1
“STRATEGI PENGEMBANGAN MANAJEMEN SISTEM INFORMASI PUBLIK”
MAKALAH
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sistem Informasi Publik
Yang Dibina Oleh Bapak Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Oleh :
WAKHIDATUL AMANI 135030107113015 ROSI VONICA 135030107113019 ALI MASKUR MUSA 135030107114001 ERIN DAMAYANTI 135030118113001 DWIKA ANDHIKA PUTRI 135030118113009 WICAKSONO NUR SYAMSI 135030118113027
UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
2 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Secara substansial kerja pengelolaan informasi publik saat ini telah mendapatkan perhatian serius dari kalangan baik birokrasi pemerintah dan lembaga publik lainnya. Hal ini merupakan konsekuensi logis dari perkembangan pergaulan dunia serta proses yang kini tengah dijalani Indonesia sebagai negara demokrasi.
Informasi publik merupakan hak dasar yang mesti dipenuhi oleh lembaga publik untuk disebarluaskan kepada masyarakat. Informasi ini ketika dikemas sedemikian rupa akan dapat mendukung berkembangnya partisipasi publik dan hubungan yang ideal antara masyarakat dengan aparatur pemerintah.
Akan tetapi, faktanya kemampuan sebagian masyarakat Indonesia dalam mengakses informasi tidak sama baik dalam hal kuantitas maupun kualitas, bukan saja terhadap media yang berbasis teknologi komunikasi dan informasi, tetapi juga media konvensional yang telah berkembang sebelumnya. Kesenjangan informasi terjadi antara masyarakat baik dari latar belakang pendidikan, faktor ekonomis dengan faktor lingkungan geografis tempat tinggal.
Kehadiran Undang-Undang No 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ini pun dikhawatirkan dapat menimbulkan “kepanikan” di kalangan birokrasi, karena bisa jadi masyarakat berbondong-bondong menyerbu instansi pemerintah dan meminta informasi apa saja yang mereka inginkan. Apa saja. Bisa saja nanti ada yang meminta penjelasan secara teknis maupun non-teknis tentang penanganan bencana lumpur di Sidoarjo, atau permintaan literatur yang sebenarnya sangat lama, misalnya berapa lokasi pekuburan Belanda di Indonesia.
3
Oleh karena itu dibutuhkan pengembangan sistem dan metoda pelayanan informasi publik yang efisien, dan efektif dengan bobot materi informasi yang terpercaya. Semua hal tersebut hendaknya dilakukan oleh instansi/lembaga penyedia informasi publik secara sinergi; hal ini sangat penting untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap instansi/lembaga penyedia informasi publik baik di pusat maupun daerah.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Bagaimana konsep strategi pengembangan manajemen sistem informasi publik ?
1.2.2 Bagaimana pendekatan pengembangan manajemen sistem informasi publik ?
1.2.3 Bagaimana metodologi pengembangan sistem dan perangkat ? 1.2.4 Bagaimana langkah-langkah pengembangan manajemen sistem
informasi publik ?
1.3 Tujuan
1.3.1 Untuk memahami dan menganalisis konsep strategi pengembangan manajemen sistem informasi publik.
1.3.2 Untuk memahami dan menganalisis pendekatan pengembangan manajemen sistem informasi publik.
1.3.3 Untuk memahami dan menganalisis metodologi pengembangan sistem dan perangkat.
1.3.4 Untuk memahami dan menganalisis langkah-langkah pengembangan manajemen sistem informasi publik.
4 BAB II PEMBAHASAN
2.1 Konsep Strategi Pengembangan
Pengembangan sistem (system development) merupakan aktivitas menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada. Pengembangan sistem menurut Rustono (2003) dilakukan dengan merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi organisasi yang terdiri atas komponen-komponen software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, dan standar.
Pengembangan sistem informasi menurut Loudon (dalam Husein dan Wibowo, 2000:89) didorong oleh faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternal adalah faktor lingkungan organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem. Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya lain, persaingan dari perusahaan lain dan perubahan regulasi pemerintah (UU). Sedangkan faktor internal adalah faktor institusional organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup value (tata nilai), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi.
5
Sumber: Loudon (dalam Husein dan Wibowo, 2000)
Gambar 1.Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Sistem Informasi
Menurut Earl (1989), strategi pengembangan sistem informasi meliputi tiga pilar utama, yaitu Information System Strategy (ISS), Information Technology Strategy (ITS), dan Information Management Strategy (IMS). Keterkaitan tiga pilar tersebut diilustrasikan pada Gambar 2.
Sumber: Earl, Michael J. (1989).
Gambar 2.Tiga Pilar Pengembangan Manajemen Sistem Informasi Gambar 2 menjelaskan ISS, ITS, dan IMS mempunyai fokus yang berbeda namun memiliki keterkaitan yang sangat erat sehingga perubahan pada salah satu strategi akan sangat mempengaruhi strategi yang lain. ISS menekankan pada hubungan antara informasi dan kebutuhan bisnis organisasi. ITS fokus pada teknologi yang harus dimiliki dan dikembangkan organisasi. IMS berorientasi pada teknik manajemen yang akan dipergunakan organisasi.
IS strategy • Division/SBU/function based • Demand oriented • Business focused IS strategy • Division/SBU/function based • Demand oriented • Business focused IT strategy • Activity based • Supply oriented • Technology focused IT strategy • Activity based • Supply oriented • Technology focused IM strategy • Organisation based • Relationships oriented • Management focused IM strategy • Organisation based • Relationships oriented • Management focused What? How? Wherefore? Delivery Applications Management
6
ISS berkaitan dengan bagaimana mendefinisikan kebutuhan informasi yang mendukung kebutuhan organisasi secara umum, untuk menjamin terjadinya “the flow of information” yang efektif dan berkualitas. Setiap organisasi memiliki kebutuhan informasi yang unik. Keunikan tersebut antara lain terlihat dari (1) jenis dan karakteristik informasi, (2) relevansi informasi yang dihasilkan, (3) kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, (4) keakuratan informasi, (5) target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, (6) batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, dan (7) struktur para pengguna informasi. Berdasarkan faktor-faktor keunikan tersebut sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit misalnya akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh bank. Bahkan sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit A akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit B.
Adanya keunikan informasi pada setiap organisasi, ISS perlu memperhatikan siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles), sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3.
Sumber: http://dosen.amikom.ac.id.
7
Siklus informasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. Data dari setiap kejadian atau aktivitas diinput, untuk selanjutnya diproses berdasarkan model tertentu. Proses tersebut akan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data untuk dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
Komponen utama yang dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi yang efektif dan efisien adalah teknologi informasi. Teknologi informasi merupakan sebuah domain dari produk-produk hasil perkembangan ilmu komputer dan telekomunikasi. Oleh karena itu menurut Jogiyanto (2005:52) ITS berkaitan dengan strategi memilih teknologi sistem komputer (hardware dan software), dan teknologi sistem telekomunikasi yang akan digunakan organisasi.
Pada kenyataannya, saat ini terdapat beragam tipe produk yang berkaitan dengan teknologi informasi. Fenomena yang terlihat sehubungan dengan hal ini adalah berlombanya beribu-ribu perusahaan untuk menciptakan produk-produk yang dapat dijadikan standar internasional pada kelasnya masing-masing. Berdasarkan kenyataan ini sudah terlihat, bahwa perusahaan memerlukan strategi khusus paling tidak dalam memilih teknologi mana saja yang akan dibeli dan dimanfaatkan agar dapat dikembangkan sistem informasi yang dibutuhkan. Alasan lain diperlukannya ITS adalah karena adanya suatu resiko tertentu yang akan menjadi tanggungan perusahaan sehubungan dengan pemilihan suatu teknologi tertentu. Menurut Indrajit (1999) ITS diperlukan karena alasan berikut.
1. Perkembangan teknologi informasi sedemikian cepatnya (tumbuh secara eksponensial) sehingga usia suatu produk tertentu sangat pendek karena tergantikan dengan versi yang baru yang lebih baik;
8
2. Untuk satu jenis kelas produk, terdapat beribu-ribu vendor yang menjualnya dengan kelebihan dan kekurangan kualitas produk dan pelayanan yang dimiliki;
3. Sistem teknologi informasi terdiri dari ratusan komponen berbeda yang disatu sisi saling independen, sementara di sisi lain memiliki ketergantungan yang sangat tinggi;
4. Perusahaan dapat melihat infrastruktur teknologi informasi ini dari berbagai sudut pendekatan, seperti teknologi informasi sebagai cost center, profit center, investment center, atau service center yang masing-masing memiliki cara penanganan yang berbeda;
5. Teknologi informasi yang dibangun harus secara signifikan menjawab kebutuhan akan informasi yang telah didefinisikan pada ISS dengan catatan tetap mempertimbangkan keterbatasan perusahaan (misalnya biaya investasi dan kemampuan sumber daya manusia).
IMS berkaitan dengan strategi menentukan orang atau unit organisasi yang akan menangani sistem informasi dalam organisasi. IMS menjabarkan strategi organisasi agar target pembentukan sebuah sistem informasi yang handal dengan menggunakan teknologi informasi yang ada dapat diterapkan secara operasional baik untuk jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang, sejalan dengan tumbuhnya organisasi di masa mendatang. Tekanan strategi di sini tidak hanya pada siapa yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi sistem informasi, tetapi lebih jauh lagi pada bagaimana sistem yang telah dibangun dapat dipelihara dan dikembangkan di kemudian hari. Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini : - Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang terbaik harus bernilai
9
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut 6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
2.2 Pendekatan Pengembangan
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.
1. Pendekatan Klasik
Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit. Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut. b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal.
Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang
10
lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik -teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahankesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
d. Keberhasilan sistem kurang terjamin.
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya.
Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.
2. Pendekatan terstruktur (Structured Approach)
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.
11
Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahanpermasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Keuntungan pendekatan terstruktur :
Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
Standarisasi (standardization).
Orientasi ke masa datang (future orientation).
Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry). 3. Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)
Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
4. Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)
Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis
12
kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
5. Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)
Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
6. Pendekatan Sistem (systems approach)
Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
7. Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)
Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
8. Pendekatan Moduler (modular approach)
Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)
9. Lompatan jauh (great loop approach)
Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
13
Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.
2.3 Metodologi Pengembangan Sistem dan Perangkat
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara. Menurut Jogiyanto (2005:433) pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain :
1. System Development Life Cycle (SDLC).
Sistem dikembangkan oleh analis sistem, yaitu orang yang memiliki kemampuan mengembangkan sistem cara profesional. SLDC terdiri dari 5 fase, yaitu :
a. Fase Perencanaan
Mendefinisikan Masalah
Mengkonfirmasikan kelayakan proyek Membuat jadwal proyek
Menentukan staff yang terlibat dalam proyek Memulai proses pengembangan proyek
b. Fase Analisa
Mengumpulkan informasi
Mendefinisikan kebutuhan - kebutuhan sistem
Membangun prototipe yang sesuai atau memenuhi kebutuhan sistem Menentukan prioritas kebutuhan sistem
Membuat prototipe atas prioritas dan melakukan evaluasi terhadap alternatif yang dipilih
14 c. Fase Desain
Desain Level Tinggi (Arsitektur Sistem)
Desain dan integrasi jaringan
Desain arsitektur aplikasi Desain Level Rendah
Desain user interface
Desain sistem interface
Desain dan integrasi database
Prototype desain secara lengkap
Desain dan integrasi pengawasan sistem d. Fase Implementasi
Membangun komponen - komponen perangkat lunak Melakukan verifikasi dan pengujian
Mengkonversi data
Melakukan training user dan mendokumentasikan sistem Menginstall sistem
e. Fase Support / Dukungan
oMemelihara Sistem
oMemperbaiki system
oMendukung Pengguna Help desk
Masalah yang terjadi pada pendekatan SLDC, yaitu :
Persyaratan sistem "terkunci " setelah ditentukan (tidak dapat berubah) analisa kebutuhan sistem)
ada fase SDLC yang dapat merugikan praktek-praktek pengembangan sistem informasi
Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang merupakan metode alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut dengan metode-metode alternatif (alternatif methods). Husein dan
15
Wibowo (2000:145), Jogiyanto (2005:479), McLeod (2004:133), dan Susanto (2003:313) menyebutkan metode-metode alternatif meliputi (1) Paket (package), (2) Prototipe (prototyping), (3) Pengembangan oleh pemakai akhir (end-user development atau end-user computing), (4) Outsourcing.
1. Paket (package)
Pengembangan sistem dilakukan dengan membeli paket yang sudah tersedia. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih paket adalah spesifikasi paket yang dibutuhkan, ketersediaan paket, dan hasil evaluasi kemampuan paket.
2. Prototyping
Merupakan pengembangan sistem secara bertahap, yaitu dengan mengembangkan prototipe sederhana dulu dan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai sistem selesai dikembangkan.
3. End User Computing
Pengembangan sistem oleh pemakai sistem dan digunakan oleh pemakai sistem itu sendiri.
4. Outsourcing
Pengembangan sistem dengan bantuan pihak ke tiga dan sekaligus dioperasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan sistem dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga atau dapat menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang mengoperasikan sistem.
16 Tabel 1
Pengembang dan Pengguna Sistem Berdasarkan Metode Pengembangan Sistem
Metode
Pengembangan Sistem Pengembang Pengguna
SDLC Analis sistem Departemen sistem
informasi
Paket Pihak ketiga Departemen sistem
informasi
Prototyping Analis sistem Pemakai sistem
End User Computing Pemakai sistem Pemakai sistem
Outsourcing Pihak ketiga Pihak ketiga
Sumber: Jogiyanto (2005:480)
Menurut Wahid (2001) pemilihan metode pengembangan sistem informasi perlu dilakukan dengan tepat agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan organisasi, tepat waktu dan sesuai dengan anggaran organisasi. Ketepatan pemilihan metode pengembangan sistem oleh organisasi menurut Jogiyanto (2005:476) ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu ketersediaan paket, sumber daya sistem teknologi informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakai sistem. Gambar 4 merupakan bagan alir yang menunjukkan proses pemilihan metode pengembangan sistem informasi berdasarkan faktor-faktor tersebut.
17 Gambar 4
Bagan Alir Pemilihan Metode Pengembangan Sistem
Prioritas pertama pemilihan metode pengembangan sistem adalah paket. Ketersediaan paket merupakan faktor penentu pembelian paket. Jika paket tidak tersedia prioritas kedua jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya sistem teknologi informasi (STI) yang dimiliki organisasi. Jika keputusan akan dikembangkan secara internal (in sourcing) biasanya yang dipertimbangkan adalah metode pengembangan End User Computing (EUC). Faktor penentu pengembangan EUC adalah dampak dari sistem yang dikembangkan. Jika dampaknya sempit yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC tepat jadi pilihan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem dengan EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan memilih metode ini adalah jadwal
Paket Tersedia? Sumber Daya STI? Dampak STI? Jadwal Pemakaian? SDLC SELESAI MULAI Paket Outsourcing EUC Prototyping Ya Tidak Mampu Individu Segera Tidak Mampu Organisasi Masih mampu
18
pemakaian sistem. Metode ini tepat digunakan untuk mengembangkan sistem yang harus segera dioperasikan, karena jika tidak permasalahan yang harus diselesaikan menjadi basi dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat. Jika jadwal pemakaian sistem masih lama, dalam arti sistem tidak harus segera dioperasikan, metode SDLC tepat menjadi pilihan.
2.4 Langkah-Langkah Strategi Pengembangan 1. Tahap Perencanaan
Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:
Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.
Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.
Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.
19
Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.
2. Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah- masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
3. Tahap Perancangan/Desain
Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti system basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.
20
manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.
4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangansistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.
21 5. Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem) h. Penggunaan sistem baru
Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang. 6. Tahap Pasca Implementasi
Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola. Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk
22
menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem. Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.
23 BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pengembangan sistem (system development) merupakan aktivitas menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada. strategi pengembangan sistem informasi meliputi tiga pilar utama, yaitu Information System Strategy (ISS), Information Technology Strategy (ITS),dan Information Management Strategy (IMS) yang saling berkaitan. Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah. Ada beberapa metodologi dalam strategi pengembangan sistem. Selain itu, juga ada langkah-langkah dalam strategi pengembangan sistem.
3.2 Saran
Hendaknya pengembangan sistem dan metode pelayanan informasi publik bisa lebih efektif dan efisien dengan informasi yabg dapat dipercaya. Dengan adanya pengembangan sistem informasi publik dalam memberikan pelayanan publik yang efektif dan efisien akan mempermudah masyarakat dalam pelayanan publik.
24
DAFTAR PUSTAKA
http://www.pnri.go.id/iFileDownload.aspx?ID=Attachment%5CLiteraturKelabu% 5CBahan%20Suprawoto%20-%20KIP%20PERPUSNAS%20(SPW).pdf
