tutorial applikasi keuangn bos

(1)

APPLIKASI BOS 2013

(2)

ALPEKA BOS TS

• _{Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban BOS Tingkat Sekolah}

• _{Aplikasi untuk mencatat data keuangan sekolah}

(perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS.

• _{Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana}

lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini.

• _{Satu buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya untuk}

pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun

anggaran saja.

• _{Untuk pencatatan data keuangan sekolah untuk tahun}

(3)

YANG HARUS DIPERHATIKAN

• _{Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file}

data dan file outputnya.

• _{Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun}

anggaran saja.

• _{Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan}

datanya

(4)

TAHAPAN PENGGUNAAN

SETTING PADA PROGRAM EXCEL

(5)

PENGISIAN DATA & LAPORAN

Data Transakasi

(6)

(7)

Pengisian Data Awal

DATA UMUM

PROGRAM SEKOLAH

GENERATE



MEMBUAT

(8)

FILE DATA

Rencana-keluarREALISASI PENERIMAANNama sheet: Realisasi-terima

REALISASI PENGELUARAN Nama sheet:

(9)

(10)

KETIKA PERTAMA KALI MEMBUKA

APLIKASI

• _{Harus selalu mengaktifkan makro :}

(11)

SETELAH MAKRO DIAKTIFKAN

Setelah makro diaktifkan, maka akan muncul tampilan seperti ini.

Bila setelah membuka aplikasi ini, terus muncul tampilan ini berarti securit setting makro pada tingkat yang paling rendah

Perhatikan kalimat ini:

Apakah sudah merubah setting ‘Regional dan Language pada komputer ini?

(12)

TAMPILAN UNTUK SETING REGIONAL

Akan muncul tampilan seperti ini, perhatikan tulisan dibawah Format. Apabila tertulis Indonesia, berari sudah benar dan langsung klik ‘OK’ atau ‘Cancel’. Bila bukan cari dan pilih Indonesia. Klik pada panah

terbalik dikanan akan muncul daftar negara

(13)

TAMPILAN APLIKASI

(14)

PERNJELASAN RINCI

• _{Menjalankan Aplikasi}

• _{Menu “DEFINISI”}

–

_{Data Umum}

–

_{Progam Sekolah}

• _{File Data}

–

_Generate

–

_Update

• _{Data transaksi}

• _{Contoh Transaksi Realisasi}

• _Laporan

(15)

(16)

(17)

Menjalankan Aplikasi

(18)

AKTIFKAN MAKRO KETIKA PERTAMA

KALI MEMBUKA APLIKASI

• _{Harus selalu mengaktifkan makro :}

(19)

PERHATIAN

• _{Setiap kali membuka aplikasi jangan lupa}

untuk mengaktifkan makro

• _{Bila makro sudah aktif, maka akan muncul}

splash screen, bila splash screen tidak muncul

berarti makro masih belum aktif (masih di

blokir)

• _{Bila tombol yang ada tidak bisa diklik, bearti}

(20)

Menu DEFINISI

• _{Untuk menset-up data umum sekolah}

• _{Untuk memilih kegiatan yang dilaksanakan di}

(21)

DATA UMUM

(22)

PROGRAM SEKOLAH

• _{Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan}

program dan sub program sekolah.

• _{Untuk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yaitu,}

 _{Mencari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbentuk}

teropong.

 _{Mencari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru}

dicari kegiatannya

• _{Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom}

sebelah kanan di pilih ‘Ya’

(23)

MENCARI DENGAN KATA KUNCI

Klik icon teropong,

kemudian pada drop

down menu klik pada

‘Find’

Kemudian akan muncul

form ‘Find and Replace’,

ketikan kata kunci,

kemudian klik pada

(24)

KATA KUNCI DITEMUKAN

Salah satu kegiatan yang mengandung kata kunci

yang ditemukan

Bila yang ditemukan masih belum cocok, klik

(25)

MENAMBAH KEGIATAN

• _{Bila kegiatan belum ada pada daftar kegiatan, maka bisa}

menambahkan kegiatan tersebut.

• _{Setiap kegiatan yang baru harus tahu masuk dalam}

subprogram apa dan program apa.

• _{Setelah menambah kegiatan, lalu petakan komponen}

BOS mana yang bisa membiayai kegiatan ini, pilih “Ya”

pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan

lainnya pilih “Tidak”.

• _{Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiatan}

• _{Untuk mengetahui penjelasan komponen, arah kursor}

(26)

CARA MENAMBAH KEGIATAN

Arahkan kursor ke sudut kanan bawah dari tabel. Arahkan

kursor pada pojok kanan bawah tabel, sehingga kursor

berubah menjadi tanda panah diagonal

Drag kursor tersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris

yang akan ditambahkan

(27)

CARA MENAMBAH KEGIATAN

• _{Hasilnya seperti diatas.}

• _{Selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengetikan}

kegiatan yang belum ada pada kolom N

• _{Kemudian pilih masuk ke sub program pada pada}

kolom M

• _{Pilih masuk dalam komponen ke berapa dalam dana}

BOS, dipilih pada kolom P sampai AB

(28)

CARA MENAMBAH KEGIATAN

Ketikan kegiatan baru pada sel yang sudah tersedia

Pilih sub program dari drop down list (combo box)

Sesuaikan termasuk dalam komponen mana untuk sumber dana BOS, pilih ya atau tidak. Dari komponen 1

sampai komponen 13

(29)

(30)

GENERATE

• _Generate

_{: Berfungsi untuk membuat file data baru}

untuk pencatatan transaksi keuangan

Klik ‘Generate’ -> Pilih folder -> beri nama file data -> Save

• _{Semua data transaksi disimpan pada file data, yang}

terpisah dari file utama (Aplikasi), usahkan keduanya

dalam satu folder

• _{Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun}

(31)

PILIH DIREKTORI DAN NAMA FILE DATA

Setalah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan seperti gamba dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada folder default dari excel.

(32)

TAMPILAN FILE DATA

Setelah file data terbentuk, maka akan muncul tampilan seperti gambar ini, yang menginformasikan file data sudah terbentuk, selanjutnya Klik ‘OK’.

(33)

UPDATE

• _Update:

_{Berfungsi untuk mengupdate data}

umum dan kegiatan sekolah, bila terjadi

perubahan pada data umum dan kegiatan

sekolah, perubahan data umum seperti

penggantian kepala sekolah, bendahara, atau

komite sekolah

Klik ‘Update, -> Pilih file -> Save

• _{Data file selalu dibuat baru untuk setiap}

(34)

PILIH NAMA FILE DATA

SETELAH KLIK UPDATE, AKAN MUNCUL TAMPILAN INI YANG MEMINTA NAMA FILE YANG AKAN DI UPDATE

FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU

JANGAN SALAH MEMILIH FILE YANG AKAN

DIUPDATE, FILE YANG DIPILIH ADALAH YANG DI GENERATE OLEH

(35)

PESAN SETELAH UPDATE

SETELAH PROSES UPDATE

SELESAI, MAKA AKAN MUNCUL TAMPILAN SEPERTI INI.

SELANJUTNYA KLIK ‘OK’ UNTUK MELANJUTKAN

PENGISIAN DATA, BUKA FILE DATA YANG BARU DI-UPDATE, KEMUDIAN LAKUKAN

PENGISIAN SEPERTI BIASA. DATA YANG DIISIKAN

(36)

DATA TRANSAKSI



_{Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk}

transaksi satu tahun anggaran saja!

Data transaksi terdiri dari:

• _{Rencana: (pada sheets yang berwarna biru)}

–

_{Rencana penerimaan}

–

_{Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS}

• _{Realisasi: (pada sheets yang berwarna merah)}

–

_{Realisasi penerimaan}

–

_{Realisasi peng}

Jangan lupa untuk memasukan transaksi pajak pada realisasi

penerimaan dan pengeluaran

Jangan lupa saving file data setiap saat dan di akhir

pencatatan transaksi

(37)

TAHUN ANGGARAN

• _{Setiap tahun anggaran meliputi 2 tahun ajaran.}

Contoh untuk tahun anggaran 2013

• _{Triwulan Jan-Mar tahun anggaran 2013 -> Triwulan}

yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013

• _{Triwulan Mei-Jun tahun anggaran 2013 -> Triwulan}

yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013

• _{Triwulan Jul-Sep tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang}

sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014

• _{Triwulan Okt-Nov tahun anggaran 2013 -> Triwulan}

yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014

Tahun Anggaran 2013

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des Tahun Ajaran 2012/2013 Tahun Ajaran 2013/2014

(38)

PENGISIAN RENCANA PENERIMAAN

Rencana penerimaan dicatat pada sheet

“rencana-terima”

Transaksi rencana terima terdiri dari:

•_{Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada} •_{Sumber dana}

•_{Besaran uang yang rencana diterima ,}

ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan turun

(39)

PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN

Rencana penerimaan dicatat pada sheet

“rencana-terima”

Transaksi rencana terima terdiri dari:

•_{Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada} •_{Sumber dana}

•_{Subprogram peruntukan dana} •_{Komponen dana BOS Pusat}

•_{Besaran uang yang rencana pengeluaran ,}

ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan dikeluarkan

(40)

REALISASI PENERIMAAN

Realisai penerimaan dicatat pada sheet

“realisai-terima”

Transaksi penerimaan terima terdiri dari:

•_{ID, terisi otomatis}

•_{Tanggal transaksi dengan format:}

tgl/bln/thn

•_{Transakasi pada buku kas atau rekening}

bang

•_{No bukti transakai} •_{Uraian transaksi} •_{Sumber dana}

•_{Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.} •_{Jumlah realisasi penerimaan}

(41)

REALISASI PENGELUARAN

Realisai pengeluaran dicatat pada sheet

“realisai-keluar”

Transaksi penerimaan terima terdiri dari:

•_{ID, terisi otomatis}

•_{Tanggal transaksi dengan format:}

tgl/bln/thn

•_{Transakasi pada buku kas atau rekening}

bang

•_{No bukti transaksi} •_{Uraian transaksi} •_{Sumber dana}

•_{Sub program peruntukan} •_{Komponen BOS}

(42)

Contoh Pengisian Realisasi

Data keuangan sebagai berikut:

• _{Saldo tahun lalu di Bank Rp.}

500.000,-•

_{Saldo tahun lalu di Kas Rp.}

1.500.000,-•

_{Terima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal}

15 Januari 2013

Rp.33.000.000,-•

_{Terima dana BOSDA Kabupaten pada triwulan I melalui transfer Bank}

tanggal 14 Februari 2013 Rp

3.000.000,-•

_{Pengambilan uang BOS pusat untuk Bulan Januari 2013 pada tanggal}

16 Januari 2013 sebesar Rp

11.000.000,-•

_{Pembayaran Honor Tenaga Eskul PMR bulan Januari 2013 tgl 17}

Januari 2013 Rp

200.000,-•

_{Pemotongan PPh 21 Rp}

(43)

Pencatatan Realisasi Penerimaan

• _{Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal}

31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di

Bank dengan sumber dana BOS Pusat

• _{Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal}

31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di

Kas. dengan sumber dana BOS Pusat

• _{Dana BOS Pusat yang ditransfer dari Provinsi dicatat sebagai}

realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan

transaksi berada di Bank.

• _{Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut}

(44)

Pengisian Realisasi Terima: Saldo dan Terima

transfer di Bank

Pencatatan Saldo tahun anggaran lalu

(45)

PENGAMBILAN UANG DARI BANK

Ambil Uang BOS Pusat

dari Bank

Sebagai Realiasai Keluar

Tanggal pengambilan

Transaksi di Bank

Sumber Dana: BOS Pusat

Jumlah Uraian Transaksi

Uang Masuk Kas

Sebagai Realiasai Terima

Tanggal pengisian

Transaksi di Kas

Sumber Dana: BOS Pusat

(46)

Pencatatan Pengambilan dari Bank dan Pengisian Kas

Pengambilan sebagai realisasi pengeluaran dari Bank

(47)

Realsasi Keluar

• _{Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai}

transaksi di kas.

• _{Setiap transaksi keluar dari kas harus ditulis:}

Tanggal transaksi, jenis transaksi di Kas, kode

bukti, uraian transaksi, sumber dana, nama

kegiatan sekolah, komponen BOS yang

(48)

Pemotongan Pajak

• _{Setiap pengeluaran yang dipotong pajak, maka}

potongan pajak dicatat pada realisasi masuk.

• _{Nilai yang tertulis pada pengeluaran adalah nilai}

total plus pajak

• _{Pencatatan pajak yang dipotong sebagi realisasi}

masuk dengan sumber dana pajak dan sebutkan

jenis pajaknya apakah itu PPN, PPh21, PPh22, atau

PPh23

• _{Ketika melakukan setoran pajak, maka dicatat}

(49)

Realisasi Keluar dari Kas

• _{Semua transaksi pengeluaran dari kas harus dicatat}

(50)

Transaksi Yang Menimbulkan Pajak

• _{Setiap transaksi yang menimbulkan pajak, pajak yang}

(51)

Setoran Pajak

• _{Pajak yang disetorkan ke kantor pajak merupakan}

(52)

Transaksi Lengkap

Pencatatan transaksi realisai terima

(53)

LAPORAN KEUANGAN

• _{Laporan keuangan BOS yang}

bisa dibuat sesuai dengan

Petunjuk Teknis pada

Permendikbud nomor 76

tahun 2012

• _{Laporan akan otomatis dibuat}

setelah tahapan dikerjakan

• _{Laporan Keuangan yang bisa}

(54)

Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan

Pastikan Jenis laporan sesuai yang diinginkan

Bila kotak ini berwarna gelap, tidak perlu dipilih

Pilih periode laporan, bila kotak berwarna gelap

tidak perlu dipillih Pilih file data transaksi. Klik tombol “Browse” ->

Pilih file data -> Klik ‘Open’ Terakhir Klik pada tombol

(55)

CETAK LAPORAN

• _{Setelah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan}

dibuat dalam bentuk file excel, dengan format

sesuai dengan petunjuk teknis.

• _{File laporan bisa disimpan dalam hard disk}

dengan memberi nama terlebih dahulu ( pilih

Save as)

• _{Pencetakan laporan seperti mencetak file}

(56)

(57)

SECURITY SETTING PADA EXCEL

Pada Option -> Trust Center -> Macro Settings Pastingkan pilihan

(58)

SETTING REGIONAL

Klik tombol bersamaan Window ( )+ R ( )

(59)

SETTING REGIONAL (2)

Pada kolom Format pilih: Indonesian (Indonesia)

Kemudian Klik OK Jika pilihan sudah