….... 49
Gambar 2. Pintu Masuk ( Electronic Gate ) ………..….……..50
Gambar 3. Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )………..51
Gambar 4. Ruang Carrel Room ……….………...53
Gambar 5. Layanan Referensi Rujukan Umum ……….. 61
commit to user
xv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Siklus Informasi ……….……22
Bagan 2. Struktur Organisasi ………...……….…31
Bagan 3. Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta……….…. 42
commit to user
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas
Lampiran 2. Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo
Lampiran 3. Piagam Penghargaan
Lampiran 4. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Lampiran 5. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Lampiran 6. Perbaikan Buku Rusak
Lampiran 7. Contoh kartu sakti yang diproses di layanan bagian Informasi
Lampiran 8. Prosedur pembuatan kartu sakti
Lampiran 9. Peraturan penggunaan Loker
Lampiran10. Statistik Pemustaka UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Dalam semua jenis dan tingkat aktivitas ilmu pengetahuan, informasi merupakan
sarana penting dalam usaha-usaha pengembangannya. Perpustakaan pada dewasa ini
telah berkembang sedemikian pesatnya, Sejarah perkembangan perpustakaan telah
dimulai jauh sebelum masehi. Perkembangan perpustakaan itu diwarnai oleh
perkembangan peradaban dan kebudayaan manusia itu sendiri.(Muljani, 1983 :15).
Di zaman seperti ini setiap orang berlomba dalam mencari dan mendapatkan
informasi agar tidak tertinggal dari yang lain, setiap orang selalu menginginkan
menjadi yang utama dalam mendapatkan layanan informasi. Oleh karena itu layanan
yang cepat, tepat dan akurat membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien,
merupakan dambaan setiap pustakawan dan pemustaka. Perkembangan layanan ini
dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka. Perpustakaan
sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya dituntut selalu siap membantu
pemustaka untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Fungsi jasa layanan
informasi yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk
bertindak sebagai penghubung antara pemustaka dan penyedia sumber informasi.
Karena begitu pentingnya fungsi layanan informasi, maka UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus yang dilaksanakan oleh
bagian informasi. Tujuan diadakan bagian ini adalah untuk memberikan kemudahan
commit to user
mengenai koleksi bahan pustaka maupun layanan yang bersifat umum. Karena itu
setiap pemustaka mendambakan layanan informasi yang tepat guna dan tepat
fungsinya. Karena tidak setiap perpustakaan perguruan tinggi mempunyai bagian
informasi sebagaimana di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, maka
penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini mengambil judul “LAYANAN DI BAGIAN
INFORMASI UPT. PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN
KALIJAGA YOGYAKARTA”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa rumusan
masalah mengenai layanan bagian informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
1. Bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?
2.Upaya pemecahan hambatan-hambatan dalam layanan Bagian
Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
commit to user 1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui apa saja bentuk-bentuk layanan yang ada di Bagian
Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta ?
3. Untuk mengetahui prosedur dalam mendapatkan berbagai layanan di Bagian
Informasi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
4. Untuk mengetahui hambatan, permasalahan dan pemecahan masalah layanan
di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
5. Penulis dapat mengenal dan mengetahui lebih dekat fungsi dan arti penting
keberadaan layanan Bagian Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
6. Pembaca dapat mengetahui tata cara pemanfaatan layanan di Bagian
Informasi di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
commit to user 1.4. Metode Pengumpulan Data
Penulis mengumpulkan data dengan menggunakan beberapa metode berikut:
1) Metode Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui suatu
pengamatan, dengan disertai pencatatan- pencatatan terhadap keadaan atau perilaku
objek sasaran (Fathoni, 2006; 104). Penulis melakukan pengamatan secara langsung
dan terlibat secara khusus terhadap pemanfaatan layanan di Bagian Informasi dengan
pemustaka di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Dari
kegiatan observasi tersebut penulis memperoleh data-data yang aktual dan dapat
dipercaya.
2) Dokumentasi
Dokumentasi adalah Metode pengumpulan data dengan cara mencatat berbagai
kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. (Gulo, 2002 : 123) Pengumpulan
dokumentasi atau arsip seperti buku panduan, liflet, serta dokumen yang mendukung
kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta. Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data tentang gambaran
umum maupun data-data pendukung mengenai kegiatan UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta.
3) Metode Wawancara
Wawancara adalah proses tanya-jawab dalam penelitian yang berlangsung secara
commit to user
informasi-informasi atau keterangan-keterangan. (Drs. Cholid Narbuko & Drs. H.
Abu Achmadi 2007; 83). Berkaitan dengan ini, penulis melakukan komunikasi
langsung kepada pengelola di Bagian Informasi, Bagian referensi dan Bagian Tata
Usaha serta pengguna perpustakaan beserta tenaga staf.
4) Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai
acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan
dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai
literatur (Nawawi, 1994: 23) . Dengan metode studi pustaka ini, penulis
menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas
akhir ini seperti data-data yang diambil dari buku Sulistyo Basuki, Nawawi dan
sebagainya.
1.5 Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Pengumpulan Data
Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo sebagai salah satu syarat dalam penulisan
laporan Tugas Akhir yang di laksanakan pada:
1.5.1 Waktu
Adapun waktu pelaksanaan pengumpulan data dilaksanankan bersamaan dengan
waktu penyelenggaraan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) dengan alokasi waktu
commit to user 1.5.2 Lokasi
Lokasi tempat pengumpulan data adalah di UPT. Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Beralamat di Jln. Marsda adisucipto Yogyakarta.
Telp. (0274) 548635, 589621, Fax. 586117.
commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Perpustakaan
Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan sesuatu yang penting.
Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa. Pendidikan
sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang agar bisa
menjawab tantangan kehidupan. Untuk memperoleh pendidikan, banyak cara yang
dapat kita capai. Diantaranya melalui perpustakaan, karena di perpustakaan berbagai
sumber informasi bisa kita peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat
kita peroleh melalui perpustakaan. Ketika kita mendengar kata perpustakaan, dalam
benak kita langsung terbayang sederetan buku-buku yang tersusun rapi di dalam rak
sebuah ruangan. Pendapat ini kelihatannya benar, tetapi kalau kita ingin
memperhatikan lebih lanjut, hal itu belum lengkap. Karena setumpuk buku yang
diatur di rak sebuah toko buku tidak dapat disebut sebagai sebuah perpustakaan,
memang banyak yang memberi pengertian untuk perpustakaan ini. Diantaranya
adalah.
1) Menurut IFLA (International Federation of Library Associationsand Institutions):
commit to user 2) Menurut Sutarno NS, MSi:
“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.” (Sutarno, 2003 : 7).
3) Menurut C. Larasati Milburga, dkk:
“Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara berkesinambungan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.” (Milburga dkk, 1991 : 17).
Memang pengertian perpustakaan terkadang rancu dengan istilah – istilah
pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Secara harfiah,
perpustakaan sendiri masih dipahami sebagai sebuah bangunan fisik tempat
menyimpan buku – buku atau bahan pustaka.
4) “Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual” ( Basuki ; 1991 ).
Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun, di
zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku,
tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan
sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir,
disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan
commit to user
Menurut RUU perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan perpustakaan adalah
institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya
dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya
melalui beragam cara interaksi pengetahuan.
Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan.
Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah
memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian
masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,
1997).
Secara umum dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu
institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan
mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan
oleh pemakainya. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah
sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan sivitas akademika,
dimana perguruan tinggi itu berada. Berdasarkan pada Peraturan Pemerintah/ PP No.5
tahun 1980 bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi termasuk kedalam Unit Pelayanan
Teknis (UPT), yaitu sarana penunjang teknis yang merupakan perangkat kelengkapan
universitas atau institute dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
commit to user 2.2. Kebutuhan Pemakai akan informasi
Keberadaan perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki beberapa fungsi diantaranya :
2.2.1 Fungsi Edukasi
Dalam hal ini jelas, bahwa tugas pokok perpustakaan perguruan tinggi ialah
menunjang program perguruan tinggi yang salah satunya adalah bersifat edukasi.
Cara belajar mahasiswa pada sebuah perguruan tinggi lebih bersifat serba aktif, hal
ini terlihat dengan adanya kegiatan belajar terstruktur dan belajar mandiri sebagai
tuntutan dari sistem SKS ( Sistem Kredit Semester ). Peranan dosen dalam hal ini
bukan “mengajar” mahasiswa lagi , tetapi lebih tepat “ membelajarkan” mahasiswa.
Seorang mahasiswa lebih dituntut untuk membaca sebanyak mungkin bahan bacaan
yang ada di perpustakaan, terutama bahan bacaan yang berhubungan dengan mata
kuliah yang sedang di tempuh. Terkadang tidak mengherankan bila ada Mahasiswa
yang lebih banyak tahu dari dosennya. Ini sering terjadi dan merupakan kenyataan
dimana seorang dosen terkadang kewalahan menghadapi mahasiswa yang bertipe
agresif karena banyak membaca.
2.2.2 Fungsi Informasi
Peranan perpustakaan, disamping sebagai sarana pendidikan juga berfungsi
sebagai pusat informasi. Diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan
commit to user
dibutuhkan oleh pengguna dapat dipenuhi, karena memang tidak ada perpustakaan
yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Untuk itu dibutuhkan
peran pustakawan yang bisa memberikan arahan kemana sebaiknya mencari
informasi yang dibutuhkan. Misalnya dengan menggunakan layanan rujukan dan
media internet.
2.2.3 Fungsi Riset ( penelitian )
Salah satu fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung
pelaksanaan riset yang dilakukan oleh sivitas akademika melalui penyediaan
informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna.
Informasi yang di peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi
penelitian. Kecuali penelitian yang akan dilakukan merupakan penelitian yang
berkelanjutan oleh karena itu, melalui fungsi riset diharapkan karya-karya penelitian
yang dilakukan oleh sivitas akademika akan semakin berkembang.
2.2.4 Fungsi Rekreasi
Perpustakaan disamping berfungsi sebagai sarana pendidikan, juga berfungsi
sebagai tempat rekreasi. Tentunya rekreasi yang dimaksud disini bukan berarti
jalan-jalan untuk liburan, tetapi lebih berhubungan dengan ilmu pengetahuan. seperti
dengan cara menyajikan koleksi yang menghibur pembaca misalnya bacaan humor,
commit to user
Dari beberapa fungsi yang telah dijabarkan diatas, terlihat demikian luasnya
fungsi perpustakaan bagi pemakainya, terutama bagi sivitas akademika. Tetapi
besarnya fungsi perpustakaan tersebut, terkadang belum disamakan dengan perhatian
lebih kepada perpustakaan. Masih ada sebagian perpustakaan perguruan tinggi yang
belum bisa melakukan tugas dan fungsinya secara optimal. Hal ini di akibatkan
adanya kendala yang terkadang sulit dipecahkan, misalnya dalam memenuhi
kebutuhan sumber daya manusia (SDM) dan sarana dalam pelaksanaan tugas.
Adanya aturan – aturan panjang dalam rangka pengadaan SDM atau peralatan
perpustakaan merupakan salah satu faktor utamanya. Selain itu , perbandingan antara
pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Padahal sebuah
perpustakaan perguruan tinggi, walaupun itu perpustakaan yang ada di sebuah
fakultas, membutuhkan beberapa orang tenaga pengelola. Karena pada dasarnya,
kegiatan di perpustakaan bukan hanya melayani peminjaman dan pengembalian buku
saja, tetapi meliputi juga penanganan administrasi, pengadaan, pengolahan, sirkulasi
dan referensi. Apalagi di zaman teknologi informasi sekarang ini, informasi yang
beredar begitu pesat perkembangannya, perpustakaan dituntut untuk bisa
menyeimbangkan antara informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan informasi
yang tersedia di perpustakaan. Disinilah dibutuhkan peran pustakawan yang terlatih
commit to user 2.2.5 Dari Segi Pengguna
Mengenai pengguna perpustakaan perguruan tinggi tentu saja sivitas akademika
perguruan tinggi yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai
berikut :
a) Mahasiswa
Masyarakat mahasiswa di berbagai tingkat pada lingkungan perguruan tinggi
dimana perpustakaan tersebut bernaung. Mereka itulah yang mempunyai hak utama
untuk memanfaatkan segala fasilitas di perpustakaan. Tanpa dituntut persyaratan
lebih lanjut asal seorang mahasiswa telah terdaftar di lingkungan perguruan tinggi
bersangkutan. Minimal hanya datang dan membaca di tempat. Sedangkan untuk
pemanfaatannya lebih jauh mereka dikenakan persyaratan administratif ringan yang
sifatnya pengamanan dan ketertiban. Sebab perpustakaan itu mahal harganya.
b) Dosen
Kelompok masyarakat pengguna ini meskipun jumlahnya tidak sebanyak
mahasiswa, namun secara fungsional mereka mempunyai potensi yang besar terhadap
pemanfaatan perpustakaan. Sebagai staf akademik tentu banyak berhubungan
langsung dengan bahan informasi yang tepat untuk mempersiapkan
perkuliahan-mengajar. Kegiatan penelitian yang memang sudah menjadi salah satu pekerjaan
commit to user c) Tenaga teknis nonedukatif
Kelompok masyarakat ini juga dikenal sebagai karyawan administrasi. Tugasnya
ialah membantu dan menunjang kelancaran kerja organisai atau lembaga. Karena sifat
pekerjaannya yang tidak terlalu banyak memerlukan kemampuan profesional yang
memerlukan pemikiran optimal. Dalam arti bahwa kegiatanya lebih banyak bersifat
rutin. Kelompok pengguna ini pada umumnya tidak perlu mempergunakan bahan
informasi akademik seperti yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen maupun staf
fungsional lainnya. Bagi mereka cukup disediakan bahan-bahan yang bersifat
menghibur maupun bahan-bahan yang bersifat ringan. Tetapi memang ada juga
sebagian dari mereka yang memiliki jiwa ilmuwan , artinya haus akan bacaan
akademik untuk mengembangkan kemampuan daya nalarnya, tetapi jumlahnya tidak
banyak.
d) Masyarakat Bebas
Perpustakaan pada dasarnya terbuka untuk umum, artinya tidak membatasi
kelompok penggunanya hanya dalam lingkungan sendiri saja. Demikian juga
masyarakat bebas dari mana pun asalnya seperti misalnya dari perguruan tinggi lain.
Paling tidak mereka berhak datang dan membaca bahan bacaan ditempat. Tidak
commit to user e) Perpustakaan Lain
Apabila pada suatu perpustakaan seseorang tidak dapat menemukan bahan
informasi yang dicarinya, maka perpustakaan tersebut berusaha mencari bahan
tersebut ke perpustakaan lain yang lebih lengkap. Bukan orang – perorang yang
meminjam secara langsung kepada perpustakaan terakhir itu, tetapi perpustakaan
pertamalah yang meminjamnya. Inilah yang disebut dengan silang pinjam antar
perpustakaan.
Demikian sedikit banyak pembahasan mengenai siapa saja yang berhak
menggunakan Perpustakaan Perguruan Tinggi, serta apa saja yang bisa didapatkan di
perpustakaan tersebut. Pada dasarnya perpustakaan perguruan tinggi merupakan
sebuah pusat pelayanan dan informasi. Untuk itu setiap pengunjung terutama sivitas
akademika, berhak mengetahui palayanan dan informasi apa saja yang dapat
diperoleh di perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Sehingga nantinya para
pengguna perpustakaan benar-benar dapat merasakan manfaat dari keberadaan
sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang ada di lingkungan studi mereka. Berbagai
bentuk kegiatan di sebuah perpustakaan perguruan tinggi sangat tergantung kepada
berbagai unsur yang saling berkaitan sehingga bermanfaat untuk banyak pihak.
Adanya koleksi, tenaga, tempat, sistem, dan peralatan bersatu dalam kesepakatan
untuk menyajikan informasi sesuai dengan permintaan pengguna (user) perpustakaan,
commit to user 2.3. Sumber Daya Manusia
Dari paparan diatas dapat kita ketahui fungsi dan tujuan perpustakaan bagi
seluruh lapisan masyarakat serta begitu pentingnya informasi bagi para penggunanya
oleh karena itu seorang tenaga perpustakaan harus dapat melayani dan memberikan
yang terbaik bagi para pengguna perpustakaan yang secara pasti para pencari
informasi.
2.3.1 Tenaga Perpustakaan
Tenaga perpustakaan terdiri dari pustakawan dan tenaga teknis. Dalam Undang –
Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007 pasal 29 ayat 1 dan 2 disebutkan
bahwa: yang dimaksud dengan tenaga teknis perpustakaan adalah tenaga
non-pustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan,
misalnya, tenaga teknis komputer, tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis
ketatausahaan.
2.3.2 Pustakawan
Pustakawan sebagaimana dimaksud harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan
standar nasional perpustakaan. Artinya pustakawan adalah seseorang yang memiliki
kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan kepustakawanan serta
mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan
commit to user
Sebagai sebuah lembaga, perpustakaan perguruan tinggi dipandang sebagai suatu
sistem, dengan ciri-ciri : ada tujuan, ada input, ada proses dan ada out put, serta pada
akhirnya ada (evaluasi) tentang keberhasilan sistem tersebut. Disinilah dibutuhkan
peran seorang pemimpin perpustakaan yang memiliki pengetahuan luas mengenai tata
kelola sebuah perpustakaan. Didalam kegiatan sehari-harinya seorang pemimpin
perpustakaan perlu mengambil langkah-langkah nyata untuk mencapai tujuannya.
Proses pengambilan keputusan ini tentu memerlukan data atau informasi yang sesuai
dengan arah yang sejalan dengan kemungkinan pengembangan lembaga induk
melalui data atau informasi yang tepat. Seorang kepala perpustakaan diharapkan
dapat mengambil keputusan yang tepat, untuk meningkatkan kualitas pencapaian
program-program perpustakaan perguruan tinggi yang dia pimpin.
Kemudian peningkatan kemampuan tenaga pengelola atau pustakawan yang
dimiliki harus lebih diperhatikan, jangan sampai yang duduk di perpustakaan justru
tidak mengerti akan pentingnya perpustakaan, misalnya dalam memberikan
pelayanan kepada pengguna tidak ramah, tidak santun dan kualitas pendidikannya
tidak diperhatikan, padahal perpustakaan peruguran tinggi melayani orang-orang
intelektual seperti mahasiswa dan dosen. Pustakawan harus tulus hati dalam
memberikan pelayanan kepada anggotanya, dan yang paling penting adalah
pustakawan harus menyayangi buku-buku atau koleksi yang dimiliki oleh
commit to user 2.4. Pengertian Layanan dan Informasi
Pengertian layanan atau pelayanan secara umum adalah menyediakan apa yang
dibutuhkan orang lain (Purwadarminta, 1996, p.245). Menurut (Tjiptono, 2004, p.29)
Layanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan yang
membeli produknya. Pada masa saat ini, pengertian layanan tidak terbatas pada
distribusi fisik saja, bahkan sudah menjadi bentuk usaha yang banyak ragamnya serta
sangat dibutuhkan pada masyarakat modern saat ini. Layanan juga dapat diartikan
sebagai kegiatan atau manfaat yang ditawaran oleh suatu pihak kepada pihak lain dan
pada dasarnya tidak berwujud, serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.
Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi, untuk
itu pendefenisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan
sistem yang akan dirancang. Definisi umum untuk informasi dalam sistem informasi
menurut (Jogiyanto, 1990: 11) :“Informasi adalah data yang dapat diolah yang lebih
berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.
Menurut (Murdik, 1973: 12) :“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang”.
Jadi Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi
penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang
akan datang.
commit to user
1. Benar atau salah : Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila
penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti
benar.
2. Baru : Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan : Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru
pada informasi yang telah ada.
4. Korektif : Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah.
5. Penegas : Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, ini berguna
karena meningkatkan persepsi penerimanya atau kebenaran informasi
tersebut.
Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria
sebagai berikut :
a) Informasi harus akurat dan jelas b) Up to date (Tepat waktu)
c) Informasi harus relevan, yaitu informasi itu diterima bagi orang yang membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya. (Burch, 1986; 3)
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
Layanan Informasi adalah penyampaian berbagai informasi kepada
sasaran layanan agar individu dapat mengolah dan memanfaatkan
commit to user Bagan : 1
Bagan Siklus Informasi
Sumber: http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068238-pengertian-informasi/.
Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang tercatat dan selanjutnya
dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi
pemakainya. Bentuk informasi yang kompleks dan terintegrasi dari hasil pengolahan
sebuah database yang akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Data
merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat atau mempresentasikan deskripsi dari
suatu objek. Data merupakan suatu sumber yang sangat berguna bagi hampir di
commit to user
pengaturan data secara efektif menjadi suatu hal yang sangat penting dalam
pengembangan sistem informasi.
2.5. Layanan Informasi Dan Referensi
Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi:
2.5.1 Ready Reference Questions
A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat
dengan melakukan konsultasi atau menggunakan satu atau dua alat bantu. Pada
umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi
suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang
tokoh , dan lain-lain. Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat
ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa
diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan
pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung,
tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting.
2.5.2 Pertanyaan Penelitian (research questions)
Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi
juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian,
dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran
commit to user
2.5.3 Informasi dan Layanan Rujukan (information and referall service)
Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi
yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para
penggunanya. Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu
yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani
pengguna dengan informasi yang dibutuhkan dari luar perpustakaan dan
mempertemukannya.
2.5.4 Kerjasama (cooperative reference service)
Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan kerjasama
dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi
penggunanya. Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum
perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna
tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan
dari perpustakaan lain yang bekerjasama.
2.5.5 Informasi terpilih dan terbaru untuk tiap jurusan
Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada
pengguna sesuai dengan bidang ilmu atau minat masing-masing. Pada perpustakaan
perguruan tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk
commit to user
terbaru yang tersedia di perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi
yang sangat tepat.
2.5.7 Layanan Database ( database searches)
Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia
dalam bentuk CD-ROM maupun online. Layanan ini tercakup dalam layanan
referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database,
dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database,
cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternative judul lain jika yang
dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan
tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.
2.5.8 Kemas Ulang Informasi
Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak maupun
online memberikan pilihan yang luas terhadap informasi, khususnya para praktisi dan
pengusaha memberikan peluang bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan
paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan
commit to user 2.6. Informasi Dan Pemakainya
Pemakai informasi memerlukan komunikasi informasi. Informasi tidak ada
artinya bila tidak digunakan. Para ilmuwan, ahli-ahli teknik, pekerja-pekerja dan
manajer-manajer sangat memerlukan adanya komunikasi yang efektif untuk :
a) merangsang munculnya pemikiran dan tindakan oleh sebab pengaruh dari dan interaksi dengan pendapat, pengetahuan, pengalaman dan keberhasilan orang lain,
b) mengusahakan untuk tetap dan selalu mengetahui tentang apa yang sedang dikerjakan orang lain sehingga dapat diikutinya di bidang pengetahuan
tertentu, juga di bidang yang lebih luas atau di bidang teknologi,
c) mengurangi kemungkinan adanya duplikasi kegiatan yang tak perlu sehingga dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga,
d) memungkinkan tersedianya informasi tentang latar belakang dan pengenalan kegiatan dari bidang-bidang yang kurang dikenal,
e) memungkinkan tersedianya informasi dan data khusus sehubungan dengan kegiatan yang sedang ditangani.
Dan ciri pertama yang perlu dicatat sehubungan dengan pemakai informasi adalah
bahwa jumlah dari mereka yang seharusnya menggunakan informasi jauh lebih
banyak dibanding dengan mereka yang benar-benar menggunakannya. Dengan
commit to user
menciptakan kesadaran (awareness) terhadap informasi. Ini meliputi nilainya,
sumber keterjangkauannya dan penghimpunannya.
Pada umumnya, sumber-sumber informasi yang dicari dan digunakan adalah
sumber-sumber yang mudah terjangkau dan diketahui secara pribadi oleh pemakai.
Kerapkali tanpa memperhatikan mutu dari informasi yang dihasilkannya. Informasi
mungkin dicari untuk tujuan atau keperluan tertentu. Boleh jadi dihimpun jauh-jauh
hari sebelum dipakai oleh karena pertimbangan bahwa suatu saat akan bermanfaat.
Penggunaaan suatu informasi akan menjadi maksimum bila dapat memenuhi atau
sesuai dengan kebutuhan yang sangat khas atau spesifik.
Faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perilaku penggunaan informasi
adalah kebiasaan kerja dari orang yang membutuhkan informasi, tingkat pentingnya
peranan informasi tersebut, sarana-sarana yang ada guna mendapatkan informasi,
pengetahuan seseorang tentang sarana-sarana tersebut, anggapan seseorang tentang
nilai dari sarana-sarana tersebut, dan perkiraan tentang kemungkinan keberhasilannya
memperoleh informasi tadi. Karena ada sekelompok pemakai informasi yang secara
aktif mencari, menggunakan segala daya dan upaya untuk mendapatkan informasi
yang sesuai. Mereka inilah sesungguhnya orang-orang yang paling maju. Bagi
mereka hal yang utama adalah adanya sumber informasi yang dapat dipercaya.
Faktor-faktor sehubungan dengan kenyamanan penggunaan sumber tersebut menjadi
commit to user BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Singkat
Perpustakaan Universitas Islam Negeri Yogyakarta (UIN) Sunan Kalijaga
Yogyakarta merupakan sumber belajar dan sumber intelektual yang amat pemting
bagi sivitas akademika terutama dalam mendukung tercapainya program Tri Dharma
Perguruan Tinggi. Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan sebagai sumber dan
pusat layanan informasi.
Sejarah terbentuknya Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga tidak dapat dipisahkan
dengan institusi induknya, yaitu Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri (PTAIN)
yang didirikan pada tanggal 26 September 1951 berdasarkan PP No. 34 Tahun 1950.
Kemudian pada tanggal 24 Agustus 1960 berdasarkan PP No.11 Tahun 1960 PTAIN
Yogyakarta digabungkan dengan Akademi Dinas Ilmu Agama (ADIA) Jakarta
menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN), al-Jami’ah al-islamiyah al-Hukumiyah,
di Jogjakarta. Dalam perkembanganya, IAIN Sunan Kalijaga berubah menjadi
Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga pada tanggal 14 Oktober 2004
berdasarkan Keputusan Presiden No. 50 Tahun 2004.
Sejalan dengan perkembangan sejarah UIN Sunan Kalijaga tersebut, Perpustakaan
commit to user
Agama (KMA) no. 14 Tahun 1988. Berdasarkan aturan ini, status Perpustakaan yang
semula secara struktural berada dibawah Sekretaris Institut, berubah menjadi Unit
Pelaksanaan Teknis (UPT) Perpustakaan yang secara struktural berada langsung di
bawah Rektor.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi
Mengembangkan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai
perpustakaan penelitian berbasis keislaman dan keilmuan.
3.2.2 Misi
a) Mengembangkan sumber-sumber belajar yang unggul dalam bidang keislaman dan
keilmuan.
b) Meningkatkan akses ke sumber-sumber penelitian dalam bidang keislaman dan
keilmuan berbasis teknologi informasi.
c) Meningkatkan kualitas layanan prima yang sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi.
d) Memperkuat hubungan kerja sama dengan lembaga terkait untuk meningkatkan
commit to user 3.3 Tujuan dan Fungsi
3.3.1 Tujuan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga :
a. Mendukung kurikulum Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan
melakukan pendekatan pada staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber
informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai
dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya sehingga program yang
dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.
b. Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber
informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga dengan meningkatkan penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Negeri Islam
Sunan Kalijaga.
c. Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan
perpustakaan Universitas lain, lembaga dan pusat dokumentasi yang sesuai dengan
UIN Sunan Kalijaga, baik berada di lokal, nasional maupun internasional.
3.3.2 Fungsi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga secara umum
dapat disimpulkan sebagai:
a. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program penelitian.
c. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program pengabdian pada
masyarakat.
commit to user
Sumber : Data UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.
Keterangan bagan : Bagian pelaksana
commit to user 3.5. Sumber Daya Manusia
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya , setiap lembaga mempunyai
unsur-unsur utama pendukung kegiatan. Salah satu unsur-unsurnya adalah dengan adanya staff
atau sumber daya manusia khususnya yang terampil dan berkualitas. Begitu juga
dengan perpustakaan yang harus mempunyai sumber daya manusia seperti tenaga
pustakawan maupun tenaga lainnya yang dapat berkarya secara profesional di bidang
perpustakaan untuk melaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan secara optimal.
Jumlah personalia yang terlibat di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta ada empat puluh tujuh orang, yang terdiri dari tenaga pustakawan, tenaga
administrasi atau tenaga non pustakawan dan tenaga honorer.
Tabel : 1
Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya
NO. Bidang Tugas
Tingkat Pendidikan
Jumlah
S2 S1 Diploma SMA
1 Pustakawan - 14 2 1 17
2 Non Pustakawan 2 10 1 14 27
3 Honorer - 2 - 1 3
Jumlah 2 26 3 16 47
commit to user 3.6 Keanggota
Untuk menjadi anggota Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan persyaratan
mendaftarkan terlebih dahulu sesuai kriteria sebagai berikut :
3.6.1 Keanggotaan
Seluruh civitas academia UIN Sunan Kalijaga dapat menjadi anggota Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga.
3.6.2 Syarat kenggotaan (bagi mahasiswa)
a) Mengisi KTM yang masih berlaku.
b) Mengisi kartu pernyataan anggota yang telah disediakan.
c) Telah mengikuti Program Pendidikan Pemakai Perpustakaan.
d) Registrasi anggota.
3.6.3 Syarat keanggotaan (bagi pegawai atau dosen)
a) Mendaftar di bagian informasi.
b) Menyerahkan foto 2x3.
c) Membayar biaya untuk pembuatan kartu.
3.6.4 Pengguna dari luar
a) Pengguna dari instansi luar masyarakat umum hanya dapat menggunakan
fasilitas baca di tempat dan fotokopi serta harus mencatat diri di bagian
informasi.
b) Pemegang kartu sakti atau kartu baca yang dikeluarkan oleh perpustakaan
commit to user
(FKPPTI) dibebaskan dari biaya administrasi pembayaran, tetapi harus
mematuhi semua peraturan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
3.7 Koleksi
Koleksi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga terus mengalami perkembangan
jumlah setiap tahunnya. Hal ini dilakukan terus menerus dan konsisten guna
memenuhi kebutuhan penggunannya.
Perkembangan jumlah koleksi di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta ditangani di unit Pengembangan Koleksi dengan mengevaluasi
usulan-usulan koleksi dari dosen, pegawai maupun mahasiswa dan disesuaikan dengan
kebutuhan dan anggaran. Pengadaan Koleksi dilakukan dengan pembelian, hadiah
maupun tuka menukar. Setelah itu dikirim ke unit pengolahan Koleksi Perpustakaan
untuk diolah dan selanjutnya disebarkan di masing-masing unit layanan koleksi.
3.8. Gedung Perpustakaan
Dalam perkembanganya gedung perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
telah beberapa kali berpindah tempat. Sejak tahun 2007, gedung perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga beralamat di Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta. Gedung ini memiliki
empat lantai, dengan perincian sebagai berikut :
3.8.1 Lantai 1
Lantai 1 terdiri dari beberapa unit, antara lain Bagian Informasi, Front Office,
commit to user
Pengolahan Koleksi Perpustakaan, Ruang Rapat, Lobby, Musholla, Locker tempat
penitipan tas, Book Shop, Ruang Teatrikal, Multimedia, Pentry dan Alhambra Caffe.
3.8.2 Lantai 2
Layanan-layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga di
lantai 2 antara lain Layanan Referensi, Layanan Serial, Layanan Fotokopi, Layanan
Ruang Carrel (Carrel Room), Layanan Hotspot Area.
3.8.3 Lantai 3
Di lantai 3 terdapat layanan sirkulasi beserta letak koleksinya yang bernuansa
Islam, Layanan UIN-McGill Canadian Resource Center, Layanan Iranian Corner
serta Layanan Carrel Room.
3.8.4 Lantai 4
Lantai 4 menyediakan koleksi sirkuasi untuk subyek umum serta terdapat juga
layanan buku tandon.
3.9Sumber Dana
Anggaran yang digunakan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
untuk melaksanakan kegiatannya melalui :
1. APBN (Anggaran Pengeluaran Belanja Negara)
commit to user
3. Dana Mandiri dari Perpustakaan, diperoleh melalui pembayaran kartu baca dari
pemakai luar, pembayaran denda dan fotokopi.
4. Sumbangan mahasiswa perpustakaan.
3.10. Sarana dan Prasarana
Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk
memperlancar suatu pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta mempunyai beberapa inventaris sebagai sarana dan prasarana pendukung
layanan perpustakaan.
Tabel : 2
commit to user
33 Meja informasi (resepsionis) 1
34 Meja kayu 299
35 Meja computer 65
36 Meja komputer OPAC 4
37 Meja rapat / oval 5
38 Meja tamu 4
39 Meja/counter peminjaman 2
40 Mesin Foto copy 3
46 MPS/mon LCD+counter static 3
47 Papan statistic 2
Sumber UPT Perpustakaan UIN Sinan Kalijaga Yogyakarta Per Maret 2011.
Dan masih banyak lagi sarana dan prasarana di perpustakaan UIN Sinan Kalijaga
commit to user
3.11. Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta
3.11.1 Layanan Informasi dan Promosi Kerjasama
Layanan yang ada di bagian Informasi dan Promosi Kerjasama antara lain :
a. Layanan Informasi
b. Pembuatan Kartu Anggota
c. Pembuatan Kartu Sakti
d. Pemesanan Carrel Room
e. Display koleksi baru
3.11.2 Layanan Front Office
Adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada mahasiswa dalam
urusan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan pengecekan kembali
koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui Book Drop.
3.11.3 Layanan Tata Usaha
Layanan ini berada di lantai 1 sebelah barat. Tata Usaha melayani layanan
administrasi, antara lain:
a. Layanan Bebas Pustaka.
b. Layanan Penyewaan Teatrikal.
commit to user d. Layanan Kunci Loker.
e. Penanganan Tata Tertib Pemustaka.
3.11.4 Layanan Multimedia dan Internet
Layanan Multimedia menyediakan koleksi CD, DVD, kaset bahasa dan lain-lain.
Bagian multimedia juga menyediakan layanan yang dinamakan Digilib uin-suka
dengan alamat http://www.digilib.uinsuka. ac.id. Layanan ini menyediakan koleksi
seperti artikel dosen atau pegawai, diskusi dosen, jurnal, laporan penelitian, laporan
PKL, manuskrip, skripsi, tesis, UIN-SUKAsiana,dll. Semua koleksi dalam bentuk
digital dan bisa diakses di internet dalam format full text.
3.11.5 Layanan Referensi
Sumber-sumber informasi referensi yang ada di Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta meliputi :
a. Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum tercetak.
b. Layanan informasi/ buku-buku rujukan Islam tercetak.
3.11.6 Layanan Serial
Layanan serial merupakan salah satu layanan di perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga yang biasa disebut layanan koleksi terbitan berseri. Koleksi yang berada di
sini adalah publikasi yang diterbitkan secara berkala, biasanya ditandai dengan
commit to user
jangka waktu yang tidak terbatas. Koleksi serial sangat penting bagi sivitas
akademika dalam mendukung kegiatan penelitian dan pengajaran karena informasi
yang disajikan lebih up to date. Ciri kemutakhiran koleksi ini ditandai dengan dua
fungsi utamanya yaitu fungsi riset yang digunakan sebagai sumber pertama untuk
temuan-temuan penelitian, dan fungsi berita yang melaporkan berita bagi praktisi
yang terlibat dalam sejumlah aktivitas.
3.11.7 Layanan Foto Copy
Bagi pemustaka yang ingin memfotokopi koleksi, baik koleksi referensi, serial
maupun koleksi sirkulasi bisa langsung ke counter layanan fotokopi . Sebelum
memfotokopi, terlebih dahulu melapor ke petugas masing-masing layanan. Layanan
fotokopi ini berada di lantai 2 bagian tengah.
3.11.8 Layanan Carrel Room
Carrel room adalah ruang baca khusus berukuran 1,8 x 1,8 m dengan fasilitas
meja kursi, rak buku , lampu baca dan koneksi ke internet. Ada sebanyak 14 carrel
room berada di lantai 2,3 dan 4. Bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan carrel
room, harus memesan terlebih dahulu kepada petugas di bagian informasi lantai 1
tanpa dikenakan biaya. Adapun pemustaka yang boleh menggunakan ruang carrel ini
adalah : Peneliti, Guru Besar dan Dosen maupun mahasiswa S3 yang sedang
commit to user 3.11.9 Layanan Hotspot Area
Layanan yang digunakan oleh mahasiswa untuk mengakses internet dengan
ketentuan yang berlaku di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Ketentuan
dalam menggunakan layanan ini adalah :
a. Mempunyai laptop.
b. Menjadi mahasiswa aktif.
c. Mendaftar di bagian SI (Sistem Informasi / utara Ruang Multimedia).
d. Mengisi formulir pendaftaran.
e. Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku.
3.11.10 Layanan Sirkulasi
Sistem yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta adalah sistem terbuka, yaitu pemustaka memilih atau mencari
dan mengambil sendiri koleksi yang diperlukan. Dengan sistem itu diharapkan agar
pemustaka lebih puas dan leluasa dalam memilih sendiri koleksi yang dikehendaki.
Dalam layanan sirkulasi terdapat beberapa kegiatan , antara lain kegiatan rutin
peminjaman, pengembalian dan pemesanan buku. Disamping itu, ada pula aturan
mengenai jumlah pinjaman dan lama peminjaman. Jumlah peminjaman maks. empat
ekseplar dengan judul yang berbeda, dan dipinjam selama 10 hari. Denda
commit to user a) Peminjaman
Tinggi rendahnya jumlah peminjam biasanya tergantung dari kegiatan kalender
akademik. Bila musim ujian, jumlah peminjam bertambah cukup signifikan. Tetapi
bila musim libur, jumlahnya akan berkurang. Sebelum meminjam buku, pemustaka
dapat mencari koleksi lewat OPAC (Online Public Acces Catalogue), kemudian catat
Nomor Klasifikasi yang dikehendaki untuk memudahkan dalam pencarian buku ada
dirak setelah buku ditemukan, pemustaka dapat langsung membawa ke bagian
peminjaman.
Bagan : 3
Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta
Mulai sentuh layar yang bertuliskan ‘borrow’
Masukan Ktm/Kta Pada Lubang Yang Telah Tersedia
Cek barcode pada ktm/ kta
Valid tidak tidak dapat dipinjam
Ya
commit to user
Lanjutan Bagan 3 (Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri).
Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.
Sesuai dengan perjalanan waktu, peminjaman sekarang menggunakan sistem
peminjaman mandiri lewat “MPS”. Bila pemustaka akan meminjam buku,
prosedurnya telah dipaparkan pada skema di atas.
b) Pengembalian
Proses pengembalian di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat
dilakukan dengan beberapa cara , antara lain:
1) Book Drop
Layanan pengembalian book drop terletak di lantai 1 bagian luar gedung
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Layanan ini dapat mempermudah pengguna
dalam proses pengembalian, karena dapat dilakukan dengan waktu yang sangat
singkat.
Nomor barcode dan judul buku muncul di layar monitor
Sentuh layar yang bertuliskan ‘backpage’ atau ‘print’
Cap tanggal kembali oleh pemustaka
commit to user 2) SIPRUS
Layanan pengmbalian SIPRUS dilakukan pada layanan sirkulasi Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga yang terletak di lantai 3. Layanan ini dilakukan jika terdapat
permasalahan dalam proses pengembalian buku dari pengguna ,misalnya
permasalahan denda.
3) MPS
MPS (Multi Purpose Station) merupakan layanan pengembalian buku dengan
cara mandiri oleh pengguna, tidak memerlukan bantuan dari perpustakaan. Pengguna
perpustakaan hanya membutuhkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) sebagai tanda
pengenal yang dapat dibaca oleh MPS secara otomatis. Prosedur pengembalian
dengan MPS dapat dilihat pada skema di bawah ini.
commit to user
Lanjutan Bagan 4 (Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri)
Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th.
2011.
.11.11 Layanan Corner
a) Canadian Resource Center (CRC)
Canadian Resource Center of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, secara resmi
dibuka pada tanggal 10 Desember 2007, CRC merupakan hasil kerjasama UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta, McGill University Montreal Canada dan Kedutaan Besar
Kanada di Indonesia. Sebagai sebuah tempat bagi referensi khusus dan fasilitas riset,
CRC bertujuan menyediakan informasi terbaru dan akurat tentang Kanada dengan
penekanan pada isu-isu dan karya-karya ilmiah kontemporer maupun masa lalu.
commit to user c) Iranian Corner
Iranian corner merupakan salah satu sudut sumber informasi hasil dari kerjasama
antara Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan Kedutaan Besar Republik Islam Iran
dan Islamic Cultural Center (ICC) Jakarta yang secara resmi dibuka pada tanggal 29
Nopember 2007.
Corner ini merupakan tempat yang paling tepat untuk penelusuran referensi
khusus dan fasilitas riset tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah.
Disini tersedia buku-buku tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah
seperti koleksi Filsafat Islam, Tafsir hadis Shi’ah, doktrin, fikih dan tokoh-tokoh
Shi’ah, revolusi Iran, kebudayaan Iran dan masih banyak lainnya. Disamping bacaan
ada pula tontonan ringan melalui CD/ DVD maupun channel TV Timur Tengah.
3.11.12 Layanan Tandon
Layanan ini ada di Sayap Timur, menyediakan koleksi-koleksi copy satu (c.1).
Koleksi ini tidak dipinjamkan dan hanya bisa dibaca di tempat atau difotocopy.
Contoh : Kode label buku C.1.
3.11.13 Layanan OPAC
OPAC singkatan dari Online Public Acces Catalouge yaitu katalog yang dapat
merekam data bibliografis dalam media terbacakan komputer. Di perpustakaan ini
terdapat 12 komputer yang dijadikan sebagai komputer OPAC, terdiri dari 6 unit
komputer di lantai II, 2 unit computer di lantai III, dan 4 unit komputer di lantai IV.
OPAC perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat diakses melalui website
commit to user
itu perpustakaan menyediakan Katalog Online dengan alamat :
http://opac.uin-suka.ac.id.
3.12 Tata Tertib
1. Berpakaian sopan, bersih, rapi tidak berjaket dan sejenisnya, tidak bersandal
dan tidak memakai topi
2. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di ruang
Perpustakaan.
3. Menggunakan seluruh peralatan Perpustakaan sesuai dengan peruntukkanya,
tidak untuk kepentingan diluar ketentuan yang ada.
4. Memasukkan buku cetak, binder,tas dan jaket ke dalam locker, sedangkan
barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handpone, uang, perhiasan
dan sejenisnya harap dibawa dan dijaga sendiri. Kehilangan barang di
Perpustakaan bukan menjadi tanggung jawab Perpustakaan.
5. Menunjukkan bukti identitas yang masih berlaku ketika menggunakan seluruh
fasilitas Perpustakaan.
6. Mematikan / tidak memperdengarkan alat komunikasi/ HP yang dibawa.
7. Pemustaka yang berasal dari luar UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan bukan
anggota istimewa / tidak memiliki Kartu Sakti membayar biaya kunjungan
sesuai peraturan yang berlaku.
8. Mematuhi tata tertib sebagaimana yang ada dalam buku etika mahasiswa UIN
