BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Riwayat Perusahaan
PT. Yamatogomu Indonesia didirikan pada tanggal 21 November 1996, merupakan produsen karet mobil yang berpusat di Jepang, Yamato Rubber.co . PT. Yamatogomu Indonesia memulai produksi pada tanggal 1 maret 1997 dengan luas lahan 2800 m2 dan luas bangunan 6359 m2. berlokasi di Kawasan Industri Indotaisei blok K-6, Karawang Barat.
Perusahaan yang bermodalkan 1.400.000 USD ini senantiasa berinvestasi pada peralatan dan teknologi yang baru membuat perusahaan dapat dengan mudah berkembang pesat, hal ini dibuktikan dengan rata-rata kenaikan penjualan sebesar 32.33% pertahun dari tahun 2000 sampai dengan tahun 2007. Mutu produk, manajemen perusahaan, dan kinerja perusahaan yang luar biasa membuat PT. Yamatogomu Indonesia mendapat sertifikasi ISO 9002 pada 1 November 1999, dan Qs 9000 pada 1 november 2001. Alat kontrol kualitas yang lengkap dan canggih kembali mengantar PT. Yamatogomu Indonesia mendapat sertifikasi Quality System IsoTs 16949 pada 2 febuari 2005.
Kepemilikan saham utama pada PT. Yamatogomu Indonesia dipegang oleh kantor pusat di Jepang, Yamato Ruber co. ltd.sebesar 99,3% dan Mr. Kyoji Yamaguchi selaku presiden direktur PT. Yamatogomu Indonesia sebesar 0,7%. Untuk kemudahan bertransaksi PT. Yamatogomu Indonesia memiliki rekening di Bank Central Asia (BCA) dan Bank Tokyo Mitsubishi UFJ.
68 Terus meningkatnya penjualan tidak lepas dari penambahan alat
produksi dan karyawan. Sekarang PT. Yamatogomu Indonesia sudah memiliki lebih dari 105 mesin dengan spesifikasi dan kegunaan yang berbeda serta mempekerjakan lebih dari 594 orang yang terdiri dari 529 orang Operator, 61 orang Staf dan Pemimpin, serta 4 orang jepang.
Mengadopsi budaya kaizen dan 5R pada proses produksinya dari negara asalnya, yaitu upaya pendekatan dengan akal sehat dan biaya yang rendah untuk mengelola tempat kerja. Dengan komponen utama total quality management, total productive maintenance, management just in time, dan kendali mutu.
Produk PT. Yamatogomu Indonesia diproduksi dengan standar internasional sesuai spesifikasi yang telah ditentukan konsumen. Produk PT. Yamatogomu Indonesia digunakan secara luas pada industri perakitan dan suku cadang mobil. Produknya tak hanya diperuntukkan untuk dalam negeri sebaliknya sebagian besar diekspor ke luar negeri baik untuk kantor pusat di Jepang yang juga bertindak selaku pelanggan, serta negara-negara lainnya seperti Thailand dan Amerika.
69 3.1.1. Kaizen dan 5R (5S)
Beberapa prinsip kaizen yang diterapkan adalah:
a. Pelaksanaan 3 aturan dasar Kaizen:
1. Penataan/5R (Ringkas, rapi, Resik, Rawat & Rajin) guna mengembangkan kedisiplinan karyawan.
2. Penghapusan Pemborosan bagi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah.
3. Standarisasi guna merumuskan cara baku terbaik dalam melaksanakan tugas.
b. Menerapkan konsep utama kaizen:
1. Menerapkan fungsi perbaikan dan pemeliharaan dalam menajemen.
2. Menekankan pola pikir berorientasi proses yang harus disempurnakan untuk meningkatkan hasil.
3. Mengedepankan kualitas sebagai prioritas tertinggi. 4. Mengumpulkan data sebagai dasar pemecahan masalah. 5. Menerapkan proses berikutnya pada konsumen internal
70
c. Menerapkan sistem utama kaizen:
1. Total quality control, proses pengendalian kinerja untuk mencapai kualitas.
2. Just in time, menghapus segala jenis kegiatan tak bernilai tambah dan mencapai sistem produksi yang ramping dan luwes dalam menampung fluktuasi dari permintaan dan pesanan konsumen.
3. Total productive maintenance, memfokuskan pada peningkatan kualitas peralatan.
4. Penjabaran kegiatan perusahaan, untuk memberikan arahan dan sasaran yang fokus kepada seluruh level serta memberikan kontrol.
5. Sistem saran untuk meningkatkan moral serta memperbesar manfaat positif dari partisipatif karyawan. 6. Kegiatan kelompok kecil, yaitu gugus tugas untuk
71 d. Keuntungan PT. Yamatogomu Indonesia menerapkan 5
R (5 S) :
1. Tanpa Pemborosan (Zero Waste). 2. Tanpa kecelakaan kerja (Zero Enjury).
3. Tanpa kerusakan mesin (Zero Break – Down). 4. Tanpa cacat (Zero Defect).
5. Tanpa penundaan waktu (Zero Set – Up Time).
6. Tanpa keterlambatan pengiriman (Zero Late Delivery).
7. Tanpa keluhan pelanggan (Zero Customer Claim). 8. Tanpa kerugian (Zero Defisit).
3.1.2. Mesin
PT. Yamatogomu Indonesia memiliki 105 mesin dengan 4 fungsi utama yang berbeda yaitu :
1. Memiliki mesin injeksi sebanyak 45 unit yang terdiri dari : • 3 unit yang berkapasitas 250 ton.
• 31 unit 200 ton. • 5 unit 150 ton. • 1 unit 50 ton.
• 2 unit 50 ton hanya untuk karet silikon. • 3 unit 100 ton hanya untuk karet silikon.
72 2. Memiliki 32 unit mesin compression yang terdiri dari :
• 4 unit 250 ton vacuum. • 2 unit 200 ton vacuum. • 2 unit 250 ton.
• 6 unit 200 ton. • 5 unit 100 ton. • 11 unit 150 ton. • 2 unit 75 ton.
• Juga memiliki 1 unit mesin rotary cutting serta oven untuk 2nd curing.
3. Memiliki 10 mesin mixing yang terdiri dari: • 1 set computerized material weighting system. • 3 unit kneader machine (75 L dan 55L). • 3 unit Open roll (22inch & 18 inch). • 2 unit 16 inch open roll for silicon. • 1 rubber cutting machine.
4. 17 unit QC Equipment yang terdiri dari : • 2 unit Densimeter.
• 2 unit Hardness tester. • 2 unit Storgraph. • 1 unit Curelastometer. • 2 unit rheometer.
73 • 1 set Dimension measuring (TESA VISIO).
• 1 unit Insulation tester.
• 1 unit Frommet Expansion tester. • 1 unit oven for aging test.
• 3 unit 50 ton compression M/C. • 1 unit 6 inch open roll.
74 3.2. Struktur organisasi
75 3.2.1. Uraian pekerjaan
1. President director
• Bertanggung jawab untuk memilih dan mengangkat direktur.
• Menilai kinerja direktur.
• Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Menetapkan kebijakan-kebijakan yang menentukan arah perkembangan perusahaan di masa yang akan datang. • Membuat perencanaan dan mengambil keputusan
strategis berdasarakan hasil analisis yang logis dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan kondisi yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
• Mengendalikan dan mengawasi kemajuan kinerja perusahaan secara periodik.
2. Director
• Memimpin dan mengaawasi jalannya perusahaan. • Menetapkan kebijakan serta strategi perusahaan. • Mengawasi kinerja perusahaan.
• Memimpin dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja kepala-kepala divisi.
76 • Menetapkan volume produksi yang harus dicapai dalam
memenuhi target untuk suatu periode tertentu.
3. QC advisor
• Membuat rencana mutu, rencana manajemen mutu, metode dan standar untuk produk dan bahan baku.
• Memantau setiap jalannya proses pengendalian mutu di setiap proses produksi sesuai metode yang sudah ditetapkan.
• Memantau perkembangan dan efektifitas sistem yang berjalan, dan merekomendasi serta mengimplementasikan perubahan apabila diperlukan.
• Memantau laporan statistik produksi.
• Mengusulkan pengadaan sarana dan prasarana yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
4. QA Ass. Manager
• Memastikan proses penerimaan bahan baku sesuai dengan prosedur pemeriksaan dan pengendalian bahan baku.
• Memastikan setiap uji produk sesuai dengan prosedur pemeriksaan dan pengendalian produk.
77 • Memastikan data hasil uji dan dokumen lainnya sesuai
dengan prosedur administrasi QA dan terjaga dari pihak yang tidak berkepentingan.
• Melakukan koordinasi dengan departemen atau divisi lain sesuai sistem yang dibuat untuk tercapainya mutu proses dan produk.
• Melakukan kontrol terhadap alat uji dan ukur.
• Membuat laporan pencapaian sasaran mutu beserta evaluasi dan rencana tindakan.
5. QC ass supervisor
• Memeriksa dokumen-dokumen penerimaan dan pengiriman.
• Komunikasi dengan pelanggan terkait dengan kualitas produk.
• Menanggapi seluruh keluhan pelanggan dan menjaga tidak sampai terulang kembali.
6. QC leader
• Memeriksa proses produksi, dan hasil produksi sesuai dengan ketentuan yang dibuat.
78 • Mengatur dan mendistribusikan semua dokumentasi
kualitas produksi.
• Memantau seluruh kegiatan produksi.
• Memastikan kualitas produk sama seperti yang telah disetujui oleh pelanggan.
• Menganalisa kemampuan personil dan memberikan training apabila diperlukan.
• Bertanggung jawab atas seluruh dokumentasi kualitas produk tiap proyek.
• Memutuskan gagal atau lulus terhadap bahan baku dan produk yang diperiksa.
• Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.
7. Production advisor
• Memastikan produksi yang efisien dengan biaya serendah-rendahnya.
• Menetapkan kebijakan dalam bidang produksi dan mengawasi pelaksanaan proses produksi.
79 • Menetapkan target produksi.
• Memastikan semua divisi melaksanakan tugasnya dengan benar.
• Secara periodik memantau seluruh asset yang ada di perusahaan.
• Menganalisis laporan produksi harian, bulanan, dan tahunan.
• Menganalisis laporan kinerja tiap divisi setiap bulannya. • Melaksanakan penelitian dan pengembangan terhadap
efisiensi kerja untuk meningkatkan kapasitas produksi perusahaan.
8. Production manager
• Menjamin tercapainya semua target divisi yang telah ditetapkan.
• Memperkirakan lamanya proses produksi tiap proyeknya. • Memberikan penilaian prestasi kerja kepala bagian secara
berkala.
• Merekomendasi promosi, serta penerimaan dan pemberhentian kepala bagian.
• Memberikan motivasi kerja kepada kepala-kepala bagian sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
80 • Menegur atau memberikan sanksi kepada kepala bagian
jika melakukan kesalahan dalam pekerjaan
• Memberikan penilaian prestasi kerja kepala bagian secara berkala.
• Menolak atau menerima permintaan izin atau cuti kepala bagian.
• Memimpin kepala-kepala bagian agar mampu meningkatkan kemampuan diri demi kemajuan perusahaan.
9. Production ass manager
• Memastikan bahwa tiap karyawan memiki semua pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk tiap tugas mereka.
• Mengusahakan kelancaran proses produksi.
• Mengadakan sistem kontrol dengan semua rencana produksi agar dapat berjalan sesuai dengan rencana.
• Memastikan setiap produk diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan standar perusahaan.
81 10. Production ass. Supervisor
• Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.
• Menganalisis ketidaksesuaian proses, material, dan produk, serta membuat tindakan koreksi dan pencegahannya.
• Memastikan pelaksanaan semua proses produksi sesuai dengan standar perusahaan.
• Mengawasi ketersediaan bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan untuk menunjang proses produksi.
11. Marketing advisor
• Menetapkan kebijakan dan prosedur pemasaran.
• Mengawasi kerja Marketing staff dan sales staff dalam menerima dan memproses pesanan pelanggan.
• Menganalisa dan mengevaluasi laporan penjualan dan pemasaran secara menyeluruh.
• Menyusun strategi pemasaran dan program yang baik untuk meningkatkan penjualan.
82 • Melakukan penyesuaian program pemasaran yang
meliputi kebijakan penjualan sesuai dengan kondisi pasar.
12. Marketing staff
• Mengusulkan strategi pemasaran jangka pendek dan jangka panjang.
• Mengarahkan kegiatan pemasaran untuk mencapai hasil optimal.
• Melakukan negosiasi dengan pelanggan dan calon pelanggan.
• Memantau dan mengevaluasi kegiatan operasional pemasaran dan penjualan secara menyeluruh untuk mencapai target penjualan dengan berhasil.
13. Sales staff
• Mencapai tujuan atau target penjualan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
• Mengembangkan kebutuhan berbasis konsumen untuk mempertemukan semua perkiraan penjualan dan anggaran.
• Memberikan informasi dan memasarkan produk baru kepada pelanggan.
83 14. Mixing/cutting leader
• Memastikan semua bagian dalam divisi mixing dan cutting melaksanakan tugasnya dengan benar.
• Memesan bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan untuk menunjang proses mixing dan cutting. • Menerima komplain yang diterima dari proses
selanjutnya, mengadakan analisa, mencari penyebabnya dan melakukan perbaikan.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh asset perusahaan yang ada di divisi mixing dan cutting.
• Membuat laporan produksi harian, bulanan, dan tahunan. • Membuat laporan kinerja divisi cutting dan mixing setiap
bulannya.
• Memastikan pelaksanaan proses dalam divisi mixing dan divisi cutting sesuai dengan standar perusahaan.
• Memastikan mutu dan spesifikasi material sesuai dengan permintaan pelanggan.
• Memimpin karyawan bawahannya agar mampu meningkatkan kemampuan diri demi kemajuan perusahaan.
• Menciptakan hubungan kerja yang harmonis dengan memberikan dan menerima saran-saran dari divisi lain.
84 • Melaksanakan penelitian dan pengembangan terhadap
efisiensi kerja untuk meningkatkan kapasitas produksi perusahaan.
• Memantau proses sesuai dengan job order.
• Melakukan evaluasi terhadap standar mutu dan standar proses mixing dan cutting
• Memberikan motivasi kerja kepada bawahan sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
• Menciptakan suasana kerja yang harmonis antar sesama karyawan.
• Menganalisis ketidaksesuaian proses dan material, serta membuat tindakan koreksi dan pencegahannya.
• Merekomendasi promosi, serta penerimaan dan pemberhentian keryawan di divisi mixing dan cutting. • Memberikan penilaian prestasi kerja secara berkala. • Menegur atau memberikan sanksi kepada bawahan jika
melakukan kesalahan dalam pekerjaan.
• Menolak atau menerima permintaan izin atau cuti karyawan.
• Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.
85 15. Maintenance leader
• Bertanggung jawab atas kelancaran mesin-mesin yang ada untuk menunjang efisiensi proses produksi.
• Bertanggung jawab dalam hal peningkatan efisiensi mesin.
• Bertanggung jawab dalam hal perencanaan atau jadwal servis mesin.
• Mengadakan kontrol secara rutin terhadap mesin yang ada.
• Mengupayakan servis mesin sebaik mungkin, sehingga mesin yang ada stabil dan efisien.
• Mengupayakan penekanan biaya overhead seminim mungkin dengan cara penggantian tipe sparepart, perbaikan sparepart yang masih bisa dipakai dan penghematan lainnya (bahan baku dan energi).
16. PPC material staff (production planning and control)
• Mengelola permintaan barang, baik barang umum,dan barang kimia, serta mengatur pemasukan dan pengeluaran sesuai dengan prosedur.
• Membuat perencanaan kerja yang baik untuk menjamin tercapai dan terlaksana sasaran yang dituju.
86 • Melakukan pemeriksaan dan pengecekan terhadap
barang-barang yang masuk untuk memastikan apakah barang-barang tersebut sesuai dengan pesanan, baik mutu, spesifikasi maupun jumlahnya.
• Mengalokasi penyimpanan barang-barang di gudang pada tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan jenis dan bentuk barang tersebut berdasarkan system yang ada. • Mengawasi sitem penyimpanan barang-barang di gudang
agar aman dari kehilangan, kerusakan, kebakaran, dan lain-lain.
17. Purchasing staff
• Melakukan pembelian segala peralatan dan perlengkapan perusahaan.
• Menganalis pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga dan kualitas bahan baku.
• Menyiapkan laporan pembelian tiap bulan.
• Melakukan koordinasi dengan bagian produksi untuk mengontrol stok.
• Menjamin mutu barang-barang yang dibeli sesuai dengan standar perusahaan.
• Menjamin pengiriman barang dari pemasok sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
87 • Menjamin bahwa barang-barang yang dibeli melalui
penawaran harga dan jadwal pembayaran yang kompetitif.
• Menentukan standar harga untuk penyusunan anggaran. • Merubah atau merevisi standar harga, syarat kredit diluar
standar sesuai dengan situasi dan kondisi serta perkembangan.
18. Press leader
• Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.
19. Press supervisor
• Mengawasi jalannya proses pressing yang dilakukan oleh staff agar sesuai dengan permintaan dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam proses
20. Engineering supervisor
• Mengawasi jalannya proses produksi terkait dengan mesin yang digunakan.
88 • Mengusulkan mesin yang dapat meningkatkan efisiensi dan
efektifitas produksi perusahaan.
21. Engineering staff
• Bertanggung jawab dalam hal peningkatan kualitas produksi. • Bertanggung jawab dalam hal peningkatan efisiensi mesin. • Bertanggung jawab dalam hal perencanaan atau jadwal servis
mesin.
• Bertanggung jawab dalah hal penyempurnaan dan pengembangan mesin sesuai dengan kemajuan zaman.
• Bertanggung jawab dan menerapkan semua program-program yang dibuat oleh perusahaan.
• Mengadakan kontrol secara rutin terhadap mesin yang ada • Mengupayakan seminim mungkin pemakaian tenaga kerja
yang dipakai dan mengefisiensikan tenaga kerja yang ada • Memecahkan permasalahan yang ada untuk peningkatan
kualitas baik yang diakibatkan oleh mesin, bahan baku, maupun tenaga kerja.
89 22. WHFG staff
• Mengarahkan dan mengkoordinasikan penyerahan (handing over) dan penyimpanan (warehousing) produk di areal produksi dengan efisien dan efektif.
• Mengelola, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan transportasi untuk memastikan pengantaran dan ketersediaan produk di tempat tujuan dengan efisien, aman, tepat waktu dan tepat jumlah.
• Mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengendalikan perencanaan dan pengembangan sistem distribusi dan transportasi secara terintegrasi, termasuk kerjasama dengan pihak luar, untuk memastikan terimplementasinya sistem yang efisien dan efektif dalam menyampaikan produk ke pengguna.
• Memberikan masukan kepada pimpinan dan unit-unit kerja terkait berdasarkan analisis dan evaluasi distribusi dan transportasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan pengembangan ke depan sesuai dengan rencana perusahaan. • Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan rencana
kerja dan anggaran unit kerja serta pelaksanaannya untuk memastikan pencapaian kinerja sesuai dengan rencana kerja & anggaran perusahaan yang telah ditetapkan
90 • Mengelola, mengarahkan dan mengendalikan peningkatan
mutu pekerjaan dan pelayanan di unit kerjanya sesuai dengan tertib administrasi, sistem dan prosedur perusahaan untuk memastikan terlaksananya sistem manajemen perusahaan dengan baik
• Mengelola, mengarahkan dan mengendalikan sistem dan cara kerja di unitnya untuk menciptakan kondisi dan suasana yang kondusif dalam mencapai prestasi kerja, serta nyaman, harmonis dan bersih sesuai dengan persyaratan keamanan dan lingkungan
• Memotivasi, mengembangkan, menetapkan, dan mengevaluasi kinerja dari bawahan, untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang memiliki pengetahuan, keahlian, sikap dan kompetensi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan sehingga dapat mendukung tercapainya target-target dan program dari unit kerjanya
• Mengelola dan membina hubungan baik dengan pihak pemerintah daerah dan masyarakat sekitar untuk menjaga nama baik perusahaan dan memastikan kelancaran operasional pabrik
91 23. HRD & ACC ass. Manager
• Merekrut, menyeleksi dan menerima calon karyawan.
• Menangani dan menyeleksi masalah karyawan.
• Melaksanakan penerimaan dan pemberhentian karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Tingkat turnover karyawan
• Jumlah keluhan karyawan
24. Satpam coordinator
• Menjaga keamanan dari pihak dalam maupun luar agar tidak mengganggu kinerja perusahaam
• Menetapkan lokasi tempat penjagaan serta mengatur pergantian shift dengan rekan satpam lainnya
25. HRD/GA staff
• Merekrut, menyeleksi dan menerima calon karyawan.
• Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan kepegawaian.
• Memperhatikan kesejahteraan karyawan dan keamanan lingkungan kerja.
92 26. Accounting staff
• Mengawasi keuangan perusahaan. • Merencanakan anggaran perusahaan.
• Menentukan rencana jangka panjang dan jangka pendek keuangan perusahaan dengan bagian terkait.
• Mengontrol piutang pelanggan dan hutang perusahaan.
• Mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi serta pembuatan laporan Keuangan.
• Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan persiapan laporan Keuangan tepat waktu dan akurat bagi perusahaan dan sesuai peraturaan perundang-undangan.
• Menjalankan dan menjaga system akuntansi untuk menjamin standarnisasi prosedur akuntansi
27. Finishing leader
• Bertanggung jawab kepada production manager.
• Memastikan divisi finishing melaksanakan tugasnya dengan benar.
• Memesan bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan untuk menunjang proses finishing.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh asset perusahaan yang ada di divisi finishing.
93 • Mengadakan sistem kontrol dengan semua rencana produksi
agar dapat berjalan sesuai dengan rencana.
• Membuat laporan produksi harian, bulanan, dan tahunan. • Membuat laporan kinerja divisi finishing setiap bulannya. • Memastikan pelaksanaan proses dalam divisi finishing sesuai
dengan standar perusahaan.
• Memastikan mutu dan spesifikasi produk sesuai dengan permintaan pelanggan.
• Memimpin karyawan bawahannya agar mampu meningkatkan kemampuan diri demi kemajuan perusahaan. • Menciptakan hubungan kerja yang harmonis dengan
memberikan dan menerima saran-saran dari divisi lain.
• Melaksanakan penelitian dan pengembangan terhadap efisiensi kerja untuk meningkatkan kapasitas produksi perusahaan.
• Memberikan motivasi kerja kepada bawahan sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
• Menciptakan suasana kerja yang harmonis antara sesama karyawan.
• Menganalisis ketidaksesuaian produk, serta membuat tindakan koreksi dan pencegahannya.
94 • Merekomendasi promosi, serta penerimaan dan
pemberhentian keryawan di divisi finishing.
• Memberikan penilaian prestasi kerja secara berkala
• Menegur atau memberikan sanksi kepada bawahan jika melakukan kesalahan dalam pekerjaan.
• Menolak atau menerima permintaan izin atau cuti karyawan. • Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap
bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.
28. Checking leader
• Memastikan divisi checking melaksanakan tugasnya dengan benar.
• Bertanggung jawab kepada production manager.
• Memesan bahan penolong yang diperlukan untuk menunjang proses checking.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh asset perusahaan yang ada di divisi checking.
• Mengadakan sistem kontrol dengan semua rencana produksi agar dapat berjalan sesuai dengan rencana.
95 • Membuat laporan kinerja divisi checking setiap bulannya.
• Memastikan pelaksanaan proses dalam divisi checking sesuai dengan standar perusahaan.
• Memastikan mutu dan spesifikasi produk sesuai dengan permintaan pelanggan.
• Memimpin bawahannya agar mampu meningkatkan kemampuan diri demi kemajuan perusahaan.
• Menciptakan hubungan kerja yang harmonis dengan memberikan dan menerima saran-saran dari divisi lain.
• Melaksanakan penelitian dan pengembangan terhadap efisiensi kerja untuk meningkatkan kapasitas produksi perusahaan.
• Memberikan motivasi kerja kepada bawahan sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
• Menciptakan suasana kerja yang harmonis antara sesama karyawan
• Menganalisis ketidaksesuaian produk, serta membuat tindakan koreksi dan pencegahannya.
• Merekomendasi promosi, serta penerimaan dan pemberhentian keryawan di divisi checking.
96 • Menegur atau memberikan sanksi kepada bawahan jika
melakukan kesalahan dalam pekerjaan.
• Menolak atau menerima permintaan izin atau cuti karyawan. • Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap
bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.
29. Packing leader
• Memastikan divisi packing melaksanakan tugasnya dengan benar.
• Memesan bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan untuk menunjang proses packing.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh aset perusahaan yang ada di divisi packing.
• Mengadakan sistem kontrol dengan semua rencana produksi agar dapat berjalan sesuai dengan rencana.
• Membuat laporan produksi harian, bulanan, dan tahunan. • Membuat laporan kinerja divisi packing setiap bulannya. • Memastikan pelaksanaan proses dalam divisi packing sesuai
dengan standar perusahaan.
• Memastikan mutu dan spesifikasi produk sesuai dengan permintaan pelanggan.
97 • Memimpin karyawan bawahannya agar mampu
meningkatkan kemampuan diri demi kemajuan perusahaan. • Menciptakan hubungan kerja yang harmonis dengan
memberikan dan menerima saran-saran dari divisi lain.
• Melaksanakan penelitian dan pengembangan terhadap efisiensi kerja untuk meningkatkan kapasitas produksi perusahaan.
• Memberikan motivasi kerja kepada bawahan sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
• Menciptakan suasana kerja yang harmonis antara sesama karyawan.
• Menganalisis ketidaksesuaian produk, serta membuat tindakan koreksi dan pencegahannya.
• Merekomendasi promosi, serta penerimaan dan pemberhentian keryawan di divisi Packing.
• Memberikan penilaian prestasi kerja secara berkala.
• Menegur atau memberikan sanksi kepada bawahan jika melakukan kesalahan dalam pekerjaan.
• Menolak atau menerima permintaan izin atau cuti karyawan. • Memberikan pengarahan dan pembinaan terhadap
bawahannya tentang prosedur kerja, tata tertib dan sebagainya untuk menjamin tercapainya efektifitas dan
98
30. Internal auditor
• Menganalisis laporan keuangan perusahaan secara berkala untuk PT. Yamatogomu Indonesia.
31. Warehouse material leader
• Mengawasi dan mengontrol ketersediaan bahan baku agar proses produksi bisa berjalan dengan lancar.
• Membuat daftar - daftar material yang masuk kedalam gudang penyimpanan sebagai stok dan juga material yang keluar untuk digunakan dalam proses produksi
32. Quality management representative
• Memastikan rencana mutu, rencana manajemen mutu tercapai sesuai dengan kebijakan mutu perusahaan.
• Melakukan analisis ketidaksesuaian proses dan produk serta membuat tindakan koreksi serta pencegahannya.
33. Document controller
99 34. Kaizen & 5R penasehat
• Memberikan saran terkait kaizen dan 5R untuk kesejahteraan perusahaan.
35. Kaizen koordinator
• Memastikan kaizen berjalan di perusahaan.
36. 5R koordinator
• Memastikan 5R berjalan di perusahaan.
37. EXM staff (export staff)
• Bertanggung jawab atas semua dokumen dan produk yang dibutuhkan untuk proses ekspor.
100
3.3. Tata Laksana / Prosedur yang sedang berjalan 3.3.1. Proses Flow Chart Produksi
101 1. Material receiving
• Penerimaan bahan-bahan baku yang telah dipesan sebelumnya. 2. Incoming inspection
• Pemeriksaan kuantitas dan kualitas bahan baku sesuai pesanan. 3. Storage
• Bahan baku yang sudah diperiksa dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan.
• Bahan yang sudah datang didata dan diberikan ke bagian pembelian dan produksi.
4. Material weighing
• Penimbangan bahan baku yang akan dipergunakan dalam satu kali pemrosesan, hal ini dilakukan dengan tujuan tidak ada material yang sia-sia.selain itu hal ini sangat berpengaruh dengan kualitas produk 5. Mixing
• Proses pencampuran bahan-bahan yang sudah melalui proses penimbangan.
• Pada proses ini, campuran bahan-bahan dipanaskan. 6. Sheeting
• Pada proses ini, bahan yang sudah selesai dipanaskan dicetak menjadi lembaran-lembaran.
7. Compound quality check
102 • Sebaliknya jika hasil sheeting pertama tidak memenuhi standar yang
ditetapkan maka proses akan diulangi ke tahap mixing. 8. Cutting
• Lembaran – lembaran yang sudah lolos proses compound quality check dipotong sesuai bentuk yang diinginkan.
9. Storage
• Pemisahan dan penyimpanan bagian sisa yang tidak terpakai dalam suatu proses agar dapat digunakan untuk dibuat produk yang lain atau untuk diolah lagi
10. Press
• Proses pematangan bahan mentah menjadi hasil produksi yang Selain harus memperhatikan temperatur dan waktu, tekanan tiap barang juga berbeda antara yang satu dengan yang lain, hal ini dilakukan untuk membentuk suatu barang jadi yang sesuai dengan bentuk yang dibutuhkan dan dapat digunakan oleh konsumen
11. Hatsumono & owarimono
• Proses pengecekan produk pertama agar dapat dipastikan bahwa itu adalah produk yang baru keluar dari proses yang terbaru yang sedang dijalankan.
12. Patrol check
• Proses pengecekan produk sesuai dengan kuantitas serta tempat keberadaan produk tersebut.
103 13. Finishing
• Proses penyelesaian akhir, produk dirapihkan produk demi produk hingga memenuhi standar produk yang akan dipasarkan.
14. Checking
• Barang yang sudah jadi di-finishing diperiksa satu per satu secara manual.
• Mendata produk yang tidak memuhi standar. 15. Out going inspection I
• Sampling visual barang. Barang tidak lagi dicek satu per satu 16. Packing
• Proses pengepakan barang hasil produksi yang siap pakai dengan cara memasukan barang persatuan kedalam kantong plastik, kemudian dimasukan kedalam box yang telah tersedia untuk dapat dikirimkan
17. Out going inspection II
• Proses pengecekan terakhir, berupa pengecekan kuantitas barang per-box agar sesuai dengan pesanan
18. F/G Storage
• Penyimpanan barang hasil produksi yang masih tersisa dalam satu proses untuk dapat ditambahkan pada proses barang selanjutnya 19. Delivery
104 3.3.2. Analisa Sistem Jaringan Komputer yang Berjalan pada PT.
Yamagotomu Indonesia
Topologi yang digunakan di PT. Yamatogomu Indonesia adalah jenis Topologi Star. Pada topologi ini, setiap komputer pada jaringan terhubung secara langsung dengan switch atau hub. pada topologi ini, bandwidth dapat digunakan secara optimal, karena setiap komputer mempunyai kabel tersendiri yang terhubung dengan switch atau hub.Bila terjadi gangguan di suatu jalur kabel, maka tidak akan menggangu jaringan secara menyeluruh, tetapi jika menggunakan hub seperti sekarang sangat rentan terhadap collution sehingga sangat mudah mengakibatkan jaringan down.
PT. Yamatogomu Indonesia telah menggunakan jaringan komputer untuk mempermudah pertukaran data dan tersimpan dengan rapi dalam server sehingga memudahkan user untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dengan mudah dan proses pengolahan data tersebar dimasing-masing client sehingga tidak membebani server.Selain itu PT. Yamatogomu Indonesia menggunakan koneksi internet untuk mendapatkan informasi-informasi yang mereka inginkan.
Jaringan komputer PT. Yamatogomu Indonesia menggunakan model client-server dimana terdapat server yang melayani client tetapi proses terjadi di masing-masing client. Server digunakan untuk menyimpan data kedalam database secara terpusat, sehingga akan mempermudah proses pertukaran data dan proses backup. Penggunaan
105 jaringan komputer lebih dititik-beratkan pada file sharing dan printer
sharing. PT.Yamatogomu Indonesia mempunyai 4 gedung yaitu office, production 1 , production 2 dan production 3.
Berikut ini merupakan gambaran secara umum dari jaringan komputer yang sedang berjalan pada PT. Yamatogomu Indonesia
Gambar 3.3 Topologi Jaringan Komputer pada PT. Yamatogomu Indonesia saat ini
PT. Yamatogomu Indonesia menggunakan Telkom speedy unlimited dari ISP telkom dengan menggunakan teknologi ADSL.
106 PT. Yamatogomu Indonesia memiliki Kantor Pusat di Jepang dan memiliki
beberapa pelanggan/distributor di negara lain, yaitu: 1. AINAK (Amerika)
2. PHILINAK (Filipina) 3. SIAMNAK (Thailand) 4. EURONAK (Ceko)
Berikut Topologi mengenai jaringan WAN PT.Yamatogomu Indonesia
Gambar 3.4 : Topologi WAN PT. Yamatogomu Indonesia dengan kantor pusat dan pelanggan/distributor.
107 3.4. Analisis Lalu-lintas Distribusi Data
Leader tiap bagian menyusun laporan harian, kemudian laporan tersebut dimasukan kedalam database perusahaan.Database inilah yang nantinya akan digunakan sebagai sumber dalam penyusunan PPAP.Saat ini kantor pusat dan pelanggan/distributor belum dapat mengakses database ini secara langsung.
Distribusi data saat ini masih dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan menggunakan e-mail dan fax. Namun analisa lalu lintas data dapat dilakukan dengan menghitung besarnya ukuran data yang harus dikirimkan dari PT. Yamatogomu Indonesia ke kantor pusat dan pelanggan. Setelah dilakukan wawancara dan pengamatan, diperoleh informasi sebagai berikut:
1. Ukuran file PPAP yang harus dikirmkan ke tiap-tiap pelanggan dan kantor pusat di Jepang yang juga merupakan pelanggan PT. Yamatogomu Indonesia setiap tiga hari sekali berukuran 25 MB. 2. File laporan keuangan yang dikirim tiap minggu sekali dengan
ukuran lebih dari 10 MB.
3. File laporan gaji karyawan yang dikirim 1 bulan sekali dengan ukuran 10MB per bulan.
Dari informasi di atas, dapat diperoleh data sebagai berikut :
1. Rata–rata besar file yang akan dikirm ke pabrik setiap harinya dalam satu kali pengiriman adalah 25 MB. Dengan pengiriman 8-9 kali per bulannya. Dengan total lebih dari 200 MB per bulannya.
108 2. File keuangan dikirim ke kantor pusat di jepang 4 kali tiap
bulannya dengan total lebih dari 40 MB per bulannya.
3. File laporan gaji karyawan dikirim ke kantor pusat di jepang tiap bulannya dengan total lebih dari 10 MB per bulannya.
Gambar 3.5 Aliran data PT. Yamatogomu Indonesia
Total data yang dikirim perbulannya dari PT. Yamatogomu Indonesia ke kantor pusat dan pelanggan/distributor sebesat lebih dari 250MB. Hal ini menyebabkan sarana e-mail menjadi tidak efektif untuk dijadikan sarana pengiriman data.
109 3.5. Permasalahan Yang Dihadapi
PT. Yamatogomu Indonesia sebagai pusat produksi yang berpusat di Jepang, dan memiliki pelanggan di beberapa negara lainnya, sangat perlu untuk berinteraksi baik dengan pelanggan-pelangannya tersebut. Pertukaran informasi yang bersifat umum dan rahasia serta pertukaran data antara pusat produksi di Indonesia dengan kantor pusat dan pelanggan, merupakan hal yang sering dilakukan.
Berdasarkan analisis sistem yang berjalan maka dapat diketahui bahwa sistem jaringan antara PT. Yamatogomu Indonesia dengan kantor pusat di Jepang dan pelanggan-pelanggannya masih terpisah dan memiliki server dan database sendiri-sendiri.
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, didapat 2 pokok masalah : a. Masalah jaringan internal :
1. Tidak adanya pengaturan hak akses di dalam jaringan perusahaan. Ini mengakibatkan semua user dengan bebas dapat melihat maupun merubah isi data yang di-share pada semua jaringan.
b. Masalah WAN :
1. Data yang harus dikirimkan melalui e-mail minimal setiap dua kali dalam seminggu, kepada kantor pusat di Jepang dan pelanggan/distributor besar di negara lain, biasanya berupa hasil scan. Ukuran datanya rata-rata mencapai 25Mb atau bahkan lebih. Melebihi kuota yang diberikan oleh email.
110 2. Pengiriman data keuangan 10MB setiap minggunya.
3. Pengiriman data melalui e-mail, dirasa kurang dalam hal sistem keamanannya. Karena data-data yang dikirimkan tersebut sifatnya rahasia.
4. Memiliki banyak server yang terpisah-pisah sehingga tidak efisien.
5. Komunikasi (seperti pertukaran data dan informasi) masih menggunakan e-mail, YahooMessenger, dan telepon.
6. Tidak dapat melakukan sharing data karena setiap kantor memiliki server dan jaringan sendiri-sendiri yang tidak saling terhubung.
7. Database tidak terpusat melainkan tersebar pada setiap server kantor sehingga sulit untuk melakukan pencarian data secara menyeluruh.
Dari hasil wawancara diketahui permintaan perusahaan antara lain: 1. Pengiriman data dapat dilakukan dengan teknologi WAN.
2. Jaringan yang dapat mengimplementasikan VoIP dan video conference pada masa mendatang.
3. Biaya yang dikeluarkan diatur seminimal mungkin. 4. Mudah konfigurasinya.
111 3.6. Usulan penyelesaian masalah
Dikarenakan PT. Yamatogomu Indonesia menggunakan jaringan public untuk melakukan transfer data ke kantor pusat serta pelanggan, maka proses transfer data antar perusahaan menjadi tidak aman. Banyak alternatif yang ada untuk memecahkan masalah tersebut, salah satunya yaitu menggunakan encryption e-mail. Proses ini sama sekali tidak memerlukan biaya dikarenakan softwarenya gratis dan mudah didapat. Tetapi dengan menggunakan encryption e-mail, PT. Yamatogomu Indonesia tidak dapat terhubung dengan jaringan internal kantor pusat dan pelanggannya. Sehingga tidak dapat melakukan hubungan misalnya chatting antar LAN dan printer sharing. Oleh karena itu, disarankan membuat sebuah jalur private antara PT. Yamatogomu Indonesia dengan kantor pusat agar data yang dikirimkan tidak diketahui oleh pihak yang tidak diinginkan. Dengan adanya jalur private, maka proses pengiriman data dapat melalui file sharing atau printer sharing. Jalur private dibuat untuk pengiriman data antara ke PT.Yamatogomu Indonesia ke pelanggan dan kantor pusat yang berada pada negara yang berbeda
Beberapa alternatif jalur private yang ada antara lain :
1. Pembuatan jalur private dengan media kabel ( Leased line) Pembuatan jalur private dengan media kabel memerlukan biaya yang sangat mahal apabila tidak digunakan secara maksimal karena letak dari kantor pusat dan kantor cabang serta pelanggan sangat jauh sehingga membutuhkan biaya yang
112 sangat mahal. Adapun keunggulan dari teknologi ini adalah
mudah dikonfigurasi dan bandwith yang tetap.
2. Pembuatan jalur private dengan media wireless
Pembuatan jalur private dengan media wireless tidak mungkin dilakukan karena untuk membuat jaringan wireless dan pengimplementasian beda negara sangat sulit dikarenakan jarak yang terlalu jauh.
3. Pembuatan jalur private dengan media internet yaitu dengan tunneling VPN.
Pembuatan jalur private dengan media internet dengan peralatan tambahan yang minimal sehingga tidak begitu membebankan anggaran perusahaan. Bebas biaya bulanan.
4. Penggunaan jalur private dengan ATM
Pembuatan jalur private dengan menggunakan ATM relatif lebih cepat bila dibandingkan dengan jenis switched-connection lainnya. Namun memiki beberapa kerugian seperti sulit apabila terjadi masalah dikarenakan konfigurasi yang kompleks, dan biaya yang besar.
113 5. Penggunaan jalur private dengan menggunakan frame relay
Pembuatan jalur private dengan menggunakan frame relay memerlukan biaya yang mahal dan memerlukan biaya bulanan. Konfigurasi frame relay dinilai sulit dan membutuhkan alat tambahan. Frame relay memberikan koneksi permanen, shared, dan koneksi bandwith medium yang mengirim baik suara maupun lalu lintas trafik.
Dilihat dari perbandingan yang diatas dapat disimpulkan teknologi WAN yang mendukung PT. Yamatogomu Indonesia adalah VPN dan frame relay. Dikarenakan pertimbangan biaya dan kemudahan implementasi maka VPN dinilai paling tepat untuk diimplementasikan pada jaringan komputer PT. Yamatogomu Indonesia.
Ada 2 macam pilhan VPN yang dapat digunakan oleh PT. Yamatogomu Indonesia, yaitu :
1. Site to site VPN
Site to site VPN menghubungkan semua jaringan satu sama lain, sebagai contoh, mereka dapat menghubungkan kantor cabang dengan kantor pusat. Setiap tempat dilengkapi dengan VPN gateway, seperti router, firewall, VPN concetrator atau perlengkapan keamanan.
114
2. Remote access VPN
Remote access VPN memperbolehkan host individual, seperti telecommuters, pengguna mobile, dan pengguna ekstranet, untuk mengakses jaringan perusahaan melalui internet. Setiap host umumnya memiliki klien VPN. Menggunakan software atau web-based client.
Dengan pertimbangan keamanan dan kebutuhan perusahaan site to site VPN yang dirasa paling cocok untuk digunakan pada PT. Yamatogomu Indonesia.
Untuk memastikan tempat saling terhubung, diperlukan suatu konfigurasi routing yang memungkinkan bukan hanya menghubungkan, melainkan juga memperhatikan faktor skalabilitas. Untuk itu, dipilihlah penggunaan dynamic routing protocol.
Ada 2 jenis dynamic routing protocol yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan PT. Yamatogomu Indonesia yaitu vector routing protocol dan link state routing protocol.
115 Berikut ini adalah tabel perbandingan antara distance vector routing
protocol dan link state routing protocol.
Tabel 3.1 Tabel Perbandingan antara Distance Vector Routing Protocol dengan Linkstate Routing Protocol
Distance vector Link-State
• Melihat topologi jaringan dari sudut pandang router lain yang terhubung langsung dengannya.
• Menghitung jarak dari satu router ke router lain.
• Update yang berkala dan cukup sering
• Slow convergence
• Mengirimkan copy dari routing table ke router yang berhubungan langsung dengannya.
• Memiliki pandangan umum dari keseluruhan topologi.
• Menghitung jarak terpendek ke semua router lainnya.
• Update yang berdasarkan perubahan topologi.
• Fast convergence.
• Mengrimkan link-state routing update ke router lain.
Terlihat dari perbandingan pada tabel 3.1, dapat dikatakan bahwa linkstate lebih baik dari pada distance vector.
116 Berikut ini adalah perbandingan beberapa routing protocol:
Tabel 3.2 Tabel perbandingan antara Beberapa jenis Routing Protocol
Type Distance vector Link state
Protocol RIPv1 RIPv2 EIGRP OSPF IS-IS
Router table update method
Broadcast Multicast Multicast Multicast Multicast
Full table updates Depend on how many device Depend on how many device none1 30 minutes 15 minutes
Full routing table updates
Y N N N N
Incremental updates N Y Y Y Y
Route path selection algorithm Bellman-Ford Bellman-Ford Dual2 SPF3 SPF3 Limit to network diameter Hop counts (15) Hop counts (15) Hop counts (224) N/A N/A VLSM N Y4 Y4 Y Y Route summarization N Y Y Y Y
1 membuat peta topologi dari hello packets dan queries 2 Diffusing Update Algorithm (DUAL)
3 shortest path first 4 Manual summarization
117 Dari perbandingan pada table 3.2 secara keseluruhan, terlihat bahwa yang
terbaik adalah EIGRP.
Adapun pemilihan Routing protocol yang cocok PT. Yamatogomu Indonesia melalui pertimbangan sebagai berikut :
1. EIGRP merupakan routing protocol yang bersifat proprietary, sehingga perusahaan harus membeli peralatan Cisco untuk setiap tempat untuk bisa mengimplementasikannya. Berhubung peralatan Cisco mahal, maka pengimplementasiannya akan menjadi sangat mahal.
2. PT. Yamatogomu Indonesia adalah perusahaan besar yang akan terus berkembang meliputi perkembangan komunikasi jaringan yang memudahkan komunikasi antara PT. Yamatogomu Indonesia dengan pelanggan baik dari dalam negeri maupun luar negeri yang memudahkan proses bisnis yang terjadi. Dengan demikian routing protocol yang mempunyai batasan yang kecil seperti RIPv1 dan RIPv2 tidak layak untuk digunakan.
3. IS-IS merupakan routing protocol yang paling tidak umum digunakan. Penggunaan routing protocol ini mengharuskan perusahaan untuk mencari network administrator yang mengerti routing protocol ini, sedangkan orang yang mempelajari routing protocol ini sedikit di Indonesia karena dokumentasinya yang sedikit. Karena itu routing protocol ini tidak direkomendasikan
118 4. OSPF memiliki kemampuan yang hampir menyamai EIGRP, selain itu
dokumentasi dan skalabilitasnya tinggi, ditambah OSPF bersifat open source, menjadikan OSPF pilihan yang paling ideal.
Setelah membandingkan kelebihan dan kekurangan beberapa Routing protocol seperti disebut pada tabel 3.2, OSPF dinilai paling tepat untuk diimplementasikan pada WAN PT. Yamatogomu Indonesia.
Dengan pertimbangan diatas, maka akan dirancang sebuah WAN dengan teknologi site to site VPN dengan routing protocol OSPF. Dengan adanya teknologi VPN dengan routing protocol OSPF, diharapkan masalah pada jaringan PT. Yamatogomu Indonesia baik masalah internal maupun WAN dapat diatasi.
