1
APLIKASI SISTEM PERSEDIAAN BARANG
DAGANG UNTUK TOKO OBAT BATIK YAN JAYA
Liliana (232008028)
Abstrack
Yan Jaya batik chemical’s store that was only focus on sales realizes that keeping a stock of goods is an important having to develop its business and to compete with other batik chemical’s store. The owner yan jaya batik chemical’s store realizes that it’s important to have data storage that more orderly and secure. The need of information about the goods’ availability is one of the problems that Yan jaya batik chemical’s store face. It’s suggested to the owner of that store to use a simple application of a stock of goods.
Keyword : inventory system, inventory, application inventory system
1. Pendahuluan
Toko Obat Batik Yan Jaya yang berlokasi di Jalan Raya Banyurip Alit No 610 Pekalongan, berdiri sejak 1950 ini didirikan oleh Foe Piang Fung, yang sekarang dikelola oleh anaknya yang bernama Foe Ie Yan. Usaha yang bergerak dibidang perdagangan, pengelolaannya secara perorangan sehingga pengelolaan Toko Obat Batik Yan Jaya merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi kelangsungan hidup usaha.
Untuk memperjuangkan eksistensi bisnis dibidang perdagangan ini, pemilik usaha dagang sering menemui masalah ketersediaan barang dagangannya. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, menunjukan Toko Obat Batik Yan Jaya sering menghadapi masalah kesulitan untuk mengelola persediaanya.
2
persediaan barang dagang bubuk, padat dan cair yang semuanya berjumlah 77 jenis, serta kapan seharusnya pemilik melakukan pemesanan pembelian ke pemasok.
Kondisi tersebut disebabkan pemilik tidak memiliki catatan lengkap mengenai persediaan barang dagang. Pemilik tidak mencatat setiap terjadi mutasi barang (khususnya untuk pengeluaran barang dari gudang) pemilik lebih banyak mencatat penambahan tetapi pencatatan pengurangan barang jarang dilakukan. Sehingga untuk jumlah barang di gudang, pemilik hanya mengandalkan ingatan dan kadang melihat secara langsung ke gudang tempat penyimpanan barang dagangan. Jika barang hilang, pemilik juga sulit untuk mengetahui dengan pasti, kapan dan berapa banyak barang dagangan yang hilang. Pemilik berminat untuk melakukan pencatatan mutasi barang dengan baik selama terdapat alat bantu yang digunakan mendukung. Pemilik menyatakan memiliki waktu yang cukup untuk mencatat, tetapi selama ini jarang melakukan karena kertas-kertas yang digunakan untuk mencatat selama ini tidak tersimpan rapi (seringkali hilang). Secara garis besar untuk melihat permasalahan dalam pengelolaan persediaan dapat dilihat dalam fishbone analysis berikut:
Informasi Ketersediaan Barang Yang dijual tdk dpt tersedia pd saat d
butuhkan METODE
MATERIAL
CAUSE EFFECT
Pencatatan persediaan tidak ada
Pencil and paper system
Kertas dan pen
Rekap keluar masuknya stok Nota-nota waktu
3
Dalam fishbone analysis terlihat bahwa pemilik tidak melakukan pencatatan persediaan yang disebabkan karena pemilik harus meluangkan banyak waktu jika mencatat semua persediaan karena banyaknya jenis dan jumlah barang yang dijual. Dengan aplikasi sistem persediaan barang dagang Toko Obat Batik Yan Jaya secara terkomputerisasi dapat membantu memberikan informasi jumlah persediaan barang untuk dijual dan tidak menghabiskan banyak waktu pemilik karena sistem informasi terkomputerisasi memiliki keunggulan yaitu dapat menghemat waktu dalam pengelolaan data dan pencatatan data, transaksi lebih akurat dan tepat waktu. (Romney dan steinbart, 2006:9). selain itu, nota-nota yang terkumpul baik nota penjualan dan nota pembelian hanya sebatas dokumentasi, tidak dilakukan rekap keluar masuknya persediaan barang dagang. Untuk menggantikan sistem konvensional yang hanya mengandalkan data manual (kertas/buku) dan ingatan dan membuat penyimpanan data yang lebih baik dan mengikuti arus perkembangan teknologi/jaman maka di buatlah aplikasi sistem persediaan barang dagang pada Toko Obat Batik Yan Jaya. Dengan melihat situasi dan kondisi persoalan masalah yang dihadapi Toko Obat Batik Yan Jaya yaitu apa yang dibutuhkan Toko Obat Batik Yan Jaya untuk mengatasi permasalahan kebutuhan informasi ketersediaan barang dagang ?
Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu pemilik Toko Obat Batik Yan Jaya memberikan jaminan tetap tersedianya persediaan barang dagang yang dibutuhkan pelanggan, mengurangi penumpukan persediaan barang dagang yang tidak laku dijual, mendeteksi terjadinya kejanggalan persediaan barang dagang
yang terjadi, memenuhi keinginan pelanggan.
2. Kerangka Teoritis
Sistem Persediaan
4
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sistem merupakan kesatuan yg saling berhubungan dan berjalan sesuai dengan langkah- langkah untuk tujuan yang berada dalam lingkup tertentu.
Menurut Warren et al (2004: 440) istilah persediaan dapat diartikan sebagai:
a. Barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasional normal perusahaan.
b. Bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan perusahaan tersebut.
Menurut Rangkuty (2004: 1) persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu , atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Persediaan mempunyai arti penting bagi manajemen dan akuntansi, karena persediaan sebagai sumber pendapatan suatu usaha. Kekurangan jumlah persediaan mengakibatkan perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggan (Wicaksono, 2009).
5
Berdasarkan pengertian di atas maka sistem persediaan adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk memberi solusi dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam persediaan barang dagang.
Pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan di dalam akuntansi terdapat dua sistem menurut Assauri (2004: 173) yaitu sistem periodik dan sistem perpetual. Sistem perpetual adalah sistem perhitungan persediaan yang berkelanjutan setiap ada pengurangan barang maupun penambahan barang yang merupakan keharusan untuk dicocokan dengan persediaan barang dagang yang benar-benar ada, biasanya untuk pedagang eceran dengan harga mahal dan jenisnya sedikit . Sedangkan, sistem periodik adalah sistem perhitungan persediaan barang dagang yang dilakukan secara langsung pada jangka waktu tertentu bagi persediaan barang. Sistem periodik dipergunakan pada perusahaan dagang eceran yang menjual barang-barangnya dengan harga rendah.
Fungsi yang membentuk siklus persedian diantaranya adalah 1. Proses penambahan persediaan
Persediaan dapat bertambah tidak hanya karena proses pembelian namun retur penjualan juga mempengaruhi jumlah ketersediaan barang dagang , selain itu bonus sewaktu-waktu yang diberikan suplier.
2. Proses pengurangan persediaan
6
Persediaan Akhir = Persediaan Awal + pembelian - retur pembelian – penjualan + retur penjualan – (penyusutan barang + Barang hilang+ kerusakan barang)
Menentukan Cost Dari Persediaan Akhir yang berlaku dalam PSAK 14 (2008) adalah FIFO dan AVERAGE :
FIFO
First in first out, barang yang masuk terlebih dahulu dianggap yang pertama kali dijual/keluar sehingga persediaan akhir akan berasal dari pembelian yang termuda/terakhir.
Average
Average yaitu pengeluaran barang secara acak dan harga pokok barang yang sudah digunakan maupun yang masih ada ditentukan dengan cara dicari rata-ratanya.
Perancangan Sistem
7
Sistem informasi terkomputerisasi memiliki keunggulan yaitu dapat menghemat waktu dalam pengelolaan data dan pencatatan data, transaksi lebih akurat dan tepat waktu. (Romney dan steinbart, 2006:9). Penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram dan Entity/ Relationship Diagram.
●Data Flow Diagram
Menurut Jogianto (2005:8) , Data flow diagram merupakan alat perancangan sistem yang sering digunakan berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yg mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program atau yang sering disebut arus data, arus data dapat berbentuk sebagai berikut :
1. Formulir atau dokumen yang digunakan 2. Laporan tercetak yang menghasilkan sistem 3. Output dilayar komputer
4. Masukan untuk koputer 5. Komunikasi untuk ucapan 6. Surat atau memo
7. Data yang di baca atau di rekam file 8. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain
~ Diagram Konteks
Merupakan diagram tingkat atas yang terdiri dari proses dan menggambarkan hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses. Hubungan antar Terminator dan Data Store tidak digambarkan.
~ Diagram Level 0
8
●Entity Relationship Diagram
Teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut sebagai entity relationship diagram karena menunjukan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antara entitas-entitas tersebut. Dalam mengambarkan relasi antar objek data pada entity relationship diagram.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Toko Obat Batik Yan Jaya yang difokuskan pada pembuatan aplikasi sistem persediaan barang dagang. Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa aktivitas yang berkaitan dengan penambahan dan pengurangan persediaan barang dagang serta dokumen-dokumen yang terkait dengan aktivitas tersebut (nota tagihan pembelian dan nota penjualan).
Metode analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang memberikan gambaran umum sistem persediaan barang dagang toko tersebut. Langkah-langkah analisis dalam penelitian ini sebagai berikut :
Θ Identifikasi kebutuhan : mengidentifikasi apa yang dibutuhkan oleh pemilik Toko Obat Batik Yan Jaya
Θ Pemodelan proses : membuatkan gambaran proses yang sederhana untuk sistem persediaannya agar mudah dipahami.
Θ Pemodelan data : untuk mempermudah pemahaman sistem dengan memberikan penggambaran analisa maupun rancangan sistem yg mudah dikomunikasikan kepada pemakai.
9
4. Analisis dan Perancangan Aplikasi Persediaan
Analisis Kebutuhan Informasi
Selama ini pemilik tidak dapat memastikan berapakah barang yang tersedia untuk dijual pada saat yang dibutuhkan, sehingga mengakibatkan pembeli yang datang tidak semuanya mendapatkan barang yang diinginkan karena persediaan habis. Selain itu, pemilik tidak dapat membuktikan saat beliau menemukan kejanggalan pada jumlah persediaannya yang mengganggu stabilitas operasi Toko Obat Batik Yan Jaya. Oleh sebab itu, pemilik membutuhkan laporan persediaan barang dagang yang menunjang aktivitas bisnisnya. Berikut adalah tabel analisis kebutuhan informasi :
Tabel 1. Analisis kebutuhan informasi.
Masalah Kebutuhan Informasi
Tidak tersedianya informasi persediaan barang dagang
Informasi ketersediaan barang (keseluruhan maupun per jenis barang) baik unit maupun cost.
Pemodelan Proses
Untuk mempermudah dalam pemahaman sistem perlu digambarkan dengan flowchart , melalui pengambaran sistem ini akan terliat bagaimana prosedur akan dijalankan, penggambaran yang menggambarkan arus dokumen. Beberapa dokumen yang dibutuhkan yaitu nota penjualan, retur- retur yang terjadi, nota pembelian yang telah dijumlahkan dengan biaya angkut pembelian serta, catatan catatan penyesuaian seperti penyusutan , hilang atau rusaknya persediaan barang dagang.
10
retur pembelian, sedangkan dokumen yang akan menambah persediaan yaitu nota pembelian, bonus dan retur penjualan. Berikut adalah flowchart sistem persediaan barang dagang Toko Obat Batik Yan Jaya yang diusulkan :
Flowchart sistem persediaan barang dagang toko obat batik yan jaya (per minggu)
Pengurangan Persediaan akhir
11
Siklus persediaan barang dagang dipengaruhi oleh penambahan dan pengurangan persediaan barang dagang tersebut. Beberapa hal yang mempengaruhi penambahan diantaranya pembelian barang dagang , retur penjualan dan bonus yang diberikan oleh pemasok. Sedangkan, yang mempengaruhi pengurangan yaitu penjualan, retur pembelian, penyusutan, hilangnya persediaan dan rusak .
Pemodelan Data
Data Flow Diagram
Sistem Persediaan barang dagang Pembelian
Penjualan Diagram Konteks
Nota Pembelian Lain-lain
Nota Penjualan Nota Pembelian
Nota penjualan Laporan Persediaan
Retur Pembelian
Stok Opname
Retur Penjualan Penambahan/ pengurangan
penyesuaian
Pemilik
12
13
Berikut adalah Entity Relationship Diagram dalam Toko Obat Batik Yan Jaya
Gambar 5. Relationships
Atribut
Tabel 2. Atribut
Entitas Atribut
Barang
Kode barang (primary key), Nama barang, Satuan, Persediaan awal.
Barang masuk No kartu masuk(primary key), kode barang, tanggal Barang keluar No kartu keluar (primary key), kode barang, tanggal
Detail barang masuk
No kartu masuk (pk 1), kode barang (pk 2), no nota, pembelian, harga beli, retur penjualan, lain-lain dan jumlah barang masuk
Detail barang keluar
14 banyak detail barang masuk
Barang - Detail Barang keluar
One to many Setiap satu jenis barang berhubungan dengan banyak detail barang keluar
Barang masuk - Detail Barang masuk
One to many Setiap satu event barang masuk pasti berhubungan dengan banyak detail barang masuk
Barang keluar - Detail Barang keluar
One to many Setiap satu event barang keluar pasti berhubungan dengan banyak detail barang keluar
Desain Aplikasi Sistem Persediaan
Berikut adalah hierarki menu utama pada tampilan Switchboard Toko Obat Batik Yan Jaya :
σ Master barang dagang
Δ formulir barang
15 -Laporan Per Jenis Persediaan -Kembali
σ Keluar
Tampilan menu utama pada sistem persediaan Toko Obat Batik Yan Jaya berikut :
Gambar 6. Tampilan Switchboard
Dalam aplikasi sistem persediaan ini terdapat 3 entitas diantaranya formulir master barang, rekap penambahan persediaan, rekap pengurangan persediaan dan laporan yang dihasilkan yaitu laporan persediaan secara keseluruhan,laporan Per Jenis Persediaan. Berikut tampilan form dan laporannya :
16
Gambar 7. Master Barang σ Perubahan persediaan
-Penambahan persediaan
17 -Pengurangan persediaan
Gambar 9. Rekap Pengurangan Barang σ Laporan
-Laporan persediaan secara keseluruhan
18 -Laporan Per Jenis Persediaan
Gambar 11.laporan Per jenis Persediaan
5. Penutup
Simpulan
Masalah yang terjadi pada Toko Obat Batik Yan Jaya adalah tidak tersediannya informasi persediaan barang , sedangkan pemilik mengakui bahwa membutuhkan informasi ketersediaan barang dagang. Untuk menyelesaikan masalah yang terjadi maka dirancangkan aplikasi sistem persediaan barang dagang sederhana yang dapat menghasilkan laporan persediaan barang dagang untuk pemilik.
Dalam aplikasi tersebut terdapat penyimpanan data yang tergolong dalam 5 Entitas yaitu barang , barang masuk, barang keluar , detail barang masuk dan detail barang keluar.
Saran
19
seperangkat komputer atau laptop dengan windows yang telah diinstal miceosoft access 2007
Daftar Pustaka
Ashari (2007).desain aplikasi akuntansi simpan pinjam menggunakan microsoft access. Jakarta : Elex Media Komputindo.
Bartalanfy, Ludwig Von.(1989). A Pioneer of General Systems Theory. Working Paper, Februari 1989
Depatemen teknik informatika,dkk (2007).Berbagai Makalah Sistem Informasi. Bandung :penerbit Informatika.
Devisi desain dan penelitian MADCOMS (2004).Rumus dan fungsi pada microsoft access.madiun : penerbit Andi
Devisi desain dan penelitian MADCOMS (2007).Panduan lengkap microsoft access 2007.madiun : penerbit Andi
Handojo, Andreas dan maharsi,sri (2009). Pembuatan sistem informasi Akuntansi Terkomputerisasi atas siklus pembelian dan penjualan pada cv.X . Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Hartono, Jogianto.(2005). Program komputer untuk amalisa ekonomi. Yogyakarta : penerbit andi
Hartono, Jogiyanto (1995). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Off Set Hartono, Jogiyanto (1991). Analisis dan Desain Sistem Informasi . Yogyakarta :
penerbit andi
Hilmawan, Rendy (2004). Evaluasi penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada perusahaan manufaktur PT. Gracia kreasi Rotan. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
20
Http://dir.unikom.ac.id/s1-final-project/fakultas-teknik-dan-ilmu- komputer/manajemen-informatika/2010/jbptunikompp-gdl-brendanata-21942/2-unikom-b-i.pdf/pdf/2-unikom-b-i.pdf (diunduh tanggal 23 juli 2012 pukul 17:52)
Http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=4238 (di unduh pada tanggal 6 agustus 2012 pukul 9:48)
Http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/443/jbptunikompp-gdl-anissetiyo-22119-2-unikom_a-i.pdf (diunduh pada tanggal 23 juli 2012 pukul 17:15)
Http://pekalongankota.bps.go.id/index.php?option=com_content&view=article&id=38&I
temid=40
Http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/52-pengertian-sistem-informasi.pdf (diunduh tanggal 24 juli 2012 pukul 00:00)
Hutabarat, Nancy natalia margaret.2011. Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada LYSA COLLECTION. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Ihalaw,John J.O.I, 1996, Bangunan Teori, Universitas Kristen Satya Wacana, salatiga
Kurniawati,Ana 2009. Perancangan aplikasi database pada sistem pembelian dan penjualan toko jaya motor di Blora. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Mangkulo, Hengky alexander dan solution winpec (2010). Membangun Aplikasi stok Inventory dengan Microsoft Access 2010. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Romney, Marshall B dan stembart, paul john (2006). Sistem informasi akuntansi (edisi 9 buku1). Jakarta :salemba 4
Romney, Marshall B dan Stembart, Paul John (2006). Sistem informasi akuntansi (edisi 9 buku2). Jakarta :salemba 4
21
Sapto, Hendro dwi. 2010. Analisis sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran kas pada toko prodi di purwodadi. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Sarosa, Samiaji (2009). Sistem informasi akuntansi. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.
Wicaksono, Heru, 2009, Prosedur Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Pada PT. Altrak 1978 Jakarta, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
