• Tidak ada hasil yang ditemukan

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI"

Copied!
9
0
0

Teks penuh

(1)

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM

INFORMASI AKADEMIK (SIMAK) UNIVERSITAS

INDO GLOBAL MANDIRI

Terttiaavini

1)

1)

Program Studi Sistem Informasi Universita s Indo Global Mandiri Jl Jend. Sudirman No. 629 KM. 4 Palembang Kode Pos 30129

Email : avini.saputra@uigm.ac.id 1)

ABSTRACT

Colleges are educational institutions run education system with the aim to produce young people who excel, qualified, and ready to use. One type of college is the University. Universities are educational institutions that have diverse faculties and departments so as to management requires an appropriate academic information system and ca n follow the changes and dynamic development. To get an information system that is reliable, it is necessary to the analysis and design of academic information system that is dynamic, in that it is based on information technology, so as to provide optimal academic services to students and the entire academic community. To ensure academic activity that goes well, it is necessary to analyze the application of academic information system that can measure the effectiveness of academic data processing activities. With periodic evaluation system, it can be known whether the system is still able to meet the information needs in UIGM. The evaluation method used system technology utilization by using COBIT Framework is to process planning and Organisation (Planning & Organisation) and Delivery and Support (Delivery & Support). Maturity value of the calculation results show that the system is at a value of Academic UIGM 2035. The value at the level of repeatable but intuitive. This means that SIMAK used today, does not support the academic data processing activities to the fullest. Necessa ry for the development or improvement of the system.

Keywords : Analysis, Academic Information Systems, COBIT Framework

1. Pendahuluan

Memasuki era informasi, teknologi informasi tumbuh berkembang dan mempengaruhi kehidupan manusia. Perkembangan Sistem Informasi yang semakin cepat mempengaruhi kegiatan pada organisasi besar maupun kecil. Organisasi yang tidak menggunakan Sistem Informasi, dan belum memiliki suatu perencanaan Sistem Informasi akan kalah bersaing dengan kompetitornya. Perencanaan strategis Sistem informasi membutuhkan dukungan organisasi, infrastruktur dan perangkat teknologi informasi. Menurut O’Brien dan Marakas (2008:7), “information system can be any organized combination of people, hardware, software, communication networks and data resources that collect, transform, disseminates information in a organization”.

Dalam membangun Sistem informasi di suatu organisasi harus melibatkan orang ahli yang dapat merumuskan kebutuhan Sistem. Uji kelayakan sistem perlu dilakukan untuk memastikan apakah pengembangan sistem informasi tersebut sudah mesti dilakukan dan sistem yang bagaimana yang dibutuhkan suatu organisasi. Orgnisasi yang mengunakan sistem informasi tentu memiliki perencanaan tata kelolah informasi yang baik. Membuat dasar tata kelolah mesti dilakukan oleh orang ahli dan melibatkan pimpinan dalam mengambil keputusan. Menurut IT Governance Institute (ITGI), IT governance (tata kelola TI) merupakan tanggung jawab dewan direksi dan manajemen tingkat atas. Tata kelola TI merupakan bagian dari pengelolaan perusahaan dan terdiri dari pimpinan,semua anggota susunan organisasi dan

proses-proses yang mempunyai maksud untuk memastikan bahwa TI yang ada mendukung dan membantu dalam pencapaian strategi dan tujuan organisasi. Sistem informasi yang menggunakan teknik tambal sulam akan sulit beradaptasi dengan sistem yang sudah ada. Dampak buruknya adalah menggurangi output dan kinerja sistem itu sendiri. Selain itu ketidak akuratan data yang dihasilkan akan menyulitkan pimpinan dalam mengambil keputusan. Pemboroasn waktu, keterlambatan ouput dan kesulitan dalam menyimpulan hasil akhir merupakan tanda menurunnya kinerja sistem. Oleh karena itu perlu dilakukan audit sistem untuk memastikan apakah sistem tersebut perlu di upgrade atau di maintanance.

(2)

Universitas. Akhirnya tahun 2012 dilakukan pengembangan sistem Informasi akademik yang dinamakan SIMAK. SIMAK dibangun untuk membantu kegiatan akademik agar dapat berjalan lebih baik. Dengan dukungan database yang terorganisir, diharapkan SIMAK mendukung kegiatan pengolahan data yang lebih efektif, baik dalam penyajian data dan pembuatan laporan yang dapat memenuhi kebutuhan Universitas. Aplikasi tersebut didukung oleh program Visual Delfi dan database mysql.

Saat ini Penerapan SIMAK berjalan sudah 6 bulan. Perlu dilakukan evaluasi agar dapat mengukur fungsionalitas dari SIMAK. Hasil dari evaluasi dapat menyimpulkan fungsi/proses apa yang sudah berjalan dengan baik dan yang belum/tidak berjalan dengan baik. Menurut Arikunto (2010:1). Evaluasi sebagai sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai beberapa kegiatan yang direncanakan utnuk mendukung tercapainya tujuan. Teknik evaluasi dilakukan dengan cara pengumpulan data, yang dilakukan dengan cara penyebaran kuesioner dan wawancara kepada kepala BAAK dan staf BAAK. Instrumen kuesioner diukur dengan menggunakan indikator pengukuran pada Cobit framework. Cobit adalah Control Objectives for Information and Related Technology yang merupakan audit Sistem Informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA) dan IT Governance Institute (ITGI). Cobit bermanfaat bagi auditor karena merupakan teknik yang dapat membantu dalam identifikasi IT controls issues. Cobit berguna bagi IT users karena memperoleh keyakinan atas kehandalan sistem aplikasi yang dipergunakan. Sedangkan para manajer memperoleh manfaat dalam keputusan investasi di bidang TI serta infrastrukturnya, menyusun strategic IT Plan, menentukan information architecture, dan keputusan atas procurement (pengadaan/pembelian) aset. Cobit menggunakan model perhitungan maturity value untuk menghitung tingkat kematangan masing-masing proses. Maturity model menggunakan metode penilaian untuk menilai proses TI yang dimilikinya dari skala nonexistent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5).

Menurut ketentuan dalam ISAC Foundation (2007), pemetaan status kematangan proses teknologi informasi dapat dijelaskan sebagai berikut : Skala 0 : Non-Existent, Skala 1 : Initial, Skala 2 : Repeatable but Intuitive, Skala 3 : Defined Process; Skala 4 : Managed and Measurable, Skala 5 : Optimized; Rinci skala kematangan dapat dilihat pada table dibawah ini :

Tabel 1. Representasi Indek Kematangan

Tujuan dari analisa sistem ini adalah mengevaluasi penerapan SIMAK agar dapat dijadikan tolok ukur untuk pengembangan Sistem Informasi akademik UIGM.

2. Pembahasan

Tahapan dalam analisa sistem informasi SIMAK adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasikan masalah.

Permasalahan yang diangkat adalah untuk mengukur sejauh mana penerapan SIMAK tersebut memenuhi kebutuhan organisasi.

2. Merumuskan dan membatasi masalah.

Adapaun domain pada Cobit Framework yang menjadi indikator pengukuran adalah PO6, PO&, PO9, DS1, DS3, DS4, DS5, DS10, DS12, dan DS13. 3. Melakukan Studi Pustaka.

Penelitian ini menggunkan Cobit Framework dengan perhitungan menggunkan Maturity value. Referensi diperoleh dari literatur penelitian terdahulu dan handbook cobit framework versi 4.1.

4. Menentukan Desain dan Metode Penelitian.

Metode penelitian yang digunakan adalah evaluation research. Pada jenis penelitian ini data menjadi hal yang penting dalam menyimpulkan kondisi sistem. 5. Menyusun Instrumen dan mengumpulkan data.

Penyusuan item kuesioner, pengumpulan data dan perhitungan data mesti mengikuti aturan yang standar, agar memperolah data yang valid dan reliable. 6. Menganalisa dan menyajikan hasil.

Data yang dikumpulkan akan dihitung, Total Nilai kematangan dari pernyataan, Menghitung nilai ketergantungan pada level kematangan, Menghitung nilai normal kematangan dan Menghitung tingkat kepatuhan. Nilai tingkat kepatuhan merupakan nilai maturity level suatu proses.

7. Menginterpretasikan temuan dan membuat kesimpulan.

Hasil analisis data masih berbentuk temuan yang belum diberi makna. Pemberian makna atau arti temuan dilakukan setelah data menghasilkan suatu angka. Angka tersebut diinterpretasi dengan tabel kepatuhan, sehingga menghasilkan kesimpulan.

Skala pengukuran

Skala yang digunakan adalah skala likert. Skala likert dapat digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang suatu keadaan. skala likert sinergikan dengan nilai kepatuhan maturity value sehingga menghasilkan tabel tingkat kepatuhan.

Tabel 2. Nilai Tingkat Kepatuhan

(3)

Domain Cobit ditentukan untuk mendefenisikan proses yang sesuai untuk penilaian. Domain di jabarkan dalam beberapa proses yaitu

Tabel 3. Kerangka Kerja dan Proses Kerja CobIT.

Proses Kerangka Kerja dan Proses Cobit /(F ramework and Proses of Cobit

Perencanaan dan Organisasi (Planning & Organisation)

PO6 Mengkomunikasikan Tujuan dan arah manajemen ( Planning & Organisation)

PO7 Mengelolah sumber daya manusia (Manage human resources)

PO9 Mengkaji Resiko (Assesess risks) Pengiriman dan Dukungan (Delivery & Support)

DS1 Menentukan dan mengelolah tingkat layanan (Define and manage service levels) DS3 Mengelolah performa dan kapasitas (Manage

performance and capacity) DS4 Meyakinkan keberlanjutan system (Ensure continuous

service)

DS5 Memastikan keamanan sistem (Ensure systems security)

DS10 Mengelolah masalah (Manage problems and incidents)

DS12 Mengelolah Fasilitas (Manage facility) DS13 Mengelolah Operasi (Manage operations)

Kerangka kerja proses Cobit merupakan indikator instrumen data yang mendasari pembuatan kuesioner. Pada Kuesioner akan ditentukan Tingkat kepentingan yang merupakan pengukuran seberapa penting proses kerja Cobit tersebut dilaksanakan pada suatu organisasi.

Sasaran penilaian dalam pembuatan kuesioner dan wawancara yaitu

1. Mengukur apakah penerapan SIMAK sudah disosialisasikan pada pengguna.

2. Mengukur apakah sumber daya manusia (brainware) yang menjalakan sistem tersebut mampu menjalankannya dengan baik.

3. Mengukur apakah SIMAK sudah diantisipasi terhadap resiko yang mungkin timbul.

4. Mengukur apakah pengelolahan performan dan kapasitas SIMAK sudah sesuai dan dapat mendukung pelaksanaan akademik dengan baik.

5. Mengukur apakah SIMAK masih dapat digunakan untuk memproses kegiatan akademik.

6. Mengukur apakah SIMAK sudah didukung keamanan yang memadai, baik dari segi penyimpanan data, ruang, virus dan dari orang yang tidak berkepentingan.

7. Mengukur apakah sejak penggunaan SIMAK masalah yang ditemui saat pelaksanaan akademik dapat diselesaikan dengan baik.

8. Mengukur apakah fasilitas yang disediakan dapat mendukung kegiatan pelaksanaan proses SIMAK dengan baik.

9. Mengukur apakah dokumentasi penggunaan SIMAK tersimpan dengan baik dan hasil / report dapat memenuhi kebutuhan informasi organiasasi.

Unit penarikan sampel (sampel unit)

Pengambilan sampel dilakukan dengan mempertimbang kan siapa yang berkompeten memberikan penilaian yaitu

a. Mahasiswa yang telah melakukan entry dan cetak KRS.

b. Dosen yang pernah melakukan proses entry nilai. c. Staf BAAK yang menggunakan aplikasi SIMAK.

Instrumen Penelitian

Setelah ditentukan indikator penilaian, selanjutnya disusun instrumen penilaian. Jumlah aitem instrumen = 30 aitem. Masing-masing proses mewakili 3 item.

Analisa Sistem Informasi Akademik (SIMAK) Dalam aplikasi SIMAK terdapat beberapa proses yang dikelompokkan berdasarkan kegiatan yaitu

a) Login

Login merupakan akses masuk kedalam Aplikasi SIMAK. Hanya orang yang berwenang yang dapat membuka aplikasi website.

b) Pengolahan data Mahasiwa terdiri dari : 1. Entry nomor induk mahasiswa baru 2. Cetak data Mahasiswa.

3. Cetak daftar asal sekolah. 4. Cetak asal daerah.

5. Cetak daftar agama Mahasiswa.

c) Pengolahan data dosen dan Mahasiswa terdiri : 1. Entry data dosen mengajar.

2. Entry tabah data mahasiswa 3. Daftar Induk mahasiswa

4. Pemeliharaan data Dosen mengajar 5. Data transisi

6. Cetak data dosen pengajar. 7. Cetak data kurikulum. 8. Cetak mahasiswa Aktif. 9. Tampilan data Mahasiswa 10. Tampilan data dosen mengajar. 11. Print out daftar Kurikulum. 12. Tabel Kurikulum.

13. Print out Rekap data dosen pengajar 14. Print out Daftar induk mahasiswa d) Pengolahan data pengajaran terdiri :

1. Entry jadwal mengajar dosen.

2. Entry Formulir Rencana Studi Mahasiswa (FRS).

3. Entry Otomatisasi KRS Paket. 4. Cetak jadwal Kuliah Mahasiswa 5. Cetak daftar perkuliahan Mahasiswa 6. Cetak Kartu Rencana Studi (KRS). 7. Cetak jadwal mengajar

8. Print out KRS

9. Print out jadwal kuliah Mahasiswa 10. Print out daftar perkuliahan Mahasiswa. 11. Print out daftar dosen mengajar. 12. Print out berita acara pengajaran. e) Pengolahan kegiatan UAS terdiri :

1. Cetak KPU. 2. Cetak absensi ujian.

3. Print out kartu peserta ujian (KPU) f) Pengolahan nilai, terdiri :

(4)

3. Entry nilai per Mahasiswa.

4. Pemeliharaan data nilai Mahasiswa.

5. Pemeliharaan data nilai mahasiswa semeter lalu 6. Cetak KHS.

7. Rekap IPS dan IPK per semester 8. Cetak daftar kumpulan nilai. 9. Cetak pengumuman nilai. 10. Cetak history nilai per semester. 11. Print out KHS

12. Print out Daftar kumpulan Nilai Histori 13. Print out Daftar nilai Mahasiswa 14. Print out Peserta dan Formulir Nilai 15. Print out Daftar nilai Mahasiswa g) Pengolahan Judul Skripsi dan PKL, terdiri :

1. Entry judul Skripsi. 2. Entry judul PKL

h) Pengolahan transfer nilai, terdiri :

1. Transfer perbaikan IPK dan IPS semester lalu 2. Transfer nilai hasil studi.

3. Transfer nilai per nim. i) Pengolahan data transkrip, terdiri :

1. Cetak transkrip.

2. Print out Daftar Kumpulan Nilai 3. Print out Transkrip Akademik 4. Berita Acara perbaikan

Analisa perangkat keras dan perangkat lunak Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak pada sistem yang berjalan adalah

Perangakat keras :

1. Komputer : Desktop

2. Processor : Intel Atom 1,66 Ghz 3. Hardisk : 500 GB

4. RAM : 2 GB

5. Printer : Epson LX-300 dan Brother 6. OS Server : Window XP 2003

7. RAM server : 300 Ghz Peranglat lunak :

1. Software depvelopment : Visual Delphi 6.0 2. Operating system : Window Server 3. Software database : MySql

Analisa tampilan Input dan Ouput

Berikut adalah beberapa tampilan pada aplikasi SIMAK.

a) Pengolahan Data Mahasiswa

1) Entry NIM mahasiswa baru

Merupakan tampilan untuk menginput NIM mahasiswa baru. Mahasiswa yang di nyatakan lulus tes PMB dan telah melakukan registrasi akan diberikan NIM.

Gambar 1. Entry NIM MHS Baru

2. Cetak data Mahasiswa

Merupakan tampilan untuk mencetak data mahasiswa berdasarkan katagori value.

Gambar 2. Cetak data Mahasiswa

b) Pengolahan data Dosen dan Mahasiswa

1) Entry Data Dosen Pengajar

Merupakan tampilan untuk menginput data Dosen mengajar. Data yang diinput disimpan dalam tabel master Dosen.

Gambar 3. Entry data dosen pengajar

2) Pemeliharaan Data Dosen Pengajar

Merupakan tampilan untuk merubah data dosen. Terdapat dua pilihan yaitu data diubah atau dihapus.

Gambar 4. Pemeliharaan Data Dosen

3) Cetak Data Dosen Pengajar

Merupakan tampilan untuk mencetak data dosen berdasarkan katagori value

(5)

4) Cetak Mahasiswa Aktif

Merupakan tampilan untuk mencetak daftar Mahasiswa aktif ber- dasarkan periode dan angkatan.

Gambar 6. Cetak Mahasiswa aktif

5) Tampilan Data Mahasiswa

Merupakan tampilan untuk menampilkan detail data Mahasiswa.

Gambar 7. Tampilan data Mahasiswa

6) Tampilan Data Dosen Pengajar

Merupakan tampilan untuk menampilkan detail data Dosen.

Gambar 8. Tampilan data dosen mengajar

7) Print out Rekap Data Dosen Pengajar

Merupakan print out daftar dosen mengajar berdasarkan jurusan.

Gambar 9. Print out Rekap Dosen Pengajar

8) Print out Daftar Induk Mahasiswa

Merupakan print out daftar induk masiswa.

Gambar 10. Print out daftar induk Mahasiswa

c) Pengolahan Data pengajaran

1) Entry Jadwal Mengajar Dosen

Merupakan tampilan untuk mengentry data Dosen mengajar. Berdasarkan mulai per- kuliahan dan tangal cetak jadwal mengajar

Gambar 11. Entry jadwal mengajar dosen

2) Entry Formulir Rencana Studi Mahasiswa (FRS) Merupakan tampilan untuk entry rencana studi MHS berdasrkan FRM. MHS dapat memilih mata kuliah berdasrkan kurikulum yang ditawarkan. Pilihan MK tersebut ditulis dalam FRS dengan persetujuan dari PA

Gambar 12. Entry FRS

3) Cetak Jadwal Kuliah Mahasiswa

Merupakan tampilan untuk mencetak Jadwal kuliah berdasarkan NPM.

Gambar 13. Cetak jadwal kuliah mahaiswa

4) Cetak Kartu Rencana Studi (KRS)

(6)

Gambar 14. Cetak kartu rencana studi (KRS)

5) Print out KRS

Merupakan keluaran berupa Kartu Rencana Studi (KRS).

Gambar 15. Print out KRS

6) Print out Jadwal Kuliah Mahasiswa

Merupakan keluaran berupa Jadwal Kuliah per Mahasiswa.

Gambar 16. Print out jadwal kuliah Mahasiswa

d) Pengolahan Nilai

1) Entry Nilai per Mahasiswa

Merupakan tampilan untuk menginput data Nilai per Mahasiswa. Daftar matakuliah yang tampil sesuai dengan KRS yang diambil pada tahun bersangkutan

Gambar 17. Entry nilai per Mahasiswa

2) Cetak KHS

Merupakan tampilan untuk mencetak kartu hasil studi Mahasiswa

Gambar 18. Cetak KHS

3) Cetak Daftar Kumpul Nilai

Merupakan tampilan untuk mencetak daftar kumpulan nilai. Pencetakan berdasarkan NPM, Nomor transkrip, tanggal cetak dan pimpinan yang mengesahkan

Gambar 19. Cetak daftar kumpulan nilai

4) Print out KHS

Merupakan keluaran berupa Kartu Hasil Studi (KHS) per Mahasiswa.

Gambar 20. Print out KHS

e) Pengolahan Judul Skripsi dan PKL

1) Entry judul Skripsi

Merupakan tampilan untuk menginput data Skripsi mahasiswa yang terdiri atas tgl menyusun, tgl selesai, Judul skripsi dan tema skripsi

(7)

f) Pengolahan Data Transkrip 1) Cetak Transkrip

Merupakan tampilan untuk mencetak transkrip dengan bahasa indonesia.

Gambar 22. Cetak transkrip

2) Print out Transkrip Akademik

Merupakan keluaran berupa Transkrip Akademik

Gambar 23. Print out transkrip nilai

Hasil Penelitian

Karakteristik responden anggota perpustakaan. Berdasarkanpengguna, maka karakteristik responden ditampilkan pada Tabel 10.

Tabel 4. Karakteristik Responden

Jurusan Jumlah

Responden Persentase

Dosen 2 20%

Pegawai BAAK 2 20%

Mahasiswa 6 60%

Jumlah 10

Analisa Deskriptif

Berikut adalah proses pengolahan data kuesioner berdasarkan Maturity Model.

Perhitungan Maturity Level Value

Tahapan menghitung Maturity Level Value berdasarkan pada jawaban responden pada kuesioner yang disebar. Seluruh jawaban responden di masukkan kedalam tabulasi data. Jumlah responden = 10 orang. Tabulasi data responden dapat dilihat pada lampiran.

a) Total Nilai kepatuhan dari pernyataan (Total

Statements Compliance Value)

Tabel 5. Total Statements Compliance Value

Tabel Total Statemen compliance value merupakan total nilai dari seluruh jawaban kuesioner responden yang telah dikonversi dengan compliance value. Setiap Proses terdiri dari 3 butir pertanyaan dengan 10 jawaban responden. Total nilai ini akan digunakan untuk mengitung nilai kepatuhan untuk masing-masing pernyataan (statement) berdasarkan Level of statement.

a) Nilai dari tingkat Kepatuhan (maturity level

compliance value) dan Nilai Kematangan

(maturity level value) untuk setiap proses.

1) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses PO6.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS06 menghasilkan nilai 1.960. Ini menunjukkan bahwa proses mengkomunikasikan tujuan dan arah manajemen tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.2 yaitu dokumentasi tata cara penggunaan aplikasi SIMAK telah disediakan oleh pihak Pengembang IT untuk membantu user menjalakan Aplikasi SIMAK.

2) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses PO7.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses PO7 menghasilkan nilai 2.089. Ini menunjukkan bahwa proses mengelola sumber daya manusia masih kurang baik. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.4 yaitu penjagaan ruang entry KRS dan proses akademik lainnya belum dilakukan dengan makasimal. 3) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses

PO9.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses PO9 menghasilkan nilai 2.018 Ini menunjukkan bahwa proses mengkaji resiko belum berjalan dengan baik. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.7 yaitu tidak tersedianya backup data apabila terjadi mati lampu/kebakaran/ force major.

4) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS1.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS1 menghasilkan nilai 2.018. Ini menunjukkan bahwa proses menentukan dan mengelola tingkat layanan tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.10 yaitu Aplikasi SIMAK tidak dilengkapi dengan pesan pemberitahuan apabila terjadi kesalahan input data oleh user.

5) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS3.

(8)

berjalan tidak maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.15 Waktu entry KRS sampai pencetakan blanko pembayaran > 15 menit

6) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS4.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS4 menghasilkan nilai 2.154. Ini menunjukkan bahwa proses Meyakinkan keberlanjutan system tidak direkomendasikan. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.16 yaitu informasi yang dihasilkan dari aplikasi SIMAK saat ini tidak dapat memenuhi seluruh kebutuhan informasi dibutuhkan UIGM.

7) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS5.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS5 menghasilkan nilai 2.030. Ini menunjukkan bahwa proses Memastikan keamanan system tidak kurang mendapatkan rekomendasii. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.19 yaitu Data tidak dilindung dengan anti virus, malware dll, sehingga data sangat rentan terkena serangan dari hal-hal yang dapat merusak data di server.

8) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS10.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS10 menghasilkan nilai 2.022. Ini menunjukkan bahwa proses Mengelola masalah tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.22 yaitu Saat ini sering ditemukan ditemukan masalah yang cukup signifikan yang dapat menghambat proses entry data.

9) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS12.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS12 menghasilkan nilai 2.029. Ini menunjukkan bahwa proses Mengelola fasilitas tidak berjalan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.25 yaitu Komputer aplika SIMAK belum memenuhi kebutuhan user.

10) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses DS13.

Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses DS13 menghasilkan nilai 2.060. Ini menunjukkan bahwa proses Mengelola operasi tidak berjalan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner no.29 yaitu Pihak IT pengembangan aplikasi SIMAK tidak melakukan Maintanance program secara berkala.

c) Tabel maturity value.

Pernyataan kematangan untuk tiap proses TI dan tingkatan yang lengkap, serta nilai tiap pernyataan responden telah dirangkum dan dapat di lihat pada tabel dibawah ini

Tabel 6. Kematangan Proses

d) Diagram Kematangan proses TI

Bila di petakan ke dalam diagram maka hasil tingkat kematangan Proses penerapan dapat di lihat pada Gambar 62. Pada gambar tersebut terlihat bahwa sangat fluktuatif tingkat kematangan untuk tiap proses TI. Tingkat kematangan proses TI yang mendekati nilai 2.5 dalam skala COBIT Framework akan menunjukkan bahwa proses Perencanaan dan Organisasi dan Pengantaran dan Dukungan terlaksana saat ini di UIGM belum mencapai standar.

Gambar 24. Diagram Kematangan proses TI

Hasil Analisa Peneliti

Dari hasil perhitungan maturity value menunjukan nilai rata-rata 2.035. Point ni berada pada skala repeatable but intuitive. Ini mnunjukkan bahwa organisasi sudah mulai memilliki prosedur dalam penggunaan proses teknologi informasi, tetapi tidak ada pelatihan dan komunikasi formal tentang prosedur standar tersebut. Pelaksanan kegiatan tidak berjalan dengan maksimal, karena aplikasi yang tidak mendukung. Tanggung jawab terhadap proses tersebut masih dibebankan pada individu dan tingkat ketergantungan pada kemampuan individu sangat besar sehingga sering terjadi kesalahan.

3. Kesimpulan

(9)

Perlu dilakukan pengembangan atau perbaikan sistem tersebut.

2. Ada beberapa kebutuhan organisasi yang belum dipenuhi, yaitu

1) Sejak tahun 2012 dan belum pernah dilakukan penyesesuaian kebutuhan organisasi.

2) Laporan PDPT tidak dapat langsung di transfer/dipindahkan dari aplika SIMAK, harus di entry ulang.

3) Data perbedaan agama tidak tersedia, sehingga sulit untuk mengelompokkan data mahasiswa berdasarkan agama. Proses saat ini dilakukan secara manual.

4) Penjadwalan yang masih sering bentrok. SIMAK tidak menyediakan fasiltas entry penjadwalan yang dapat langsung mengatur jadwal mengajar. Jadwal mengajar diinput secara manual, tingkat error sangat tinggi. 5) Kelas sering mengalami overload, yaitu jumlah

mahasiswa yang mengambili suatu matakuliah melebihi kapasitas tampung kelas. Ini disebabkan karena aplikasi tidak dapat membatasi mahasiswa mengambil mata kuliah tersebut.

6) Aplikasi SIMAK tidak menyediakan pengoahan data PA. Setiap semester harus dilakukan entry PA ulang

3. Membandingkan penerapan aplikasi SIMAK 2012 dengan aplikasi Akademik 1999 (dengan pemrograman Foxpro) tidak lebih baik. Permasalahan yang signifikan pada Aplika SIMAK yaitu, beberapa proses mesti dilakukan entry ulang. Kebutuhan akan data untuk pelaporan ke DIKTI sangat menyulitkan staf BAAK. Pengembangan Aplikasi SIMAK tidak berdasarkan atas kebutuhan organisasi sehingga implentasinya masih jauh dari yang diharapkan.

4. Dibutuhan aplikasi SIMAK yang berbasis website. Aplikasi berbasis website memiliki kemudahan bagi staf BAAK, mahasiswa dan dosen dalam mengelolah data akademik.

Daftar Pustaka

[1] Andrea Pederiva, 2003. Informations System Control Journal : The Cobit Maturity Model in a Vendor Evalution, Vol 3.

[2] Arikunto, S. 2010. Prosedur penelitian : Suatu Pendekatan Praktik. (Edisi Revisi). Jakarta : Rineka Cipta

[3] Badudu, JS: Sutan Mohammad Zain. 1996. Kamus Bahasa Indonesia. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta. [4] Cobit Steering Committee and IT Governance

Institute, 2000. Cobit Control Objectives, 3rd Edition. [5] O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. Management Information Systems. 10th Edition. McGraw-Hill/ Irwin, New York

Gambar

Tabel 1. Representasi Indek Kematangan
Tabel 3.Proses
Gambar 5. Cetak Data Dosen Pengajar
Gambar 9. Print out Rekap Dosen Pengajar
+4

Referensi

Dokumen terkait

Penegakan Hukum (law enforcement) dalam arti luas mencakup kegiatan untuk melaksanakan dan menerapkan hukum serta melakukan tindakan hukum terhadap setiap pelanggaran

Hal ini sesuai dengan yang dijalaskan oleh Syle (dalam Santrock, 2003) berpendapat bahwa stress sebenarnya adalah kerusakan yang dialami oleh tubuh akibat berbagai tuntutan

Validasi dilakukan dengan membandingkan hasil korelasi dan Root Mean Square Error (RMSE) antara hasil prediksi curah hujan dengan data observasinya, dengan tujuan untuk

Masalah yang Muncul Dan Perlindungan Hukum Bagi Para Pihak Dalam Melakukan Perjanjian Hutang Piutang Non Kontraktual Dengan Jaminan Kebendaan Di Madiun...86. BAB IV

Stratifikasi sosial masyarakat kauman suatu lukisan yang digambarkan pada konteks masyarakat abdi dalem pametakan tidak menutup kemungkinan komposisinya terdiri atas dua

Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan informasi tentang komposisi jenis, keragaman vegetasi, regenerasi, dan tingkat kemiripan jenis di hutan rawa dan lahan gambut

Dengan demikian sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan dapat membantu kegiatan-kegiatan di bagian penjualan contohnya fungsi penjualan harus terpisah dengan

Dalam penelitian ini, peneliti ingin memfokuskan gramatikal tersebut ke referensi (pengacuan), karena dengan ujaran yang ada di dalam iklan yang sangat pendek dan sedikit