21
3.1. Sejarah dan Latar Belakang U.D Surya Motor
U.D Surya Motor adalah sebuah kegiatan usaha yang bertugas untuk mendistribusikan produk helm DMI yang di produksi oleh PT. XYZ. U.D Surya Motor berdiri pada akhir tahun 1998 setelah krisis moneter yang melanda perekonomian Indonesia. Pada waktu itu kantor pusat yang bertempat di Jakarta menilai bahwa distributor yang lama, yaitu U.D Aneka Sakti yang bertempat di Jl.
Walikota Mustajab, Surabaya tidak berkembang. Kemudian pihak produsen (PT.
XYZ) menunjuk Bapak Budhi yang saat itu bertugas di Semarang sebagai distributor yang baru di Surabaya untuk mendistribusikan produk helm DMI di wilayah Jawa Tengah, Jawa Timur dan pulau-pulau besar lainnya di Indonesia Timur, seperti Kalimantan, Bali, Sulawesi, Lombok, dan Sumbawa. Sejak saat itu, berdirilah U.D Surya Motor yang bertempat di Jl. Margomulyo 44 blok CC / 17 Surabaya.
Sampai saat ini, U.D Surya Motor memiliki 31 karyawan, diantaranya 6 orang di bagian administrasi, 11 orang di bagian gudang, 8 orang wiraniaga (1 dalam kota, dan 7 lainnya berada di luar kota), dan 6 orang sopir pembantu. Selain itu, U.D Surya Motor juga memiliki 3 buah mobil box untuk mengirimkan pesanan barang ke jasa ekspedisi, dan 5 mobil pick-up untuk wiraniaga yang ada di luar kota.
3.1.1. Garis Besar Perusahaan U.D Surya Motor Surabaya.
Alamat : Jl. Margomulyo 44 blok CC / 17 Surabaya.
Telp / fax : (031) 7494107 Fax : (031) 7494108
3.2. Kegiatan dan Platform Usaha U.D Surya Motor
U.D Surya Motor adalah anak perusahaan dari PT. XYZ selaku produsen yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan produk helm DMI di wilayah Jawa Tengah, Jawa Timur dan pulau-pulau besar lainnya di Indonesia Timur, seperti Kalimantan, Bali, Sulawesi, Lombok, dan Sumbawa.
3.2.1. Prosedur dan Mekanisme Penjualan
Pembelian barang yang dilakukan oleh pelanggan adalah melalui wiraniaga yang datang untuk taking order maupun melalui telepon (tele-sales) langsung ke U.D Surya Motor. Setelah pesanan dari pelanggan diterima oleh staf administrasi, maka selanjutnya akan dicatat ke dalam nota. Staf administrasi berhubungan langsung dengan staf gudang, untuk memastikan apakah stok barang yang dipesan oleh pelanggan masih tersedia. Setelah itu, staf administrasi membuat surat jalan dan diberikan kepada staf gudang untuk diperiksa.
Kemudian staf gudang melakukan pengepakan barang, dan setelah selesai maka staf gudang memasukkan barang ke dalam mobil box, dan memberikan surat jalan kepada sopir untuk segera dikirim ke jasa ekspedisi. Jasa ekspedisi itu yang kemudian akan mengirimkan barang sampai ke pelanggan. Untuk lebih jelasnya, maka mekanisme kerja nya kami lampirkan pada gambar berikut ini :
Gambar 3.1. Mekanisme Kerja U.D Surya Motor Sumber : Data Internal Perusahaan (telah diolah kembali)
U.D SM
Pelanggan Wiraniaga
Tele- Marketing
Staf Administrasi
Staf Gudang
Sopir
Ekspedisi Transfer/
BG
1
2
3
4
5 6
7
Keterangan :
1. Pelanggan memesan barang melalui wiraniaga yang datang untuk taking order maupun melalui telepon (tele-sales) langsung ke U.D Surya Motor. Pelanggan yang memesan melalui telepon biasanya adalah agen, maupun toko-toko besar yang sudah punya hubungan baik dengan U.D Surya Motor.
2. Seluruh pesanan yang ada diserahkan ke staf administrasi untuk dibuat nota.
3. Staf administrasi berhubungan langsung dengan staf gudang, untuk memastikan apakah stok barang yang dipesan oleh pelanggan masih tersedia.
Staf administrasi juga membuat surat jalan yang kemudian diberikan kepada staf gudang untuk diperiksa.
4. Staf gudang melakukan pengepakan barang, dan setelah selesai maka staf gudang memasukkan barang ke dalam mobil box, dan memberikan surat jalan kepada sopir.
5. Setelah pengepakan selesai, maka selanjutnya sopir mengirimkan barang ke jasa ekspedisi.
6. Dari ekspedisi, barang sampai ke pelanggan.
7. Pelanggan membayar ke U.D Surya Motor dengan cara transfer maupun pembayaran mundur dengan menggunakan Bilyet Giro (BG)
3.2.2. Produk yang didistribusikan
Adapun produk - produk yang didistribusikan oleh U.D Surya Motor meliputi:
a. Helm merk AGV :
• GP 1 2004/2006
• Rossi Motto GP
• RC 5 Pro
b. Helm merk ACERBIS :
• VHS
c. Helm merk AIROH :
• Loex (polos & stiker) d. Helm merk INK :
• Vector
• Top Gun
• CL 25
• CL 27
• Krypton
• Newton Series
• GP West Series
• GP Racer Series
• CX 22 Sport (polos & stiker)
• CX 390 Series (polos & stiker) e. Helm merk KYT :
• All England
• Ceviro Pro
• 805 RX-Speed
• Cross Pro
• Stream
• Forza (polos & stiker)
• Jet XR Series (polos & stiker)
• Foxer
f. Helm merk NHK :
• N-800
• N-800 RX g. Helm merk BMC :
• Star Series (stiker)
• Jazz Series
• 203 Series (stiker)
• 360 Series
• 380 (polos & stiker).
• 380 Touring Series
• 400 Series (polos kaca smoke & stiker kaca pelangi)
• 550 Series (stiker kaca pelangi)
• 560 Series (stiker kaca smoke)
• 700 Series (stiker)
• GT Grand
• GT Classic h. Helm merk MDS :
• Vegaz Series
• R800 Series (stiker)
• 701 Series
• 703 Series (stiker)
• 803 Series
• S510 Series (polos & stiker)
• VPX- 300 i. Helm merk GM :
• Thunder
• Wings
• Huriken
• Blade
• Viper
• Hard Rock
• Evolution (polos & stiker)
• Freeze
• Blazer
• Lotus
• Spyder
• GIVI Strike
• GIVI Airtec j. Helm merk MAZ :
• M-430
• M-450 (kaca polos & kaca pelangi)
• M-650
k. Helm merk MIX :
• MIX-MX (polos)
• MIX V Pro (polos & stiker) l. Helm merk DMI :
• F 47
• F 75
• G 42
• G 74 KV
• GAG Crown
• GAG 500
• GAG 600
• V 6 AQ
• V 31 BV
• K-02
• TOP
• XQ
3.2.3. Distribusi dan Penjualan
Untuk mendistribusikan helm DMI di pasar Indonesia Timur, maka U.D Surya Motor menggunakan strategi Selective Distribution, dimana tenaga penjual atau wiraniaga menawarkan produk kepada toko / agen yang menjual produk specialty goods, khususnya produk helm.
Saluran pasar yang digunakan adalah saluran Specialties, yaitu toko / agen yang khusus menjual helm dan variasi sepeda motor.
Armada yang digunakan untuk mendistribusikan produk antara lain : 3 mobil box untuk mengirimkan pesanan barang ke jasa ekspedisi (dalam kota), dan 5 mobil pick-up untuk wiraniaga yang ada di luar kota.
3.3. Bagan Struktur Organisasi U.D Surya Motor, Surabaya
Gambar 3.2. Struktur Organisasi U.D Surya Motor Sumber : Data Internal Perusahaan (telah diolah kembali)
Penjelasan tugas dari masing-masing bagian : a. Pimpinan :
- Mengontrol seluruh kegiatan operasional perusahaan.
- Berhubungan langsung dengan produsen.
- Mengontrol kinerja seluruh bagian yang ada.
b. Administrasi :
1. Kepala Administrasi :
- Mengontrol dan memeriksa kembali pekerjaan yang telah dilakukan kasir dan karyawan administrasi yang lain seperti kas kecil, cek faktur dan tagihan, serta menerima order lewat telepon (telesales).
2. Faktur dan tagihan :
- Membuat faktur-faktur jual dan beli serta tagihan U.D Surya Motor.
- Mencatat data stok barang yang ada di gudang di computer.
Pimpinan Budhi Kosasih
Gudang 11
Wiraniaga 8
Kasir 1
Administrasi 5
Sopir 6
3. Kas kecil :
- Mencatat pengeluaran harian U.D Surya Motor.
- Berhubungan dengan pihak ekspedisi, dan membuat surat jalan.
4. Pembukuan :
- Mencatat pembukuan jual maupun beli U.D Surya Motor.
c. Kasir :
Melayani pembayaran dari pelanggan dan pembayaran dari U.D Surya Motor ke produsen (PT. XYZ).
d. Wiraniaga :
Mencari order dan melakukan penagihan pembayaran kepada pelanggan.
e. Gudang :
1. Kepala gudang :
- Menghitung jumlah barang yang masuk ke gudang jika ada pengiriman barang dari produsen.
- Mengontrol pekerjaan karyawan gudang yang lain.
- Kroscek faktur dari produsen.
2. Cek barang :
- Cek barang yang masuk ke gudang.
- Cek faktur dari produsen sebelum menyampaikannya ke bagian administrasi.
- Cek stok barang yang ada di gudang dan koordinasi dengan bagian administrasi yang memasukkan data stok barang ke komputer.
3. Pegawai gudang :
- Memasukkan barang yang baru datang ke gudang.
f. Sopir :
Mengantar pesanan barang ke jasa ekspedisi.
3.4. Visi dan Misi U.D Surya Motor, Surabaya
Untuk mendapatkan hasil terbaik dalam kelangsungan jalannya usaha U.D Surya Motor, maka diperlukan visi serta misi yang tepat sebagai dasar pencapaian suatu tujuan usaha.
1. Visi U.D Surya Motor
Menjadi distributor helm DMI terbaik dengan memberikan pelayanan yang terbaik dan mengutamakan kepercayaan dengan pelanggan.
2. Misi U.D Surya Motor
Mendistribusikan barang secara merata kepada seluruh pelanggan dan menjalin hubungan baik dengan pelanggan maupun agen.
3. Strategi U.D Surya Motor
- Berusaha melayani pelanggan dengan baik dan ramah.
- Melakukan pendekatan sebaik mungkin, dan menjalin hubungan baik dengan pelanggan.
3.5. Keterkaitan Fakta dengan Studi Kasus
Berdasarkan hasil pengamatan penulis terhadap U.D Surya Motor Surabaya yang mengalami masalah keterlambatan pengiriman dari produsen, maka penulis akan berusaha membantu memberikan solusi yang efektif bagi perusahaan, agar keterlambatan pengiriman tersebut dapat ditekan sekecil mungkin.
