172
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil dari evaluasi dari kebutuhan yang telah di bahas pada bab 3 sebelumnya, analisis pembahasan akan dilanjutkan dengan metode Risk Analysis yang bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi apabila tidak menerapkan rekomendasi pada sistem SAP modul Material
Management pada PT. Ecogreen Oleochemcials.
4.1 Risk Analysis
Risk Analysis adalah suatu metode yang di gunakan untuk
mengidentifikasi risiko yang terjadi apabila requirement tidak menerapkan rekomendasi yang diusulkan. Risk Analysis dilakukan pada requirements yang memiliki kategori gap yang terdapat rekomendasi atas requirements tersebut.
Risk Analysis akan melakukan penilaian kemungkinan
(probability) dan dampak (impact). Hasil dari Risk Analysis kemudian akan dimasukan kedalam ke dalam Risk Ranking table bedasarkan nilainya, kemudian akan melakukan pemetaan risiko kedalam Risk
Analysis Matrix.
4.1.1 Risk Ranking table
Tabel 4.1 Risk Ranking Table
No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact
A Reservation
A.1 User yang
membutuhkan material akan membuat reservation User dapat melakukan reservation melalui t-code MB21, atau juga dapat 1. Membutuhkan banyak user ID pada SAP, sehingga meningkatkan biaya license H H
No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact dengan merancang sistem reservation baru yang terintegrasi dengan SAP. 2. Terjadinya human eror pada bagian warehouse dalam menginput reservation kedalam SAP, karena reservation masih dalam bentuk hardcopy. M H A.2 Purchase Requestion untuk raw material dihasilkan dari perhitungan MRP Melakukan kustomisasi pada SPRO kemudian menentukan profile parameter. 1. Terjadinya kesalahan pembelian yang mengakibatka n banyaknya atau kurangnya material. 2. User harus dua
kali mengecek material, sehingga menghambat pengadaan material. H H H M
No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact 3. Terjadinya kesalahan dalam jumlah produksi oleh pabrik. M H A.3 Penentuan nilai Re-order Point (ROP) dan safety Stock (SS) untuk MRP otomatis oleh sistem. Melakukan kustomisasi view MRP1 pada material master. 1. Bagian warehouse harus melakukan review nilai ROP dan SS secara berkala agar data material tetap update. 2. Risiko kekurangan material apabila nilai ROP pada sistem lebih rendah dari yang seharusnya. M M H H
No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact B Goods Return B.1 Pembuatan goods return dengan refrensi dari PO. pembuatan goods return dapat di lakukan oleh SAP melalui t-code MIGO 1. retur dalam jumlah yang banyak akan mempengaruhi pembuatan PO baru dan memperlambat pengadaan. H H
4.1.2 Hasil Pemetaan Risk Analysis
Setelah menganalisis risiko terhadap rquirements, kemudian hasil akan dipetakan kedalam risk probability –
impac matrix. Pemetaan tersebut dilakukan agar memudahkan
dalam membaca hasil dari risk analysis pada Risk Ranking
Table. HIGH A.2.2 A.1.1 A.2.1 B.1.1 MEDIUM A.1.2 A.2.3 A.3.1 A.3.2 LOW
LOW MEDIUM HIGH
Gambar 4.1: Risk Probability – Impact Matrix Huruf dan angka bewarna hitam pada matrix melambangkan requirements yang di rekomendasikan,
IMPACT P R O B A BI
sedangkan angka yang bewarna merah melambangkan risiko dari fungsi yang di rekomendasikan.
Contoh : A.1.1 = identifikasi risiko pertama yang membutuhkan banyak id user pada SAP.
4.2 Recomendation
Fungsi dari requirement yang di telah di evaluasi menggunakan metode, yaitu Fit/Gap Analysis, Failure Mode and
Effect Analyis dan Risk Analysis, terdapat beberapa fungsi requirement yang sudah di jalankan oleh perusahaan dengan
maksimal (fit), namun ada beberapa fungsi requirement yang belum digunakan secara maksimal oleh perusahaan.
a. Dari fungsi requirement yang belum di gunakan secara maksimal (memiliki degree gap) dilakukan analisis mengenai risiko yang mungkin terjadi apabila fungsi dari requirement tidak di implementasikan oleh perusahaan. Fungsi
requirementkemudian dianalisis menggunakan FMEA kemudian
dilakukan perhitungan Risk Priority Numbering untuk menentukan fungsi mana yang paling rentan dan harus di terapkan terlebih dahulu.
1. High : fungsirequirement yang memiliki peringkat high
sangat berpengaruh pada proses bisnis PT. Ecogreen Oleochemicals, untuk itu sebaiknya fungsi ini digunakan oleh perusahaan. Fungsi tersebut adalah
Tabel 4.2 Rekomendasi Gap - High
No Requirement Fungsi
1 User yang membutuhkan
material membuat reservation.
Reservation SAP
(t-code MB21),
merancang sistem
No Requirement Fungsi
2 Purchase Requisition
dihasilkan dari perhitungan MRP Menentukan profile parameter-replenishment procurement (t-code WRP1)
3 Penentuan nilai re order point (ROP) dan safety stock (SS) untuk MRP otomatis oleh sistem
Menentukan ROP
dan SS (t-code
MM02)
4 Pembuatan goods return
refrensi dari PO
Goods return SAP (t-code MIGO)
2. Medium : tidak ada fungsi requirement yang memiliki
peringkat medium
3. Low : tidak ada fungsi requirement yang memiliki peringkat
low
b. Tidak ada fungsi requirement yang memiliki degreepatrial.
4.2.1 Overview Recomendation
Overview recomendation berisi penjelasan atas rekomendasi
yang diberikan kepada PT. Ecogreen Oleochemicals
bedasarkan fit/gap analysis yang telah di lakukan. Penjelasan
akan dimulai dari proses pemesanan material, pembelian
material, penerimaan material pada gudang sampai ke proses invoice verivication.
4.2.1.1Proses Pemesanan Material
a. Reservation
Reservation A.1
Requirement User yang membutuhkan
material akan membuat reservation
Reservation A.1
Recomendation User dapat melakukan
reservation melalui t-code MB21, atau juga dapat dengan merancang sistem
reservation baru yang
terintegrasi dengan SAP
Rank High
Degree of Fit Gap
overview
reservation dibuatkan oleh user kepada bagian warehouse untuk pengadaan material. respon dari
bagian warehouse adalah dengan membuat Purchase
Requisition dari reservation tersebut. Reservation
dapat di buat dengan menambahkan fungsi baru pada SAP yaitu dengan proses pembuatan reservation pada
t-code MB21 atau dengan cara merancang sistem
pemesanan baru.
1. Pembuatan reservation pada SAP dapat melalui transaksi MB21 atau melalui navigation path : SAP
menu – logisic – materials management – purchasing – reservation – create reservation.
Pada initialscreen MB21 juga menawarkan melakukan reservation dengan melihat reference dari pemesanan sebelumnya. Untuk melakukan pemesanan material baru user kemudian mengisi data reservation : new items.
Gambar 4.2 : Initial Screen MB21 with Reference
2. Proses pemesanan material dilakukan oleh banyak user, setiap user ID membutuhkan license untuk melakukan pemesanan ke dalam SAP. Maka dari itu masalah license membuat sistem pemesanan pada PT. Ecogreen Oleochemicals masih manual yaitu secara hardcopy. Untuk mengatasi masalah tersebut PT. Ecogreen Oleochemicals dapat menerapkan rekomendasi dengan membuat sistem pemesanan baru yang nantinya di gunakan oleh
user untuk memesan material kepada bagian warehouse. Sistem pemesanan baru ini akan
berhubungan langsung dengan SAP modul material
management.
<<boundary>> Reservation Top Package::User :Reservation handler :MaterialDA Reservation :ReservationDA
Start membuat reservation()
Create new Reservation()
Create new Reservation()
Display form() Display form()
Display form()
Entry Reservation(Date,Movement type,Plant,Cost center)
Entry Reservation(Date,Movement type,Plant,Cost center)
:Material
Entry Reservation(Date,Movement type,Plant,Cost center) Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Read Material() Get Material_Name() Material_Name() Get UnE() UnE() Material_Name.UnE() Material_Name.UnE() Entry(Qty,Storage_location) Entry(Qty,Storage_location) Entry(Qty,Storage_location) Save() Save() Save() Save() Display Messagebox (ID)
Display Messagebox (ID) Display Messagebox (ID)
- User Interface description
Berikut adalah penjelasan UI
description dari aplikasi Reservation yang
penulis sarankan untuk PT. Ecogreen Oleochemicals.
Gambar 4.5 : User Interface for New Reservation
User interface pada new reservation
digunakan user untuk memesan material baru kepada bagian warehouse.
1. User akan melakukan login terlebih
dahulu, kemudian user akan masuk ke halaman pemesanan.
2. User akan mengisi data umum seperti
tanggal pemesanan, movement type, cost
center dan plant.
3. User akan mengentri data pemesanan,
id material dan quantity.
4. Kemudian user akan menyimpan data pemesanan dan muncul nomor
reservation yang nantinya akan di
proses oleh bagian warehouse.
Reservation A.2
Requirements Purchase requisition untuk
raw material dihasilkan dari
perhitungan MRP
Recomendation Melakukan kustomisasi
pada SPRO kemudian menentukan profile
parameter.
Rank High
Degree of Fit Gap
Overview
Rekomendasi adalah dengan melakukan seting pada fungsi SAP yaitu dengan menentukan profile
parameter menggunakan WRP1 atau melalui
navigation path :SPRO – Materials management – purchasing – Order optimizing – Assign control profiles – new entry the WRP1 transaction.
Dengan melakukan kustomisasi WRP1 user dapat membuat profile yang menentukan parameter data MRP. Data kemudian akan di proses dan dilakukan update secara berkala oleh strategic material
procurement team untuk kelangsungan MRP.Bagian strategic material procurement akan melakukan analisis dari laporan stock produksi pada SAP t-code MC44.
Tujuan utama kustomisasi WRP1 ini adalah agar untuk mendapatkan hasil perhitungan MRP yang real yang sesuai untuk memenuhi permintaan produksi.
Di PT. Ecogreeen Oleochemicals sendiri ketidakakuratan MRP disebapkan karena banyaknya data-data yang terkait yang masih belum di tentukan ataupun kurangnya melakukan update terhadap master data sehingga pada saat MRP dijalankan masih menggunakan data yang sudah tidak benar, seperti data perkiraan waktu(lead time), data jumlah material minimum yang di pesan(minimum lot size) dan pengiriman barang dari vendor(cycle time).
Reservation A.3
Requirements Penentuan nilai Re-order
Point (ROP) dan safety Stock (SS) untuk MRP
otomatis oleh sistem.
Recomendation Melakukan kustomisasi
view MRP1 pada material master.
Rank High
Degree of Fit Gap
Overview
Penentuan ROP pada kustomisasi MRP1 adalah menentukan metode apa yang di gunakan pada material khusus yang menggunakan MRP.
a. Manual ROP planing
Pada manual ROP planing, nilai ROP dan SS di entri secara manual pada record material master, transaksi MM01.Manual ROP planing menggunakan MRP type VB.
b. Automatic ROP planing
Padaautomatic ROP planing, nilai ROP dan SS dilakukan secara otomatis dengan kustomisasi MRP dengan memilih MRP Type VM, ataumelaluinavigation path :IMG – Materials
Management – counsumption based planning – master data – check MRP type.
Gambar 4.6 : MRP1 Data View
Untuk automated ROP planning menggunakan data konsumsi material sebelumnya untuk memperkirakan kebutuhan material di masa yang akan datang. SAP menggunakan nilai perkiraan tersebut untuk menentukan nilai ROP dan SS.
4.2.1.2 Proses Penerimaan Material
a. Goods Return
Goods Return H.1
Requirement Pembuatan goods return
dengan refrensi dari PO.
Recomendation pembuatan retur dapat di
lakukan oleh SAP melalui
t-code MIGO
Rank High
Degree of Fit Gap
Overview
Retur dilakukan apabila ditemukannya material cacat oleh bagian warhouse, kemudian bagian warehouse akan menandai material tersebut kemdian di lakukan goods return oleh bagian purchasing. Proses goods return oleh SAP dapat di lakukan dengan MIGO, atau melalui navigation path :SAP menu – logistic –
inventory management – goods movement – MIGO.
Pembuatan goods return pada MIGO dapat di lakukan user dengan memasukan nomor purchase
order sebagai refrensi untuk retur yang di buat,
kemudian mengganti jenis dokumen Return Delivery, memasukan movement type 112 (Return Delivery)
Gambar 4.7 : Goods Return MIGO
4.3 Solution
4.3.1 Proses Pemesanan Material
a. Reservation untuk material
User yang sebelumnya membuat reservation secara manual,dengan datang langsung kebagian warehouse dan mengisi reservation form.Dengan adanya penambahan sistem reservasi baru yang terhubung dengan SAP,memungkinkan user yang ingin membuat reservation dapat langsung melakukan pemesanan material sehingga dapat mempercepat proses reservation.
- menambahkan beberapa policy pada reservation:
1. User diwajibkan untuk melakukan reservasi
2. Bagian warehouse berhak untuk melakukan penolakan terhadap reservasi apabila di tidak melalui system reservasi baru.
- Adanya perubahan proses bisnis.
Gambar 4.8 : Proses Reservation – NEW
b. MRP Planning
1. Dengan menentukan profile parameter MRP1 dengan tepat diharapkan jumlah raw material yang dibeli dapat memenuhi target produksi yaitu tidak kurang maupun berlebihan.
2. Bagian warehouse melakukan review terhadap laporan stock produksi setiap harinya
3. Bagian strategic material procurement melakukan update data selama seminggu sekali untuk raw material.
c. Safety Stock & Reorder Point
Nilai ROP dan SS yang awalnya di tentukan secara manual oleh bagian strategic material procurement menggunakan excel,Sedangkan SAP sendiri telah memiliki rumusan untuk menghitung jumlah safety stock
& reorder point seperti yang telah di jelaskan pada recommendation overview.Dengan digunakannya fungsi
tersebut,bagian strategic material procurement dapat melakukan evaluasi terhadap kecukupan raw material l setiap dua minggu.
- Menambahkan beberapaPolicy
1. Penentuan nilai ROP dan SS dilakukan oleh sistem SAP dan di evaluasi setiap dua minggu oleh bagian
strategic material procurement.
2. Bagian warehouse tidak boleh merubah nilai MRP yang ter-generate oleh sistem. Yang berhak merubah adalah bagian Strategic Material Procurement.
4.3.2 Proses Penerimaan Material
a. Goods Return
Pada proses sebelumnya proses claim kepada vendor dilakukan melalui email maupun telpon.Pada proses yang diusulkan pembuatan dokumen retur oleh bagian
purchasing dibuat melalui SAP dengant-code MIGO.
- Menambahkan beberapa Policy
1. Apabila Ditemukan ketidaksesuaian barang oleh bagian warehouse ,bagian pembelian diwajibkan membuat dokumen returdengan menggunakan SAP. 2. Bagian pembelian diwajibkan mengirim barang yang
diretur beserta dokumen retur yang telah dibuat dengan menggunakan SAP ke vendor.
3. Sebelum retur dikirimkan kepada vendor, retur wajib di verivikasi oleh purchasing level manager terlebih dahulu.
- Adanya perubahan proses bisnis
Warehouse Purchasing
Requesting User/QC
Check Item Condition
Return Notification
Display Material
Doc Display PO
Purchasing and management decides on further action Purchasing informs decision to Warehouse Material May be returned? Purchasing issues claim [No] Renegotiate return price with vendor
[Yes] Create Return PO Release Return PO Print PO PO Document
Send PO to vendor GR Return PO
Print Material document
Return Delivery Note Vendor Invoice
