TUGAS AKHIR MAKALAH MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“BOSS to iCons”
DOSEN
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
DISUSUN OLEH
NELLI PURNAMA SARI
NIM
P056131782.E47
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Tujuan Penulisan ...2
1.3 Manfaat Penulisan ...2
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Konversi Sistem...3
2.2 Kenapa harus ada Konversi Sistem dan Langkah-langkah apa yang harus dilakukan?...3
2.3 Siklus Konversi...7
2.4 Pemeliharaan Sistem...8
2.5 Kegagalan Sistem...9
2.6 Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada...11
BAB III. PEMBAHASAN 3.1 BNI Reformasi 1.0...15
3.2 Perubahan sistem dari BOSS ke iCons...16
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Krisis global pada pertengahan tahun 1997-1998 telah memporak porandakan ekonomi Indonesia. Tidak terkecuali dunia perbankan nasional. Krisis ini memaksa perbankan untuk berbenah diri agar bisa tetap bertahan melanjutkan bisnisnya. Bank Negara Indonesia (BNI) merupakan salah satu bank plat merah yang ikut merasakan dampak krisis ini. Berbagai upaya di lakukan oleh BNI agar bisa melewati badai krisis. Dan di sisi lain, kompetisi di industri perbankan nasional semakin ketat. Kue perbankan nasional makin menarik untuk diperbutkan. Dan ternyata, harumnaya kue perbankan nasional sampai tercium oleh para bankir negara lain. Alhasil beberapa pemain asing mulai ikut ambil bagian dalam memperebutkan kue perbankan nasional.
Salah satu cara yang mereka tempuh agar dapat langusng „berlari‟ adalah dengan mengakuisisi bank-bank lokal. Dengan modal yang kuat dan jaringan yang luas, para pemain asing ini memiliki keleluasaan meningkatkan kinerja bank-bank lokal hasil akuisisi mereka untuk bersaing dengan pemain lokal lainnya, termasuk BNI.
Kondisi ini tidak bisa di diamkan begitu saja. BNI harus berbenah diri melakukan penataan lebih lanjut agar bisa berjaya kembali. Dengan kata lain, Program Transformasi
merupakan suatu keharusan.
Salah satu faktor yang sangat berperan dalam mendukung program transformasi menuju bank utama adalah peningkatan kepuasan akan kebutuhan pelanggan melalui peningkatan kualitas layanan. Kualitas layanan menjadi faktor yang sangat menentukan keberhasilan dalam bisnis pelayanan ini. Kertajaya (2003) mengatakan bahwa kualitas layanan bagi perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan perbankan merupakan penentu kelangsungan hidup perusahaan. Pelayanan prima bagi nasabah merupakan faktor yang di jadikan pertimbangan dalam memilih bank, faktor ini lebih penting dibandingkan dengan tingkat suku bunga dan produk perbankan secara keseluruhan. Whitely (2001) sebagaimana dikutip dari Wahyudi (2007) menyatakan bahwa 65% nasabah pindah dari satu perusahaan ke perusahaan lain karena faktor Service Deliver Quality.
1.2 Perumusan Masalah
Mengetahui apa itu budaya organisasi dan pengembangan organisasi. Mahasiswa dituntut mengerti apa yang diperlukan dalam menciptakan budaya organisasi dan pengembangan organisasi. Baik yang berasal dari sumber daya manusia atau sumber daya perusahaan.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan dilakukan penulisan adalah : Memberikan informasi kepada akademisi kenapa perubahan sistem teknologi dilakukan di BNI dan apa pengaruhnya terhadap BNI sendiri dan pelanggan setia BNI.
Manfaat Penulisan adalah :
Mahasiswa dapat menggunakan penjelasan ini untuk di implementasikan pada perusahaan tempat bekerja.
Mahasiswa dapat mengetahui kenapa konversi sistem dari sistem boss ke icon dilakukan di BNI.
Mengetahui manfaat dan karakteristik dari sistem icon dalam rangka peningkatan kinerja.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Konversi Sistem
Sistem Konversi adalah sekelompok kegiatan berulang pada aktivitas bisnis dan operasi pemprosesan data yang berhubungan dengan pengkorversian sumber daya input seperti bahan baku, tenaga kerja dan overheadmenjadi barang jadi atau jasa untuk dijual (Romney, Steinbart, Cushing 1997)
Siklus konversi berisi transaksi yang benar-benar ada ketika input diubah menjadi barang atau pelayan yang dapat dijual. Proses yang digunakan dalam siklus konversi adalah bahan, tenaga kerja dan ongkos eksploitasi.
2.2 Kenapa harus ada Konversi Sistem dan Langkah-langkah apa yang harus dilakukan?
Perkembangan teknologi yang begitu cepat dan persaingan yang semakin kompetitif menyebabkan perusahaan harus melakukan perubahan pada sistem informasinya. Hal ini dilakukan agar perusahan tidak ketinggalan dengan pesaing lainnya. Akan tetapi kadang kala terjadi kesalahan besar yang dapat berakibat fatal pada suatu organisasi pada saat pengalihan sistem informasi organisasi tersebut dari suatu sistem lama ke sistem yang baru.
Fenomena kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi yaitu 1) Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design, 2) konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian 3) Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya)
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari :
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti
yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
Fenomena penyebab kegagalan ini dapat berasal dari 3 (tiga) stakeholder utamanya dari organisani/perusahaan tersebut, yaitu: management yang mewakili pihak perusahaan, vendors sebagai pihak ketiga yang membantu implementasi sistem baru tersebut, dan user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Management adalah salah satu penyebab dari kesalahan peralihan sistem lama ke sistem baru, hal tersebut dapat terjadi oleh beberapa faktor, antara lain :
Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat, Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan.
Ketidakinginan manajemen dalam “merubah paradigma” berpikir maupun bekerja lebih senang kondisi status quo sehingga berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai
Ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan cara atau pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif,
Pendefinisian kebutuhan yang kabur, sehingga ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas yang tentu saja mempertinggi resiko kegagalan dalam implementasinya.
Sosialisasi mengenai sistem baru yang buruk kepada segenap karyawan perusahaan sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung.
Pihak berikutnya yang dapat menyebapkan terjadinya kegagalan peralihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru adalah pihak ketiga atau vendor. Faktor faktor kegagalan yang disebapkan oleh vendor :
Kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis.
Tidak mampu memberikan pemahaman dan penjelasan yang baik dan benar mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandangnya.
Pemilihan aplikasi yang keliru, atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
Salah dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait.
Tidak memberikan pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap stakeholder sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.
Pihak terakhir yang memiliki andil besar dalam dalam penyebap kegagalan sistem informasi lama ke sistem informasi baru adalah user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Faktor-faktor yang dapat ditimbulkan oleh user adalah :
Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
Kurangnya porsi pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.
Perubahan system informasi lama ke system informasi baru dapat mengakibatkan kesalahan yang beresiko dan berakibat fatal bagi jalannya suatu organisasi apabila tidak tepat dalam pelaksanaan system informasi barunya. Dalam memperkecil resiko yang ada, maka
perlu kiranya diperhatikan berbagai cara dalam mengkonversi sistem dan langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum pengalihan sistem informasi. Menurut O‟Brien (2005) operasi awal dari sistem bisnis yang baru dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi dari penggunaan sistem yang ada saat ini (sistem lama) ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Medote konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi paralel, konversi bertahap (phased), konversi percontohan (pilot), dan konversi langsung. Konversi suatu sistem lama ke sistem baru memerlukan suatu proses secara bertahap. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru kedalam organisasi.
Untuk itu harus ada penanganan lebih lanjut mengenai perubahan sistem informasi yang baru. Hal-hal yang perlu dilakukan Agar kesalahan ini tidak terjadi lagi, adalah :
Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI atau sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
2.3 Siklus Konversi
Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah :
Perencanaan(Planning)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai Sistem Informasi yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan
benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah
proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek. Analysis(Analsis)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. ERP adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis organisasi secara terintegrasi. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu organisasi dalam satu system yang dapat digunakan untuk semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. Adapun komponen internal control adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control).
Perancangan(Design)
Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang Sistem Informasi dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS.
Implementasi(Implementation)
Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan Sistem Informasi dalam organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan lain sebagainya. Pascaimpelementas(PostImplementation)
Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.
2.4 Pemeliharaan Sistem
Walaupun telah didisain, dibangun dan diujicoba sistem atau aplikasi bisa mengalami error atau bug yang tidak bisa dihindari. Bug bisa disebabkan oleh beberapa hal:
Tujuan Utama pemeliharaan sistem adalah :
Untuk membuat perubahan yang bisa diramalkan untuk sistem yang ada dan membetulkan kesalahan yang dibuat selama proses sistem disain dan implementasi Untuk memelihara bagian program yang benar dan menghindari memperbaiki bagian
Untuk menghindari, degradasi performa sistem. Pemeliharaan sistem yang buruk akan berakibat menurunnya throughput dan response time dari sistem
Untuk menjamin keseluruhan proses bisnis yang bergantung pada sistem informasi berjalan dengan baik, karena kegagalan sistem bisa saja berakibat pada kerugian jutaan dolar.
2.5 Kegagalan Sistem
Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.
Kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi adalah :
- Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.
- Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian
- Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya)
Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi.
Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).
1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:
1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain. 2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali,
dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased
conversion, sistem harus disegmentasi.
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.
2.6 Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :
1. Format file tersebut
2. Isi file tersebut
3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :
1. Konversi File Total
Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan
melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.
2. Konversi File Gradual
Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :
1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
2. system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja),
kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari
sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
BAB III
PEMBAHASAN
Bank Negara Indonesia (BNI) adalah bank pertama yang didirikan oleh pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1946. Dengan penambahan modal pada tahun 1955, status Bank Negara Indonesia diubah menjadi bank komersial milik pemerintah. Perubahan ini melandasi pelayanan yang lebih baik bagi sektor usaha nasional. Pada tahun 1996, BNI sebagai bank pemerintah pertama yang melakukan Go Public.
Dari sejarah ini maka BNI mengimplementasikan Teknologi Multipolar dalam menghadapi perubahan bisnis ke depannya. Hal tersebut akan membantu dalam perencanaan dan analisis dampak transformasi bisnis kedepannya, serta dalam operasional teknologi informasi yang terjadi dalam bank tersebut. Dengan adanya Teknologi Multipolar tersebut tentunya sangat membantu BNI dalam menyajikan transparansi informasi dari aset IT di BNI. Karena teknologi tersebut akan mendukung pemantauan dan pengendalian belanja modal, belanja operasi dan sebagainya. Kemajuan teknologi ini akan sangat membantu dalam meningkatkan pelayanan konsumen dan tentunya akan memajukan produktivitas serta pondasi yang kuat untuk memoderinisasi IT kedepannya.
3.1 BNI Reformasi 1.0
Pada tahun 1997-1998 saat terjadi krisis global, BNI mampu melewati tanpa harus merger atau gulung tikar seperti bank-bank lain. Tapi setelah mampu melewati krisis global, BNI harus menelan pil pahit kembali karena pada tahun 2003 BNI terjerat kasus LC fiktif sebesar 1,7 T yang membuat BNI mengalami keterpurukan. Dan mengakibatkan hilangnya kepercayaan nasabah untuk menitipkan uangnya di BNI. Dengan adanya kasus LC fiktif ini memaksa BNI untuk berbenah diri. Sehingga pada tahun 2004 BNI melakukan transformasi identitas korporatnya, dengan mengubah logo. Logo sebuah perusahaan mencerminkan semangat, cita-cita, dan harapan yang ingin diraih bersama. Harus disadari, sebagai bank besar BNI harus mampu bersaing dengan 125 bank lainnya. Sedangkan diantara bank besar yang bersaing, BNI tergolong agak tertinggal. Sehingga membuat BNI harus segera berbenah. Kalau tidak, BNI tidak akan pernah bisa melangkah panjang di masa mendatang. Pada tahun 2005 BNI melakukan Right Issue pertamanya. Dan selanjutnya pada tahun 2009 BNI memulai program transformasi (BNI Reformasi 1.0) secara komprehensif menuju
melakukan impelementasi program transformasi jangka panjang; ASEAN most admire
enterprises in the employement category; Best of BUMN.
Kualitas layanan menjadi faktor yang sangat menentukan keberhasilan dalam bisnis pelayanan jasa perbankan. Penelitian ini termotivasi oleh perubahan sistem yang saat ini terjadi di PT. Bank Negara Indonesi (persero) dari BOSS ke Icons. Perubahan sistem ini dilakukan untuk meningkatkan kemudahan bagi nasabah untuk bisa mengakses layanan Bank BNI dari mana saja dan kapan saja. Dengan sistem ini aplikasinya sudah berada disatu tempat (terpusat).
Strategi dalam mengelolah segmen pasar jangka panjang kedepannya sangat ditentukan program manajemen. Pelayanan yang diberikan BNI kepada konsumennya akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan di masa mendatang. Banyaknya bank yang bermunculan saat ini tentunya menambah saingan dalam mendapatkan konsumen. Bagaimana cara mempertahankan konsumen yang ada dan mencari pelanggan beru membuat bank-bank harus melakukan riset pasar untuk mengetahui kebutuhan dari konsumennya.
Pada saat ini layanan yang diberikan BNI seperti: simpanan, pinjaman, kartu kredit, simpanan pensiun, bancassurance, layanan e-banking, dan jasa-jasa lainnya. Banyaknya fasilitas yang diberikan merupakan hasil dari kemajuan teknologi yang berkembang pesat.Konsumen juga dimanjakan dengan banyaknya promo atau diskon untuk memanjakan pelanggannya. Bukan hanya dari segi peningkatan pelayanan yang diberikan, memperluas jaringan global juga diberikan oleh BNI. Dengan ditunjang dengan kecanggihan IT sekarang ini memperluas jaringan yang ada ke beberapa negara, diantaranya: Hongkong, London, Tokyo, Newyork, dan Singapore.
3.2 Perubahan sistem dari BOSS ke iCons
Peran dari sistem informasi tersebut tentunya sangat menunjang berbagai pelayanan untuk kebutuhan internal maupun eksternal tersebut. Hal ini tentunya akan memberikan dampak positif bagi BNI karena akan lebih fokus dalam memberikan layanan perbankan yang komprehensif bagi para pelanggannya. Dan dengan sistem tersebut, transparansi dalam hal pengelolahan informasi akan lebih termonitor sehingga dapat lebih mengendalikan pengelolaannya.
Untuk mencapai tujuan tersebut BNI melakukan perubahan sistem teknologi informasi dari BOSS ke iCons (Integrated Centralized on Line System) yang telah digunakan sejak tahun 2005. Dari sudut pandang akuntansi, sistem informasi iCons dapat menyediakan
informasi akuntansi berbasis komputer yang bertujuan memberikan kemudahan bagi para akuntan untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami dan teruji dengan adanya keakuratan laporan akuntansi yang dihasilkan oleh sistem iCons. Mengingat peran tersebut, hampir semua aktivitas organisasi saat ini telah dimasuki oleh aplikasi dan otomatisasi teknologi informasi.
Bagi akuntan, khususnya bagi akuntan perusahaan penelitian ini diharapkan memberikan bukti empiris mengenai proses penerimaan sebuah sistem informasi akuntansi di perusahaan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi mengenai penerapan sebuah sistem, seperti sistem pengendalian internal di perusahaan. Tujuan BNI melakukan perubahan sistem teknologi informasi adalah bagaimana membuat nasabah lebih mudah mengakses semua layanan BNI. Sistem iCons memberikan kemudahan-kemudahan bagi nasabah untuk bisa mengakses layanan BNI dari mana saja dan kapan saja. Dengan sistem ini aplikasinya sudah berada di satu tempat (terpusat). Penerapan sistem iCons pada BNI bertujuan untuk memotong biaya dan memperbaiki kualitas layanan. Perbedaan system BOSS dan iCons terutama terletak pada:
Perbedaan System BOSS dengan System iCons
No Item BOSS iCons
1 Server Database cabang masing-masing dalam PC server
tersendiri (Distributed) Database cabang
Consolidated dalam satu sistem
2 Terminal Karakter mode Dump terminal (no hardisk)
Grafik mode Windows Bas
3 Akses terminal server
Emulator (telnet) Browser (internet)
4 Network Frame relay atau VSAT Backup line (FR/VSAT) 5 Security SERVER BOSS Server dan Network
(Active Directory) Sumber: Bank BNI tahun 2006
Dari tabel di atas nampak bahwa perbedaan mendasar sistem BOSS dan sistem Icons adalah terletak pada konsolidasi database dari semua cabang yang dilakukan dalam sistem. Dengan menggunakan sistem iCons kebutuhan akan up-date data cukup dilakukan secara terpusat sehingga memerlukan waktu dan biaya yang lebih efisien dibandingkan dengan sistem BOSS yang harus dilakukan per kantor cabang. Dengan sistem baru kebutuhan akan SDM adalah lebih sedikit. Dari sisi perbaikan layanan penggunaan system iCons akan lebih menguntungkan karena memudahkan para nasabah untuk mengakses layanan BNI dari mana saja dan kapan saja. Namun demikian, pergantian sistem ini memberikan dampak negatif yaitu munculnya kebingunan karyawan pada proses adaptasi dari penggunaan sistem BOSS ke sistem iCons yang mempengaruhi penerimaan karyawan terhadap sistem baru.
Dengan sistem iCons yang telah berjalan kurang lebih 8 tahun diharapkan bisa memenuhi kebutuhan transaksi pelanggan yang beraneka ragam. Pelanggan yang berada dimanapun dan kapanpun bisa dapat melakukan transaksinya tanpa harus datang ke kantor BNI. Karena pada zaman digital saat ini kemudahan, kecepatan, ketepatan dan akurasi data sangat di butuhkan oleh pelanggan. BNI mempunyai keinginan pelanggan merasa memiliki bank sendiri karena dengan kecanggihan teknologi maka transaksi yang akan dilakukan bisa langsung di proses tanpa harus antri di outlet-outlet BNI dan dalam hitungan detik transaksi yang di inginkan bisa langsung terproses.
Bagaimanapun BNI pernah menjadi bank nomor satu di negeri ini. BNI pernah berada di puncak kejayaan dan keemasannya. Untuk bisa merebut kembali masa kejayaan tersebut, BNI melakukan perbaikan baik dari sisi layanan maupun teknologi. Perbaikan sistem dari BOSS ke iCons merupakan jawaban dari salah satu perbaikan yang dilakukan BNI. Sehingga percepatan keberhasilan BNI Reformasi 1.0 dapat terwujudkan. Dan BNI bisa menjadi Bank yang terdepan dan terkemuka dalam layanan dan kinerja.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Upaya-upaya untuk membangun kembali kejayaan BNI telah dilakukan. Bagaimanapun BNI pernah menjadi bank nomor satu di negeri ini. BNI pernah menggulirkan visi sebagai bank kebanggaan nasional yang unggul dalam layanan dan kinerja. Namun, hasilnya belum sesuai dengan harapan. Peristiwa yang menimpa BNI beberapa waktu yang lalu sempat mencoret citra BNI dimata pelanggan dan stoke holder. Sehingga dibutuhkan kerja keras dari seluruh SDM yang ada di BNI untuk mengembalikan kepercayaan dari pelanggan.
Jerry Poras dan James Collins dalam bukunya Built To Las memaparkan, untuk meninggalkan legancy sebuah perusahaan haruslah mempunyai resiliensi tinggi. Dengan begitu perusahaan tersebut mampu mengatasi krisis dan bangkit kembali. Perusahaan yang mampu bertumbuh secara berkelanjutan adalah perusahaan yang mempunyai visi dan budaya kerja yang kuat.
Visi menjadi bank yang unggul dalam layanan dan kinerja kalau merujuk pada dua pakar tersebut sudah memenuhi azas Big Hairy audacious Goal (BHAG), tujuan besar yang ambisius. Visi ini juga memenuhi syarat ‘Big Enough to Motivate, Reasonable Enough to
Attain’
Untuk mencapai misi itu BNI meluncurkan budaya kerja baru yang bernama Prinsip 46, pada tanggal 5 Juli 2007 lalu. Prinsip 46 merupakan revitalisasi budaya kerja yang dahulunya dikenal dengan 12 perilaku dan 5 pilar. Prinsip 46 merupakan orientation,
re-focus, reposition dan memberikan sense of direction.
3.2 Saran
Untuk memperoleh kembali kejayaan yang pernah diraih oleh BNI dibutuhkan komitmen dan keseriusan dari seluruh SDM yang ada di BNI. Persepsi yang sama mengenai
customer centric strategy yang diterapkan di setiap lini bisnis BNI akan mengedepankan
kepentingan BNI diatas kepentingan pribadi, unit dan sektoral. Sedangkan saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut berdasarkan pada hasil pengamatan dan pembahasan diketahui bahwa terdapat perbedaan kinerja sebelum dan setelah penerapan sistem iCons,
dimana kinerja dengan sistem iCons lebih baik daripada sistem BOSS, maka sebaiknya pihak BNI dapat mempertahankan penggunaan sistem iCons dimasa mendatang, karena lebih praktis dan terintegratif. Sehingga impian BNI untuk menjadi bank yang terdepan dalam kinerja dan layanan bisa terwujud.
