Pelestarian Arsip Dinamis In-Aktif di Subbagian Kearsipan Seketariat Jendral Kementerian Pertanian: Studi Kasus Ruang Depo Arsip 1
Aditya Kurniawan Nasution
Subbagian Kearsipan Seketariat Jendral Kementerian Pertanian
Departeman Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16425, Indonesia
e-mail: adiitiia@hotmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini membahas mengenai Pelestarian Arsip Dinamis In-Aktif di Subbagian Kearsipan Seketariat Jendral Kementerian Pertanian: Studi Kasus Ruang Depo Arsip 1. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelestarian yang berada di Subbagian Kearsipan Kementerian Pertanian dan juga perilaku dalam kegiatan pelestarian. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif. Subyek dalam penelitian ini adalah staf arsiparis yang berada di Subbagian Kearsipan dan objek dari penelitian ini adalah ruang depo arsip 1. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa arsiparis masih tidak peduli terhadap arsipnya, yang menyebabkan tindakan pelestarian tidak dilaksanakan.
Kata kunci:
Pelestarian, Arsip, Depo Arsip, Kegiatan Pelestarian
ABSTRACT
This research study the preservation of dynamic inactive records in Subaggian Kearsipan Seketariat Jendral Kementerian Pertanian. This study aims to determine how the preservation of Subaggian Kearsipan, as well as behavior in conservation activities. This research use qualitative descriptive method. The subjects in this study are archivists in Subaggian Kearsipan and the object of this study is archives depo no. 1. The results of this study indicate that the archivists are still not giving concern on their archives, cauising conservation measures are not implemented.
Keywords:
1. Pendahuluan
Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat bagi kegiatan organisasi (Wursanto, 1991 : p. 12). Pengetahuan yang terbentuk dalam informasi terekam di berbagai media merupakan suatu kekayaan intelektual bangsa dan juga khasanah budaya yang mencerminkan dinamika kehidupan masyarakat pada zamannya.
Subbagian Kearsipan Seketariat Jendral Kementerian Pertanian sebagai suatu instansi yang menangani arsip, khususnya arsip dinamis berisi surat-surat keputusan dan surat-surat bukti kegiatan Kementrian Pertanian selama ini, merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara, apabila ditinjau dari keunikan arsip tersebut maka, pelestarian materi arsip adalah suatu hal yang mutlak dilaksanakan, karena keunikan dan pentingnya nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut.
Semakin banyak kegiatan organisasi yang dilakukan Kementrian Pertanian semakin banyak pula dokumen-dokumen yang dihasilkan yang memerlukan pengorganisaian yang baik agar dokumen-dokumen tersebut tersimpan dengan aman, mudah ditemukan kembali, serta dapat diperlakukan dengan bijaksana.
Namun dengan semakin banyaknya kegiatan akan menghasilkan dokumen/arsip yang banyak pula. Hal ini menimbulkan penumpukan dan terjadi arsip yang tidak beraturan pada Subbagian Kearsipan Seketariat Jenderal Kementerian Pertanian. Kebijakan yang dilakukan kementrian Kearsipan adalah penyelamatan arsip yang masih bernilai guna.
Banyaknya tugas dari bagian substantif, mengakibatkan pengelolaan yang terjadi seperti di atas tidak dapat dilakukan dengan baik. Tidak hanya itu proses digitalisasi menjadi tidak terlaksana. Selama ini, kegiatan masih terfokus pada pekerjaan subtantif, sehingga hampir dipastikan pengelolaan tidak sepenuhnya berjalan. Arsiparis pada tugasnya tidak berjalan karena tugas pokok yang harus dldahulukan yaltu penyusunan laporan dari sekretariat jendral, sehingga pelestraian arsip dinamis inaktif tidak berjalan.
Foot (2006: p. 21) menyebutkan bahwa pelestarian tidak berarti mengkarantinakan koleksi. Hal ini akan terkait dengan perpustakaan dan fungsi arsip. Oleh karena itu kebijakan pelestarian harus mengambil fungsi-fungsi dan tujuannya sebagai sebuah perpustakaan atau sebuah arsip.
Semua perpustakaan dan arsip memperoleh atau menerima materi, dengan maksud membuatnya tersedia bagi yang ingin menggunakannya dan menjaganya, setidaknya untuk beberapa waktu. Jika mellhat akuisisi, akses dan retensi pada gilirannya, terlihat bahwa mereka terkait erat dengan pelestarian. Dengan demikian keputusan akuisisi berdampak pada keputusan pelestarian.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip yang akan dilestarikan di Kementerian Pertanian meliputi informasi tentang hubungan karyawan, aktivitas karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip dinamis (dalam pelatihan SDM Kearsipan Pertanian).
Arsip yang tercipta di Seketariat Jendral Kementerian Pertanian merupakan materi yang unik, karena itu sangat butuh penanganan yang strategis untuk melestarikannya. Arsip yang tersimpan di depo arsip 1 Sekertariat Jendral Kementrian Pertanian tidak dilindungi dan dipelihara secara menyeluruh, karena tidak adanya kepedulian terhadap arsip. Berdasarkan hasil pengamatan awal Depo arsip di Kementrian Pertanian hanya menjadi gudang tempat menyimpan kertas maupun benda - benda lalnnya, ruang depo yang berdebu, tidak adanya alat pengukur suhu dan kelembapan, tata letak ruang yang salah karena bersebelahan dengan kamar kecil dan koperasi serta faktor manusla dl Seketariat Jendral Kementerlan Pertanian yang kurang peduli mulai dari arsiparis hingga PNS yang bekerja di Seketariat Jendral.
Keglatan pelestarian mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, sumber daya manusla yang diperlukan, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka dan arsip, serta nilai informasi yang dikandungnya (Dureau, 1990 : p. 2). Cakupan dari kegiatan pelestarian mempunyai ruang lingkup yang luas, mulai dari manajemen sampai dengan hal-hal yang bersifat teknis
Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sampai sejauh mana usaha-usaha serta metode-metode yang telah dilakukan dan diterapkan dalam rangka pelestarian arsip yang menjadl tanggung jawab dari Subbag Kearsipan Kementerian Pertanian.
Penelitiaan ini mengunakan pendekatan kualitatif dengan metode penelitian berupa studi kasus. Informan yang digunakan dalam penelitian adalah Arsiparis di Subbagian Kearsipan Seketariat Jendral Kementerian Pertanian. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah
wawancara, observasi serta studi pustaka. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab kepada informan yang terlibat langsung dengan pencarian informasi. Observasi adalah pengamatan langsung dengan cara melibatkan diri dalam kegiatan - kegiatan yang dilakukan subjek penelitian dalam rangka memperoleh informasi tentang objek penelitian sedangkan Studi pustaka adalah suatu kajian atas bahan - bahan tertulis atau literatur - literatur.
2. Analisis
Banyak kendala yang muncul dalam pelestarian arsip dinamis in-aktif sebagai penghalang untuk keberlangsungan pelestarian yang berjalan di Subbagian Kearsipan. Kendala yang muncul tersebut dapat menjadi tantangan namun juga bisa menjadi ancaman bagi keberhasilan pelestarian, Kelihaian staf Subbagian Kearsipan yang melihat setiap celah dan kesempatan yang ada untuk mengatasi kendala yang muncul adalah tantangan tersendiri untuk Subbagian Kearsipan, sedangkan membiarkan kendala tanpa melakukan suatu perbaikan bisa menjadikan kendala tersebut menjadi ancaman serius yang dapat mengagalkan pelestarian arsip.
Temuan di lapangan menunjukkan terdapat 4 kendala dan tantangan utama yang dihadapi oleh Subbag Kearsipan, yaitu pengadaan alat untuk pelestarian (mengukur suhu, kelembapan, vacum cleaner), kurangnya staf dan latar belakang yang sesuai, tidak adanya kebijakan pelestarian dan Faktor dari manusia itu sendiri.
a. Pengadaan Alat untuk Pelestarian
Salah satu faktor yang mendukung keberhasilan dari pelestarian adalah alat yang memadai dan sesuai standar untuk menunjang dari pelestarian tersebut. Pemilihan peralatan ataupun perlengkapan arsip terdapat banyak hal yang harus diperhatikan. Ini menunjukan bahwa arsip sangat sensitif dan dapat rusak kapan saja dengan indikasi bahwa penyimpananya tidak sesuai dengan bentuk arsip tersebut. Sangat disarankan orang yang ahli dalam hal ini seorang arsiparis untuk mengelola sebuah kearsipan didalam suatu organisasi ataupun instansi.
Dua alat seperti hygrometer dan termometer adalah penunjang dari pemeliharaan arsip, dikarenakan dua alat ini sebagai pengukur suhu dan kelembapan ruangan. Dalam pelestarian
arsip alat ini menunjang untuk arsiparis mengetahui kondisi arsip, dengan demikian penjagaan suhu akan tetap terorganisir dengan baik.
b. Pembagian Tugas Kerja Kepada Staf
Tugas pokok yang banyak tentang kementrian itu sendiri saja sudah menyulitkan bagi mereka untuk menangani langsung ruang arsip. Kebijakan yang belum ada, dirasakan kurang berguna karena tidak penentuan siapa saja staf yang menangani konservasi dan staf yang menangani dan staf pengelola arsip, penambahan staf juga harus dilaksanakan karena penanganan terhadap tugas pokok dari kementrian dan juga tugas dari kearsipan itu sendiri membutuhkan staf tambahan yang berlatar belakang sesuai dengan pekerjaannya agar penangan tentang arsip dapat berjalan dengan baik dan benar.
Faktor dari arsiparis yang masih tidak peduli atas arsipnya, membuat penanganan dari pelestarian tidak berjalan. Pembuatan tugas kerja harus dikerjakan untuk menggerakan para staf yang ada di Subbagian Kearsipan, dengan adanya 9 staf maka penangan terhadap arsip akan lebih mudah dibandingkan dengan penambahan staf baru. Tugas kerja yang dibuat secara efektif dapat membuat arsiparis tersadar akan tugasnya, dengan alasan penambahan staf tetapi tidak dibuatnya tugas, maka arsiparis tetap akan mengacuhkan pekerjaannya, bermalas – malasan dan menolak pekerjaannya sebagai arsiparis.
c. Tidak Adanya Kebijakan Pelestarian
Pelestarian bahan-bahan pustaka bisa dilakukan dengan menetapkan terlebih dahulu suatu kebijakan dasar untuk menegaskan bahan-bahan pustaka apa saja yang harus diprioritaskan untuk dilestarikan. Pelaksanaan kegiatan pelestarian tidak dapat dilakukan dengan cara yang sederhana dan serampangan, melainkan harus direncanakan dan dipikirkan secara mendalam (Feather, 1991 : p.49). Tanpa perencanaan yang baik kegiatan ini tidak mungkin mencapai sasaran yang sesuai dengan tujuan pelestarian bahkan dapat terjadi sebaliknya. Untuk itu dibutuhkan suatu kebijakan yang dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan perencanaan kegiatan.
Secara tidak langsung dengan membuat suatu kebijakan yang terperinci maka dapat dihitung jumlah anggaran yang akan digunakan untuk kebijakan dari pelestarian arsip. Kebijakan
ini menunjukan bahwa Subbagian Kearsipan memperhatikan arsipnya bahwa mereka menegaskan arsip adalah suatu informasi yang unik karena informasinya pada dasarnya bersifat satu-satunya, tidak terdapat pada arsip yang lain dan juga mereka dapat menunjukan yaitu menjamin pelestarian informasi sebagai bahan pertanggung jawaban nasional. Kebijakan harus segera dibuat karena pelestarian dari arsip bisa dilakukan dengan menetapkan suatu kebijakan dasar awal untuk menegaskan arsip - arsip apa saja yang harus diprioritaskan untuk dilestarikan. Kebijakan tentang suatu cara atau metode pelestarian yang mana, oleh siapa, kapan, dimana, dan sasaran keberhasilan didasarkan pada tolok ukur yang mana harus diprioritaskan. Langkah-langkah dalam manajemen pelestarian meliputi pula upaya-upaya perencanaan sumber daya, tidak hanya berkenaan dengan rencana-rencana pengadaan dan pendistribusian fasilitas-fasilitas yang materiil dan finansial. Kebijakan yang belum ada dirasakan kurang berguna karena tidak penentuan siapa saja staf yang menangani konservasi dan staf yang menangani dan staf pengelola arsip.
3. Kesimpulan
Kesimpulan yang diambil dalam penelitian ini adalah kesimpulan yang berdasarkan hasil interpretasi observasi dan hasil wawancara yang diperoleh dari informan. Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya dapat ditarik kesimpulan bahwa pelestarian tidak berjalan dengan tepat dari kebijakan, anggaran, peralatan dan juga perilaku arsiparis itu sendiri yang tidak peduli terhadapt arsipnya :
Tidak adanya kebijakan menjadikan tidak terjadinya skala prioritas dalam pelestarian untuk arsip – arsip apa saja yang harus didahulukan. Tanpa perencanaan yang baik kegiatan ini tidak mungkin mencapai sasaran yang sesuai dengan tujuan pelestarian bahkan dapat terjadi sebaliknya. Untuk itu dibutuhkan suatu kebijakan yang dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan perencanaan kegiatan. Tidak adanya kebijakan pelestarian seharusnya arsiparis menyadari bah pelestarian harus tetap berjalan sesuai kaidahnya. Tugas kerja arsiparis yang harus ditingkatkan karena terdapat 9 staf yang menangani arsip, karena dengan peningkatan tugas kerja maka semua arsiparis terlibat langsung dalam hal pelestarian dan juga arsiparis akan sadar bahwa arsip juga penting.
Tata letak ruang arsip yang tidak diperhatikan membuat keadaan ruang menjadi banyak masalah, seperti pengaturan air AC yang tidak benar, depo arsip yang bersebelahan dengan wc yang mendatangkan banjir, depo arsip yang bersebelah dengan koperasi pegawai yang banyak menaruh beras yang menjadikan tikus masuk kedalam ruang arsip dan juga ruang arsip yang bersebelahan dengan parkiran mengakibatkan banyaknya gas – gas timbal masuk kedalam ruang arsip.
Pelatihan arsiparis menunjukan bahwa dengan mengikutinya maka wawasan mereka akan bertambah, serta kualitas arsiparis diakui dalam penangan kegiatan arsip. Pelatihan juga menunjukan bahwa Kepala Subbagian Kearsipan peduli terhadap stafnya untuk menjadi arsiparis yang profesional, dengan menjadi profesional maka staf diharapkan dapat menemukan solusi terhadap arsip – arsip yang akan dilestarikan.
Peralatan yang tidak memadai membuat arsiparis tidak begitu tanggap pada keadaan arsipnya. Tidak adanya pengkontrolan hama membuat banyak tikus dan ikan perak berkembang biak dengan mudahnya.
Pengamanan terhadap bahaya kebakaran sudah bisa dikatakan bagus, karena pengamanan yang lengkap bila terjadi kebakaran makan dapat di cegah secepatnya. Kebakaran juga dapat terjadi karena staf PNS yang merokok didalam ruang arsip, karena abu rokok yang berterbangan dapa memicu kebakaran yang besar.
Perilaku arsiparis yang tidak peduli terhadap arsipnya, oleh karena itu banyaknya tindakan pelestarian yang tidak dilakukan bahkan dilakukan secara serampangan. Perilaku ini juga membuat ruang depo arsip dapat dimasuki oleh siapa saja dan para staf dapat melakukan apapun dari tidur, makan, minum, dan merokok.
Daftar Pustaka
Balloffet, Nelly and Hille, Jenny. (2005) Preservation and Conservation : for Libraries and
Archives. Chicago : American Library Association
Harvey, Ross. (2007) Library Trends : Preserving Cultural Heritage. The Johns Hopkins University Press.
Cunha, George M. (1998) Method of evaluation to determine the preservation needs in libraries
and archives : A Ramp study with guidelines. Paris : Unesco
Dureau, J. M. dan Clements, D. W. G. (1990) Dasar-dasar pelestarian dan pengawetan bahan
pustaka. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI
Feather, Jhon. (1994) Preservation and the management of library collection. London : Library Association
Forde, Helen. (2007) Preserving Archives. London : Facet Publishing
Harvey, Ross. (1993) Preservation in libraries. London : Bowkersaur
Higginbotham, Barbra Buckner and Wild, Judith W. (2002) The preservation program blueprint. Chicago : American Library Association
Kennedy, Jay and Cherryl, Schauder. (2000) Record Management. 2nd edition. Australia : Logman.
Martoadmodjo, Karmidi. (1997) Pelestarian bahan pustaka. Jakarta : Yayasan Multiwijaya
Razak, Muhamadin, Retno Anggarini dan Supriyanto. (1992) Pelestarian bahan pustaka dan
arsip. Jakarta : Program pelestarian bahan pustaka dan arsip
Ritzenthaler, Marylynn. (1983) Archives & manuscript conservation: annual on physical care
and management. Chicago : Society of American Archivist
Sulistyo-Basuki. (2001) Administrasi arsip. Jakarta : Gramedia
Sulistyo-Basuki. (1991) Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : Gramedia
Teygeler, Rene. (2001) Preservation of Archives in Tropical Climates. Paris : The Hauge
