I-1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Universitas Widyatama merupakan salah satu lembaga pendidikan swasta yang bertugas untuk mendidik mahasiswa dan menghasilkan lulusan – lulusan yang berkualitas dan dapat bersaing di tingkat nasional atau global, mahasiswa Universitas Widyatama tidak hanya aktif di bidang akademik tetapi juga aktif dalam kegiatan non akademik.
Di Universitas Widyatama terdapat banyak sekali beasiswa untuk setiap mahasiswa aktif. Universitas Widyatama juga memiliki Lembaga Kemahasiswaan (LK), Organisasi Kemahasiswaan (OK) dan juga Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang sering mengadakan acara atau event untuk menunjang kreativitas mahasiswa seperti kegiatan non akademik diantaranya seminar, pelatihan, lomba dan lainnya. Biasanya kegiatan ini selain memberi pengetahuan juga memberikan sertifikat sebagai bukti ikutserta dan juga salah satu syarat untuk sidang.
Peran Biro Kemahasiswaan di Universitas Widyatama sangatlah penting, tugas Biro Kemahasiswaan diantaranya memberikan informasi seputar beasiswa kepada mahasiswa, serta mengkontrol setiap kegiatan yang akan dilaksanakan oleh mahasiswa dan juga sebagai penghubung antara mahasiswa dengan Universitas. Terkadang Biro Kemahasiswaan mengalami kesulitan untuk melakukan tugas-tugasnya, karena pada kenyatannya penyebaran informasi pendaftaran beasiswa di Universitas Widyatama kurang efektif, masih banyak mahasiswa yang tidak tahu adanya pembukaan pendaftaran beasiswa yang akan dilaksanakan di Universitas Widyatama. Biro Kemahasiswaan juga mengalami kesulitan memberikan informasi kepada mahasiswa yang sudah mendapatkan beasiswa untuk memberikan bukti transfer beasiswa ke Biro Kemahasiswaan.
Untuk setiap pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan yang akan dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan (LK), Organisasi Kemahasiswaan (OK) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) harus memiliki persetujuan terlebih dahulu dari Universitas. Prosedur yang berlaku saat ini yaitu setiap panitia kegiatan kemahasiswaan harus mengajukan proposal kegiatan ke Biro Kemahasiswaan, selanjutnya Biro Kemahasiswaan akan memeriksa dan akan memberikan persetujuan apabila kegiatan kemahasiswaan sudah sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Biro Kemahasiswaan akan memberikan informasi kepada panitia jika proposal pengajuan kegiatan sudah mendapatkan persetujuan atau masih ada revisi yang harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum mendapatkan persetujuan kegiatan. Perlu beberapa hari bahkan sampai berminggu-minggu panitia kegiatan kemahasiswaan menunggu serta mendapatkan revisi perbaikan proposal dari Biro Kemahasiswaan sampai akhirnya mendapatkan persetujuan dari Universitas dan dapat melaksanakan kegiatan kemahasiswaan.
Dalam Setiap kegiatan kemahasiswaan yang akan dilaksanakan di lingkungan Universitas pastinya membutuhkan fasilitas yang ada di kampus, dalam 1 bulan bisa saja 5 kegiatan kemahasiswaan dilaksanakan di lingkungan Universitas. Panitia kegiatan kemahasiswaan terkadang kebingungan dengan terbatasnya fasilitas di Universitas dan sering terjadi bentrok jadwal antar kegiatan kemahasiswaan karena tidak teraturnya jadwal pelaksanaan kegiatan. Belum lagi tidak adanya informasi dan jadwal apabila ada dari pihak luar yang menyewa fasilitas yang ada di Universitas.
1.1.1 Penjelasan Organisasi Kemahasiswaan
Organisasi di Universitas Widyatama sangat banyak dan dibagi menjadi 3 kategori yaitu : Lembaga Kemahasiswaan (LK), Organisasi Kemahasiswaan (OK) dan Unit Kegiatan Mahasiswa. Ada beberapa permasalahan yang sering terjadi pada organsasi di Universitas Widyatama diantaranya pergantian jabatan dan perubahan struktur organisasi yang tidak di informasikan kepada Biro Kemahasiswaan. Sedangkan yang mengelola dan yang bertanggung jawab untuk Organisasi Kemahasiswaan di Universitas Widyatama adalah Biro Kemahasiswaan.
1.1.2 Penjelasan Pengajuan Kegiatan Kemahasiswaan
Setiap pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan harus melalui Biro Kemahasiswaan. Ada Permasalahan yang sering terjadi apabila panitia kegiatan kemahasiswaan mengajukan proposal kegiatan kemahasiswaan salahsatunya adalah Panjangnya jalur koordinasi. Apabila suatu organisasi ingin mengajukan proposal pastinya perlu diperiksa terlebih dahulu apakah proposalnya benar atau salah. Contoh yang terjadi saat ini adalah apabila Himpunan akan menyelenggarakan kegiatan kemahasiswaan pastinya perlu ada persetujuan dari Universitas. Sebelum mendapatkan ijn dari Universitas proposal kegiatan yang diajukan harus diperiksa terlebih dahulu oleh Senat Mahasiswa Fakultas, Pemerintahan Mahasiswa dan Biro Kemahasiswaan sampai pada akhirnya mendapatkan persetujuan kegiatan dari Universitas.
1.1.3 Penjelasan Pengajuan Beasiswa
Mahasiswa yang akan daftar untuk beasiswa di Universitas Widyatama harus mengumpulkan persyaratan yang telah ditentukan dan semuanya harus terpenuhi oleh mahasiswa. Terkadang beberapa mahasiswa ingin mendapatkan beasiswa tetapi malas untuk mengumpulkan persyaratan, alasannya karena persyaratan yang dikumpulkan harus diambil ke beberapa bagian yang melibatkan banyak pihak dan juga lamanya proses untuk mendapatkan persyaratannya jadi mahasiswa malas untuk mengurusi persyaratannya.
1.1.4 Biro Kemahasiswaan 1. Kepala Biro Kemahasiswaan
Kepala Biro Kemahasiswaan merupakan bagian terpenting yang ada pada Biro Kemahasiswaan Universitas Widyatama. Kepala Biro Kemahasiswaan memiliki tugas dan wewenang diantantaranya adalah mengelola kegiatan kemahasiswaan universitas widyatama, memberikan izin mahasiswa untuk mengikuti kegiatan di dalam kampus maupun luar kampus.
2. Kepala Bagian Kemahasiswaan
Kepala Bagian Kemahasiswaan merupakan bagian yang memfokuskan kegiatannya dengan mendukung dan mengelola kegiatan mahasiswa baik itu kegiatan himpunan, UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) atau kegiatan mahasiswa lainnya. Kepala Bagian Kemahasiswaan juga Kepala Biro Kemahasiswaan dalam menjalankan tugasnya.
3. Kepala Sub Bagian Kesejahteraan dan Beasiswa
Kepala Sub Bagian Kesejahteraan dan Beasiswa merupakan bagian yang memfokuskan kegiatannya pada pengelolaan beasiswa mahasiswa, penyaluran dana beasiswa untuk mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dan juga melakukan pencairan dana kegiatan untuk mahasiswa baik itu kegiatan himpunan, UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) dan kegiatan mahasiswa lainnya.
4. Kepala Sub Bagian Pengembangan Mahasiswa
Kepala Sub Bagian Pengembangan Mahasiswa merupakan bagian yang memfokuskan kegiatannya pada pengembangan mahasiswa baik itu dalam prestasi akademik ataupun non-akademik. Kepala Sub Bagian Pengembangan Mahasiswa juga memiliki wewenang untuk mengusulkan mahasiswa yang berprestasi untuk mendapatkan beasiswa kepada Kepala Sub Bagian Kesejahteraan dan Beasiswa
serta memberikan izin mahasiswa untuk melakukan kegiatan guna dalam pengembangan prestasi mahasiswa.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat diidentifikasikan bahwa terdapat beberapa permasalah yang ada, yaitu :
1. Belum adanya sistem informasi yang mengelola organisasi kemahasiswaan di Universitas
2. Belum adanya sistem informasi penjadwalan untuk setiap kegiatan kemahasiswaan 3. Belum adanya sistem informasi yang mengelola beasiswa untuk seluruh mahasiswa
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang serta identifikasi masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalahnya yaitu :
1. Bagaimana membangun suatu sistem yang dapat mengelola organisasi kemahasiswaan yang ada di Universitas Widyatama?
2. Bagaimana membangun sistem yang dapat mengatur jadwal setiap pelaksanaan kegiataan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Widyatama?
3. Bagaimana membangun suatu sistem yang dapat mengelola beasiswa untuk mahasiswa aktif?
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini yaitu :
1. Website terdiri dari 3 user yaitu admin (Bagian Biro Kemahasiswaan), Mahasiswa (Mahasiswa aktif di Universitas) dan guest (pihak luar kampus)
2. Admin bertugas untuk mengelola semua data-data yang berkaitan dengan kemahasiswaan dan mengupdate informasi yang akan disampaikan di website 3. Mahasiswa dapat melihat informasi yang disampaikan Biro Kemahasiswaan di
Website
4. Mahasiswa dapat menginput pengajuan proposal pengajuan kegiatan kemahasiswaan
5. Mahasiswa dapat menginput berkas-berkas persyaratan untuk pengajuan beasiswa 6. Guest hanya dapat melihat informasi yang disampaikan di website
1.5 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.5.1 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:
Bagi Akademisi
1. Dapat memotivasi mahasiswa dalam menyelesaikan Tugas Akhir, karena dalam menyelesaikan tugas akhir terutama dalam skripsi ini membutuhkan proses yang panjang dan juga banyak pihak yang dilibatkan didalam Universitas Widyatama. Bagi Praktisi
1. Membantu prosess kegiatan kemahasiswaan agar lebih efektif, efisien khususnya di Universitas Widyatama dan juga memperluas penyebaran informasi kepada mahasiswa
1.6 Metode Penelitian
Dalam menyusun tugas akhir ini penulis melakukan beberapa metode penelitian untuk menyelesaikan permasalahan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Studi Literatur dan Pemahaman Sistem
Tahapan untuk memperdalam teori dan mencari referensi-referensi yang berkaitan dengan tema tugas akhir ini.
2. Metode Penelitian
Mretode Penelitian yang digunakan yaitu dengan menggunakan Action Design Research (ADR)
3. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak-pihak yang dianggap mampu memberi informasi yang lebih terinci terhadap permasalahan yang sedang di teliti.
4. Pengembangan Sistem
Pengembangan Sistem menggunakan metode Rational Unified Process (RUP). 5. Penyusunan Laporan dan Kesimpulan Akhir
Pada tahap ini akan dibuat laporan mengenai hasil yang dicapai dari perancangan sistem yang dibuat, apakah sesuai atau terdapat perubahan,sehingga akan didapatkan kesimpulan akhir.
1.7 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan ini akan diuraikan menjadi 7 bab, yaitu : BAB I Pendahuluan
Bagian ini berisi penjelasan mengenai latar belakang, perumusan masalah,tujuan penelitian, ruang lingkup, metode penelitian dan sistematikapenulisan laporan.
BAB II Landasan Teori
Bab ini berisi teori yang digunakan dalam melakukan pengumpulan data,fakta dan informasi yang berguna. Selain itu, teori digunakan dalam melakukan tahap analisa dan evaluasi sistem yang ada dan untuk melakukan perancangan sistem baru.
BAB III Objek Dan Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan bagian yang bersifat prosedural, yakni bagian yang mengarahkan pembaca untuk mengetahui bagaimana peneliti merancang alur penelitiannya dari mulai pendekatan penelitian yang diterapkan, instrumen yang digunakan, tahapan pengumpulan data yang dilakukan, hingga langkah-langkah analisis data yang dijalankan.
BAB IV Analisis Sistem
Dalam bab ini menganalisa objek penelitian seperti struktur organisasi, membahas tentang batasan sistem, analisis prosedur yang menjelaskan uraian prosedur, Analisis Dokumen, Bagan Alir Dokumen, yang menjelaskan dokumen masukan dan
dokumen keluaran. Kelemahan sistem yang berjalan, usulan sistem dan analisis kebutuhan sistem.
BAB V Perancangan Sistem
Bab ini menjelaskan mengenai perancangan sistem. Penelitian skripsi dengan membuat sistem, pada bab ini haruslah berisi mengenai perancangan sistem dan disesuaikan dengan metodologi dan framework yang digunakan. Sebagai contoh, perancangan system menggunakan metodologi terstruktur, langkah-langkah perancangan yang dilakukan adalah perancangan arsitektur, perancangan prosedur,perancangan antarmuka, dan perancangan data.
BAB VI Implementasi Dan Pengujian Sistem
Pengujian dan penerapan sistem informasi merupakan bab yang menjelaskan mengenai hasil pengujian yang dilakukan pada sistem informasi dan rencana penerapan sistem informasi tersebut. Penelitian dengan bidang kajian sistem informasi dengan produk perangkat lunak atau sistem dapat melakukan pengujian dengan menggunakan teknik black box testing atau white box testing sedangkan untuk bidang kajian audit sistem informasi dapat dilakukan dengan table perbandingan kondisi baseline dan kondisi ideal dengan perhitungan maturity dari setiap komponen yang di audit.
BAB VII Kesimpulan dan Saran
Bagian ini berisi kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat berguna bagi pihak terkait
Daftar Pustaka
Bagian ini berisi mengenai judul buku atau artikel, penulis, penerbit dan tahun terbit yang digunakan sebagai referensi dalam menyusun laporan Tugas Akhir.
