PENGADAAN BARANG & JASA Flashcard

(1)

PENGADAAN BARANG & JASA

Flashcard

(2)

Sebutkan hal-hal

yang harus dipersiapkan dalam

setiap proses pengajuan barang dan jasa?

(3)

Jujur

•Spec & Brand

•Harga est.

Material

•Budget

•Material Purchase

Requisition • Vendor Request

for

Quotation

•Price Approved

Purchase Order

• BAST Good Receipt

• Invoice

• Faktur Pajak

Invoice

(4)

Saat proses pengajuan Puchase Requisition,

bagaimana cara melihat status approval?

(5)

Flow Process PR –Inv Transaction

Masuk ME53N utk display PR Merupakan status PR approver

Pengajuan di Need More Data oleh Controller, dengan catatan dapat dilihat di text

1

2

3

1. Klik Transaction Code : …………

2. Tanda .. Menandakan…

3. Klik texts untuk melihat feedback dari approver

(6)

Bagaimana cara melihat siapa Inisiator

Request for Quotation dari Purchase Requsition

yang sudah di-create?

(7)

Pruchasing Group (PGr) merupakan

penanda RFQ akan diproses by HO atau by Region (buy at)

1

Flow Process PR –Inv Transaction

Display Purchase Requisition,

Klik Texts, lihat pada status PGr, jika plantnya adalah Head Office maka RFQ akan di proses oleh Head Office, demikian sebaliknya jika dilakukan oleh Region maka plant akan tercatat ADMF Region

(8)

Flow Process PR –Inv Transaction

(9)

Bagaimana cara mengecek pengerjaan

Purchase Requisition pada sistem E-Procurement?

(10)

Flow Process PR –Inv Transaction

A

Monitor Pengadaan utk melihat status pengerjaan PR 1

2

3

4

1. Klik Menu Laporan,

2. Lalu klik monitor pengadaan

3. Dalam field pencarian, isi nama permintaan atau nomor pengajuan 4. lalu check pelaku saat ini , Untuk lebih lengkap klik Aksi

(11)

A

Monitor Pengadaan utk melihat status pengerjaan PR 1

2

3

4

Bagaimana Contoh saat melakukan pencarian

status Purchase Requisition?

(12)

Menunjukkan status pelaku PR approval

Flow Process PR –Inv Transaction

(13)

Bagaimana cara melihat

status approver saat pengajuan RFQ?

(14)

Menunjukkan status pelaku RFQ approval Monitoring pengadaan → Evaluasi penawaran pada e-procurement → Evaluasi

penawaran & status approval

1 2 3

Flow Process PR –Inv Transaction

Klik Monitoring Pengadaan, lalu klik evaluasi penawaran pada E-Procurement, lihat evaluasi penawaran dan status approval

(15)

Bagaimana cara melihat

penawaran vendor lebih detail?

(16)

• Keterangan harga yang di-input oleh Vendor dapat dilihat melalui Monitoring Pengadaan

• Harga ini yang berlaku untuk dibawa menjadi PO

Monitoring pengadaan → Field Tabulasi 1

2

Flow Process PR –Inv Transaction

(17)

Mengapa selalu terjadi error

saat proses Purchase Order?

(18)

Flow Process PR –Inv Transaction

• Keterangan Term of Payment, Term of Delivery

• Harga yang dimasukkan oleh Vendor tidak boleh 0 (nol) rupiah, hal ini akan menyebabkan error pada saat PO

(19)

4 hal apa saja yang perlu dipertimbangan

dalam proses pengajuan aset untuk

dapat menjadi pertimbangan harga?

(20)

Unit Price /

Spare part Installation fee

Tax Delivery cost

ASSET

1. Untuk transaksi pembelian asset baru, disarankan biaya pemasangan / instalasi & biaya kirim dapat dileburkan secara proporsional ke dalam harga barang. Jangan menambahkan material Jasa Pengiriman Barang / Dokumen.

2. Nilai asset merupakan nilai total sampai barang siap dipakai.

3. Material : JASA PENGIRIMAN BARANG/DOKUMEN EN GA202000002 adalah untuk biaya kurir (Intan Logistik, PCP, Ninja, anteraja.com, sicepat).

Notes

Flow Process PR –Inv Transaction

(21)

Bagaimana melakukan pengecekan terhadap status PO Number,

Good Receipt dan

Invoice Purchase Requsition?

(22)

Kode Transaksi: ME23N 1

2

• Status PO number, GR, dan Invoice per PR melalui ME53N

• Atau pengecekkan langsung melalui ME23N

Flow Process PR –Inv Transaction

Transaction Code : ME23N

Lihat pada keterangan status saat display Purchase Requsition

(23)

Flow Process PR –Inv Transaction

Kode Transaksi: ME23N 1

2

(24)

Bagaimana cara melihat status Purchase Order dalam

proses pengadaan barang dan jasa?

(25)

Keterangan status PO apakah sudah full approved atau belum melalui ME53N (display PR) atau ME23N (display PO)

1

Flow Process PR –Inv Transaction

(26)

Bagaimana cara melakukan

download Purchase Order?

(27)

Cara men-download Form PO utk dikirimkan ke Vendor

1

2

3 4

Flow Process PR –Inv Transaction

(28)

Bagaimana cara mengubah

dokumen Purchase Orderdalam bentuk PDF

sehingga dapat dilakukan print?

(29)

convert to PDF 1

2 Print review

3 Print

Flow Process PR –Inv Transaction

(30)

Bagaimana melakukan monitoring

proses pengajuan Good Receive oleh vendor?

(31)

Monitoring status pengajuan GR oleh Vendor

1 2

3 4

5

Flow Process PR –Inv Transaction

Monitoring status GR approver oleh Controller atau HCGA 6

(32)

Flow Process PR –Inv Transaction

Monitoring status GR approver oleh Controller atau HCGA

6

Saat dilakukan klik proses maka akan terlihat proses Good Receive-nya.

Jika GR belum di approve, terlihat siapa saja PIC yang bisa claim untuk melakukan GR confirm.

(33)

Flow Process PR –Inv Transaction

Tampilan baru Monitoring GR, memperlihatkan lebih detail siapa yang melakukan GR confirm per PO, data NIK, dan tanggal GR di confirm.

(34)

Bagaimana mengetahui bahwa Good Receive

sudah terconfirmed dan masuk ke PO SAP?

(35)

A

GR yang sudah di-confirmed akan masuk ke PO SAP

1 2

Flow Process PR –Inv Transaction

(36)

Bagaimana melakukan pengecekan apakah invoice sudah masuk ke SAP

untuk dilakukan pembayaran?

(37)

Pengajuan Invoice dr Vendor yang sudah masuk ke SAP (status parked → receipt)

Flow Process PR –Inv Transaction

(38)

Bagimana cara melihat

tracking status pembayaran vendor?

(39)

Flow Process PR –Inv Transaction

Accounting Doc number untuk melakukan tracking status pembayaran 1

2

3

4

• Pada saat melihat purchase Order history, klik nomor Good Receive,

• Pilih follow on Document, pilih basic data lalu check tracking status pembayarannya

(40)

Bagaimana melakukan tracking

informasi pembayaran barang dan jasa

yang sudah diajukan?

(41)

Flow Process PR –Inv Transaction

Masuk FBL1N utk melanjutkan tracking pembayaran PO 2

3

4

Kode Transaksi: FBL1N 1

1. Masuk pada transaction code : FBL1N 2. Isi vendor account,

3. isi company code :ADMF 4. Klik all time

(42)

Flow Process PR –Inv Transaction

• Mencocokkan Acct no doc sebelumnya

• Clearing doc berarti pembayaran sudah dijalankan

• PBk (Payment Block) → A, R → permintaan open block ke Finance 5

6

(43)

Bagaimana melakukan pengecekan

kapan vendor sudah dilakukan pembayaran?

(44)

Flow Process PR –Inv Transaction

Informasi Tanggal dan Nominal paid per PO 2

1

(45)

Bagaimana vendor mengetahui bahwa sudah dilakukan

pembayaran proses pengadaan barang dan jasa?

(46)

Informasi Tanggal dan Nominal paid per PO tercantum di Invoice Monitoring Vendor

1

2

Flow Process PR –Inv Transaction

(47)

Bagaimana jika vendor sudah melakukan create invoice namun

data belum masuk Purchase Order SAP?

(48)

Flow Process PR –Inv Transaction

Jika Vendor sudah melakukan create Invoice namun data belum masuk PO SAP

(49)

Bagaimana melakukan check apakah

invoice rejected atau tidak?

(50)

• Masuk ZMMR0005 utk melakukan tracking jika Invoice rejected

• Status Invoice reject ter-update ke eProc, Vendor mengajukan ulang Transaction Code: ZMMR0005

1

2 3

4

Flow Process PR –Inv Transaction

(51)

Mengapa Vendor Gagal Create Invoice Melalui

eProcurement?

(52)

Flow Process PR –Inv Transaction

BP dengan status 5 (in change / in review) atau 7 (Rejected) akan mengalami gagal Invoice create sampai data BP diperbaiki dan dipastikan full approved.

Cara mengecek status BP di SAP melalui Tcode ZMME0002.

(53)

Perubahan Strategy Approval Untuk

Transaksi Crem Sewa

(54)

Flow Process PR –Inv Transaction

Transaksi Crem Sewa, untuk approval Technical Scoring, Persetujuan Pemenang (Level 1), dan GR approver akan dialihkan seluruhnya ke Crem HO tanpa melihat ship to.

(55)

Bagaimana melakukan pengecekan bahwa Vendor sudah terdaftar ke dalam

E-Procurement?

(56)

A

Status company profile per Vendor (BP) di eProc 1

2 3

1. Pada sistem E-Procurement 2. klik list vendor

3. Masukkan pencarian dengan menyertakan nomor atau nama mitra

Flow Process PR –Inv Transaction

(57)

Bagaimana Untuk Melihat Data Legalitas

Business Partner Pada SAP Logon?

(58)

Flow Process PR –Inv Transaction

Status company profile per Vendor (BP) di ZMME0002

Transaction Code: ZMME0002 1

2

3

Klik transaction code : ZMME0002

Lalu input nomor business partnernya, lalu klik centang

Jika sudah ok, maka akan terlihat company profile vendor sesuai dengan nomor Business Partner yang dicari

(59)

Apakah arti dari Status PKP dan lampiran SPPKP?

(60)

1

2

Un-checklist

Status PKP (Pengusaha Kena Pajak) dan lampiran SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak)

Flow Process PR –Inv Transaction

1. Klik transaction code : ZMME0002

2. Lalu lihat nomor business partnernya, lalu klik centang

3. Jika sudah ok, maka akan terlihat company profile vendor sesuai dengan nomor Business Partner yang dicari

(61)

Mengapa penting untuk mencentang

atau tidak mencentang status PKP?

(62)

Flow Process PR –Inv Transaction

PKP = Pengusaha Kena Pajak

PKP berkaitan dengan PPN (baik PPN 10% maupun PPN 1%).

Biasanya status PKP atau tidak ditandai dengan kepemilikan SPPKP :

Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (wajib dilampirkan jika transaksinya ada pengenaan PPN)

Jika tidak melampirkan SPPKP, maka transaksi dengan Adira tidak boleh mencantumkan pajak.

Notes

(63)

Dalam proses negosiasi vendor,

apa step yang paling penting diketahui?

(64)

Negotiations

• Proses Negosiasi dilakukan oleh HCGA atau Procurement melalui step NEGOSIASI di eProc bersama Vendor.

• Selesai mengirimkan pesan negosiasi jangan klik SETUJU pada step Negosiasi sampai harga disetujui

Notes

(65)

Bagaimana cara melihat perbedaan

harga awal dengan negosiasi?

(66)

A

• Hasil negosiasi terlihat di baris NEGO dg keterangan hasil cost saving

• Harga negosiasi tidak boleh 0 (nol) rupiah, jika harga tidak bisa turun lagi, mohon tuliskan kembali harga awal

Negotiations

(67)

Bagaimana caranya melakukan pengecekan bahwa budget sudah tidak cukup atau masih ada

untuk dipergunakan saat

proses pengajuan barang dan jasa?

(68)

Budget Checking

(69)

Budget Checking

(70)

Bagaimana Caranya Melakukan Technical Scoring?

(71)

Techical Scoring

Untuk transaksi CREM SEWA, wajib di pilih evaluator CREM HO.

(72)

Techical Scoring

eProcurement akan me-resume-kan hasil penilaian dari technical evaluator (dengan tetap memunculkan data detail penilaian per PIC technical evaluator – terlihat di Laporan Monitoring).

(73)

Appendix

Notes

1. TCode List

2. Invoice Status display 3. BP Registration (1) 4. BP Registration (2) 5. BP Registration (3) 6. BP Registration (4)

(74)