PENGHAPUSAN ( Studi Kasus : UPN “Veteran” J atim)
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Per syaratan Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Pr ogram Studi Sistem Informasi
Disusun Oleh :
ALFIES SYAHRI ROMADHON 0935010100
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” J AWA TIMUR
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN ASET BERBASIS WEB : PEMELIHARAAN, PENGELUARAN DAN
PENGHAPUSAN ( Studi Kasus : UPN “Veter an” J atim)
Disusun Oleh:
ALFIES SYAHRI ROMADHON NPM : 0935010100
Telah disetujui mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang I Periode 2013/2014 pada Tanggal 04 Oktober 2013
Menyetujui,
Dosen Pembimbing 1 Dosen Pembimbing 2
Mohamad Irwan Afandi, S.T, M.Sc Agung Brastama Putra, S.Kom NIP/NPT. 376070702201 NIP/NPT. 385111303571
Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
PENGHAPUSAN ( Studi Kasus : UPN “Veter an” J atim)
Disusun Oleh:
ALFIES SYAHRI ROMADHON NPM : 0935010100
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skr ipsi Pr ogram Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur Pada Tanggal 04 Oktober 2013
Pembimbing : 1.
Mohamad Irwan Afandi, S.T, M.Sc NIP/NPT. 376070702201
2.
Agung Brastama Putr a, S.Kom NIP/NPT. 385111303571
Tim Penguji : 1.
Mohamad Irwan Afandi, S.T, M.Sc NIP/NPT. 376070702201
2.
Pr iza Pandunata, S.Kom, M.Sc NIP/NPT. 383010602121
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Ir. Sutiyono, M.T
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur Alhamdulillah kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah, rahmat dan hidayah-Nya sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini, dengan judul “ SISTEM INFORMASI
MANAJ EMEN ASET BERBASIS WEB : PEMELIHARAAN,
PENGELUARAN DAN PENGHAPUSAN “. Skripsi ini disusun sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana (S1) Program studi Sistem Informasi pada Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Dengan selesainya tugas akhir dan laporan ini, tidak lupa penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak, Ibu, kakak dan seluruh anggota keluarga yang selalu memberikan motivasi moril, materiil dan do’a kepada saya sehingga semua kewajiban kuliah saya dapat terselesaikan meskipun penyelesainnya sedikit terlambat. 2. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP, selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Sutiyono, MT, selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Mohammad Irwan Afandi, S.T, M.Sc selaku Dosen Pembimbing 1 Sistem Informasi UPN “Veteran” Jatim yang telah memberikan arahan dan bimbingannya.
6. Bapak Agung Brastama Putra, S.kom selaku Dosen Pembimbing 2 Sistem Informasi UPN “Veteran” Jatim yang telah meluangkan waktu untuk membimbing saya meskipun beliau sedang sibuk dengan tugas tesis.
7. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Fakultas Teknologi Industri khususnya Program studi Sistem Informasi yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan serta wawasan yang cukup.
8. Wachid Al’arif Mashury yang selalu membantu saya dalam pengerjaan tugas akhir hingga selesai.
9. Arvani Akbar, Dwi Ayu, Surya Prisma (Surkek), M. Azzam (Arab), Syamsul Arifin (Mbah), Faisal Hilmi (Icank), yang selalu menemani saya dalam mengerjakan Skripsi dan meluangkan waktunya untuk refreshing di warung UNAIR, BIMO dan JUBAKOPI.
10. Teman-teman Jurusan Sistem Informasi angkatan 2009 yang tidak bisa disebutkan satu per satu “Terimakasih”.
Semoga Allah SWT melimpahkan berkah dan karunia-Nya kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Skripsi ini. Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih banyak kekurangan, penulis berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat.
Surabaya, November 2013
ABSTRAK ... i
1.6. Metodologi Penelitian ... 3
1.7. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA ... 7
2.1. Pengertian Sistem Informasi ... 7
2.2. Komponen Sistem Informasi ... 8
2.3. Manajemen Aset ... 9
2.4. Sistem Informasi Manajemen Aset... 11
2.5. Konsep Sistem Informasi Manajemen Aset ... 11
2.6. Data Flow Diagram (DFD) ... 12
2.6.1 Komponen Dasar DFD ... 13
2.6.2 Manfaat DFD ... 14
2.6.3 Syarat dan Tips Pembuatan DFD ... 14
2.6.4 Langkah Membuat DFD ... 16
2.11. XAMPP ... 26
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 28
3.1. Analisis Sistem ... 28
3.2. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak ... 29
3.3. Bagian Yang Terlibat ... 30
3.4. Work Flow ... 30
3.4.1 Work Flow Pengeluaran Materiil ... 31
3.4.2 Work Flow Kerusakan Materiil ... 33
3.4.3 Work Flow Perbaikan Materiil ... 34
3.4.4 Work Flow Perbaikan Rutin Materiil ... 35
3.4.5 Work Flow Penghapusan Materiil ... 36
3.5. Data Flow Diagram (DFD) ... 38
3.5.1 Diagram Konteks ... 38
3.5.2 DFD Level Nol (0) ... 39
3.5.3 DFD Level 1 Proses Pencatatan Satker ... 42
3.5.4 DFD Level 1 Proses Pencatatan Materiil ... 42
3.5.4.1 DFD Level 2 Proses Pencatatan Berita Acara Serah Terima ... 43
3.5.4.2 DFD Level 2 Proses Pencatatan Jenis Materiil ... 44
3.5.5 DFD Level 1 Proses Pencatatan Kerusakan Materiil ... 44
3.5.6 DFD Level 1 Proses Pencatatan Perbaikan Materiil ... 45
3.5.7 DFD Level 1 Proses Pencatatan Perbaikan Rutin Materiil .. 45
3.5.8 DFD Level 1 Proses Pencatatan Usul Penghapusan ... 46
3.6. Conceptual Data Model (CDM) ... 47
3.7. Physical Data Model (PDM) ... 47
3.8. Struktur Tabel ... 48
3.9.3 Perancangan Antar Muka Halaman Home Bendaharawan
Materiil ... 69
3.9.4 Perancangan Antar Muka Halaman Home Kasatker ... 70
3.9.5 Perancangan Antar Muka Halaman View ... 71
3.9.6 Perancangan Antar Muka Halaman Penambahan dan Pengubahan ... 72
3.9.7 Perancangan Antar Muka Halaman Aksi Detail ... 73
3.9.8 Perancangan Antar Muka Halaman Aksi Detail yang Memiliki Submenu ... 74
3.9.9 Perancangan Antar Muka Halaman Aksi Detail yang Memiliki Submenu dengan Aksi Penambahan Data ... 75
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 77
4.1 Implementasi Sistem ... 77
4.1.1 Halaman Login ... 77
4.1.2 Halaman Home Kasatker ... 78
4.1.3 Menu Pengeluaran Materiil ... 79
4.1.3.1 Halaman Berita Acara Penempatan Aset Bergerak ... 80
4.1.3.2 Halaman Aset Bergerak Satker... 84
4.1.4 Menu Pemeliharaan Materiil ... 85
4.1.4.1 Halaman Pengaduan Kerusakan Aset Bergerak .... 86
4.1.4.2 Halaman Perbaikan Aset Bergerak ... 88
4.1.4.3 Halaman Perbaikan Rutin Aset Bergerak ... 91
4.1.4.4 Halaman Aset Tidak Bergerak Satker... 94
4.1.5.1 Halaman Usul Penghapusan Materiil... 105
4.1.5.2 Halaman Penetapan Penghapusan Aset Bergerak..108
4.2 Uji Coba Sistem ... 110
4.2.1 Skenario Uji Coba Login ... 111
4.2.2 Skenario Uji Coba Pengeluaran Materiil ... 112
4.2.3 Skenario Uji Coba Pengaduan Kerusakan Materiil ... 114
4.2.4 Skenario Uji Coba Perbaikan Materiil ... 115
4.2.5 Skenario Uji Coba Perbaikan Rutin Materiil ... 117
4.2.6 Skenario Uji Coba Usul Penghapusan Materiil ... 118
4.2.7 Skenario Uji Coba Penetapan Penghapusan Materiil ... 120
BAB V PENUTUP... ... 122
5.1. Kesimpulan ... 122
5.2. Saran ... 122
DAFTAR PUSTAKA ... 123
LAMPIRAN ... 125
Lampiran 1 : CDM Sistem Informasi Manajemen Aset ... 126
Lampiran 2 : PDM Sistem Informasi Manajemen Aset... 127
Lampiran 3 : DFD Level 0 ... 128
Lampiran 4 : DFD Level 1 Proses Pencatatan Satker dan DFD Level 1 Proses Pencatatan Materiil... 129
Lampiran 5 : DFD Level 2 Proses Pencatatan Berita Acara Serah Terima dan DFD Level 2 Proses Pencatatan Jenis Materiil ... 130
Lampiran 6 : DFD Level 1 Proses Pencatatan Kerusakan Materiil dan DFD Level 1 Proses Pencatatan Perbaikan Materiil ... 131
Gambar 2.1 Komponen Dasar DFD ... 13
Gambar 2.2 Ilustrasi Diagram Konteks ... 16
Gambar 2.3 Ilustrasi Diagram Level Zero (0) ... 17
Gambar 2.4 Ilustrasi Diagram Level satu ... 18
Gambar 2.5 Contoh Entitas... 19
Gambar 2.6 Relasi one to one (1-1) ... 20
Gambar 2.7 Relasi one to many (1-n)... 20
Gambar 2.8 Relasi many to many (1-1) ... 21
Gambar 2.9 Contoh Inheritance... 21
Gambar 2.10 Contoh Ilustrasi CDM ... 21
Gambar 2.11 Contoh Ilustrasi PDM... 22
Gambar 3.1 Work Flow Pengeluaran Materiil ... 32
Gambar 3.2 Work Flow Pengaduan Kerusakan Materiil ... 33
Gambar 3.3 Work Flow Perbaikan Materiil ... 34
Gambar 3.4 Work Flow Perbaikan Rutin Materiil ... 35
Gambar 3.5 Work Flow Penghapusan Materiil ... 37
Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Aset UPN “Veteran” Jatim ... 38
Gambar 3.7 Rancangan Antar Muka Halaman Login ... 68
Gambar 3.8 Rancangan Antar Muka Halaman Home Admin ... 68
Gambar 3.9 Rancangan Antar Muka Halaman Home Bendaharawan Materiil ... 69
Gambar 3.10 Rancangan Antar Muka Halaman Home Kasatker ... 71
Gambar 3.13 Rancangan Antar Muka Aksi Detil ... 74
Gambar 3.14 Rancangan Antar Muka Aksi Detil yang Memiliki Sub Menu... 75
Gambar 3.15 Rancangan Antar Muka Aksi Detil yang Memiliki Sub Menu dengan Aksi Penambahan Data ... 76
Gambar 4.1 Halaman Login... 77
Gambar 4.2 Peringatan Salah Login ... 78
Gambar 4.3 Halaman Home Kasatker ... 78
Gambar 4.4 Potongan Script Halaman Home Kasatker ... 79
Gambar 4.5 Menu Pengeluaran Materiil ... 79
Gambar 4.6 Halaman Acara Penempatan Aset Bergerak ... 80
Gambar 4.7 Pencarian Data ... 80
Gambar 4.8 Perintah Tambah Data Berita Acara ... 81
Gambar 4.9 Potongan Script Tambah Data ... 81
Gambar 4.10 Pilih Aksi Detil ... 82
Gambar 4.11 Potongan Script Informasi Detil ... 82
Gambar 4.12 Potongan Script Detil Aset Bergerak Satker ... 82
Gambar 4.13 Pop up Pada Halaman Pengelolaan Aset Bergerak Satker dan fungsi Tombol List pada Pop up ... 83
Gambar 4.14 Potongan Script Pop up Tambah Data ... 84
Gambar 4.15 Potongan Script Tombol List ... 84
Gambar 4.16 Halaman Aset Bergerak Satker ... 85
Gambar 4.17 Aksi Detil Pada Halaman Aset Bergerak Satker ... 85
Gambar 4.18 Menu Pemeliharaan Materiil ... 86
Gambar 4.22 Pop up Simpan Data Aset Bergerak yang Rusak ... 88
Gambar 4.23 Halaman Perbaikan Aset Bergerak ... 88
Gambar 4.24 Perintah Tambah Data Perbaikan ... 89
Gambar 4.25 Notice Sukses dan Gagal ... 89
Gambar 4.26 Aksi Detail Sebelum Ditambah ... 89
Gambar 4.27 Pop up Tambah Aset Bergerak yang Telah Diperbaiki ... 90
Gambar 4.28 Halaman Detil yang Sudah Update ... 91
Gambar 4.29 Halaman Perbaikan Rutin Aset Bergerak ... 91
Gambar 4.30 Perintah Tambah Data Perbaikan Rutin Aset Bergerak ... 92
Gambar 4.31 Proses Simpan Data Berhasil ... 92
Gambar 4.32 Aksi Detail Pada Halaman Perbaikan Rutin Aset Bergerak ... 93
Gambar 4.33 Pop up Tambah Data Perbaikan Aset Bergerak Rutin ... 93
Gambar 4.34 Update Kolom Total Biaya di Halaman Detail ... 94
Gambar 4.35 Halaman Aset Tidak Bergerak Satker ... 94
Gambar 4.36 Aksi Detil Pada Halaman Aset Tidak Bergerak Satker... 95
Gambar 4.37 Halaman Pengaduan Kerusakan Aset Tidak Bergerak ... 95
Gambar 4.38 Perintah Tambah Pengaduan Kerusakan Aset Tidak Bergerak.. 96
Gambar 4.39 Pop up Pengaduan Kerusakan Aset Tidak Bergerak ... 96
Gambar 4.40 Data Kerusakan Aset Tidak Bergerak ... 97
Gambar 4.41 Halaman Perbaikan Aset Tidak Bergerak ... 97
Gambar 4.42 Perintah Tambah Data Perbaikan ... 98
Gambar 4.43 Perintah Tambah Data Perbaikan ... 98
Gambar 4.44 Aksi Detil Pada Halaman Perbaikan Aset Tidak Bergerak ... 99
Gambar 4.48 Penambahan Data Laporan Perbaikan Rutin Aset Tidak
Bergerak ... 101
Gambar 4.49 Penambahan Data Sukses ... 101
Gambar 4.50 Aksi Detil Perbaikan Rutin Aset Tidak Bergerak ... 102
Gambar 4.51 Pop up Penambahan Data Perbaikan Aset Tidak Bergerak ... 103
Gambar 4.52 Update Data Pada Informasi Detil ... 103
Gambar 4.53 Pop up Perbaikan Rutin Lanjutan ... 104
Gambar 4.54 History Perbaikan Rutin Aset Tidak Bergerak ... 104
Gambar 4.55 Menu Penghapusan Materiil Kasatker ... 105
Gambar 4.56 Menu Penghapusan Materiil Bendaharawan Materiil ... 105
Gambar 4.57 Menu Halaman Usul Penghapusan Materiil ... 105
Gambar 4.58 Perintah Tambah Data Usul Penghapusan ... 106
Gambar 4.59 Pop up Penambahan Aset Bergerak Yang Akan Dihapus ... 107
Gambar 4.60 Informasi Detil dan Tabel Detil Telah Update ... 107
Gambar 4.61 Informasi Halaman Penetapan Penghapusan Aset Bergerak ... 108
Gambar 4.62 Proses Penambahan Laporan Penetapan Penghapusan ... 108
Gambar 4.63 Pop up Penambahan Penetapan Usul Penghapusan ... 109
Gambar 4.64 Pop up Data Usul Penghapusan Kasatker ... 109
Gambar 4.65 Pop up Detil Usulan Penghapusan ... 110
Tabel 3.1 Tabel Pegawai ... 48
Tabel 3.2 Tabel Satker... 49
Tabel 3.3 Tabel Pejabat Struktural ... 49
Tabel 3.4 Tabel Sumber Materiil ... 50
Tabel 3.5 Tabel Kelompok Materiil ... 50
Tabel 3.6 Tabel Detil Kelompok ... 50
Tabel 3.7 Tabel Berita Acara Serah Terima ... 51
Tabel 3.8 Tabel Pemeriksa Pembantu ... 51
Tabel 3.9 Tabel Detil Hasil Pemeriksaan ... 52
Tabel 3.10 Tabel Materiil ... 52
Tabel 3.11 Tabel Aset Tidak Bergerak ... 53
Tabel 3.12 Tabel Jenis Penggunaan ... 53
Tabel 3.13 Tabel Tanah ... 54
Tabel 3.20 Tabel Aset Bergerak ... 57
Tabel 3.21 Tabel Berita Acara Penempatan Aset Bergerak ... 57
Tabel 3.22 Tabel Aset Bergerak Satker ... 58
Tabel 3.23 Tabel Jenis Perbaikan ... 58
Tabel 3.27 Tabel Detil Kerusakan Gedung ... 60
Tabel 3.28 Tabel Perbaikan Gedung ... 61
Tabel 3.29 Tabel Detil Perbaikan Gedung ... 61
Tabel 3.30 Tabel Perbaikan Rutin Gedung ... 62
Tabel 3.31 Tabel Detil Perbaikan Rutin Gedung ... 62
Tabel 3.32 Tabel Laporan Kerusakan Aset Bergerak ... 63
Tabel 3.33 Tabel Detil Kerusakan Aset Bergerak ... 63
Tabel 3.34 Tabel Perbaikan Aset Bergerak ... 64
Tabel 3.35 Tabel Detil Perbaikan Aset Bergerak ... 64
Tabel 3.36 Tabel Perbaikan Rutin Aset Bergerak ... 65
Tabel 3.37 Tabel Detil Perbaikan Rutin Aset Bergerak ... 65
Tabel 3.38 Tabel Usul Penghapusan ... 66
Tabel 3.39 Tabel Usul Penetapan Hapus... 66
Tabel 3.40 Tabel Detil Usulan Penetapan ... 66
DAN PENGHAPUSAN ( Studi Kasus : UPN “Veteran” Jatim)
Pembimbing 1 : Mohammad Irwan Afandi, S.T, M.Sc Pembimbing 2 : Agung Brastama Putra, S.Kom
ABSTRAK
Keberadaan sarana dan prasarana penunjang kegiatan administrasi dan perkuliahan di sebuah lembaga pendidikan sangat penting artinya dalam menunjang proses belajar mengajar serta meningkatkan rating sebuah lembaga pendidikan. Adanya kekeliruan dalam proses pencatatan serta pengelolaan aset akan mengakibatkan meningkatnya biaya operasional pengadaan aset. seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi dari waktu ke waktu memungkinkan berbagai kegiatan dilaksanakan dengan cepat, tepat dan akurat khususnya dengan memanfaatkan Sistem Informasi Manajemen Aset di UPN “Veteran” Jatim. Sistem informasi ini dibangun dan dibuat untuk mengelola serta melaporkan data aset khususnya dalam pengelolaan pemeliharaan, pengeluaran dan penghapusan yang ada di UPN “Veteran” Jatim.
Aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan seluruh datanya ditampung di database MySQL. Dimana dalam penerapannya akan dimasukkan beberapa fitur untuk pengelolaan seluruh aset yang ada di UPN “Veteran” Jatim. Perancangan sistem dalam aplikasi ini menggunakan workflow, DFD, CDM, PDM. Sedangkan perancangan interface dan pembuatan aplikasinya menggunakan Sublim sebagai tools untuk membuat halaman web.
Tujuan utama yang ingin dicapai dalam pembuatan aplikasi ini adalah memberikan kemudahan bagi user dalam melalukan pengelolaan data aset serta melaporkan seluruh data aset yang ada di UPN “Veteran” Jatim.
Setelah dilakukan implementasi dan uji coba sistem. Maka diperoleh hasil bahwa sistem informasi manajemen aset ini dapat mencatat pengeluaran aset bergerak, mencatat pemeliharaan materiil dan mencatat penghapusan materiil. Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Aset, Pemeliharaan, Pengeluaran,
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan berjalannya waktu, masih banyak masalah yang terjadi pada pengelolaan aset yang dimiliki mulai dari pencatatan aset yang dilakukan secara manual sehingga menyebabkan penelusuran aset akan menjadi lebih sulit, inventarisasi yang belum jelas, belum adanya sistem yang terintegrasi dapat menyebabkan pembuatan laporan aset menjadi lebih sulit, selain itu dari sisi biaya penggunaan kertas dan tinta menyebabkan biaya yang lebih tinggi. Oleh karena itu diperlukan sebuah Sisten Informasi Manajemen Aset yang dapat mengelola seluruh aset yang ada agar lebih mudah untuk dipantau, dikelola dan ditelusuri.
Aset merupakan barang atau benda yang terdiri dari benda yang bersifat tidak bergerak dan benda yang bersifat tidak bergerak yang tercakup dalam kekayaan suatu instansi atau instansi. Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja atau efisiensi di dalam suatu instansi atau lembaga. Dimana tiap aset memiliki umur dan cara perawatan yang berbeda-beda.
Untuk pengembangan penilitian selanjutnya maka akan ditambahkan beberapa fitur, yaitu :
a. Pemiharaan materiil yang meliputi pemeliharaan aset bergerak dan pemeliharaan aset tidak bergerak, mencakup proses pengaduan kerusakan materiil, perbaikan materiil hingga perbaikan rutin materiil.
b. Pencatatan penghapusan materiil yang diajukan oleh kasatker dan peninjaklanjutan dilakukan oleh bendaharawan materiil.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari uraian latar belakang diatas yaitu bagaimana merancang sebuah sistem informasi manajemen aset berbasis web khususnya dalam menangani pencatatan pemeliharaan, pengeluaran dan penghapusan materiil di UPN ‘VETERAN’ JATIM.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan dan penyusunan tugas akhir ini dapat dilakukan secara terarah dan tidak menyimpang dari judul, maka perlu ditetapkan batasan-batasan dari masalah yang dihadapi yaitu :
1. Mengelola pencatatan data pengeluaran dan perpindahan aset bergerak.
2. Mengelola pencatatan data kondisi materiil dan pemeliharaan aset bergerak dan aset tidak bergerak.
3. Mengelola pencatataan data usul penghapusan materiil beserta proses penghapusan materiil.
5. Tidak mencakup aset tanah yang statusnya tanah sewa. 6. Tidak membahas tentang pengadaan Materiil.
7. Tidak membahas tentang aset tidak berwujud (intangible).
1.4 Tujuan
Tujuan tugas akhir ini adalah merancang ulang sistem informasi manajemen aset berbasis web di UPN ‘VETERAN’ JATIM.
1.5 Manfaat
Manfaat dari perancangan ulang sistem manajemen aset berbasis web ini, agar dapat membantu pihak managerial dalam :
1. Mempermudah pencarian data aset di UPN ‘VETERAN’ JATIM.
2. Mempermudah pengelolaan aset yang ada di UPN ‘VETERAN’ JATIM. 3. Mempermudah pencatatan laporan pengeluaran dan perpindahan aset yang ada
di UPN ‘VETERAN’ JATIM.
4. Mengetahui jadwal pemeliharaan rutin suatu aset.
5. Mempermudah dalam melakukan proses penghapusan aset yang ada di UPN ‘VETERAN’ JATIM.
1.6 Metodologi Penelitian
1. Studi literatur
Dilakukan studi literatur tentang konsep dan teori dasar mengenai manajemen aset
2. Pengumpulan data
Dilakukan melalui tanya jawab dan wawancara dengan bagian-bagian yang yang melakukan pencatatan dan penyimpanan barang
3. Analisa dan perancangan sistem
Analisa dan perancangan sistem informasi manajemen aset berbasis web ini dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) untuk mempermudah dalam merancang dan mendesain sistem
4. Implementasi
Pembuatan perangkat lunak pendukung untuk sistem informasi manajemen aset berbasis web ini dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor) dan MySQL sebagai databasenya.
5. Uji Coba
Setelah sistem ini dibangun maka mulai melakukan pengujian, apakah sudah memenuhi tujuan dari aplikasi tersebut. Jika selama ujicoba terdapat hal-hal masih dirasa kurang sesuai dengan yang diharapkan maka dilakukan evaluasi untuk perbaikannya.
6. Evaluasi
Evaluasi Sistem dilakukan apabila sistem masih perlu perbaikan. 7. Kesimpulan
1.7 Sistematika Penulisan
Didalam proses penyusunan laporan tugas akhir ini, sistematika pembahasan yang digunakan akan terbagi menjadi beberapa bab sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini akan memberikan penjelasan mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan yang digunakan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini akan membahas tentang teori penunjang yang dapat mendukung pemahaman terhadap sistem dan mampu membantu memecahkan masalah dan teori ilmu yang terkait
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini akan membahas tentang analisa dan perancangan sistem informasi melalui tahapan-tahapan sebagai berikut : penjelasan mengenai workflow sistem, alur kerja sistem menggunakan Data
Flow Diagram (DFD), data modelling menggunakan Conceptual
Data Modelling (CDM) dan Physical Data Modelling (PDM).
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB V : IMPLEMENTASI DAN UJ I COBA SISTEM
Bab ini berisi tentang skenario beserta langkah-langkah uji coba
program yang sudah jadi dan penjelasan tentang fasilitas-fasilitas
yang terdapat dalam program. BAB VI : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang telah didapatkan dari hasil uji coba sistem dan selanjutnya akan dikemukakan saran-saran sebagai bahan masukan dari penulis bagi rencana pengembangan tugas akhir untuk masa yang akan datang.
2.1 Pengertian Sistem Infor masi
Pengertian tentang sistem menurut Jogiyanto H.M (1993) adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Sedangkan menurut Burch dan
Strater (1972) dalam bukunya yang berjudul Information System: Theory and
Practice, mengemukakan bahwa: “Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap
kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan, yang
dirancang untuk mencapai tujuan”.
Pengertian tentang informasi menurut Gordon B. Davis (1992) menyatakan bahwa: “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang ataukeputusan yang akan
datang”. Sedangkan menurut Bruch dan Strater dalam bukunya Information
systems theory and pratice menyatakan bahwa: “Informasi adalah pengumpulan
data atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan”
kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting serta menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
2.2 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu blok masukan (input block) blok model (model block) blok keluaran (output block) blok teknologi (technology
block) blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block).
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi merupakan
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dan berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dalam basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan sistem informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lain, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya dengan paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali (Controls Block)
Banyak hal yang dapat merusak suatu sistem informasi sehingga perlu di rancang dan diterapkan beberapa pengendalian untuk dipastikan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem sedapat mungkin dicegah dan diatasi.
2.3 Manajemen aset
Management adalah suatu pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh suatu organisasi dengan menggunakan fungsi-fungsi management ( perencanaan atau
plannning, pengorganisasian atau organizing, pengarahan atau leading, dan
pengawasan atau controlling) dan sumber daya organisasi ( human resource,
finance resource, information resource, physical resource) agar tujuan yang telah
di tetapkan dapat terwujud dengan efektif dan efisien (Priyatiningsih, 2009). 1) Planning : memproses penetapan tujuan oleh manajer melalui logika dan
metode yang paling baik dalam mencapai tujuan.
2) Organizing : proses pencapaian tujuan organisasi melalui alokasi dan
pengaturan sumberdaya, tugas, dan kewenangan oleh manajer.
3) Leading : proses pencapain tujuan melalui cara memperngaruhi, memerintah,
4) Controlling : memantau kegiatan perusahaan apakah rencana yang sudah
ditetapkan sesuai dengan rencana serta dapat dilakukan koreksi atas terjadinya penyimpangan.
5) Efficient : memperoleh output yang maksimal dari input yang minimal.
6) Effective : menyelesaikan semua aktivitas yang dibutuhkan sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai.
Pengertian aset menurut Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP) “aset adalah
sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai
akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau social
dimasa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun
masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya
nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan
sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya”.
Berdasarkan modul prinsip-prinsip manajemen aset/barang milik daerah, “aset adalah barang, yang dalam pengertian hukum disebut benda, yang terdiri
dari benda tidak bergerak dan benda bergerak, baik yang berwujud (tangible)
maupun yang tidak berwujud (Intangible), yang tercakup dalam aktiva/kekayaan
atau harta kekayaan dari suatu instansi, organisasi, badan usaha ataupun
individu perorangan”.
Dari pernyataan tentang manajemen dan aset tersebut, maka kita dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen aset adalah manajemen aset merupakan suatu langkah pengelolaan aset yang bertujuan untuk dapat mengoptimasi penggunaan dan pemanfaatan aset, mengidentifikasi risiko, mengantisipasi potensi risiko yang muncul, serta mengusahakan bagaimana suatu aset memberikan benefit bagi individu / organisasi hingga saat umur teknik aset tersebut habis sesuai dengan prinsip - prinsip manajemen agar tujuan pengadaan aset dapat terwujud secara efektif dan efisien.
2.4 Sistem Infor masi Manajemen Aset
Menurut John Mitchell (2000), sistem informasi manajemen aset adalah sistem informasi berbasis intranet yang bertujuan untuk mengelola aset disuatu perusahaan atau lembaga dan organisasi. Dengan sistem informasi ini, perusahaan akan lebih mudah dalam mencapai tujuan dan fungsi perusahaan dalam pengelolaan aset. Sistem informasi manajemen aset yang berbasis intranet akan memungkinkan perusahaan dalam pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer mulai dari jabatan teratas perusahaan hingga yang terbawah sekalipun.
2.5 Konsep Sistem Informasi Manajemen Aset
Pada perancangan aplikasi yang akan dibuat ini ditanamkan konsep bahwa setiap aset merupakan milik sebuah perusahaan atau instansi. Hal ini untuk memudahkan pengelompokan tanggung jawab dan hak terhadap aset tersebut, juga tanggung jawab berupa pemeliharaan ata jatuh tempo suatu kewajiban.
kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Setiap jenis aset yang ada akan dianggap memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar beserta manajemen penyusutannya.
2.6 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan
notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data (Adi Nugroho, 2011).
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
DFD terdiri dari diagram konteks (context diagram) dan diagram rinci (level
diagram). Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses
2.6.1 Komponen Dasar DFD Menurut Gene dan Serson
1) Entitas Eksternal (external Entity)
Entitas Eksternal (external entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. 2) Aliran data
Aliran data mengalir diantara proses (process), simpanan data (data
store) dan kesatuan luar (external entity). Aliran data ini menunjukkan
arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
3) Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses yaitu : [1] Proses harus memiliki input dan output, [2] Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data, [3] Sistem atau bagian atau divisi atau departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.
4) Penyimpanan data
Penyimpan data (data store) merupakan penyimpan data yang dapat berupa: Suatu file atau basis data di sistem komputer, Suatu arsip atau catatan manual, Suatu tabel acuan manual, Suatu agenda atau buku.
2.6.2 Manfaat DFD
Manfaat penggunaan DFD dalam menerapkan suatu sistem adalah sebagai berikut :
1) Merupakan suatu alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
2) Salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. 3) Dan juga merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
2.6.3 Syar at dan Tips Pembuatan DFD
Syarat-syarat dalam pembuatan DFD sebagai berikut : 1) Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.
2) Pemberian nomor pada komponen proses.
4) Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.
5) Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.
Sedangkan tips dalam membuat DFD yang baik dan benar yang dapat memperjelas bagaimana jalannya suatu alur sistem adalah :
1) Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah.
2) Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda.
3) Nama yang dipakai untuk proses, datastore, dataflow harus konsisten. 4) Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya. 5) Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya. 6) Banyaknya proses yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses. 7) Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan untuk
memudahkan aliran data ke storage yang sama.
8) Nama proses yang umum hanya untuk proses yang masih akan didekomposisi. 9) Pada proses yang sudah tidak didekomposisi, nama proses dan nama data
harus sudah spesifik.
10)Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity
11)Aliran data untuk proses report harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report
2.6.4 Langkah Membuat DFD
Ada beberapa petunjuk yang dapat digunakan dalam pembuatan DFD yakni sebagai berikut :
1) Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem. 2) Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar.
3) Buatlah diagram konteks, diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Cara membuatnya sebagai berikut :
a) Tentukan nama sistemnya. b) Tentukan batasan sistemnya.
c) Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
d) Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem. e) Gambarkan diagram konteks.
Contoh diagram konteks dapat dilihat di halaman berikutnya pada gambar 2.1
4) Buatlah diagram level zero atau nol (0), diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Cara membuatnya sebagai berikut :
a) Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
b) Tentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing proses ke atau dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar atau masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
c) Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
d) Hindari perpotongan arus data
e) Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses). Ilustrasi gambar diagram level zero (0) dapat dilihat pada gambar 2.3
5) Buatlah diagram level satu (1), diagram ini adalah dekomposisi dari diagram level zero (0). Cara membuatnya sebagai berikut :
a) Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
b) Tentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing sub-proses ke atau dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
c) Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
d) Hindari perpotongan arus data.
e) Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.
2.7 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah model yang dibuat berdasarkan
anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Biasanya CDM direpresentasikan dalam bentuk Entity Relationship
Diagram (Hanif Ramadhani, 2010-2011). Adapun manfaat penggunaan CDM
dalam perancangan database :
1) Memberikan gambaran yang lengkap dari struktur basis data yaitu arti, hubungan, dan batasan-batasan.
2) Alat komunikasi antar pemakai basis data, designer, dan analis.
CDM dalam penerapannya dapat di samakan dengan ERD yang fungsinya memang sama yaitu memodelkan struktur logis dari basis data, CDM secara umum dipakai untuk menggambarkan detail struktur basis data dalam bentuk logik dan terdiri dari objek yang tidak diimplementasikan secara langsung kedalam basis data yang sesungguhnya.
Jenis-jenis objek dasar yang ada dalam CDM antara lain :
1) Entitas (entity), adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999)
2) Relasi (relationship), relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;
a) One to one (1-1)
Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua seperti contoh pada gambar 2.6.
b) One to many (1-n)
Mempunyai pengertian setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua seperti contoh pada gambar 2.7.
c) Many to many (n-n)
Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua seperti contoh di halaman berikutnya pada gambar 2.8.
Relationship_2
Enti ty_3 Enti ty_4
Relationshi p_2
Enti ty_3 Enti ty_4
Gambar 2.6 Relasi one to one (1-1).
3) Pewarisan (inheritance), Jika sebuah tabel merupakan keturunan dari tabel lain, maka tabel anak secara otomatis memiliki semua field (kolom) dari tabel induk, Jika melakukan query terhadap tabel induk, maka record di semua tabel anaknya juga ikut terkena query.
Berikut merupakan contoh dari implementasi pembuatan CDM yang sederhana dapat dilihat pada gambar 2.10.
Relationshi p_2
<pi > Vari abl e characters (10) Vari abl e characters (50)
Gambar 2.9 Contoh inheritance.
2.8 Physical Data Model (PDM)
PDM merupakan perancangan database secara fisik Tipe data bersifat lebih khusus dan spesifik. Penerapan PDM dapat di samakan dengan Skema Relasi yang fungsinya adalah memodelkan struktur fisik dari suatu basis data dan merupakan gambaran secara detail suatu basis data dalam bentuk fisik. PDM dapat dihasilkan dengan cara generate dari CDM yang sudah valid. Gambar 2.11 merupakan contoh PDM hasil dari generate CDM di gambar 2.10.
2.9 PHP
Menurut Swastika (2006) PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya akan dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser. PHP dikenal sebagai sebuah bahasa scripting, yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server, dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis.
Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya, PHP dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, atau mungkin lebih mudahnya PHP dapat di update (dirubah isi kontenya tanpa harus masuk
kedalam coding) pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti ASP (Active Serever Page), Cold Fusion, maupun Perl.
Metode kerja PHP diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh
browser, berdasarkan Uniform Resource Locator (URL) atau dikenal dengan
sebutan alamat internet. Browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server. Selanjutnya web server akan mencarikan berkas PHP yang diminta, setelah didapatkan, isinya akan segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya berupa kode HTML ke web server. Lalu web server akan menyampaikan isi halaman web tersebut kepada klient melalui browser.
Setiap perintah dari PHP harus diakhiri dengan menggunakan tanda titik koma (;). Umumnya setiap perintah dituliskan dalam satu baris. Penulisan skrip PHP dalam tag HTML dapat dilakukan dengan dua cara yaitu Embedded Script dan non-Embeddded Script. Bahasa pemrograman PHP sendiri memiliki keunggulan dintaranya :
1. Tingkat akses yang lebih cepat dan memiliki tingkat keamanan tinggi.
2. Memiliki tingkat lifecycle yang lebih cepat, sehingga selalu mengikuti perkembangan teknologi internet.
3. Mampu berjalan di beberapa server yang ada seperti : Apache, PWS, Microsoft HS dan lainlain.
5. PHP mendukung akses langsung ke beberapa database yang sudah ada.
6. PHP merupakan middleware open source sehingga dapat digunakan oleh para pemula.
Contoh Kode Program : Program bilangan Fibonacci
Berikut ini adalah contoh program yang relatif lebih kompleks yang ditulis dengan menggunakan PHP. Contoh program ini adalah program untuk menampilkan 20 bilangan pertama dari deret bilangan Fibonacci.
<?php
function fibonacci_seq( $panjang ) {
for( $l = array(0,1), $i = 2, $x = 0; $i < $panjang; $i++ ) $l[] = $l[$x++] + $l[$x];
return $l; }
fibonacci_seq(20);
// Angka "20" dapat diganti sesuai keinginan ?>
2.10Database MySQL
Menurut Tata Sutabri (2011), database adalah suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain tidak perlu suatu kerangkapan data (controlled
redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau ditampilkan
MySQL adalah sebuah perangkat lunak pembuat database yang bersifat terbuka atau open source dan berjalan disemua platform baik Linux maupun Windows, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat network sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multi user (pengguna banyak).
Pada saat ini MySQL merupakan database server yang sangat terkenal di dunia, semua itu tak lain karena bahasa dasar yang digunakan untuk mengakses
database yaitu SQL. SQL (Structured Query Language) pertama kali diterapkan
pada sebuah proyek riset pada laboratorium riset San Jose, IBM yang bernama
system R. Kemudian SQL juga dikembangan oleh Oracle, Informix dan Sybase.
Dengan menggunakan SQL, proses pengaksesan database lebih user-friendly dibandingan dengan yang lain, misalnya dBase atau Clipper karena mereka masih menggunakan perintah-perintah pemrograman murni. Keuntungan menggunakan Database MySQL adalah sebagai berikut :
1. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi diantaranya Windows, Linux, Mac X Server, HP-UX dan masih banyak lagi.
2. MySQL didistribusikan secara gratis (open source) dibawah lisensi GPL. 3. MySQL dapat digunakan oleh beberapa User dalam waktu yang bersamaan
tanpa mengalami masalah atau konflik.
4. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks seperti signed atau
unsigned, integer, float, double, char, varchar, text, date, blob, time, datetime,
year, set dan enum.
5. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah
6. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritis, antara lain level sub netmask dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail dan memiliki
password.
7. MySQL dapat menangani database dalam skala besar, dengan jumlah record lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta satu miliar baris.
2.11XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi dan merupakan gabungan dari beberapa program yaitu Apache (web
server), MySQL dan phpMyadmin. XAMPP adalah singkatan dari X (empat
sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP, Perl. Berikut ini Penjelasan dari bagian-bagian XAMPP :
1. X , Kenapa disebut dengan sistem operasi? karena XAMPP bisa dijalankan di 4 OS besar yang sering digunakan oleh pengguna komputer saat ini. 4 OS tersebut tidak lain dan tidak bukan adalah Windows, Linux, Mac OS dan Solaris.
2. A(Apacahe), merupakan aplikasi web server. Apache ini bersifat opensource yang berarti gratis dan bisa diedit oleh penggunanya. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada user berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan, maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman
web yang dihasilkan.
merupakan bahasa terstruktur yang digunakan untuk mengolah database. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database beserta isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.
4. P (PHP), bahasa pemrograman web. Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. Sistem manajemen basis data yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQl. namun PHP juga mendukung sistem manajemen database Oracle, Microsoft Access, Interbase, d-base, PostgreSQL dan sebagainya.
3.1 Analisis Sistem
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai penggambaran manual pada sistem informasi manajemen aset. Aplikasi ini dibuat agar dapat memudahkan kinerja bagian manajerial dalam mengelola aset yang ada di universitas.
Pengelolaan aset yang ada di universitas terbilang kurang efektif dan masih membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi, hal itu dikarenakan dalam pengelolaannya yang masih manual tanpa adanya sistem yang meng-integrasikannya. Dengan adanya aplikasi ini pihak manajerial dapat mengelola seluruh aset yang ada di universitas, fakultas maupun jurusan secara terkomputerisasi.
adalah satker-satker yang ada di fakultas. Menu pemeliharaan materiil adalah menu keempat dan pengelolaannya dipegang oleh satker fakultas, menu ini berisi pengaduan kerusakan, perbaikan materiil, perbaikan rutin dan laporan. Menu selanjutnya adalah penyusutan materiil, menu ini hanya berisi tampilan view tanpa adanya proses penyimpanan ke database. Dengan adanya menu ini, pihak manajerial dapat mengetahui berapa besar penyusutan yang terjadi pada tiap materiil yang ada di universitas. Menu yang terakhir adalah menu penghapusan, menu ini berisi pengajuan penghapusan yang dilakukan oleh satker fakultas, setelah itu pengajuan penghapusan tersebut akan dikirimkan ke menu bendaharawan materiil, tugas bendaharawan materiil disini adalah melakukan pengecekan kondisi materiil yang ada pada usul penghapusan, jika barang materiil memenuhi kriteria untuk dihapuskan, bendaharawan materiil akan membuat usul penetapan penghapusan materiil dan materiil yang sudah dihapus akan memiliki status tidak aktif.
3.2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Sistem Informasi Manajemen Aset ini memerlukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) agar mampu beroperasi secara maksimal. Oleh karena itu perangkat keras (hardware) yang digunakan harus memiliki spesifikasi berikut ini :
a) Monitor dengan resolusi 1280 x 800
b) Processor dengan kecepatan minimal 1Ghz.
c) RAM minimum 1GB d) VGA card minimum 64MB
f) Mouse
g) Keyboard
h) Printer
Sedangkan spesifikasi perangkat lunak (software) yang digunakan adalah sebagai berikut :
a) Sistem Operasi Windows XP/Seven
b) Power Designer Versi 15.2
c) Database MySQL
d) Sublim Text Versi 2.0.2
3.3 Bagian Yang Ter libat
Adapun Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem ini diantaranya :
1) Admin. Bagian admin dipegang oleh staf admin pengelolaan aset. Admin memiliki tugas memasukkan data-data petugas manajerial yang terlibat dalam pengelolaan aset di UPN “Veteran” Jatim.
2) Bagian Manajerial. Yang termasuk dalam kelompok bagian manajerial disini adalah Bendaharawan Materiil dan satker yang terlibat dalam pengelolaan aset. Bagian manajerial memiliki tugas memasukkan, mengubah, menghapus dan mencetak data-data aset bergerak dan aset tidak bergerak.
3.4 Work Flow
Work Flow adalah suatu otomatisasi proses bisnis, secara menyeluruh atau
modul-modul yang ada di Sistem Informasi Manajemen aset UPN “Veteran” Jatim.
3.4.1 Work Flow Pengeluaran Materiil
Diawali dari Bendaharawan Materiil melakukan login ke sistem. Jika login salah sistem akan meminta bendaharawan materiil untuk kembali login, jika benar maka bendaharawan materiil akan masuk kehalaman utama pengeluaran materiil. Sebagai catatan proses pengeluaran materiil ini hanya untuk aset bergerak. Pertama-tama bendaharawan materiil melakukan pencarian berita acara serah terima yang untuk fakultas dan sistem akan menampilkan file berita acara serah terima tersebut. Setelah itu akan melakukan pengecekan apakah termasuk aset bergerak atau tidak. Jika bukan aset bergerak maka proses akan kembali ke pencarian berita acara serah terima. Jika termasuk aset bergerak maka proses selanjutnya yang dilakukan adalah proses pembuatan berita acara penempatan dan
file berita acara penempatan disimpan didalam database berita acara penempatan,
setelah itu materiil bergerak diserahkan ke satker-satker yang mengajukan pengadaan. Selanjutnya satker menerima aset bergerak baru yang telah diajukan sebelumnya, setelah itu satker bertugas memasukkan data aset bergerak yang baru tersebut kedalam database aset bergerak satker. Proses terakhir yaitu menempatkan aset bergerak baru ke ruang-ruang yang telah ditentukan. Alur work
Gambar 3.1 Work Flow Pengeluaran Materiil G A G A L
S U K S E S
Y
T
G A G A L
3.4.2 Work Flow Kerusakan Materiil
Proses dimulai dari pengaduan kerusakan materiil oleh pegawai atau staff, setelah itu satker yang telah melakukan login kedalam sistem dapat melihat detil-detil pengaduan yang telah dibuat oleh pegawai maupun staff. Selanjutnya satker menagani pengaduan tersebut dan mengelompokkan pengaduan yang ada, apakah pengaduan jenis aset bergerak atau pegaduan jenis aset tidak bergerak. Jika termasuk pengaduan aset bergerak, maka proses yang dilakukan adalah insert data pengaduan aset bergerak kedalam database laporan kerusakan aset bergerak satker. Namun jika termasuk pengaduan jenis aset tidak bergerak maka proses yang dilakukan adalah insert data pengaduan aset tidak bergerak dan disimpan kedalam database laporan kerusakan gedung. Alur dapat dilihat pada gambar 3.1.
Gambar 3.2 Work Flow Pengaduan Kerusakan Materiil
3.4.3 Work Flow Perbaikan Materiil
Diawali dari kepala satker melakukan login ke sistem. Jika login salah, sistem akan meminta kepala satker untuk kembali login, jika benar maka kepala satker akan masuk kehalaman utama perbaikan materiil. Pada halaman perbaikan materiil kepala satker dapat melihat pengaduan-pengaduan yang ada. Setelah itu kepala satker memilih salah satu pengaduan untuk dilakukan perbaikan materiil, setelah itu dilakukan pencatatan perbaikan materiil. Jika termasuk perbaikan aset bergerak maka proses yang dilakukan adalah memasukkan data perbaikan aset bergerak dan disimpan kedalam database perbaikan aset bergerak. Namun jika termasuk perbaikan aset tidak bergerak maka proses yang dilakukan adalah memasukkan data perbaikan aset tidak bergerak dan disimpan kedalam database perbaikan gedung. Alur dapat dilihat pada gambar 3.3.
S U K S E S G A G A L
3.4.4 Work Flow Perbaikan Rutin Materiil
Diawali dari kepala satker melakukan login ke sistem. Jika login salah sistem akan meminta kepala satker untuk kembali login, jika benar maka kepala satker akan masuk kehalaman utama perbaikan rutin materiil. Pada halaman perbaikan rutin materiil kepala satker dapat melakukan pencatatan perbaikan rutin materiil. Jika termasuk perbaikan rutin aset bergerak maka proses yang dilakukan adalah memasukkan data perbaikan rutin aset bergerak dan disimpan kedalam
database perbaikan rutin aset bergerak satker. Namun jika termasuk perbaikan
rutin aset tidak bergerak maka proses yang dilakukan adalah memasukkan data perbaikan rutin aset tidak bergerak dan disimpan kedalam database perbaikan rutin gedung. Alur dapat dilihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Work Flow Perbaikan Rutin Materiil
S U K S E S G A G A L
3.4.5 Work Flow Penghapusan Materiil
Diawali dari kepala satker melakukan login ke sistem. Jika login salah sistem akan meminta kepala satker untuk kembali login, jika benar maka kepala satker akan masuk kehalaman utama penghapusan materiil. Pertama-tama kepala satker melakukan pendataan materiil yang tidak dapat dipakai untuk kegiatan sehari-hari, setelah itu kepala satker membuat usul penghapusan materiil yang tidak dapat dipakai tersebut dan datanya disimpan kedalam database usul penghapusan. Proses selanjutnya bendaharawan materiil melakukan login ke sistem. Jika login salah sistem akan meminta bendaharawan materiil untuk kembali login, jika benar maka bendaharawan materiil akan masuk kehalaman utama penghapusan materiil. Dihalaman penghapusan ini bendaharawan materiil dapat melihat usul-usul penghapusan yang telah diajukan oleh kepala satker. Setelah itu bendaharawan materiil memilih salah satu usul penghapusan yang diajukan kepala satker, setelah memilih bendaharawan materiil melakukan pengecekan kondisi materiil yang diajukan untuk dihapus. Jika kondisi materiil tidak layak untuk dihapus maka usul penghapusan akan dikembalikan ke kepala satker yang mengajukan, namun jika kondisi materiil layak untuk dihapus, maka proses yang dilakukan bendaharawan materiil yaitu membuat penetapan penghapusan materiil dan data penetapan penghapusan disimpan didalam
database penetapan penghapusan, langkah selanjutnya proses penghapusan
Gambar 3.5 Work Flow Penghapusan Materiil
S U K S E S G A G A L
S U K S E S G A G A L
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan
notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Data Flow diagram dibuat untuk menggambarkan sistem sebagai suatu kesatuan dari jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lain menggunakan alur data sehingga pembuatan DFD ini memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Aset UPN “Veteran” Jatim
Dapat dilihat pada gambar 3.6, sebuah diagram konteks yang memiliki 5
entity yakni, kasatker, bendaharawan materiil, rekanan perbaikan, admin dan
rektor. Pada entitiy kasatker terdapat 4 buah alur yang masuk ke dalam proses dan 5 buah output yang keluar dari proses. Pada entity bendaharawan materiil terdapat 4 buah alur yang masuk ke proses dan 3 buah output yang keluar dari proses. Sedangkan pada admin memiliki 2 buah alur yang masuk ke proses utama dan rektor memilik 1 alur yang keluar dari proses utama. Dan pada entity rekanan perbaikan memiliki 1 buah alur yang masuk ke proses utama dan 1 alur output yang keluar dari proses utama.
3.5.2 DFD Level 0 (nol)
Setelah secara keseluruhan alur data yang ada dalam diagram konteks di gambarkan, proses berikutnya adalah decompose (penguraian) dari diagram konteks, Maka akan timbul lagi beberapa alur proses. Diagram ini menjelaskan sedikit lebih detil terhadap proses-proses yang terdapat pada pengelolaan aset. untuk lebih memudahkan dalam memahami proses-proses yang ada di diagram level 0, berikut ini adalah diagram alur proses dari diagram level 0 (gambar 3.7).
Berdasarkan gambar 3.7 maka dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan aset yang terdapat di UPN “Veteran” Jatim terdapat beberapa proses yang akan dilakukan, diantaranya adalah sebagai berikut : (Gambar DFD Level 0 dapat dilihat pada lampir an halaman 125).
1) Proses penambahan pegawai
2) Proses penambahan data satker Pada proses ini admin bertugas untuk memasukkan data satker, data satker diambil melalui tabel pegawai yang kemudian dibuat acuan untuk memasukkan data satker baru, setelah itu data satker disimpan kedalam tabel satker.
3) Proses pencatatan materiil
Pada proses ini kasatker dan bendaharawan materiil bertugas untuk mencatat data materiil. Proses dimulai ketika ada materiil baru, setelah itu masukkan data yang akan disimpan, sebelum disimpan terlebih dahulu mengambil data satker dari tabel satker yang digunakan acuan siapakah dan bagian apa user yang menyimpan data materiil, proses terakhir simpan data materiil kedalam tabel materiil.
4) Proses pencatatan penyusutan materiil
Yang terlibat dalam pencatatan penyusutan materiil adalah bendaharawan materiil. Proses dimulai ketika bendaharawan materiil ingin menampilkan data penyusutan materiil tertentu dengan mencari data materiil dari tabel materiil. 5) Proses pencatatan pengaduan kerusakan
6) Proses pencatatan perbaikan materiil
Pada proses ini kasatker bertugas dalam mencatat perbaikan materiil, proses pertama kasatker mengambil data pengaduan laporan kerusakan, jika termasuk kerusakan bergerak maka data diambil dari tabel detil kerusakan aset bergerak, jika termasuk kerusakan tidak bergerak maka data diambil dari detil kerusakan gedung. Setelah itu materiil yang rusak diberikan ke rekanan perbaikan untuk diperbaiki, setelah selesai diperbaiki proses selanjutnya yang dilakukan adalah melakukan pencatatan perbaikan materiil, selanjutnya materiil yang telah diperbaiki diserahkan ke kasatker.
7) Proses pencatatan perbaikan rutin materiil
Pada proses ini kasatker bertugas dalam mencatat perbaikan rutin materiil, proses pertama kasatker mengambil data materiil dari tabel materiil untuk ditentukan perbaikan rutinnya. Setelah itu materiil diserahkan ke rekanan perbaikan untuk maintenance rutin, jika termasuk perbaikan rutin aset bergerak maka kasatker menyimpan datanya di tabel detil perbaikan rutin aset bergerak, namun jika termasuk perbaikan rutin aset tidak bergerak, maka kasatker menyimpan datanya di detil perbaikan rutin gedung. Setelah itu materiil yang telah diperbaiki oleh rekanan perbaikan diserahkan ke kasatker. 8) Proses pencatatan usul penghapusan
tabel materiil dan satker, setelah itu data disimpan ke tabel usul penghapusan dan data tersebut dikirim ke halaman baendaharawan materiil untuk disetujui. 9) Proses pencatatan penghapusan materiil
Proses ini dilakukan sepenuhnya oleh baendaharawan materiil, pertama-tama baendaharawan materiil mengambil data usul penghapusan dari tabel usul penghapusan, setelah itu bendaharawan materiil bertugas untuk mengkonfirmasi penghapusan materiil, proses terakhir yang dilakukan adalah data penghapusan materiil disimpan kedalam database aset untuk dihapus. 10)Proses pembuatan seluruh laporan
Proses ini dilakukan sepenuhnya oleh Rektor, pertama-tama rektor mancari data untuk dibuat laporan dari tabel pegawai, satker, materiil dan aset untuk dihapus. Setelah itu rektor dapat melihat seluruh laporan tersebut.
3.5.3 DFD Level 1 Proses Pencatatan Satker
Proses ini dimulai dari admin yang telah memegang data pegawai, setelah itu salah satu pegawai dipilih untuk menjadi satker, data diambil dari tabel data pegawai dan data satker baru disimpan di tabel satker. Proses selanjutnya adalah satker tersebut dicatat untuk dijadikan pejabat struktural yang dapat mengelola aset. Proses pencatatan dimulai dari pengambilan data satker dan pegawai dari tabel pegawai dan satker, setelah itu data pejabat struktural disimpan di tabel pejabat struktural. (Gambar DFD Level 1 Pr oses Pencatatan Satker dapat dilihat pada lampir an halaman 126)
3.5.4 DFD Level 1 Proses Pencatatan Materiil
sumber materiil disimpan kedalam tabel sumber materiil. Proses kedua yang dilakukan adalah pencatatan harga perolehan materiil, data ini didapat dari data pembelian materiil. Proses ketiga yang dilakukan adalah pencatatan berita acara serah terima, data berita acara serah terima mengacu dari tabel satker dan detil kelompok agar dapat diketahui siapakah yang melakukan acara serah terima dan barang apa yang ada dalam proses serah terima, setelah itu data disimpan kedalam tabel berita acara serah terima. Setelah ketiga proses tersebut sudah dilakukan, maka kasatker dan bendaharawan materiil dapat membuat penomoran untuk materiil yang baru. Data lengkap materiil baru selanjutnya disimpan kedalam tabel materiil. Proses selanjutnya adalah pencatatan jenis materiil, jika termasuk aset bergerak maka disimpan ke tabel aset bergerak, namun jika termasuk aset tidak bergerak maka disimpan ke dalam tabel aset tidak bergerak. (Gambar DFD Level 1 Pr oses Pencatatan Materiil dapat dilihat pada lampiran halaman 126)
3.5.4.1DFD Level 2 Proses Pencatatan Berita Acara Serah Ter ima
3.5.4.2DFD Level 2 Proses Pencatatan J enis Materiil
Proses ini dimulai dari bendaharawan materiil yang mencatat seluruh proses penerimaan materiil atau berita acara serah terima materiil, diproses tersebut membutuhkan data pemeriksa penerima materiil dan pemberi perintah pengadaan materiil dan dari hasil proses tersebut akan menghasilkan data berita acara serah terima materiil, untuk mendukung proses tersebut maka diperlukan proses penambahan data pemeriksa pembantu materiil dan detail hasil pemeriksaan. (Gambar DFD Level 2 Pr oses Pencatatan J enis Materiil dapat dilihat pada lampir an halaman 127)
3.5.5 DFD Level 1 Proses Pencatatan Kerusakan Materiil
3.5.6 DFD Level 1 Proses Pencatatan Perbaikan Materiil
Proses ini dilakukan oleh kasatker dan rekanan perbaikan. Proses pertama kasatker bertugas membuat laporan perbaikan aset bergerak atau laporan perbaikan aset tidak bergerak. Jika termasuk laporan aset bergerak maka datanya disimpan kedalam tabel perbaikan aset bergerak, namun jika buka aset bergerak maka data disimpan kedalam tabel perbaikan gedung. Setelah itu kasatker harus melakukan pencatatan detil perbaikan aset bergerak atau detil perbaikan aset tidak bergerak, proses ini membutuhkan informasi dari tabel jenis perbaikan, detil kerusakan aset bergerak atau detil kerusakan gedung. Jika termasuk pencatatan detil perbaikan aset bergerak maka datanya disimpan kedalam tabel detil perbaikan aset bergerak, namun jika termasuk pencatatan detil perbaikan gedung maka datanya disimpan kedalam tabel detil perbaikan gedung. Setelah itu kasatker melakukan proses perbaikan materiil rusak, data materiil rusak diambil dari tabel detil kerusakan aset bergerak, detil kerusakan gedung dan materiil, selanjutnya diberikan kepada rekanan perbaikan untuk diperbaiki. Setelah selesai diperbaiki maka akan timbul proses materiil rusak yang telah selesai diperbaiki dan materiil yang sudah diperbaiki dari rekanan diberikan kembali kepada kasatker. (Gambar DFD Level 1 Pr oses Pencatatan Perbaikan Materiil dapat dilihat pada lampir an halaman 128)
3.5.7 DFD Level 1 Proses Pencatatan Perbaikan Rutin Materiil
bergerak maka data disimpan kedalam tabel perbaikan rutin gedung. Setelah itu kasatker harus melakukan pencatatan perbaikan rutin aset bergerak atau pencatatan perbaikan rutin gedung, proses ini membutuhkan informasi dari tabel perbaikan rutin aset bergerak atau perbaikan rutin gedung. Jika termasuk pencatatan perbaikan rutin aset bergerak maka datanya disimpan kedalam tabel detil perbaikan rutin aset bergerak, namun jika termasuk pencatatan perbaikan rutin gedung maka datanya disimpan kedalam tabel detil perbaikan rutin gedung. Setelah itu kasatker melakukan proses perbaikan rutin materiil, data perbaikan rutin materiil diambil dari tabel materiil, selanjutnya diberikan kepada rekanan perbaikan untuk diperbaiki. Setelah selesai diperbaiki maka akan timbul proses materiil perbaikan rutin yang telah selesai diperbaiki dan materiil yang sudah diperbaiki dari rekanan diberikan kembali kepada kasatker. (Gambar DFD Level 1 Proses Pencatatan Perbaikan Rutin Materiil dapat dilihat pada lampiran halaman 129)
3.5.8 DFD Level 1 Proses Pencatatan Usul Penghapusan
