ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU (SIPMB) YAYASAN PENDIDIKAN PRABUMULIH DI
TENGAH MASSA PANDEMI COVID 19 Jepri Yandi
Program Magister Teknik Informatika Universitas Bina Darma Email: [email protected]
Jl. A. Yani No.12 Palembang 30624, Indonesia
AbstrakDampak Pandemi covid 19 tak hanya berdampak pada bidang industri, tetapi juga pada sektor pendidikan di Indonesia. Hal ini tentunya akan membuat banyak perguruan tinggi di Indonesia yang mengalihkan metode penerimaan mahasiswa yang semula menggunakan metode konvensional menjadi metode online. Salah satunya Yayasan Pendidikan Prabumulih yang merupakan salah satu Lembaga Pendidikan yang berada dikota Prabumulih.
Selama ini sistem penerimaan mahasiswa baru masih menggunakan cara konvensional. Yaitu calon mahasiswa datang secara langsung ke kampus dengan membawa syarat yang sudah ditentukan dan mengisi formulir pendaftaran secara langsung. Namun dimasa pandemi covid 19 Yayasan Pendidikan Prabumulih diharuskan tetap melakukan kegiatan penerimaan mahasiswa baru agar kelangsungan pendidikan tetap berjalan dengan baik ditengah pandemi covid 19 yang mendunia. dengan tetap melaksanakan prosedur covid -19 yaitu jaga jarak. Dengan permasalahan tersebut penulis mengambil penelitian dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) Yayasan Pendidikan Prabumulih di Tengah Massa Pandemi Covid 19”.
Kata kunci : SIPMB,Prototipe , Covid-19.
Abstract
The impact of the covid 19 pandemic not only had an impact on the industry, but also on the education sector in Indonesia. This will certainly make many universities in Indonesia divert the student admission method which was originally using conventional methods to be an online method. One of them is Prabumulih Education Foundation which is one of the Educational Institutions in the city of Prabumulih. So far, the new student admission system is still using conventional methods. Namely prospective students come directly to campus with the specified requirements and fill out the registration form directly. However, in the days of the Covid 19 pandemic the Prabumulih Education Foundation was required to continue to carry out new student admissions activities so that the continuity of education continued to run well amid the worldwide Covid 19 pandemic. while continuing with the covid -19 procedure, which is to keep your distance. With these problems the authors take research with the title "Analysis and Design of the New Student Admission information system(SPMB) Prabumulih Education Foundation in the Middle of the Pandemic Covid 19 Mass".
Keywords: SIPMB, Prototype, Covid-19.
STMIK PRABUMULIH
A. Pendahuluan
Sejak merebakny apandemi yang disebabkan oleh virus Corona di Indonesia, banyakcara yang dilakukan oleh pemerintah untuk mencegah penyebarannya. Salah satunya adalah melalui surat edaran Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) Direktorat Pendidikan Tinggi No 4 tahun 2020 tentang pelaksanaan kebijakan pendidikan dalam masa darurat penyebaran Coronavirus Disease (COVID 19). Melalui surat edaran teresebut pihak Kemendikbud memberikan instruksi untuk menyiapkan mekanisme penerimaan peserta didik baru yang mengikuti protokol kesehatan untuk mencegah penyebaran covid-19, termasuk mencegah berkumpulnya siswa dan orang tua secara fisik di sekolah[1].
Dampak Pandemi covid 19 tak hanya berdampak pada bidang industry, tetapi juga pada sektor pendidikan di Indonesia. Hal ini tentunya akan membuat banyak perguruan tinggi di Indonesia yang mengalihkan metode penerimaan mahasiswa yang semula menggunakan metode konvensional menjadi metode online. Setidaknya ada 150 universitas di Indonesia yang membuka pendaftaran mahasiswa baru via aplikasi [2]. Salahsatunya Yayasan Pendidikan Prabumulih yang mengalihkan metode pendaftaran menjadi via online atau website.
Yayasan Pendidikan Prabumulih adalah salah satu Lembaga Pendidikan yang berada dikota Prabumulih.
Selama ini sistem penerimaan mahasiswa baru masih menggunakan cara konvensional, yaitu calon mahasiswa datang secara langsung ke kampus dengan membawa syarat yang sudah ditentukan dan mengisi formulir pendaftaran secara langsung. Dimasa pandemi covid 19 ini Yayasan Pendidikan Prabumulih diharuskan tetap melakukan kegiatan penerimaan mahasiswa baru, agar kelangsungan pendidikan tetap berjalan dengan baik meskipun ditengah massa pandemi covid 19 yang mendunia. Tentunya dengan tetap melaksanakan prosedur covid 19. pada tanggal 30 April 2020 Yayasan Pendidkan Prabumulih melalui surat undangan Nomor : 249/P- YPP/IV/2020 perihal undangan rapat Penerimaan Mahasiswa Baru Tahun Akademik 2020/2021. Hasil rapat tersebut mendapatkan kesimpulan untuk membangun suatu sistem pendaftaran secara online. Sehingga calon mahasiswa tetap bisa melakukan pendaftaran, mengisi formulir pendaftaran dan mengupload berkas secara onlinetanpa harus datang secara langsung.
Dengan alasan tersebut penulis mengambil penelitian dengan judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (SIPMB) Yayasan Pendidikan Prabumulih di tengah Massa Pandemi Covid 19”.
B. Metode
System Development Life Cycle, selanjutnya disingkat dengan SDLC, merupakan siklus pengembangan sistem.
Pengembangan sistem teknik (engineering system development). SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkahdari setiap tahapan yang secara garis besa rterbagi dalam lima kegiatan utama [4]. Langkah yang digunakan meliputi:
1 Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangansistem informasi,
2 Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedangberjalan,
3 Menentukan permintaan pemakai sisteminformasi, 4 Memilih solusi atau pemecahan masalah yang
palingbaik,
5 Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software),
6 Merancang sistem informasibaru, 7 Membangun sistem informasibaru,
8 Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasibaru,
9 Memelihara dan melakukan perbaikan atau peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan.
System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC.
Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize. Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebutadalah:
1.
Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan.2.
Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyeksystem.3.
Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi.4.
Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan.5.
Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat.6.
Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telahdibuatDokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi system. Metode yang dipergunakan dalam pengembangan perancangan SIPMB ini adalah metode prototype Prototipe adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana system akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai [5].
Gambar 2.1 Langkah-langkah Metode Prototipe
Berikut adalah langkah-langkah dalam merancang sistem yang penulis gunakan dalam mekanisme pengembangan sistem dengan prototype, langkah-langkah tersebut adalah:
1. Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai Analisis sistem mewarnai pemakai untuk mendapatkan gagasan dan apa yang diinginkan pemakai terhadap sistem.
2. Membangun prototype
Analisis sistem mungkin bekerjasama dengan spesialis informasi lainya, menggunakan satu atau lebih peralatan prototype untuk mengembangkan sebuah prototype.
Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian pada client.
3. EvaluasiPrototyping
Evaluasi ini dilakukan oleh user apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan user. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulang langkah 1, 2, dan 3.
4. Pengkodean
Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
5. Menguji sistem
Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan
dengan BlackBox.
6. Evaluasi Sistem
Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. Jika ya, langkah 7 dilakukan jika tidak, ulangi langkah 4 dan5.
7. Menggunakan sistem
Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima client siap untuk digunakan.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data digunakan peneliti untuk mendapatkan data sebagai bahan kajian dalam penulisan penelitian ini dengan tujuan membuat suatu rancangan Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru. Dalam hal ini, peneliti menggunakan metode pengumpulan data sebagaiberikut:
1. Observasi
Teknik observasi yaitu dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung pada business process penerimaan Mahasiswa baru di Yayasan Pendidikan Prabumulih khususnya Kepada Bidang III (Humas).
2. Wawancara
Teknik wawancara yaitu dengan cara melakukan tanya jawab secara langsungkepada Bagian Humas Yayasan Pendidikan Prabumulih yang memang bertugas untuk mengkoordinir masalah penerimaan mahasiswa baru.
3. StudiPustaka
Teknik kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan data dari buku atau bahan tulisan yang ada relevansinya dengan penelitian ini.
D. Temuan dan Pembahasan Hasil Penelitian Pengujian Sistem Informasi
Pengujian SIPMB dengan standar ISO9126 telah dikembangkan dalam usaha untuk mengidentifikasi atribut-atribut kunci kualitas untuk perangkat lunak komputer. Faktor kualitas menurut ISO 9126 meliputi enam karakteristik kualitas sebagaiberikut:
1. Functionality (Fungsionalitas). Kemampuan perangkat lunak untuk menyediakan fungsi sesuai kebutuhan pengguna, ketika digunakan dalam kondisi tertentu.
2. Reliability (Kehandalan). Kemampuan perangkat Lunak untuk mempertahankan tingkat kinerja tertentu, ketika digunakan dalam kondisi tertentu.
3. Usability(Kebergunaan).Kemampuan perangkat lunak untuk dipahami,dipelajari, digunakan, dan menarik
STMIK PRABUMULIH
bagi pengguna, ketika digunakan dalam kondisi tertentu.
4. Efficiency (Efisiensi). Kemampuan perangkat lunak untuk memberikan kinerja yang sesuai dan relatif terhadap jumlah sumber daya yang digunakan pada saat keadaan tersebut.
5. Maintainability (Pemeliharaan).Kemampuan perangkat lunak untuk dimodifikasi. Modifikasi meliputi koreksi, perbaikan atau adaptasi terhadap perubahan lingkungan, persyaratan, dan spesifikasi fungsional.
6. Portability (Portabilitas). Kemampuan perangkat lunak untukditransferdari satu lingkungan ke lingkungan lain.
Gambar 2.2. Model Kualitas Perangkat Lunak Model ISO 9126
Sebelum dikembangkan atau dibangun Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru berbasis online, model PMB adalah manual, di bawah ini adalah beberapa temuan hasil survei terhadap PMB yang awal sebelum dikembangkan/developmen yaitu:
1.
Pendaftaran peserta masih menggunakanmanual.2.
Calon mahasiswa baru melakukan pendaftaran dengan menulis pada formulir yang telahdisediakan.3.
Calon mahasiswa datang langsung kekampus dengan membawa berkas fisik.4.
Data calon mahasiswa baru di rekap secara komputerisasi menggunakan microsoft excel 20105.
Sekretariat PMB Melaporkan Jumlah dan datacalon mahasiswa kepada bagian Panitia input Calon Mahasiswa dan Ketua Panitia PMB.
6.
Biodata mahasiswa sering tidak valid dan tidaklengkap.7.
SekretariatPMB tidak memiliki data NIM mahasiswabaru8.
Sekretariat PMB hanya memiliki copy lembar/formulir isian mahasiswa baru.9.
Untuk pembayaran biaya pendaftaran dilakukan secara langsung pada saat pendaftran.10.
Untuk pembayaran biaya daftar ulang dilakukan pada bank.E. Ruang lingkup pengembangan
Ruanglingkuppengembangansisteminformasipenerim aanmahasiswabaru (SIPMB) mencakup:
1 Identifikasi User, berikut ini identifikasi user yang berinteraksi dengan PMB online di lingkungan Yayasan Pendidikan Prabumulih.
No User Kegiatan
1 Administrator Dapat akses semua modul sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru.
2 Pimpinan Dapat akses melihat statistik pendaftar, laporan pendaftar, laporan registrasi.
3 Admin Pendaftaran
Dapat akses konfirmasi pendaftaran, cetakkartu USM, statistik pendaftar, laporanpendaftar,
laporan registrasi, ranking lulusan, setNIM.
4 Admin
Seleksi Dapat akses entry nilai pendaftar, laporan pendaftar, ranking kelulusan.
5 User Dapat akses edit password, daftar, data pendaftar, cetak form pendaftaran, cetak kartu Ujian.
Tabel 4.1. Identifikasi user
F. Bisnis Model
Alur proses yang dikembangkan yaitu sebelum melakukan pendaftaran melalui Website PMB Yayasan Pendidikan Prabumulih, Calon Mahasiswa terlebih dahulu mempelajari Alur Pendaftaran Mahasiswa Baru.
Berikut ini adalah tata cara atau alur proses pendaftaran Calon Mahasiswa baru.
Gambar 4.1. Gambar alur pendaftaran
Keterangan:
1.
Calon Mahasiswa mengunjungi portal pendaftaran di website PMB (pendaftaran mahasiswabaru)2.
Calon Mahasiswa Mendaftarkan Akun3.
Calon Mahasiswa Login di website PMB4.
Calon Mahasiswa Meng-input Data Biodata Diri5.
Calon Mahasiswa Meng-Upload Dokumen syaratPMB
6.
Calon Mahasiswa membayar biaya pendaftaran Mahasiswa Baru di Bank.7.
Calon Mahasiswa mendapat bukti pembayaranbiaya Pendaftaran8.
Calon Mahasiswa datang ke mengupload bukti Pembayaran biaya Pendaftaran9.
Calon Mahasiswa menerima balasan verifikasi dari admin pendaftaran dimana Calon Mahasiswa sudahterdaftar10.
CalonMahasiswamelakukanCetakKartuUjianMasu kpadaportalPMB Online11.
CalonMahasiswamembawakartuujianmasukuntuk mengikutiseleksi ujian masuk PMB yang di selenggarakan oleh BagianSeleksi12.
Bagian seleksi melakukan Input Nilai Test di portal PMBOnline13.
Calon Mahasiswa dapat melihat hasil atau nilai ujian dengan login di website PMB14.
Bagian Pendaftaran melakukan registrasi dan KRS MahasiswaBaru15.
Calon Mahasiswa membayar biaya Daftar Ulang Mahasiswa baru melalui Bank dan mendapat Bukti PembayaranRegistrasi16.
Bagian Pendaftaran melakukan Verifikasi Data MahasiswaBaru17.
Bagian Pendaftaran menginput data Registrasi dan memproses NIM (Nomor IndukMahasiswa)18.
Mahasiswa Baru menerima KartuMahasiswaSementara
19.
SelesaiRencana pengembangan kegiatan dalam pengembangan sistem penerimaan mahasiswa baru online ini menggunakan model SDLC dimana proses pengembangannya menggunakan metode prototipe dasarnya dengan merancang bangun sistem setelah itu dikembangkan ke arah sesuai requarement user, jika dinyatakan sesuai dengan requarement user maka sistem tersebut dapat diimplementasikan secara langsung.
Tabel 4.2. Rencana kerja penelitian
No Jenis Kegiatan Waktu
1
Persiapan Pengumpulan Data dan Informasi PMB
Online
01April – 10April 2020
2 Bussiness modeling PMB Online
11 April – 14 April 2020
3 Data modeling PMB online 15April – 20 April 2020 4 Process modeling PMB
online
20 April – 25 April 2020 5 Application generation PMB
Online
26 April – 30 April 2020
6 Testing and turnoverOnline
PMB online 30 April 2020
7 Bussiness modeling PMB
Online 1 Mei 2020
8 Data modeling PMB online 3 Mei 2020 9 Process modeling PMB
online 4 Mei 2020
10 Application generation PMB Online
5 – 6 Mei 2020
11 Testing and turnover Offline PMB online
7 – 9 Mei 2020
12 Bussiness modeling PMB Online
10 – 13 Mei 2020
13 Data modeling Kegiatan dan Penilaian PMB online
15 Mei 2020
14 Process modeling Kegiatan dan Penilaian PMB online
16 Mei 2020
15 Application generation Kegiatan dan Penilaian PMB online
17 – 21 Mei 2020
16 Testing and turnover Offline Kegiatan dan Penilaian PMB online
22 – 25 Mei 2020
17 Penyusunan dan penyerahan laporan dan aplikasi
27 Mei – 10 Juni 2020
18 Publikasi Penelitian 11 Juni 2020
Kebutuhan dan Fungsional dalam pengembangan dan rancanganWebsite PMB Spesifikasi perangkatlunak
1. Windows 10
2. Aplikasi dapat dikembangkan berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman Sublime Text Editor, database MySql dan webserver xampp 7.3.2
3. Menggunakan Teknologi CMS Bootsrapdan Code Igniter
Keamanan dan Otentikasi
1. Penanganan Tingkat keamanan web terhadap Cross Scripting XSS, SQL Injection.
PM B
input data pendaftaran
bayar biaya pendaftaran Calon
Mahasiswa
<<include>>
bukti terima pembayaran pmb
verifikasi
pembayaran konfirmasi
pembayaran
cetak kartu ujian masuk Ban
k
<<includ e>>
seleksi ujian masuk
simpan data pembayaran input nilai ke PMB
Online
<<includ e>>
Petugas Pendaftaran
hasil ujian masuk <<includ
e>>
registrasi &
KRS
cek nilai tes
<<extend>
>
b a y a r r e g i s t r a s i
simpan/tampilkan nilai tes
verifikasi data mahasiswabaru <<extend>> PetugasSeleksi input data registrasi
& NIM
simpan bukti pembayaran
kartu mahasiswa sementara
2. Penggunaan firewall & IP restriction dan enkripsi MD5 + SSL untuk login form.
3. Database Load Balancing & Multi Master Replication (Cluster) untuk menangani akses bersamaan hanya jikadiperlukan.
4. Mekanisme Log Audit Trail untuk mencatat (User, IP Address / Host, dan Jenis Aktivitas yangdilakukan).
5. Automatic Backup tostorage.
6. Manajemen Hak Akses user sesuai dengan tugas &
fungsinya dan memungkinkan satu user memiliki beberaparole
Use Case
BisnisModelDesignUsecaseusecasediagramsysteminf ormasipenerimaan mahasiswabaru
Gambar 4.2. Use case
Dari use case diatas terdapat 4 actor, dan masing- masing actor tersebut mempunyai tugas/tujuan yang berbeda-beda yaitu antara lain:
1. Petugaspendaftaran
Petugaspendaftaranmempunyaitugasmemberikanf ormulirkepada calon pendaftar mahasiswa baru dan menerima data formulir yang telah diisi oleh calonmahasiswa.
2. PetugasSeleksi
Petugas Seleksi mempunyai tugas memberikan lembar soal test kepada calon mahasiswa baru 3. Bank
Tugasnya yaitu menerima transaksi pembayaran biaya pendaftaran dan pembayaran biaya daftar Ulang Calon Mahasiswa.
Data Design
Data Modeling Gambar di bawah ini menunjukan pemodelan database dari SIPMB.
Dari class diagram diatas terdapat 8 class yang memiliki atribut dan method yangberbeda-beda.Adapun classnya yaitu class calon mahasiswa, class data pembayaran, class bank, class data konfirmasi, class petugas pendaftaran, kelas test pendaftaran, class petugas seleksi dan class data nilai-test.
6
STMIK PRABUMULIH 7
Calon
Mahasiswa Bank
Input Data Pendaftaran PMB Online MembayarBiaya
Pendaftaran Bukti
Pembayaran PMB
PMB Online
Panitia Pendaftaran
Panitia Seleksi
Konfirmasi TelahMelakukan
Pembayaran viaSMS/Email Admin Mengverifikasi
Pembayaran Terdaftar Sebagai Calon Mahasiswa
Cetak Kartu Ujian Masuk Kartu Ujian Masuk / Seleksi PMB
Mengikuti Seleksi Ujian Masuk PMB
BagianSeleksiMelakukanInputNilaiTest
Nilai Ujian Masuk PMB
Melakukan Registrasi dan KRS Mahasiswa Baru
Membayar Registrasi Mahasiswa Baru Bukti
Pembayaran Registrasi
Verifikasi Data Calon Mahasiswa
Input Data Registrasi dan Proses NPM Kartu Mahasiswa Sementara
Gambar 4.4. Sequensial diagram
Sequence Diagram Test Calon Mahasiswa Diagram ini merupakan sequence diagram tes calon mahasiswa, menjelaskan Calon Mahasiswa melakukantes yang diadakan oleh Petugas Seleksi.
Gambar 4.5. Test case diagram User Accepted Tes
User aception test merupakan serangkaian proses pada test sistem terhadap user sebelum sistem dipergunakan, dalam melakukan proses UAT ini user akan melakukan test terhadap semua modul yang terdapat di sistem, dan user akan melakukan beberapa jawaban dari hasil tes terhadap sistem.
4.3. User Accepted Test (UAT)
N
O Deskripsi Tes Gambar Hasil Keterangan
1 Uji coba Login Sebagai Admin
Penjelasan Proses : 1. Klik Login Area 2. Masukkan Username dan Password 3. Masuk Kehalaman Administrator
O K
Sesuai
2 Uji Coba Pendaftaran Akun Mahasiswa Baru
Penjelasan Proses 1. Calon Mahasiswa Memasukkan 2. Klik daftar 3. Berhasil Mendaftar
O K
Sesuai
3 Uji Coba Login Calon Mahasiswa
Penjelasan Proses 1. Masuk menu Login 2. Memasukkan username dan Password
O K
Sesuai
4 Uji Coba ubah Password Admin
Penjelasan Proses 1. Masuk halaman Pengaturan\Reset Password 2. Reset Password 3. Password Berhasil diubah
O K
Sesuai
Dalam pengembangan dan perancangan sistem pendaftaran online penerimaan mahasiswa baru memiliki kendala teknis, adapun sistem ini dirancangdengan frame work CodeIgniter dan Bootsrap,sehingga membuat tanpilan menjadi responsive dan menjadikansisteminiuser- frendly.
Jika ada yang masih memiliki kekeliruan dalam sistem ini akan dilakukan pembahasan dengan user dikemudian pada saat akan dilakukan pengembangan.
G. Kesimpulan