3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Untuk memperoleh kesimpulan dari hasil pengumpulan data, dilakukan analisis terhadap semua data yang terkumpul. Analisa data tersebut melalui proses sebagai berikut :
a. Pengumpulan data hasil survey dan wawancara serta dokumen dari perusahan b. Data yang dikumpul akan dikelompokkan, dipilih sesuai mana data yang valid
untuk kemudian digunakan. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pihak yang bersangkutan dalam pengambilan keputusan tentang Harga Pokok Produksi yang cepat dan akurat.
3.1.1 Analisis Sistem yang lama
Dari data yang diperoleh, sistem perusahan yang lama banyak pencatatan yang dilakukan manual dan berulang- ulang sehingga waktu menjadi tidak efisien.
Selain itu ada beberapa perencanaan yang tidak di buat oleh perusahan. Secara singkat sistem perusahan yang lama dapat dilihat pada gambar 3.1
Output Desain
Desain Fix ?
Output Biaya
Setuju ?
Bukti Pembayaran
MARKETING DESIGNER PRODUKSI
Bahan yang dibutuhkan
Bahan Cukup ?
Barang Jadi
GUDANG
Barang tersedia
?
PEMBELIAN ACCOUNTING
Terima pesanan customer, catat dan permintaan desain
Desain Order
Y
Catat Order Desain T
Pembelian Bahan T Baku
Y
Produksi pesanan
Y
Kirim Barang ke customer
Catat penerimaan/
pengeluaran Barang
CATAT PEMBUKUAN
Gambar 3.1 Alur Sistem Manual Perusahan
Sistem produksi terdiri dari beberapa bagian yang terkait satu dengan lainnya.
Namun pencatatan yang dilakukan masih manual mulai dari pemesanan oleh customer sampai dengan menghitung Harga Pokok Produksi.
3.1.2 Analisis Permasalahan
Dari analisis sistem manual perus ahan yang lama maka yang merupakan permasalahan dari perusahan adalah :
a. Sistem produksi yang dilakukan oleh perusahan adalah proses produksi dan juga berdasarkan job order namun dalam kenyataannya perusahan tidak melakukan pembedaan dalam pencatatan. Semua tindakan dalam menghasilkan suatu produk baik itu berdasarkan order maupun tidak, pencatatannya di kategorikan menurut job order. Sebagai contoh, perusahan menyediakan satu jenis order yaitu STC untuk stok.
b. Sistem produksi yang dijalankan perusahan adalah berdasarkan job order sedangkan dalam pembebanan biaya tenaga kerja langsung bukan berdasarkan job order melainkan biaya berdasarkan proses produksi.
c. Perusahan melakukan semua pencatatan secara manual sehingga ada beberapa dokumen yang dicatat secara berulang sedangkan data yang masuk maupun keluar cukup banyak jumlahnya.
d. Pencatatan secara manual dalam bentuk kertas dapat menyebabkan kehilangan data baik kerusakan maupun kesalahan pencatat
e. Tidak ada perencanaan bahan baku langsung tiap produk sehingga penawaran yang diberikan kepada konsumen terkadang tidak berdasarkan daftar harga dan stok barang yang ada sehingga perusahan terkadang mengalami kerugian (Harga HPP lebih besar dari harga penawaran)
f. Perusahan tidak mencatat biaya overhead selam proses produksi sehingga data yang diberikan kepada pihak accounting tidak valid.
3.1.3 Analisis Kebutuhan
Dari permasalahan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa perusahan membutuhkan hal-hal berikut ini :
a. Menerapkan hanya satu sistem dalam memproduksi produk yaitu berdasarkan order sehingga tidak terjadi ketidakjelasan pencatatan.
b. Sistem yang benar terhadap pembebanan biaya tenaga kerja yaitu berdasarkan prinsip job order cost.
c. Sistem informasi siklus produksi yang terkomputerisasi selain sistem manual yang ada untuk memperoleh informasi yang cepat, akurat dan lengkap serta mengurangi pencatatan beberapa dokumen atau form yang tidak efektif.
d. Bill of material yaitu semua data bahan baku langsung yang dibutuhkan untuk desain order maupun dalam perencanaan dan penjadwalan produksi.
e. Kontrol terhadap biaya dan stok barang sehingga ketika menentukan harga penawaran, perusahan tidak mengalami kerugian
f. Menyimpan data dalam bentuk file sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan maka perusahan dapat memperoleh informasi dengan cepat.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan keseluruhan sistem dimulai kegiatan pembelajaran sistem dengan melakukan survey langsung akan kondisi nyata dan wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan langsung maupun tidak langsung. Berikut ini merupakan detail perancangan dari sistem siklus produksi.
3.2.1 Perancangan Pembuatan Software Aplikasi
Perancangan software sistem produksi membutuhkan data serta hubungan yang jelas antara bagian-bagian dalam siklus produksi maupun lingkungannya. Software ini diharapkan dapat menolong pihak accounting dalam menentukan Harga Pokok Produksi yang valid. Software yang digunakan adalah Delphi 6.0 dan Microsoft Access 2000 digunakan untuk penyimpanan database- nya.
3.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan salah satu tool yang akan menggambarkan keseluruhan sistem siklus produksi. Proses produksi dimulai ketika ada permintaan pembelian mebel yang dilakukan konsumen. Kemudian akan dilakukan penawaran oleh pihak marketing untuk kemudian di desain permintaan konsumen. Apabila sudah diperoleh desain yang kemudian disetujui konsumen maka akan diteruskan ke bagian produksi. Bahan baku diperoleh bagian produksi dengan memberikan daftar permintaan bahan baku. Bagian pembelian merupakan bagian yang akan membeli permintaan dari gudang tentang bahan baku yang tidak ada. Secara garis besar keseluruhan proses siklus produksi dapat dilihat seperti pada gambar.
Fix Order
Laporan HPP
Bahan Baku PP Desain order
Order
1 SISTEM PRODUKSI
+
MARKETING PEMBELIAN
ACCOUNTING
Gambar 3.2 Contex Diagram Siklus Produksi
Dari gambar Contex Diagram dapat dijelaskan detail proses sebagai berikut :
• Order dari konsumen dilakukan melalui pihak marketing
• Sistem merespon order dengan mendesain dan memberikan harga penawaran
• Apabila konsumen menyetujui harga penawaran tersebut maka sistem akan melakukan proses produksi dengan memilih dan menggunakan tenaga kerja dan bahan baku yang ada. Apabila bahan baku yang
dibutuhkan habis maka sistem akan meminta pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.
Dari Contex Diagram di atas kemudian dijelaskan lagi melalui DFD Level 0, yang menggambarkan sistem dengan lebih detail.
[Fix Order]
_
_ _
_ _
_
[HPP]
[Permintaan BB & Jumlah jam kerja & FOH]
_ _
Fix Order
_ _
_
[Laporan HPP]
[Bahan Baku]
[PP]
[Desain order]
[Order]
MARKETING
PEMBELIAN
ACCOUNTING
1.1
DESAIN ORDER
1.2 PERENCANAAN
&
PENJADWALAN
Bahan Baku
1.3
PROSES PRODUKSI 1.4
PERHITUNGAN HPP Bill Of Material
Operation List Fix Order
BARANG JADI Tenaga Kerja
UPAH Tenaga Kerja
Work In Process
Gambar 3.3 DFD Level 0 Siklus Produksi
Gambar 3.3 dapat dijabarkan detail proses sebagai berikut :
• Proses Desain Produk menangani desain pesana konsumen melalui pihak marketing dan penawaran biaya dari mebel yang di desain. Untuk
mendesain produk, sistem membutuhkan file Bill of material, sehingga sistem dapat mendesain produk sesuai dengan permintaan konsumen.
• Proses perencanaan dan penjadwalan merupakan proses yang menangani perencanaan dan penjadwalan produksi. Untuk itu perusahan membutuhkan file tenaga kerja untuk menentukan tenaga kerja yang dibutuhkan, bill of material serta desain order dari konsumen
• Proses produksi merupakan alur kerja pembuatan mebel. Proses ini membutuhkan bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung serta order untuk dapat menghasilkan produk sesuai dengan pesanan.
• Proses penghitungan HPP menangani penghitungan biaya pemakaian bahan baku, tenaga kerja, dan biaya lainnya untuk menghasilkan informasi harga pokok produksi yang akurat yang berguna bagi pihak accounting.
Gambar 3.3 Merupakan DFD Level 0 dari sistem yang ada dimana sistem proses produksi seperti gambar 3.3 Context Diagram dipecah menjadi 4 proses dari siklus produksi itu sendiri. Dari gambar ini kita dapat melihat dengan jelas data yang keluar maupun masuk serta penyimpanan data tersebut.
3.2.3 Perencanaan Pembuatan Database penunjang
Database yang akan digunakan untuk menunjang aplikasi ini adalah Microsoft Access 2000. Database ini akan digunakan untuk menyimpan data dari siklus produksi meliputi :
• Data Order
• Data bahan baku.
• Data tenaga kerja yang terlibat dalam produksinya
• Data pembelian bahan baku
• Data perhitungan Harga Pokok Produksi
Pembuatan database dimulai dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). ERD ini menggambarkan database secara menyeluruh dan detail dari tabel-tabel yang digunakan dan semua attribute yang diperlukan. Berikut ini merupakan gambaran secara conceptual seperti terlihat seperti gambar 3.4
jenis job mesin yang di gunakan
Tenaga kerja per job
jenis job yang dipesan job yang di pesan
detail bb
Job WIP BB yang dibeli
Upah per job stok bahan baku
bb per job
Bahan Baku Kode BB Nama
STOK BB Kode BB Nama BB Tanggal Oleh Masuk Keluar Harga Satuan Saldo Bagian Gudang
JOB Kode JOB Nama
Customer Kode CUST Nama
MESIN Kode Nama
PEGAWAI Kode PEG Nama Bagian
PROYEK Kode Keterangan UPAH
Kode Job Upah per jam PENERIMAAN BB
Tanggal No Kode BB Nama BB Jumlah Harga Satuan Supplier Pembelian
WIP Kode JOB Jumlah Tanggal Direct Material Direct Labor FOH Keterangan
BB Detail Tanggal No Kode BB Stok BB Harga Satuan Supplier
LOGIN Username Password Bagian
Gambar 3.4 Conceptual ERD dari Siklus Produksi
Dari Desain Conceptual ERD, digambarkan hubungan antar entitas yang satu dengan entitas yang lain serta. Hubungan antar entitas tersebut adalah one-to-many dan many- to-many. Selain memiliki relasi, ERD juga harus dilengkapi dengan tanda/simbol yang menunjukan mandatory. Tanda kardinal menunjukkan frekuensi keberadaan suatu
entitas dibandingkan dengan satu keberadaan entitas yang lain dalam satu relasi/hubungan tertentu. Berikut ni merupakan relasi dan mandatory dari conceptual ERD.
Hubungan many-to-many antar entity adalah :
• Entitas master bahan baku dengan entitas job Hubungan ini menunjukkan bahwa satu bahan baku dapat dipakai untuk beberapa job dan satu job menggunakan lebih dari satu bahan baku. Entitas job terhadap entitas bahan baku. Mempunyai cardinality mandatory sebab setiap job yang dipesan oleh customer pasti menggunakan bahan baku yang ada sedangkan entitas suatu bahan baku tidak harus untuk semua job yang dipesan sehingga bersifat dependency.
• Entitas job dan entitas customer. Hubungan ini menunjukkan bahwa konsumen dapat memesan lebih dari satu jenis job dan satu jenis job dapat dibeli oleh lebih dari satu konsumen. Entitas job terhadap entitas customer mempunyai cardinality mandatory sebab setiap job yang dibuat berdasarkan pesanan sedangkan entitas customer terhadap entitas job bersifat dependency.
• Entitas job dan pegawai Hubungan ini menunjukkan bahwa satu satu job dapat dikerjakan oleh beberapa pegawai/tenaga kerja dan seorang pegawai/tenaga kerja dapat mengerjakan lebih dari satu job. Entitas job terhadap entitas pegawai bersifat mandatory karena setiap job yang diproduksi pasti dikerjakan oleh pegawai dalam hal ini tenaga kerja sedangkan pegawai tidak harus mengerjakan semua job.
• Entitas job dan entitas mesin. Hubungan ini menunjukkan bahwa satu job dapat membutuhkan lebih dari satu mesin dan satu mesin dapat digunakan untuk lebih dari satu job. Entitas job terhadap entitas mesin bersifat mandatory sedangkan entitas mesin terhadap job bersifat dependency.
• Entitas job terhadap entitas proyek. Hubungan ini menjelaskan bahwa suatu job termasuk salah satu atau beberapa jenis proyek dan satu proyek dapat terdiri dari beberapa job. Entitas job terhadap entitas proyek bersifat mandatory sedangkan entitas proyek terhadap job bersifat dependency.
• Entitas customer dan proyek. Hubungan ini menjelaskan bahwa seorang customer dapat memesan beberapa jenis proyek dan satu jenis proyek dapat dipesan lebih dari satu customer.
Hubungan one-to-many antar entity adalah :
• Entitas bahan baku terhadap BB Detail
• Entitas bahan baku terhadap stok BB
• Entitas bahan baku terhadap penerimaan BB
• Entitas job terhadap WIP
Hubungan one-to-one antar entity adalah
• Entitas job terhadap upah
Dari Conceptual ERD di atas, dapat dijabarkan lebih lanjut ke dalam bentuk physical ERD yang merupakan desain tabel-tabel secara fisik dalam database seperti pada gambar3.5.
PERMINTAAN BBB
No Form Number
Kode BB Number
Kode Job Number Tanggal Date/time Nama BB Text(30)
Jumlah Number
Tukang Text(30) Bagian Gudang Text(30)
BAHAN BAKU
Kode BB Number Nama BB Text(30) Stok Number Kode BB=kode BB
STOK BB
Kode BB Number
Nama BB Text(30)
Tanggal Date/
time
No Form Number
Oleh Text(30)
Masuk Number
Keluar Number
Harga Satuan Currenc y
Saldo Number
Bagian Gudang Text(30) kode bb=kode bb
BB DETAIL Tanggal Date No Number Kode BB Number Stok Number Harga Satua Currency Supplier Text(30) kode bb=kode bb
BILL OF MATERIAL Kode Job Number Kode BB Number N a m a Text(30) Jumlah Number
kode bb=kode bb
PENERIMAAN BB
Tanggal Date
No Form Number
Kode BB Number
Nama BB Text(30)
Jumlah Number
Harga Satuan Currency Supplier Text(30) Pembelian Text(30) Bagian Gudang Text(30)
JOB Kode Job Number nama Text(30) Stok Number kode job=kode job
WIP Kode Job Number
Jumlah Number
Tanggal Date/time Direct Material Currency Direct Labor Currency
FOH Currency
Keterangan Text(30) Jumlah Jam Mesin Number Jumlah Mebel WIP Number
kode job=kode job
UPAH Kode Job Number Upah Perjam Currency
kode job=kode job
MESIN PER JOB
Kode Job Number Kode Mesin Number
Jumlah Number
kode job=kode job
PEGAWAI PER JOB
Kode Job Number
Kode Peg N
umber
Nama Text(30)
kode job=kode job
PEGAWAI
Kode Peg N
umber
Nama Peg Text(30) kode peg=kode peg
MESIN Kode Mesin Number Nama Mesin Text(30) kode Mesin=kode mesin
TIME TICKET Tanggal Date/time
No Tiket Number
Kode Job Number
Kode Peg N
umber
Nama Peg Text(30)
KET Text(30)
Jam Mulai T
ext(5)
Jam Selesai Text(5)
Jumlah Number
Upah Per Jam Currency
Total Currency
kode job=kode job
kode peg=kode peg CUSTOMER Kode Cust Text(5) Nama Cust Text(3)
ORDER Kode Order Text(16) Kode Cust Text(5) Kode Proyek Text(3)
Kode Job Number
Jumlah Number
Nama Cust Text(30) Tanggal Permintaan D a te/time
Tanggal Selesai Date/time
Status Text(10)
PROYEK Kode Proj Text(3) Nama Proj Text(30)
kode proj=
kode proj kode cust=kode cust
kode job=
kode job
LOGIN Username Text(15) Password Text(15) Bagian Text(20) kode job
Gambar 3.5 Physical ERD dari Siklus Produksi
Physical ERD ini merupakan turunan dari hubungan yang digambarkan dalam conceptual ERD. Untuk hubungan many-to-many, akan dihasilkan suatu tabel baru yang menjelaskan hubungan kedua entitas yang dihubungkannya. Dari physical ERD di atas dapat dijabarkan :
• Hubungan many-to-many antar entitas bahan baku dan entitas job dihasilkan 4 buah tabel fisik yaitu tabel bahan baku, job, permintaan bb dan bill of material. Tabel permintaan bb merupakan hubungan dari tabel bahan baku dan job yang mempunyai attribute yang terdiri dari primary key dari tabel master bb dan primary key dari tabel supplier serta primary key tambahan yaitu no. Tabel bill of material merupakan hubungan dari tabel bahan baku dan job menge nai bahan baku yang dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah job, mempunyai attribute dan primary key dari tabel bahan baku dan primary key dari tabel job.
• Hubungan many-to-many antara entitas job dan entitas pegawai menghasilkan 4 tabel fisik yaitu tabel job, tabel pegawai, tabel time ticket dan tabel pegawai per job. Tabel time ticket merupakan tabel hubungan dari tabel job dan pegawai mengenai jumlah jam kerja pegawai tiap job yang mempunyai attribute dengan primary key dari tabel job dan tabel pegawai serta satu primary key tambahan yaitu tanggal. Tabel pegawai per job merupakan tabel yang menggambarkan hubungan pegawai yang mengerjakan job yang ada, mempunyai attribute dengan primary key dari tabel job dan tabel pegawai.
• Hubungan many-to-many antar entitas job dan entitas mesin menghasilkan 3 buah tabel fisik yaitu tabel job, tabel mesin dan tabel mesin per job. Tabel mesin per job merupakan tabel yang menggambarkan mesin yang dibutuhkan untuk mengerjakan sebuah job memiliki attribute dan primary key dari tabel job dan tabel mesin.
• Hubungan many-to-many antar entitas job dan tabel customer, tabel customer, tabel job dan tabel proyek menghasilkan masing 3 buah tabel fisik.
Tabel order merupakan tabel yang menghubungkan ke tiga tabel megenai jenis order yang dipesan oleh customer tertentu, mempunyai primary key dari ketiga tabel tersebut ditambah primary key yaitu kode order.
Dari physical ERD yang ada maka secara jelas kita dapat melihat tabel-tabel yang dibutuhkan dalam perancangan database. Tabel-tabel yang dimaksud adalah :
Tabel 3.1. Tabel Bahan Baku
Fields Type Keterangan
Kode BB * Number Kode Bahan Baku
Nama BB Text(30) Nama Bahan baku
Stok Number Jumlah bahan baku yang ada dalam gudang
Tabel 3.1. adalah tabel master bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan mebel. Field Kode BB bersifat unik untuk menghindari pencatatan yang berulang untuk satu jenis barang. Isi dari field stok secara otomatis akan bertambah apabila terjadi penerimaan barang dan secara otomatis berkurang apabila terjadi permintaan bahan baku dari pihak produksi.
Tabel 3.2 Tabel Permintaan BB
Fields Tipe Keterangan
No Form* Number No Form permintaan bahan baku oleh tukang di gudang Kode BB* Number Kode bahan baku yang diminta
Kode Job* Number
Kode Job di mana bahan baku yang diminta akan digunakan
Tanggal Date/time Tanggal permintaan bahan baku Nama BB Text(30) Nama Bahan baku yang diminta Jumlah Number Jumlah bahan baku yang diminta
Tukang Text(30) Nama Tukang yang meminta bahan baku Bagian Gudang Text(30) Bagian Gudang yang bertugas
Tabel 3.2. adalah tabel yang mencatat transaksi permintaan bahan baku dari tukang ke gudang. Fields No form, kode bb dan kode job merupakan fields yang menjadi primary key. Pencatatan permintaan bahan baku dibedakan berdasarkan no form permintaan bahan baku, kode bahan baku yang diminta dan kode job untuk pemakaian tersebut.
Tabel 3.3. Tabel Penerimaan BB
Fields Tipe Keterangan
Tanggal* Date/time Tanggal bahan baku diterima No Form* Number No form penerimaan barang
Kode BB* Number Kode bahan baku yang diterima gudang Nama BB Text(30) Nama bahan baku
Jumlah Number Jumlah bahan baku yang masuk gudang Harga Satuan Currency Harga satuan dari bahan baku
Supplier Text(30) Supplier dimana barang dibeli Pembelian Text(30) Bagian pembelian
Bagian Gudang Text(30) Bagian gudang yang menerima barang
Tabel 3.3. adalah tabel yang mencatat setiap penerimaan bahan baku dari bagian pembelian ke bagian gudang. Pencatatan dibedakan berdasarkan tanggal, no form dan kode bahan baku. Apabila terjadi penerimaan barang maka stok bahan baku akan bertambah secara otomatis.
Tabel 3.4. Tabel Stok BB
Fields Tipe Keterangan
Kode BB Number Kode bahan baku Nama BB Text(30) Nama bahan baku
Tanggal Date/time Tanggal bahan baku masuk/keluar
No Form Number No form (permintaan maupun penerimaan)
Oleh Text(30)
Nama bagian yang melakukan berkaitan dengan masuk/keluar bahan baku
Masuk Number Jumlah barang yang masuk gudang Keluar Number Jumlah barang yang keluar gudang Harga Satuan Currency Harga satuan bahan baku
Saldo Number Stok bahan baku berdasarkan harga satuan Bagian Gudang Text(30) Bagian gudang yang bertugas
Tabel 3.4. adalah tabel yang mencatat bahan baku yang keluar masuk gudang secara lebih detail.
Tabel 3.5. Tabel BB Detail
Fields Tipe Keterangan
Tanggal* Number Tanggal bahan baku masuk No* Text(30) No berdasarkan bahan baku Kode BB* Date/time Kode bahan baku
Stok Number Jumlah bahan baku
Harga Satuan Text(30) Harga bahan baku berdasarkan FIFO Supplier Number Supplier tempat bahan baku di beli
Tabel 3.5. adalah tabel yang menjelaskan keberadaan bahan baku keluar masuk berdasarkan sistem first in first out. Pencatatan dibedakan berdasarkan tanggal, kode bahan baku, dan no berdasarkan bahan baku.
Tabel 3.6. Tabel Bill of Material
Fields Type Keterangan
Kode Job* Number Kode job
Kode BB* Number Kode bahan baku untuk kode job di atas Nama Text(30) Nama bahan baku
Jumlah Number Jumlah bahan baku yang dibutuhkan
Tabel 3.6. adalah tabel yang berisi data perencanaan bahan baku yang dibutuhkan untuk masing- masing job yang ada. Untuk menghindari pencatatan berulang pencatatan dibedakan berdasarkan kode bahan baku dan kode job.
Tabel 3.7. Tabel Job
Fields Tipe Keterangan
Kode Job* Number Kode job Nama Job Text(30) Nama job
Stok Number Stok
Tabel 3.7. adalah tabel yang berisi data master job. Data ini akan dipergunakan untuk pemesanan yang dilakukan oleh customer. Field kode job bersifat unik untuk menghindari pencatatan berulang.
Tabel 3.8. Tabel Upah Per Jam
Fields Tipe Keterangan
Kode Job Number Kode job
Upah per jam Currency Besar upah per jam untuk masing-masing job
Tabel 3.8. adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data upah per jam dari masing- masing job yang ada. Tabel ini termasuk dalam subproses perencanaan dan produksi.
Tabel 3.9. Tabel Mesin Per Job
Fields Tipe Keterangan
Kode Job* Number Kode job Kode Mesin* Number Kode mesin
Jumlah Number Jumlah mesin untuk job
Tabel 3.9. adalah tabel yang digunakan untuk mencatat perencanaan mesin yang digunakan untuk mengerjakan suatu job. Fields kode job dan kode mesin bersifat unik untuk menghindari pencatatan berulang.
Tabel 3.10. Tabel Mesin
Fields Tipe Keterangan
Kode Mesin * Number Kode mesin Nama Text(30) Nama mesin
Tabel 3.10. digunakan untuk mencatat master mesin yang ada. Field kode mesin bersifat unik. Tabel ini berelasi dengan setiap kegiatan yang menggunakan mesin yang ada.
Tabel 3.11. Tabel Pegawai
Fields Tipe Keterangan
Kode Peg* Number Kode pegawai Nama Peg Text(30) Nama pegawai
Tabel 3.11. berisi data pegawai termasuk di dalamnya tenaga kerja yang ada. Field kode peg bersifat unik.
Tabel 3.12. Tabel Pegawai Per Job
Fields Tipe Keterangan
Kode Job * Number Kode job
Kode Peg* Number Kode tenaga kerja Nama Text(30) Nama tenaga kerja
Tabel 3.12. berisi data mengenai pegawai tenaga kerja yang mengerjakan suatu job tertentu. Fields job dan kode peg bersifat unik.
Tabel 3.13. Tabel Time Ticket
Fields Tipe Keterangan
Tanggal Date/time Tanggal tenaga kerja bekerja No Tiket* Number No tiket kerja
Kode Job* Number Kode job yang dikerjakan
Kode Peg* Number Kode pegawai yang berkerja untuk job tertentu Nama Peg Text(30) Nama tenaga kerja
KET Text(30) Jam kerja untuk menghitung hpp WIP Jam Mulai Text(5) Jam tenaga kerja mulai bekerja Jam Selesai Text(5) Jam selesai bekerja
Jumlah Number Jumlah jam kerja
Upah per jam Currency Upah per jam berdasarkan job yang di buat Total Currency Total biaya tenaga kerja langsung
Tabel 3.13. berisi data tentang perhitungan biaya tenaga kerja langsung berdasarkan jumlah jam kerja mereka. Tabel ini berfungsi sebagai pencatatan form time ticket setiap pekerja.
Tabel 3.14. Tabel WIP
Fields Tipe Keterangan
Kode Job Number Kode job
Jumlah Number Jumlah job yang di pesan
Tanggal Date/time Tanggal terjadinya pembebanan biaya
Direct Material Currency Pembebanan biaya untuk bahan baku yang digunakan Direct Labor Currency Pembebanan biaya untuk tenaga kerja langsung
FOH Currency
Pembebanan biaya untuk hal-hal yang tidka dapt di masukkan dalam biaya tenaga kerja langsung/bahan baku langsung
Keterangan Text(30)
Berisi no form baik untuk time ticket, permintaan bahan baku maupun untuk biaya FOH
Tabel 3.14 merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan biaya harga pokok produksi yang sementara dikerjakan.
Tabel 3.15. Tabel Detail Order
Fields Tipe Keterangan
Kode Order* Number Kode pesanan dari customer Kode Cust* Text(5) Kode customer yang memesan Kode Proyek* Text(3) Kode proyek
Kode Job* Number Kode job yang dipesan Jumlah Number Jumlah mebel yang dipesan Nama Cust Text(30) Nama customer yang memesan Tanggal Permintaan Date/time Tanggal pemesanan mebel Tanggal Selesai Date/time Tanggal selesai pesanan
Status Text(10) Keterangan selesai/dalam proses
Tabel 3.15. Tabel ini berisi data order dari customer berupa jenis mebel, jumlah mebel, dan tanggal pemesanan/tanggal selesai.
Tabel 3.16. Tabel Customer
Fields Tipe Keterangan
Kode Cust* Text(5) Nama Cust Text(30)
Tabel 3.16. berisi data master customer untuk keperluan pencatatan order yang dipesan. Kode cust bersifat unik untuk menghindari data yang sama.
Tabel 3.17. Tabel Proyek
Fields Tipe Keterangan
Kode Proj* Text(5) Kode proyek Nama Proj Text(30) Nama proyek
Tabel 3.17 berisi data master proyek. Tabel ini berisi jenis dari pesanan yang diminta seperti untuk kantor, sekolah maupun untuk stok.
Tabel-tabel di atas akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan untuk menghasilkan Harga Pokok Produksi dari suatu produk.
3.3. Desain Menu
Sebelum mendesain interface, perlu mendesain struktur dari menu yang ada dalam program. Dari menu yang ada akan dimunculkan form- form yang akan digunakan dalam sistem seperti gambar 3.6.
MENU
FORM MASTER
SISTEM LOGOUT
PENERIMAAN BB PERMINTAAN BB BAHAN BAKU MEBEL MESIN DESAIN ORDER PROSES
PRODUKSI
PERHITUNGAN HPP
ENTRY DATA CETAK
ORDER BILL OF MATERIAL
TENAGA KERJA
UPAH PER JAM
TIME TICKET
BIAYA OVERHEAD
JAM MESIN
LIHAT DATA LAPORAN
MEBEL
WIP WIP HPP
Gambar 3.6. Diagram Menu
3.4. Desain User Interface
Setelah semua desain dari komponen yang ditentukan maka selanjutnya adalah pembuatan user interface. User Interface merupakan sarana yang membantu user untuk berhubungan atau mengakses sistem.
3.4.1. Form Login
Form Login adalah form yang paling awal tampil dan berinteraksi dengan user. Pada form, user akan diminta untuk memasukkan username dan password agar user dapat mengakses sistem. Desain form login dapat dilihat seperti gambar 3.7.
BATAL LOGIN
Password
Gambar 3.7. Desain Form Login
3.4.2. Form Utama
Form Utama merupakan form yang menjadi parent form dari sistem.
Setelah mendapat akses ke dalam sistem maka form ini akan muncul dengan menu utama untuk mengakses semua form yang ada dalam sistem. Desain form terlihat seperti gambar 3.8.
Form Master Sistem LOGOUT
Gambar 3.8. Desain Form Utama
3.4.3. Form-Form
Menu Form terdiri dari 2 form yaitu form penerimaan bahan baku dan form permintaan bahan baku.
• Form Penerimaan bahan baku
Form penerimaan bahan baku merupakan form yang digunakan untuk mencatat setiap bahan baku yang diterima oleh bagian gudang dari bagian pembelian.
Desain form ini terlihat seperti gambar 3.9.
TAMBAH SIMPAN BATAL KELUAR
Tanggal
Bag.Pembelian Bag. Gudang Jlh. BB
No Form
Gambar 3.9. Form Permintaan Bahan Baku
• Form Permintaan Bahan Baku
Form permintaan bahan baku merupakan form yang digunakan untuk mencatat setiap bahan baku yang diminta oleh tukang berdasarkan job yang sedang dikerjakan. Desain form ini terlihat seperti gambar 3.10.
TAMBAH SIMPAN BATAL KELUAR
Tanggal Kode Job
Bag. Gudang
Jlh. BB
No Form Daftar Bahan
Baku
Tukang
Gambar 3.10. Desain Form Permintaan Bahan Baku
3.4.4. Form Master
Form master merupakan form untuk melakukan pencatatan data yang baru baik bahan baku, mebel maupun mesin yang digunakan. Selain itu user juga dapat melakukan perubahan terhadap ketiga data tersebut.
SIMPAN
SIMPAN PERUBAHAN
nama mesin
tabel bb tabel mebel tabel mesin
kode mebel
nama mebel kode bb
nama bb
Gambar 3.11. Form Master
3.4.5. Form Sistem
Form sistem merupakan form yang terdiri dari subsistem siklus produksi yaitu desain order, proses produksi dan perhitungan HPP. Untuk subsistem perencanaan produksi, karena transaksi yang terjadi adalah penerimaan bahan baku maka menu tersebut sudah diwakili oleh form penerimaan bahan baku. Desain form sistem dapat dilihat seperti gambar 3.12.
DESAIN ORDER PROSES PRODUKSI PERHITUNGAN HPP
Gambar 3.12. Form Sistem
3.4.6. Form Subsistem Desain Order
Form desain order merupakan form yang membantu user dalam berinteraksi dengan sistem khususnya mengenai pesanan dari customer, desain pesanan, data bill of material, data mesin yang dipergunakan untuk suatu job tertentu, data upah perjam dan tenaga kerja yang terkaitan langsung dengan pesanan yang ada. Desain subsistem desain order dapat dilihat seperti gambar 3.13.
data tenaga kerja
Data order
data mesin per job data upah perjam data bill of material
kode job
menu entry data
DATA BARU
SIMPAN
LIHAT DATA
KELUAR DESAIN ORDER
Gambar 3.13. Form Desain Order
3.4.7. Form Proses Produksi
Form proses produksi merupakan form yang memudahkan user untuk mencatat setiap aktivitas yang berkaitan dengan proses mengubah bahan baku menjadi mebel. User mencatat jumlah jam kerja dari tenaga kerja, biaya overhead, jumlah jam mesin actual serta jumlah mebel yang selesai selama diproses (WIP).
Untuk biaya tenaga bahan baku langsung yang dibebankan, data dicatat berdasarkan
data dari form permintaan bahan baku yang sudah diwakili oleh menu form. Desain form Proses produksi dapat dilihat seperti gambar 3.14.
data tenaga kerja
Data tiem ticket
data jam mesin actual data upah perjam Data Biaya Overhead kode job
menu entry data
DATA BARU
SIMPAN
LIHAT DATA
KELUAR
PROSES PRODUKSI
Gambar 3.14. Form Submenu Proses Produksi
3.4.8. Form Perhitungan HPP
• WIP
Form Perhitungan terdiri dari 2 menu pilihan. Salah satunya adalah WIP.
Form WIP merupakan form yang menampilkan hasil perhitungan dari setiap transaksi atau aktivitas yang terjadi selama proses mulai produksi. Dalam menu WIP data yang ditampilkan lebih mendetail menunjuk kepada sumber hasil perhitungan.
Desain menu WIP dapat dilihat seperti gambar 3.15.
data tenaga kerja
detail hasil perhitungan hpp dalam proses
kode job menu
PERHITUNGAN HPP
jumlah
pesanan LAPORAN KELUAR
nama mebel nama customer tanggal permintaan tanggal selesai
total direct material total direct labor total FOH
Total biaya Biaya perunit
Gambar 3.15. Form Perhitungan HPP (WIP)
• HPP
Hasil perhitungan secra ringkas ditampilkan dalam menu pilihan HPP. Menu HPP. Form ini tidak berbeda desainnya hanya dalam tabel HPP data yang ditampilkan tidak detail. Desain dapat dilihat seperti gambar 3.16.
data tenaga kerja
ringkasan hasil perhitungan HPP
kode job menu
PERHITUNGAN HPP
jumlah
pesanan LAPORAN KELUAR
nama mebel nama customer tanggal permintaan tanggal selesai
total direct material total direct labor total FOH
Total biaya Biaya perunit
Gambar 3.16. Form Perhitungan HPP (HPP)
3.4.9. Form Lihat data dari Menu Desain Order
Form ini berisi menu untuk melihat data dari subsistem desain order yaitu bill of material, data mesin yang digunakan per job, data tenaga kerja untuk suatu job tertentu, data bill of material dari tiap job yang sedang dikerjakan dan list operation dari job yang dikerjakan. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.17.
Bill of material Mesin per Job Tenaga Kerja BOM Per Job List Operation
Gambar 3.17. Form lihat data Desain Order
3.4.10. Form lihat data Bill of Material
Form ini merupakan form unt uk melihat bill of material dari suatu job secara detail. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.18.
Bill of material
EDIT
SIMPAN
PREVIEW
CETAK
KELUAR PROSES
Kode job
Gambar 3.18. form lihat data Bill of material
3.4.11. Form lihat data mesin per job
Form lihat data mesin per job merupakan form untuk melihat mesin apasaja dan berapa banyak yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu job. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.19.
Mesin per Job
EDIT
SIMPAN
PREVIEW
CETAK
KELUAR PROSES
Kode job
Gambar 3.19. Form lihat data mesin per job
3.4.12. Form lihat data tenaga kerja per job
Form lihat data tenaga kerja per job merupakan form untuk melihat data tenaga kerja yang sedang mengerjakan pesanan serta upah yang dibebankan pada tenaga kerja langsung untuk masing- masing job. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.20.
Tenaga Kerja
PREVIEW
CETAK
KELUAR PROSES
Kode job
data tenaga kerja data upah
Gambar 3.20. Form lihat data tenaga kerja per job
3.4.13. Form lihat data bill of material per job
Form lihat bill of material merupakan form yang menampilkan data detail bahan baku yang diperlukan untuk suatu job tertentu. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.21.
BOM per Job
PREVIEW PROSES
Kode job kode order
Gambar 3.21. Form lihat data bill of material per job
3.4.14. Form lihat data List operation dari job
Form lihat data merupakan form untuk menampilkan data tenaga kerja serta mesin dan upah tenaga kerja dari setiap job yang dibutuhkan. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.22.
List Operation
PREVIEW PROSES
Kode job kode order
Gambar 3.22. Form lihat data List operation dari job
3.4.15. Form Cetak Form Penerimaan Bahan Baku
Form ini untuk mencetak form penerimaan bahan baku oleh pihak gudang dari bagian pembelian. Untuk melihat maupun mencetak form penerimaan bahan baku maka user harus menginputkan no form, tanggal serta nama pegawai bagian pembelian. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.23.
KELUAR CETAK PROSES
PREVIEW
No form
Tanggal
Bagian Pembelian
List Nama Pegawai
Gambar 3.23. Form Laporan Penerimaan Bahan Baku
3.4.16. Form Cetak Laporan Stok Bahan Baku
Form ini untuk mencetak kartu stok dari bahan baku yang diinginkan.
Untuk itu user harus menginputkan nama bahan baku yang akan dicetak kartu stoknya. Dari kartu stok ini dapat dilihat jumlah bahan baku yang keluar masuk serta stok akhir. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.24.
KELUAR CETAK PROSES
PREVIEW
Nama bahan baku
Gambar 3.24. Form Cetak Kartu Stok Bahan Baku
3.4.17. Form Cetak Permintaan Bahan Baku
Form ini untuk mencetak form permintaan bahan baku oleh tenaga kerja yang terlibat langsung dalam produksi mebel. Untuk dapat mencetak form yang diinginkan maka user harus memasukkan nomor form, kode job yang dikerjakan serta nama tukang yang meminta bahan baku. Desain seperti gambar 3.25.
No Form
PROSES PREVIEW CETAK KELUAR
Kode Job Tukang
Gambar 3.25. Form Cetak Permintaan Barang
3.4.18. Form Cetak Kartu Time Ticket
Form ini untuk mencetak kartu time ticket dari tenaga kerja. Form ini berisi jumlah jam kerja dari tenaga kerja. Untuk dapat mencetak kartu time ticket maka user harus menginputkan no tiket, kode job yang dikerjakan serta nama tukang yang melakukan produksi. Desain dapat dilihat seprti gambar 3.26.
No Tiket
PROSES PREVIEW CETAK KELUAR
Kode Job Tukang
Gambar 3.26. Form Cetak Katu Time Ticket
3.4.19. Form Cetak HPP
• HPP berdasarkan nama customer, berisi laporan harga pokok produksi dari semua job/mebel yang dipesan oleh customer. Untuk dapat mencetaknya maka user harus menginputkan kode customer yang memesan. Desain form dapat dilihat seperti gambar 3.27.
PROSES
KELUAR CETAK PREVIEW
kode customer
Gambar 3.27. Form Cetak HPP berdasarkan customer
• HPP berdasarkan job yang dipesan, berisi laporan dari suatu job yang dipesan oleh customer tertentu. Untuk dapat mencetaknya maka customer harus menginputkan kode customer serta job yang dipesan. Desain dapat dilihat seperti gambar 3.28.
PROSES
KELUAR CETAK PREVIEW
kode customer
Gambar 3.28. Form Cetak HPP Job tertentu
