PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI OUTSOURCING DAN INSOURCING PADA ORGANISASI
Oleh:
Kasaya Annisa Rahmaniah K15161129
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
TINJAUAN PUSTAKA ... 3
2.1 Sistem Informasi ... 3
2.2 Outsourcing ... 3
2.3 Insourcing ... 4
PEMBAHASAN ... 5
3.1 Pengembangan Sistem Informasi ... 5
3.2 Pendekatan Outsourcing ... 6
KESIMPULAN ... 13
DAFTAR PUSTAKA ... 14
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Globalisasi di bidang ekonomi telah menciptakan suatu lingkungan yang semakin kompetitif bagi setiap organisasi dalam upaya mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif adalah salah satu cara memanfaatkan sumberdaya data dan informasi untuk mencapai nilai yang maksimum. Gejala globalisasi juga diikuti dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat cepat sehingga sering juga disebut sebagai era informasi dan komunikasi.
Idealnya era informasi menjadi momentum bagi suatu organisasi untuk memaksimalkan potensi bagi organisasi yang membawa kepada peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja yang lebih besar, serta peningkatan terhadap kuantitas dan kualitas hasil kerja organisasi. Keberadaan system informasi mendukung kinerja peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi pemerintah dan dunia usaha, serta mendorong perwujudan masyarakat yang maju dan sejahtera.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan terbukti sangat berperan dalam kegiatan perekonomian dan strategi penyelenggaraan pembangunan.
Sukses organisasi di mana pun, dewasa ini tergantung pada keberhasilan manajemen melaksanakan pekerjaannya, keberhasilan manajemen tergantung pada dukungan tersedianya informasi yang relevan, dan tersedianya informasi yang relevan bagi manajemen hanya dapat diperoleh melalui pengelolaan data yang tepat. Demikian pentingnya data dan informasi bagi organisasi, sehingga kemajuan organisasi dan kemampuannya melayani masyarakat atau pelanggan tergantung pada tersedianya data dan informasi.
Pentingnya peran SI dalam sebuah perusahaan membuat setiap perusahan harus memiliki sistem informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari perusahaan tersebut. Pada dasarnya pengembangan sistem informasi dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing.
Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing,
namun begitu hal ini dapat dieliminir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan sistem informasi manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap perusahaan.
Dalam pengembangannya, sistem informasi dapat dikembangkan melalui berbagai model pendekatan, antara lain insourcing, outsourcing, atau gabungan atas keduanya. Pemilihan model pengembangan sistem informasi harus dianalisis dan dilakukan dengan baik sehingga memberikan manfaat yang besar serta mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara tepat dan efisien.
1.2 Tujuan
Tujuan makalah yang dapat dirumuskan yaitu :
1. Mengetahui perbedaan antara pengembangan sistem informasi perusahaan menggunakan outsourcing dan insourcing.
2. Mengetahui kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan cara insourcing
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem/manusia yang mengumpulkan dan mengelola data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Sistem informasi memberikan suatu tempat informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam suatu organisasi sistem organisasi sangat penting hubungannya sehingga dapat mendukung dalam hal strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
2.2 Outsourcing
Outsourcing atau pendayagunaan sumber daya eksternal merupakan pemindahan sistem informasi perusahaan baik seluruh maupun sebagian, sedangkan menurut Aalders (2001) outsourcing adalah perusahaan yang menyewa jasa kepada pihak ketiga (vendor) untuk mengelola proses bisnis supaya lebih efektif dan efisien dalam pengerjaannya jika dibandingkan dengan perusahaan itu sendiri yang melakukannya. Penelitian yang dilakukan oleh Rouse mengenai outsourcing merupakan usaha yang kompleks dan sangat menentukan hasil yang lebih rinci dan terampil. Outsourcing memiliki pengaruh yang kognitif bias dan dapat menjelaskan tentang keputusan yang diambil berisiko. Penelitian yang dilakukan oleh Baldwin et al (2001) mengenai sistem informasi outsourcing sebagai pembelajaran studi kasus perbankan bahwa keputusan untuk outsourcing merupakan dasar dari strategi dalam jangka panjang dimana sistem informasi sebagai tempat untuk core bussiness yang aktif dan senior managernya dapat mengkontrol sistem informasi.
2.3 Insourcing
Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).
Insourcing merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Insourcing merupakan pengembangan dan penerapan sistem informasi manajemen yang dilakukan oleh internal perusahaan dan dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri.
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi merupakan suatu aktivitas untuk dapat menghasilkan sistem informasi berbasis komputer dalam menyelesaikan persoalan organisasi atau perusahaan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.
Pengembangan sistem informasi perlu dilakukan karena untuk menjamin adanya konsistensi proses, dapat diterapkan dalam berbagai jenis proyek, mengurangi resiko dalam pengambilan keputusan, dan menuntut adanya dokumentasi pengembangan sistem informasi memiliki prisip dasar yaitu:
1. Pemilik dan pengguna sistem harus terlibat dalam pengembangan sistem 2. Menggunakan pendekatan pemecahan masalah
3. Menentukan tahapan pengembangan
4. Menetapkan standard untuk pengembangan dan dokumentasi yang konsisten
5. Justifikasi sistem sebagai investasi
Pengembangan sistem informasi dibagi menjadi tiga dalam proses perencanaan sistem. Pertama, merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana. Hal ini mengkaji tentang tujuan perencanaan strategi dan taktik perusahaan, apakah bertujuan laba atau pengabdian kepada masyarakat, mengindentifikasi proyek-proyek sistem identifikasi berupa sistem informasi, menetapkan sasaran proyek sistem, menetapkan kendala proyek sistem, membuat laporan perencanaan sistem, dan meminta persetujuan manajemen.
Kedua, menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan hal ini dilakukan oleh komite pengarah. Kajiannya mencakupi menunjuk tim analisis dan mengumumkan proyek pengembangan sistem. Ketiga, menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem. Hal ini melingkupi mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek, melakukan studi kelayakan, dan melakukan kelayakan sistem.
3.2 Pendekatan Outsourcing
Outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga (O’Brien dan Marakas, 2010). Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya. Sementara itu pendekatan outsourcing biasanya diterapkan oleh perusahaan yang tidak cukup memiliki sumber daya manusia untuk pengembangan sistem, namun memiliki dana yang cukup untuk membeli sistem yang ada dari pihak di luar perusahaan.
Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus bisnisnya memberikan pelayanan TI. Menurut Taylor (2005) menyatakan bahwa outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesifik dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten.
Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkatdari tahun ke tahun. Alasan terkuat yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu: cost leadership, differentiation, dan focus. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing menurut Jogiyanto, 2003 antara lain:
1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya.
5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada
saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya:
1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource- kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya
4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.
5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga
lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.
Gambar 1 Proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing
Menurut Millar (1994) dalam Rudy dan Mary, terdapat empat tipe dasar pengaturan outsourcing, yaitu :
1. General Outsourcing
Terdiri dari 3 alternatif, yaitu :
a. Selective outsourcing, dimana satu area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga misalnya operasional pusat basis data.
b. Value added outsourcing, dimana beberapa area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada tim SI internal sehingga dapat meningkatkan efektifitas.
c. Cooperative outsourcing, dimana beberapa aktifitas SI yang dipilih dilakukan oleh pihak ketiga dan tim SI internal secara bersama-sama.
2. Transitional Outsourcing
Untuk tipe ini, biasanya melibatkan migrasi dari satu platform ke platform lainnya. Terdiri dari 3 fase, yaitu :
a. Manajemen dari sistem lama b. Transisi ke teknologi baru c. Manajemen dari sistem baru 3. Business Process Outsourcing
Merupakan suatu hubungan outsourcing dimana pihak ketiga bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi bisnis perusahaan.
Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan perusahaan asuransi), transportasi dan perusahaan logistik.
4. Business Benefit Contracting
Tipe ini mengacu pada kontrak perjanjian yang menyebutkan bahwa pihak ketiga berkontribusi dalam memberikan benefit bagi perusahaan dan dibayar berdasarkan benefit yang diberikan. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan antara benefit yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan dan bersama-sama menanggung resikonya.
A. Pendekatan Insourcing
Insourcing adalah transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Pada insourcing, perusahaan menfasilitasi karyawan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dengan tujuan mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan. Kaitan antara IT dengan Insourcing adalah pendelegasian dari suatu pekerjaan ke pihak yang lebih ahli (spesialis IT) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Pendekatan insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut.
Terdapat 4 pola dasar insourcing, yaitu :
1. Eksekutif senior menyuruh internal manajer TI untuk memotong biaya mendorong departemen TI membentuk tim untuk menangani pengembangan.
2. Pihak manajer TI memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan. Hal ini biasanya dilandasi oleh negosiasi awal yang buruk ketika membuat kontrak kerja.
3. Manajer TI mempertahankan insourcing dikarenakan adanya kekurangan pada outsourcing yang selama ini digunakan.
4. Eksekutif senior menegaskan nilai dari TI.
Perusahaan yang akan melakukan insourcing harus memperhatikan hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan : membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
2. Analisis : menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
3. Desain : merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis.
4. Implementasi : membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
5. Pemeliharaan : mendukung sistem yang telah berjalan.
Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing-masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
KESIMPULAN
Sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting sejalan dengan perkembangan teknologi. Untuk dapat mengembangakn sistem informasi yang efektif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu secara outsourcing dan insourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing- masing tetapi hal tersebut dapat diminimalisir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang terjadi pada perusahaan.
Dengan begitu pengembangan sistem informasi dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. Untuk perusahaan yang relatif kecil dengan jumlah karyawan yang terbatas sebaiknya menggunakan sistem oursourcing, sedangkan untuk perusahaan besar dengan cakupan bisnis yang luas serta jumlah karyawan yang banyak yang terbaik adalah menggunakan sistem insourcing.
DAFTAR PUSTAKA
Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide Baldwin LP. Irani. Z dan Love PED. (2001).
. Chichester:Wiley
Outsourcing Information System:
Drawing Lesson from a Banking Case Study
Indrajit R. E dan Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta:
Gramedia Widiasarana Indonesia.
. European Journal Information System 10 15-24
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).
Zilmahram T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam www.habahate.blogspot.
com. Diakses pada 1 Februari 2017
URGENSI MAINTAINABILITY SOFTWARE DALAM IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI
Oleh:
Kasaya Annisa Rahmaniah K15161129
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
TINJAUAN PUSTAKA ... 3
2.1 Sistem Informasi ... 3
2.2 Software ... 3
2.3 Maintainability (Kemampuan pemeliharaan sistem) ... 4
PEMBAHASAN ... 6
KESIMPULAN ... 12
DAFTAR PUSTAKA ... 13
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan meningkatnya penggunaan sistem informasi di perusahaan yang semakin pesat dan sangat terkait dengan penggunaan software. Sebuah software harus dirancang dengan sebaik mungkin agar dapat dengan mudah dikembangkan dan disesuaikan dengan keadaan perusahaan, serta dengan dunia bisnis yang sangat dinamis, yang menjadi perhatian adalah, seberapa jauh software yang digunakan dapat dikembangkan. Hal ini adalah faktor yang harus diperhatikan. Maintainability merupakan salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan yang terjadi. Software maintenance merupakan aktivitas yang pertamakali dilakukan sejak perangkat lunak mulai dioperasikan sampai pada akhirnya perangkat lunak tersebut tidak dioperasikan atau digunakan lagi.
Penggunaan sistem informasi yang baik untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan adalah sebuah kewajiban agar perusahaan dapat mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
Perancangan sistem secara umum adalah gambaran umum bentuk dari logika dan konsep sehingga nantinya dapat dipakai oleh individu/organisasi/perusahaan/pemrogram dan ahli teknik lainnya secara baik.
Setelah sistem selesai dirancang, akan dibangun implementasi sistem, dimana hal ini adalah tahapan meletakkan sistem agar siap dioperasikan. Dalam operasional sehari-hari maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan, suatu sistem yang baik dan telah bisa dioperasikan memerlukan hal yang namanya perawatan, Tahap
ini biasanya disebut dengan system maintenance. Proses maintain harus dilandasi data dan informasi yang tepat agar isi keputusan yang diambil tepat sasaran.
Kegunaan perawatan ini diperlukan karena :
1. Sistem bisa saja mengandung kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan−kesalahan sistem perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem.
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar 4. Sistem perlu ditingkatkan agar berkompetisi/bersaing.
1.2 Tujuan
Tujuan makalah yang dapat dirumuskan yaitu :
Mengetahui urgensi maintenance didalam software atau sistem informasi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem yang mengumpulkan dan mengelola data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Sistem informasi memberikan suatu tempat informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam suatu organisasi sistem organisasi sangat penting hubungannya sehingga dapat mendukung dalam hal strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
2.2 Software
Software atau perangkat lunak komputer berdasarkan distribusinya dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu software berbayar, software gratis.Software berbayar merupakan perangkat lunak yang didistribusikan untuk tujuan komersil. Setiap pengguna yang ingin menggunakan atau mendapatkan software tersebut, dapat diwujudkan dengan cara membeli atau membayar pada pihak yang mendistribusikannya. Pengguna yang menggunakan software berbayar umumnya tidak diijinkan untuk menyebarluaskan software tersebut secara bebas tanpa ijin ada penerbitnya. contoh software berbayar ini misalnya adalah sistem microsoft windows, microsoft office, adobe photo shop, dan lain-lain.
Freeware atau perangkat lunak gratis adalah perangkat lunak komputer berhak cipta yang gratis digunakan tanpa batasan waktu, berbeda dari shareware yang mewajibkan penggunanya membayar (misalnya setelah jangka waktu percobaan tertentu atau untuk memperoleh fungsi tambahan). Freeware juga didefinisikan sebagai program apapun yang didistribusikan gratis, tanpa biaya tambahan.
2.3 Maintainability (Kemampuan pemeliharaan sistem)
System Maintainability (kemampuan pemeliharaan sistem) adalah kapasitas personil pemeliharaan untuk melakukan pemeliharaan korektif, adaptif, penyempurnaan, atau preventif. Semakin mudah suatu sistem dipelihara, semakin kecil pula tenaga dan biaya yang harus dikeluarkan untuk memelihara sistem.
1.
Prosedur untuk peningkatan maintainability:
2.
SDLC (System Development Life Cycle) dan SWDLC (Software Development Life Cycle). Aplikasi yang profesional dalam SDLC dan SWDLC dan teknik maupun perangkat modeling yang mendukungnya adalah hal-hal keseluruhan yang terbaik yang dapat seseorang lakukan untuk meningkatkan maintainabilitas sistem.
3.
Definisi Data Standar. Trend ke arah sistem manajemen database relasional mendasari dorongan ke normalisasi data dan definisi data standar.
4.
Bahasa Pemrograman Standar. Penggunaan bahasa pemrograman standar, misalnya C atau COBOL, akan mempermudah pekerjaan pemeliharaan. Jika perangkat lunak C atau COBOL berisi dokumentasi internal yang jelas dan lengkap, seorang programmer pemeliharaan pemula atau pemakai dapat memahami apa yang sedang dikerjakannya. Lagipula C dan COBOL adalah bahasa Universal yang umumnya diketahui oleh sejumlah besar orang. Dengan demikian penggantian programmer pemeliharaan tidak begitu berdampak negatif pada kemampuan perusahaan untuk memelihara program C atau COBOL lama.
5.
Rancangan Moduler. Programmer pemeliharaan dapat mengganti modul program jauh lebih mudah daripada jika ia berurusan dengan keseluruhan program.
6.
Modul yang Dapat Digunakan Kembali. Modul biasa dari kode yang dapat digunakan kembali, dapat diakses oleh semua aplikasi yang memerlukannya.
Dokumentasi Standar. Diperlukan sistem, pemakai, perangkat lunak dan dokumentasi operasi yang standar sehingga semua informasi yang
diperlukan untuk beroperasi dan pemeliharaan aplikasi khusus akan tersedia
7. Kontrol Sentral. Semua program, dokumentasi, dan data tes seharusnya diinstal dalam penyimpanan pusat dari sistem CASE (Computer-Aided Software Engineering atau Computer-Assisted Software Engineering).
1.
Tiga pendekatan untuk menyusun Pemeliharaan sistem :
2.
Pendekatan Pemisahan adalah Pemeliharaan dan Pemeliharaan
3.
Pendekatan Gabungan adalah Menggabungkan personalia penyusun dan pemelihara menjadi sebuah kelompok utama sistem informasi Pendekatan Fungsional adalah Variasi dari pendekatan gabungan dengan memindahkan tenaga profesional sistem dari sistem informasi dan menugasi mereka pada fungsi bisnis untuk penyusunan maupun pemeliharaan.
BAB III PEMBAHASAN
Software atau perangkat lunak adalah pemroses data atau pemecah masalah yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang dijalankan dengan menggunakan komputer (Anonim, 2003). Sedangkan dalam Anonim (2008), software maintenance atau perawatan perangkat lunak adalah aktivitas yang dimulai sejak perangkat lunak digunakan (after delivery) hingga akhirnya perangkat lunak tersebut tidak dapat digunakan lagi (retired). Tujuannya adalah untuk memperbaiki kesalahan (to correct), meningkatkan kinerja/ fungsionaliltas (to improve) menyesuaikan dengan lingkungan (to adapt) dan untuk mencegah terjadinya kesalahan (to prvent). Biaya pemeliharaan software yang dikeluarkan dalam fase pemeliharaan meningkat dengan cepat. Selain biaya yang umum dalam fase pengembangan sering timbul biaya-biaya tak berwujud (intangible cost).
Biaya-biaya tersebut ditimbulkan karena: 1) ketidakpuasan pemakai (user) akibat tidak selesainya perangkat lunak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan pada fase pemeliharaan, 2) pengurangan kualitas perangkat lunak, atau 3) penambahan tenaga kerja baru (Heratri, 2013).
Menurut O’Brien (2005) dalam Heratri (2013), dibutuhkan pembagian kegiatan pemeliharaan perangkat lunak ke dalam empat aspek. Pemeliharaan perangkat lunak ini dapat dibedakan menjadi:
• Adaptive, diartikan sebagai modifikasi sistem untuk mengatasi perubahan lingkungan software. Aktivitas yang kedua ini terjadi karena pertumbuhan atau perkembangan perangkat lunak atau perangkat keras sehingga memerlukan modifikasi dari perangkat lunak yang telah dibuat.
• Perfective, diartikan sebagai tindakan baru implementasi atau perubahan pengguna peralatan yang mana memperhatikan fungsi tambahan untuk software. Aktivitas ini terjadi pada saat perangkat lunak yang telah dibuat dan dilakukan uji cobs kemudian dipergunakan oleh user. Setelah dipergunakan oleh user mungkin timbul permintaan tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pemakai.
• Corrective, diartikan sebagai deteksi dan perbaikan masalah, yang ditemukan oleh pengguna. Aktivitas ini terjadi pada saat produk dipakai dan hasil yang didapat oleh pamakai baik berupa kesalahan yang timbul maupun kesalahan dalam bentuk keluaran yang tidak sesuai.
• Preventive, diartikan sebagai peningkatan kemampuan software atau reabilitas atau pencegahan untuk menghindari masalah di masa yang akan datang. Pemeliharaan yang terakhir dilakukan untuk menghadapi kemajuan perangkat lunak atau perangkat keras di masa mendatang, umpamanya penambahan fungsi-fungsi atau melengkapi fungsi-fungsi yang telah ada.
Aktivitas perawatan software juga mencakup proses melihat kembali pasca penerapan (postimplementation review) untuk memastikan bahwa sistem baru yang telah diimplementasikan sesuai dengan tujuan bisnis yang telah ditentukan.
Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan harus diperbaiki dalam proses perawatan. Hal ini termasuk periode review atau audit sistem untuk memastikan bahwa ini telah dioperasikan dengan semestinya dan telah sesuai dengan tujuannya. Audit ini merupakan tambahan untuk memonitor secara kontinyu sebuah sistem baru untuk masalah yang potensial dan memerlukan perubahan Manajemen pemeliharaan atau maintenance software sangat penting dalam pemantauan kegiatan usaha. Pengetahuan mengenai software membantu seorang manajer untuk melakukan monitoring. Dalam Kamsu-Foguem dan Mathieu (2013), bagi perusahaan manufaktur seperti perusahaan kertas proses pembuatan pulp kertas yang dikontrol melalui pencahayaan oleh lampu. Cahaya dari lampu dijadikan patokan dalam hal penentuan titik kritis dalam proses menghasilkan kertas. Selain itu penggunaan sistem pencahayaan digunakan oleh perusahaan arsitektur untuk mengetahui jumlah lampu dan energi yang diperlukan untuk sebuah taman. Penggunaan software mempermudah pengambilan keputusan bagi seorang manajer untuk mengetahui persediaan lampu, meningkatkan kemampuan kerja untuk menghasilkan pencahayaan yang tepat dan hemat dalam pemakaian energi.
Pemeliharaan Sistem sangat penting bagi pengguna sistem karena seringkali penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena adanya
gangguan seperti :sistem terinfeksi malware aktif,Sistem berkas corrupt, perangkat keras melemah. Untuk mencegah hal-hal tesebut, digunakanlah MOS(Maintenance Operating system) yang berfungsi untuk Manajemen Malware yang aktif Pemulihan data (recovery) dan perbaikan sistem berkas,diagnosa perangkat keras, Jangan pernah mematikan power sampai sistem benar-benar sudah shutdown, buatlah backup data-data yang penting, defragment setidaknya satu bulan sekali, pengecekan virus secara rutin. Perkembangan bisnis yang semakin pesat dan persaingan yang sangat ketat. Para pelaku usaha dituntut untuk dapat beradaptasi dan berinovasi agar dapat bertahan serta berkembang di era globalisasi ini. Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini dilatarbelakangi oleh kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur dari seluruh elemen yang ada, baik individu, hardware,software maupun jaringan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi.
Sistem informasi bertujuan untuk mendukung kinerja perusahaan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan memperkuat posisi kompetitif perusahaan. Manfaat yang diberikan oleh sistem informasi membuat perusahaan sadar dan sekarang lebih peduli untuk menggunakan teknologi informasi untuk membantu memecahkan masalah mengembangkan sistem fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua fungsi perusahaan.
Seiring dengan meningkatnya penggunaan sistem informasi di perusahaan yang semakin pesat dan sangat terkait dengan penggunaan software. Sebuah software harus dirancang dengan sebaik mungkin agar dapat dengan mudah dikembangkan dan disesuaikan dengan keadaan perusahaan, serta dengan dunia bisnis yang sangat dinamis. Faktor yang harus diperhatikan adalah maintainability karena maintainability merupakan salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan yang terjadi. Software maintenance merupakan aktivitas yang pertamakali dilakukan sejak perangkat
lunak mulai dioperasikan sampai pada akhirnya perangkat lunak tersebut tidak dioperasikan atau digunakan lagi.
Salah satu contoh nyata pentingnya maintenance adalah promosi yang dilakukan dalam http://www.proweb.co.id/articles/support/(Proweb Indonesia, 2015) menurut laman tersebut, setelah tahapan pembuatan website selesai, langkah berikutnya adalah apakah perusahaan ingin memakai jasa maintenance website yang dibuat oleh web developer atau tidak. Jika perusahaan tidak memakai jasa maintenance website dari web developer, maka mereka cukup membayar web hosting dan mail hosting kepada perusahaan hosting. Perusahaan yang tidak mempercayakan maintenance websitenya kepada web developernya harus memaintenance sendiri websitenya. Hal ini berarti harus ada staf yang bisa mengerjakan hal-hal terkait teknis web server, teknis mail server, coding dan web disain. Dan untuk mempekerjakan itu membutuhkan biaya lebih besar dibandingkan dengan maintenance. Selain itu secara pengalaman, pasti staff tersebut kurang dibandingkan web developer yang memang mereka fokus di bidang itu. Software-software yang berada di server hosting selalu diupdate sesuai kebutuhan dan langkah keamanan/security. Hal ini dapat menyebabkan perubahan suatu konfigurasi. Dengan perubahan konfigurasi ini, ada kemungkinan suatu website tidak berjalan dengan normal. Jika suatu perusahaan mempercayakan maintenancenya kepada web developer yang membuatnya maka hal ini tidak akan menjadi masalah karena mereka pasti sudah mengantisipasinya. Jika perusahaan tidak mengambil layanan maintenance, maka website akan tidak normal, menyebabkan citra perusahaan turun dan ini lebih merugikan perusahaan yang bersangkutan.
Selain software di server, software di client juga mengalami pengembangan terutama browser. Teknologi-teknologi semakin maju dan menjadikan teknologi-teknologi lama tidak dipakai lagi. Keadaan ini akan menyebabkan website tampil dengan tidak sempurna. Supaya dapat tampil sempurna,jika anda menggunakan jasa maintenance dari web developer yang membuat website anda, maka tentu saja web developer tersebut akan membantu anda. Dengan penjelasan di atas, perusahaan dihimbau untuk mengambil jasa maintenance website yang disediakan web developer. Pilihlah juga web developer
yang mempunyai dedicated server sendiri sehingga support yang diberikan akan lebih cepat.
Pengertian maintability menurut IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology adalah kemampuan suatu software atau komponen untuk dimodifikasi untuk mengoreksi kesalahan, meningkatkan kinerja atau attribute lain; atau beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah (The ease with which a software system or component can be modified to correct faults, improve performance or other attributes, or adapt to a changed environment). Pada saat software diserahkan oleh pengembangnya, tidak berarti prosesnya telah selesai dan berhenti disitu; karena semua software yang sukses selalu berubah mengikuti waktu untuk selalu memenuhi kebutuhan dari pemakainya, itulah sebabnya software maintability sangatlah penting. Pada proses software maintenance, software mengalami beberapa perubahan untuk memperbaiki bugs, penambahan fungsi baru, penyambungan software ke platforms baru, atau untuk mengadaptasi software tersebut terhadap teknologi baru.
Untuk Manajemen Resiko yang Efektif, maka pemeliharaan system harus menjadi bagian dari pengembangan suatu software atau juga bagian dari SDLF (System Development Live Cycle); yang mempunyai 5 tahap: inisiasi, pengembangan, penerapan, operasi atau pemeliharaan dan pemberhentian.
Oleh karena itu membuat dan mendesain software yg mudah dipelihara akan sangat mengurangi biaya pemeliharaan. Software maintenance diperlukan karena:
• Menjaga keberlanjutan pemakaian system, misal: system untuk perjalanan kereta api, tidak boleh dihentikan bila ada error pada system
• Untuk mendukung mandatory upgrades, misalnya ada perubahan pada peraturan pemerintah, perubahan tarif pajak
• Untuk memenuhi permintaan dari user, misal perubahan penampilan, penambahan fungsi
• Untuk memfasilitasi kebutuhan maintenance di masa mendatang agar biayanya tidak terlalu mahal, segala sesuatunya dipersiapkan dari sekarang, misal; coding, database restructuring
Menurut ISO (International Organization for Standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Functionality
Kemampuan software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya.
2. Realibility
Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan.
3. Usability
Kemampuan software untuk menampilkan performance relatif terhadap penggunaan sumberdaya.
4. Efficiency
Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.
5. Portability
Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain.
6. Maintainability
Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi, perbaikan).
KESIMPULAN
Urgensinya dari maintainability yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menyediakan layanan perawatan atau pemeliharaan sistem informasi guna mendukung keberlangsungan sistem sehingga bisa meminimalisasi kendala- kendala dan mendukung terciptanya keberhasilan perusahaan dalam mencapai tuajuannya. Proses maintenance (pemeliharaan) software atau sistem informasi perlu dilakuan untuk menjaga keberlangsungan proses informasi dalam sebuah bisnis atau perusahaan dapat berjalan dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2003. Perkembangan Software Komputer. http://rudiakto.files.wordpress .com. [1 Februari 2017]
Anonim. 2008. Software maintenance. http://yaniwid.wordpress.com /2008/09/
26/software-maintenance. [1 Februari 2017].
Bernard Kamsu-Foguem, Yvan Mathieu. 2013. Software architecture knowledge for intelligent light maintenance. Advances in Engineering Software 67.
2014. 125–135. [19 September 2014]
Heratri. 2013. Urgensi maintainability dalam pengembangan software. Jakarta ISO 9126, I. (2000). Information technology – Software product quality, Part 1:
Quality Model. International Organization for Standardization.
O’Brien J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
