1. Pada fase proyek Work breakdown sructure (WBS), jadwal proyek, dan estimasi biaya, termasuk output dari kelompok proses perencanaan (planning process group) dari 5 tahapan proyek / manajemen proyek. Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria atau parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek yang baik harus bisa memanfaatkan tim dan sumber daya yang tersedia untuk bisa menyelesaikan proyek dengan batas waktu, biaya, dan scope yang sudah ditetapkan. Berdasarkan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek meliputi lima tahap fase yang berbeda yaitu initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure. Setelah proyek disetujui untuk dijalankan maka tahapan manajemen proyek yang kedua adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan roadmap untuk diikuti semua anggota tim. Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Di tahap ini, scope, biaya, sumber daya yang tersedia, serta jadwal proyek akan ditentukan. Selain itu, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim juga akan didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang yang terlibat akan mengetahui masing-masing tanggung jawab. Di tahap ini, manajer proyek akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memastikan proyek tetap berjalan dengan baik sesuai dengan rencana seperti :
• Work Breakdown Schedule (WBS): diagram yang memecah ruang lingkup proyek menjadi beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim.
• Gantt Chart: bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas dari waktu ke waktu.
• Scope Statement: dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan, hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya.
2. WBS, OBS dan RAM
a. WBS Proyek Pembuatan Dek Kapal
Rangka Bangun Gambar
Clearing Cleaning
Estimasi
Pembelian Kayu Pembelian Peralatan
Remove Scrap
Penggalian Pijakan Segel Kayu Retur Barang
b. OBS
c. RAM
Project Manager
Forema n
Carpent er
Backhoe Operator
Pekerja Umum Pembersihan
Lokasi
Cleaning A C R
Clearing A R
Pembelian
Estimasi A R C
Pembelian Kayu I A R
Pembelian Peralatan I A C R
Konstruksi
Penggalian Pijakan A C R
Rangka Bangun A R R
Gambar A R R
Segel Kayu R R
Pembersihan
Return Barang A C R
Remove Scrap A R R
Keterangan
R Bertanggung Jawab
A Akuntabel
C Dikonsultasikan
I Diinformasikan
3. Inisisasi proyek melibatkan pengembangan project charter, yang merupakan bagian dari area pengetahuan proses manajemen proyek kelompok pertama.
Kelompok proses manajemen proyek meliputi :
◦ Inisiasi proyek
◦ Perencanaan proyek
◦ Pelaksanaan proyek
◦ Pemantauan dan pengendalian proyek
◦ Penutupan proses
Inisiasi proyek adalah memberikan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan tentang ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.
Tujuan :
1. Menentukan tujuan proyek secara terperinci.
2. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (Critical Success Factor).
3. Menentukan ruang lingkup secara garis besar, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek, asumsi proyek, serta Batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat Software Project Management Plan (SPMP).
4. Menentukan kriteria keberhasilan proyek.
Dokumen yang dipersiapkan :
1. Surat penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan Project Definition.
2. Definisi proyek (project definition atau project charter).
Project Charter adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek.
Di mana, dokumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.
Sedikit banyak, Project Charter juga menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek.
Hal ini karena Project Charter berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Meski sekilas terdengar sama seperti bagian dari project planning, Project Charter berbeda karena hanya memuat informasi- informasi ringkas dan bukan rincian detail seperti tugas tiap sub unit dalam sebuah proyek.
Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai.
