RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI OPTIMALISASI PERENCANAAN PENGADAAN ASET KOMPUTER (STUDI KASUS: PT. PLN (PERSERO) UPJ NGAGEL)
Rofita Dewi 1)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya, email : [email protected]
Abstract : “Planning is the beginning of all management activities. Currently in collecting data, maintenance records and computer replacement plan is still done manually. So the PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can not know the value of the total assets of each computer and maintenance costs incurred each computer. It required a system or application that is able to record a computer, computer maintenance records and provide value gains and losses computers. So the PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can know every computer asset value and the value of the benefits and value of the cost of each computer by computer maintenance history. Based on the reference electronic asset management information system that has been there, (Susilo, 2011), the process of data collection, maintenance records and calculating the value of assets can be done with computer management information system assets. And to calculate the benefits and costs of the computer can be calculated by the method of cost and benefit analysis. By knowing the value of the benefits and value of the cost of each computer, then PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can determine which computers need to be replaced or maintained with the computer repair specifications.”
Keywords: perencanaan pengadaan, cost benefit analysis.
Perencanaan merupakan proses awal dari seluruh kegiatan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan dibutuhkan perencanaan yang matang. Tanpa adanya perencanaan sangat sulit untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai, sebab dari perencanaanlah perusahaan dapat mengetaui langkah apa yang akan dilakukan.
Pengadaan aset di PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel berdasarkan keputusan direksi nomor 066. K/DIR/2011 dapat dilaksanakan melalui empat metode, yaitu pelelangan yang dilakukan terbuka atau pemilihan langsung atau penunjukkan langsung atau pembelian langsung. Metode
ini dapat disesuaikan dengan besarnya proyek pengadaan, namun untuk pengadaan inventaris perkantoran (seperti alat tulis menulis, pembelian alat untuk reparasi) metode pembelian langsung dijadikan pilihan utama. Metode pembelian langsung tidak memerlukan panitia khusus karena tidak menggunakan tenaga dari luar (out sourcing).
Hal pertama yang dilakukan dalam proses pengadaan adalah merencanakan aset yang perlu dilakukan pengadaan selama satu periode (1 tahun). Dalam merencanakan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel tidak mempertimbangkan masa manfaat komputer
yang akan datang, melainkan dengan memperkirakan sendiri komputer yang akan diganti dengan hanya melihat spesifikasi komputer terendah. Sistem yang digunakan saat ini tentunya membuat perencanaan pengadaan komputer tidak tepat, sehingga dapat menyebabkan kerugian diantaranya tidak akuratnya perencanaan, pemborosan waktu dan tenaga karena teknisi mereparasi komputer yang sama berulang kali, pemborosan biaya karena biaya perawatan komputer yang dikeluarkan melebihi nilai aktiva komputer. Pemborosan biaya ini tentunya dapat menimbulkan pembengkakan anggaran pembelanjaan negara.
Saat ini dalam melakukan pendataan, pencatatan perawatan dan penggantian komputer masih dilakukan dengan manual.
Sehingga PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel tidak dapat mengetahui nilai aktiva setiap komputer dan total biaya perawatan yang telah dikeluarkan setiap komputer. Untuk itu diperlukan sebuah sistem atau aplikasi yang mampu mendata komputer, mencatat perawatan komputer dan memberikan nilai keuntungan dan kerugian komputer. Sehingga PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat mengetahui nilai aktiva setiap komputer serta nilai manfaat dan nilai biaya setiap komputer berdasarkan history perawatan komputernya.
Berdasarkan referensi sistem informasi manajemen aset elektronik yang telah ada, (Susilo,2011), proses pendataan, pencatatan
perawatan serta menghitung nilai aktiva komputer dapat dilakukan dengan sistem informasi manajemen aset. Dan untuk menghitung manfaat dan biaya komputer dapat dihitung dengan metode cost and benefit analysis. Dengan mengetahui keuntungan dan kerugian setiap komputer, maka PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat menentukan komputer yang perlu diganti atau komputer yang tetap dipertahankan dengan memperbaiki spesifikasinya.
Manajemen Aset Elektronik
Sistem informasi manajemen aset digunakan untuk pengelolaan aset atau inventori. Implementasi sistem informasi manajemen aset pada hakekatnya adalah upaya untuk tertib dokumen dan tertib administrasi pengelolaan aset. Tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyediaan dan pendataan data-data atau dokumen yang menyertai keberadaan aset, sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya membangun prosedur pengelolaan aset mulai saat pengadaan, perubahan data, hingga penghapusan aset (Susilo, 2011).
Penyusutan
Menurut Soemarso (1992, h.28), semua jenis aktiva tetap kecuali tanah, akan makin berkurang kemampuannya untuk memberikan jasa bersamaan dengan
berlalunya waktu. Beberapa faktor yang mempengaruhi menurunnya kemampuan adalah pemakaian, keausan, ketidakseimbangan kapasitas yang tersedia dengan yang diminta dan keterbelakangan teknologi. Berkurangnya kapasitas berarti berkurangnya nilai aktiva tetap yang bersangkutan. Hal seperti ini perlu dicatat dan dilaporkan. Pengakuan adanya penurunan nilai aktiva tetap berwujud disebut penyusutan (depreciation).
Biaya penyusutan merupakan perkiraan sementara yang pada akhir tahun akan ditutup ke perkiraan sisa laba bersama perkiraan sementara lainnya. Perkiraan akumulasi penyusutan merupakan perkiraan tetap. Ini merupakan perkiraan kontra terhadap aktiva tetap yang bersangkutan.
Digunakannya perkiraan kontra dalam mencatat penyusutan ialah agar harga perolehanaktiva masih dapat disajikan seperti adanya.perkiraan akumulasi penyusutan digunakan untuk mencatat secara akumulatif jumlah penyusutan yang telah dilakukan.
Selisih antara harga perolehan dengan akumulasi penyusutan merupakan bagian dari harga perolehan yang belum disusutkan.
Selisih ini disebut nilai buku (book value) aktiva tetap.
Ada dua faktor yang mempengaruhi besarnya penyusutan. Dua faktor itu adalah nilai aktiva tetap yang digunakan dalam penghitungan penyusutan (dasar penyusutan)
dan taksiran manfaat. Dasar penyusutan dapat berupa harga perolehan atau nilai buku. Nilai maksimum aktiva tetap yang dapat disusutkan adalah harga perolehannya. Tetapi, ada kalanya dianggap bahwa setelah habis dipakai, aktiva tetap yang bersangkutan masih mempunyai nilai, yang disebut nilai sisa (residual scrap atau salvage value). Nilai sisa adalah taksiran harga pasar aktiva tetap pada akhir nilai manfaat. Dalam hal demikian, nilai yang dapat disusutkan adalah harga perolehan dikurangi nilai sisa.
Taksiran manfaat mencerminkan besarnya kapasitas/manfaat aktiva tetap selama dapat dipakai. Taksiran ini dapat dinyatakan dalam lamanya jangka waktu pemakaian atau kapasitas produksi yang dapat dihasilkan. Pada dasarnya, penyusutan aktiva tetap untuk satu tahun, dapat dihitung dengan rumus:
Metode Garis Lurus (Straight Line Method) Menurut Lumbantoruan (1996, h.251) metode penyusutan garis lurus adalah suatu metode yag dipakai dalam perpajakan.
Hanya metode ini digunakan terhadap aktiva golongan bangunan.Tarif penyusutan yang berlaku terhadap golongan bangunan adalah 5%, atau umur pemakainnya 20 tahun. Dasar penyusutan bangunan dalam perpejakan adalah harga perolehannya, taksiran nilai
Biaya Penyusutan = Tarif Penyusutan x Dasar Penyusutan
residu tidak diperhatikan. Biaya penyusutan aktiva dialokasikan ke tiap-tiap tahun dengan jumlah yang sama. Rumus penyusutan dalam metode ini adalah:
Cost and Benefit Analysis
Handbook Commonwealth of Australia menyatakan bahwa analisis biaya dan manfaat adalah alat yang digunakan untuk menentukan nilai dari suatu program, proyek atau kebijakan. digunakan untuk membantu dalam membuat penilaian dan menilai pilihan yang tersedia. Prinsip CBA dan praktek yang mapan sebagaimana dibuktikan oleh sejumlah besar literatur yang tersedia dari akademisi, praktisi CBA, dan lembaga pemerintah (baik di dalam negeri dan luar negeri).
CBA adalah alat analisis kuantitatif untuk membantu pengambil keputusan dalam alokasi sumber daya yang efisien. Ini mengidentifikasi dan mencoba untuk mengukur biaya dan manfaat dari program atau kegiatan dan mengubah data yang tersedia menjadi informasi yang dikelola.
Kekuatan metode ini adalah bahwa ia menyediakan kerangka kerja untuk menganalisis data dengan cara yang logis dan konsisten. CBA membantu manajer menjawab pertanyaan seperti:
1. Apakah usulan tersebut memberikan manfaat bersih kepada comunity secara keseluruhan?
2. Haruskah proyek program, atau kebijakan yang diusulkan dilakukan?
3. Haruskah proyek atau program dilanjutkan?
4. Manakah dari berbagai alternatif proyek atau program harus dilakukan?
Menurut Schniederjans (2008, h.143) yang termasuk dalam potensi biaya dari investasi IT adalah sebagai berikut.
1. Tangible cost : Hardware, software, telekomunikasi, kebutuhan spesifikasi dan update, servis (instalasi, pemrograman, dll), personil (perekrutan, pelatihan, dll), biaya yang berjalan, perlengkapan.
2. Intangible cost : Resisten terhadap perubahan, ketidak mampuan untuk berubah, perubahan kekuasaan organisasi, integrasi system baru kedalam situasi saat ini, hilangnya produktivitas sementara waktu, rumusan kebijakan IT dan control, gangguan terhadap praktek kerja normal, downtime.
Menurut Schniederjans (2008, h.145) yang termasuk dalam potensi manfaat dari investasi IT adalah sebagai berikut.
1. Tangible benefit : Peningkatan produktivitas, penurunan biaya
operasional, pengurangan tenaga kerja, penurunan biaya komputer, penurunan biaya vendor, penurunan biaya administrasi dan biaya profesi, penurunan biaya pengembangan, pengurangan tingkat pertumbuhan dalam beban, penurunan biaya fasilitas, pengurangan beban software.
2. Intangible benefit : Peningkatan pemanfaatan asset, peningkatan control sumber daya, peningkatan organisasi, peningkatan fleksibilitas organisasi, lebih tepat waktu dalam organisasi, tingginya kualitas informasi, meningkatnya pembelajaran organisasi, meningkatnya niat baik karyawan, meningkatkan kepuasan kerja, peningkatan pengambilan keputusan, penurunan tingkat kesalahan, peningkatan kegiatan, citra perusahaan lebih baik, peningkatan kepuasan pelanggan, meningkatkan loyalitas pelanggan.
Menurut Whitten (2004, h. 385) keuntungan tak nyata/intangible benefit adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur. Kecuali jika keuntungan ini merupakan yang paling sedikit diidentifikasi, maka mungkin banyak proyek akn menjadi tak layak. Sayangnya jika keuntungan ini tidak dapat diukur, maka sangat sulit untuk menerima validitas analisis cost-benefit yang
didasarkan pada data yang tidak lengkap.
Beberapa analisis memperdebatkan eksistensi keuntungan tak nyata ini. Mereka memperdebatkan bahawa semua keuntungan dapat diukur, beberapa keuntungan lebih sulit diukur daripada yang lainnya. Misalnya peningkatan niat baik pelanggan disebut sebagai keuntungan tak nyata.
Menurut Schniederjans (2008, h.146-150), mendiskontokan arus kas kembali yang terjadi pada periode berikutnya disebut sebagai menghitung nilai sekarang (PV) dari aliran arus kas (perhatikan nilai waktu dari uang dan nilai tunai yang dijelaskan lebih lanjut Bab 5 buku ini.).
Menghitung nilai ini didasarkan pada prinsip dasar keuangan yang disebut "nilai waktu dari uang". Diasumsikan bahwa nilai uang atau arus kas tergantung pada periode waktu di mana mereka diterima. Arus kas yang diterima suatu saat nanti bernilai lebih rendah dari yang diterima hari ini karena yang diterima hari ini dapat diinvestasikan dan mulai menghasilkan bunga segera. Akibatnya, tingkat diskonto harus dipilih dan digunakan untuk biaya diskon dan manfaat yang terjadi pada periode waktu mendatang. Nilai sekarang dari biaya atau manfaat dihitung sebagai berikut:
Dimana A adalah biaya atau manfaat dalam periode T waktu, dan r adalah tingkat diskonto. nilai kini adalah jumlah dari biaya atau manfaat yang diterima di masa depan didiskontokan kembali ke nilai saat ini.
tingkat diskonto, juga disebut biaya peluang modal, adalah tingkat yang dapat diperoleh dengan berinvestasi pada efek risiko sebanding dengan investasi. Seorang analis atau anggota tim manajemen keuangan memilih tingkat diskonto yang sesuai berdasarkan risiko dari investasi TI, dan keahlian mereka dan pengetahuan tentang pasar keuangan.
PERANCANGAN SISTEM Context Diagram
Context diagram dari Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada Gambar 3.12. Pada context diagram terdapat satu proses utama dari sistem dan 5 entity (Teknisi, Bagian Inventaris, Supplier, Supervisor dan Karyawan) yang terhubung dengan proses utama.
Tahun Label Kode Monitor
Penyelesaian
Laporan Aset Komp nomer Surat Tugas
Lap Perencanaan Pengadaan Komp
Nilai Residu
Lap Penghapusan Komputer
Data Penghapusan Komputer
Laporan Perawatan Komputer Nota Pembelian Parts
Surat Tugas 2
Surat Tugas 1
Surat Tugas 3
Request Perawatan Data Kerusakan Komputer
Lap History Kepemilikan Komputer
Data Kepemilikan Komputer Ruang
Identitas
Nota Pembelian
Lap Penerimaan Komputer
Label Kode CPU
Spesifikasi Komputer
0
Rancang Bangun Sistem Inf ormasi Perencanaan Pengadaan Komputer
+
Teknisi
Suplier
Bagian Inventaris
Karyaw an
Supervisor
Gambar 1 Context Diagram Rancang Bangunn Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
Data Flow Diagram Level 0
DFD Level 0 Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada Gambar 3.14 DFD Level 0 tersebut terdiri dari 5 proses utama dan 8 sub proses.
simpan simpan
ambil dt simpan
simpan [Tahun]
simpan
simpan
simpan
ambil dt
ambil dt [Label Kode Monitor]
[Penyelesaian]
[Laporan Aset Komp]
[nomer Surat Tugas]
simpan [Nilai Residu]
[Lap Perencanaan Pengadaan Komp]
Simpan
Ambil & Update Status Non A ktif
[Lap Penghapusan Komputer]
[Data Penghapusan Komputer]
ambil ambil ambil & simpan
ambil & simpan ambil & simpan
ambil & simpan ambil & simpan
Simpan Simpan
Simpan [Laporan Peraw atan Komputer]
[Surat Tugas 1]
[Nota Pembelian Parts]
[Surat Tugas 3]
[Surat Tugas 2]
[Data Kerusakan Komputer]
[Request Peraw atan]
[Lap History Kepemilikan Komputer]
simpan
ambil dt ruang ambil dt kary
ambil dt komp [Data Kepemilikan Komputer]
[Ruang]
[Identitas]
dt ruang dt karyaw an
Simpan Simpan Simpan Simpan Simpan Simpan
[Lap Penerimaan Komputer]
[Label Kode CPU]
[Nota Pembelian]
[Spesif ikasi Komputer]
Teknisi
Bagian Inventaris Suplier
1
Pendataan +
1 Komputer
2 RA M
3 Harddisk
4 Processor
5 Monitor
6 Karyaw an
7 Ruang
8 Model
Karyaw an
9 History Kepemilikan 2 Kepemilikan
Komputer
Supervisor 3
Peraw atan Komputer +
10 Surat Tugas
11 Detil Surat Tugas 12 History Komputer
Bagian Inventaris 4
Penghapusan Komputer
Bagian Inventaris
5 Analisa Perencanaan Pengadaan Komputer+
13 Analisa
Teknisi
Supervisor
Teknisi Teknisi
14 Penyusutan Supervisor
15 Cost
18 pv_cost
19 Benefit
20 pv_benef it
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel ERD
a. CDM
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam conceptual data model (CDM) dan physical data model
(PDM). ERD dalam bentuuk CDM dapat dilihat dalam Gambar 3.
memiliki memiliki
memiliki
memiliki
memiliki memiliki
memiliki
memiliki memiliki memiliki
memiliki
memiliki
memiliki memiliki
memiliki
memiliki bertanggung jawab
memiliki
memiliki
berada memiliki memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
Komputer id_komputer nilai_aktiv a mas sa_manf aat tahun_beli status RAM
id_ram tipe_ram ukuran_ram Harddis k id_hd ukuran_hd Processor id_proces sor f itur_proc ess or Monitor id_monitor merek ukuran
Karyaw an id_karyaw an nama_karyaw an
Ruang id_ruang nama_ruang Model id_model merek model tipe_ram ukuran_ram ukuran_hd f itur_proc ess or merek_monitor ukuran_monitor
History Kepemilikan id_kepemilikan status tgl
Surat Tugas id_s urat tgl
Detil Surat Tugas id_detil ket_ram ket_hd ket_processor ket_monitor nama_part_lain ket_part_lain uraian_kerus akan penyelesaian qty
History Komputer id_his tory tgl nama_parts_lain ket_part_lain biay a_ram biay a_hd biay a_process or biay a_monitor biay a_part_lain uraian penyelesaian biay a_reparasi
Analis a id_analisa tgl nilai_residu tarif _penyusutan sisa_nilai_aktiv a total_ganti_parts total_reparas i total_cost total_benef it pv _cost pv _benef it ratio_cb
Penyusutan tanggal aktiva nilai_residu tarif _penyusutan penyusutan_tiap_tahun akumulasi_terakhir nilai_akhir_aktiva
Cost id_c ost tahun servic e ganti_parts total_repair total_hari w ork_practic es downtime intangible total_cost
pv _cost tahun total_benef it pv _benef it_per_tahun Benef it id_benefit tahun total_repair decrease_cost job_satisf action intangible_benef it total_benef it
pv _benef it tahun total_cost total_cost_per_tahun
Gambar 3. CDM Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Peresero) Upj Ngagel
CDM sistem informasi prakerin terdiri dari 18 tabel, yaitu: model, komputer, ram, harddisk, processor, monitor, karyawan, surat tugas, detil surat tugas, ruang, history kepemilikan, history komputer, analisa, penyusutan, benefit, cost, PV benefit dan PV cost.
b. PDM
Setelah perancangan CDM dan pendefinisian atribut data pada masing- masing kolom telah dilakukan, maka rancangan CDM dapat digenerate dan menghasilkan PDM yang dapat dilihat pada Gambar 4.
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_ANALISA = ID _ANALISA
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN ID_SUR AT = ID _SU RAT
ID_MON ITOR = ID_MONITOR
ID_PROCESSOR = ID_PROC ESSOR
ID_HD = ID_HD
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER ID_RAM = ID _RAM
ID_SUR AT = ID _SU RAT
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN
ID_RUANG = ID_RUANG ID_MOD EL = ID_MODEL ID_MON ITOR = ID_MONITOR
ID_PROCESSOR = ID_PROC ESSOR
ID_HD = ID_HD
ID_RAM = ID _RAM KOMPUTER ID_KOMPUTER varchar(25)
ID_RAM varchar(10)
ID_HD varchar(10)
ID_PROCESSOR varchar(10) ID_MONITOR varchar(10) ID_MODEL varchar(25) NILAI_AKTIVA integer MASSA_MANFAAT integer TAHUN_BELI integer
STATUS varchar(10)
RAM ID_RAM varchar(10) TIPE_RAM varchar(5) UKURAN_RAMvarchar(10) HARDDISK ID_HD varchar(10) UKURAN_HDvarchar(10) PROCESSOR ID_PROCESSOR varchar(10) FITUR_PROCESSOR varchar(25) MONITOR ID_MONITOR varchar(10) MEREK varchar(25) UKURAN varchar(10)
KARYAWAN ID_KARYAWAN varchar(10) ID_RUANG varchar(10) NAMA_KARYAWANvarchar(25)
RUANG ID_RUANG varchar(10) NAMA_RUANGvarchar(25)
MODEL ID_MODEL varchar(25)
MEREK varchar(25)
MODEL varchar(25)
TIPE_RAM varchar(5) UKURAN_RAM varchar(10) UKURAN_HD varchar(10) FITUR_PROCESSOR varchar(25) MEREK_MONITOR varchar(25) UKURAN_MONITOR varchar(10)
HISTORY_KEPEMILIKAN ID_KEPEMILIKAN varchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) STATUS varchar(10)
TGL date
SURAT_TUGAS ID_SURAT varchar(10) ID_KARYAWANvarchar(10)
TGL date
DETIL_SURAT_TUGAS
ID_DETIL varchar(10)
ID_KOMPUTER varchar(25)
ID_SURAT varchar(10)
KET_RAM varchar(25)
KET_HD varchar(25)
KET_PROCESSOR varchar(25) KET_MONITOR varchar(25) NAMA_PART_LAIN varchar(25) KET_PART_LAIN varchar(25) URAIAN_KERUSAKAN varchar(50) PENYELESAIAN varchar(25)
QTY integer
HISTORY_KOMPUTER ID_HISTORY varchar(10)
TGL date
ID_SURAT varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) ID_MONITOR varchar(10) ID_PROCESSOR varchar(10)
ID_HD varchar(10)
ID_RAM varchar(10)
ID_KARYAWAN varchar(10) NAMA_PARTS_LAIN varchar(25) KET_PART_LAIN varchar(25) BIAYA_MONITOR integer BIAYA_PROCESSOR integer
BIAYA_HD integer
BIAYA_RAM integer BIAYA_PART_LAIN integer
URAIAN varchar(25)
PENYELESAIAN varchar(25) BIAYA_REPARASI decimal(18)
ANALISA ID_ANALISA varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25)
TGL date
NILAI_RESIDU integer TARIF_PENYUSUTAN integer SISA_NILAI_AKTIVA integer TOTAL_GANTI_PARTS integer TOTAL_REPARASI integer
TOTAL_COST integer
TOTAL_BENEFIT integer
PV_COST integer
PV_BENEFIT integer
RATIO_CB integer
PENYUSUTAN
ID_ANALISA varchar(5)
ID_KOMPUTER varchar(25)
TANGGAL timestamp
AKTIVA float
NILAI_RESIDU float
TARIF_PENYUSUTAN float PENYUSUTAN_TIAP_TAHUN float AKUMULASI_TERAKHIR float NILAI_AKHIR_AKTIVA float
COST
ID_COST varchar(5)
ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
SERVICE float
GANTI_PARTS float TOTAL_REPAIR float TOTAL_HARI float WORK_PRACTICES float
DOWNTIME float
INTANGIBLE float TOTAL_COST float
PV_COST ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
TOTAL_BENEFIT float
PV_BENEFIT_PER_TAHUN float BENEFIT ID_BENEFIT varchar(5) ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
TOTAL_REPAIR float DECREASE_COST float JOB_SATISFACTION float INTANGIBLE_BENEFIT float TOTAL_BENEFIT float
PV_BENEFIT
ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
TOTAL_COST float
TOTAL_COST_PER_TAHUN float
Gambar 4. PDM Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel
IMPLEMENTASI
1. Form Login
Saat user membuka aplikasi maka akan tampil login dimana form Menu Utama akan muncul sebagai background. Akses login ini hanya sebagai pengaman aplikasi, tidak ada pembagian hak akses.
Gambar 5 Form Login
2. Form Model
Form model berfungsi sebagai menu inputan data spesifikasi komputer yang dapat di akses oleh staft IT. Tampilan dari form model dapat dilihat pada Gambar 6. Untuk memasukkan data model baru maka dapat dilakukan dengan memilih menu master kemudian pilih sub menu model. Form model berisi merek CPU, model, merek monitor, ukuran monitor, kapasitas harddisk, tipe ram, ukuran ram, processor. Untuk menambah data model baru, maka operator harus menginputkan data model pada form model dan untuk menyimpan dapat dilakukan dengan menekan tombol save.
Gambar 6 Form Model
3. Form Penyimpanan Data Komputer
Form penyimpanan data komputer berfungsi sebagai menu inputan data komputer. Tampilan dari form penyimpanan data komputer dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Tampilan Penyimpanan Data Komputer
Setiap kali user menginputkan data komputer maka secara otomatis sistem akan mencetak label komputer dan label monitor.
Gambar 8 Tampilan Label Komputer
Gambar 9 Tampilan Label Monitor
4. Form Pelaporan Kerusakan
Form pelaporan kerusakan merupakan
menu yang berfungsi untuk melaporkan segala kerusakan komputer yang dilaporkan karyawan.
Gambar 10 Form Pelaporan Kerusakan
5. Form Permohonan Surat Tugas
Form pembuatan surat tugas berfungsi sebagai menu yang dapat membuat dan mencetak surat tugas pembelian part yang dapat di akses oleh staft IT
Gambar 11 Form Permohonan Surat Tugas
6. Form Persetujuan Surat Tugas
Form persetujan surat tugas merupakan menu yang digunakan untuk menyetujui surat tugas yang dibuat oleh staft IT. Menu ini berisi analisa kondisi komputer yaitu frekuensi kerusakan komputer, biaya
komputer dan manfaat komputer. Sehingga dapat diputuskan apakah harus mengganti part atau mengganti CPU.
Gambar 12 Form Persetujuan Surat Tugas
Berikut ini adalah tampilan Surat Tugas.
Gambar 13 Surat Tugas
7. Penyusutan Komputer
Form penyusutan komputer berfungsi sebagai menu yang digunakan untuk menghitung nilai akhir (sisa nilai aktiva) sebuah komputer. Untuk memulai menghitung penyusutan komputer maka dapat dilakukan dengan memilih menu analisa kemudian pilih sub menu penyusutan komputer.
Gambar 14 Form Penyusutan Komputer
8. Form Perhitungan Cost Komputer
Form perhitungan cost komputer merupakan menu yang digunakan untuk menghitung serta menampilkan perhitungan kerugian dan biaya dari sebuah komputer
Gambar 15 Form Perhitungan Cost Komputer
9. Form Ratio Cost Benefit Komputer
Form ratio cost benefit komputer berfungsi sebagai form untuk menghitung perbandingan keuntungan dan kerugian dari sebuah komputer
Gambar 16 Form Perhitungan Ratio BC Komputer
10. Laporan Perawatan Komputer
Form laporan perawatan komputer berfungsi sebagai form yang menampilkan dan mencetak laporan history perawatan komputer per bulan.
Gambar 17 Laporan Perawatan Komputer
11. Laporan Analisa Komputer
Form analisa komputer berfungsi sebagai menu yang menampilkan dan mencetak hasil analisa komputer.
Gambar 18 Laporan Analisa Komputer
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem informasi optimalisasi perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel telah mampu diselesaikan dan berjalan dengan baik dalam menghasilkan laporan analisa komputer.
2. Dengan adanya sistem informasi perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dapat membantu proses bisnis pengadaan komputer, perawatan komputer, penghapusan komputer, pembuatan surat tuagas, serta mampu memberikan laporan secara otomatis seperti laporan aset komputer, laporan history perawatan komputer, laporan history kepemilikan komputer, surat tugas dan laporan penghapusan komputer.
3. Dengan dibangunnya sistem informasi perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dapat membantu proses perencanaan pengadaan komputer pada PT. PLN (Persero) Upn Ngagel, dalam hal menyeleksi komputer yang membutuhkan penggantian unit.
Daftar Pustaka
Commonwealth of Australia, Department of Finance and Administration Financial Management Group. Introduction to Cost-Benefit Analysis and Alternative Evaluation Methodologies. Januari 2006.
Lumbantoruan, Sophar. 1996. Akuntansi Pajak / Sophar Lumbantoruan.
Grasindo. Jakarta.
PT. PLN (Persero), 2011. Perubahan Kedua Atas Keputusan Direksi Nomor 305.K/DIR/2010 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di PT. PLN (Persero). Jakarta
Soemarso, S.R,. 1992. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 2 Edisi Keempat.
Rineka Cipta. Jakarta.
Susilo. Franstia Wira Sukma. 2011. Rancang Bangun Perangkat Lunak Manajemen Aset Elektronik Perusahaan (Studi Kasus Stikom Surabaya). Surabaya : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer.
Schniederjans, Marc J, Jamie L Hamaker dan Ashlyn M Schniederjans. 2008.
Information Technology Investment Decision-Making Methodology. World Scientific Printers. Singapura.
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman. 2004. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Andi.
Yogyakarta.
