1
TUGAS INDIVIDU
MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
IMPLEMENTASI OUTSOURCING DAN INSOURCING DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Disusun oleh :
Aliyatur Ropiah P056131582.47E
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
SEKOLAH PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... i
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Tujuan Penulisan ... 1
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 2
2.1. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi... 2
2.2. Sistem Informasi Manajemen ... 2
2.3. Pengertian Outsourcing dan Insourcing dalam Sistem Informasi Manajemen ... 3
BAB III PEMBAHASAN ... 4
3.1. Penerapan Outsourcing dalam Sistem Informasi Manajemen ... 4
3.2. Penerapan Insourcing dalam Sistem Informasi Manajemen ... 7
BAB IV PENUTUP ... 9
DAFTAR PUSTAKA ... 10
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi saat ini menjadi kewajiban di dalam perusahaan yang tidak dapat dihindari untuk bertahan di dalam suatu persaingan bisnis. Persaingan dalam dunia usaha yang semakin tajam, memaksa perusahaan-perusahaan untuk berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas penciptaan produk dan jasa yang terkait dengan kompetensi utamanya dengan melakukan proses tersebut, akan dapat dihasilkan sejumlah produk dan jasa yang berkualitas unggul dan berdaya saing. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis.
Keberhasilan pengembangan sistem informasi pada suatu perusahaan saat ini telah menjadi salah satu indikator dari kinerja organisasi. Dalam pekerjaan membuat suatu sistem informasi, perusahaan perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan tersebut seperti besarnya biaya investasi bagi pelatihan dan pengembangan, SDM yang handal, hardware yang memadai serta waktu manajemen dan lain sebagainya. Pengoptimalan pengembangan dan implementasi teknologi sistem informasi setiap perusahaan dapat melakukan dua metode, yaitu insourcing dan outsourcing. Setiap perusahan harus berhati-hati dan peka dalam menentukan pilihan dari kedua metode tersebut karena masing- masing metode memiliki kekurangan dan kelebihan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan.
1.2. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan ini, yaitu bertujuan untuk mengetahui dan memahami implementasi outsourcing dan insourcing dalam pengembangan sistem informasi.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah sistem, baik terotomatisasi ataupun manual, yang terdiri dari manusia, mesin, dan atau metode yang diorganisasir untuk mengumpulkan, proses mengirimkan, menyebarkan data yang mewakili informasi. Sistem pada dasarnya memiliki 3 (tiga) komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain yaitu :
1. Input yang melibatkan capture dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses.
2. Proses yang melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
3. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproses ke tujuan akhir.
Sistem informasi merupakan kombinasi dari user, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Dalam suatu organisasi Sistem informasi digunakan untuk berkomunikasi dengan sesama menggunakan peralatan fisik (hardware), tahapan dan instruksi pemrosesan informasi (software), jaringan komunikasi (network), dan data yang tersimpan (stored data).
Teknologi informasi menurut para ahli antara lain (Kadir dan Triwahyuni, 2003), yaitu :
1. Seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas – tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag and Keen).
2. Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi informasi untuk mengirimkan informasi.
3. Teknologi yang menggabungkan komputer dengan jalur komunikasi berkecapatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
Menurut O’Brien (2009), teknologi informasi adalah teknologi pendukung dari sistem informasi (SI), yaitu sistem berbasis TI yang mengelola komponen- komponennya berupa hardware, software, netware, dataware, dan brainware untuk melakukan transformasi data menjadi informasi.
2.2. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
3 1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Prinsip utama perancangan SIM ialah SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
2.3. Pengertian Outsourcing dan Insourcing dalam Sistem Informasi Manajemen
Outsourcing adalah merupakan konsep pmberian tugas terhadap vendor (pihak ketiga) untuk melakukan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahan dengan jangka waktu yang telah disepakati antara kedua belah pihak dan dengan jumlah pengeluaran biaya yang cukup tinggi.
Adapun pengertian outsourcing teknologi informasi merupakan suatu bentuk kerjasama dengan pihak ketiga (vendor) dalam penyediaan pengadaan sarana dan prasarana (penggunaan hardware dan software). Dengan melakukan outsourcing maka akan terjalin kemitraan antara pengguna dengan penjual sehingga apabila kerjasama ini berlangsung dengan baik, maka akan banyak keuntungan yang diperoleh terutama dalam peningkatan efisiensi (mengurangi cost), peningkatan mutu, dan peningkatan speed (delivery time).
Adapun istilah insourcing adalah merupakan metode pendekatan dalam pengembangan sistem informasi dengan melibatkan sumber daya internal dari orgainisasi dengan memperhatikan aspek keahlian dan penugasan yang sesuai, sehingga informasi yang dijalankan dapat bermanfaat bagi perusahaan dan pihak ketiga/pengguna informasi. Sumber daya yang melaksanakan kegiatan tersebut merupakan tenaga ahli dibidang teknologi informasi yaitu departemen Management Information System (MIS). Menurut Mia dalam blognya, insourcing adalah suatu usaha pengembangan SI dan IT dalam perusahaan yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). In-sourcing merupakan model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end- user development.
4
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Penerapan Outsourcing dalam Sistem Informasi Manajemen
Outsourcing atau contracting out merupakan penyerahan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup organisasi. Tujuannya, agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efesiensi. Hal ini dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Manfaat dari melakukan outsourcing, adalah penghematan biaya (cost saving), dan akses pemanfaatan pada sumber daya (resources) waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik yang tidak dimiliki oleh perusahaan, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi berupa sotfware yang telah tersedia, yang telah dikembangkan oleh perusahaan outsourcing. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan, kondisi perusahaan, dan pengembangan sistem informasinya yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.
Menurut Millar (1994) dalam Rudy dan Mary dalam Purnamasari (2014), terdapat empat tipe dasar pengaturan outsourcing, yaitu :
1. General Outsourcing
Terdiri dari 3 alternatif, yaitu :
a. Selective outsourcing, dimana satu area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga misalnya operasional pusat basis data.
b. Value added outsourcing, dimana beberapa area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada tim SI internal sehingga dapat meningkatkan efektifitas.
c. Cooperative outsourcing, dimana beberapa aktifitas SI yang dipilih dilakukan oleh pihak ketiga dan tim SI internal secara bersama-sama.
2. Transitional Outsourcing
Untuk tipe ini, biasanya melibatkan migrasi dari satu platform ke platform lainnya. Terdiri dari 3 fase, yaitu :
a. Manajemen dari sistem lama.
b. Transisi ke teknologi baru.
c. Manajemen dari sistem baru.
3. Business Process Outsourcing
Merupakan suatu hubungan outsourcing dimana pihak ketiga bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi bisnis perusahaan.
Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan perusahaan asuransi), transportasi dan perusahaan logistik.
4. Business Benefit Contracting
Tipe ini mengacu pada kontrak perjanjian yang menyebutkan bahwa pihak ketiga berkontribusi dalam memberikan benefit bagi perusahaan dan dibayar
5 berdasarkan benefit yang diberikan. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan antara benefit yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan dan bersama-sama menanggung resikonya. Besarnya resiko dan permasalahan ketika melakukan outsourcing sistem informasi membutuhkan fokus tersendiri dari perusahaan.
Pada umumnya, aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan mencakup layanan sebagai berikut :
1. Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance).
2. Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation).
3. Data centre operations.
4. End-user support.
5. Help desk.
6. Dukungan teknis (Technical support).
7. Perancangan dan desain jaringan.
8. Network operations.
9. Systems analysis and design.
10. Business analysis.
11. Systems and technical strategy
Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
6 Atas pertimbangan itu, maka banyak perusahaan yang melakukan outsourcing yang memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan yaitu :
1. Outsourcing pada bagian operasional atau bagian-bagian apapun yang dapat menghemat biaya, dengan implementasi operasional yang baik karena dilakukan oleh pihak ketiga yang bisnisnya terfokus pada sistem informasi.
2. Mengguna outsourcing dikarenakan meningkatnya persaingan bisnis, yang juga meningkatnya kebutuhan teknologi informasi.
3. Dapat mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering, sumber daya pada perusahaan dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain.
4. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.
5. Memungkinkan tersedianya dana kapital dan dapat menciptakan dana segar.
6. Meningkatkan flexibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan sebuah investasi.
7. Mengurangi resiko kegagalan dalam investasi.
8. Teknologi yang maju, IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada perusahaan klien dan pengalaman personil dan teknologi tersebut sangat tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing.
9. Fleksibilitas dalam penggunaan Teknologi. Outsourcing dipertimbangkan sebagai langkah manajemen resiko yang lebih baik dengan begitu segala resiko yang dihadapi dilimpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.
10. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut, vendor memiliki resources yang lebih besar maka perusahaan yang menggunakan IT outsourcing staff berasal dari vendor.
Selain memberikan keuntungan, sistem outsourcing juga memberikan resiko terhadap perusahaan, yaitu :
1. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu pada perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
2. Menyebabkan kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi untuk bisa dikembangkan atau diinovasikan pada masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
3. Terjadinya perubahan dalam gaya manajemen.
4. Proses seleksi kerja yang berbeda.
5. Jika aplikasi yang dioutsorce adalah aplikasi staregik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
6. Jika pada tawar menawar kekuatan ada di outsourcer maka perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik.
7 7. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengoperasikan aplikasi yang disediakan outsource.
8. Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa mengakitkan beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja.
9. Dapat menyebabkan menurunnya produktivitas jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten.
10. Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan noncore menjadi belum jelas.
11. Biasanya karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan vendor akan mengalami persoalan dalam penangannya lebih sulit dibandingkan dengan karyawan tetap, sehingga terjadinya jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
12. Pada proses seleksi jika terjadi Wrong man on the wrong place dalam training dan penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing akan membuat masalah bagi perusahaan vendor.
3.2. Penerapan Insourcing dalam Sistem Informasi Manajemen
Insourcing merupakan keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat di dalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang digunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Dalam model ini, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-house. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang di dapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Perusahaan yang akan melakukan insourcing harus memperhatikan hal- hal berikut ini :
1. Perencanaan : membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
2. Analisis : menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
3. Desain : merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis.
4. Implementasi : membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
5. Pemeliharaan : mendukung sistem yang telah berjalan.
Keuntungan menggunakan Insourcing dalam sistem informasi manajemen, yaitu :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
8 2. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
3. Kendali terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem infomasi sepenuhnya ada ditangan perusahaan tersebut.
4. Peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan.
5. Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security access) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
6. Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
7. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
8. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
9. Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
Selain itu, kekurangan menggunakan insourcing dalam sistem informasi manajemen, yaitu :
1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari.
2. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi.
3. Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenunya.
4. Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date.
5. Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam mengembangan sistem informasi perusahaan.
6. Perusahaan dalam jangka pendek belum dapat merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan.
7. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan.
8. Pada umumya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi.
9
BAB IV PENUTUP
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui dua metode yaitu out-sourcing dan in-sourcing. Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing dan insourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari tiga aplikasi tersebut.
Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri.
Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan didalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia.
10
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, A. dan Triwahyuni, T. Ch. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi.
Yogyakarta: Andi Offset.
Lotte, Luckhy. 2010. Perbandingan Implementasi Outsourcing, Insourcing dan Consourcing dan Dalam Pengembangan Sistem Informasi. Institut Pertanian Bogor.
Mia Widhi Astuti. Pengembangan Sistem Informasi Menggunakan Insourcing, Outsourcing dan Co-sourcing Kelebihan dan kekurangannya. Institut Pertanian Bogor.
O’Brien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th edition. l, Northern Arizona: McGraw-Hil.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. 2006. Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.
O’Brien JA and George Marakas. 2009. Management Information System, Ninth Edition. Boston: McGraw-Hill.Inc.
Purnamasari, Fitriana. 2014. Perbandingan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing Pada Suatu Perusahaan. Institut Pertanian Bogor.
Siregar, Grace Sintari. 2010. Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi Insourcing, Outsourcing dan Cosourcing. Institut Pertanian Bogor.
http://tubagus-qoari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-dalam- sistem-informasi-manajemen/ diakses pada tanggal 4 Januari 2014 pukul 22.30
