BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

(1)

19

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

3.1 Gambaran Umum Yayasan Kartini

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Yayasan Kartini

Yayasan Kartini merupakan yayasan yang bergerak di bidang pendidikan untuk TK, SD, SMP, dan SMK. Yayasan ini berdiri sejak tahun 1938 dengan Ketua Yayasan Bpk. Samuel Arifin Kurniawan yang beralamat lengkap di Jl. Mangga Besar Raya No.77 Jakarta Barat. Dengan jumlah karyawan sebanyak 42 orang dengan 2 orang di bagian pemasaran/penjualan.

Banyak orang tua siswa yang memilih yayasan ini sebagai tempat pendidikan anak-anak mereka karena biaya sekolah yang lebih murah, lokasi sekolah yang strategis, status sekolah yang disamakan, serta yang paling penting yayasan ini memberikan subsidi bagi mereka yang kurang mampu. Orang tua siswa yang menyekolahkan anak mereka di yayasan ini sebagian besar berada di daerah Mangga Besar dengan usia antara 30 – 40 tahun. Dengan pekerjaan orang tua rata-rata sebagai guru, pegawai swasta, wiraswasta dengan pendidikan orang tua rata-rata lulusan SMP-SMA.

Bukan hal yang baru kalau di dunia pendidikan pun ada pesaing. Demikian juga Yayasan Kartini memiliki pesaing, diantaranya Sekolah St. Leo (TK – SMA) dengan target golongan menengah ke atas, dan juga Sekolah Rahmani (TK – SMA) dengan target yang sama yaitu golongan menengah ke atas. Kelebihan yang dimiliki kedua sekolah ini yaitu memiliki fasilitas dan gedung sekolah yang lebih mewah dari

(2)

Yayasan Kartini. Agar dapat bersaing dengan kedua sekolah ini Yayasan Kartini memberikan harga yang lebih murah untuk biaya pendidikan tetapi dengan kualitas pendidikan yang lebih baik. Cara yang digunakan Yayasan Kartini untuk mempromosikan sekolah yaitu dengan cara membagikan brosur, memasang spanduk serta dengan seminar atau dari mulut ke mulut. Untuk mengembangkan sekolahnya Yayasan Kartini membangun gedung baru dan kelas baru serta membangun laboratorium komputer.

Yayasan ini belum memiliki divisi teknologi informasi (TI) serta belum menggunakan koneksi langsung ke Internet. Sedangkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sudah menggunakan Ms. Word dan Excel untuk pembukuan yang digunakan oleh sekretaris yayasan.

(3)

21

3.1.2 Struktur Organisasi Yayasan Kartini

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Komponen–komponen dalam struktur organisasi di atas memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing–masing. Setiap tugas yang dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga tercipta suatu proses kerja yang mendukung proses bisnis dalam perusahaan tersebut. Berikut ini adalah tugas–tugas yang dilaksanakan oleh tiap–tiap bagian dalam Yayasan Kartini :

(4)

1. Ketua Yayasan :

Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang terdapat di sekolah, membuat rencana perkembangan sekolah, mempekerjakan atau memberhentikan karyawan dan guru.

2. Wakil Ketua Yayasan :

Bertugas untuk menggantikan tugas Ketua Yayasan jika Ketua Yayasan berhalangan hadir atau tidak dapat menjalankan tugas-tugasnya.

3. Sekretaris :

Bertanggung jawab atas dokumentasi surat-surat, membuat risalah rapat dan membuat surat keluar.

4. Bendahara :

Bertanggung jawab atas keuangan dan laporan keuangan, membuat anggaran biaya sekolah dalam setahun.

5. Kepala Sekolah :

Bertanggung jawab atas perkembangan pendidikan murid, kinerja guru, menambah fasilitas sekolah.

6. Wakil Kepala Sekolah :

Bertugas untuk menggantikan tugas Kepala Sekolah jika Kepala Sekolah berhalangan hadir atau tidak dapat menjalankan tugas-tugasnya.

(5)

23

7. Tata Usaha :

Bertugas untuk mengurusi segala keuangan, pengumuman-pengumuman, jadwal ujian yang berhubungan dengan siswa.

8. Guru :

Bertugas untuk mendidik siswa dan melakukan kegiatan belajar mengajar serta membimbing siswanya.

Aktor–aktor yang terlibat dalam proses bisnis pada Yayasan Kartini yaitu : Tata Usaha dan Guru.

3.2 Analisis Permasalahan

3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Yayasan Kartini

Pada saat ini, sistem yang berjalan pada Yayasan Kartini dalam melayani orang tua siswa atau calon siswa yang hendak membeli formulir masih dilakukan secara manual. Begitu pula dalam melayani orang tua siswa yang hendak mendapatkan informasi mengenai kegiatan belajar mengajar anak-anaknya di sekolah, baik mengenai informasi nilai, informasi absensi, informasi jadwal ujian, dan pengumuman mengenai kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh sekolah.

Dari hasil analisis kegiatan pengamatan lapangan yang dilakukan, tabel berikut merupakan ruang lingkup dari proses-proses yang dijadikan fokus pengamatan identifikasi masalah pada Yayasan Kartini :

(6)

25

Tabel 3.1 Daftar Proses Bisnis dan Aktornya

No Nama Proses bisnis Aktor Dokumen

1. Membeli formulir Calon siswa/orang tua Bagian Tata usaha

Formulir kosong Bukti Pembayaran 2. Mengisi formulir Calon siswa/orang tua

Bagian Tata usaha

Formulir kosong

Formulir yang telah diisi dan data pelengkap 3. Mengembalikan formulir Calon siswa/orang tua Formulir yang telah diisi dan data pelengkap

Kartu pengenal USM 4. Melihat pengumuman test USM Calon siswa/orang tua Kertas pengumuman

Kartu pengenal USM 5. Melihat jadwal ujian ulangan umum Siswa Kertas Jadwal

6. Melihat Pengumuman Bagian Tata Usaha Siswa

Orang tua siswa

Kertas pengumuman

7. Menerima hasil ulangan/melihat nilai Siswa Guru

(7)

26 Berikut merupakan proses aliran dokumen yang terjadi pada Yayasan Kartini saat ini :

(8)

Pertama calon siswa/orang tua datang ke sekolah untuk membeli formulir. Setelah sampai di sekolah, calon siswa/orang tua datang ke bagian tata usaha. Bagian tata usaha melayani calon siswa/orang tua dengan menawarkan formulir pendaftaran. Lalu formulir pendaftaran yang masih kosong itu diberikan kepada calon siswa/orang tua. Jika calon siswa/orang tua setuju untuk membelinya maka bagian tata usaha mencetak bukti pembayaran. Bukti pembayaran itu dirangkap dua, satu untuk pihak sekolah dan satu lagi untuk pihak calon siswa/orang tua. Setelah calon siswa/orang tua menerima bukti pembayaran dan formulir maka transaksi pembelian formulir selesai.

(9)

28 Pada bagian ini proses yang terjadi yaitu calon siswa/orang tua mengisi data yang dibutuhkan dalam formulir secara lengkap serta melengkapi data-data yang diminta, seperti fotokopi Akte kelahiran, fotokopi Kartu Keluarga, dan sebagainya.

(10)

Proses yang terjadi yaitu calon siswa/orang tua datang ke sekolah untuk mengembalikan formulir yang telah diisi dengan lengkap beserta data pelengkap lainnya ke bagian tata usaha. Kemudian bagian tata usaha memeriksa kelengkapan data yang dibutuhkan serta memeriksa apakah formulir telah diisi dengan benar dan lengkap. Jika sudah lengkap kemudian data pelengkap serta formulir yang telah diisi tadi disimpan. Kemudian kartu pengenal untuk test USM dicetak, yang kemudian diberikan kepada calon siswa/orang tua. Lalu calon siswa/orang tua menerimanya yang nantinya akan dibawa oleh calon siswa pada saat mengikuti test USM.

(11)

30

Gambar 3.5 DAD Melihat Pengumuman Test USM

Setelah calon siswa mengikuti test USM, calon siswa/orang tua kembali datang ke sekolah untuk melihat hasil pengumuman. Jika berhasil melewati test USM maka akan menjalankan tahap selanjutnya, yaitu melakukan negosiasi biaya sekolah dengan pihak sekolah.

(12)

Gambar 3.6 DAD Melihat Jadwal Ujian Ulangan Umum

Setelah menjadi siswa dan mengikuti proses belajar selama di sekolah. Siswa ke papan pengumuman untuk melihat jadwal ulangan umum, kemudian mencatatnya. Setelah mencatatnya maka proses melihat jadwal ujian ulangan umum selesai.

(13)

32

(14)

Untuk melihat pengumuman yang ada di sekolah, pertama-tama bagian tata usaha membuat pengumuman yang kemudian akan dicetak. Setelah dicetak, maka bagian tata usaha membagikan kertas pengumuman kepada seluruh siswa ditiap-tiap kelas. Kertas yang telah dibagikan ini kemudian akan diberikan kepada orang tua masing–masing siswa, melalui siswa-siswa tersebut. Dan kemudian kertas pengumuman ini akan dibaca oleh orang tua siswa.

(15)

34 Pada proses ini guru masuk ke kelas untuk membagikan kertas ulangan yang telah dinilai. Kertas ulangan yang telah dinilai itu kemudian diberikan kepada siswa dan dari kertas ulangan ini didapatkan informasi mengenai nilai siswa.

Setelah menganalisis proses bisnis yang berjalan pada Yayasan Kartini, maka saatnya untuk merangkum permasalahan berdasarkan hasil pengamatan yang ada pada sekolah dan verifikasi dengan studi literatur. Hasil rangkuman tersebut dapat dilihat pada tabel berikut ini :

(16)

35

Tabel 3.2 Permasalahan Pada Yayasan Kartini Berdasarkan Pengamatan Lapangan

No. Nama Proses Bisnis Masalah Verifikasi Studi Literatur

1. Membeli formulir Keterbatasan Waktu.

Calon siswa/orang tua yang ingin membeli formulir harus datang langsung ke sekolah, Hal ini tidak efisien dan memakan waktu. Selain itu terbatasnya waktu karena jam operasionalnya.

Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944).

2. Mengisi formulir Kesalahan Pencatatan Data.

Calon siswa/orang tua mengisi data pada formulir dengan tulisan tangan dimana tulisan tangan setiap orang berbeda dan tidak semua tulisan tangan mudah dibaca. Sehingga dalam pencatatan data siswa sering terjadi kesalahan

Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien, 2003, p8).

3. Mengembalikan formulir Keterbatasan Waktu.

Untuk mengembalikan formulir calon siswa/orang tua perlu datang langsung untuk mengembalikannya. Sehingga hal ini memakan waktu, belum lagi sekolah memiliki jam operasional

(17)

36

4. Melihat Pengumuman test USM

Keterbatasan Waktu.

Untuk melihat pengumuman calon siswa/orang tua juga harus datang ke sekolah yang memakan waktu selain itu siswa harus antri atau berdesakan untuk melihat pengumuman. Dan juga siswa harus teliti untuk mencari tiap nama karena kertas pengumuman isinya panjang dan banyak. Dan kertas pengumuman bisa saja rusak.

5. Melihat jadwal ujian ulangan umum

Kurangnya Informasi.

Untuk melihat jadwal ujian siswa harus melihat di papan pengumuman. Siswa harus antri atau berdesakan untuk melihat jadwal tersebut. Dan siswa harus mencatat ulang jadwal ujian tersebut agar tetap ingat. Hal ini dapat menyebabkan kertas dapat hilang ataupun rusak.

6. Melihat pengumuman Kurangnya Informasi.

Siswa yang telah menerima kertas pengumuman

Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang

(18)

37

terkadang tidak menyampaikan kertas pengumuman tersebut kepada orang tuanya atau kertas pengumumannya hilang, sehingga orang tua tidak mengetahui berita terbaru dari sekolah.

mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien, 2003, p8).

7. Menerima hasil ulangan/melihat nilai

Kurangnya Informasi.

Siswa yang sudah menerima hasil ulangannya terkadang tidak menyampaikan ke orang tuanya atau hilang, sehingga orang tua tidak mengetahui perkembangan nilai anaknya.

(19)

38 Dengan proses yang sedang berjalan saat ini Yayasan Kartini menghadapi beberapa masalah diantaranya yaitu pada saat proses membeli dan mengembalikan formulir. Saat membeli dan mengembalikan formulir calon siswa/orang tua yang ingin membeli dan mengembalikan formulir harus datang langsung ke sekolah. Hal ini tidak efisien dan memakan waktu dan terbatas dengan jam operasional sekolah. Selain itu juga dengan proses manual akan menimbulkan masalah pada saat pengisian formulir, karena pada saat mengisi formulir calon siswa/orang tua mengisi dengan tulisan tangan dimana tulisan tangan setiap orang berbeda dan tidak semua mudah dibaca. Sehingga dalam pencatatan data siswa bisa terjadi kesalahan.

Pada saat melihat pengumuman juga dapat timbul masalah sebab untuk melihat pengumuman calon siswa/orang tua harus kembali datang ke sekolah hal ini akan memakan waktu selain itu juga harus antri dan berdesak-desakan untuk melihat pengumuman. Dan juga siswa harus teliti untuk mencari tiap nama karena kertas pengumuman isinya panjang dan banyak, dan kertas pengumuman bisa saja rusak. Jadi, dengan proses yang sedang berjalan saat ini memungkinkan timbul beberapa masalah.

3.2.2 Analisis Kuesioner dan Wawancara Pada Yayasan Kartini

Setelah melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada Yayasan Kartini, terdapat beberapa permasalahan yang muncul. Untuk mendapatkan permasalahan yang lebih rinci dan benar sesuai dengan stake holder, maka diperlukan evaluasi melalui kuesioner dan wawancara. Evaluasi ini ditekankan pada verifikasi permasalahan dan kemungkinan solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut.

(20)

3.2.2.1 Analisis Wawancara

Berikut ini merupakan tabel hasil wawancara yang dilakukan dengan Ketua Yayasan Kartini, Bapak Samuel Arifin Kurniawan pada tanggal 30 September 2006. Wawancara dilakukan kepada Ketua Yayasan karena Ketua Yayasan benar-benar mengetahui permasalahan yang sedang dihadapai, dan diharapkan data yang diperoleh akan lebih akurat. Sehingga dapat membantu dalam proses pemecahan masalah.

Tabel 3.3 Draft Wawancara Nama : Bpk. Samuel Arifin Kurniawan Jabatan : Ketua Yayasan

Tanggal Wawancara : 30 September 2006 Jam Wawancara : 13.00

Tempat : Sekolah Yayasan Kartini Daftar Pertanyaan :

i. Apakah sekolah memiliki fasilitas komputer? Ya.

Jumlahnya 8 unit.

1 unit untuk kantor yayasan, 7 unit untuk anak-anak bermain. ii. Apakah sekolah memiliki fasilitas Internet?

Tidak.

iii. Apakah sekolah berencana untuk memasang Internet? Ya.

iv. Apakah pihak sekolah mau menjual formulir pendaftaran secara online? Ya.

v. Apakah pihak sekolah mau memberikan discount untuk mereka yang mendaftar secara online?

Ya.

Discount sebesar 50%.

vi. Apakah pihak sekolah mau memberikan informasi kepada orang tua murid mengenai proses belajar mengajar di sekolah?

(21)

40

vii. Apakah pihak sekolah akan menambah staff di bidang Teknologi Informasi (TI)?

Masih belum tahu.

3.2.2.2 Analisis Kuesioner

Berikut ini merupakan analisis kuesioner yang disebarkan kepada 23 orang tua murid Yayasan Kartini yang berusia antara 35 sampai 53 tahun, bekerja sebagai ibu rumah tangga, guru, pegawai swasta, pada tanggal 30 September 2006 sampai dengan 10 Oktober 2006 di sekolah dan beberapa melalui telepon.

1. Apakah Anda pernah menggunakan komputer?

a. Ya 100 %

b. Tidak 0 %

Ya Tidak

Gambar 3.9 Persentasi Pemakaian Komputer

2. Aplikasi apa yang pernah Anda pakai pada komputer Anda? (Pilihan boleh lebih dari satu)

a. Ms. Office 22.22 %

(22)

c. Internet 44.44 % d. Aplikasi lain 4.44 % Ms. Office Game Internet Aplikasi Lain

Gambar 3.10 Persentasi Pemakaian Aplikasi Komputer

3. Apakah Anda pernah menggunakan Internet?

a. Ya 86.96 %

b. Tidak 13.04 %

Ya Tidak

Gambar 3.11 Persentasi Pemakaian Internet

4. Dimana biasanya Anda menggunakan Internet?

a. Rumah 80 %

(23)

42 c. Warnet 0 % d. Lainnya 0 % Rumah Kantor Warnet Lainnya

Gambar 3.12 Persentasi Lokasi Pemakaian Internet

5. Berapa lama biasanya Anda menggunakan Internet dalam sehari? a. Kurang dari 1 jam 35 %

b. Antara 1 sampai 3 jam 55 % c. Lebih dari 3 jam 10 %

Kurang dari 1 Jam Antara 1 sampai 3 jam Lebih dari 3 jam

Gambar 3.13 Persentasi Keaktifan Pemakaian Internet dalam Sehari

6. Berapa hari dalam sebulan Anda menggunakan Internet? a. Kurang dari 3 hari 45 %

(24)

b. Antara 3 sampai 5 hari 10 % c. Lebih dari 5 hari 45 %

Kurang dari 3 hari Antara 3 sampai 5 hari Lebih dari 5 hari

Gambar 3.14 Persentasi Keaktifan Pemakaian Internet dalam Sebulan

7. Sudah berapa lama Anda menggunakan Internet? a. Kurang dari 1 tahun 40 %

b. Antara 1 sampai 5 tahun 45 % c. Lebih dari 5 tahun 15 %

Kurang dari 1 tahun Antara 1 sampai 5 tahun Lebih dari 5 tahun

Gambar 3.15 Persentasi Masa Keaktifan Pemakaian Internet

8. Kendala–kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli formulir pendaftaran sekolah? (Pilihan boleh lebih dari satu)

(25)

44

a. Tidak pernah 18.52 %

b. Tidak punya banyak waktu/sibuk 33.33 % c. Lokasi sekolah yang jauh 7.41 %

d. Lainnya 40.74 %

Tidak Pernah

Tidak punya banyak waktu / sibuk Lokasi sekolah yang jauh Lainnya

Gambar 3.16 Persentasi Kendala dalam Membeli Formulir

9. Jika sekolah memiliki fasilitas pendaftaran online, apakah Anda berminat mendaftar secara online?

a. Ya 95.65 %

b. Tidak 4.35 %

Ya Tidak

Gambar 3.17 Persentasi Ketertarikan Calon Orang tua Menggunakan Pendaftaran Online

(26)

10.Informasi apa saja yang ingin Anda ketahui dari sekolah? (Pilihan boleh lebih dari satu) a. Nilai 41.18 % b. Jadwal Ujian 8.82 % c. Pengumuman 29.41 % d. Lainnya 20.59 % Nilai Jadwal Ujian Pengumuman Lainnya

Gambar 3.18 Persentasi Kebutuhan Informasi Orang Tua Siswa

Setelah dilakukannya wawancara terhadap Ketua Yayasan dan kuesioner terhadap orang tua siswa, didapat beberapa permasalahan yang muncul pada sistem yang sedang berjalan pada sekolah tersebut. Permasalahan-permasalahan yang muncul tersebut dapat dilihat pada tabel evaluasi hasil wawancara dan kuesioner berikut ini :

(27)

46

Tabel 3.4 Evaluasi Hasil Wawancara dan Kuesioner Terhadap Permasalahan

No. Permasalahan Yang Muncul Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan

Evaluasi Dari :

1. Keterbatasan Waktu. Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8.

Pertanyaan yang diajukan adalah kendala–kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli formulir pendaftaran sekolah?

Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini. 2. Lokasi yang jauh dari

sekolah.

Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8.

Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini. 3. Sekolah yang ramai. Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8.

Pertanyaan yang diajukan adalah kendala–kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli

(28)

47 No. Permasalahan Yang Muncul Target Pengguna Yang Mengalami

Permasalahan

Evaluasi Dari :

formulir pendaftaran sekolah?

Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini.

4. Harus mengantri. Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8.

Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini.

(29)

48 Dari hasil wawancara dan kuesioner diketahui bahwa jika orang tua siswa ingin melihat nilai, absensi, pengumuman serta jadwal ujian anak mereka, mereka harus datang ke sekolah. Untuk melakukan hal itu mereka memiliki keterbatasan waktu, lokasi rumah yang jauh dengan sekolah, sekolah yang ramai serta harus mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan. Dan hal ini juga sangat terasa bagi para orang tua pada saat melakukan pendaftaran untuk anak-anak mereka. Sedangkan untuk pihak sekolah penginputan data-data calon siswa akan menjadi masalah bagi pihak sekolah. Karena data yang ada harus diinput satu per satu, dan hal ini memungkinkan terjadinya kesalahan.

Setelah melakukan evaluasi terhadap permasalahan yang muncul berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, maka ini saatnya untuk melakukan evaluasi terhadap solusi berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner yang dapat dilihat pada tabel berikut ini :

(30)

49

Tabel 3.5 Evaluasi Hasil Wawancara dan Kuesioner Terhadap Solusi

No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi Yang Diperlukan

Value Yang Diharapkan Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi

a. Pendaftaran Online Orang tua siswa dapat dengan mudah melakukan pendaftaran bagi anak mereka.

Karena dengan solusi ini diharapkan orang tua siswa tidak dihadapkan pada masalah jam operasional sekolah ataupun jauhnya jarak sekolah dari rumah mereka.

b. Nilai Orang tua siswa dapat

melihat nilai dari hasil belajar anak mereka di sekolah.

Agar orang tua dapat lebih mudah mendapatkan informasi mengenai nilai yang didapat anak-anaknya.

c. Absen Memberikan informasi

tentang kehadiran anak mereka di sekolah.

Karena dengan solusi ini oarng tua dapat mengontrol kehadiran anaknya di sekolah. 1. Orang tua siswa

d. Pengumuman Memberikan informasi atau berita-berita terbaru dari sekolah.

Agar orang tua mengetahui informasi dan berita-berita terbaru dari sekolah.

(31)

50 No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi

Yang Diperlukan

Value Yang Diharapkan Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi

e. Jadwal Ujian Membantu orang tua

mengetahui jadwal ujian anak-anaknya.

Karena dapat membantu orang tua untuk memberikan persiapan belajar bagi anak-anaknya.

2. Pihak sekolah Formulir hasil pendaftaran

Membantu pihak sekolah dalam menginput data-data calon siswa.

Mempermudah pihak sekolah mendapatkan data yang dibutuhkan dalam formulir pendaftaran.

(32)

3.2.3 Identifikasi Permasalahan

Setelah melakukan evaluasi dan verifikasi pada Yayasan Kartini dengan menggunakan pengamatan lapangan, kuesioner dan wawancara, serta membandingkan hasil evaluasi dan verifikasi tersebut dengan teori-teori yang terdapat pada literatur, maka ini saatnya untuk merangkum keseluruhan hasil evaluasi dan verifikasi tersebut pada sebuah tabel. Tabel ini merupakan acuan utama bagi pendefinisian solusi yang akan dibangun dalam skripsi ini.

Berikut ini merupakan table rangkuman permasalahan yang ada pada Yayasan Kartini :

(33)

52

Tabel 3.6 Rangkuman Permasalahan Pada Yayasan Kartini

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan

Verifikasi Dengan Landasan Teori

1. Keterbatasan waktu.

Beberapa orang tua murid bekerja sebagai pegawai swasta, memiliki keterbatasan waktu untuk membeli formulir ke sekolah karena adanya jam operasional sekolah.

Hasil Kuesioner orang tua. Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944).

2. Kurangnya informasi dari anak.

Sering kali orang tua merasa tidak mendapatkan informasi yang lengkap dari anak mereka mengenai kegiatan apa saja yang mereka lakukan serta hasil belajar mereka di sekolah. Hal ini mendorong orang tua murid untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari pihak sekolah.

Hasil Pengamatan Lapangan. Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien, 2003, p8).

(34)

Dari hasil pengamatan lapangan serta hasil wawancara dan kuesioner masalah yang dapat diidentifikasi dalam studi kasus ini dapat dibagi menjadi dua bagian. Pertama yaitu keterbatasan waktu menjadi masalah utama bagi orang tua siswa. Bagi beberapa orang tua murid yang bekerja sebagai karyawan swasta memiliki keterbatasan waktu untuk membeli formulir ke sekolah karena jam operasional sekolah yang sama dengan jam kerja mereka, karena akan mengganggu jam kerja mereka.

Sedangkan yang kedua adalah kurangnya informasi dari anak kepada orang tua juga menjadi masalah bagi orang tua, karena seringkali orang tua merasa tidak mendapatkan informasi yang lengkap dari anak mereka mengenai kegiatan apa saja yang mereka lakukan serta hasil belajar mereka di sekolah. Hal ini mendorong orang tua murid untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari pihak sekolah. Kedua hal tersebut dapat disimpulkan berdasarkan dari hasil kuesioner yang diberikan kepada orang tua siswa. Sehingga dapat dianggap bahwa kedua masalah ini merupakan masalah yang sangat penting dari studi kasus ini.

3.3 Analisis Pemecahan Masalah

Masing-masing permasalahan di atas akan ditentukan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan fungsi dari solusi yang akan dibangun. Tabel berikut ini merupakan pendefinisian solusi yang akan diterapkan untuk memecahkan keseluruhan masalah yang telah ada pada tabel 3.6. Pemetaan solusi terhadap permasalahan ini kemudian akan menjadi acuan pengembangan desain dari aplikasi yang akan dibangun.

(35)

54 Berikut ini merupakan tabel rangkuman solusi pada Yayasan Kartini berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan, kuesioner, dan wawancara :

(36)

55

Tabel 3.7 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan pada Yayasan Kartini

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori

1. Keterbatasan waktu.

Beberapa orang tua murid bekerja sebagai pegawai swasta, memiliki keterbatasan waktu untuk membeli formulir ke sekolah karena adanya jam operasional sekolah.

Pendaftaran online.

Dengan pendaftaran online calon siswa/orang tua siswa tidak perlu repot-repot untuk datang ke sekolah untuk membeli formulir pendaftaran dan dengan

online dapat diakses 24 jam.

2. Kurangnya informasi dari anak.

Seringkali orang tua merasa tidak mendapatkan informasi yang lengkap dari anak mereka mengenai kegiatan apa saja yang mereka lakukan serta hasil belajar mereka di sekolah. Hal ini mendorong orang tua murid untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari pihak sekolah.

Pengumuman online.

Dengan adanya pengumuman online orang tua siswa dapat mengetahui kegiatan-kegiatan apa saja yang diadakan oleh sekolah tanpa harus datang ke sekolah.

Melihat jadwal ujian secara online. Dengan melihat jadwal ujian secara online

orang tua siswa dapat mengetahui kapan sekolah mengadakan ujian dan dapat mempersiapkan anak-anaknya untuk belajar

(37)

56 No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori

tanpa harus datang ke sekolah.

Melihat nilai ujian secara online.

Dengan melihat nilai anak-anak mereka secara online orang tua dapat mengontrol hasil belajar anak-anak nya dari rumah.

Melihat absensi secara online.

Dengan melihat absensi secara online, orang tua dapat mengetahui status kehadiran anak-anaknya dari rumah.

(38)

Berdasarkan hasil identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dilakukan analisis untuk memecahkan masalah tersebut. Analisis yang dilakukan adalah sebagai berikut, untuk masalah keterbatasan waktu yang dihadapi oleh orang tua yang memiliki jam kantor solusi yang dapat ditawarkan untuk memecahkan masalah tersebut yaitu dengan pandaftaran online. Karena dengan pendaftaran online calon siswa/orang tua tidak perlu repot-repot datang ke sekolah untuk membeli formulir pendaftaran karena dapat diakses selama 24 jam.

Sedangkan untuk mengatasi masalah kurangnya informasi anak kepada orang tua, ada beberapa solusi yang dapat ditawarkan, diantaranya yaitu dengan pengumuman online, dengan pengumuman online orang tua murid dapat mengetahui kegiatan-kegiatan apa saja yang diadakan oleh sekolah tanpa harus datang ke sekolah. Selain itu orang tua juga dapat melihat jadwal ujian anak mereka secara online. Dengan cara ini orang tua dapat mengetahui kapan sekolah mengadakan ujian dan dapat membantu anak-anak mereka dalam mempersiapkan diri untuk menghadapi ujian sekolah. Serta orang tua juga dapat melihat nilai ujian secara online. Dengan solusi ini orang tua dapat melihat hasil belajar anak mereka secara online. Diharapkan dengan solusi yang ditawarkan dapat memecahkan masalah yang dihadapi oleh para orang tua siswa.

Setelah merangkum solusi untuk permasalahan yang dihadapi Yayasan Kartini, maka berikut ini merupakan model konseptual yang akan dibangun untuk mewujudkan solusi yang telah didefinisikan di atas.

(39)

58

Gambar 3.19 Model Konseptual

Admin memasukkan data-data siswa, seperti data nilai, data absensi, data pengumuman dan data jadwal ujian, melalui komputer dengan memakai Internet ke web server. Web server kemudian menyimpan data-data tersebut ke dalam database (MySQL). Data-data yang disimpan dalam database kemudian diakses web server untuk dikirim ke web browser. Selanjutnya, data-data siswa tersebut akan dikirim web browser untuk ditampilkan ke komputer user.

Sesuai dengan daftar permasalahan dan solusi yang telah dituliskan pada tabel 3.7 di atas, maka selanjutnya perlu dilakukan pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun. Tujuan ini digunakan untuk mengevaluasi pada saat aplikasi telah selesai dibangun, apakah tujuan dari solusi yaitu memecahkan permasalahan telah

Data Flow Web Browser User

Web

Server

MySQL

Admin

(40)

tercapai atau diperlukan pengembangan secara berkelanjutan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Rangkuman untuk pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun dapat dilihat pada tabel berikut ini :

(41)

60

Tabel 3.8 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun

No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan Diberikan kepada Aktor

Keuntungan Bagi Pengguna

1. Pendaftaran online

Untuk memudahkan bagi orang tua siswa atau calon siswa dalam melakukan pendaftaran.

Calon siswa/Orang tua siswa.

Pendaftaran online

Pada fungsi ini aktor dapat langsung mengisi formulir pendaftaran tanpa harus datang ke sekolah untuk membelinya terlebih dahulu.

Pengguna tidak perlu datang ke sekolah untuk membeli formulir pendaftaran, dan fasilitas ini dapat diakses selama 24 jam.

2. Melihat Nilai

Membantu para orang tua siswa untuk mengetahui hasil belajar anak-anak mereka di sekolah.

Orang tua siswa. Lihat nilai

Aktor dapat melihat nilai hasil ulangan anak-anaknya.

Pengguna dapat melihat hasil belajar anak mereka setiap saat tanpa perlu datang ke sekolah yang terbatas oleh jam operasional.

3. Melihat Pengumuman

Memudahkan orang tua siswa serta siswa dalam mengetahui event apa saja yang akan dilakukan oleh pihak sekolah,

Orang tua siswa. Lihat pengumuman

Aktor dapat melihat berbagai macam event yang dilakukan sekolah seperti kapan tanggal penerimaan raport, libur sekolah,

Setiap saat pengguna dapat mengecek event apa saja yang akan dilakukan oleh pihak sekolah.

(42)

61 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan

Diberikan kepada Aktor

tanpa perlu repot-repot menghubungi pihak sekolah

dll.

4. Jadwal ujian

Membantu orang tua murid mengetahui jadwal ujian anak mereka, karena terkadang anak mereka tidak memberitahukan kapan ujian akan dilaksanakan. Sehingga orang tua dapat mengontrol anak mereka untuk belajar sebelum ujian dilaksanakan.

Orang tua siswa. Melihat jadwal ujian

Pada fungsi ini pengguna dapat mengetahui kapan ujian akan dilaksanakan.

Penggunanya dapat dengan mudah mengetahui jadwal ujian yang akan dilaksanakan. Tanpa perlu datang ke sekolah.

5. Absensi

Orang tua dapat mengetahui kapan anak mereka tidak masuk sekolah tanpa sepengetahuan mereka. Sehingga orang tua dapat mengetahui apakah anak mereka

Orang tua siswa. Lihat absensi

Aktor dapat melihat kapan anak mereka tidak masuk tanpa sepengetahuan mereka.

Memudahkan orang tua dalam mengontrol kehadiran anak mereka di sekolah.

(43)

62 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan

Diberikan kepada Aktor

benar-benar pergi ke sekolah atau tidak

(44)

3.4 Perancangan Solusi

Berdasarkan analisis terhadap pemecahan masalah yang didefinisikan pada sub bab di atas, maka pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap solusi yang akan dibangun. Analisis ini mencakup pada perancangan proses bisnis yang diusulkan, perancangan struktur fungsi/menu, perancangan layar (storyboard) serta perancangan basis data.

3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Yayasan Kartini

Untuk mewujudkan tujuan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses bisnis dengan kebutuhan fungsi/data/informasi yang akan dijelaskan pada tabel berikut ini :

(45)

64

Tabel 3.9 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi

No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis Yang Akan Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan

Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan Terdapat Dalam Proses Bisnis Tersebut

Pendaftaran Online. Input : Data

Proses : Mengisi data Output : Data terisi

Menu Pendaftaran online

Informasi mengenai ketentuan-ketentuan pendaftaran.

Melakukan Pembayaran Input : Uang

Proses : Transfer uang Output : Bukti transfer

Informasi mengenai nomor rekening sekolah dan waktu serta tanggal dilakukannya transfer.

1. Merancang pendaftaran online.

Fax Bukti Pembayaran Input : Bukti transfer Proses : Mengirim fax Output : Bukti fax

Informasi mengenai tanggal dan waktu fax dikirim.

2. Merancang halaman pengumuman hasil test USM.

Melihat Pengumuman Test USM Input : Data hasil test

Proses : Diupdate

Output : Pengumuman di internet

Menu Pengumuman hasil test

Informasi mengenai hasil test USM apakah calon siswa diterima/lulus test atau tidak.

3. Merancang halaman pengumuman.

Melihat Pengumuman

Input : Berkas pengumuman Proses : Dientri

Output : Pengumuman di internet

Menu Pengumuman

Informasi mengenai berita-berita terbaru dan kegiatan-kegiatan sekolah.

4. Merancang halaman nilai.

Melihat Nilai

Input : Data nilai Proses : Dientri

Output : Nilai di internet

Menu Nilai

Informasi mengenai nilai-nilai hasil ulangan.

5. Merancang halaman jadwal ujian.

Melihat Jadwal Ujian Input : Data jadwal Proses : Dientri

Output : Jadwal di internet

Menu Jadwal ujian

(46)

Berikut merupakan proses aliran dokumen yang diusulkan pada Yayasan Kartini :

(47)

66 Pada DAD ini akan dijelaskan bagaimana proses bisnis yang berjalan pada pendaftaran online. Pertama calon siswa/orang tua membuka alamat website, yang kemudian sistem akan menampilkan halaman home website Yayasan Kartini. Lalu calon siswa/orang tua akan membuka halaman pendaftaran online, yang kemudian sistem akan menampilkan halaman tersebut pada saat calon siswa/orang tua membukanya. Kemudian calon siswa/orang tua membaca ketentuan-ketentuan yang dibutuhkan pada saat pendaftaran. Lalu calon siswa/orang tua membuka halaman formulir pendaftaran dan sistem menampilkan halaman tersebut. Kemudian calon siswa/orang tua melengkapi data-data siswa, yang diikuti dengan submit jika data yang dibutuhkan telah diisi dengan lengkap. Sistem menyimpan data-data yang telah di-submit oleh calon siswa/orang tua. Kemudian sistem akan menampilkan kode booking. Calon siswa/orang tua mencatat kode booking tersebut yang akan digunakan pada saat transfer pembayaran. Setelah itu calon siswa/orang tua melakukan transfer pembayaran dan menerima bukti transfer. Kemudian calon siswa/orang tua memfax bukti transfer itu ke sekolah. Pihak Tata Usaha sekolah menerima fax bukti transfer dan menyimpan fax bukti transfer tersebut. Dan proses pendaftaran online pun selesai.

(48)

Gambar 3.21 DAD Pengumuman Hasil Test USM

Pada DAD ini proses bisnis yang berjalan adalah sebagai berikut. Hal yang pertama dilakukan adalah calon siswa/orang tua membuka alamat website Yayasan Kartini, dimana halaman ini akan ditampilkan oleh sistem. Selanjutnya calon

(49)

68 siswa/orang tua membuka halaman pengumuman hasil test USM (Ujian Saringan Masuk). Pada halaman ini sistem akan menampilkan halaman login kode booking. Kemudian calon siswa/orang tua memasukkan kode booking yang didapat pada saat melakukan pendaftaran online. Kemudian kode booking itu di-submit, dan sistem akan menampilkan hasil test USM. Setelah ditampilkan calon siswa/orang tua dapat melihat apakah calon siswa lulus test USM atau tidak. Lalu proses bisnis pada DAD ini pun selesai.

(50)

(51)

70 Proses bisnis yang berjalan untuk melihat nilai yaitu sebagai berikut, pertama orang tua siswa membuka alamat website lalu sistem akan menampilkan halaman home dari website. Di halaman tersebut akan ditampilkan username dan password, kemudian orang tua siswa akan memasukkan username dan password untuk melakukan login. Lalu sistem akan mengecek apakah username dan password yang dimasukkan sudah valid atau belum. Jika belum valid maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan, kemudian orang tua siswa akan melakukan login ulang dengan memasukkan username dan password kembali. Lalu sistem akan mengecek kembali. Tetapi jika orang tua sudah benar dalam memasukkan username dan password maka sistem akan menampilkan halaman setelah login dan orang tua siswa dapat membuka halaman nilai. Yang kemudian halaman ini akan ditampilkan oleh sistem. Lalu orang tua dapat melihat nilai anaknya. Dan proses bisnis melihat nilai pun selesai.

(52)

(53)

72 Proses bisnis untuk melihat jadwal ujian yaitu pertama orang tua siswa membuka alamat website, kemudian sistem menampilkan halaman home website dan di halaman itu akan muncul tampilan untuk memasukkan username dan password. Lalu orang tua siswa memasukkan username dan password serta melakukan login. Username dan password akan dicek oleh sistem apakah sudah valid atau belum. Jika sudah valid maka sistem akan menampilkan halaman setelah melakukan login, kemudian orang tua siswa dapat membuka halaman jadwal ujian. Sistem akan menampilkan halaman tersebut dan orang tua dapat melihat jadwal ujian dan proses bisnis melihat jadwal ujian pun selesai. Tetapi jika username dan password yang dimasukkan tidak valid maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan orang tua siswa harus melakukan login ulang. Orang tua kembali memasukkan username dan password dan sistem akan mengeceknya kembali. Hal ini terus dilakukan sampai username dan password yang dimasukkan valid.

(54)

(55)

74 Proses bisnis yang berjalan untuk melihat pengumuman yaitu sebagai berikut. Orang tua membuka alamat website lalu akan ditampilkan halaman home website oleh sistem. Di halaman tersebut akan ditampilkan username dan password, kemudian orang tua siswa akan memasukkan username dan password untuk melakukan login. Lalu sistem akan mengecek apakah username dan password yang dimasukkan sudah valid atau belum. Jika belum valid maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan, kemudian orang tua siswa akan melakukan login ulang dengan memasukkan username dan password kembali. Lalu sistem akan mengecek kembali. Tetapi jika orang tua sudah benar dalam memasukkan username dan password maka sistem akan menampilkan halaman setelah login. Kemudian orang tua siswa dapat membuka halaman pengumuman dan sistem akan menampilkan halaman tersebut. Lalu orang tua siswa dapat mengklik pengumuman yang diinginkan pada halaman tersebut. Isi pengumuman akan ditampilkan oleh sistem. Kemudian pengumuman itu dapat dibaca oleh orang tua siswa. Proses bisnis melihat pengumuman pun selesai.

3.4.2 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Yayasan Kartini

Berdasarkan dari fungsi dan proses bisnis baru yang telah didefinisikan sub bab di atas, maka pada tahap ini akan dirancang layar (screen) yang akan digunakan pada aplikasi untuk solusi yang diusulkan pada Yayasan Kartini. Masing-masing layar menerangkan bagaimana data entri dalam bentuk formulir isian maupun keluaran informasi yang dihasilkan dari proses dari fungsi tersebut.

Berikut ini merupakan tabel yang memetakan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses-proses bisnis baru tersebut :

(56)

75

Tabel 3.10 Fungsi/Menu vs Pengguna

No. Fungsi/Menu Aplikasi

Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor 1. Menu pendaftaran

online

a. Calon siswa/orang tua siswa Hak akses :

- Membaca informasi

- Mengisi data/membuat data baru

a. Data Entri :

Data pribadi (nama, alamat, nomor telepon, dsb). b. Proses yang Dilakukan :

- Membaca ketentuan ketentuan yang ada. - Mengisi data pribadi secara lengkap. c. Informasi Yang Dihasilkan :

- Informasi mengenai ketentuan-ketentuan dan prosedur pendaftaran.

- Kode booking. a. Orang tua siswa

Hak akses :

- Membaca informasi

a. Data Entri : Kode booking.

b. Proses yang Dilakukan :

Membaca pengumuman hasil test USM. c. Informasi Yang Dihasilkan :

Lulus atau tidak lulus test USM. 2. Menu pengumuman hasil test b. Admin Hak akses : - Membaca informasi - Mengupdate data a. Data Entri : Hasil test USM. b. Proses yang Dilakukan :

- Melihat hasil test USM. - Mengupdate hasil test USM. c. Informasi Yang Dihasilkan :

Lulus atau tidak lulusnya calon siswa. 3. Menu pengumuman a. Orang tua siswa a. Data Entri :

(57)

76 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor Hak akses :

- Membaca informasi

Tidak ada.

b. Proses yang Dilakukan :

Membaca pengumuman-pengumuman. c. Informasi Yang Dihasilkan :

Informasi mengenai berita-berita terbaru dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sekolah.

b. Admin Hak akses :

- Membaca informasi - Menghapus data - Membuat data baru

a. Data Entri :

- Berita- berita terbaru sekolah.

- Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sekolah. b. Proses yang Dilakukan :

- Membaca pengumuman-pengumuman. - Menghapus pengumuman-pengumuman. - Menambah pengumuman-pengumuman baru. c. Informasi Yang Dihasilkan :

Informasi tentang kegiatan-kegiatan terbaru dari sekolah. a. Orang tua siswa

Hak akses :

- Membaca informasi

a. Data Entri : Tidak ada.

b. Proses yang Dilakukan : Melihat nilai.

c. Informasi Yang Dihasilkan :

Informasi mengenai nilai-nilai hasil ujian anak. 4. Menu nilai

- Membaca informasi - Menghapus data - Membuat data baru

a. Data Entri : Nilai

b. Proses yang Dilakukan : - Menghapus nilai.

(58)

77 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor - Melihat nilai.

- Menambah nilai baru. c. Informasi Yang Dihasilkan :

Informasi nilai siswa. a. Orang tua siswa

Hak akses :

- Membaca informasi

a. Data Entri : Tidak ada.

b. Proses yang Dilakukan : Melihat jadwal ujian. c. Informasi Yang Dihasilkan :

Informasi mengenai jadwal ujian. 5. Menu jadwal ujian

- Membaca informasi - Mengupdate data - Menghapus data - Membuat data baru

a. Data Entri : - Tanggal ujian - Jam ujian - Mata pelajaran b. Proses yang Dilakukan :

- Melihat jadwal - Mengupdate jadwal - Menghapus jadwal - Menambah jadwal baru c. Informasi Yang Dihasilkan :

(59)

77 3.4.3 Perancangan Layar (Storyboard) Pada Yayasan Kartini

Setelah melakukan pemetaan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses bisnis baru, maka ini saatnya untuk merancang layar (storyboard). Perancangan layar ini terdiri dari dua perancangan. Pertama, perancangan layar untuk halaman SIM yang digunakan oleh admin sekolah. Kedua, perancangan layar untuk web yang digunakan oleh user atau lebih tepatnya oleh orang tua siswa.

3.4.3.1 Rancangan Layar Halaman SIM

(60)

Keterangan gambar :

1. Header berisi main menu, nama sekolah dan ucapan salam. 2. Footer berisi copyright dan link yang sama dengan main menu. 3. Tombol Home digunakan untuk menuju halaman Home. 4. Tombol Data digunakan untuk menuju halaman Data. 5. Tombol Jadwal digunakan untuk menuju halaman Jadwal.

6. Tombol Pendaftaran digunakan untuk menuju halaman Pendaftaran.

7. Tombol Ubah Password digunakan untuk menuju halaman Ubah Password. 8. Pada Halaman ini admin harus melakukan login dengan memasukkan username

dan password pada textfield username dan password.

(61)

79

Gambar 3.26 Rancangan Layar Halaman Admin Home

Keterangan gambar :

1. Content berisi beberapa pertanyaan yang belum terjawab dan beberapa pengumuman baru.

2. Tombol Pertanyaan digunakan untuk menuju halaman Pertanyaan. 3. Tombol Pengumuman digunakan untuk menuju halaman Pengumuman.

4. Tombol Logout digunakan untuk keluar dari halaman ini menuju halaman Admin.

(62)

Gambar 3.27 Rancangan Layar Halaman Pertanyaan

Keterangan gambar :

1. Link Pertanyaan digunakan untuk menampilkan isi dari pertanyaan yang dipilih dan untuk menjawab pertanyaan yang ada.

(63)

81

Gambar 3.28 Rancangan Layar Halaman Pengumuman

Keterangan gambar :

1. Link pengumuman digunakan untuk melihat isi pengumuman yang ada. 2. Link Hapus digunakan untuk menghapus pengumuman yang ada.

3. Pada halaman ini juga terdapat data yang harus diisi untuk menambah pengumuman baru.

4. Tombol Browse digunakan untuk menemukan lokasi berkas pengumuman yang ada.

(64)

5. Tombol OK digunakan untuk validasi data yang diisi dan menyimpannya dalam database.

6. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi.

Gambar 3.29 Rancangan Layar Halaman Data

Keterangan gambar :

1. Tombol Kelas digunakan untuk menuju halaman Data. 2. Tombol Siswa digunakan untuk menuju halaman Siswa.

(65)

83 3. Tombol Absensi digunakan untuk menuju halaman Absensi.

4. Tombol Nilai digunakan untuk menuju halaman Nilai.

5. Tombol Pelajaran digunakan untuk menuju halaman Pelajaran. 6. Tombol Semester digunakan untuk menuju halaman Semester.

7. Tombol Tahun Ajaran digunakan untuk menuju halaman Tahun Ajaran.

8. Content berisi data-data kelas yang ada dan data yang harus diisi untuk menambah data kelas baru.

9. Link Siswa digunakan untuk menambah data siswa pada kelas tersebut. 10.Link Pelajaran digunakan untuk menambah data pelajaran pada kelas tersebut. 11.Link Hapus digunakan untuk menghapus data kelas yang telah ada.

12.Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan menambahkannya ke database.

(66)

SISWA

Content

Nama Siswa Jenis Kelamin Tempat dan Tanggal Lahir

Pria Wanita Tgl Bln

Alamat rumah

Jarak dari rumah ke sekolah Nomor Telepon Kewarganegaraan Agama Kelurahan Tinggal dengan Islam Kristen Khatolik Hindu Budha NO RT RW WNI WNA Lain-lain KETERANGAN PRIBADI Anak ke Jumlah saudara kandung Jumlah saudara tiri Jumlah saudara angkat Anak Bahasa sehari-hari dirumah

KETERANGAN TEMPAT TINGGAL

Orang Tua Saudara Asrama Kost KETERANGAN KESEHATAN Golongan Darah A B AB O 1 1 1

Yatim Piatu Yatim Piatu

Penyakit yang pernah diderita Alergi Epilepsi Kecelakaan Pembedahan TBC Typus Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Kelainan Jasmani lainnya

Berat dan tinggi badan Kg, dan Cm Pendidikan Sebelumnya a. Lulusan dari b. Tgl dan Thn Lulus Tgl Thn Pindahan c. Lama belajar di SD KETERANGAN PENDIDIKAN a. Dari Sekolah b. Alasan Diterima di Sekolah ini

a. Di Kelas b. Program c. Tanggal

KETERANGAN TENTANG AYAH KANDUNG No. STTB Tahun

Pendidikan Nama

Tempat dan Tanggal Lahir Tgl Bln Thn Kewarganegaraan Agama Islam Kristen Khatolik Hindu Budha WNI WNA Lain-lain Pekerjaan

Penghasilan per bulan

Status Alamat rumah Nomor Telepon

NO RT RW

Di bawah 1 jt Antara 1 - 5 jt Di atas 5 jt

Masih Hidup Meninggal Dunia Tahun Tgl

KETERANGAN TENTANG IBU KANDUNG

Pendidikan Nama

NO RT RW

Masih Hidup Meninggal Dunia Tahun KETERANGAN TENTANG WALI

Pendidikan Nama

NO RT RW

Masih Hidup Meninggal Dunia Tahun KEGEMARAN SISWA Kesenian

Kemasyarakatan/Organisasi Olahraga

Tambah Hasta Karya dan lain-lain

Batal No Induk

Header Main Menu

HOME DATA JADWAL PENDAFTARAN UBAH PASSWORD

Submenu Kelas Absensi Siswa Semester Pelajaran Nilai Logout Tahun Ajaran Data-Data Siswa : Kelas 1 Kelas 2 Tambah Siswa Baru :

Footer

(67)

85 Keterangan gambar :

1. Content berisi textfield-textfield dan textarea-textarea yang harus diisi, radio button, checkbox dan combobox yang harus dipilih untuk melakukan penambahan data siswa baru.

2. Link kelas digunakan untuk menuju halaman Data Siswa.

3. Tombol Daftar digunakan untuk melakukan validasi penambahan.

4. Tombol Batal digunakan untuk me-reset semua textfield-textfield, textarea-textarea yang telah diisi serta radiobutton, checkbox, dan combobox yang telah dipilih.

(68)

Keterangan Gambar :

1. Link nama siswa digunakan untuk melihat data-data siswa secara lengkap. 2. Link Edit digunakan untuk mengedit data-data siswa.

3. Link Hapus digunakan untuk menghapus data-data siswa pada database.

Gambar 3.32 Rancangan Layar Halaman Absensi

Keterangan gambar :

(69)

87

Gambar 3.33 Rancangan Layar Halaman Data Absensi

Keterangan gambar :

1. Link nama siswa digunakan untuk melihat data-data absensi siswa tersebut.

2. Link Tambah Absen Baru digunakan untuk menambah data absensi siswa tersebut.

(70)

Gambar 3.34 Rancangan Layar Halaman Nilai

Keterangan gambar :

(71)

89

Gambar 3.35 Rancangan Layar Halaman Data Nilai

Keterangan gambar :

1. Link nama siswa digunakan untuk melihat data-data nilai siswa tersebut. 2. Link Tambah Nilai Baru digunakan untuk menambah data nilai siswa tersebut.

(72)

Gambar 3.36 Rancangan Layar Halaman Pelajaran

Keterangan gambar :

1. Content berisi data-data pelajaran yang ada dan data yang harus diisi untuk menambah data mata pelajaran baru.

2. Link Hapus digunakan untuk menghapus data-data pelajaran yang ada.

3. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan menambahkannya ke database.

(73)

91

Gambar 3.37 Rancangan Layar Halaman Semester

Keterangan gambar :

1. Halaman ini berisi data semester yang dapat dipilih.

2. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah dipilih dan mengupdatenya ke database.

(74)

Gambar 3.38 Rancangan Layar Halaman Tahun Ajaran

Keterangan gambar :

1. Halaman ini berisi data tahun ajaran yang dapat diisi.

2. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan mengupdatenya ke database.

(75)

93

Gambar 3.39 Rancangan Layar Halaman Jadwal

Keterangan gambar :

1. Link Kelas digunakan untuk menuju halaman Data Jadwal.

2. Pada halaman ini terdapat data yang harus diisi oleh admin untuk menambah jadwal ujian baru.

3. Tombol OK digunakan untuk melakukan validasi data-data yang telah diisi dan menyimpan data tersebut pada database.

(76)

4. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi.

Gambar 3.40 Rancangan Layar Halaman Data Jadwal

Keterangan gambar :

1. Link Edit digunakan untuk mengupdate data jadwal.

2. Link Hapus digunakan untuk meenghapus data jadwal yang telah ada. 3. Tombol Kembali digunakan untuk kembali pada halaman sebelumnya.

(77)

95

Gambar 3.41 Rancangan Layar Halaman Pendaftaran

Keterangan gambar :

1. Halaman ini menampilkan banyaknya pendaftar yang telah melakukan pendaftaran online sampai pada saat halaman tersebut dibuka.

2. Tombol Excel digunakan untuk melakukan export data-data pendaftar dalam bentuk Excel.

3. Tombol Edit Hasil Test digunakan untuk melakukan update hasil test USM. 4. Tombol Edit Jadwal Test digunakan untuk meengupdate jadwal test USM.

(78)

Gambar 3.42 Rancangan Layar Halaman Ubah Password

Keterangan gambar :

1. Content berisi data-data yang harus diisi jika admin ingin merubah password. 2. Tombol OK digunakan untuk melakukan validasi data-data yang telah diisi dan

mengupdate password baru ke database.

3. Tombol Batal digunakan untuk me-reset semua data-data yang telah diisi pada textfield.

(79)

97 3.4.3.2 Rancangan Layar Halaman Web

Gambar 3.43 Rancangan Layar Halaman Index

Keterangan gambar :

1. Header berisi main menu, nama sekolah dan ucapan salam.

2. Footer berisi alamat sekolah, telepon dan link yang sama dengan main menu. 3. Tombol Home digunakan untuk menuju halaman Index.

4. Tombol Tentang Kami digunakan untuk menuju halaman Tentang Kami. 5. Tombol Pendaftaran digunakan untuk menuju halaman Pendaftaran. 6. Tombol Fasilitas digunakan untuk menuju halaman Fasilitas.

(80)

8. Pada Halaman ini user dapat melakukan login dengan memasukkan username dan password pada textfield username dan password.

9. Tombol Login digunakan untuk validasi apakah username dan password sesuai. 10.Tombol pengumuman test USM untuk masuk ke Halaman pengumuman test

USM.

11.Content berisi defini pendidikan yang diambil dari wikipedia.

Gambar 3.44 Rancangan Layar Halaman Tentang Kami

Keterangan gambar :

(81)

99

Gambar 3.45 Rancangan Layar Halaman Pendaftaran

Keterangan gambar :

1. Tombol Tanggal Test & Prosedur digunakan untuk menuju halaman Pendaftaran. 2. Tombol Syarat-Syarat digunakan untuk menuju halaman Syarat.

3. Tombol Form Isian digunakan untuk menuju halaman Form Isian.

4. Content berisi jadwal test USM dan penjelasan mengenai prosedure-prosedure yang harus diikuti.

(82)

Gambar 3.46 Rancangan Layar Halaman Syarat

Keterangan Gambar :

(83)

101

(84)

Keterangan gambar :

1. Content berisi textfield-textfield dan textarea-textarea yang harus diisi, radio button, checkbox dan combobox yang harus dipilih untuk melakukan pendaftaran secara online.

2. Tombol Daftar digunakan untuk melakukan validasi pendaftaran.

3. Tombol Batal digunakan untuk me-reset semua textfield-textfield, textarea-textarea yang telah diisi serta radiobutton, checkbox, dan combobox yang telah dipilih.

(85)

103 Keterangan gambar :

1. Content berisi fasilitas-fasilitas yang terdapat pada sekolah.

Gambar 3.49 Rancangan Layar Halaman Hubungi Kami

Keterangan gambar :

1. Content berisi data-data nama, alamat e-mail, subjek dan pesan yang ingin disampaikan user kepada admin.

2. Tombol Kirim digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan mengirimkan pesan ke alamat e-mail admin.

(86)

3. Tombol Batal digunakan untuk me-reset semua textfield dan textarea yang telah diisi

Gambar 3.50 Rancangan Layar Halaman Pengumuman Test USM

Keterangan gambar :

1. Content berisi kode booking yang harus diisi agar dapat melihat hasil test USM. 2. Tombol OK digunakan untuk validasi kode booking yang sesuai.

(87)

105

Gambar 3.51 Rancangan Layar Halaman Hasil Test USM

Keterangan gambar :

1. Content berisi data-data calon siswa yang telah mengikuti test USM dan hasil test yang telah mereka jalani.

(88)

Gambar 3.52 Rancangan Layar Halaman Home

Keterangan gambar :

1. Header berisi hari, tanggal dan ucapan salam bagi user. 2. Tombol Home digunakan untuk menuju halaman Home. 3. Tombol Absensi digunakan untuk menuju halaman Absensi. 4. Tombol Nilai digunakan untuk menuju halaman Nilai.

5. Tombol Jadwal Ujian digunakan untuk menuju halaman Jadwal Ujian. 6. Tombol Pertanyaan digunakan untuk menuju halaman Pertanyaan. 7. Tombol Pengumuman digunakan untuk menuju halaman Pengumuman.

(89)

107 8. Tombol Ubah Password digunakan untuk menuju halaman Ubah Password. 9. Tombol Logout digunakan untuk keluar dari halaman ini.

10.Content berisi pengumuman terbaru.

11.Footer berisi alamat sekolah, telepon dan copyright.

Gambar 3.53 Rancangan Layar Halaman Absensi

Keterangan gambar :

(90)

Gambar 3.54 Rancangan Layar Halaman Nilai

Keterangan gambar :

(91)

109

Gambar 3.55 Rancangan Layar Halaman Jadwal Ujian

Keterangan gambar :

(92)

Gambar 3.56 Rancangan Layar Halaman Pertanyaan

Keterangan gambar :

1. Content berisi data pertanyaan yang pernah ditanyakan dan pertanyaan yang akan ditanyakan.

2. Link pertanyaan untuk melihat pertanyaan yang pernah ditanyakan beserta jawabannya.

3. Tombol OK digunakan untuk validasi pertanyaan dan menyimpannya di database.

(93)

111 4. Tombol Batal digunakan untuk me-reset textfield dan textarea yang telah diisi.

Gambar 3.57 Rancangan Layar Halaman Pengumuman

Keterangan gambar :

1. Content berisi semua data pengumuman yang ada pada sekolah.

(94)

Gambar 3.58 Rancangan Layar Halaman Ubah Password

Keterangan gambar :

1. Content berisi data-data yang harus diisi jika user ingin merubah password. 2. Tombol OK digunakan untuk melakukan validasi data-data yang telah diisi dan

mengupdate password baru ke database.

3. Tombol Batal digunakan untuk mareset semua data-data yang telah diisi pada textfield.

(95)

113 3.4.4 Perancangan Basis Data Pada Yayasan Kartini

Berdasarkan dari fungsi pada proses bisnis baru, data entri dan informasi yang akan ditampilkan pada rancangan proses bisnis baru dan layar aplikasi diusulkan, maka pada tahapan ini akan dirancang basis data yang akan digunakan pada aplikasi. Rancangan tabel-tabel pada aplikasi ini akan diimplementasikan dengan menggunakan database engine : MySQL dan versi yang digunakan adalah versi 4.0.20. Berikut ini merupakan tabel-tabel basis data yang diusulkan pada Yayasan Kartini :

Nama tabel : tbl_agama

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data agama. Primary Key : id_agama

Tabel :

Tabel 3.11a. Definisi tabel tbl_agama

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. id_agama Int(1) PK, kode agama

(96)

Contoh :

Tabel 3.11b. Contoh isi data tbl_agama

id_agama agama 1 Islam 2 Kristen 3 Katolik 4 Hindu 5 Budha 6 Lain-lain

Nama tabel : tbl_gender

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data jenis kelamin. Primary Key : id_gender

Tabel :

Tabel 3.12a. Definisi tabel tbl_gender

1. id_gender Int(1) PK, kode jenis kelamin

2. gender Varchar(6) Jenis kelamin

Contoh :

Tabel 3.12b. Contoh isi data tbl_gender

id_gender gender

1 Pria 2 Wanita

(97)

115 Nama tabel : tbl_golongan_darah

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data golongan darah. Primary Key : id_golongan_darah

Tabel :

Tabel 3.13a. Definisi tabel tbl_golongan_darah

1. id_golongan_darah Int(1) PK, kode golongan darah

2. golongan_darah Varchar(2) Jenis golongan darah

Contoh :

Tabel 3.13b. Contoh isi data tbl_golongan_darah id_golongan_darah golongan_darah

1 A 2 B 3 AB 4 O

Nama tabel : tbl_hadir

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data kehadiran siswa. Primary Key : id_status_hadir

Tabel :

Tabel 3.14a. Definisi tabel tbl_hadir

1. Id_status_hadir Int(1) PK, kode status kehadiran

(98)

Contoh :

Tabel 3.14b. Contoh isi data tbl_hadir id_status_hadir status_hadir

1 Absen 2 Sakit 3 Ijin

Nama tabel : tbl_kewarganegaraan

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data kewarganegaraan. Primary Key : id_kewarganegaraan

Tabel :

Tabel 3.15a. Definisi tabel tbl_kewarganegaraan

1. id_kewarganegaraan Int(1) PK, kode kewarganegaraan

2. kewarganegaraan Varchar(3) kewarganegaraan

Contoh :

Tabel 3.15b. Contoh isi data tbl_kewarganegaraan

id_kewarganegaraan kewarganegaraan

1 WNI 2 WNA

(99)

117 Nama tabel : tbl_penyakit

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data penyakit yang pernah diderita. Primary Key : id_penyakit

Tabel :

Tabel 3.16a. Definisi tabel tbl_penyakit

1. id_penyakit Int(1) PK, kode penyakit

2. penyakit Varchar(10) Penyakit

Contoh :

Tabel 3.16b. Contoh isi data tbl_penyakit

id_penyakit penyakit 1 Alergi 2 Epilepsi 3 Kecelakaan 4 Pembedahan 5 TBC 6 Typus 7 Lain-lain

(100)

Nama tabel : tbl_status_anak

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data status anak. Primary Key : id_status_anak

Tabel :

Tabel 3.17a. Definisi tabel tbl_status_anak

1. id_status_anak Int(1) PK, kode status anak

2. status_anak Varchar(15) Status anak

Contoh :

Tabel 3.17b. Contoh isi data tbl_status_anak id_status_anak status_anak

1 Yatim 2 Piatu 3 Yatim-Piatu

Nama tabel : tbl_status_hidup

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data status masih hidup. Primary Key : id_status_hidup

Tabel :

Tabel 3.18a. Definisi tabel tbl_status_hidup

1. id_status_hidup Int(1) PK, kode status hidup

(101)

119 Contoh :

Tabel 3.18b. Contoh isi data tbl_status_hidup

id_status_hidup status_hidup

1 Masih Hidup

2 Meninggal Dunia

Nama tabel : tbl_status_lulus

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data status lulus. Primary Key : id_status_lulus

Tabel :

Tabel 3.19a. Definisi tabel tbl_status_lulus

1. id_status_lulus Int(1) PK, kode status lulus

2. keterangan Varchar(5) Status lulus

Contoh :

Tabel 3.19b. Contoh isi data tbl_status_lulus id_status_lulus keterangan

1 Gagal 2 Lulus

(102)

Nama tabel : tbl_status_nilai

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data status nilai. Primary Key : id_status_nilai

Tabel :

Tabel 3.20a. Definisi tabel tbl_status_nilai

1. id_status_nilai Int(1) PK, kode status nilai

2. status_nilai Varchar(10) Status nilai

Contoh :

Tabel 3.20b. Contoh isi data tbl_status_nilai id_status_nilai status_nilai

1 Mid 2 Final 3 Lain-lain

Nama tabel : tbl_status_terjawab

Deskripsi : Untuk menampilkan data-data status terjawab. Primary Key : id_status_terjawab

Tabel :

Tabel 3.21a. Definisi tabel tbl_status_terjawab

1. id_status_terjawab Int(1) PK, kode status terjawab