3.1 Tinjauan terhadap Perusahaan.
Kata perusahaan mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama manandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, balai pengobatan atau klinik, perwakilan pemerintah dan lain-lain. Pengertian yang kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagi suatu cara dimana kegiatan organisasi di alokasikan atau di tugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Tinjauan terhadap organisasi perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem organisasi, agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri, sedangkan secara khusus untuk menjalankan suatu sistem pelayanan kesehatan di balai pengobatan pamulang permai II, perlu adanya spesifikasi pekerjaan-pekerjaan, agar bagian-bagian setiap organisasi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik, terarah sesuai dengan peraturan yang telah ada.
Dari kegiatan yang telah ada perlu disusun tingkat pertanggung jawaban secara vertikal dari atas kebawah atau sebaliknya sehingga pengorganisasian pekerjaan lebih sempurna.
3.2 Sejarah Perusahaan
Balai pengobatan umum Pamulang Permai II merupakan balai pengobatan umum yang bernaung dibawah yayasan veteran eka dharma dibawah pengawasan dinas kesehatan, yang terletak di Jl. Benda Permai VI Blok C 29 N0.17 Pamulang Permai II dengan luas area balai pengobatan seluas 62.5 m2. Fungsi dan peranannya
sangatlah dibutuhkan sekali ditengah-tengah masyarakat umum terutama untuk wilayah Pamulang dan sekitarnya, dimana sejak berdirinya tanggal 1 Desember 1989 dengan izin : No. 109/Kep/BK/XVED/XII/1989. Ini merupakan bukti bahwa keberadaan balai pengobatan ini benar-benar diakui dan sangat dibutuhkan di tengah-tengah masyarakat umum sekarang ini. Sejak berdirinya tahun 1989 sampai sekarang ini, balai pangobatan pamulang permai II merupakan balai pengobatan umum yang melayani kesehatan rawat jalan dengan dokter umum.
3.3 Struktur Organisasi dan Fungsi
atau ditunjukan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk malaksanakan sekumpulan kegiatan terbatas. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menujukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi kerja, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Untuk itu agar tujuan organisasi pada balai pengobatan umum pamulang permai II tercapai dengan baik maka perlu dibuatkan bagan organisasi. Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang diperintahkan
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Balai Pengobatan Pamulang Permai II
Adapun tugas dan fungsi dari personil balai pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut :
a. Ketua Yayasan
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut : Ketua Yayasan
Pimpinan Balai Pengobatan
Bagian Medis Bagian
Administrasi
• Mengawasi secara tidak langsung balai pengobatan yang bernaung
dibawahnya pimpinannya melalui pimpinan balai pengobatan tersebut.
• Menandatangani dokumen penting.
b. Pimpinan balai pengobatan Pamulang Permai II Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
• Mengelola, mengkoordinasi serta mengawsai seluruh aktifitas balai
pengobatan.
• Penyusunan kepegawaian.
• Pengorganisasian dalam balai pengobatan.
c. Bagian Administrasi
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
• Menerima pendaftaran pasien yang ingin berobat.
• Bertanggung jawab atas semua biaya yang masuk dan biaya yang
keluar.
• Membuat laporan bulanan data pasien berobat.
d. Bagian Medis
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
• Memberikan pelayanan medis kepada pasien dengan sebaik-baiknya.
• Membuat resep untuk pasien.
Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
• Menerima resep yang dibawa oleh pasien dari bagian medis.
• Pengawasan dan pengadaan obat.
• Memberikan penjelasan kepada pasien mengenai obat yang diberikan.
3.4 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada Balai Pengobatan Umum Pamulang Permai II adalah sebagai berikut :
a. Proses Pendaftaran Pasien Baru
Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan memberikan KTP atau kartu identitas lainnya sebagai data untuk pembuatan kartu berobat. Kemudian data-data pasien akan dicatat pada arsip data pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi.
b. Proses Pemeriksaan Kesehatan.
dan kartu status pasien akan diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan memberikan resep obat kepada pasien.
c. Proses Pembayaran.
Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat kepada bagian obat, kemudian bagian obat akan memberikan obat dan kwitansi kepada pasien, dan pasien harus melakukan pembayaran saat itu juga.
d. Proses Pembuatan Laporan
3.4.1 Flow Of Document (FOD) Sistem Berjalan
3.5 Spesifikasi Sistem berjalan
Pasien Bag. Adm Bag. Medis Bag. Obat Pimpinan
[image:8.612.97.544.185.767.2]KTP Resep Kartu Berobat KTP K. berobat Resep Kwitansi K. Berobat Laporan Kartu Status Kartu Status Kwitansi Laporan Resep Pembuata n Resep Pemeri ksaan Pencat atan Pembuata n Kartu Pencat atan Pengecek an Pembuat an Obat Pembuat an Kwitansi
Setiap sistem berjalan memiliki spesifikasi bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran sebagai berikut :
3.5.1 Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk input atau masukan yang diperlukan dalam sistem administrasi pelayanan kesehatan dan selanjutnya diolah sesuai dengan kebutuhan. Adapun benruk dokumen masukan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen : KTP
Sumber : Pasien
Tujuan : Bagian Administrasi
Fungsi : Untuk memudahkan pembuatan kartu berobat
Media : Kertas
3.5.2 Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran adalah segala macam bentuk laporan atau hasil proses input pada sistem pengolahan data pasien. Adapun bentuk dokumen keluran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen : Kartu Berobat Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Pasien
Fungsi : Sebagai kartu tanda pasien
b. Nama dokumen : Kartu Status
Sumber : Bagian Administrasi Tujuan : Bagian Medis
Fungsi : Sebagai tempat pencatatan hasil pemeriksaan kesehatan pasien.
Media : Kertas
c. Nama dokumen : Resep Obat Sumber : Bagian Medis Tujuan : Pasien.
Fungsi : Untuk mencatat obat yang diberikan kepada pasien.
Media : Kertas
d. Nama Dokumen : Kwitansi Sumber : Bagian Obat
Tujuan : Pasien
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pasien
Media : Kertas
e. Nama dokumen : Laporan Data Pasien Berobat Sumber : Bagian Administrasi.
Tujuan : Pimpinan.
Media : Kertas. 3.6 Permasalahan Pokok
Permasalahan yang timbul dalam sistem administrasi pelayanan kesehatan pada balai pengobatan umum Pamulang Permai II adalah masih menggunakan cara-cara manual, sehinggga masih sering terjadi hambatan-hambatan dalam proses pelaksanaannya. Hambatan-hambatan tersebut antara lain :
a. Tidak ada formulir pendaftaran bagi pasien baru sehingga apabila pasien tidak membawa kartu identitas maka pembuatan kartu berobat akan sedikit memakan waktu yang lebih lama.
b. Adanya waktu pencarian yang lama dalam pencarian data.
c. Diperlukannya fasilitas penyimpanan yang besar dalam penyimpanan data. d. Kurang efisiennya laporan setiap bulannya kepada pimpinan Balai
Pengobatan.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi semua permasalahan tersebut di atas, maka penulis memberi alternatif jalan keluarnya sebagai berikut :
a. Sebaiknya dibuat formulir untuk pasien baru yang akan mendaftar.
b. Sebaiknya digunakan media penyimpanan data yang mudah dalam pencarian data kembali.
relatif banyak dengan media penyimpanan berupa harddisk dan floopy disk sebagai backup atau copynya.
d. Perlu adanya perbaikan dalam laporan bulanan yang diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan.
