DESAIN DATABASE MENGGUNAKAN MODEL DATA REA

DESAIN DATABASE MENGGUNAKAN MODEL DATA REA

A. Pengertian Database

Pengertian database menurut James A Hall

Database adalah adanya pemahaman bahwa data perusahaan harus menunjang kebutuhan informasi semua pengguna dalam organisasi tersebut. Karena itu satu aspek penting dalam pemodelan data adalah membuat suatu model yang diyakini mencerminkan realitas organisasi

Pengertian Database menurut Romney dan Steinbart

Menurut Romney dan Steinbart dan staibart database adalah program komputer khusus yang mengelola dan mengendalikan data serta peralatan lainnya, yaitu antara lain data program aplikasi.

B. Proses Desain Database

Dalam sebuah sistem informasi akuntansi kita harus menyediakan database yang handal karena hal tersebut dapat dijadikan sebagai sebuah panduan yang penting untuk mencari informasi. Guna database yang relevan itu untuk analisis biaya dan perencanaan pajak yang dilakukan pada sebuah organisasi. Berikut adalah langkah-langkah untuk mendesain database seperti gambar di bawah ini :

Pemodelan Data terjadi di sini

model data digunakan disini

Gambar : Proses Desain database

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa tahap-tahap proses desain database dimulai dari tahap analisis sistem, dimana pada tahap ini kita mulai dari perencanaan awal yang gunanya untuk untuk kebutuhan para pengguna (user) untuk merancang sistem yang baru. Tahap analisis sitem mempertimbangkan tentang kebutuhan pengguna, menjelaskan segala aspek mengenai sistem baru yang akan diajukan. Kemudian dalam analisis sistem diperlukan informasimengenai jumlah pengguna dan volume transaksi yang diharapkan yang dapat digukanan untuk pengambilan keputusan awal yang dapat digunakan untuk kebutuhan perangkat, baik perangkat keras atapun perangkat lunak.

Desain konseptual

Desain fisik

Implementasi dan konversi

Operasi dan pemeliharaan Analisis sistem

Tahap kedua yaitu desain konseptual, mengembangkan uraian penalaran dari sistem yang diusulkan untuk menentukan berbagai alternative pemenuhan kebutuhan pengguna sistem, mengembangkan skema logis untuk sistem yang baru pada tingkat konseptual.

Agar tujuan sistem dapat tercapai batas-batas sistem baru harus komprehensif. Jika batas- batas terlalu luas proyek pengembangan sistem akan menjadi sangat luas dan akibantya adalah pengimplementasian sistem baru sangat sulit diterapkkan. Adanya tim kerja yang mendesain batas-batas sistem dapat mengupayakan agar prosedur-prosedur sistem lamatidak terlalu banyak yang dirubah.

Tahap ketiga yaitu, desain fisik. Pada tahap ini kita harus membuat secara jelas mengenai desain sistem secara tertulis. Selain itu desain fisik itu dapat diartikan sebagai penentuan fisik dari komponen-komponen sebuah sistem informasi akuntansi. Desain fisik biasanya dapat berupa desain inputdesain file databasedesain inputdesain programdesain Prosedur

Tahap keempat yaitu tahap implementasi dan konversi segala aktifitas yang terkait dengan pentransferan data dari sistem yang sudah ada sebelumya ke sistem informasi akuntansi database yang baru, dari menguji sistem baru sampai pada melatih karyawan agar para pegawai mengerti menggunakannya. Kegiatan konversi itu dapat diartikan sebagai perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru, biasanya konversi tersebut mencakup perangkat lunak, perangkat keras, file data,prosedur-prosedur.

Tahap kelima yaitu operasi dan pemeliharaan, salah satu cara pengembangan sistem adalah mengoperasikan dan memelihara sistem baru. Untuk memastikan agar sistem baru telah berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, tim kerja harus melakukan evaluasi. Selain itu melakukanpengawasan terhadap kinerja sistem dan kepuasan pengguna untuk menentukan kebutuhan untuk membuat peningkatan modifikasi sistem.

Para akuntan diharapkan agar dapat berpartisipasi dalam setiap proses desain database dimana para akuntan tersebut dapat membatu dalam hal pengevaluasian proyek dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para penguna. Selain itu para akuntan dibutuhkan untuk menguji ketepatan database yang baru. Sehubungan dengan itu para akuntan banyak yang menjadi pengguna regular dari database bahkan mereka memiliki tanggung jawab atas manajemennya yang di karenakan sering berpartisipasi.

C. Pemodelan data

Pemodelan data menurut Romney dan Steinbart adalah : Proses menjelaskan sebuah database, sehingga ia dengan jujur merepresentasikan seluruh aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal

D. Diagram Hubungan- Entitas

Menurut Romney dan Steinbart diagram hubungan-entitas (entity-relationship- E-R diagram) adalah : Sebuah teknik grafis untuk menggambarkan sebuah skema database.

Menurut para ahli :

Brady dan Loonam (2010), diagram hubungan entitasadalah : Teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh sistem analisis dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem.

Whitten and Bentley (2007 : 271), diagram hubungan entitas adalah : sebuah diagram yang menggambarkan data dalam bentuk entitas-entitas beserta hubungan yang terbentuk antar data tersebut.

E. Pengertian Entitas

Entitas menurut Romney dan Steinbart adalah :apa pun mengenai apa yang organisasi ingin kumpulkan dan simpan mengenai informasi. Sedangkan entitas menurut kami adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data yang memiliki hubungan antar segmen data mengenai peristiwa bisnis. Sebagai contoh :penjualan ke pelanggan dan pengiriman dari pemasok.

Biasanya dalam sebuah database relasional tabel- tabel terpisah akan dibuat untuk menyimpan informasi mengenai setiap entitas yang berbeda dalam diagram E-R biasanya entitas digambarkankan sebagai segi empat.

Berikut ini diagram E-R menurut nugroho wijayanto :

1 M M M

Diagram E-R

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa simbol segi empat dapat dikatakan sebagai entitas, dan simbol berlian dapat menunjukan hubungan. Simbol garis yang disertai dengan angka 1 menunjukan hubungan satu dan hurum M menunjukan hubungan banyak. Pada gambar diatas jelas bahwa setiap pemasok dapat memasok berbagai jenis barang (hubungan 1 dan M), dan berbagai jenis barang dapat di simpan berbagai lokasi (hubungan M dengan M).

F. Model data REA

Model data REA menurut Romney dan Steinbart adalah data yang digunakan untuk mendesain database SIA. Ia mengandung informasi mengenai tiga jenis entitas yang fundamental : sumber daya, peristiwa dan agen.

Model data REA menurut James A Hall adalah sebuah framework akuntansi untuk memodelkan resources, events, dan agents yang penting dalam suatu organisasi dan membuat garis hubungan/keterkaitan diantara ketiganya.

G. Tiga Jenis Dasar Entitas

Sumber daya yang didapatkan dan digunakan organisasi, peristiwa (aktivitas bisnis) yang dijalankan organisasi, serta agen yang berpartisipasi dalam peristiwa ini adalah tiga kategori yang berbeda dalam pengklasifikasian entitas, dari mengklasifikasikan entitas inilah yang dinamai Model data REA .

1. Sumber Daya (resources) menurut Romney dan Steinbart adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomis untuk organisasi.

Sumber Daya (resources) menurut James A Halladalah semua hal yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan.

pemasok memasok barang disimpan lokasi

2. Peristiwa (event) menurut Romney dan Steinbart adalah berbagai aktivitas bisnis mengenai informasi apa yang manajemen ingin kumpulkan untuk perencanaan atau tujuan pengendalian.

Peristiwa (event) menurut James Hall adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan (stock flow).

3. Agen (agents) menurut Romney dan Steinbart adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam peristiwa dan mengenai bagi siapa informasi diperlukan bagi perencanaan, pengendalian dan tujuan evaluasi.

Agen (agents) menurut James A Hall adalah orang-orang atau department yang terlibat dalam economic events dan support events.

Menurut james hall diagram rancangan dasar sebuah diagram REA sebagai Berikut :

participate

Stock flow

Duality participate Gambar : Basic REA model

Economic Resource

Yang dimaksud dengan peristiwa ekonomi adalah semua hal yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan. Secara definisi adalah semua objek baik yang langka maupun yang masih berada dalam kendali perusahaan.sumber daya biasanya digunakan dalam pertukaran ekonomi dengan para rekan bisnis entah mengalami kenaikan atau penurunan akibat pertukaran tersebut.

Economic Resource Economic event

External economic agent

Internal economic agent

Economic Events.

Pemodelan REA mencakup dua peristiwa.. Yang dimaksud dengan peristiwa ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan (stock flow) pada gambar diatas . Hal itu disebabkan oleh berbagai macam aktivitas seperti penjualan produk ke pelanggan, penerimaan uang dari pelanggan, dan pembelian bahan baku dari vendor. Economic events adalah elemen sistem informasi yang sangat penting dan harus ditangkap secara terpilah atau serinci mungkin supaya memberikan suatu database yang lengkap.

Support events mencakup pengendalian (control), perencanaan, dan berbagai aktivitas manajemen yang terkait dengan economic events, tetapi tidak secara langsung memberi efek perubahan resources. Contoh support events adalah (1) menentukan ketersediaan inventori untuk pelanggan sebelum melakukan penjualan, (2) melakukan verifikasi terhadap informasi pendukung (dengan melakukan pencocokan tiga dokumen/three-way-match) sebelum melakukan pembayaran ke vendor, dan (3) melaukan pengecekan kartu kredit sebelum memproses penjualan.

Agents.

Agen ekonomi adalah orang-orang atau department yang terlibat dalam economic events dan support events. Mereka adalah pihak-pihak baik di dalam maupun di luar organisasi yang memegang kebijaksanaan untuk memutuskan akan menggunakan atau menolak dalam transaksi economic resources.

Masing-masing economic event terkait dengan setidaknya satu agent internal atau satu agent eksternal yang terlibat dalam pertukaran/transaksi tersebut.

Peran masing-masing agent internal dan eksternal dengab pihak luar biasanya terlihat jelas. Contohnya, dalam transaksi penjualan, agent internal adalah para karyawan perusahaan dan eksternal agent adalah pelanggan. Namun, untuk transaksi yang terjadi internal dalam perusahaan, peran agent internal dan eksternal tidak begitu terlihat jelas. Kesepakatan atau konvensi dalam pemodelan REA adalah menganggap transaksi semacam itu adalah seperti transaksi penjualan. Contohnya, dalam proses pemindahan produk dari work-

in-process ke inventory barang jadi, maka karyawan bagian work-in-process dianggap sebagai agent yang menjual produk ke karyawan bagian inventory barang jadi. Jadi karyawan yang menyerahkan kendali dan mengurangi resources (dalam hal ini karyawan bagian work-in-process) adalah internal agent sedangkan karyawan yang baru memegang kendali dan menambah resource (dalam hal ini adalah karyawan bagian inventory barang jadi) adalah eksternal agent.

Agent internal dan eksternal juga terlibat dalam support events, namun jenis pertukaran/transaksi yang terjadi adalah transaksi/pertukaran informasi dan bukan economic resources. Contohnya, pelanggan (agent eksternal ) yang mengecek harga produk menerima informasi dari karyawan penjualan (internal agent), yang menyerahkan informasi. Dengan mengaitkan agents internal dengan cara ini akan meningkatkan pengendalian dan memungkinkan organisasi menilai berbagai tindakan yang diambil oleh para karyawannya.

Dualitas. Fitur semantik REA diturunkan dari komponen-komponen dalam transaksi ekonomi. Dasar pemikiran dibalik transaksi ekonomi adalah bahwa dua agents memberikan resource kepada yang lain dan dengan cara menukar resource yang lain sebagai gantinya. Dalam realitanya, pertukaran tersebut adalah sepasang economic events, yang disajikan melalui asosiasi dualitas.

H. Menyusun hubungan : Rancangan REA dasar

Pola dasar entitas ditentukan oleh sumber daya, peristiwa dan agen. Fitur-fitur esensial dasar dari pola tersebut adalah sebagai berikut :

1. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi 2. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya

3. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.

Gambar : rancangan REA standard

Pada gambar yang berbentuk wajik diatas menunjukkan penjelasan jenis hubungan, yang mana agen ikut serta dalam kejadian ini. Merefleksikan fakta dimana organisasi harus menyerahkan satu sumber daya seperti kas, dan untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti persediaan adalah hubungan dualisme ekonomi diantara peristiwa “mendapatkan” dan peristiwa “memberikan”. Merepresentasikan baik arus masuk dan arus keluar sumber daya merupakan hubungan alir stok antara sebuah peristiwa dan sebuah sumber daya.

Sumber daya A

Sumber daya B

Arus masuk

Arus keluar

Memberi sumber daya B Menerima sumber daya A

pelaku pelaku pelaku

pelaku Pelaku

internal

Pelaku eksternal

Pelaku internal

Pelaku internal Dualitas

ekonomi

Aturan 1: Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan ke Setidaknya Satu Entitas Sumber Daya

Wajib menghubungkan peristiwa setidaknya ke satu sumber daya yang dipengaruhi. Seperti yang terdapat pada gambar di atas dalam beberapa peristiwa yang dilabeli “Mendapatkan Sumber Daya A”, sebuah sumber daya yang ditingkatkan kualitasnya. Seperti dalam penerimaan pembayaran dari pelanggan yang meningkatkan jumlah kas dan penerimaan barang dari pemasok yang meningkatkan kualitas persediaan ditangan termasuk dari peristiwa “mendapatkan”. Dan dalam peristiwa lainnya secara lansung menurunkan kualitas sebuah sumber daya yang dilabeli “Memberikan Sumber Daya B”. seperti membayar pemasok dan menjual barang, yang menurunkan jumlah kas dan kualitas persediaan ditangan secara berurutan termasuk dari peristiwa “memberikan”.

Hubungan alir stok yaitu menunjukkan baik arus masuk atau arus keluar sumber daya dan kadang disebut juga sebagai hubungan yang memengaruhi kualitas sumber daya. Meski demikian, kualitas sumber daya secara langsung tidak dapat diubah oleh setiap peristiwa yang ada. Seperti pemesanan ke pemasok yang memperlihatkan komitmen yang nanti menghasilkan pembelian persediaan berikutnya, sama seperti permintaan dari pelanggan yang memperlihatkan komitmen yang nantinya menunjukkan penjualan barang dimasa yang akan datang. Tetapi dalam gambar diatas tidak terdapat peristiwa komitmen seperti itu. Meskipun organisasi perlu melacak pengaruh dari komitmen tersebut, baik dalam untuk tujuan perencanaan maupun dalam menyediakan jasa yang lebih baik. Misalnya, dalam permintaan pelanggan itu dapat menurunkan kualitas yang tersedia atas barang persediaan spesifik yang dipesannya. Para staf penjualan harus mengetahui peristiwa ini supaya dapat merespon dengan layak pertanyaan dari permintan pelanggan selanjutnya. Informasi mengenai pesanan/permintaan pelanggan untuk merencanakan produksi mungkin yang digunakan oleh perusahaan manufaktur.

Aturan 2: Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan ke Setidaknya Satu Entitas Peristiwa Lainnya

Pada gambar rancangan REA standard, memperlihatkan bahwa peristiwa Mendapatkan Sumber Daya A dihubungkan dengan peristiwa Memberi Sumber Daya B, terdapat hubungan dualisme ekonomi yang dilabeli. Hubungan dualisme dapat dijelaskan dengan siklus akuntansi dan biasanya beberapa peristiwa dikaitkan dengan peristiwa yang lainnya.