KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGELOLAAN OUTSOURCING DAN INSOURCING PADA SISTEM INFORMASI ORGANISASI
(Tugas UAT Sistem Informasi Manajemen)
Oleh : Ivana Siregar
E-62
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2017
I. PENDAHULUAN
1. 1 Latar Belakang
Dalam persaingan bisnis yang semakin ketat, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan menjadi hal yang sangat penting. Teknologi informasi yang terus berkembang pun menjadi perhatian bagi hampir semua perusahaan yang bahkan justru menjadi perhatian utama belakangan ini. Banyak aktifitas perusahaan yang menjadi lebih efektif dan efisien setelah menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi dalam operasionalnya di berbagai fungsi dalam perusahaan.
Otomatisasi kerja dalam perusahaan sangat membantu kinerja berbagai fungsi seperti fungsi produksi, financial, pemasaran, dan lain sebagainya. Semakin efisien kinerja masing-masing fungsi, pasti akan memberikan kontribusi yang besar bagi perkembangan perusahaan. Perusahaan yang menggunakan teknologi informasi secara meyeluruh pasti memiliki catatan otomatis dari aktivitas operasinya. Report yang terotomatisasi mempermudah pihak manajemen melakukan analisis untuk pengambilan keputusan.
Untuk membangun sistem informasi, maka diperlukan tenaga ahli dalan bidangnya.
Beberapa perusahaan memiliki divisi khusus bagian sistem dan informatika, namun ada perusahaan yang belum memiliki tenaga internal. Beberapa perusahaan lain ada yang menggunakan tenaga outsourcing untuk membangun sistem diperusahaannya, namun kemudian juga disupport oleh internal perusahaan. Penggunakan tenaga insourcing maupun outsourcing memiliki kelemahan dan kelebihannya masing- masing yang dampaknya akan berpengaruh terhadap biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan ini adalah untuk melihat bagaimana penerapan insourcing dan outsourcing pada perusahaan serta kelemahan dan kelebihannya masing-masing.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data ( input ) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.
Berikut beberapa definisi sistem informasi menurut para ahli:
Menurut Erwan Arbie, sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bantuan dan dukungan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu memfasilitasi penyediaan laporan yang diperlukan.
Menurut O’Brian, sistem informasi adalah kombinasi dari setiap unit dikelola orang (orang), hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), jaringan komputer dan jaringan komunikasi data (komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang yang bentuk organisasi.
Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, kegiatan manajerial dan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Fungsi sistem informasi bagi perusahaan:
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
2.3 Insourcing IT Perusahaan
Dalam istilah umum, outsourcing adalah mengontrak/menyewa pihak ketiga untuk mengelola atau melakukan sebuah atau beberapa proses bisnis perusahaan agar lebih efisien dan efektif daripada jika dilakukan oleh karyawan perusahaan itu sendiri.
Banyak faktor yang menjadi pertimbangan perusahaan melakukan outsourcing antara lain faktor biaya dan keahlian.
Jadi sebuah perusahaan akan menyerahkan aktivitas pekerjaan mengenai IT kepada pihak lain di luar perusahaan. Lingkup aktivitas pekerjaan IT meliputi infrastruktur, pengembangan software, pemeliharaan (maintenance) dan fungsi support.
Perusahaan bisa meng-outsource sebagian atau seluruh aktivitas IT kepada pihak lain.
Misalnya hanya meng-outsource-kan penyimpanan data (data storage) sehingga perusahaan tidak perlu membeli dan me-maintain sendiri fasilitas penyimpanan data.
2.4 Outsourcing IT Perusahaan
Kebalikan dari outsourcing, secara umum insourcing adalah melakukan sebagian atau seluruh bisnis proses perusahaan oleh karyawan perusahaan itu sendiri. Dengan demikian perusahaan harus merekrut dan menggaji banyak karyawan dengan berbagai keahlian seperti dalam bidang sumberdaya manusia, IT, perpajakan, internal audit, dan lain sebagainya.
Dalam kaitannya dengan aktivitas IT, insourcing adalah mengoptimalkan karyawan yang memiliki keahlian dalam bidang IT untuk melakukan pekerjaan atau aktivitas pengelolaan IT perusahaan itu sendiri. Jika dirasakan tenaga ahli IT kurang maka
perusahaan akan melakukan rekrutmen dan dibayar sebagai karyawan tetap perusahaan.
Proses pengembangan sistem oleh perusahaan umumnya dilakukan sesuai dengan tahapan-tahapan dalam Systems Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari 7 tahapan yaitu:
Project planning and feasibility study.Menetapkan rencana proyek pengembangan IT dan menetapkan tujuannya sesuai dengan yang diinginkan.
Systems analysis and requirements definition. Menentukan dan membagi proyek ke dalam fungsi-fungsi operasi pengembangan system yang diinginkan. Analisis terhadap kebutuhan informasi oleh pengguna akhir (end- user).
Systems design. Menjabarkan dan menggambarkan secara detail fitur dan cara kerja system termasuk tampilan layar, aturan bisnis, diagram bisnis proses, dan hal-hal lainnya.
Implementatio Disinilah proses implementasi yang sesungguhnya dilakukan.
Integration and testing. Melakukan proses integrasi dan pengujian terhadap system baru dan lingkungannya.
Acceptance, installation, deployment. Jika telah sesuai dengan rencana, tujuan dan sasaran pengembangan system dan telah melalui serangkaian proses pengujian maka tahap akhir pengembangan system adalah penerapan dalam kegiatan usaha perusahaan.
Maintenance. Pada tahap ini akan dilakukan seluruh kegiatan pasca implementasi system baru antara lain pemeliharaan, koreksi jika ada perubahan, penambahan, perpindahan dan penggantian platform dan lain sebagainya.
III. PEMBAHASAN
3.1 Kelebihan Outsourcing IT Perusahaan
Cara atau model pengelolaan aktivitas IT dengan outsourcing banyak diminati oleh perusahaan karena memiliki kelebihan antara lain:
Management perusahaan bisa focus pada core bisnis yang ditangani.
Kebutuhan tenaga ahli IT tetap terjamin dari perusahaan penyedia jasa outsource.
Perusahaan bisa mengurangi fixed cost dan merubahnya menjadi variable cost.
Target perusahaan akan terpenuhi dengan tepat waktu.
Resiko ditanggung oleh penyedia jasa outsource.
Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran
Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendoryang mempunyai reputasi baik.
Dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak perlunya aset untuk teknologi informasi
Konsultan IT yang telah ahli di bidang pengembangan sistem dapat
memberikan jasa yang lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri oleh pihak internal perusahaan.
Lebih menghemat biaya dan mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.
Waktu pengembangan lebih cepat
Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak luar.
3.2 Kekurangan Outsourcing IT Perusahaan
Akan tetapi meskipun banyak memiliki kelebihan, cara outsourcing juga memiliki kelemahan atau kekurangan antara lain:
Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing.
Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena outsourcer juga harus memikirkan klien lain.
Menjadi sangat tergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
Jika terjadi gangguan pada sistem, maka perusahaan akan menanggung risiko keterlambatan penanganan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
Jika kekuatan menawar ada pada outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi terdapat konflik antara perusahaan dan outsourcer
Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.
Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan olehvendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
3.3 Kelebihan Insourcing Perusahaan
Kelebihan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan
kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan didalam perusahaan.
Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi didalam perusahaan.
Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.
Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
(http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/09/tugas-sim-pendekatan-insourcing-atau- outsourcing-it/)
IV. KESIMPULAN
Penggunaan tenaga insourcing dan outsourcing perusahaan adalah tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Apabila sebuah perusahaan sudah memiliki divisi khusus untuk pengembangan IT maka ada baiknya memksimalkan sumber daya internal yang ada terlebih dahulu. Namun bisa juga dikombinasi dengan mengambil tenaga outsourcing sebagai konsultan, tidak menyeraahkan sepenuhnya kepada tenaga ahli eksternal.
Bagi perusahaan yang sama sekali tidak memiliki tenaga IT internal, sudah pasti harus mengambil outsourcing dalam mengembangkan sistem perusahaannya.
Kelemahannya adalah biaya yang dikeluakan cukup tinggi, namun ada jaminan tersendiri jika kita mengambil tenaga ahli yang sudah memiliki jam terbang yang tinggi dalam pengembangan sistem perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kelebihan-dan-kelemahan-outsorcing- insorcing-dan-cosourcing/
(http://www.webopedia.com/TERM/I /IToutsourcing.html)
