INSTRUKSI DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI NOMOR IMI-572.UM.02.05 TAHUN 2009
TENTANG
PROSEDUR DAN AKSES PUSAT DATA KEIMIGRASIAN (PUSDAKIM) DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI,
Menimbang : a. bahwa guna mendukung dan menciptakan keamanan, ketertiban dan terkendalinya Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) sebagai tempat penyimpanan perangkat, data dan informasi keimigrasian di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Imigrasi, dipandang perlu mewajibkan kepada setiap orang baik pegawai Direktorat Jenderal Imigrasi maupun pihak lain untuk mematuhi dan memahami prosedur dan akses ke dan dari Pusdakim;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu ditetapkan Prosedur dan Akses Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) dalam suatu Instruksi Direktur Jenderal Imigrasi.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3474); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1994 tentang Tata Cara
Pencegahan dan Penangkalan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3561);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1994 tentang Pengawasan Orang Asing dan Tindakan Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3562);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1994 tentang Visa, Izin Masuk dan Izin Keimigrasian sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2005 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 95, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4541); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1994 tentang Surat
Perjalanan Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3572);
6. Keputusan Menteri Kehakiman Nomor M.01-PW.09.02 Tahun 1995 tentang Tata Cara Pengolahan Data dan Informasi Keimigrasian; 7. Keputusan Menteri Kehakiman Nomor M.03-PR.07.04 Tahun 1991
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Nomor M.01.PR.07.04 Tahun 2003;
8. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.09-PR.07.10 Tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-10.OT.01.01 Tahun 2009;
9. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-04.OT.03.01 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum
Penerapan e-Office Keimigrasian;
10. Peraturan Direktur Jenderal imigrasi Nomor IMI-891.GR.01.01 Tahun 2008 tentang Standar Operasional Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia;
MENGINSTRUKSIKAN :
Kepada : 1. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi
2. Para Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi
Untuk : Mengambil langkah-langkah yang diperlukan berkenaan dengan
mewujudkan lingkungan yang aman, tertib dan terkontrol terhadap Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) sebagai tempat penyimpanan perangkat, data dan informasi keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi sebagaimana ditentukan dalam Instruksi ini.
PERTAMA : Selalu meningkatkan kondisi lingkungan yang aman, tertib dan terkontrol pada Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) sehingga perangkat, data dan informasi keimigrasian yang ada tetap terpelihara dan terjaga baik kualitas maupun kuantitasnya.
KEDUA : Mengadakan kesinambungan pengawasan dan pembinaan secara
berjenjang kepada masing-masing petugas yang berada di bawah kewenangan dan tanggung jawabnya guna mewujudkan keamanan perangkat, data dan informasi keimigrasian yang ada.
KETIGA : Memedomani prosedur dan akses ke dan dari Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) pada Direktorat Jenderal Imigrasi sebagaimana tertuang dalam pedoman terlampir yang merupakan bagian dan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Instruksi ini.
KEEMPAT : Melaksanakan Instruksi ini dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 15 Mei 2009
DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI, ttd.
Drs. BASYIR AHMAD BARMAWI NIP. 040082848
Lampiran Instruksi Direktur Jenderal Imigrasi Nomor : IMI-572.UM.02.05 Tahun 2009 Tanggal : 15 Mei 2009
PEDOMAN PROSEDUR DAN AKSES
KE DAN DARI PUSAT DATA KEIMIGRASIAN (PUSDAKIM) PADA DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
1. Latar Belakang
Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) merupakan lingkungan yang aman, tertib dan terkontrol. Lingkungan yang aman, tertib dan terkontrol sebagai lokasi jaringan data dan perangkat Sistem Informasi Direktorat Jenderal Imigrasi (Ditjenim), untuk itu harus dibuat sedemikian rupa dengan menggunakan akses keamanan tingkat tinggi, alarm kebakaran dan supresi (arus tegangan listrik), Uniterruptible Power Supply (UPS), dan konektivitas backbone gedung.
Guna mempertahankan lingkungan tersebut dan harus dipatuhi oleh setiap orang termasuk staf Direktorat Jenderal Imigrasi (Ditjenim), konsultan, pemasok/supplier, atau tamu lain yang masuk atau mempunyai kepentingan ke Pusdakim. Seluruh pihak di lingkungan Ditjenim dan proyek yang menggunakan Pusdakim sebagai lokasi penempatan perangkat jaringan, server, storage berkewajiban untuk memahami secara benar prosedur ini.
2. Prosedur dan Kebijakan Keamanan Fisik Pusdakim 2.1. Ikhtisar
Keamanan Pusdakim pada dasarnya merupakan tanggung jawab semua pihak yang menggunakan fasilitas tersebut, meskipun manajemen Pusdakim dalam sisi lingkup atau bidang tugas pokok dan fungsi Keimigrasiannya menjadi tugas Kepala Subdirektorat Pengumpulan dan Pengolahan Data (Kasubdit Pulahta) yang sehari-harinya bertanggungjawab atas kegiatan administrasi dan operasional pada Pusdakim tersebut. Adapun tanggung jawab atas kebijakan dan prosedur Pusdakim secara menyeluruh berada pada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian.
Berkenaan dengan hal tersebut, kepada pegawai yang tidak dapat menuruti prosedur seperti di bawah ini akan dikenakan tindakan dari atasannya. Supplier, konsultan, atau kontraktor yang tidak dapat mengikuti pedoman yang ditetapkan dalam dokumen ini akan menyebabkan penghentian perjanjian atau kontrak dan dikenakan tindakan hukum selanjutnya.
2.2. Pedoman Utama
Pusdakim harus dianggap sebagai area terbatas yang membutuhkan lebih banyak pengawasan dibandingkan dengan area-area lain di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Imigrasi. Hanya orang-orang yang benar-benar diberikan kewenangan oleh pihak yang berwenang yang dapat memasuki area tersebut. Hak istimewa untuk mengakses Pusdakim hanya akan diberikan kepada orang-orang yang memiliki kebutuhan kerja yang logis dan sah di Pusdakim. Selain itu, area Pusdakim hanya dapat dimasuki untuk keperluan melakukan kegiatan-kegiatan Direktorat Jenderal Imigrasi yang sah.
Setiap pegawai Direktorat Sistem Informasi Keimigrasian dan pegawai terkait dari Direktorat lain berkewajiban untuk mempelajari, mengerti, dan memahami dokumen ini sepenuhnya. Segala pertanyaan yang timbul dapat ditujukan kepada Kasubdit Pulahta.
Pengecualian satu-satunya yang diizinkan dalam kebijakan dan prosedur ini adalah pada saat keadaan darurat (force majeur) ketika akses masuk perlu untuk diberikan kepada personil medis, pemadam kebakaran, kepolisian, atau personil darurat lainnya yang dapat dikenali.
3. Tingkat Akses ke Pusdakim
Terdapat tiga tingkatan akses ke Pusdakim, yaitu akses penuh, akses tanpa pengawalan, dan akses dengan pengawalan.
3.1. Akses Penuh
Akses pada level ini diberikan kepada pegawai Direktorat Sistem Informasi Keimigrasian yang termasuk sebagai staf teknis IT inti dan lingkup tanggung jawab pekerjaannya mengharuskan mereka memiliki akses ke area Pusdakim tersebut. Direktur Sistem Informasi Keimigrasian juga dapat menyetujui untuk memberikan akses penuh kepada orang lain seperti konsultan atau kontraktor jangka panjang.
Setiap orang dalam kategori memiliki akses penuh berhak untuk menerima orang lain secara temporer ke dalam Pusdakim untuk keperluan melakukan pekerjaan, mengantar atau mengambil barang, atau dalam rangka peninjauan. Meskipun demikian, izin masuk tersebut harus memenuhi ketentuan dalam kebijakan dan prosedur ini, dan dengan ketentuan bahwa hal-hal detil harus tercatat pada log akses Pusdakim.
Setiap orang dalam kategori memiliki akses penuh bertanggungjawab sepenuhnya terhadap orang yang mereka masukkan atau terima di dalam Pusdakim dan harus memastikan bahwa prosedur keamanan dan pengawasannya terpenuhi.
Setiap orang yang memiliki akses penuh diperbolehkan memasuki Pusdakim dengan menggunakan alat masuk pemindai sidik jari sebagai kunci pintu. Orang tersebut sebelumnya akan diberi kuasa oleh Direktur Sistem Informasi Keimigrasian untuk diberikan hak istimewa akses penuh.
Apabila seseorang yang memiliki akses penuh memperbolehkan seseorang dengan akses yang membutuhkan pengawalan masuk ke dalam Pusdakim, maka orang yang memiliki akses penuh tersebut berkewajiban untuk menemani dan mengawal orang dimaksud selama keberadaannya di dalam Pusdakim atau menugaskan orang lain yang memiliki akses penuh untuk mengambil alih tugas pengawalan.
Berkaitan dengan kegiatan memperbolehkan pihak lain dengan akses yang butuh pengawalan atau tidak butuh pengawalan masuk ke dalam Pusdakim, maka ia harus memastikan bahwa log akses terisi pada saat masuk dan keluar serta telah memiliki izin. Jika ia tidak dapat menunjukkan izin yang sah, Kasubdit Pulahta berwenang untuk mengeluarkan orang tersebut dari Pusdakim atau mencegahnya masuk.
Kasubdit Pulahta berwenang untuk mencegah masuknya atau mengeluarkan dari Pusdakim seseorang dengan akses penuh jika orang tersebut tidak mematuhi kebijakan dan prosedur yang terkandung dalam dokumen ini atau tidak memiliki izin sebagaimana mestinya.
Setiap orang yang memiliki akses penuh yang bekerja di dalam Pusdakim berkewajiban mematuhi arahan yang diberikan Kasubdit Pulahta. Ketidaktaatan atau ketidakpatuhan akan arahan dimaksud, dapat ditindaklanjuti Kasubdit Pulahta dengan melaporkannya kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian yang selanjutnya dapat memberikan suatu tindakan bagi pelanggarannya, yaitu dapat dikenakan sanksi pencabutan atas hak akses penuh seseorang.
3.2. Akses Tanpa Pengawalan
Akses tanpa pengawalan diberikan kepada setiap orang yang memiliki alasan bekerja yang sah untuk mendapatkan akses ke Pusdakim dan kepada orang dalam kategori yang dinilai sebagai orang yang
“dipercaya” untuk bekerja di Pusdakim tanpa membutuhkan pengawalan. Orang dipercaya dimaksud adalah kontraktor atau konsultan jangka pendek dan pihak lain yang ditentukan oleh Direktur Sistem Informasi Keimigrasian.
Orang yang memiliki akses tanpa pengawalan tidak akan diberikan akses ke Pusdakim melalui penggunaan alat masuk pemindai sidik jari sebagai kunci pintu. Orang demikian harus diterima oleh Kasubdit Pulahta atau orang yang memiliki akses penuh.
Orang yang memiliki akses tanpa pengawalan berkewajiban mematuhi arahan dan petunjuk yang diberikan Kasubdit Pulahta dan memastikan bahwa catatan masuknya teratur dan memiliki izin yang sah sebagaimana mestinya.
Kasubdit Pulahta berwenang untuk mencegah masuknya atau menyuruh keluar orang dengan akses tanpa pengawalan yang tidak memiliki izin sebagaimana mestinya, atau tidak mematuhi kebijakan dan prosedur yang tercantum dalam dokumen ini.
Kasubdit Pulahta harus mengurus registrasi orang yang memiliki hak istimewa akses tanpa pengawalan, dan setiap saat dapat meminta identifikasi untuk memeriksa bahwa orang tersebut tercatat dengan benar di registrasi.
Orang dengan akses tanpa pengawalan yang tidak mematuhi arahan dan petunjuk dari Kasubdit Pulahta ataupun tidak sepenuhnya mematuhi kebijakan dan prosedur yang tercantum dalam dokumen ini dapat dilaporkan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian dan jika ia adalah pegawai Ditjenim maka akan dikenakan tindakan atas pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku yaitu berupa perubahan status pada aksesnya menjadi akses dengan pengawalan.
3.3. Akses Dengan Pengawalan
Akses dengan pengawalan diberikan kepada orang yang dalam kategori memiliki kepentingan pekerjaan di dalam Pusdakim namun dinilai membutuhkan pengawasan melekat. Kategori akses ini secara umum berlaku untuk pegawai non-teknis dan konsultan eksternal atau kontraktor dengan pekerjaan jangka pendek, temporer, atau masalah-masalah sederhana.
Setiap orang yang memiliki akses dengan pengawalan harus selalu diterima untuk masuk ke Pusdakim oleh orang yang memiliki akses penuh
atau Kasubdit Pulahta sepanjang dalam pendampingan oleh orang yang memiliki akses penuh. Orang dengan akses pengawalan ini tidak dapat diberikan akses ke Pusdakim melalui penggunaan alat masuk pemindai sidik jari sebagai kunci pintu.
Setiap kunjungan orang yang memiliki akses dengan pengawalan
harus dicatat pada log akses Pusdakim dan dapat menunjukkan
identifikasinya ketika diperlukan atau diminta. Selanjutnya bila dapat menunjukkan izin yang diberikan, kemudian kepadanya dapat diperkenankan masuk dengan pendampingan oleh orang dengan status akses penuh yang memasukkannya.
4. Pintu Masuk Pusdakim
Pintu ruang Pusdakim harus selalu dalam keadaan terkunci dan hanya dapat dibuka sesekali dalam keadaan sebagai berikut:
a. Untuk mengizinkan orang yang berwenang masuk ke dan keluar dari Pusdakim dengan izin dan tercatat;
b. Untuk memungkinkan pengiriman atau pengumpulan peralatan di bawah pengawasan yang tepat dari seseorang dengan hak akses penuh;
c. Untuk memungkinkan pegawai yang berwenang masuk dengan bebas dalam keadaan darurat;
d. Untuk menambah aliran udara ke dalam Pusdakim pada saat terjadi kerusakan AC.
4.1. Sistem Keamanan
Alat masuk pemindai sidik jari sebagai kunci pintu adalah standar alat masuk ke Pusdakim. Jika alat pemindai tersebut gagal digunakan untuk membuka pintu, maka dapat menggunakan anak kunci standar (standard key barrel locks). Kunci tersebut menjadi kewenangan Kasubdit Pulahta dan tidak boleh diberikan ke orang lain kecuali terdapat perintah khusus dari Direktur Sistem Informasi Keimigrasian.
Apabila kunci pintu dimaksud tidak dipergunakan maka wajib untuk disimpan pada tempat yang aman dan terkunci. Penggunaannya harus selalu tercatat dalam registrasi log kunci. Kasubdit Pulahta bertanggungjawab menjaga keamanan kunci dimaksud dan juga perawatan registrasi log kunci.
Permintaan untuk pendaftaran diajukan melalui petugas yang ditunjuk. Pendaftaran pada sistem keamanan berbasis pemindai sidik jari dilakukan atas perintah atau seizin Kasubdit Pulahta. Hanya orang-orang
yang diberikan kewenangan oleh Direktur Sistem Informasi Keimigrasian yang dapat terdaftar pada sistem untuk akses ke Pusdakim.
4.2. Peninjauan Berkala dan Penghentian Akses
Peninjauan berkala atas orang-orang yang memiliki berbagai tingkat akses masuk ke Pusdakim akan diatur oleh Kasubdit Pulahta. Pada keadaan dimana seseorang tidak memerlukan lagi akses atau di saat tingkatan akses seseorang dianggap tidak tepat maka akan dilakukan perubahan oleh Direktur Sistem Informasi Keimigrasian atas dasar laporan dan pertimbangan Kasubdit Pulahta.
Jika status seseorang yang memiliki akses tanpa pengawalan ditingkatkan ke status akses penuh, atau diturunkan tingkatnya ke status akses dengan pengawalan, atau tidak diizinkan untuk masuk ke Pusdakim lagi, nama perubahan status orang tersebut dalam registrasi orang dengan sepenuhnya menjadi tugas dan tanggung jawab Kasubdit Pulahta.
4.3. Buku Registrasi (Access Control Log)
Buku Registrasi sebagai buku catatan masuk keluar ke dan dari Pusdakim harus dijaga dengan tepat setiap waktu oleh petugas kontrol server/pegawai operasional. Setiap orang yang memiliki akses penuh ke Pusdakim bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan mereka masuk ke dan keluar dari Pusdakim terekam dengan baik.
Buku Registrasi (catatan) masuk keluar Pusdakim setidaknya harus mencakup informasi berikut:
a. Tanggal dan waktu masuk;
b. Nama orang yang memiliki akses penuh yang dapat memasuki atau memberikan izin masuk pada pihak lain;
c. Nama orang dengan akses yang tidak membutuhkan pengawalan yang memasuki ruangan;
d. Rincian singkat tentang alasan masuk ke Pusdakim (contoh: merawat backup tape, menginstal server baru untuk e-Office, mengantar rak baru, dan sebagainya)
e. Referensi dokumen (jika ada izin masuk); f. Tanggal dan waktu keluar dari Pusdakim;
g. Otentifikasi dari Kasubdit Pulahta/pegawai operasional terhadap pihak yang keliru mencatat log.
Ketika orang yang memiliki akses penuh atau akses tanpa pengawalan perlu meninggalkan dan masuk kembali ke Pusdakim selama beberapa kali selama pelaksanaan tugas tertentu, pencatatan setiap kali ia masuk tidak diperlukan asalkan ia tidak membawa orang lain bersamanya ke dalam Pusdakim.
4.4. Permintaan Akses dan Izin
Permintaan akses untuk akses tanpa pengawalan dan akses dengan pengawalan harus dibuat melalui Kasubdit Pulahta/pegawai operasional atau orang yang memiliki akses penuh. Berkaitan dengan hal instalasi peralatan harus terlebih dahulu membuat pemberitahuan kepada Kasubdit Pulahta/pegawai operasional sehingga dapat melakukan persiapan yang dibutuhkan.
Berkenaan dengan tugas-tugas selain perawatan rutin (contoh: instalasi atau pemindahan peralatan, pengkabelan, dan lain sebagainya) sebelumnya harus ada izin kerja terlebih dahulu yang diberi oleh Kasubdit Pulahta dan diserahkan pada permulaan pekerjaan.
4.5. Pelaporan Pelanggaran
Setiap pelanggaran terhadap Kebijakan dan Prosedur Pusdakim harus dilaporkan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian. Jika pelanggarannya serius, maka pelaporan harus dibuat sesegera mungkin dalam kesempatan pertama setelah kejadian. Apabila pelanggaran tidak bersifat serius, maka pelaporan dapat dibuat secara mingguan.
Bilamana ditemukan orang yang tidak berwenang berada di dalam Pusdakim, maka kepadanya harus segera dibawa keluar Pusdakim. Selanjutnya manakala hal ini terjadi di luar jam kerja normal, maka harus segera menindaklanjutinya dengan menghubungi atau memberitahukan pihak keamanan gedung. Laporan lengkap kemudian harus diselesaikan dan diberikan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian.
Orang yang memiliki akses penuh untuk masuk ke Pusdakim harus menunjukkan inisiasinya untuk membantu sepenuhnya pengawasan aktivitas/kegiatan di dalam Pusdakim. Ia harus menanyakan keberadaan orang tak dikenal yang muncul tanpa dikawal di Pusdakim sebagai suatu prosedur standar.
Tanpa memperhatikan tingkat akses seseorang, standar lainnya adalah menanyakan gangguan yang muncul pada peralatan yang biasanya berada di bawah pengawasan orang lain yang telah ditentukan. Kegiatan-kegiatan yang mencurigakan harus segera dilaporkan kepada Kasubdit Pulahta atau Kasubdit lainnya di lingkungan Direktorat Sistem Informasi Keimigarsian sehingga dapat dilakukan tindakan yang sesuai.
4.6. Eskalasi
Hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan dan prosedur terkait dengan eksalasi harus didiskusikan terlebih dahulu dengan Kasubdit Pulahta. Masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan ditindaklanjuti dengan menyampaikannya kepada Kepala Subdirektorat terkait yang berwenang dan bertanggungjawab untuk kemudian akan ditentukan apakah masalah tersebut akan diteruskan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian untuk penentuan akhir.
5. Kebijakan Umum Operasional Pusdakim untuk Direktorat/Program 5.1. Kebijakan Instalasi Umum untuk Perencanaan Kapasitas Pusdakim
Dalam hal adanya peralatan baru yang akan diinstal di Pusdakim diwajibkan untuk memberitahukannya kepada Kasubdit Pulahta. Izin untuk instalasi kemudian akan diberikan oleh Kasubdit Pulahta atas rekomendasi Kepala Seksi terkait.
Pegawai Pusdakim tidak boleh melakukan instalasi apapun tanpa memiliki izin yang tepat. Ini merupakan hal yang sangat krusial/prinsipil manakala peralatan diinstal oleh bukan pegawai Ditjenim. Apabila ditemukan adanya peralatan yang diinstal tanpa izin maka harus segera dilepaskan dan melaporkan atau memberitahukannya segera kepada Kasubdit Pulahta. Peralatan tersebut tidak boleh diinstal kembali hingga mendapat izin yang sesuai. Jika izin tersebut tetap juga tidak didapatkan maka peralatan tersebut harus dipindahkan dari dalam Pusdakim.
5.2. Kebijakan Umum tentang Kerja Infrastruktur di Pusdakim
Kasubdit Pulahta bertanggungjawab untuk mengurus registrasi semua perlengkapan di Pusdakim yang setidaknya mencakup catatan atau informasi berikut:
a. Rincian detil perlengkapan (merek, model) b. Tujuan penginstalan;
d. Pemilik perlengkapan; e. Penggunaan tenaga; f. Rak server yang diinstal;
g. Nama orang yang bertanggungjawab untuk mengurus perlengkapan dimaksud jika ada kerusakan;
h. Rincian koneksi jaringan yang menghubungkan ke perlengkapan dimaksud;
i. Alamat Internet Protocol (IP) dari perlengkapan yang diinstal atau dipasang;
j. Tanggal dan waktu dikeluarkan dari Pusdakim; k. Alasan pengeluaran.
Semua perlengkapan baru yang diinstal di Pusdakim harus dicatat dalam Buku Registrasi yang memuat data/waktu serta alasan pemasukannya, begitu pula untuk barang-barang yang dikeluarkan. Periode (masa) integrasi perangkat yang baru terhadap perangkat yang lama sepenuhnya berada di bawah pengawasan dan menjadi lingkup tanggung
jawab Kasubdit Pulahta. Adapun dalam hal terjadi
penyimpangan/keanehan/kegagalan maka harus dilaksanakan upaya investigasi.
5.3. Kebijakan Umum tentang Kebersihan
Pusdakim harus dijaga sedemikian rupa agar tetap bersih dan setiap orang yang menggunakan Pusdakim wajib untuk mematuhi prinsip-prinsip berikut:
a. Tidak boleh ada perlengkapan tambahan yang disimpan di Pusdakim; b. Backup tape harus disimpan di tempat yang telah ditentukan di luar
Pusdakim, sebaiknya di kabinet atau peti besi yang aman, dapat dikunci, dan tahan api;
c. Bahan pembungkus dari pengantaran paket harus dibersihkan segera setelah penyelesaian instalasi atau pemindahan peralatan. Jika diperlukan, lantai harus dibersihkan dari debu. Semua barang-barang sampah lainnya (contoh: bekas ikatan kabel, pita label, dan sebagainya) juga harus dibuang;
d. Semua perkakas harus dikembalikan lagi ke area penyimpanan di area penghubung;
e. Jika terdapat ubin lantai yang dilepas/diangkat, harus dikembalikan ke posisi aslinya;
f. Pintu kabinet/rak harus ditutup dan dikunci setelah menyelesaikan pekerjaan;
g. Tidak boleh ada kabel data atau kabel daya yang longgar setelah instalasi atau pemindahan peralatan;
h. Tidak boleh makan dan minum di dalam Pusdakim. Makan dan minum dapat dilakukan di area penghubung.
5.4. Standardisasi untuk Instalasi Perlengkapan/Software
Standardisasi yang harus dipatuhi oleh setiap pegawai berkaitan dengan kegiatan instalasi perlengkapan dalam Pusdakim sebagai berikut: a. Server, perlengkapan jaringan, dan perlengkapan data storage secara
umum harus dapat masuk ke dalam rak dan tersusun dengan aman di dalam rak atau kabinet;
b. Perlengkapan jaringan yang tidak dapat masuk ke dalam rak server harus ditempatkan di rak bersusun. Pegawai harus menghindari penempatan barang-barang tersebut di atas perlengkapan lainnya yang akan mengganggu pemindahan potensial dan mengakibatkan perpindahan panas antar peralatan;
c. Semua barang perlengkapan yang membutuhkan daya harus disambungkan ke power supply yang tak dapat terputus;
d. Semua kabel jaringan harus diberi label pada port sumber dan tujuannya; e. Semua kabel data dan daya akan disalurkan melalui jalur di bawah lantai. Peralatan-peralatan tidak boleh mengambil daya/arus listrik dari socket di tembok;
f. Semua kabel harus dilindungi dari bahaya kerusakan dengan menutupi kabel dengan pipa kabel atau melindungi dengan ikatan kabel. Jika memungkinkan, kabel-kabel harus diikat;
g. Kabel-kabel komunikasi harus dibuat terpisah dari kabel daya/arus listrik dan sedapat mungkin tidak boleh saling bersilangan;
h. Perubahan pada password sistem yang dapat mempengaruhi kegiatan perawatan/pengawasan harus segera dirundingkan dengan Kasubdit Pulahta/pegawai operasional. Hal ini tidak berlaku pada hal password akses database atau aplikasi;
i. Software antivirus harus diinstal dan dirawat pada seluruh perangkat server;
k. Semua pekerjaan instalasi harus disetujui secara tertulis oleh Kasubdit Pulahta atau pegawai operasional dalam rangka memenuhi standar tersebut di atas.
DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI, ttd.
Drs. BASYIR AHMAD BARMAWI NIP. 040082848
