Jenis Tugas : Individu
PENERAPAN OUTSOURCING DAN INSOURCING DALAM SISTEM
DAN TEKNOLOGI INFORMASI
DOSEN:
. Ir. Arif Imam Suroso MscOleh :
Bayu Indrayana
(P056120052.41E)
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN... 1
PEMBAHASAN... 2
Outsourcing... 2
Alasan Memilih StrategiOutsourcing... 2
Faktor – faktor Penyebab KeberhasilanOutsourcing... 3
Langkah PelaksanaaOutsourcing... 3
Keuntungan dan Kelemahan dariOutsourcing... 4
IT Outsourcing... 5
Insourcing... 6
Alasan memilih strategiInsourcing... 6
Keuntungan dan KelemahanInsourcing... 6
KESIMPULAN... 8
PENDAHULUAN
Persaingan dunia usaha saat ini menuntut untuk melakukan peningkatan pada manajemen organisasi atau perusahaan. Hal ini membuat organisasi harus mampu mengelola organisasinya secara efektif dan efisien. Organisasi dituntut kreatif untuk selalu memaksimalkan sumber daya yang minimal untuk mencapai hasil yang maksimal.
Hal ini tidak terlepas dari penggunaan tenaga kerja yang ada. Kecenderungan saat ini perusahaan berusaha agar tenaga kerja inti yang ada di lingkungan organisasi tersebut fokus untuk menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business).
PEMBAHASAN
Outsourcing
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Maurice F. Greaver II memberikan definisioutsourcing sebagai berikut: “Outsourcing is the act of transferring some of a company`s recurring internal activities and decisiton rights to outside provider, as set forth in a contract. Because the activities are recurring and a contract is used, outsourcing goes beyond the use of consultants. As a matter of practice, not omly are the activities transferred, but the factors of production and decision rights often are, too. Factors of production are the resources that make the activities occur and include people, facilities, equipment, technology, and other assets. Decision rights are the respontsibilities for making decisions over certain elements of the activities transferred.”
Definisi outsourcing adalah pendelegasian operasi dan manajemen operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsourcing). Adapun definisi yang lain adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Adapun hal-hal yang didelegasikan dalam outsourcing adalah suatu fungsi dan proses bisnis tertentu untuk disisipkan dalam operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan outsourcing
mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran, (Indtajit dan Djokopranoto, 2003)
Alasan Memilih StrategiOutsourcing
Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta beberapa faktor pendukung lainnya.
Menurut Indtajit dan Djokopranoto (2003), beberapa alasan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Meningkatkan focus perusahaan
2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh darireengineering
4. Membagi resiko
5. Sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain 6. Memungkinkan tersedianya dana capital
8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operational 9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri 10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola
Faktor – faktor Penyebab KeberhasilanOutsourcing
Menurut Indrajit dan Djokopranoto, 2003, faktor yang menyebabkan keberhasilan langkah outsourcing, yaitu:
1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan 2. Memiliki misi dan perencanaan strategis
3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa
4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antar perusahaan dan pemberi jasa
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik
6. Memelihara lingkungan baik dan terbuka dengan individu dan kelompok terkait 7. Mendapat dukungan dan keikutsertaan manajemen
8. Member perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang menyangkut karyawan. 9. Memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak
10. Menggunakan tenaga berpengalaman dari luar
Langkah PelaksanaaOutsourcing
Apa yang perlu dilakukan dan langkah apa yang selanjutnya perlu dikerjakan agar
outsourcing dapat berjalan dengan lancar serta berhasil. Maurice E. Greaver II menyediakan 7 langkah pokok yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan outsourcing
Berdasarkan hasil survei dari 44 perusahaan yang di survei, dikatakan bahwa 73 % perusahaan yang ada menggunakan tenaga kerja outsource dalam kerja opersionalnya sedangkan sisanya tidak menggunkan tenaga kerja outsource. Dan dari 73 % tersebut, untuk bidang Information Teknologi menggunakan 60% tenaga kerja outsource. Hal-hal yang menjadi pertimbangan mereka dalam memilih outsourcing adalah :
1. Harga.
2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider.
3. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
4. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan. 5. Pengalaman pihak provider outsource.
Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah :
1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus betul-betul mengetahui apa yang betul-betul-betul-betul di butuhkan oleh pihak perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider outsourcing.
2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada.
3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang lebih banyak.
Keuntungan dan Kelemahan dariOutsourcing.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta beberapa faktor pendukung lainnya.
Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistemoutsourcingantara lain : 1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas
SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melaluioutsourcing.
4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi
Beberapa kelemahan penggunaan sistemoutsourcingantara lain :
1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. 3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem
4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaanoutsource.
5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource. 6. Perubahan dalam gaya manajemen.
7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal
IT Outsourcing
Penggunaan teknologi informasi di dalam suatu organisasi untuk mendukung proses bisnis saat ini tidak dapat lagi dikesampingkan. Penerapan sistem informasi dalam organisasi tidak hanya bertujuan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi saja, namun juga sebagaienabler
dan sebagaicompetitive advantageorganisasi.
Namun untuk mengimplementasikan teknologi dan sistem informasi yang tepat bagi suatu organisasi bukanlah hal yang mudah. Organisasi harus memperhatikan dengan seksama aspek pembiayaan dan sumber daya yang dimilikinya. Karena bukannya tidak mungkin jika organisasi salah melakukan pengelolaannya maka yang didapat adalah kegagalan implementasi dan pemborosan biaya.
Pengembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari outsourcing. Terdapat berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI. Dibawah ini adalah berbagai definisi
outsourcingyang berkaitan dengan TI yang dikutip oleh Diah (2008) dari berbagai sumber : 1. IT outsourcing adalah mensubkontrakkan sebuah fungsi IT dari suatu perusahaan
padavendoreksternal (Khsetri,2007)
2. IToutsourcing didefinisikan sebagai “kontrak jangka panjang dimana satu atau lebih
service provider ditugaskan untuk bertanggung jawab mengatur satu atau lebih operasi dan infrastruktur IS klien” (Chang, 2007).
3. “Offshore outsourcing” adalah pekerjaan outsourcing pada vendor yang berlokasi di benua yang berbeda dengan klien (Rottman dan Lacity, 2007).
4. IT outsourcing berkembang menjadi IS outsourcing. Definisi IS outsourcing adalah “pemberian tanggung jawab kepada pihak ketiga berhubungan dengan seluruh atau beberapa komponen spesifik (fisik maupun sumber daya manusia) dalam IT infrastruktur organisasi” (Menachemi, Burkhardt, Shewchuk, Burke, dan Brooks, 2007)
5. Konsep BPO merupakan perkembangan dari IS outsourcing. Perbedaan antara BPO dan IS outsourcing adalah pada kasus BPO, provider melakukan kontrol pada keseluruhan baik proses bisnis, sumber daya manusia, dan teknologi (Menachemi et al., 2007).
7. Offshore software development dalam dunia IT sering dideskripsikan sebagai
outsourcing pembuatan software dan layanan teknis kepada kontraktor atau fasilitas yang dimiliki sendiri yang berlokasi di negara dengan standar gaji lebih rendah (Thoms, 2004).
Insourcing
Definisi dari Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atausharing dengan perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu,Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atauContracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Alasan memilih strategiInsourcing
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.
Keuntungan dan KelemahanInsourcing.
Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sisteminsourcingantara lain :
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing.
Beberapa kelemahan dengan sistem insourcing, antara lain :
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhanuser.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
KESIMPULAN
Dalam menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya:
outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan.
Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya,
insourcinglebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.
DAFTAR PUSTAKA
Dani Firmansyah. Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan
Diah, 2008. Studi pada Information sharing dalam offshore IT outsourcing (Studi kasus pada tiga perusahaan vendor IT di indonesia)
Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Proses BisnisOutsourcing. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.
Maurice F. Greaves II. 1999.Strategic Outsourcing, a Struktured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management Association.
Mia Widhi Astuti. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN INSourcing, Outsourcing dan Co-sourcing Kelebihan dan kekurangannya
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010.Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf
http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-insourcing.asp.
