PENGEMBANGAN SISTEM BASIS DATA PRESENSI
PERKULIAHAN DENGAN KARTU MAHASISWA
BER-BARCODE
Abdul Fadlil, Kartika Firdausy, Fauzi Hermawan
Program Studi Teknik Elektro, Univesitas Ahmad Dahlan,
Kampus III UAD Jl. Prof. Dr. Soepomo, Janturan, Umbulharjo, Yogyakarta Telp 0274-379418,381523, Fax 0274-381523
e-mail: fadlil3@yahoo.com Abstract
The calculation of the level of attendance is very important, because one indicator of a person's credibility can be seen from the level of attendance. For example, at a university, data about the level of attendance of a student in a lecture is very important as one of components in the assessment. The manual presence system is considered less effective. This research presents the draft of presence system using bar codes (barcodes) as input data representing the attendance. The presence system is supported by three main components, those are a bar code found on the student card (KTM), a CCD barcode scanner series and a CD-108E computer. Management of attendance list using this system allows for optimization of functions of KTM. The presence system has been tested with several KTM through a variety of distances and positions of the barcode scanner barcode. The test results is obtained at ideal position for reading a barcode when a barcode scanner is at 2 cm from the object with 90 degree. At this position the level of accuracy reach 100%.
Keywords: basisdata, barcode, MySQL, PHP
Abstrak
Perhitungan tingkat kehadiran adalah sangat penting, karena salah satu indikator kredibilitas seseorang dapat dilihat dari tingkat kehadirannya. Seperti misalnya dalam kegiatan di suatu universitas, data tentang tingkat kehadiran seorang mahasiswa dalam sebuah perkuliahan menjadi sangat penting karena sebagai salah satu komponen dalam penilaian. Sistem presensi manual yang ada dirasa kurang efektif. Oleh karena itu, pada penelitian ini dihadirkan rancangan sistem presensi menggunakan kode batang (barcode) sebagai input data presensinya. Sistem presensi ini didukung tiga komponen utama, yaitu barcode yang terdapat pada kartu tanda mahasiswa (KTM), barcode CCD scanner seri CD-108E dan komputer. Pengelolaan absensi menggunakan sistem ini memungkinkan adanya optimalisasi fungsi KTM. Sistem presensi ini telah diuji dengan beberapa KTM melalui berbagai variasi jarak dan posisi barcode terhadap barcode scanner. Hasil pengujian didapatkan posisi ideal pembacaan barcode terhadap barcode scanner yaitu pada jarak 2 cm dengan tingkat akurasi 100% dan pada sudut 900 tingkat akurasinya 100%.
Kata kunci: barcode, basisdata, MySQL, PHP
1. PENDAHULUAN
Dalam suatu instansi kehadiran sangatlah penting karena kredibilitas seseorang dilihat dari rajin tidaknya orang tersebut. Terlebih dalam kegiatan di suatu universitas, data tentang kehadiran seorang mahasiswa dalam sebuah perkuliahan menjadi sangat penting karena terdapat dosen yang memperhitungkan jumlah kehadiran sebagai salah satu komponen dalam penilaian.
Pada sistem pencatatan manual mahasiswa yang hadir akan membubuhkan tanda tangan pada daftar kehadiran atau presensi pada setiap perkuliahan yang diikutinya. Keadaan ini memungkinkan dan berpeluang terjadinya kecurangan dimana seorang mahasiswa dapat
meminta temannya membubuhkan tandangan padahal yang bersangkutan tidak hadir. Disamping itu bila dipandang dari segi waktu, sistem manual ini juga kurang efisien karena lamanya pengedaran lembar hadir terutama bila kelas dengan jumlah mahasiswa yang banyak. Kelemahan lain yaitu data presensi akan mudah rusak atau hilang.
Berdasarkan pada masalah ini telah dirancang sebuah pengembangan sistem basis data presensi perkuliahan dengan kartu mahasiswa ber-barcode. Sebagaimana sistem barcode telah dipakai secara luas dalam berbagai bidang aplikasi digunakan untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi data masukan komputer [1]. Sistem yang dikembangkan pada penelitian ini berfungsi untuk melakukan pendataan terhadap mahasiswa yang hadir. Pembacaan barcode pada penelitian ini menggunakan barcode scanner seri CD-108E CCD. Beberapa peneliti lain telah melakukan pembacaan barcode menggunakan kamera digital atau web cam [1-2]. Sistem yang dikembangkan ini mempunyai konsep yang mirip dengan sistem waktu kedatangan menggunakan RFID (Radio Frequency Identifying) [3].
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang dan menguji sistem basis data presensi perkuliahan dengan kartu mahasiswa ber-barcode, sehingga dapat membantu aktifitas perkuliahan di kampus. Laporan dari sistem ini berupa rekap kehadiran mahasiswa per mata kuliah.
2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Perancangan Hardware
Perancangan sistem merupakan suatu langkah untuk membangun kebutuhan sistem presensi yang akan di bangun berkaitan dengan fungsi dan fasilitas.
Gambar 1. Diagram Blok Sistem Presensi Keseluruhan
Gambar 1 di atas merupakan diagram blok rancangan sistem yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
b. Scanner barcode menerjemahkan kode barcode dari KTM untuk selanjutnya dikirim ke program.
c. Kode dari barcode yang telah diterjemahkan oleh scanner barcode yang berbentuk teks full-ASCII diproses oleh program yang selanjutnya akan disimpan di dalam database.
2.2 Perancangan Software
Software untuk proses presensi pada perkuliahan direpresentasikan oleh diagram blok yang dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini.
Gambar 2. Alur Input Data oleh Administrasi
Alur input data pada Gambar 2 di atas, dapat dijelaskan bahwa masing-masing data dapat dimasukan pada satu database dengan tabel yang berbeda-beda, sesuai dengan jenis data yang dimasukkan. Mekanisme untuk memasukan data baru dapat dilakukan oleh administrator.
Fungsi utama dalam perancangan diagram Flowchart pengisian data kehadiran Gambar 3 oleh pengampu adalah menyimpan data presensi mahasiswa yang telah melakukan presensi. Ketika sistem dijalankan akan ada pilihan login bagi user maupun admin. Sebagai user pada sistem ini adalah dosen yang mengampu tiap-tiap matakuliah. User memasukkan keyword lalu sistem membaca keyword yang masuk dan menginisialisasi kata kunci yang ada, jika kata kunci (Keyword) sesuai maka sistem akan melakukan pengambilan database yang dibutuhkan dan menampilkannya. User memilih matakuliah yang akan diisi dalam kegiatan perkuliahan, lalu tiap-tiap mahasiswa yang masuk kelas untuk mengikuti kuliah melakukan input data absensi dengan cara menunjukan kartu mahasiswanya ke scanner barcode, tetapi jika input absensi menggunakan barcode gagal bisa melakukan input secara manual menggunakan keyboard. Apabila kegiatan kuliah telah selesai maka data presensi siap untuk disimpan didalam database.
Salah satu tugas administrator adalah mencetak arsip yang dibutuhkan, yaitu data presensi mahasiswa. Untuk mencetak data tersebut, dibutuhkan beberapa urutan tingkatan sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 4. Pertama administrator harus melakukan login untuk masuk ke dalam sistem. Apabila userid dan password sesuai maka sistem akan membaca data mata kuliah dan sesi. Apabila password tidak sesuai maka sistem akan membawa administrator ke halaman login kembali.
Data mata kuliah dan data sesi yang telah dibaca kemudian digunakan untuk membaca data peserta yang berisikan tentang kehadiran mahasiswa dan juga data mahasiswa yang berisikan nama mahasiswa. Data tersebut kemudian ditampilkan dalam bentuk tampilan cetak yang kemudian dapat dicetak oleh administrator sebagai arsip manual.
Gambar 4. Alur Membuat Laporan Kehadiran oleh Administrator
2.3 Perancangan Diagram Konteks
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan kondisi sistem yang ada baik input maupun output serta menyertakan terminator yang terlibat dalam penggunaan sistem. Diagram konteks sistem presensi perkuliahan dengan barcode pada kartu tanda mahasiswa, ditunjukkan pada Gambar 5. Pihak yang terkait dalam sistem ini adalah Admin dan User.
Dalam sistem ini peran administrator adalah sebagai pengelola yang bertugas mengupdate (menambah, mengedit, menghapus) dan memasukkan data-data yang digunakan dalam sistem ini. User sebagai pihak yang melakukan proses presensi mahasiswa yang mengikuti kegiatan perkuliahan.
Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Presensi
2.4 Perancangan DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran data secara logis dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah atau baru dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik tempat data tersebut mengalir atau lingkungan fisik tempat data tersebut disimpan.
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup populer saat ini, karena dapat menggambarkan arus data dalam sistem dengan struktur yang jelas. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Untuk merinci alur sistem aplikasi diturunkan menjadi Data Flow Diagram level 0 seperti terlihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Data Flow Diagram
Dari Data Flow Diagram level 0 diperoleh 5 buah proses yang berfungsi sebagai berikut:
a. Admin memasukkan dan menyimpan data-data mahasiswa (proses 1), seperti nama mahasiswa dan nomer induk mahasiswa yang selanjutnya akan disimpan pada tabel mahasiswa.
b. Admin memasukkan dan menyimpan beberapa data-data Dosen (proses 2), seperti nama dosen dan nomer induk pegawai dosen yang selanjutnya akan disimpan pada tabel dosen. c. Admin memasukkan dan menyimpan beberapa data-data sesi (proses 3), seperti hari mata
kuliah, pengampu dan jumlah sesi perkuliahan yang selanjutnya akan disimpan pada tabel sesi.
d. Admin memasukkan dan menyimpan beberapa data-data mata kuliah (proses 4), seperti nomer mata kuliah, nama mata kuliah dan SKS mata kuliah yang selanjutnya akan disimpan pada tabel mata kuliah.
2.5 Perancangan Basis Data (Database)
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. Relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci tiap file yang ada, satu database menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup. Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama merancang database adalah bagaimana merancang database sehingga database sesuai keperluan masa kini dan masa yang akan datang. Perancangan, model konseptual perlu dilakukan di samping perancangan model fhisik. Pada perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan. Database yang ada dalam aplikasi ini diimplementasikan menggunakan DBMS MySQL.
2.6 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel adalah hubungan antara beberapa tabel yang datanya sangat berhubungan, dengan adanya relasi ini maka data dapat dimanajemen dengan sangat mudah dan tertata. Penggunaan relasi dalam sistem ini dilaksanakan pada saat script PHP membaca dan mengolah data yang ada dalam database. Script PHP mampu melaksanakan korelasi antar tabel hanya berdasarkan data tabel yang dibaca dari tiap-tiap tabel. Tipe field tidak mempengaruhi penggunaan relasi ini karena relasi dijalankan setelah data dibaca oleh script PHP. berikut adalah bentuk relasi yang digunakan dalam sistem presensi.
Gambar 7. Relasi antar tabel yang ada di dalam database presensi Dari relasi database di atas dapat dijelaskan, sebagai berikut:
a. Untuk satu dosen diperkirakan mengampu banyak mata kuliah, akan tetapi dalam satu mata kuliah tentu saja hanya akan diampu oleh satu dosen, bentuk relasi ini adalah one to many.
b. Untuk satu sesi perkuliahan diperkirakan akan diisi oleh banyak mahasiswa, dan tiap-tiap mahasiswa juga dimungkinkan untuk mengambil beberapa sesi perkuliahan, bentuk relasi ini adalah many to many.
Pada satu mata kuliah diperkirakan akan memiliki banyak jadwal, akan tetapi dalam satu jadwal hanya akan diisi oleh satu mata kuliah. Dengan demikian bentuk relasi ini adalah one to many.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Pembacaan Kode barcode
Proses penterjemahan kode barcode oleh barcode scanner yaitu barcode ditunjukan ke scanner untuk diterjemahkan. Sebagaimana tujuan utama dibangunnya sistem presensi ini adalah proses input data presensi dengan menggunakan kode barcode yang terdapat pada
masing-masing kartu tanda mahasiswa dimana kode-kode barcode tersebut apabila diterjemahkan hasilnya adalah NIM dari mahasiswa yang bersangkutan. Adapun proses input datanya yaitu, barcode yang terdapat pada masing-masing kartu tanda mahasiswa ditunjukan ke Barcode Scanner, lalu Barcode Scanner menerjemahkan kode barcode untuk selanjutnya dikirim ke sistem. Kode dari barcode yang telah diterjemahkan oleh Barcode Scanner yang berbentuk teks full-ASCII diproses oleh program yang selanjutnya akan disimpan di dalam database.
Dari pengujian dapat disimpulkan bahwa barcode yang terdapat pada kartu tanda mahasiswa bisa digunakan sebagai input data presensi sistem presensi yang telah dibangun. Adapun kegagalan input data dikarenakan barcode pada kartu mahasiswa rusak sehingga tidak terbaca oleh scanner. Contoh pembacaan
Barcode yang digunakan sistem presensi ini adalah jenis barcode satu dimensi tipe 128, seperti yang terlihat pada Gambar 8, sedangkan untuk penterjemahkan kode-kode barcode menggunakan barcode scanner seri CD-108E CCD (CCD Scanner). Kode dari barcode yang telah diterjemahkan oleh Barcode Scanner berbentuk teks full-ASCII, sama seperti keluaran dari keyboard.
Gambar 8. Barcode Satu Dimensi Tipe 128.
Gambar 9. Hasil Terjemahan Kode Barcode di Notepad
Kode barcode pada Gambar 8, apabila di terjemahkan oleh scanner dan hasil terjemahannya ditampilkan di notepad maka akan berupa text number seperti terlihat pada Gambar 9.
3.2 Pembacaan KTM Mahasiswa Menggunakan Barcode
Tujuan utama dari pembuatan sistem presensi ini adalah input data presensinya menggunakan gunakan barcode pada kartu mahasiswa. Setelah pembuatan sistem ini selesai, dilakukan pengujian sistem. Dalam pengujian sistem presensi ini, digunakan barcode scanner seri CD-108E CCD (CCD Scanner) dan kartu tanda mahasiswa ber-barcode.
Gambar 10. Hasil Pembacaan Kode Barcode dengan NIM 05022007
Proses penterjemahan kode barcode oleh barcode scanner yaitu barcode ditunjukkan ke scanner untuk diterjemahkan. Pada masing-masing kartu tanda mahasiswa dengan kode-kode barcode tertentu apabila diterjemahkan hasilnya adalah NIM dari mahasiswa yang bersangkutan. Adapun proses input datanya yaitu, barcode yang terdapat pada masing-masing kartu tanda mahasiswa ditunjukan ke Barcode Scanner, lalu Barcode Scanner menerjemahkan
kode barcode untuk selanjutnya dikirim ke sistem. Kode dari barcode yang telah diterjemahkan oleh Barcode Scanner yang berbentuk teks full-ASCII diproses oleh program yang selanjutnya akan disimpan di dalam database. Misalkan data dengan nama Zainal dan NIM 05022007 digunakan sebagai input data presensi. Maka hasil dari pembacaan kode barcode bisa dilihat pada Gambar 10.
3.3 Posisi ideal pembacaan barcode
Pengujian sistem telah dilakukan berdasarkan jarak dan sudut pada saat pembacaan barcode untuk mendapatkan posisi terbaik pembacaan barcode terhadap Barcode Scanner. Hasil sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 1. Dari tabel 1 diatas diperoleh hasil pembacaan yang optimal yaitu untuk jarak 2cm dan sudut 90o.
Tabel 1. Hasil Pengujian Variasi Jarak antara Barcode Scanner dengan KTM
No Sudut (derajat) Jarak (cm) Akurasi (%)
1 90 2 100 2 90 4 75 3 90 6 75 4 90 8 50 5 90 10 25 6 90 2 100 7 105 2 75 8 135 2 50 9 150 2 25 10 180 2 0 4. SIMPULAN
Sistem presensi perkuliahan dengan barcode pada kartu tanda mahasiswa telah berhasil dibangun dengan barcode pada kartu mahasiswa yang dapat digunakan sebagai input data presensi. Hal ini menjadikan fungsi kartu mahasiswa dapat lebih maksimal dengan memanfaatkan barcode yang terdapat pada kartu mahasiswa yang sejauh ini masih belum difungsikan. Hasil pengujian sistem ini diperoleh hasil yang optimal yaitu untuk jarak 2 cm dan sudut 90o. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menggunakan perangkat berupa multiplekser barcode scanner yang dihubungkan langsung ke server agar lebih effisien dari segi biaya sehingga tidak perlu satu ruangan menggunakan satu unit komputer. Selain itu sistem ini juga dapat dilengkapi sistem penilaian,sehingga tidak hanya dapat digunakan untuk mengelola data presensi saja, tapi juga mengelola data nilai.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Chunhui Zhang, Jian Wang, Shi Han, Mo Yi, and Zhengyou Zhang, “Automatic Real-Time
Barcode Localization in Complex Scenes”, IEEE Proceedings of the International
Conference on Image Processing, ICIP 2006, October 8-11, Atlanta, Georgia, USA, pp. 497-500.
[2] Xiangju Lu, Guoliang Fan, and Yunkuan Wang, “A Robust Barcode Reading Method
Based on Image Analysis of a Hierarchical Feature Classification”, IEEE/RSJ
Proceedings of the International Conference on Intelligent Robots and Systems ,IROS 2006, October 9-15, Convention Center, Beijing, China, pp. 3358-3362.
[3] Aysha Qaiser and Shoab A Khan, “Automation of Time and Attendance using RFID
Systems, Proceedings of the 2nd International Conference on Emerging Technologies,
