8 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Lukman dan Nurjanah (2014) melakukan penelitian tentang Analisis Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penerimaan Kas terhadap Efektivitas Perusahaan (Studi Kasus pada PT. Astra Internasional, Tbk – Isuzu Cabang Bogor). Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan pada PT. Astra Internasional, Tbk – Isuzu Cabang Bogor, menunjukkan bahwa penerapan pengendalian internal atas penjualan dan penerimaan kas dinilai cukup baik dan efektif, meskipun terdapat beberapa kelemahan pada pengendalian internal atas penjualan, antara lain: bagian administrasi unit finance yang sebenarnya merupakan 2 bagian fungsi yang menjadi 1 yakni bagian administrasi unit dan bagian administrasi finance, sebenarnya tidak ada masalah dalam 2 bagian/fungsi yang dikerjakan oleh satu orang selama ini karena bagian ini bisa mengerjakan pekerjaannya dengan baik, akan tetapi pekerjaan akan menjadi lebih lambat ketika penjualan naik dan pekerjaan yang dikerjakan menjadi lebih banyak; dan tidak adanya bagian accounting di cabang. Prosedur penjualan dan penerimaan kas juga telah sesuai dengan SOP.
Surupati (2013) melakukan penelitian tentang Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penagihan Piutang pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado. Hasil penelitian menunjukkan pengendalian internal penjualan yang meliputi struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, praktek yang sehat, serta karyawan mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya, belum efektif jika dibandingkan dengan teori. Sistem penagihan piutang umumnya sudah efektif, hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi antara piutang, penagihan piutang, penerimaan hasil penagihan dan pencatatan piutang. Adanya batas maksimum cash on hand, dan adanya rolling collector dalam melakukan penagihan.
Basrie dkk (2011) melakukan penelitian tentang Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penerimaan Kas (Studi Kasus pada PT.
Senjaya Rezeki Mas di Bandar Lampung). Dari uraian-uraian pembahasan oleh peneliti, dapat diambil kesimpulan antara lain: telah digunakannya dokumen atau formulir yang bernomor urut tercetak, sehingga memudahkan pengawasan dan pemakaiannya; pemakaian dokumen atau formulir dipertanggungjawabkan yaitu dengan adanya otorisasi atau tanda tangan pada dokumen atau formulir yang digunakan; dan adanya dokumen atau formulir yang dibuat secara rangkap, sehingga dapat mencegah atau mengurangi penyelewengan dan kecurangan, serta didistribusi ke bagian-bagian yang berkepentingan. Walaupun demikian, masih terdapat beberapa kelemahan pengendalian internal atas penjualan, yaitu adanya perangkapan fungsi penjualan dengan fungsi pemberian kredit dan tidak adanya cek ke bagian inkaso.
Wahyuni (2010) melakukan penelitian tentang Evaluasi Sistem Pengendalian Internal terhadap Sistem Penjualan Tunai (Studi Kasus pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta). Dari analisis data dan pembahasan dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan
oleh perusahaan kurang baik. Hal tersebut dilihat dari tidak tersedianya faktur penjualan pada setiap transaksi sehingga perusahaan masih menggunakan kertas kosong dan tidak menggunakan formulir formal sebagai media otorisasi pada setiap transaksi. Pengendalian yang dapat mencegah dan mengevaluasi kecurangan serta kesalahan yang mungkin timbul juga masih terdapat kelemahan, terlihat dari pemberian cap “lunas” yang sangat mudah dipalsukan. Melihat dari kondisi-kondisi tersebut dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian internal sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan oleh perusahaan kurang baik.
Rachmaniah (2019) melakukan penelitian tentang Analisis Pengendalian Internal atas Sistem Penjualan pada Rumah Makan Mas Daeng Kota Makassar.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat kelemahan dari sistem penjualan tunai karena kurang maksimalnya pengendalian internal yang diterapkan di Rumah Makan Mas Dieng, antara lain: kurang pengawasan pelayan terhadap pelanggan yang kadang melakukan kecurangan dengan meninggalkan rumah makan tanpa melakukan pembayaran; pesanan yang dibuat bagian produksi tidak sesuai dengan pesanan pelanggan karena pelayan melaporkan pesanan hanya dalam bentuk lisan; dan pengelolaan keuangan usaha Rumah Makan Mas Daeng tidak melibatkan fungsi akuntansi melainkan fungsi administrasi.
B. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Pengendalian Internal
a. Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2018:129).
Pengertian sistem pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang ingin dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian internal tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
Pengertian mengenai pengendalian internal juga disebutkan oleh Hery (2014:12), yaitu seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum ataupun undang- undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. Ketentuan yang dimaksudkan meliputi peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, hukum bisnis, undang-undang anti korupsi, dan sebagainya.
Dari dua pengertian yang telah disebutkan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal merupakan seperangkat prosedur yang mempunyai tujuan untuk melindungi aset perusahaan dari segala bentuk penyalahgunaan, menjamin keandalan data akuntansi, serta memastikan telah dipatuhinya kebijakan manajemen termasuk aturan hukum dan undang-undang yang berlaku.
b. Unsur Sistem Pengendalian Internal
Mulyadi (2018:130) menjelaskan bahwa unsur pokok sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
i. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
ii. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban. Dalam hal ini terdapat beberapa ketentuan:
i. Transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
ii. Harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang iii. Formulir digunakan untuk merekam penggunaan wewenang iv. Penggunaan formulir harus diawasi
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
i. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaian- nya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang ii. Pemeriksaan mendadak
iii. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain
iv. Perputaran jabatan
v. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak vi. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan
catatannya
vii. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain 4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk
mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
i. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya
ii. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya
c. Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Mulyadi (2018:393) menjelaskan bahwa unsur pengendalian internal yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1) Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan tunai, unsur pokok pengendalian internal dijabarkan sebagai berikut:
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi
penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
c) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
d) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk melaksanakannya.
3) Praktik yang sehat
a) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c) Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Mulyadi (2018:379) menyatakan bahwa penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan penjual kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Penjualan barang seperti yang telah tertera di Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Nomor 23 tentang Pendapatan, bahwa barang tersebut meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan properti lain yang dibeli untuk dijual kembali.
Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan sebuah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan,
mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya tagihan atau piutang dagang (Baramuli dan Karamoy, 2014).
b. Fungsi yang Terkait
Mulyadi (2018:385) mengungkapkan beberapa fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah:
1) Fungsi penjualan
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2) Fungsi kas
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan kas dari pembeli.
3) Fungsi gudang
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4) Fungsi pengiriman
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5) Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan pembuat laporan penjualan.
c. Dokumen yang Digunakan
Mulyadi (2018:386) menyatakan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah:
1) Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang.
2) Pita register kas (cash register tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita register kas
ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3) Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.
4) Bill of lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
5) Faktur penjualan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan
faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.
6) Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
7) Rekapitulasi beban pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan). Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Mulyadi (2018:391) menyatakan bahwa catatan akuntansi yang digu- nakan dalam sistem penjualan tunai adalah:
1) Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
2) Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan tunai.
3) Jurnal umum
Dalam transaksi penjualan tunai, jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4) Kartu persediaan
Dalam transaksi penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
5) Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurang- nya kuantitas produk yang dijual.
e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Mulyadi (2018:392) menyatakan bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1) Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2) Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3) Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli yang telah melakukan pembayaran harga barang.
4) Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya per- sediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
5) Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian internal terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari.
Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6) Prosedur pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7) Prosedur pencatatan beban pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi beban pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi beban pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan beban pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
3. Efektivitas
Bastian (2006:280) menyatakan bahwa efektivitas adalah keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektivitas hanya
berbicara masalah output saja. Apabila organisasi telah berhasil mencapai tujuannya, maka organisasi tersebut berjalan dengan efektif. Secara umum, efektivitas menunjukkan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan ataupun target yang terlebih dahulu ditentukan (Kalendesang dkk, 2017).
Dengan kata lain, efektivitas merupakan perbandingan antara input dan output.
Suatu organisasi dikatakan efektif apabila telah berhasil mencapai apa yang diharapkan.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa efektivitas dalam sistem pengendalian internal merupakan suatu keadaan diterapkannya sistem pengendalian internal secara keseluruhan sehingga dapat mencapai tujuan sistem pengendalian internal dalam suatu perusahaan, yaitu menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
