ADMINISTRASI MATERIL DAN KEUANGAN
NEGARA
1.
PENDAHULUAN
Administrasi materiil adalah barang-barang milik/kekayaan Negara. Barang-barang milik/kekayaan Negara adalah semua barang-barang milik/kekayaan Negara yang berasal/dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya ataupun sebagian dari anggaran belanja Negara yang berada dibawah pengurusan dan penguasaan departemen-departemen, lembaga-lembaga Negara, lembaga-lembaga pemerintahan non-departemen serta unit-unit dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam maupun di luar negeri, barang milik/kekayaan Negara tersebut tidak termasuk kekayaan Negara yang telah dipishkan (kekayaan Perum dan Persero) dan barang-barang/kekayaan daerah otonom sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: KEP-225/MK/V/4/1971, pasal 1.
Administrasi Keuangan Adalah kegiatan yang berkenaan dengan pencatatan, penggolongan, pengolahan, penyimpanan, pengarsipan terhadap seluruh kekayaan Negara termasuk di dalamnya hak dan kewajiban yang timbul karenanya baik kekayaan itu berada dalam pengelolaan bank-bank pemerintah, yayasan-yayasan pemerintah, dengan status hokum public ataupun privat, badan-badan usaha Negara dan badan-badan usaha lainnya dimana pemerintah mempunyai kepentingan khusus serta terikat dalam perjanjian dengan penyertaan pemerintah ataupun penunjukkan pemerintah.
Indikasi keberhasilan otonomi daerah adalah adanya peningkatan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat yang semakin baik, kehidupan demokrasi yang semakin maju, keadilan, pemerataan, serta adanya hubungan yang serasi antara pusat dan daerah serta antar daerah. Keadaan tersebut hanya akan tercapai apabila daerah dapat mengelola pemerintahannya dengan diantaranya adalah Administrasi Keuangan. Sistem pengelolaan Keuangan yang baik akan memberikan manfaat pada efektivitas pelayanan public dengan pemberian pelayanan yang tepat sasaran, meningkatkan mutu pelayanan publik, biaya pelayanan yang murah karena hilangnya inefisiensi dan penghematan dalam penggunaan resources, alokasi belanja yang lebih berorientasi pada kepentingan publik, dan meningkatkan public costs awareness sebagai akar pelaksanaan pertanggung jawaban publik.
2. PERMASAHAN
1. Pengertian Administrasi Materiil dan Administrasi Keuangan? 2. Sistem Pengadaan Administrasi Materiil dan Keuangan?
3. Administrasi Materiil Dalam Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara? 4. Asas-Asas Umum Pengelolaan Keunangan Negara?
3.
LANDASAN TEORI
1 PENGERTIAN ADMINISTRASI MATERIL DAN KEUANGAN
Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material. Administrasi materiil adalah barang-barang milik/kekayaan Negara. Barang-barang milik/kekayaan Negara adalah semua barang-barang milik/kekayaan Negara yang berasal/dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya ataupun sebagian dari anggaran belanja Negara yang berada dibawah pengurusan dan penguasaan departemen-departemen, lembaga-lembaga Negara, lembaga-lenmbaga pemerintahan non-departemen serta unit-unit dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam maupun di luar negeri, barang milik/kekayaan Negara tersebut tidak termasuk kekayaan Negara yang telah dipishkan (kekayaan Perum dan Persero) dan barang-barang/kekayaan daerah otonom sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: KEP-225/MK/V/4/1971, pasal 1.
Administrasi material/perbekalan diartikan sebagai usaha pelayanan dalam bidang material dan fasilitas kerja lainnya bagi personil dalam satuan kerja di lingkungan suatu organisasi guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Administrasi Keuangan Adalah kegiatan yang berkenaan dengan pencatatan, penggolongan, pengolahan, penyimpanan, pengarsipan terhadap seluruh kekayaan Negara termasuk di dalamnya hak dan kewajiban yang timbul karenanya baik kekayaan itu berada dalam pengelolaan bank-bank pemerintah, yayasan-yayasan pemerintah, dengan status hokum public ataupun privat, badan-badan usaha Negara dan badan-badan usaha lainnya dimana pemerintah mempunyai kepentingan khusus serta terikat dalam perjanjian dengan penyertaan pemerintah ataupun penunjukkan pemerintah. Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian langkah-langkah dimana dana-dana disediakan begi pejabat-pejabat tertentu dibawah prosedur-prosedur yang akan menjamin sah dan berdaya-gunanya pemakaian dana-dana itu. Bagian utama ialah menyusun anggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan pembukuan, pembelian dan persediaan.
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan/materil, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2. Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3. Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4. Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
5. Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
Pengertian Peran pemerintah dalam perekonomian Kewajiban Pemerintah: a. Pemeliharaan pertahanan dan keamanan
b. Menegakkan Keadilan
c. Menyediakan prasarana umum .
Kebutuhan Barang PublikMerupakan kebutuhan barang atau jasa atau system yang harus disiapkan oleh pemerintah dalam rangka memberikan pelayanan kepada warga negaranya. Perilaku rumah tangga pemerintah dalam penyediaan barang public:
a. Kewajiban pemerintah untuk menyediakkan barang public
b. Pemerintah memiliki keterbatasan dana untuk menyediakan barang public yang diperlukan warga negaranya.
4. DATA DANPEMBAHASAN
1 ADMINISTRASI MATERIIL DAN KEUANGAN
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran dan Pembahasan Administrasi Keuangan dikelompokkan kedalam 5 pendekatan yang berbeda yaitu pendekatan ketatalaksanaan keuangan, pendekatan keuangan negara, pendekatan administrasi negara termasuk administrasi pembangunan, pendekatan sejarah perkembangan sistem anggaran, pendekatan organisasi sebagai sistem terbuka.
A. Sistem Administrasi Materiil 1) Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya:
a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan(overhead cost), sehingga akan mendukung efisiensi.
c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan antarbagian.
Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut: a. kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
b. pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2) Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:
2. menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.
Adapun kekurangan sistem ini yaitu:
a. ada kecederungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.
b. terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit kerja dalam suatu organisasi.
c. biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.
3) Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
B. Sistem Administrasi Keuangan
1) Pendekatan Ketatalaksanaan keuangan
Dengan pendekatan ketetatalaksanaan keuangan (financial management), maka pembahasan administrasi keuangan mencakup fungsi perencanaan keuangan, ketatalaksanaan penggunaan dana, penyediaan atau penggunaan dana yang diperlukan. Menurut Robert W Johnson, fungsi ketatalaksanaan adalah perencanaan keuangan (financial planning), pengambilan keputusan alokasi dana di antara berbagai kemungkinan investasi pada aktiva (managing assets), menarik dana dari luar (raising funds), dan penanganan masalah-masalah khusus (meeting special problems).
Jika aliran keluar dari kas melebihi aliran masuk ke kas sebagaimana yang diperkirakan akan terjadi pada masa mendatang dan saldo kas tidak mencukupi untuk menyerap kekurangan, maka perlu diperoleh atau ditarik dana dari luar melalui berbagai bentuk dan kemungkinan pemilihan dan pinjaman yang ada.
2) Pendekatan Keuangan Negara.
Bila administrasi keuangan ditinjau dari sudut pendekatan keuangan negara, maka pembahasan mencakup keuangan badan hukum publik, baik keuangan negara maupun keuangan badan hukum publik yang lebih rendah. Pembahasan biasanya lebih ditekankan pada segi-segi yang berkaitan dengan pengeluaran negara, pendapatan negara, perpajakan, hutang negara dan anggaran negara.
\c) Pendekatan Administrasi Negara (public administration)
Dari sudut administrasi negara, ada dua segi yang berkaitan dengan administrasi keuangan (Dimock dan Dimock).
Pertama, merupakan bidang keuangan yang luas, meliputi fungsi perhitungan dan pemungutan pajak, pemeliharaan dana, hutang negara dan administrasi hutang negara.
Kedua, merupakan bagian dari administrasi negara, sebagaimana ditinjau melalui sudut pandangan pimpinan administrasi dan mereka yang mempunyai perhatian terhadap apa yang dilakukannya.
Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian langkah di mana dana disediakan untuk pejabat-pejabat tertentu menurut prosedur-prosedur yang dapat menjamin pertanggungjawaban yang sah dan menjamin apa daya guna penggunaan dana tersebut. Bagian utamanya adalah anggaran belanja, pembukuan, pembelian dan persediaan. Anggaran belanja adalah perkiraan pengeluaran dan penerimaan yang seimbang untuk suatu waktu tertentu.
Dibawah wewenang pimpinan administrasi, anggaran belanja itu merupakan catatan pelaksanaan pekerjaan pada masa lalu, suatu metode pengawasan pada waktu ini dan proyeksi melalui rencana-rencana untuk masa yang akan datang. Daya yang ada pada pemerintah terutama berasal dari pemungutan pajak, pinjaman-pinjaman serta pendapatan lain yang bukan berasal dari pajak. Administrasi keuangan menyangkut lima segi kebijaksanaan nasional yang terpisah-pisah (Allen D.Manvel dalam Abdullah,1982: 6) yaitu:
1. Kebijaksanaan ekonomi, menyangkut hubungan antara pengeluaran pemerintah dan semua pendapatan lainnya.
2. Kebijaksanaan utang (bagaimana pemerintah mengadakan dan membayar kembali utang-utang
3. Kebijaksanaan pendapatan (menentukan besarnya secara relatif dari berbagai sumber penerimaan serta persoalan pajak-pajak yang harus dikenakan).
4. Kebijaksanaan pengeluaran 5. Kebijaksanaan pelaksanaan
Nilai yang sangat penting dan menekan keseluruhan proses anggaran adalah pertanggungjawaban (accountability). Maksud utama dari pertanggungjawaban keuangan adalah untuk menjamin pertanggungjawaban demokratis kepada rakyat. Aparatur negara mempunyaidua bentuk pertanggung jawaban, yaitu pertanggungjawaban keuangan dan pertanggungjawaban pengambilan keputusan yang bijak dan jujur dalam bidang keuangan. Terjaminnya kejujuran dalam pemerintahan dapat dilakukan dengan membagi kekuasaan diantara berbagai aparatur negara (otorisator, ordonator, bendaharawan).
d) Pendekatan sejarah perkembangan sistem anggaran.
Ditinjau dari sudut sejarah perkembangan sistem anggaran, maka administrasi keuangan telah berkembang dari Administrasi Keuangan Tradisional (yang berorientasi pada pengawasan) yang telah dikembangkan (di Amerika Serikat) sejak tahun 1789 ke arah Administrasi Keuangan Hasil Karya (Performance Financial Administration) pada tahun 1949 (berorientasi pada ketatalaksanaan). Perkembangan selanjutnya terjadi dari Administrasi Keuangan Hasil Karya ke arah sistem Administrasi Keuangan Terpadu (Integrated Financial Administration) yang berorientasi pada perencanaan dan atau tujuan-tujuan yang hendak dicapai.
Robert Anthony memperkenalkan tiga proses administrasi berbeda yaitu : perencanaan strategis, pengawasan ketatalaksanaan dan pengawasan operasional. Gagasan ini berpengaruh pada tokoh-tokoh yang memperkembangkan SIPPA.
e. Organisasi sebagai sistem terbuka.
Organisasi keuangan, yang ada dalam batas-batas dan kendala-kendala lingkungan luar, mencakup lima unsur pokok yang saling berhubungan dan pengaruh mempengaruhi. Infut dari luar – diubah – disajikan kepada lingkungan luar (sebagai sebuah sistem terbuka).
Organisasi keuangan terdiri atas 5 unsur :
1. unsur tujuan dan nilai (diperoleh dari lingkungan sosial budaya),
2. unsur teknis (spesialisasi pengetahuan, kecakapan, dan ketrampilan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi organisasi keuangan,
3. unsur psikososial (menunjukkan hubungan sosial vertikal maupun horisontal – faktor motivasional),
PENUTUP
5 KESIMPULAN
Administrasi Keuangan negara yang dimaksud adalah seluruh kekayaan negara dalam bentuk apapun, yang dipisahkan atau yang tidak dipisahkan, termasuk didalamnya segala bagian kekayaan negara dan segala hak dan kewajiban yang timbul karena :
(a) berada dalam penguasaan, pengurusan, dan pertanggung jawaban pejabat lembaga Negara, baik ditingkat pusat maupun di daerah;
(b) berada dalam penguasaan, pengurusan, dan pertanggung jawaban Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah, yayasan, badan hukum dan perusahaan yang menyertakan modal negara, atau perusahaan yang menyertakan modal pihak ketiga berdasarkan perjanjian dengan Negara.
Sesuai dengan amanat Pasal 23C Undang-Undang Dasar 1945, Undang-undang tentang Keuangan Negara perlu menjabarkan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam Undang-Undang Dasar tersebut ke dalam asas-asas umum yang meliputi baik asas-asas yang telah lama dikenal dalam pengelolaan keuangan negara, seperti asas tahunan, asas universalitas, asas kesatuan, dan asas spesialitas maupun asas-asas baru sebagai pencerminan best practices (penerapan kaidah-kaidah yang baik) dalam pengelolaan keuangan negara, antara lain :
� akuntabilitas berorientasi pada hasil; � profesionalitas;
� keterbukaan dalam pengelolaan keuangan negara;
KRITIK DAN SARAN
Penulis sangat menyadari bahwa makalah ini masih sangat jauh dari kesempurnaan yang telah dibaca oleh pembaca. Dari itu kami sangat kritik dan saran dari pembaca guna untuk memperbaiki makalah ini dimasa yang akan datang
ADMINISTRASI KEUANGAN DAN TATA
LAKSANA
Posted by : marlina rahmawatiSabtu, 14 Juni 2014
BAB I PENDAHULUAN
kata lain, setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, baik disadari maupun tidak.
Komponen keuangan dan pembiayaan ini perlu dikelola sebaik-baiknya agar dana yang ada dapat dimanfaatan secara optimal untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan. Hal ini penting, terutama dalam rangka implementasi Manajemen Berbasis Sekolah, yang memberikan kewenangan sekolah untuk mencari dan memanfaatkan berbagai sumber dana sesuai dengan keperluan sekolah. Disebabkan pada umumnya dunia pendidikan selalu dihadapkan pada masalah keterbatasan dana. Apalagi dalam berbagai kondisi pereokonomian dunia yang sedag dilanda krisis.
Berdasarkan pemikiran di atas, pengelolaan keuangan pendidikan lebih difokuskan dalam proses merencanakan alokasi secara teliti dan penuh perhitungan serta mengawasi pelaksanaan dana, bak biaya operasional maupun biaya kapital, disertai bukti-bukti secara administratif dan fisik (material) sesuai dengan dana yang dikeluarkan.
BAB II PEMBAHASAN
1. Administrasi Keuangan Sekolah
A. Pengertian Administrasi Keuangan Sekolah
Administrasi keuangan sekolah merupakan langkah pengolahan keuangan sekolah
mulai dari penerimaan sampai dengan bagaimana mempertanggung- jawabkan keuangan yang digunakan secara obyektif dan sistematis. Langkah tersebut sangat penting sekali diperhatikan, karena masalah pembiayaan adalah menjadi sarana vital bagi mati hidupnya
suatu organisasi sekolah. [1]
Selain itu Mulyono, MA. berpendapat bahwa administrasi keuangan sekolah adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan atau diusahakan secara sengaja dan sungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap biaya operasional sekolah sehingga kegiatan pendidikan lebih efektif dan efisien serta membantu pencapaian tujuan
pendidikan.[2]
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Administrasi keuangan sekolah adalah
sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan (revenue) dan penggunaan biaya
(expenditure) yang diperuntukkan sebagai pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.
B. Konsep Manajemen Keuangan Sekolah
dicapai suatu pengelolaan yang efektif dan efisien dalam mengelola anggaran serta
program-program yang dibiayainya dalam mencapai tujuan pendidikan di sekolah. [3]
Manajemen keuangan menyangkut dua hal, yaitu bagaimana memperoleh dana dan bagaimana menggunakan atau mengalokasikan dana tersebut dalam lingkungan berbeda di tingkat pendidikan yang berbeda pula, secara efektif dan efisien. Sumber dana dan pembiayaan pada suatu sekolah secara garis besar dapat dikelompokkan atas tiga sumber, yaitu :
1. Pemerintah, baik pemerintah pusat, daerah mau pun kedua-duanya yang bersifat umum atau khusus dan diperuntukkan bagi kepentingan pendidikan.
2. Orangtua atau peserta didik.
3. Masyarakat, baik mengikat mau pun tidak mengikat.
Berkaitan dengan penerimaan dari orangtua dan masyarakat ditegaskan dalam Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 1989 bahwa karena keterbatasan kemampuan pemerintah dalam pemenuhan kebutuhan dana pendidikan, tanggung jawab atas pemenuhan kebutuhan dana pendidikan merupakan tanggung jawab bersama antara pemerintah, masyarakat dan orangtua.
Ada pun dilihat dari sisi pengeluarannya (Dana) meliputi biaya rutin dan biaya pembangunan. Biaya rutin adalah biaya yang harus dikeluarkan dari tahun ke tahun seperti gaji pegawai (Guru dan non guru), serta biaya operasional, biaya pemeliharaan gedung, fasilitas, dan alat-alat pengajaran (Barang-barang habis pakai). Sedangkan biaya pembangunan misalnya biaya pembelian atau pengembangan tanah, pembangunan gedung,
perbaikan atau rehab gedung, penambahan furniture serta biaya atau pengeluaran lain untuk
barang-barang yang tidak habis pakai.[4]
Dengan demikian, keuangan sekolah merupakan sumber dana yang diterima dan digunakan untuk penyelenggaraan pendidikan di sekolah yang mengandung konsekuensi bagi sekolah, yaitu sekolah harus mengelola sumber dana tersebut secara efektif dan efesien
untuk menunjang pelaksanaan pendidikan.[5] Semakin efisien suatu sistem pendidikan,
semakin kecil dana yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan pendidikan. Untuk itu, bila sistem keuangan sekolah dikelola secara baik akan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan. Artinya, dengan anggaran yang tersedia, dapat mencapai tujuan-tujuan pendidikan secara produktif, efektif, efisien, dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan dengan pembangunan masyarakat. Untuk mencapai hal-hal seperti di atas maka diperlukan adanya proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah 2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah. 3. Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan kreativitas kepala sekolah dalam menggali sumber-sumber dana, menempatkan bendaharawan yang menguasai dalam pembukuan dan pertanggung-jawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai
peraturan perundangan yang berlaku.[6] digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. Sementara itu menurut Djamaluddin (1977:11), anggaran adalah sejenis rencana yang menggambarkan rangkaian tindakan atau kegiatan dalam bentuk angka-angka dari segi uang untuk suatu jangka tertentu.
Dari pengertian di atas, tampak bahwa penganggaran dan anggarn tidak semata-mata berkaitan dengan uang, namun juga memberi gambaran tentang program kegiatan yang akan dilaksanakan disertai dengan besaran dana/biaya yang dialokasikannya, sehingga terdapat dua hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu besaran dana untuk membiayai kegiatan serta kegiatannya sendiri.
Dalam setiap anggaran tergambar dua sisi penting yaitu sisi penerimaan dan atau rencana penerimaan dan sisi pengeluaran. Sisi penerimaan menunjukkan sumber-sumber dari mana dana itu diperoleh apakah dari pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, dari orang tua, dari masyarakat, atau dari sumber lain yang dibenarkan, sedangkan sisi pengeluaran menggambarkan alokasi besarnya biaya pendidikan untuk setiap komponen yang harus dibiayai (Nanang Fattah, 2000:48). Dengan demikian, anggaran suatu lembaga dapat menggambarkan kegiatan/program yang akan atau sudah dilaksanakan serta besaran biaya yang dikeluarkan sehingga dapat diketahui efektifitas dan efesiensi
pelaksanaan program yang tecantum dalam anggran.[7]
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah sebagai berikut.
1) Perencanaan harus realistis
2) Perlunya koordinasi dalam perencanaan
Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/ volume kegiatan sekolah yang kompleks.
3) Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.
Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.
4) Perencanaan harus fleksible (luwes).
Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
5) Perencanaan yang didasrkan penelitian
Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui suatu penelitian..
1. Fungsi Anggaran
Anggaran disampin sebagai alat untuk perencanaan dan pengendalian manajemen, juga merupakan alat bantu bagi manajemen dalam mengarahkan suatu organisasi dalam posisi yang kuat atau lemah (Nanang Fattah,2000:49). Sementara beberapa fungsi anggaran dalam manajemen organisasi sektor publik menurut Dedy Noriawan adalah sebagai berikut:[8]
a. Anggaran sebagai alat perencanaan
Dengan fungsi ini organisasi tahu apa yang harus dilakukan dan kearah mana kebijakan dibuat.
b. Anggaran sebagai alat pengendalian
Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menghindari adanya pengeluaran
yang terlalu besar (overpending) atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya
(misspending).
c. Anggaran sebagai alat kebijakan
Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menentukan arah atas kebikan tertentu.
d. Anggaran sebagai alat politik
Dengan adanya anggaran dapat dilihat komitmen pengelola dalam melaksanakan proram-program yang telah dijanjikan.
Dengan dokumen-dokumen anggaran yang bersifat komprehesif sebuah bagian atau unit kerja atau depertemen dapat mengetahui apa yang akan dilakukan oleh masing-masing bagian atu unit kerja lainnya.
f. Anggaran sebagai alat penilaian kinerja
Anggaran adalah suatu ukuran yang bisa menjadi patokan apakah suatu bagian/unit kerja telah memenuhi target baik berupa terlaksananya aktivitas maupun terpenuhinya efesiensi biaya.
g. Anggaran sebagai alat motivasi
Anggaran dapat digunakan sebagai alat komunikasi dengan menjadikan nilai-nilai nominal yang tercantum sebagai target pencapaian. Dengan catatan anggran akan menjadi alat motivasi yang baik jika memenuhi sifat menantang tetapi masih mungkin dicapai. Maksudnya adalah suatu anggaran itu hendaknya jangan terlalu tinggi sehingga tidak dapat dipenuhi juga jangan terlalu rendah sehingga terlalu mudah dicapai.
2. Prinsip-prinsip dan Prosedur Anggaran
Prinsip-prinsip penyusunan anggaran bila dikaitkan dengan anggaran sebagai alat
perencanaan dan pengendalian menurut Nanang Fattah adalah sebagai berikut: [9]
a. Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam sistem manajemen organisasi.
b. Adanya sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan anggarannya.
c. Adanya penelitian dan analisis untuk menilai organisasi
d. Adanya dukungan dari pelaksanaan dari tingkat atas hingga yang paling bawah.
Sedangkan prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama periode anggaran.
b. Mengidentifikasi sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang, jasa dan barang.
c. Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran pada dasarnya merupakan
pernyataan finansial.
2) Tahap Pelaksanaan (Akunting)[10]
Arens dan Loebbecke menjelaskan bahwa akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentukyang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informsi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Agar penyajian informasi tepat, maka seorang akuntan harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai prinsip-prinsip dan aturan-aturan dalam penyusunan informasi akntansi. Disamping itu, seorang akuntan harus mengembangkan sistem yang dapat menjamin bahwa semua peristiwa ekonomi yang terjadi dalam organisasi dapat tercatat dengan mencukupi pada saat yang tepat dengn biaya yang pantas.
Tujuan dari sistem akuntansi ini adalah untuk memastikan bahwa data keuangan dan transaksi ekonomi diinputkan secara tepat kedalam catatan akuntansi , serta laporan-laporan yang perlu disajikan secara akurat dan tepat waktu.
Komponen-komponen sistem akuntansi, secara tradisional sistem akuntansi terdiri dari komponen-komponen berikut:
1. Bagan Perkiraan/akun
Bagan perkiraan adalah daftar masing-msing item, di mana pencatatannya dibagi dalam lima katagori.
Masing-masing pencatatan ditetukan dengan mengidentifikasikan angka yang diinput ke sistem akuntansi.
2. Buku Besar
Buku besar mengklasifikasikan informasi pencatatan, dimana bagan perkiraan atau akun bertindak sebagai daftar isi buku besar. Dalam sistem manual, ringkasan total dari seluruh jurnal dimasukkan ke dalam buku besar setiap bulannya dimana hal inilikakukan selama satu tahun dan dilaporkan pada tanggal neraca. Dalam sistem komputerisasi, data secara khusus dimasukkan ke sistem sekali saja. Saat entri data telah disetujui oleh pemakai, perangkat lunak memasukkan informasi itu ke seluruh laporan, dimana angka yang dicatat akan muncul.
Jurnal digunakan untuk mencatat semua transaksi akuntansi sebelum diklasifikasikan ke buku besar. Jurnal mengatur informasi secara kronologis dan sesuai dengan jenis transakasi. Contoh:
a. Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas adalah pencatatan secara kronologis atas
cek yang ditulis, yang dikategorikan menurut bagan perkiraan/akun.
b. Jurnal untuk mencatat transakasi penerimaan kas adalah pencatatan secara kronologis atas
seluruh setoran yang dibuat, yang dikatagorikan menurut bagan perkiraan/akun.
c. Jurnal untuk mencatat transaksi gaji, yaitu jurnal yang mencatat seluruh transakasi yang
berkaitan dengan penggajian.
d. Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas dan piutang merupakan bagian akun
pertambahan biaya dan pendapatan. Juranal ini bermanfaat untuk mengelompokkan transaksi pertambahan biaya dan/atau pendapatan yang terlalu banyak melalui jurnal.
4. Buku Cek
Buku cek menyajikan kombinasi jurnal dan buku besar. Sebagian besar transaksi keuangan akn dicatat melalui buku cek, dimana tanda penerimaan yang disetor ke dan dari saldo pembayaran akan buat.
3) Tahap Penilaian (Auditing)
Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevalusian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai entinitas ekonomi yang dilakukan seseorang yang kompeten dan independen untuk menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.
Untuk melaksanakan audit diperlukan informasi yang dapat diverifikasi dan sejumlah standar atau kriteria yang dapat digunkana sebagai pegangan pengevalusian informasi tersebut. Agar dapat diverifikasi, informasi harus dapat diukur.
Dalam auditing data akuntansiyang menjadi pokok adalah menentukan apakah informasi yang tercatat telah tercermin dengan benar kejadian ekonomi pada periode akuntansi. Oleh karena itu kriterianya adala aturan-aturan akuntansi, maka seorang auditor harus memahami aturan-aturan dikasud dengan baiak. Dalam asudit laporan keuangan, aturan-aturan dimaksud adalahprinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Dalam sistem akkuntansi Indonesia, maka standara akauntansi keuangan ditetapkan oleh IAI (Ikatan
D. Prinsip-prinsip pengelolaan administrasi keuangan sekolah
Manajemen keuangan sekolah perlu memperhatikan sejumlah prinsip. Undang-undang No 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Disamping itu prinsip efektivitas juga perlu mendapat penekanan. Berikut ini dibahas masing-masing prinsip tersebut, yaitu transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.
1. Transparansi
Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya.
Transparansi keuangan sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan dukungan orang tua, masyarakat dan pemerintah dalam penyelenggaraan seluruh program pendidikan di sekolah. Disamping itu transparansi dapat menciptakan kepercayaan timbal balik antara pemerintah, masyarakat, orang tua siswa dan warga sekolah melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan di dalam memperoleh informasi yang akurat dan memadai.
Beberapa informasi keuangan yang bebas diketahui oleh semua warga sekolah dan orang tua siswa misalnya Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) bisa ditempel di papan pengumuman di ruang guru atau di depan ruang tata usaha sehingga bagi siapa saja yang membutuhkan informasi itu dapat dengan mudah mendapatkannya. Orang tua siswa bisa mengetahui berapa jumlah uang yang diterima sekolah dari orang tua siswa dan digunakan untuk apa saja uang itu. Perolehan informasi ini menambah kepercayaan
orang tua siswa terhadap sekolah.[12]
2. Akuntabilitas
(1) Adanya transparansi para penyelenggara sekolah dengan menerima masukan dan mengikutsertakan berbagai komponen dalam mengelola sekolah
(2) Adanya standar kinerja di setiap institusi yang dapat diukur dalam melaksanakan tugas, fungsi dan wewenangnya,
(3) Adanya partisipasi untuk saling menciptakan suasana kondusif dalam menciptakan pelayanan masyarakat dengan prosedur yang mudah, biaya yang murah dan pelayanan yang cepat
3. Efektivitas
Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Garner(2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi, karena sebenarnya efektivitas tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan
dengan pencapaian visi lembaga. Effectiveness ”characterized by qualitative outcomes”.
Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes. Manajemen keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
4. Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efficiency ”characterized by
quantitative outputs” (Garner,2004). Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara
masukan (input) dan keluaran (out put) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud
meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua hal:
a. Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya:
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan biaya yang sekecil-kecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan.
b. Dilihat dari segi hasil
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu, tenaga dan biaya tertentu memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik kuantitas maupun kualitasnya.
2. Tata Laksana Sekolah
informasi yang berwujud warkat. Warkat ini adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.
Menurut Wililiam Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah di terjemahkan oleh The Liang Gie (2000: 60 ) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya
guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.[13]
Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah/pendidikan.
Menurut The Liang Gie (2000:50).
a) Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan.
b) Mencatat yaitu meliputi kegiatan yang membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
c) Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
d) Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e) Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak yang lain.
f) Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.[14]
Manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajamen sekolah yang akan turut menentukan berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah. manajemen keuangan merupakan tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan Dengan demikian, manajemen keuangan sekolah dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan sekolah.
Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah untuk Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah dan untuk meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Pengelolaan administrasi keuangan sekolah perlu diawali dengan perencanaan yang sebaik-baiknya karena perencanaan akan menjadi peta atau pedoman jalannya pengelolaan administrasi keuangan sekolah. Pengelolaan administrasi keuangan juga perlu menerapkan prinsip-prinsip agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan sesuai dengan perencanaan, dapat berjalan dengan transparan, efektif dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.
Informasi Adalah Ilmu
Rabu, 20 Februari 2013
Mengelola Administrasi Keuangan
dana kas kecil
DANA KAS KECIL
A. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang digunakan untuk mendanai pengeluaranpengeluaran yang relative kecil.
B. Karakteristik Kas Kecil
Kas kecil memiliki karakteristik, yaitu :
a. Jumlahnya dibatasi sehingga tidak atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh management perusahaan.
b. Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.
c. Disimpan di tempat khusus, misalnya dikotak kecil yang biasa di sebut petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
d. Ditangani oleh seorang petugas keuangan ditingkatan pemula (junior cashier)
Pengelola administrasi dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan antara lain :
a. Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek
b. Bukti transaksi
c. Peralatan Menulis
d. Alat untuk menghitung
e. Formulir Jurnal
f. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil
D. Peralatan/Dokumen Yang Dibutuhkan
a. Bukti Kas Keluar
b. Cek
c. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
d. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
e. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
E. Fungsifungsi yang terkait dengan kas kecil
1. Fungsi Kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2. Fungsi Akuntansi : bertanggung jawab mengenai pencatatan pengeluaran, transaksi, pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.
3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil : bertanggungjawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembalidana kas kecil.
4. Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta mempertanggung jawab kan kepada pemegang dana kas kecil.
5. Fungsi Pemeriksa Intern : bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash count)secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.
dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.
H. Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaranpembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama organisasi untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, organisasi biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenisjenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen organisasi memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.
Setiap kali kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masingmasing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang
membayarkan/menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran, nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya saja bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke dalam akun beban lainnya; demikian juga misalnya kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkut pembelian barang dagangan akan dibebankan ke dalam akun freightin/ongkos angkut masuk; dan seterusnya).
jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secara tibatiba yang dilakukan oleh orang yang independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak
dimanipulasi atau diselewengkan).
Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut disi kembali.
Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.
Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam patty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receiptbeserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan olehpatty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lainlain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Administrasi Keuangan SMK
A. Materi Pembelajaran
1. Dokumen –dokumen Pengajuan Uang tunai
Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai berikut :
Formulir pengajuan uang tunai
Formulir penerimaan uang tunai
Formulir pengeluaran uang tunai
a. Formulir Pengajuan Uang Tunai
FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL
Dana untuk
Bagian : ...
Periode Kas Kecil :
...s/d...
Dana Awal kas
Kecil : ...
Saldo : ... ...
Keterangan Jumlah
Total
Tanggal : ... Tanggal : ...
Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :
1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu
2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu
3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan
Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka
diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan
5. Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untukapa
6. Jumlah : diisidengan jumlah uang tunai yang diajukan
7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan
Disetujui oleh :petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan
pengajuan uang tunai
Diterima oleh :petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai
yang
Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan.
b. Formulir Penerimaan uang tunai
Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :
BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
Telah diterima dari: No. Voucher :
………...
Tanggal : ………...
Total
Disetujui Oleh : ………
Diserahkan oleh : ……… Diterima Oleh:………….
Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :
1. Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis
dari bagian keuangan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk
romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai
5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai
yang dterima
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan
sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai
c. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai
Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut:
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada : No. Voucher :
…………
Tanggal : ………
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui Oleh : …….
Diterima oleh : ………
Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :
1. Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk
romawi dan tahun contoh 001/KK/ADM.KEU/V/2015
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai
5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang
dibayarkan
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai
