PENATAAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
(Studi Deskriptif-analitis Subsistem Personil Edukatif
di Universitas Katolik Parahyangan Bandung)
T E S I S
Diajukan kepada Panitia Ujian Tesis
Institut Keguruan dan Ilmvi Pendidikan Bandung
sebagai Pemenuhan Salah Satu Persvaratan Kurikuler Program S.2
Bidang Studi Administrasi PendidikanOLEH
KOSMAS KOPONG
Nomor Pokok ! 89 3 2104
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
FAKULTAS
PASCASARJANA IKIP BANDUNG
DISETUJUI DAN DISAHKAN TIM PEMBIMBING
Prof. Dr. Achmad Sanusi
Pembimbing I
Dr. S. Hamid Hasan, MA
Pembimbing II
FAKULTAS PASCASARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN BANDUNG
DAFTAR ISI
Hal
BAB I. PE.NDAHULUAN . 1
A. Latar Belakang Masalah
B. Masalah . 7
1. Masalah Pokok 9
2. Pertanyaan Penelitian 9
C. Tujuan Penelitian ....,=.„ , .. 9
1. Tujuan Umum ... 12
2. Tujuan Khusus 12
D. Pentingnya Penelitian ... 13
BAB 11. STUDI KEPUSTAKAAN ,, 18
A. Fungsi—fungsi Manajemen yang Menjadi Sasa—
ran Penataan Sistem Informasi IS
1. Urgensi Administrasi Personil 18
2. Fungsi-fungsi Administrasi Personil .... 21
*-a. Perencanaan . 22
1.-b. Rekrutmen dan Seleksi 25
c. Orientasi dan Penugasan 32
d. Penilaian dan Pembinaan ... 35 ^
e. Kompensasi 41
*-f. Pengolahan Data Induk 46
ix
B. Penataan Sistem Informasi dalam Organisasi
1. Konsep Informasi ,.
2, Penataan Sistem Informasi
a. Konsep Penataan Sistem Informasi ....
61
b. Pendekatan/Metodologi dalam Penataan
62
c. Langkah-langkah Penataan Sistem Informasi
....
g5
1). Pembuatan Disain Global ...
67
2). Pembuatan Disain Terinci
77
3) . Implementasi
4). Pemeliharaan ...
5). Evaluasi
C. Rangkuman HasilStudi Kepustakaan dan
Kait-annya dengan Masalah Penelitian ,..
BAB III. PROSEDUR PENELITIAN
A. Populasi dan Sampel
B. Metode Penelitian dan
Teknik
Pengumpulan
Data
C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data ..
D. Definisi Operasional, Penentuan Kriteria
dan Asumsi yang Digunakan
^3
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
12q
1. Pembuatan Disain/Rancangan Global
133
3. Implementasi -J78
4. Pemeliharaan/Perawatan -|81
5. Evaluasi 186
BAB V. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ....
•) 94
A. Kesimpulan 194
1. Kesimpulan Umum -| 04
2. Kesimpulan Khusus . 196
B. Rekomendasi 201
1. Rekomendasi Umum ... 201
2. Rekomendasi Khusus 202
DAFTAR BACAAN .. , LAMPIRAN-LAMPIRAN
xx
TABEL 1 TABEL 2 TABEL 3 TABEL 4 TABEL 5 TABEL 6 TABEL 7 TABEL S TABEL 9 TABEL lO TABEL 11 DAFTAR TABEL
Nama file Personil dan Deskripsinya ...
Personil Pendukung Sistem Informasi
Personil ,
Komputer yang Digunakan Sebagai Pendukung
Sistem Informasi Personil ... Pencetak yang Digunakan Sebagai Pendukung
Sistem Informasi Personil
Informasi Personil.
Penyebaran Komputer dan Pencetak/Unit Kerja
Daftar Program Pembuka, Menu Awal dan Akhir
Pengelolaan Basis Data
Program Perbaikan Langsung Sistem Informasi
Person il ...
Program Pemeliharaan dan Perbaikan File
Induk
Program Pencetakan Data Pegawai ...
Program Pembuatan Laporan—laporan sesewaktu
Program Peragaan dan Pengolahan Data ...
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.
Kedudukan informasi dalam suatu organisasi digambarkan
dengan sangat tepat oleh Moerdick dkk (1982)
sebagai aliran
darah dalam tubuh manusia.
Analog!
inj
memperlihatkan
be-tapa pentingnya informasi bagi kehidupan organisasi. Sebagai
"darah" organisasi, informasi adalah salah satu unsur
pen-ting yang memberi kemungkinan
hidup, berkembang,
dan
mem-perlancar kegiatan organisasi baik pada tingkat
pembuatan
kebijakan maupun pada tingkat operasional. la diakui sebagai
salah satu sumber daya utama organisasi yang menghendaki
tin-dakan manajeman
yang
memadai
terhadapnya
(Parker,
1989).
Alirannya dari satu unit ke unit yang lain dalam organisasi
memungkinkan unit-unit itu dapat
berfungsi
dengan
lancar
dalam suatu harmoni. la berpotensi mengikat unit-unit organi
sasi untuk bertindak secara tertentu atas dasar pijakan in
formasi yang sama. Dengan demikian keberadaan
informasi
de
ngan jumlah dan mutu yang memadai adalah suatu kebutuhan
demi kelangsungan hidup organisasi.
-Dalam kenyataan informasi dengan jumlah dan mutu yang
memadai untuk keperluan organisasi
tidak dengan sendirinya
tercipta. la lahir dari kondisi dengan kualitas tertentu.
Kondisi yang menjadi
prasyarat
lahirnya informasi
ini
meliputi berbagai unsur organisasi, seperti unsur manusia
(perangkat akal), perangkat keras, dan perangkat
lunak.
(Nu-groho, dkk, 1990). Idealnya adalah bahwa semua unsur sistem
ini berada dalam satu tata hubungan yang harmonis dan
fung-sional. Persoalan yang muncul kemudian dari kondisi ini ada
lah bagaimana menata unsur-unsur informasi dalam satu
kesatu-an ykesatu-ang fungsional untuk mengembkesatu-an misi memproduksi informasi
dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan dan
mengalirkannya
ke seluruh bagian organisasi.
Kontribusi informasi pada efektivitas organisasi
ter-letak
pada
kenyataan
bahwa
ia
membebaskan
pelaku-pelaku
organisasi
dari
situasi
ketidakpastian
dalam
pengambilan
keputusan dan tindakan. Semakin ia membebaskan pelaku or—
ganisasi dari situasi ketidakpastian, semakin bermakna infor
masi itu. Dengan demikian informasi menjadi aset yang sangat
berharga dalam rangka produktivitas organisasi setelah
ten-tu saja berinteraksi dengan unsur-unsur lain dalam organisasi
sebagai satu kesatuan. Penataan sistem informasi dengan de
mikian adalah suatu tuntutan
mutlak
dalam rangka
terpro-duksinya informasi yang dibutuhkan, baik untuk kelancaran
fungsi organisasi pada umumnya maupun dalam rangka kelancaran
pelayanan informasi buat pemakai sesuai
dengan
kebutuhannya
pada saat tertentu. Penataan perlu dilakukan secara cermat
dalam arti semua unsur yang terlibat ditata dalam satu saling
kebu-3
tuhan akan suatu sistem informasi manajemen perlu
diidentifi-fikasi, dirumuskan secara jelas dan diantisipasi
perkembang-annya, sehingga sistem informasi yang dibangun akan menjadi
lebih akomodatif. Dengan sistem informasi yang demxkiah
diha-rapkan berbagai keperluan organisasi akan informasi dapat
di-peroleh.
Penataan sistem informasi
pada Universitas Katolik
Parahyangan Bandung tak dapat pula dilepaskan dari proposisi
di atas. Demikian pula penataan sistem informasi pada subsis
ted, personil edukatif. Penataan sistem informasi sebagai sua
tu proses, proses itu adalah proses yang bersubstansx, dan
substansi itu adalah personil edukatif. Dengan kata lain per
sonil edukatif menjadi sasaran upaya penataan sistem informa
si. Langkah-langkah penataan mulai dari identifikasi masalah
sampai dengan evaluasi sistem informasi seluruhnya akan
ter-kait dengan personil edukatif. Hal ini berarti fungsi-fungsi
yang berhubungan dengan administrasi personil ditata sistem
informasinya sedemikian rupa sehingga administrasi personil
dapat berjalan dengan sebaik-baiknya. Dengan kata lain
sis
tem informasi diarahkan untuk mendukung dan memperlancar
fungsi personil.
Kajian terhadap sistem informasi personil difokuskan
pada upaya untuk mengenal pola penataannya, baik yang berhu
bungan dengan pembuatan disain global atau disain konseptual
implemen-tasi, pemeliharaan dan evaluasi.
Dari studi pendahuluan terlihat bahwa
penataan
sistem
informasi pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung timbul
dari suatu kebutuhan yang mendesak
dengan
langsung
kepada
upaya aktual pengadaan unsur-unsur sistem seperti perangkat
keras, perangkat lunak dan perangkat akalnya. Disain
konsep-tual atau disain global yang memberi arahan lebih Ianjut pada
tingkat operasional tidak dilakukan secara cermat. Keadaan
ini membawa konsekwensi pada aktualisasi sistem, ialah berupa
reaksi-reaksi terhadap kebutuhan yang aktual dan mendesak.
Dengan kata lain penataan sistem informasi lebih bersifat
reaktif terhadap masalah-masalah yang timbul dari dinamika
universitas, dari pada suatu upaya yang direncanakan secara
konsepsional-cermat dalam suatu disain global
sebagai
pola
dA53.r penataan sistem. "Output dari tahap disain konseptual
adalah seperangkat dokumen yang menguraikan MIS
Betzars.
cukup
terinci untuk para teknisi guna memulai kerja mereka dalam
disain yang terinci". (Moerdick dkk, 1982 : 260).
Pola kerja penataan sistem tanpa suatu konsepsi yang
jelas sebagai titik pijak, dalam jangka panJang tidak
mengun-tungkan oleh karena ia cendrung tidak komprehensif
mengakomo-dasi kebutuhan manajemen personil secara menyeluruh. Ia cen
drung mengacu kepada masalah-masalah yang timbul dan oleh
karena itu bersifat kuratif. Akibatnya dapat terjadi bahwa
untuk keperluan manajemen tidak tersedia, oleh karena
masa-lahnya tidak aktual. Sistem informasi yang demikian
tidak
akomodatif dan kurang antisipatif.
Ini
adalah
suatu
sifat
yang bertolak belakang dengan ciri sistem itu sendiri sebagai
satu kesatuan yang fungsional. Ia mencakup
berbagai
unsur
administrasi personil tidak saja yang rutin aktual tetapi
juga berjangkauan ke depan menciptakan alat-alat sistem yang
baru dalam rangka mencapai tujuan manajemen personil.
Bagai-manapun sistem informasi tidak bekerja untuk dirinya sendiri,
tetapi mengabdi kepada suatu substansi lain di luar dirinya,
yang dalam huhungan dengan
penelitian
ini adalah personil
edukatif. Ukuran keberhasilan sistem informasi dengan demiki
an terletak pada seberapa besar sistem informasi memperlancar
berfungsinya personil edukatif.
Uraian di
atas memperlihatkan
bahwa upaya penataan
sistem informasi personil baik pada tingkat disain global
maupun pada tingkat disain terinci merupakan jaminan
ketepatan berfungsinya sistem tidak saja dalam jangka pendek,
tetapi juga dalam jangka
panjang.
Artinya
produk
penataan
itu akan menjadi titik tolak berfungsinya sistem, dan melalui
evaluasi upaya penataan akan terus berlanjut ke arah yang
semakin sempurna.
Pada tingkat
makro
upaya
penataan
sistem
informasi
perguruan tinggi semakin mendapat perhatian pula. Hal ini
manaje-jemen dan sistem informasi perguruan
tinggi yang dilakukan
oleh Tim Studi Pengembangan Sistem Informasi Manajemen pro
gram SINAS-DIKTI, dan adanya biro khusus yang menangani
pe-rencanaan dan sistem informasi menurut PP 30/1990. Hal-hal
ini sesungguhnya merupakan suatu pengakuan formal terhadapnya
pentingnya informasi sebagai sumber daya
pokok organisasi
(Parker, 1939) yang memungkinkan kelancaran fungsi organisasi
universitas secara keseluruhan.
Pentingnya peranan informasi dalam rangka kelancaran
fungsi organisasi inilah yang mendorong penulis ikut
berpar-tisipasi pada tingkat mikro, ialah pada Universitas Katolik
Parahyangan Basndung dengan mengkaji penataan sistemnya.
Pi-lihan pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung
dilakukan
dengan pertimbangan kemudahar. memperoleh ijin (pertimbangan
subyektif)
disamping pertimbangan obyektif.
Pertimbangan
subyektif tersebut adalah bahwa Universitas Katolik Parahya
ngan Bandung sebagai salah satu anggota APTIK (Asosiasi Per
guruan Tinggi Katolik ) dimana universitas tempat penulis
be-kerja ada di dalamnya, sering digunakan sebagai sumber untuk
tugas-tugas perkuliahan sebelumnya.
Sedangkan pertimbangan
obyektifnya adalah bahwa penataan sistem informasi
personil
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung dilakukan sejak
tahun 19S1 sehingga layak untuk dijadikan sebagai sasaran
Tujuannya adalah mengenal pola penataan sistem,
menganalisis-nya dan memberikan rekomendasi-rekomendasi tertentu dalam
rangka peningkatan sistem informasi khususnya sistem informa
si personil edukatif.
Pilihan
terhadap
personil
khususnya
personil edukatif dengan pertimbangan bahwa personil edukatif
adalah pelaksana terdepan dalam mengemban misi universitas.
Peranannya sebagai pengelola proses belajar mengajar,
peneli-ti dan tugas pengabdian masyarakat merupakan
unsur sangat
penting dalam meningkatkan kualitas universitas khususnya dan
masyarakat umumnya. Peranan yang penting ini
perlu didukung
dengan suatu sistem informasi manajemen untuk menjamin
kelancarannya, walaupun disadari bahwa sistem yang tertata
baik baik tidak dengan sendirinya mengatasi permasalahan
or-ganisasi/universitas. Unsur manusianya sangat menentukan
ke-berhasilan sistem.
B. Masalah..
Dari uraian tentang latar belakang masalah telah
dikemukakan sasaran penelitian ini, ialah upaya penataan
sistem informasi personil edukatif. Proses penataan sistem
informasi dengan personil edukatif sebagai substansinya
meng-andung arti bahwa informasi yang ingin diperoleh
dari
lang-kah-langkah penataan itu adalah informasi
yang
berhubungan
dengan personil. Dengan demikian walaupun penataan sistem in
formasi itu sesungguhnya adalah sesuatu yang kompleks, dalam
8
Penataan sistem informasi personil pada dasarnya
meng-andung dua aspek. Pertama, aspek proses yang mengacu kepada
rangkaian kegiatan yang dilakukan, dan kedua, aspek isi atau
substansi, ialah apa yang menjadi materi penataan. Dalam
kenyataan kedua aspek ini menyatu.
Adalah mustahil suatu
proses tanpa isi, dan sebaliknya, suatu substansi tanpa
dikenai suatu proses atau kegiatan, substansi itu tidak akan
berkembang
ke suatu status yang lebih bermakna. Maka
penataan sistem informasi personil
mengandung misi membuat
personil edukatif lebih bermakna dalam konteks organisasi.
Kebermaknaan ini akan sangat bergantung pada upaya penataan
sistem informasinya. Semakin jelas dan komprehensif penataan
sistem informasi personil, semakin menjadikan personil dapat
berfungsi lebih baik dan oleh karena itu lebih bermakna untuk
organisasi, walaupun tentu saja, penataan itu bukanlah faktor
tunggal terhadap kelancaran fungsi personil.
Rangkaian upaya penataan sistem informasi personil
ini mengacu kepada lima langkah pokok, ialah 1) pembuatan
disain global sistem atau disain konseptual, 2) disain
terin-cinya sebagai operasionalisasi dari disain global, 3)
imple-mentasi, 4) pemeliharaan, dan 5) evaluasi. Kelima langkah po
kok ini masing-masing mengandung sejumlah langkah aktual yang
saling terkait secara deduktif. Artinya apa yang dihasilkan
pada disain global merupakan pola dasar yang akan
sslanjutnya dU.p1«Hnt..1. dlpe,ihara/ditingkatkan
unsur_un_
surnya dan dievaluasi.
Dengan menggunakan perpektif fisik dalam
mengkaji
sistem informasi personil ini, maka disain ...^ ^^
kepada tiga unsur pokok, ialah perangkat akal, perangkat
keras
dan perangkat lunak. Masing-masingnya diarahkan untuk
siap berfungsi mendukung terproduksinva informasi yang
berhubungan dengan personil edukatif.
Dari analisis di atas maka masalah penelitian
dirumus-kan sebagai berikut :
1. Masalah Pokok :
Pola penataan sistem informasi personil edukatif
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
2. Pertanyaan Penelitian :
Masalah pokok dapat dijabarkan ke dalam sejumlah
Pertanyaan penelitian. Pertanyaan penelitian ini mengacu ke
pada kegiatan aktual yang dilakukan dalam rangka
penataan
sistem informasi personil. Pertanyaan penelitian yang me
10
a. Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam upaya pem
buatan disain konseptual sistem informasi personil eduka
tif pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
b. Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam pembuatan di
sain terinci sebagai penjabaran disain konseptual sistem
informasi personil edukatif pada Universitas Katolik Pa
rahyangan Bandung.
c. Langkah-langkah apa yang dilakukan dalam implementasi
sistem informasi personil.
d. Langkah-langkah apa yang dilakukan dalam rangka
pemeli-haraan sistem informasi personil.
e. Langkah-langkah apa yang dilakukan dalam melaksanakan
evaluasi manajemen sistem informasi personil.
Seperti telah diungkap pada uraian tentang masalah
pokok, bahwa yang menjadi substansi penataan sistem informasi
adalah personil edukatif, maka langkah-langkah aktual
penataan sistem informasi mengacu kepada fungsi—fungsi yang
ada dalam manajemen personil. Dengan demikian masalah yang
menimbulkan kebutuhan penataan sistem informasi personil,
jenis informasi, formulir masukan dan keluaran, arus
informasi dan Iain-lain hal yang berhubungan dengan penataan
sistem, seluruhnya berhubungan dengan fungsi-fungsi personil.
Langkah-langkah aktual yang mengacu kepada pembuatan
disain konseptual atau rancangan global sistem informasi
11
penentuan sasaran sistem, identifikasi kendala-kendala yang
aktual dan potensial, identifikasi kebutuhan dan jenis
informasi, dan dokumentasi disain konseptual. (Moerdick dkk,
19S2). Dokumentasi disain menjadi penting tidak saja karena
berfungsi normatif untuk penataan sistem lebih Ianjut, oleh
karena ia meletakan pola dasar penataan sistem, tetapi juga
berfungsi sebagai penerangan untuk pihak-pihak yang
membutuh-kan informasi penataan sistem (fungsi edukatif)
Penataan disain terinci, yang pada dasarnya merupakan
pengembangan sistem lebih lanjut ke dalam bentuk-bentuk yang
operasional, terdiri dari sejumlah kegiatan. Kegiatan-kegiat
an tersebut adalah perumusan tujuan disain terinci, identifi
kasi informasi yang relevan, dan pengembangan perangkat sis
tem.
Dalam implementasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan
adalah pembuatan rencana implementasi, pengadaan personil,
instalasi perangkat keras dan lunak, pengetesan sistem dan
alhirnya konversi sistem.
Pemeliharaan yang menjamin kelancaran fungsi sistem,
upaya memperbaiki unsur-unsur sistem yang tidak atau kurang
baik berfungsi maupun meningkatkan fungsi unsur sistem baik
perangkat keras maupun perangkat lunak serta personil.
Evaluasi sebagai alat pengungkap kelemahan dan
kelebih-an sistem meliputi upaya penetapkelebih-an stkelebih-andar acuan penilaian,
kriteria ideal dengan keadaan aktual sebagaimana
digambar-kan oleh data untuk menetapdigambar-kan status sistem.
Jxka masalah dan pertanyaan penelitian tersebut
digam-faarkan dalam bentuk bagan maka akan tampak seperti pada
halaman berikut :
Pola Penataan
SIM
Pembuatan
Disain Global
Pembuatan
Disain Terinci
Implementasi
Peme1i ha raan
Evaluasi
Efektivitas
C. Tujuan Penelitian
13
diperlihatkan tujuan penelitian ini.
Untuk
jelasnya
tujuan
penelitian dirumuskan sebagai berikut :
1. Tu j uan Umum :
Tujuan umum penelitian adalah mendeskripsi dan
mengana-lisis pola dasar penataan sistem informasi personil edukatif
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. Data dasar yang
dxkumpulkan dalam kaitan dengan tujuan ini adalah data
yang
berhubungan dengan setiap langkah penataan sistem, ialah
pembuatan disain global, pembuatan disain terinci, implemen
tasi, pemeliharaan atau perawatan dan evaluasi.
2. Tujuan Khusus :
Tujuan khusus sebagai penjabaran tujuan umum di atas
adalah :
a. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dilaku
kan dalam pembuatan disain global sistem informasi person
il edukatif pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. b. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dilaku
kan dalam pembuatan disain terinci sistem informasi per
sonil edukatif sebagai penjabaran dari disain global pada
Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
c. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang
dila-lakukan dalam rangka implementasi
sistem
informasi
per—
14
d. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dila
kukan dalam upaya pemeliharaan sistem informasi
per
sonil .
e. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dila
kukan dalam kegiatan evaluasi sistem informasi personil.
D. Pentingnya Penelitian.
Pentingnya penelitian dapat dilihat dari sudut pandang
tertentu.
Sudut
pandang
dalam
menilai
pentingnya
penelitian tersebut hendaknya mempunyai
relevansi
dengan
penelitian itu sendiri. Tanpa relevansi ini, suatu sudut
pandang dengan obyek pandangnya tidak menghasilkan makna
apa-apa.
Dengan dasar pemikiran di atas, maka kajian terhadap
pentingnya penelitian ini dilihat dari segi teoritis dan
segi
praktis
operasional.
Hal
ini
mengingatkan
bahwa
penelitian sebagai alat ilmu bergerak antara teori dan
praktek. Ia berusaha menghasilkan atau mengkaji
keberlaku-an teori dalam suatu kehidupkeberlaku-an praktis.
Berikut dikemukakan sudut pandang pentingnya peneli
tian tersebut.
1. Teoritis.
Pengembangan sistem informasi yang dilaksanakan
pada
15
Artinya pengembangan sistem informasi itu telah
disistema-tisasi menjadi suatu pengetahuan ilmiah untuk
selanjutnya
diaplikasikan untuk kepentingan praktis tertentu. Hal ini
berarti bahwa kajian pentingnya penelitian secara teoritis
bermula dari identifikasi teori pengembangan sistem infor
masi sebagai titik tolak dan selanjutnya digunakan sebagai
"tongkat pemukul" terhadap praktek pengembangan sistem in
formasi pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. Sis
tem informasi yang ditata atas dasar teori tertentu, di
mana teori tersebut dibangun atas studi yang sistematis,
tidak selalu cocok diaplikasi pada ruang dan waktu
tertentu. Dengan kata lain keberlakuuan teori adalah
relatif. Dimungkinkan adanya modifikasi tertentu dan hal
ini dapat mengarah ke pembentukan atau perbaikan teori
sebelumnya. Maka adalah penting upaya untuk mengetahui
sejauh mana keberlakuan teori tersebut dalam praktek.
Asumsinya adalah bahwa status aplikasi teori itu bergerak
antara dua ujung ekstrim. Ujung ekstrim yang pertama
adalah penerapan teori dalam arti semurni-murninya. Apa
yang menurut teori demikian, begitu juga dibuat dalam
praktek. Ujung ekstrim yang kedua adalah pengembangan sis
tem informasi itu tidak mengikuti sama sekali teori. Wa
laupun hal ini sulit ditemukan dalam praktek, tetapi seba
16
2. Praktis Operasional.
Jika tinjauan yang pertama berawal dari identifikasi teori
sebagai pijakan, maka pada tinjauan operasional ini
kaji-an berawal dari praktek itu sendiri. Di sini terlihat bah
wa kedua sudut pandang ini adalah suatu kontinum. Ketika
tinjauan pertama berhenti tinjauan kedua mulai. Ia
berusa-ha mencermati praktek itu, melihat kelemahan-kelemahan
yang mungkin ada atau kelebihan yang ada untuk selanjut
nya memberi umpan balik. Umpan balik dimaksudkan
seba-bagai upaya penyempurnaan atau penguatan terhadap
praktek
yang ada. Umpan balik ini hanya mungkin diberikan apabxla
ada penguasaan teori yang baik tentang pengembangan sis
tem informasi.
Di samping pertimbangan praktis operasional dalam
rangka umpan balik di
atas
pentingnya
penelitian
ini
pun
dapat dilihat dari segi alasan-alasan sebagai berikut :
1. Pengembangan sistem informasi adalah suatu bidang kajian
yang relatif baru dengan perkembangan perangkat keras dan
perangkat lunak yang begitu cepat manarik untuk dikaji.
Ketertarikan ini didukung oleh kenyataan bahwa informasi
saat ini merupakan sumber daya yang pemilikannya akan
memberikan peluang-peluang yang lebih menguntungkan baik
untuk organisasi maupun xndividu. Pemilikan informasi ini
akan lebih dimungkinkan oleh
pengenalan,
penguasaan
dan
17
merupakan suatu tantangan yang
perlu dihadapi dengan
kesungguhan.
2. Pengembangan sistem informasi terutama yang berhubungan
dengan
subsistem
akademik,
subsistem
keuangan
dan
subsistem personil pada Universitas Katolik Parahyangan
Bandung
telah dikembangkan sejak
tahun 1981 sehingga
menungkinkan untuk diteliti.
3. Pertimbangan praktis yang lain adalah bahwa sasaran
penelitian mudah dijangkau dari segi waktu, biaya dan
te-naga.
Pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas walau
pun tidak ilmiah tetapi justru memberikan kemungkinan
untuk diterapkannya prinsip-prinsip ilmiah dalam
pene
litian. Maka
pertimbangan
ilmiah dan
praktis
perlu
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
Bab ini mengacu kepada keseluruhan upaya dalam
rangka
memperoleh data, darimana data itu diperoleh,
dan
bagaimana
data itu diolah. Hal ini penting
dikemukakan oleh karena
ia
memperlihatkan
aspek metodologis
yang
merupakan
jaminan
keandalan data. Kelemahan dalam aspek metodologi akan menjadi
petunjuk bahwa data yang diperoleh kurang
diandalkan
kecer-matannya.
Berikut dikemukakan hal-hal
yang
berhubungan dengan
aspek metodologis tersebut.
A. Populasi dan Sampel.
Populasi mengacu
kepada
totalitas
obyek
penelitian.
Sebagaimana diketahui, bahwa yang
menjadi
obyek
penelitian
ini adalah keseluruhan proses penataan atau pengembangan sis
tem informasi, maka totalitas atau populasi itu adalah
keseluruhan karakteristik yang melekat
pada proses
pengem
bangan sistem informasi tersebut. Sebagai suatu totalitas
proses, pengembangan sistem informasi memperlihatkan
komponen pelaku-pelaku pengembangan yang memberikan kontribu
si terhadap proses pengembangan tersebut. Pelaku pengembang
an sistem ini lazimnya disebut sebagai anggota populasi,
yai-tu orang-orang yang karena kedudukan dan perannya melaksana
kan tugas pengembangan sistem informasi dalam satu kesatuan
106 yang saling terkait. Oleh karena obyek khusus penelitian
ini adalah pengembangan sistem informasi pada Universitas
Katolik Parahyangan Bandung, anggota populasi ini adalah per—
sonil yang ada pada Unit Pelaksana Teknis Perkomputeran
(analis sistem, pemrogram dan operator), pimpinan universi
tas, pimpinan biro dan pimpinan fakultas, masing-masing de
ngan staf. Pola perilaku personil dalam rangka penataan atau pengembangan sistem informasi personil dengan memanfaatkan
berbagai fasilitas yang tersedia melahirkan suatu totalitas
karakteristik yang disebut populasi.
Sampel mengacu kepada perwakilan populasi. Seperti
telah dikemukakan, kegiatan penataan sistem informasi person
il sebagai suatu unit merupakan suatu keutuhan proses yang
terdiri dari komponen-komponen baik manusia maupun bukan ma
nusia. Keutuhan proses ini merupakan populasi yang dapat diteliti dengan memilih perwakilannya. Hal ini berarti bahwa
pemilihan sampel atau perwakilan populasi penelitian adalah upaya menentukan perwakilan komponen-komponen unit berdasar kan kriteria tertentu- Kriteria ini dibangun dengan memperha-tikan tujuan penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu sampel ditentukan secara purposif (sampel
purposif), yaitu penataan sistem informasi pada Universitas
Katolik Parahyaangan Bandung, Orang-orang yang terlibat dalam
penataan sistem informasi, dokumen—dokumen yang ada dan ber
ditentu-107
kan dengan mempertimbangkan keterkaitannya dengan tujuan pe
nelitian. Oleh karena itu sehubungan dengan tujuan penelitian
yang telah ditetapkan, dxpilih anggota populasi yang paling
banyak memberikan kontribusi. Dengan jalan ini tujuan peneli
tian akan lebih mudah tercapai oleh karena dari sumber-sumber
tersebut dapat diperoleh data dengan lebih mudah dan
kompre-komprehensif. Sumber—sumber tersebut, manusia mimisalnya,
oleh karena kedudukan dan peranannya yang terlibat langsung
dalam keseluruhan upaya penataan sistem informasi personil,
banyak mengetahui seluk-beluk penataan sistem tersebut.
Dari uraian tersebut di atas terlihat bahwa pendekatan
yang cocok dalam rangka penelitian ini adalah pendekatan stu
di kasus. Dengan studi kasus dimmungkinkan adanya studi yang
mendalam tentang latar belakang dan kondisi aktual sistem,
serta berbagai faktor yang terlibat. (Stephen Isaac dan
William B. Michael, 19S1 : 48).
B. Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data.
1. Metode Penelitian.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah
metode deskriptif. Namun seperti yang telah dikemukakan
pada tujuan penelitian, kegiatan penelitian tidak hanya
sampai pada mendeskripsi secara sistematis, faktual dan
akurat fakta, karakteristik populasi atau apa yang menjadi
kepedulian peneliti,(Stephen Isaac dan William B. Michael,
108
sistem, latar belakangnya, interaksi personil/unit yang
terlibat dalam keseluruhan upaya penataan sistem informasi
personil (Stephen Isaac dan William B.Michael, 1981 : 48).
Deskripsi dan analisis ini mengandung nilai evaluatif ter
hadap proses penataan sistem. Artinya walaupun studi ini
bukan merupakan studi evaluatif murni dengan instrumen
yang valid dan reliabel, tetapi dalam analisis sistem
se-perangkat kriteria ditetapkan sebagai acuan. Analisis de
ngan berpegang pada kriteria yang dibuat berdasarkan lang
kah-langkah penataan sistem informasi personil ini pada
dasarnya merupakan evaluasi juga. Dari uraian di atas ter—
lihat bahwa ada dua sifat yang melekat pada studi
deskrip-ptif ini. Kedua sifat tersebut adalah analisis dan evalua
tif. Sifat analisis memungkinkan pengenalan yang lebih
mendalam tentang upaya penataan sistem informasi personil,
sedangkan sifat evaluatif memungkinkan adanya keputusan
tentang efektif tidaknya penataan sistem informasi perso
nil. Di sini terlihat bahwa analisis dan evaluasi merupa
kan dua kegiatan yang saling melengkapi. Analisis
memper-jelas keberadaan obyek. Obyek dikenai tidak saja
sebagai-mana ia tampak, tetapi lebih jauh dari itu, yaitu sebab—
sebab keberadaannya serta keterkaitan antara faktor—faktor
internal maupun eksternal. Kejelasan eksistensi obyek ha
sil analisis ini memungkinkan keputusan yang dibuat dalam
kepu-109 tusan dibuat atas dasar suatu pemahaman yang lebih
kompre-hensif.
2. Teknik Pengumpulan Data,
Pengumpulan data adalah suatu langkah yang kritis
dalam keseluruhan upaya penelitian. Instrumen penelitian
yang telah disiapkan sebelumnya dalam disain penelitian berupa pedoman wawancara, daftar dokumen yang perlu
diperoleh dan materi observasi digunakan langsung oleh
peneliti setelah disain dan instrumen penelitian disetujui
oleh pembimbing.
Berikut dikemukakan prosedur yang ditempuh dalam rangka pengumpulan data,
a, Prosedur Administratif.
Prosedur teknis administratif mengacu kepada hal-hal
yang berkaitan dengan persiapan penelitian. Prosedur ini
bersifat teknis administratif, yang walaupun tidak berka
itan secara langsung dengan masalah metode dan teknik
pengumpulan data, tetapi menjadi prasyarat untuk bisa
ber-langsungnya kegiatan penelitian. Langkah-langkah yang ber
hubungan dengan prosedur ini adalah :
1). Melakukan pendekatan informal dengan pimpinan Univer sitas Parahyangan Bandung tentang kemungkinan peneli
110
2). Membuat permohonan
ijin
penelitian
kepada pimpinan
IKIP Bandung melalui Fakultas Pascasarjana. Permohonan
ini dijawab dengan surat No. 5846/PT25.H1/N/1990 tang
gal 25 Oktober 1990. Surat tersebut ditujukan kepada
kepala Diretorat Sosial Politik Pemda Tingkat I Jawa
Barat untuk maksud yang sama.
3). Permohonan IKIP Bandung dijawab dengan surat Kepala
Direktorat Sosial Politik Pemda Jawa Barat No. 070.1/
4034 tanggal 14 Nopember 1990 tentang pemberitahuan
survey/riset yang ditujukan kepada pimpinan universi
tas Katolik Parahyangan Bandung.
4). Atas dasar surat tersebut penulis kemudian diminta
membuat rencana kegiatan tentang keseluruhan kegiatan
penelitian.
b. Teknis Operasional.
Prosedur khusus mengacu kepada setiap teknik yang
digunakan dalam pengumpulan data. Tiap teknik, karena
kekhususannya, membutuhkan prosedur tertentu, walaupun
pada tahap awal kegiatan di lapangan penelitian, hal-hal
yang sama dapat dilaksanakan untuk setiap teknik pengum
pulan data. Upaya penciptaan hubungan baik antara peneliti
dan personil misalnya.
111
Wawancara merupakan salah satu teknik utama
dalam penelitian ini. Ia sangat diandalkan oleh karena
dalam waktu yang relatif singkat berbagai data yang
diperlukan dapat diperoleh. Data yang dikumpul melalui
wawancara ini adalah data yang berhubungan dengan
pengetahuan, pengalaman, pendapat para responden ten
tang langkah-langkah penataan sistem informasi
person!l.Disamping kebaikan ini ada pula
kelemahan-ke-lemahan tertentu yang melekat pada teknik ini. Oleh
karena itu perlu ada upaya tertentu untuk memperkecil
kelemahan tersebut.
Berikut dikemukakan prosedur yang dilakukan
dalam mekalsanakan wawancara.
a), Menyiapkan pedoman wawancara yang dibuat berdasar
kan tujuan penelitian. Pedoman ini bersifat
flek-sibel. Artinya pedoman yang ada dapat berkembang,
membuka kemungkinan munculnya
pertanyaan-perta-nyaan baru. Dinamika wawancara akan dapat merubah
urutan item-item, tetapi tetap diusahakan agar se
mua materi wawancara dapat disampaikan.
b), Menghubungi responden yang telah ditentukan
sebelumnya dan memintakan kesediannya untuk
wawancara. Melalui diskusi waktu dan tempat wawan
cara ditentukan bersama untuk responden yang
admi-112
nistrasi), sedangkan untuk
responden
yang
tidak
mempunyai tugas rangkap (hanya tugas administrasi)
wawancara dapat dilaksanakan setiap saat.
c). Atas persetujuan responden wawancara direkam.
Sebelum wawancara dilakukan dijelaskan terlebih
dahulu maksud dan pokok-pokok wawancara dengan
maksud responden dapat memperoleh gambaran awal
tentang materi wawancara secara keseluruhan. Untuk
melengkapi data wawancara dibuat juga catatan ter
utama yang berhubungan dengan data nonverbal serta
konteks yang ada pada saat wawancara.
d). Setelah wawancara hasil rekaman diputar fcembali
dan dibuatkan rangkumannya dalam buku catatan yang
telah disiapkan. Hal ini dimaksudkan untuk
memper-mudah pembuatan laporan.
e). Hasil wawancara yang telah dirangkum dalam catatan
dianalisis kembali dan dibuat catatan kritis untuk
memunculkan hal-hal baru yang dalam wawancara se
belumnya luput dari perhatian.
f). Melakukan wawancara kembali dengan materi per
tanyaan yang dikembangkan dari hasil wawancara se
belumnya. Dalam hubungan ini kepada responden
pada akhir wawancara selalu disampaikan kemung
kinan wawancara lanjutan kalau ada
[image:33.595.109.511.75.683.2]113
g). Untuk lebih memastikan kebenaran hasil wawancara,
materi wawancara yang tidak didukung oleh dokumen
tasi dan hasil observasi dicek kebenarannya pada
sumber lain yang dipastikan mengetahui juga data
tersebut.
2). Dokumen.
Dokumen digunakan untuk memperoleh data yang
sulit atau tidak efektif dilakukan melalui wawancara. Data
ini menggambarkan suatu hasil yang telah dilestarikan
dalam bentuk tulisan, foto dan Iain-lain. Dari dokumen
dapat diketahui banyak hal yang berhubungan dengan pena
taan sistem informasi. Dalam hubungan dengan penataan sis
tem informasi personil, dokumen-dokumen yang diperlukan
adalah struktur organisasi dengan deskripsi tugas perso
nil yang terlibat dalam sistem, alur informasi personil,
perangkat sistem seperti jenis dan kemampuan perangkat
keras, perangkat lunak, personil dengan kualifikasinya,
rencana yang berhubungan dengan penataan sistem.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka mem
peroleh data dokumen ini adalah :
a). Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen yang dibutuhkan
dalam hubungan dengan masalah dan tujuan penelitian.
b). Meminta bahan-bahan dokumen yang telah diidentifikasi
sebelumnya. Hal ini dilakukan pada saat wawancara
je-114
nis dokumen yang telah diidentifikasi tersebut.
c). Mempelajari isi dokumen dengan jalan mengajukan
perta-nyaan-pertanyan. Hal-hal yang tidak terjawab akan
dijadikan materi wawancara berikutnya untuk responden
yang re1evan.
3). Observasi.
Observasi mengacu kepada upaya untuk memperoleh
data melalui pengamatan langsung. Dalam hubungan dengan
penelitian ini observasi dilakukan dengan observasi par—
tisipatif, Artinya peneliti ikut terlibat dalam kegiatan
selama jam kerja, mempelajari file dan program-program,
serta ikut membantu melaksanakan pekerjaan baik yang ber
hubungan dengan informasi personil maupun bukan personil.
Keterlibatan ini tidak berarti bahwa kedudukan sebagai
peneliti diabaikan. Tujuan memperoleh data tetap diperha
tikan sehingga wawancara dapat dilakukan dengan personil
yang terlibat bersama. Wawancara jenis ini , dimana
personil melaporkan atau menceritrakan hal-hal yang
berhubungan dengan dengan materi observasi digolongkan
juga sebagai observasi partisipatif. (Guba & Lincoln 1981
: 195).
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka teknik ob
115
a). Identifikasi sasaran observasi berdasarkan tujuan
penelitian dan wawancara yang telah dilakukan sebelum
nya.
b). Melakukan observasi dan wawancara untuk materi
observasi yang membutuhkan penjelasan, membuat
catat-an-catatan,
Metode dan teknik seperti yang telah dikemukakan
sebelumnya digunakan dalam penelitian ini dengan pertim
bangan sebagai berikut :
1.. Materi yang menjadi kajian penelitian telah terjadi
dan terus berkembang sampai saat ini. Proses sebagai
suatu keutuhan ini memungkinkan untuk dideskripsi,
diana-lisis dan diinterpretasi. Obyek deskripsi, analisis dan
interpretasi ini meliputi kegiatan-kegiatan, performans,
ketepatan performans, proses dan efisiensi. (Suchman,
David Kline,1980 : IX-10). Dari keseluruhan sasaran pene
litian seperti yang dikemukakan oleh Suchman, penelitian
x ni berberfokus pada proses, ialah rangkaian kegiatan yang
dilakukan dalam upaya penataan sistem informasi personil.
Penataan yang dilakukan sejak tahun 1981 tentu saja
menghasilkan berbagai dokumen dan perangkat sistem baik
perangkat akal, perangkat keras, maupun perangkat lunak.
Terhad proses ini kajian dilakukan dengan cara
mengidenti-fikasi, mendeskripsi dan menganalisis kelemahan-kelemahan,
selan-116
jutnya bermuara pada kemungkinan keputusan untuk memperba
iki disain program, memperbaiki prosedur program yang ada
atau meneruskan implementasi program.
Rangkaian
kegiatan
ini oleh Stufflebeam, seperti juga Suchman disebut sebagai
evaluasi proses (Depdxkbud : 1989 : 32).
2. Penataan sistem informasi adalah sesuatu yang bersifat
normatif. Artinya penataan sistem informasi itu idealnya
mengikuti sejumlah aktivitas dengan kualifikasi tertentu.
Dalam praktek, sifat ideal ini tidak selalu terjadi.
Penataan sistem informasi pada Universitas Katolik
Parahyangan Bandung dengan demikian dapat dijadikan
sebagai suatu kasus untuk diteliti (studi kasus). Dalam
rangka mengungkap kasus ini teknik yang tepat adalah
wawancara, dokumentasi dan observasi.
3. Penataan sistem informasi adalah sesuatu yang kompleks dan
terus terjadi. Ia melibatkan berbagai pihak dengan
berbagai tugas. Mereka memberikan kontribusi masing-masing
terhadap keseluruhan proses penataan sistem. Heterogenitas
pelaksana sistem ini menghendaki wawancara yang mendalam
dan observasi yang kontinyu. Pelaksanaan wawancara dan ob
servasi adalah selektif.
C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data.
Pengolahan dan analisis data
perlu
dilakukan
dengan
117
dan kecermatan pengolahan data.
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, bahwa ada
tiga teknik pengumpulan data, maka pedoman pengolahan data
ini pun berkaitan dengan ketiga teknik tersebut. Pedoman
dimaksud adalah:
1. Pengelompokkan data berdasarkan pertanyaan penelitian.
Dengan pedoman ini data yang diperoleh dengan teknik
wawancara, dokumentasi, dan observasi dianalisis dengan
memperhatikan relevansinya terhadap pertanyaan penelitian
yang ada. Setiap data dari keseluruhan data tentang proses
penataan sistem informasi berkemampuan menjelaskan atau
menampilkan aspek tertentu profil penataan sistem informa
si personil. Dalam analisis data tidak dikeiompokkan
secara kaku pada suatu pertanyaan penelitian.
2. Mendeskripsi dan merekonstruksi proses penataan sistem
informasi atas dasar data yang ada.
Telah dikemukakan di atas bahwa setiap data berke
mampuan menampilkan profil penataan sistem informasi
personil. Untuk ini data perlu dideskripsi dan
direkons-truksi, dianalisis dihubungkan atau dikait-kaitkan satu
sama lain sehingga membentuk suatu tata hubungan dalam
rangka menampilkan profil tersebut. Tanpa deskripsi,
re-konstruksi, analisis dan interpretasi data hanya merupakan
unsur-unsur lepas yang tidak bermakna.
deskrip-118
si proses penataan sistem informasi personil, baik untuk
setiap tahap penataan maupun keseluruhan
proses
penataan
sekaligus dengan kriteria evaluatif
tentang
efektivitas-nya.
D. Definisi Operasional, Penentuan Kriteria dan
Asumsi
yang
Digunakan.
Asumsi yang mendasari langkah ini adalah bahwa, dalam
penelitian, terutama penelitian ilmu-ilmu sosial, kebenaran
bersifat relatif. Tidak
ada
kemutlakan.
Implikasinya
pada
penelitian adalah bahwa konsep-konsep, asumsi dan kriteria
yang digunakan sebagai pegangan perlu ditetapkan secara tegas.
Hal ini berarti bahwa kebenaran yang dihasilkan adalah
kebenaran dalam batas-batas konsep dan tolok ukur tersebut.
Definisi operasional, penentuan kriteria dan asumsi
yang digunakan
mengacu
kepada
pertanyaan
penelitian
yang
telah dikemukakan. Di samping itu, oleh karena penelitian ini
mengacu kepada evaluasi proses dalam rangka menentukan
efektivitas penataan sistem, maka
dikembangkan
pula
konsep
efektivitas yang digunakan.
1. Efektivitas.
Efektivitas dalam konteks penelitian ini digunakan
dalam arti kesesuaian antara apa
yang
seharusnya dengan
apa yang nyata. Hamilton dan Chervany (Dickson, 1986 :
119
sistem
(systems
resource
view)
yang
mengacu
kepada
...perbandingan antara performans yang senyatanya dengan
tujuan atau performans yang seharusnya. Sejalan dengan ini
Sanusi (1988) mengemukakan dua kata kunci dalam
hubungan
dengan efektivitas, ialah relevansi dan adaptabilitas.
Relevansi mengacu kepada paling kurang dua hal, yang dalam
penelitian ini adalah penataan sistem informasi personil
yang ideal secara teoritis dengan penataan sistem informa
si yang aktual di Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
Adaptabilitas mengacu kepada kemampuan menyesuaikan diri
dengan perkembangan yang terjadi. Dalam hubungan dengan
penataan sistem informasi personil, adaptabilitas berarti
penataan sistem yang terus menerus mengikuti perkembangan
yang terjadi baik yang berhubungan dengan konsep manajemen
personil maupun perangkat sistem informasi yang dalam ke
nyataan berkembang dengan sangat pesatnya.
2. Pembuatan Disain Global.
Disain global digunakan dalam arti keseluruhan upaya
pembuatan rancangan sistem informasi personil yang menjadi
dasar pembuatan rancangan sistem informasi personil yang
terinci. Ia dihasilkan melalui kegiatan studi kelayakan,
identifikasi masalah dan kendala, perumusan misi dan tuju
an, penentuan kebutuhan dan sumber informasi, serta doku
120
Untuk menentukan efektif tidaknya pembuatan disain
global berdasarkan konsep efektivitas di atas maka dari
studi kepustakaan yang dilakukan ditentukan kriteria eva luatif sebagai berikut :
Pembuatan disain global efektif apabila ia dilakukan
melalui tahap-tahap tertentu. Setiap tahap menghendaki
kegiatan dengan cakupan materi tertentu pula. Tahap-tahap
tersebut adalah sebagai berikut :
a. Adanya studi kelayakan yang cermat.
Asumsinya adalah bahwa pembuatan disain global
sebagai suatu kegiatan perencanaan membutuhkan studi
kelayakan. Dengan studi kelayakan diperoleh suatu
gambaran yang jelas tentang kebutuhan akan sistem in
formasi dan potensi sumber daya yang mendukung. Hal ini
akan memberikan gambaran yang jelas dalam hubungan de
ngan pengambilan keputusan tentang pengoperasian atau
penataan sistem, tidak saja untuk masa dimana studi itu
dilakukan tetapi juga pertimbangan yang prospek.tif.
b. Adanya identifikasi dan kendala penataan sistem infor
masi .
Asumsinya adalah bahwa masalah dan kendala yang
diidentifikasi secara jelas akan membuat penataan
sistem lebih menjawab kebutuhan dan terlaksana secara
realistik. Keputusan-keputusan yang tidak realistik
dalam penataan sistem akan terhindari.
121
fungsi-fungsi personil.
Asumsinya adalah bahwa misi dan
tujuan
befungsi
memberikan arah yang jelas pada operasi sistem informa
si.
Kejelasan
ini
membuat
pemanfaatan sumber daya
menjadi lebih terkendali.
d. Identifikasi secara tepat sumber dan kebutuhan informa
si .
Asumsinya adalah bahwa sumber dan kebutuhan
informasi yang jelas memudahkan pencapain tujuan.
Sumber informasi mempunyai nilai sumbangan yang
tinggi
terhadap pencapaian tujuan.
Dengan
kata
lain
setiap
infomasi selalu terkait dengan aspek tertentu dari
tujuan.
e. Adanya dokumentasi sistem sebagai pegangan penataan
sistem lebih lanjut.
Asumsinya adalah bahwa dokumen menjadi pegangan
tertulis yang selain mengarahkan juga memungkinkan
penilaian kembali yang lebih cermat serta memudahkan
pengkomunikasian sistem dengan segala kelengkapannya
kepada pihak luar.
Berdasarkan kriteria tersebut di atas maka dite
tapkan tingkat efektivitas sebagai berikut :
1). Efektif apabila semua kriteria terpenuhi.
2). Kurang efektif bila sebahagian kriteria tidak ter—
122
3). Tidak efektif apabila kriteria yang dikemukakan di
atas tidak terpenuhi sama sekali.
Kriteria yang sama berlaku
untuk
langkah-langkah
penataan sistem yang lain.
3, Pembuatan Disain Terinci,
Pembuatan disain terinci digunakan dalam arti kese
luruhan upaya menjabarkan disain global dalam bentuk yang
operasional sebagai dasar implementasi. Penjabaran
ini mengacu kepada perangkat sistem secara keseluruhan se
hingga siap untuk diimplementasi.
Untuk menentukan efektivitas ditentukan kriteria se
bagai berikut;
a, Pembuatan disain terinci efektif apabila
ada
perumusan
tujuan spesifik yang mengacu kepada semua fungsi perso
nil ,
Asumsinya adalah bahwa sistem informasi dibanqun
untuk mendukung manajemen personil, dan oleh karena itu
keberhasilannya dilihat pada seberapa besar sistem
informasi membuat manajemen personil berjalan lancar,
b, Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
identifi-si informaidentifi-si yang relevan dari sumber yang telah dite
tapkan sebelumnya dengan tujuan fungsi-fungsi personil.
pencapai-123
an tujuan masing-masing fungsi personil.
c. Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
penetapan
perangkat akal, perangkat keras, perangkat lunak, pro
sedur dan database
dalam
satu
kesatuan
yang
saling
mendukung,
Asumsinya adalah bahwa sistem informasi terdiri
dari berbagai komponen yang saling mendukung satu sama
lain dan berfungsi
dalam
satu
kesatuan,
Kepincangan
salah satunya membuat sistem tidak akan berfungsi
efektif.
Dengan kriteria tersebut di atas, tinqkat
efektivitas pembuatan disain terinci ditetapkan sama
dengan pembuatan disain global.
4. Implementasi,
Implementasi digunakan dalam arti keseluruhan upaya
mempersiapkan atau mengadakan perangkat sistem dan menja
lankan sistem,
Kriteria efektivitas implementasi ditetapkan seba
gai berikut :
a, Impelementasi efektif apabila didahului oleh pembuatan
rencana yang jelas sebagai dasarnya.
Asumsinya adalah bahwa dalam perencanaan
diperhi-tungkan berbagai kondisi yang aktual dan kendala-kenda
134
realistik untuk kegiatan implementasi. Tanpa rencana
kegiatan implementasi cendrung terlaksana secara kurang
akurat karena tidak ada pedoman yang jelas dalam hal
pemanfaatan sumber daya.
b. Implementasi efektif apabila ada pelatihan personil
sebagai pendukung sistem, instalasi perangkat keras,
pengadaan/pembuatan perangkat lunak, pengetesan dan
konversi sistem,
Asumsinya adalah bahwa di tangan personil yang
berkualitas, dukungan perangkat keras dan perangkat
lunak yang memadai, sistem dapat berjalan dengan
seba-ik-baiknya mendukung fungsi personil sampai pada
konversi sistem. Kecermatan penanganan perangkat sistem
menjadi kunci keberhasilan implementasi sistem.
Tingkat efektivitas implementasi ditetapkan sama
seperti pembuatan disain global.
5. Pemeliharaan/perawatan,
Pemeliharaan atau perawatan digunakan dalam arti
upaya untuk menjaga agar perangkat sistem dapat berfungsi
maksimal melalui tindakan preventif (perawatan berkala)
dan kuratif (perbaikan unsur sistem yang kurang atau tidak
befungsi baik), serta penambahan unsur-unsur baru sesuai
dengan perkembangan-perkembangan yang terjadi. Untuk
125
ditentukan kriteria sebagai berikut :
a. Adanya rencana pemantauan dan perawatan berkala untuk
perangkat sistem yang ada.
Asumsinya
adalah
bahwa
rencana
perawatan
yang
sistematis memungkinkan adanya kegiatan pemeliharaan
atau perawatan yang lebih terarah dan tertib, dan
dengan demikian konsistensi fungsi sistem lebih
terja-min,
b. Adanya upaya penambahan unsur—unsur baru pada perangkat
sistem sesuai dengan perkembangan-perkembangan yang
terjadi, baik untuk perangkat keras, perangkat lunak
maupun perangkat akal.
Asumsinya adalah bahwa dengan adanya penambahan
unsur (fisik dan nonfisik) sesuai dengan perkembangan
baru memungkinkan sistem mempunyai
adaptabilitas
yang
tinggi, dan sejalan dengan itu efektivitas fungsi sis
tem akan lebih terjamin.
c, Adanya tenaga teknisi khusus yang kompeten, yang ber
tanggung jawab atas perawatan perangkat keras.
Hal ini didasarkan atas asumsi bahwa adanya
rencana yang sistematis tentang perawatan tanpa didu
kung tenaga yang berkompeten tidak akan memberikan
hasil yang memuaskan. Pemeliharaan atau perawatan
perangkat lunak dilakukan oleh analis sistem atau
126
merupakan tanggungjawab pimpinan/manajer.
Tingkat efektivitas pemeliharaan sama seperti
tingkat efektivitas langkah-langkah penataan sistem
sebelumnya.
6. Evaluasi Penataan Sistem.
Evaluasi penataan sistem digunakan dalam arti
penilaian manajemen ialah upaya membandingkan performans
senyatanya dengan seperangkat kriteria yang telah ditetap
kan sebelumnya, baik untuk setiap langkah penataan
maupun
langkah penataan
secara
keseluruhan,
Hasil
perbandingan
memberikan umpan balik untuk peningkatan status sistem.
Dengan definisi operasional ini kriteria efektivitas
evaluasi ditetapkan sebagai berikut :
a. Evaluasi efektif apabila ada standar yang jelas sebagai
acuan pen i1ai an.
Asumsinya adalah bahwa acuan yang jelas
memungkinkan penilaian yang cermat terhadap keseluruhan
upaya penataan sistem, Profil penataan dapat diungkap
lebih jelas dan dengan demikian upaya perbaikan atau
peningkatan menjadi lebih cermat pula dilakukan.
b. Evaluasi efektif apabila pelaksanaannya didukung oleh
ketersediaan data penataan sistem baik kualitatif
maupun kuantitattif.
Asumsinya adalah bahwa data menggambarkan profil
127
"dipukul" dengan kriteria Tanpa kriteria yang jelas
evaluasi sebagai alat pengungkap status keberadaan sis
tem tidak dapat memenuhi fungsinya secara baik.
c. Evaluasi efektif apabila diikuti dengan tindakan
perbaikan atau peningkatan.
Asumsinya adalah bahwa evaluasi mengemban misi
peningkatan kualitas. Ia adalah alat atau cara yang
dilalui dalam upaya perbaikan atau penigkatan. Oleh ka
rena itu adalah tidak lengkap evaluasi tanpa tindak
lanjut.
Tingkat efektivitas evaluasi sama seperti pene
tapan kriteria efektivitas sebelumnya untuk
BAB V
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan.
Pada bab IV telah dikemukakan hasil penelitian dan
pemba-hasannya. Dari hasil penelitian dan
pembahasan
tersebut
dapat dilihat kondisi penataan sistem informasi personil
pada UNPAR dan kajian atas fakta tersebut berdasarkan
teori
baik
yang
berhubungan
dengan
penataan
sistem
informasi maupun manajemen personil. Atas dasar hasil
penelitian dan pembahasan tersebut pada bab ini dibuat
kesimpulan. Kesimpulan dibedakan atas kesimpulan umum,
ialah kesimpulan
yang
mengacu
kepada penataan
sistem
informasi
secara
umum, dan kesimpulan khusus, ialah kesim
pulan yang mengacu kepada setiap langkah penataan
sistem
informasi, Hal ini dibuat dengan pertimbangan bahwa efek
tivitas setiap langkah penataan tidak sama. Dapat terjadi
bahwa secara umum penataan sistem informasi kurang efektif
tetapi apabila dilihat lebih terinci untuk setiap langkah
maka kondisinya tidak demikian.
Berikut dikemukakan kesimpulan umum dan
kesimpulan
khusus tersebut.
1. Kesimpulan Umum.
Dari data yang berhubungan dengan langkah-langkah
penataan sistem dan atas dasar konsep manajemen
perso
nil
sebagai suatu sistem,
dapat disimpulkan
bahwa
v. ,195
penataan sistem informasi personil belum memandang
manajemen personil sebagai suatu kesatuan yang utuh.
Penataan sistem lebih mengacu kepada komputerisasi data
personil untuk kepentingan tatausaha kepegawaian. De
ngan mengacu kepada konsep efektivitas seperti yang
telah dikemukakan pada bab III, penataan sistem infor
masi personil pada UNPAR kurang efektif. Ia kurang
memperlihatkan relevansinya baik dengan teori penataan
sistem informasi maupun fungsi-fungsi manajemen perso
nil. Di samping itu adaptabilitasnya lebih mengacu ke—
kepada perkembangan perangkat sistem daripada manajemen personil secara keseluruhan. Dengan demikian ia belum mendukung secara efektif fungsi manajemen personil.
Dapat juga dikatakan prestasi administratif penataan
sistem belum menggambarkan kualitas yang sebanding de
ngan prestasi dalam bentuk perangkat sistem yang ada.
Kondisi sistem seperti terlihat pada kesimpulan di atas tidak dapat menjalankan fungsinya secara maksimal.
Ia tidak dapat memberikan layanan informasi yang kom—
prehensif terhadap pengambilan keputusan yang
berhu-ngan deberhu-ngan berbagai fungsi manajemen personil.
Untuk memenuhi kualifikasi sistem informasi secara
utuh, sistem perlu memiliki tidak saja komponen fisik
seperti perangkat akal, perangkat keras dan perangkat
lunak, tetapi juga cakupan materi informasi yang kom—
201
tidak memebrikan sumbangan yang berarti terhadap pena
taan sistem.
B. Rekomendasi.
Atas dasar kesimpulan di atas dapat diberikan reko
mendasi sebagai berikut :
1. Umum :
-Penataan sistem informasi yang ada sebaiknya
diperluas dengan fungsi-fungsi personil yang lain.
Dengan perluasan cakupan diharapkan terciptanya dukung
an sistem informasi yang maksimal terhadap kelancaran
fungsi manajemen personil. Dalam rangka perluasan ca
kupan sistem ini dibutuhkan pemahaman manajemen pada
umumnya dan manajemen personil khususnya sebagai suatu
kegiatan yang utuh dan mempunyai landasan administratif
yang kuat. Artinya suatu kegiatan manajemen hendaknya
merupakan perwujudan dari rencana sistematis yang dibu
at sebelumnya mencakup dasar, tujuan, metode, biaya,
pengorganisasian tugas yang jelas, dan Iain-lain. Fung
si manajemen personil yang lain perlu diidentifika
si secara jelas lengkap dengan kegiatan-kegiatan
tek-nisnya dalam rangka menentukan kebutuhan informasi
untuk tiap-tiapnya. Dalam hal terdapat kaitan antara
fungsi manajemen personil dengan subsistem lain, sub
sistem akademik misalnya, perlu dibentuk atau
202
elemen data pada berbagai
file
basis data dalam
sistem
informasi yang sama. Penataan sistem
informasi
secara
keseluruhan perlu dilihat kembali. Sangat baik
apabila
diadakan
evaluasi menyeluruh terhadap penataan sistem
informasi,
wDi samping itu oleh karena
penelitian
ini
baru
pada tahap penataan sistem informasi dan belum sampai
pada pemanfaatan informasi untuk
mengatasi
masalah-ma
salah organisasi/universitas serta.
sikap
mental person
il terhadap informasi, diharapkan
para
peneliti
lain
dapat melanjutkannya baik pada konteks yang sama atau
konteks yang
berbeda.
Rekomendasi
ini
dibuat
dengan
pertimbangan bahwa faktor yang paling menentukan dalam
dalam
setiap
organisasi
atau
sistem
adalah
.faktor
manusianya, Sikap mental yang kurang tepat, budaya pri
mordial istik misalnya, akan menyebabkan sistem yang
di-bangun tidak banyak manfaatnya untuk kemajuan organisa
si/universitas, \ /
1, Khusus.
a. Pembuatan Disain Global.
Sehubungan dengan rekomendasi perluasan cakup
an sistem informasi personil, dalam tahap pembuatan
disain qlobal perlu dibuat jelas misi dan tujuan se
bagai dasar untuk menentukan kebutuhan dan sumber
informasi, Kegiatan dalam rangka penataan sistem
Pengorgani-203
sasian tugas yang lebih baik dapat mengatasi peker
jaan dokumentasi ini. Dokumentasi yang baik dapat
memperkenalkan wajah sistem dari waktu ke waktu dan
dengan demikian ia dapat dikenai dalam perspektif
waktu yang lebih luas.
b. Pembuatan Disain Terinci.
Materi yang ada dalam disain terinci, khusus
nya yang berhubungan dengan tujuan perlu
diidentifi-kasi dan dirumuskan lebih jelas mengacu kepada seti
ap fungsi manajemen. Hal ini berarti bahwa perumusan
akan berhubungan dengan produksi dan pemanfaatan
informasi tentang perencanaan personil, rekrutmen
dan seleksi, orientasi dan penugasan, penilaian dan
pembinaan, kompensasi serta pembuatan data induk
pegawai. Tiap-tiap fungsi ini perlu dijabarkan
secara jelas kebutuhan informasinya. Untuk ini perlu
pengenalan yang komprehensif terhadap fungsi-fungsi
manajemen personil. Perumusan tujuan yang jelas
me-memungkinkan terid^ntifikasinya informasi yang re
levan dalam rangka pembentukan basis data.
Dalam hubungan dengan perangkat sistem perlu
diperhatikan :
1). Pemanfaatan tenaga yang tidak saja profesional
di bidangnya, tetapi juga kreatif mengembangkan
hal-hal baru untuk menigkatkan prestasi sistem.
204
sangat membantu. Di samping itu keahlian di
bidang perkomputeran perlu ditunjang dengan
personil yang menguasai bidang studi sumber daya
manusia . Dosen pengasuh roata kuliah sumber daya
manusia dapat dimanfaatkan dalam rangka penataan
sistem informasi personil. Insentif khusus atas dasar keahlian perlu juga dipertimbangkan dalam
rangka mempertahankan personil yang berkeahlxan
langkah.
Dalam hubungan dengan rasio antara beban kerja yang hendaknya dipikul dilihat dari pembu
atan program baru atau pun konversi program yang
telah ada dengan jumlah personil yang ada saat
ini, terlihat adanya beban yang cukup berat.
Untuk ini diperlukan pemrogram yang bekerja
penuh sehari. Untuk menghadapi kebutuhan
pembu-tan program yang kompleks pemrogram yang ada
dapat diorganisir dalam tim kerja yang padu. Di samping itu penambahan jumlah pemrogram dengan
tugas khusus untuk personil perlu dipikirkan
agar perhatian terhadap pemeliharaan dan penyu-sunan program baru lebih terjamin. Perangkapan tugas sebagai pemrogram dengan tugas lain, tugas
ketatausahaan misalnya, akan menyebabkan
205
2). Perangkat lunak, khususnya yang berhubungan de ngan paket program, mulai dari penciptaan f i l e
basis data sampai dengan pembuatan file—file
program perlu lebih teliti membuat hubungan
antarfiie untuk menghindari duplikasi elemen
data.
c. Implementasi.
Implementasi sistem yang dalam kenyataan ti
dak didukung oleh suatu rencana implementasi yang
jelas, sebaiknya dipikirkan pembuatan rencana terse
but sebagai dasar implementasi yang lebih terarah dan sistematis. Rencana implementasi yang dibuat sistematis, yang juga merupakan penjabaran dari rencana atau rancangan yang dibuat sebelumnya ber fungsi sebagai pedoman kerja termasuk untuk usulan
anggaran pengembangan setiap tahun.
d. Pemeliharaan atau Perawatan.
Perawatan, khususnya yang berhubungan dengan
perangkat keras perlu didukung oleh tenaga yang le
bih profesional, Rencana untuk meningkatkan kemampu
an personil yang ada (teknisi) perlu direalisir lebih cepat. Hal ini merupakan suatu investasi yang sangat berguna terutama dalam jangka panjang.
e. Evaluasi.
Evaluasi perlu dibuat lebih cermat dengan kri
206
penilaian berupa formulir-formulir yang memperlihat
kan secara jelas proses dan hasil evaluasi.
Kejelas-an hasil ini akKejelas-an sKejelas-angat berguna untuk dikaji lebih
lanjut dalam rangka perbaikan atau peningkatan pres tasi sistem. Aspek—aspek evaluasi seperti yang
dikemukakan oleh Davis (1984) antara lain evaluasi
yang berhubungan dengan nilai sistem untuk efektivi
tas universitas, kelayakan aplikasi perangkat sistem
tertentu khususnya perangkat lunak (evaluasi tek
nis) , ketepatan penyediaan masukan dan pemanfaatan
keluaran (evaluasi operasional), serta perbandingan
antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang
diperoleh (evaluasi ekonomis) perlu dilakukan. Ber
bagai jenis evaluasi ini membutuhkan pencatatan data
yang cermat sebagai dasar pelaksanaannya. Oleh kare
na itu perlu perhatian sejak awal tentang pelaksana
an evaluasi secara lebih cermat.
Sebagai konkretisasi rekomendasi tersebut di
atas dilampirkan suatu contoh pola penataan sistem
informasi masih dengan fungsi penilaian dan pembina
an personil sebagai prioritas. Walaupun materi pola
banyak disesuaikan dengan elemen data sistem infor
masi perguruan tinggi yang saat ini dikembangkan
secara nasional di tingkat departemen, penerapannya
207
memerlukan penyesauain dan pertimbangan-pertimbangan
DAFTAR BACAAN
AERA
District Policy Choices Teachers Professional
Develop
ment, Educational Evaluation and Policy Analysis,
Volume
11, Number 2, Summer 1989.
Baron Robert A, (1986).
Behavior
in
Organization,
Under
standxng and Managing the Human Side at Work, second
edxtxon, Boston : Allyn and Bacon, Inc.
Biro Perencanaan. (1980).
Teknik Evaluasi Program, Bahan
Pe
latihan Perencanaan
Pendidikan,
Jakarta
: Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan Repoblik Indonesia.
Boediono, (1989).
Management Information
System
for
Policy-Analysis, Jakarta : Centre for Information Office of
Educational
and Culture
Research
and
Development
Mxnxstry of Education and Culture. (Tidak diterbitkan).
Bogdan C. Robert, Biklen C.
Knopp
(1982).
Qualitative
Re
search for Education : an
Introduction
to
Theory
and
Methods, Boston : Allyn and Bacon, Inc.
Burch and Strater,
(1974).
Information
System,
Teory
and
Practice, New York : John and Sons, Inc.Castetter,
William B,
(1981).
The
Personnel Function
in
Educational
Administration,
third
edition, New York :
MacMxllan Publishing.Chandra Ian K. (1989).
IBM DOS
versi
4,0,
Jakarta
.-
Elex
Media Ko
