FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
UNDANA
Dokumen Level : Manual Prosedur
Kode :
DPM.GPM.FST.UNDANA.20.01
Judul : Manual Prosedur Pengisian KRS dan KHS secara Daring Tanggal dikeluarkan : 10 Juli 2020
Area : Gugus Penjaminan Mutu Revisi :
0
I. Tujuan dan Pengertian
Tujuan manual prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pengisiani KRS dan KHS secara daring bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana.
2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta prosedur pengisian KRS dan KHS secara daring bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .
Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS dan KHS secara daring bagi mahasiswa ini, adalah :
1. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi.
2. Kartu Rencana Studi, yang selanjutnya disingkat KRS adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah mata kuliah, nama mata kuliah, bobot sks mata kuliah, jadwal mata kuliah, kode ruang mata kuliah, dan nama dosen mata kuliah, yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 dan semester 2, mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib.
3. Kartu Hasil Studi, yang selanjutnya disingkat KHS adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot nilai mata kuliah yang diperoleh dalam angka dan huruf, sesuai dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang diprogram serta yang dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester (IPS) dan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK).
4. Satuan Kredit Semester, yang selanjutnya disingkat SKS adalah takaran waktu kegiatan belajar yang dibebankan pada mahasiswa per minggu per semester dalam proses pembelajaran melalui berbagai bentuk pembelajaran.
5. Indeks Prestasi Semester, yang selanjutnya disingkat IPS, adalah tingkat capaian pembelajaran mahasiswa dalam satuan semester yang dihitung dengan cara menjumlahkan perkalian antara nilai mata kuliah yang ditempuh dengan bobot kredit masing-masing mata kuliah dibagi keseluruhan atau total kredit yang diambil dalam satuan semester.
6. Indeks Prestasi Kumulatif, yang selanjutnya disingkat IPK, adalah tingkat capaian pembelajaran mahasiswa pada akhir program studi dinyatakan dalam besaran nilai yang dihitung dengan cara menjumlahkan perkalian antara nilai setiap mata kuliah yang ditempuh dengan SKS mata kuliah bersangkutan dibagi dengan jumlah SKS atau total kredit yang ditempuh pada program sarjana.
7. Penasehat Akademik, yang selanjutnya disebut PA, adalah dosen yang ditunjuk oleh dekan dengan
8. Daring merupakan akronim atau singkatan dari kata Dalam Jaringan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) daring memliki arti terhubung melalui jaringan komputer, internet dan sebagainya.
II. Pihak –Pihak yang Terkait
Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah : 1. Mahasiswa.
2. Dosen Penasehat Akademik.
3. Operator Program Studi.
4. Ketua Program Studi.
5. Sub Bagian Akademik.
III. Referensi
Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :
a. Undang-Undang RI No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
b. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 4 tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
d. Peraturan Rektor Universitas Nusa Cendana No. 3/PP/2019 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Nusa Cendana.
e. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal Undana.
IV. Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur KRS dan KHS, meliputi :
1. Membayar biaya pendidikan (SPP/UKT) ke bank yang ditunjuk.
2. Mencetak file (PDF) KHS semester sebelumnya dan Transkrip Sementara dari SIAKAD Undana untuk melakukan konsultasi pengisian KRS dengan Dosen Penasehat Akademik.
3. Mengisi dan mencetak file (PDF) KRS dari SIAKAD Undana.
4. Menyampaikan file (PDF) KRS dan KHS untuk diperiksa kembali dan ditanda tangani oleh Dosen Penasehat Akademik sebagai bentuk persetujuan
5. Menyampaikan file (PDF) KRS dan KHS kepada Operator Program Studi untuk diverifikasi dan disahkan oleh Ketua Program Studi.
6. Mengunggah file (PDF) KRS dan KHS di situs berbagi file agar dapat diunduh oleh Dosen Penasehat Akademik dan mahasiswa
7. Mengunduh file (PDF) KRS dan KHS yang telah diunggah oleh Operator Program Studi sebagai pegangan bagi mahasiswa dan Dosen Penasehat Akademiik .
8. Menyerahkan file (PDF) KRS oleh Operator Program Studi kepada fakultas, untuk diteruskan ke BAAKPSI Undana.
9. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa tersebut melakukan modifikasi rencana studi sesuai dengan waktu yang ditentukan Kalender Akademik Undana.
10. Mengikuti perkuliahan di masa perkuliahan.
11. Mengikuti ujian mata kuliah di masa ujian UTS dan UAS.
12. Melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah.
13. Menyerahkan nilai oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah ke Operator Program Studi untuk selanjutnya diisi di sistem SIAKAD Undana.
V. Mekanisme dan Prosedur
Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa membayar biaya pendidikan (SPP/UKT) dengan melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk.
2. Mahasiswa mencetak KHS semester sebelumnya dan Transkrip Sementara dari SIAKAD Undana dalam bentuk file (PDF), selanjutnya diserahkan kepada Dosen Penasehat Akademik saat melakukan konsultasi KRS. Penyerahan file (PDF) dan konsultasi KRS dilakukan secara daring (online) dengan media yang telah disepakati.
3. Mahasiswa mengisi KRS sesuai hasil konsultasi dengan Dosen Penasehat Akademik dan mencetak KRS dari SIAKAD Undana dalam bentuk file (PDF), selanjutnya menyampaikan file (PDF) KRS dan KHS kepada Dosen Penasehat Akademik untuk diperiksa kembali dan ditandatangani sebagai bentuk persetujuan. Penyerahan file (PDF) dilakukan secara daring (online) dengan media yang telah disepakati.
4. Dosen Penasehat Akademik menyerahkan file (PDF) KRS dan KHS yang telah ditandatangani tersebut kepada Operator Program Studi untuk diverifikasi.
5. Operator Program Studi memverifikasi (PDF sign) dan menyerahkan file (PDF) KRS dan KHS yang telah diverifikasi kepada Ketua Program Studi, untuk memperoleh pengesahan. Ketua Program Studi mengesahkan (PDF sign) dan menyerahkan kembali file (PDF) KRS dan KHS yang telah disahkan kepada Operator Program Studi untuk diunggah (upload) di “situs/media berbagi file”.
6. Operator Program Studi mengunggah file (PDF) KRS dan KHS yang telah disahkan oleh Ketua Program Studi di “situs/media berbagi file” (seperti: Google Drive atau sejenisnya), file (PDF) KRS dan KHS diunggah dan dikelompokan berdasarkan nama Dosen Penasehat Akademik, sehingga file (PDF) KRS dan KHS tersebut dapat diunduh (download) secara mandiri oleh Dosen Penasehat Akademik dan mahasiswa.
7. Operator Program Studi selanjutnya menyerahkan file (PDF) KRS dan KHS yang telah disahkan ke fakultas untuk kemudian diteruskan ke BAAKPSI Undana.
8. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa tersebut melakukan modifikasi rencana studi sesuai dengan waktu yang ditentukan Kalender Akademik Undana..
9. Mahasiswa mengikuti perkuliahan di masa perkuliahan.
10. Mahasiswa mengikuti ujian mata kuliah di masa ujian UTS dan UAS.
11. Setelah ujian selesai, Dosen Pengasuh Mata Kuliah melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa.
12. Dosen Pengampu Mata Kuliah menyerahkan nilai ke Operator Program Studi untuk selanjutnya diisi di sistem SIAKAD Undana.
13. Apabila terdapat permasalahan terkait mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS, mahasiswa dapat segera menghubungi Operator Program Studi untuk memperoleh solusi permasalahan.
VI. Bagan Alir
Bagan alir pengisian KRS dan KHS di Fakultas Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan
1
2
3
4
5
6
7
Mahasiswa
1. Mahasiswa
2. Dosen Penasehat Akademik
1. Mahasiswa
2. Dosen Penasehat Akademik
1.Operator Program Studi
1. Ketua Program Studi
1. Operator Program Studi
Bukti pembayaran SPP/UKT
1. File (PDF) KHS, 2. File (PDF) Transkrip
Sementara
1. File (PDF) KRS 2. File (PDF) KHS
1. File (PDF) KRS 2. File (PDF) KHS
1. File (PDF) KRS 2. File (PDF) KHS
1. File (PDF) KRS 2. File (PDF) KHS
Konsultasi dilakukan secara daring
Persetujuan dilakukan dengan tandatangan elektronik (PDF sign)
Pengesahan dilakukan dengan tandatangan elektronik (PDF sign)
Mulai
Pembayaran UKT/SPP di Bank
Konsultasi Rencana Studi
Persetujuan KRS dan KHS
Verifikasi PDF Sign KRS dan KHS
Pengesahan KRS
Pengunggahan file (pdf) KRS
Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan
7
8
9
10
11
12
13
Operator Program Studi
1. Dosen Penasehat Akademik 2. Mahasiswa
1. Dosen Pengampu Mata Kuliah
2. Mahasiswa
1. Dosen Pengampu Mata Kuliah
2. Mahasiswa
Dosen Pengampu Mata Kuliah
Dosen Pengampu Mata Kuliah
Operator Program Studi
1. File (PDF) KRS 2. File (PDF) KHS
1. Kartu Modifikasi
1. Laporan Perkuliahan 2. Daftar Hadir Mahasiswa
1. Laporan Perkuliahan 2. Daftar Hadir Mahasiswa
1. Laporan Perkuliahan 2. Daftar Hadir Mahasiswa 3. Daftar Nilai Mahasiswa
Daftar Nilai Mahasiswa
Daftar Nilai Mahasiswa
Konsultasi dilakukan secara daring (online)
Keikutsertaan dalam Perkuliahan Modifikasi Rencana Studi
jika ada perubahan Penyerahan KRS ke fakultas dan BAAKPSI
Undana
Keikutsertaan dalam Ujian
Pemeriksaan dan Pemberian Nilai Mata
Kuliah
Penyerahan Nilai ke Operator Program Studi
Pengisian Nilai ke SIAKAD Undana
VII. Lampiran – Lampiran
Lampiran-lampiran yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS/KHS ini adalah :
1. Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa (DPM.GPM.FST.UNDANA.20.
01.1)
2. Instruksi Kerja Modifikasi Rencana Studi Mahasiswa (DPM.GPM.FST.UNDANA.20.01.2) 3. Lembar Kartu Rencana Studi (KRS)
4. Lembar Kartu Hasil Studi (KHS) 5. Kartu Modifikasi
Lampiran 1.
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
UNDANA
Dokumen Level : Instruksi Kerja
Kode :
DPM.GPM.FST.UNDANA.13.01.1
Judul : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa
Tanggal dikeluarkan : 10 Juli 2020
Area : Gugus Penjaminan Mutu Revisi :
0
I. Tujuan
Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah :
1. Sebagai pedoman bagi Dosen Penasehat Akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa.
2. Untuk memberikan kemudahan bagi Dosen Penasehat Akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa.
II. Pengertian
Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini ini antara lain :
1. Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan pembimbingan yang dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa menentukan mata kuliah yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi mahasiswa bersangkutan.
2. Kartu Rencana Studi, yang selanjutnya disingkat KRS adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah mata kuliah, nama mata kuliah, bobot sks mata kuliah, jadwal mata kuliah, kode ruang mata kuliah, dan nama dosen mata kuliah, yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 dan semester 2, mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib.
III. Ruang Lingkup
Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa ini dimulai dari pemeriksaan IPS mahasiswa semester sebelumnya, penetapan beban studi sesuai dengan IPS yang diperoleh, pengisian mata kuliah sesuai dengan beban studi yang diperoleh dan mata kuliah prasyarat yang telah diambil atau lulus, sampai dengan penandatanganan KRS oleh Dosen Penasehat Akademik.
IV. Instruksi Kerja
Instruksi kerja bagi Dosen Penasehat Akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana
1. Memeriksa IPS mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester sebelumnya dan Transkrip Sementara. KHS dan Transkrip Sementara yang diperiksa dapat berupa file (PDF).
2. Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IP semester (IPS) sebelumnya dimulai dari semester III dan seterusnya. Penetapan beban studi berdasarkan IPS dengan ketentuan sebagai berikut :
IPS Beban Studi
3.00 – 4.00 22 – 24 sks
2.50 – 2.99 19 – 21 sks
2.00 – 2.49 16 – 18 sks
1.51 – 1.99 12 – 15 sks
<=1.5 12 sks
Beban studi mahasiswa semester 1 (satu) dan 2 (dua) program sarjana merupakan satu paket studi dengan jumlah masing-masing 20 sks.
3. Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa.
4. Memberi bimbingan kepada mahasiswa mengenai mata kuliah yang akan diambil, jika telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan berjalan.
Proses bimbingan dapat dilakukan secara daring (online) dengan media yang disepakati oleh Dosen Penasehat Akademik dan mahasiswa.
5. Menandatangangi KRS dan KHS mahasiswa sebagai bentuk persetujuan Dosen Penasehat Akademik.
Dosen Penasehat Akademik dapat menandatangani file (PDF) KRS dan KHS secara elektronik (PDF sign).
6. Menyerahkan file (PDF) KRS dan KHS yang telah ditandatangani kepada Operator Program Studi untuk diverifikasi dan disahkan oleh Ketua Program Studi.
7. Mengunduh (download) file (PDF) KRS dan KHS yang telah diunggah oleh Operator Program Studi di
“situs/media berbagi file” (seperti: Google Drive atau sejenisnya).
Lampiran 2.
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
UNDANA
Dokumen Level : Instruksi Kerja
Kode :
DPM.GPM.FST.UNDANA.20.01.2
Judul : Instruksi Kerja Modifikasi Rencana Studi Mahasiswa Tanggal dikeluarkan : 10 Juli 2020
Area : Gugus Penjaminan Mutu Revisi :
0
I. Tujuan
Tujuan instruksi kerja modifikasi rencana studi ini adalah :
1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi rencana studi .
2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi rencana studi.
II. Pengertian
Pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja modifikasi rencana studi ini, adalah :
Modifikasi rencana studi adalah keputusan mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk melakukan perubahan berupa penambahan, pengurangan, penggantian, atau pembatalan mata kuliah tertentu dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui sebelumnya, paling lambat dilakukan setelah dua minggu perkuliahan.
III. Ruang Lingkup
Ruang lingkup instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini dimulai dari konsultasi modifikasi rencana studi, pengambilan kartu modifikasi, pengisian kartu modifikasi, pengesahan kartu modifikasi, sampai penyampaian modifikasi rencana studi kepada Dosen Pengampu Mata Kuliah yang baru.
IV. Instruksi Kerja
Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi adalah :
1. Berkonsultasi mengenai modifikasi rencana studi dengan Dosen Penasehat Akademik dan Ketua Program Studi. Proses konsultasi dapat dilakukan secara daring (online).
2. Mengambil kartu modifikasi di BAAKPSI Undana.
3. Berkonsultasi dengan Dosen Penasehat Akademik untuk pengisian kartu modifikasi. Proses pertemuan dan pengisian kartu modifikasi dapat dilaksanakan secara daring seperti pada proses pengisian KRS/KHS secara daring.
4. Mengesahkan kartu modifikasi ke Dosen Penasehat Akademik dan Ketua Program Studi. Proses pengesahan kartu modifikasi dapat dilaksanakan secara daring seperti pada proses pengesahan KRS/KHS secara daring.
Lampiran 3.
Lampiran 4.
Lampiran 5.
