1
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI
DAN PENGELOLAAN ASET KOMPUTER PADA PT PLN
(PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR
1)Rizky Ridho Kharismanto 2) Arifin Puji Widodo 3) Anjik Sukmaaji
1) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email: s070262@si.stikom.edu
2) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya 3) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya
Abstract
A computer asset report is an example to implement a good corporate governance in BUMN corporate environment which is already stated at the East Java Distribution on PLN (Persero). The fact is, nowadays, the company can’t make an annual asset report to the governments because there is no computer asset recording. Furthermore, the company can’t specifically know how much asset they have. Based on the problems stated above, then it built a software that capable to make a detailed-computer asset inventory which also calculate the asset value with the depreciation. This software can also create a maintenance schedule, record the maintenance and discard the computer asset. By implementing this application, the company are able to make a computer asset report which is already been stored, calculate the quantity of computer asset and its value with depeciation, inform the status and condition of the asset, then control them with the maintenance schedule and get the information about the maintained computer asset
Keywords: inventory, asset management, computer asset management information system.
Berdasarkan keputusan Menteri BUMN Nomor Kep-117/M-MBU/2002 pada tanggal 31 Juli 2002 perihal penerapan Good Corporate Governance atau disebut Tata Kelola Perusahaan Yang Baik dalam lingkungan perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara), maka PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, yang merupakan salah satu unit PT PLN (Persero) sebagai perusahaan BUMN, berkewajiban untuk melaksanakan hal tersebut di dalam pengusahaan dan pengelolaan perusahaan untuk memenuhi prinsip – prinsip seperti: transparansi (transparency), akuntabilitas (accountability),
pertanggungjawaban (responsibility), kemandirian
(independency), dan kewajaran (fairness). Dalam
pengimplementasiannya, PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur membuat Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance) yang merangkum keseluruhan alur kerja dan proses bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan Good
Corporate Governance yang telah dicanangkan.
Salah satu yang tertuang dalam Pedoman Tata Kelola Perusahaan adalah proses bisnis manajemen aset.
Manajemen Aset secara umum didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dikaitkan dengan mengidentifikasi aset apa yang diperlukan, bagaimana cara mendapatkannya, cara mendukung dan memeliharanya, serta cara membuang atau memperbaruinya sehingga aset tersebut secara efektif dan efisien dapat mewujudkan sasaran / objektif. Sedangkan manajemen aset secara khusus didefinisikan sebagai serangkain disiplin, metode, prosedur, dan tool untuk mengoptimalkan dampak bisnis keseluruhan atas biaya, kinerja dan paparan resiko (terkait dengan ketersediaan, efisiensi, umur pakai, dan regulasi / keselamatan / kepatuhan pada aturan lingkungan hidup) dari aset fisik perusahaan (Muhtadin, 2011).
Berdasarkan hasil observasi pada Proses Bisnis Manajemen Aset yang tertuang dalam Pedoman Tata Kelola Perusahaan, lebih spesifik berupa aset komputer yang menjadi fokus penelitian, hingga saat ini belum ada sebuah perangkat lunak untuk melakukan pencatatan inventarisasi aset komputer setelah pengadaan aset komputer dan
2
pengelolaan aset komputer seperti penjadawalan perawatan aset komputer secara berkala dan insidentil, pencatatan perawatan aset komputer dalam satu dokument tunggal, penghitungan jumlah aset, nilai aset dan akumulasi penyusutannya serta penghapusan aset–aset komputer. Sedangkan, aset komputer pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur jumlahnya sangat banyak dan tersebar secara geografis di beberapa anak perusahaan dan unit bisnis di area Jawa Timur.
Ketiadaan pencatatan inventarisasi atau perekaman data aset komputer pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur membuat perusahaan tidak dapat mengetahui informasi – informasi seperti kondisi aset komputer, letak aset komputer, pengguna aset komputer, serta berapa sisa masa atau umur ekonomisnya karena tidak memiliki data – data mengenai aset – aset komputer tersebut. Dampaknya, PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur tidak dapat memberikan laporan mengenai daftar inventaris aset komputer kepada PT PLN (Persero) Pusat yang wajib dilaporkan setiap semesternya.
Sedangkan pada proses pengelolaan aset komputer, fakta masalah yang muncul di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur adalah pencatatan perawatan aset komputer ke dalam log history
maintenance yang masih manual dan tidak
terdokumentasi dengan baik sehingga terjadi dobel atau lebih dokumen log history maintenance pada satu komputer. Selain itu, tidak ada sebuah penjadwalan perawatan secara berkala terhadap aset – aset komputer sehingga sering terjadi kerusakan dan umur penggunaan aset menjadi lebih pendek dari umur ekonomisnya. Dampaknya adalah perusahaan harus melakukan pengadaan komputer kembali untuk mengganti aset komputer yang rusak tersebut yang tentunya membuang biaya dan waktu. Dengan tidak adanya penjadwalan perawatan secara berkala, perusahaan juga tidak dapat memantau kondisi aset – aset komputer terkini, semisal berapa jumlah aset komputer yang perlu dilakukan perawatan, berapa
jumlah aset komputer yang akan mendekati umur ekonomisnya, berapa jumlah aset komputer yang telah melewati umur ekonomis dan tidak digunakan lagi sehingga dihapuskan dari daftar aset perusahaan (penghapusan aset komputer).
Berdasarkan masalah yang berkaitan dengan inventarisasi dan perawatan aset komputer tersebut, maka dibangunlah sebuah perangkat lunak yang mampu melakukan pencatatan inventarisasi aset komputer secara mendetail meliputi nomor inventaris, list spesifikasi, letak, pengguna, kondisi serta masa atau umur ekonomis aset komputer dan pengelolaan aset komputer yang meliputi penjadwalan perawatan aset komputer secara berkala dan insidentil apabila terjadi kerusakan di luar jadwal perawatan berkala, pencatatan perawatan aset komputer dalam satu dokumen log history
maintanance, penghitungan nilai aset dan
penyusutannya serta penghapusan aset komputer apabila aset telah melewati masa / umur ekonomisnya atau aset rusak yang tidak diperbaiki lagi. Aplikasi juga dibangun untuk bisa memberikan laporan kepada user perihal log history maintanance aset yang ingin dicari serta jumlah dan kondisi aset yang ada di dalam perusahaan, baik yang sedang dioperasionalkan maupun yang ada di dalam gudang.
METODE Manajemen Aset
Secara umum, msanajemen aset didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dikaitkan dengan mengidentifikasi aset apa yang diperlukan, bagaimana cara mendapatkannya, cara mendukung dan memeliharanya, serta cara membuang atau memperbaruinya sehingga aset tersebut secara efektif dan efisien dapat mewujudkan sasaran / objektif. Sedangkan manajemen aset secara khusus didefinisikan sebagai serangkain disiplin, metode, prosedur, dan tool untuk mengoptimalkan dampak bisnis keseluruhan atas biaya, kinerja dan paparan resiko (terkait dengan ketersediaan, efisiensi,
3
umur pakai, dan regulasi / keselamatan / kepatuhan pada aturan lingkungan hidup) dari aset fisik perusahaan.
Dalam manajemen aset sendiri, dikenal dengan adanya suatu siklus hidup pengelolaan aset yang biasa disebut dengan Lifecycle Asset Management, terdiri dari (Sudrajat, 2007) :
a. Asset planning (perencanaan aset) meliputi
konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelangan.
b. Asset creating / acquisition (pengadaan aset)
merupakan pengadaan atau peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan di luar tahun pembiayaan.
c. Financial Management (manajemen keungan)
merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan kepemilikan aset, termasuk pengadaan / akuisisi, operasi, maintenance, rehabilitasi, pembaruan, depresiasi dan pembungan dan pengambilan keputusan yang mendukung keefektifakn biaya yang dikeluarkan.
d. Asset operation and maintenance (perawatan
dan pengoperasian aset) mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja dan pengendalian aset dari hari ke hari dan biaya yang beruhubungan dengannya, yang merupakan komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek.
e. Asset condition and performance (kondisi dan
kinerja aset) dimana kinerja aset berhubungan dengan pada kemampuan dari aset untuk memenuhi target dari level layanan dan kondisi aset mencerminkan kondisi fisik dari aset. f. Asset rehabilitation / replacement (rehabilitasi /
penggantian aset) adalah upgrade atau penggantian yang cukup signifikan dari sebuah aset atau komponen aset untuk mengembalikan
aset kepada kondisi dan kinerja yang dibutuhkan.
g. Aset disposal / rasionalisation (pembuangan /
rasionalisasi aset) adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk dirawat atau direhabilitasi. h. Asset management review (reviu manajemen
aset) melibatkan regulasi internal dan audit independen untuk meyakinkan siklus peningkatan aset manajemen yang kontinyu dan untuk mencapai atau memelihara praktik terbaik bagi perusahaan.
Penetapan Metode Penyusutan Menurut Buletin Teknis Akuntansi Penyusutan
Metode pneyusutan bebas untuk dipilih. Secara umum metode garis lurus, metode saldo menurun dan metode unit produksi selalu diasosiasikan dengan tingkat kerumitan perhitungan penyusutannya. Dalam hal ini, metode garis luru adalah metode yang paling populer karena dirasakan paling sederhana. Yang paling dirasa rumit, adalah metode saldo menurun berganda.
Akan tetapi, di luar dari pertimbangan kerumitan, sebenarnya metode penyusutan dapat dikaitkan dengan karakteristik aset dan cara serta intensitas pemanfaatannya. Jika unit manfaat bersifat spesifik dan terkuantifikasi, maka perhitungan penyusutan yang lebih logis dan proporsional dapat dilakukan dengan memamaki metode unit produksi. Jika intensitas pemanfaatan bersifat menurun dalam artian pemanfaatan di masa awal pengabdian aset tetap lebih intensif daripada di akhir, maka perhitungan penyusutan yang lebih logis dan proporsional dapat dilakukan dengan memakai metode saldo menurun berganda. Akan tetapi jika unit masa manfaat kurang spesifik dan tidak terkuantifikasi atau kalaupun spesifik dan terkuantifikasi tetapi perhitungan hendak dilakukan semudah mungkin, maka perhitungan penyusutan
4
yang lebih logis dan proporsional dapat dilakukan dengan memakai metode garis lurus.
Perhiutngan Penyusutan Garis Lurus (Straight – Line Method)
Metode garis lurus lebih melihat aspek waktu daripada aspek kegunaan. Dalam metode penyusutan garis lurus, beban penyusutan untuk tiap tahun nilainya sama besar dan tidak dipengaruh dengan hasil/output yang diproduksi. Perhitungan tarif penyusutan untuk metode garis lurus adalah sebagai berikut:
Harga Perolehan Nilai Sisa / Estimasi Umur Kegunaan = Tarif Penyusutan
Nilai buku tidak boleh lebih kecil dari nilai sisa. Metode penyusutan ini mempunyai kelebihan dan kelamahan. Kelebihan dari metode ini adalah : 1. Mudah digunakan dalam praktek,
2. Lebih mudah dalam menentukan tarif penyusutan
Kelemahan dari metode penyusutan ini adalah : 1. Beban pemeliharaan dan perbaikan dianggap
sama setiap periode
2. Manfaat ekonomis aktiva setiap tahun sama
3. Beban penyusutan yang diakui tidak mencerminkan upaya yang digunakan dalam menghasilkan pendapatan.
4. Laba yang dihasilkan setiap tahun tidak menggambarkan tingkat pengembalian yang sesungguhnya dari umur keguanaan aktiva (dalam matching principle, beban penyusutan harus proporsional pada penghasilan yang dihasilkan).
Contoh Soal:
Sebuah mesin giling menunjukkan bahwa kos perolehannya adalah Rp5.000.000 dan umur manfaatnya ditaksir selama 5 tahun dengan asumsi
nilai residu nol. Hitunglah besar nilai penyusutan per tahun
Jawaban :
1. Besar nilai penyusutan per tahun adalah Rp1.000.000, didapat dari (Rp5.000.000 – 0) : 5
2. Tabel Penyusutan dengan Metode Garis Lurus
Tabel 1. Penyusutan dengan Metode Garis Lurus Tahun Penyusutan Akumulasi
Penyusutan Nilai Buku Akhir Tahun 0 - - Rp5.000.000 1 Rp1.000.000 Rp1.000.000 Rp4.000.000 2 Rp1.000.000 Rp2.000.000 Rp3.000.000 3 Rp1.000.000 Rp3.000.000 Rp2.000.000 4 Rp1.000.000 Rp4.000.000 Rp1.000.000 5 Rp1.000.000 Rp5.000.000 0 Rp5.000.000
5
PERANCANGAN SISTEMModel Pengembangan
Gambar 1. Diagram Blok Sistem Informasi
Inventarisasi dan Pengelolaan Aset Komputer
Model pengembangan yang akan digunakan
berupa diagram blok seperrti gambar 3.3 di atas
menggambarkan input, proses dan output sebagai
berikut :
1. Proses Pengadaan Aset Komputer
Proses pengadaan aset komputer adalah
proses mengadakan aset komputer untuk
menggantikan aset komputer lama yang telah
rusak atau telah habis masa pakainya dengan
komputer baru. Proses pengadaan aset
komputer pada PT PLN (Persero) Distribusi
Jawa Timur dilakukan dengan mekanisme
e-procurement yang penjabarannya telah
dijelaskan pada analisis masalah pada bagian
identifikasi masalah di atas.
Pada karya ilmiah ini, pengadaan aset
komputer hanya membahas mengenai output
dari e-procurement yaitu daftar aset komputer
baru hasil dari pengadaan aset komputer.
2. Proses Inventarisasi Aset Komputer
Proses inventarisasi aset komputer adalah
proses menginventarisasi aset – aset komputer
hasil dari proses pengadaan aset komputer
sebelumnya, merekam spesifikasi komputer ke
dalam database, memberikan umur ekonomis
dan nilai perolehan kepada aset – aset komputer
tersebut. Informasi – informasi yang diinputkan
pada proses inventarisasi antara lain:
Spesifikasi komputer meliputi Random
Access Memory (RAM), Hard disk, Processor, Motherboard. Virtual Graphic Adapter (VGA), umur ekonomis dari aset
komputer dimana pada karya ilmiah ini
6
Tanggal perolehan aset komputer yang didapatkan dari tanggal komputer datang
setelah pengadaan
Nilai perolehan yang didapatkan dari harga pembelian dari aset komputer, tanggal
habis masa pakai yang didapatkan dari
selisih antara tanggal perolehan dan umur
ekonomis komputer, serta
Rata – rata operasional penggunaan dari aset komputer
Nama pengguna dan divisi dari pengguna aset komputer
3. Proses Perhitungan Penyusutan Aset Komputer
Proses perhitungan penyusutan aset
komputer mencakup perhitungan nilai aset
secara keseuluran, besarnya nilai penyusutan
dari aset komputer dan sisa nilai buku dari
keseluruhan total aset komputer.
Berdasarkan pasal 11 Undang – Undang
no.7 tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan
sebagaimana telah diubah terakhir dengan
Undang – Undang no.10 tahun 1994, aset
komputer memiliki masa manfaat atau umur
ekonomis selama 4 (empat) tahun. Sedangkan
metode perhitungan nilai penyusutan, dikaitkan
dengan karakteristik aset dan cara serta
intensitas pemanfaatannya menurut Buletin
Teknis Akuntansi Penyusutan dan keseragaman
perhitungan nilai aset di dalam perusahaan,
menggunakan metode garis lurus / straight-line
method dimana periode perhitungan penyusutan
dari aset komputer adalah bulanan dan asumsi
nilai residu sama dengan nolProses Penjadwalan
dan Pencatatan Perawatan Aset Komputer
Terdapat dua jenis penjadwalan perawatan
aset komputer dalam aplikasi yang akan
dibangun yaitu: penjadwalan perawatan rutin dan
penjadwalan perawatan insidentil. Penjadwalan
perawatan rutin dilakukan setiap dua bulan sekali
dari tanggal perolehannya. Sedangkan
penjadwalan perawatan insidentil dapat
dilakukan sewaktu – waktu apabila pengguna
menghendaki perawatan terhadap aset komputer
di luar jadwal perawatan rutin dengan ketentuan
pemesanan yaitu tidak kurang dari 3 hari
sebelum jadwal perawatan rutin.
Pencatatan perawatan aset komputer
dilakukan oleh teknisi berdasarkan jadwal
perawatan aset komputer dengan mencatatkan
hasil perawatan ke dalam log history
maintenance. Penggantian komponen aset
komputer pada saat perawatan juga harus
dicatatkan ke dalam log history maintenance.
Bila terdapat kerusakan yang tidak bisa ditangani
oleh teknisi, maka komputer dianggap rusak dan
secara otomatis masuk ke dalam daftar
penghapusan aset komputer.
4. Proses Penggantian Komponen Aset Komputer
Proses penggantian komponen pada aset
komputer merupakan proses mengganti
komponen – komponen yang rusak pada aset
7
untuk kemudian dicatatkan ke dalam log history
maintenance dan disimpan ke dalam database.
Teknisi menginputkan kode aset dari komputer
yang dilakukan penggantian komponen,
kemudian muncul spesifikasi aset komputer
seperi RAM, Hard drive, VGA, Processor dan
Motherboard beserta list – list komponen
penggantinya.
Terdapat dua jenis penggantian komponen
aset komputer yaitu penggantian komponen
minor dan penggantian komponen mayor.
Penggantian komponen minor seperti : RAM,
hard disk, VGA sedangkan penggantian
komponen mayor seperti: motherboard,
processor.
Penggantian komponen secara otomatis
meng-update spesifikasi aset komputer yang
sebelumnya telah dilakukan pada proses
inventarisasi aset komputer dengan asumsi
penggantian komponen komputer tidak
menambah nilai perolehan dan umur ekonomis
dari aset komputer.
5. Proses pemantauan kondisi fisik dan nilai
kemanfaatan aset
Proses pemantauan kondisi fisik aset
komputer berfungsi untuk memantau kondisi
fisik dari aset – aset komputer yang ada di
dalam perusahaan dengan ketentuan sebagai
berikut:
Tabel 2. Tabel Referensi Pemantauan Kondisi
Fisik Aset Komputer
No Kondisi Deskripsi
1 Baik
Telah dipergunakan dan belum pernah dilakukan perbaikan, kondisi prima
2 Wajar
Telah dipergunakan dan pernah dilakukan perbaikan, masih memerlukan beberapa perbaikan serta penggantian komponen minor seperti : RAM, Hard disk, VGA
3 Cukup
Telah dipergunakan dan pernah dilakukan perbaikan, masih memerlukan beberapa perbaikan serta penggantian komponen mayor seperti : motherboard, processor
4 Buruk
Dalam keadaan rusak, tidak dapat dipergunakan dan diperbaiki lagi
Sedangkan proses perhitungan nilai
kemanfaatan aset komputer berfungsi untuk
mencari prosentase asset utilization aset
komputer tiap unit usaha di dalam perusahaan
dengan menggunakan rumus rata – rata
penggunaan aset komputer berbanding dengan
maksimal jam operasional perusahaan
Semakin besar angka asset utilization pada
satu unit usaha, maka semakin besar nilai
kemanfaatan komputer pada unit usaha tersebut.
6. Proses Pembuangan dan Peremajaan Aset
Komputer
Aset komputer yang akan habis masa
ekonomisnya atau masa penggunaannya
memiliki opsi untuk diremajakan kembali atau
diganti dengan yang baru.
Asset Utilization = Rata – Rata Penggunaan / Jam Operasional
8
Aset komputer yang diremajakan akan
ditambah 1 (satu) tahun tambahan untuk masa
ekonomisnya. Apabila masa perpanjangan
peremajaan telah habis, maka komputer tidak
diremajakan kembali dan secara otomatis akan
masuk ke dalam daftar penghapusan aset
komputer. Aset – aset komputer yang tidak
diremajakan akan masuk ke dalam daftar
penghapusan aset komputer.
Pembuangan aset komputer berfungsi
untuk menghapuskan aset pada daftar
penghapusan aset komputer, menunjukkan
bahwa komputer - komputer tersebut tidak lagi
digunakan oleh perusahaan dan kemudian
disimpan di dalam gudang.
7. Proses Perencanaan Pengganggaran Pengadaan
Aset Komputer
Daftar penghapusan aset komputer
kemudian digunakan sebagai dasar untuk
melakukan perencanaan penganggaran
pengadaan aset komputer. Level spesifikasi aset
komputer dan nilai perolehan dari aset komputer
inaktif tersebut digunakan sebagai jumlah
besaran anggaran dalam perencanaan
penganggaran pengadaan aset komputer.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 1 Laporan Aset Komputer Terinventarisasi
Gambar 2 Log History Maintenance Aset Komputer
9
Gambar 4 Laporan Kondisi Aset Komputer
Gambar 5 Laporan Nilai Penyusutan dan Nilai Buku
Gambar 6 Laporan jumlah aset komputer dengan
umur ekonomis kurang dari satu tahun
Gambar 7 Detail laporan jumlah aset komputer
Gambar 8 Laporan Jumlah Aset Komputer Habis
pakai
Gambar 9 Detail Laporan Jumlah Aset Komputer
Habis pakai
Gambar 10 Laporan Daftar Aset Komputer Yang
10
Gambar 11 Detail Laporan Aset Komputer Yang
Diremajakan
Gambar 12 Laporan Penghapusan Aset Komputer
Gambar 13 Detail Laporan Penghapusan Aset
Komputer
SIMPULAN
Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap Rancang Bangun Sistem Informasi Inventarisasi dan Pengelolaan Aset Komputer PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi dapat melakukan proses pencatatan inventarisasi dan pengelolaan aset komputer. 2. Aplikasi mampu memberikan pelaporan berkala
mengenai jumlah kondisi aset, menjadwalkan perawatan rutin secara periodik dan insidentil, mencatatkan hasil perawatan ke dalam satu log
history maintenance, menghitung nilai
penyusutannya dan menghapus aset-aset yang telah rusak dan melewati umur ekonomisnya.
RUJUKAN
Keputusan Direktur PT PLN (Persero) Nomor 305.K/DIR/2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang / Jasa.
S.R, Soemarso. 1992. Akuntansi Suatu Pengantar
Buku 2 Edisi Keempat. Jakarta: Rineka Cipta.
Suhairi. 2010. Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Aset (Studi Kasus pada PT
Ciptakridatama). Jakarta: Universitas
Gunadarma.
Waluyo. 2010. Akuntansi Pajak Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat
