MANUAL
APLIKASI PENDATAAN
TAHUN 2015
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR
(KEMDIKBUD
)
MANUAL APLIKASI DAPODIKDAS
VERSI 3.0.2
A. PENDAHULUAN
Semakin luasnya pemanfaatan data Aplikasi Dapodikdas memiliki konsekuensi kualitas
data harus lebih baik, akurat, lengkap, dan wajar. Dalam rangka mendukung konsistensi
data, pada versi 3.0.0 dan 3.0.1 diberlakukan kebijakan penguncian beberapa data seperti
nama peserta didik, tanggal lahir peserta didik, NISN, nama PTK, dan tanggal lahir PTK.
Dimana jika terdapat kesalahan pada data tersebut maka proses perbaikannya adalah
melalui verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh PDSP sebagai datawarehouse dari data
Dapodikdas.
Pada tahun 2015 Aplikasi Dapodikdas melalui versi 3.0.2 disempurnakan kembali menuju
aplikasi yang tepat guna serta diharapkan dapat menghasilkan data yang berkualitas
untuk beberapa program utama Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan seperti Program
Indonesia Pintar, BOS, Aneka Tunjangan, Ujian Nasional, dan lain-lain. Aplikasi
Pembaharuan tersebut dilakukan untuk mengakomodir percepatan data beberapa
program seperti Ujian Naisional dan Aneka tunjangan.
Berkaitan dengan hal tersebut diharapkan operator sekolah segera melakukan update
versi aplikasi, lalu melakukan update data terutama data yang terkait dengan fitur-fitur
aplikasi yang mengalami pembaharuan dan perbaikan pada versi 3.0.2. Dalam manual ini
akan disajikan informasi dan panduan untuk melakukan update data menggunakan
pembaharuan dan perbaikan fitur yang ada di aplikasi Dapodikdas versi 3.0.2.
B. DESKRIPSI PERUBAHAN
1. [Pembaharuan]Kunci data nama dan tanggal lahir pada Peserta didik dibuka
2. [Pembaharuan]Kunci data nama dan tanggal lahir pada PTK dibuka
3. [Pembaharuan] Prosedur pencarian data ke server di menu tambah PD dan PTK
dinonaktifkan
4. [Pembaharuan]Keterangan periode dalam data turunan periodik di menu hapus
5. [Pembaharuan]Update referensi penghasilan orangtua/wali di data peserta didik
6. [Pembaharuan]Update referensi kewarganegaraan
7. [Pembaharuan] Filter pemilihan kurikulum di rombongan belajar sesuai bentuk
pendidikan sekolah
9. [Pembaharuan] Filter pemilihan tingkat pendidikan di rombongan belajar sesuai
bentuk pendidikan sekolah
10.[Pembaharuan]Rulevalidasi untuk data Nomor SKHUN menjadi wajib diisi
11.[Perbaikan]Keterkaitan dengan data periode 2012 sudah tidak ada di menu hapus
12.[Perbaikan]Validasi pengisian data NIK terkait karakter spasi
13.[Perbaikan]Validasi pengisian data Nomor HP terkait karakter spasi
14.[Perbaikan]Bug kolom input kondisi prasarana tidak tampil sebagian
15.[Perbaikan] Bug kolom waktu tempuh ke sekolah dalam data periodik di rincian
peserta didik tidak tampil sebagian
C. PANDUAN PENGGUNAAN
Menggunakan Aplikasi Dapodikdas versi 3.0.2 diawali dengan menghapus aplikasi versi
lama (3.0.0 atau 3.0.1), selanjutnya melakukan installasi menggunakan versi.3.0.2. Agar isi
data di aplikasi sesuai dengan progres kiriman terakhir di server maka dilakukan generate
prefill. Generate prefill ini merupakan proses generate data kiriman terakhir di server ke
dalam sebuah file prefill. Unduh data prefill lalu tempatkan pada lokasi menyimpan data
prefill, lalu lakukan registrasi kembali di \aplkasi dapodikdas versi 3.0.2 . Dengan demikian
kita dapat login ke aplikasi dapodikdas dimana versi dan isi datanya sudah merupakan
yang terbaru. Berikut detail penjelasan dari langkah-langkah awal menggunakan Aplikasi
Dapodikdas versi 3.0.2 :
UNINSTALL
Bagan prosedur awal penggunaan Aplikasi Dapodikdas Versi3.0.2
1. UNINSTALL APLIKASI LAMA
Sebelum melakukan instalasi versi 3.02, lakukan uninstall/ deinstalasi versi 3.01 terlebih dahulu. Jika tidak maka aplikasi akan mengalami crash/ bentrok dengan aplikasi sebelumnya.
PERINGATAN: Proses deinstalasi/ uninstall akan menghapus program pendataan dan databasenya.PastikanAnda sudah melakukan sinkronisasi data.
Untuk melakukan deinstalasi aplikasi dapodikdas, klik Start -> Control Panel -> Program and Features, lalu pilih Dapodikdas, dan pilih [Uninstall] hingga muncul jendela seperti pada gambar.
Gambar proses deinstalasi
Gambar deinstalasi dapodikdas
Gambar proses penghapusan berkas
Tunggu sampai proses deinstalasi selesai hingga muncul jendela sebagai berikut.
Gambar halaman akhir deinstalasi
2. INSTALLASI VERSI 3.0.2
Untuk melakukan instalasi, sebelumnya unduh dahulu installer aplikasi dapodikdas versi 3.02. Bagi sekolah yang belum pernah menginstall aplikasi ini, bisa mengunduh langsung aplikasi pada laman dapodikdashttp://dapo.dikdas.kemdikbud.go.id/laman/unduh
Gambar laman dapodikdas
Di dalam menu“Download Aplikasi”, pengguna dapat mengunduh aplikasi versi terbaru, data prefill, video tutorial, formulir, manual, dan kebijakan. Dalam hal ini, jika pengguna akan mengunduh prefill, klik menu “Database Prefill”, kemudian masukkan kode registrasi sekolah yang dimaksud.
Gambar unduh data prefill 1
Masukkan kode registrasi sekolah tersebut, kemudian klik [Download]. Jika pengguna menggunakan browser Google Chrome, klik tombol [Keep], kemudian tunggu sampai prefill berhasil terunduh.
Gambar unduh data prefill 2
Gambar 3.9 hasil unduhan berupa prefill data sekolah berekstensi *.prf
Setelah itu jalankan program yang ada di CD/DVD atau dari lokasi lain (contoh: aplikasi hasil unduhan pada laman dapodikdas). Instalasi aplikasi akan berjalan dan akan ditayangkan seperti yang terlihat pada gambar berikut ini.
Gambar Instalasi Dapodikdas 1
Anda sangat disarankan untuk menutup program lainnya sebelum memulai proses instalasi. Hal ini diperlukan agar berkas yang terkait dapat diperbarui tanpa harus booting ulang Komputer Anda.
Tekan tombol [Lanj ut > ]untuk melanjutkan atau tombol [Batal] untuk membatalkan instalasi.
Gambar Instalasi Dapodikdas 2
Jika Anda melanjutkan proses instalasi, maka akan ditampilkan bagian pemilihan port. Pada pemilihan port ini, Httpd Port dan Postgres Port akan terisi otomatis. Untuk mengecek kembali portnya, klik tombol[Chec kPort]agar port tidak bentrok.
Gambar Pemilihan port
Gambar Kesepakatan atas lisensi–Instalasi Dapodikdas
Bacalah dengan seksama sebelum menginstall atau menggunakan perangkat lunak ini.Setelah Anda baca dengan seksama dan Anda menyetujui tekan tombol[Saya Setuju…] yang berarti Anda setuju dengan ketentuan yang dituliskan dalam lisensi tersebut lalu klik [Lanj ut> ].Atau tekan tombol[Batalkan]jika Anda tidak setuju.
Setelah proses penginstallan selesai, klik [Lanj ut> ]dan tunggu hingga proses Konfigurasi Server Dapodikdas selesai.
Gambar Konfigurasi server Dapodikdas
3. GENERATE PREFILL
Generate prefill adalah sebuah proses yang berguna sebagai back up database dapodik yang diambil dari server dapodik. Hasil generate prefill diambil dari hasil sinkronisasi terakhir dari sekolah yang ditarik ke dalam file database persekolah (bentuk file *.prf).
Proses generate prefill bisa dilakukan oleh masing-masing sekolah, namun untuk mendownload prefill hasil dari generate tentu saja hanya bisa dilakukan oleh mereka yang mengetahui kode registrasi sekolah dalam dapodikdas.
Pengisian
Gambar alur generate prefill
Untuk melakukan generate prefill, kunjungi laman generate prefill di alamat:
http://dapo.dikdas.kemdikbud.go.id/prefill_final/generate_prefill.php
Gambar proses generate prefill
Jika proses generate prefill sudah selesai, maka akan muncul tampilan generate prefill berhasil seperti pada tampilan berikut:
Gambar pembuatan prefill berhasil dilakukan
Dengan demikian pengguna sudah dapat mengambil file prefill terbaru (hasil generate) pada lamanhttp://dapo.dikdas.kemdikbud.go.id/laman/prefill
Gambar pengunduhan file prefill
Unduh file prefill tersebut (berekstensi *.prf), buat folder bernama “prefill_ dapodik” di system C:/, lalu copy file prefill yang sudah diunduh tadi ke dalam folder tersebut.
Gambar pengunduhan file prefill 2
Gambar menaruh file yang sudah diunduh di folder“prefill_dapodik”
Setelah itu, buka aplikasi dapodikdas versi 3.02 dan lakukan registrasi kembali.
4. REGISTRASI
Gambar ikon Dapodikdas
Setelah server dapodikdas di lokal berjalan, maka akan membuka otomatis laman awal aplikasi dapodikdas seperti pada gambar di bawah.
Gambar laman utama Dapodikdas
Pada saat pertama kali instalasi belum ada data sekolah yang tersimpan pada database lokal. Untuk itu perlu dilakukan proses registrasi sekolah dengan cara menekan tombol [Registrasi]. Jika data sekolah sudah ada, bisa masuk ke dalam aplikasi dengan mengisi email dan password setelah itu menekan tombol[Login].
Untuk proses registasi akan dimunculkan formulir dengan isian sebagai berikut:
Nama Lengkap
User name/email (pastikan email tersebut aktif dan tidak fiktif karena akan ada konfirmasi)
Password
Yahoo Messenger (tidak wajib) Skype (tidak wajib)
Kode registrasi
PENTING: Kode registrasi adalah “kunci” untuk memuat data sekolah. Kode registrasi dapat diperoleh dengan menghubungi KK-DATADIK (kab/kota) di tiap-tiap daerah. Pastikan Anda menggunakan kode registrasi sekolah Anda sendiri dan tidak membagi/memberitahu kode ini pada pihak yang tidak berkepentingan.
Gambar laman registrasi
Tunggu proses registrasi selesai, jika registrasi berhasil maka akan muncul message box seperti pada gambar di bawah.
Gambar registrasi berhasil
Gambar login aplikasi dapodikdas
Pemilihan periode pada aplikasi v.300 ini tersedia 3 pilihan periode yaitu:
Pastikan periode aktif yang dipilih adalah Genap / 2014-2015 (20142) sebagai nilaidefault. Namun operator sekolah juga dapat mengupdate data semester sebelumnya yaitu Ganjil / 2014-2015 (20141) dan Genap / 2013-2014 (20132) jika diperlukan.
Gambar pilihan periode yang tersedia
Pastikan periode yang dipilih adalah Genap / 2014-2015 dengan cara menekan tombol panah ke bawah.
Beberapakesalahan yang biasa terj aditerkait pref ill,adalah:
1. Kesalahan penempatan folder
Kesalahan penempatan prefill dapat menyebabkan prefill tidak dapat terbaca oleh sistem. Nama folder yang seharusnya yaitu pref ill_ dapodik.Jika folder yang dibuat adalah pref il_ dapodik, pref ill_ dapodikdas, pref il dapodik, ataupun disimpan di direktori C:/ langsung, dll. Maka prefill tidak akan terbaca.
2. Nama file yang berganda
Nama file berganda yang dimaksud adalah jika operator mengunduh prefill beberapa kali dan disimpan di folder yang sama, maka prefill yang baru diunduh akan otomatis berubah namanya seperti:
4a8bb29459c48b256705392f1d488864(1).prf 4a8bb29459c48b256705392f1d488864(2).prf 4a8bb29459c48b256705392f1d488864(3).prf.
3. Kode registrasi yang salah / sudah di reset ulang oleh dinas
5. INPUT DATA/UPDATE DATA
5.1. Edit data Nama PesertaDidik
Pada Aplikasi Dapodikdas versi 3.0.2 diberikan kemudahan berupa dibukakan kunci
pada data nama dan tanggal lahir mengingat di lapangan banyak yang mengalami
Gambar data yang dibukakan kuncinya pada formulir peserta didik pada versi 3.0.2
Diingatkan kepada operator DILARANG KERAS MENGGANTI DATA NAMA MENJADI
NAMA PESERTA DIDIK LAINkarena dibalik data tersebut terdapat ID yang sifatnya unik.
Jika ID tersebut diganti namanya dengan orang lain maka akan menghambat proses
pemberian NISN dikarenakan ID Peserta Didik tersebut memiliki 2 nama. Gunakanlah
menu tambah untuk menambahkan siswa baru atau pindahan.
5.2. Edit data TanggalLahir PesertaDidik
Untuk meminimalisir kesalahan input data tanggal lahir gunakan fasilitas pemilihan
Gambar edit data tanggal lahir menggunakan menu calendar
Misalkan kita akan menginputkan tanggal lahir 26/02/1999 maka caranya adalah
sebagai berikut (sesuai arah panah pada gambar diatas) :
Pilih iconcalendarpada kolom TANGGAL LAHIR
Klik pada status bulan-tahun pada calendar untuk menampilkan pilihan bulan
dan tanggal
Pilih bulan FEB dan tahun 1999, lalu klik OK. Disini kita telah menentukan bulan
dan tahun nya
Pilih tanggal 26 dimana status bulan dan tahun nya FEBRUARI 1999.
5.3. Tambah Data PesertaDidik
Fitur tambah Peserta didik di versi 3.0.2 ini mengalami pembaharuan kembali, dimana
proses penambahan peserta didik yang mensyaratkan pencarian data peserta didik
baru tersebut di server dengan menggunakan sinkronisasi sebelum dapat dipindahkan
ke tabel utama Peserta Didik telah dinonaktifkan. Berikut adalah prosedur barunya :
Berikut adalah penjelasan dari gambar diagram prosedur tambah peserta didik baru
diatas :
Klik menu TAMBAH lalu input data peserta didik yang diminta di formulir
pindahkan data ke tabel utama dengan menu PINDAHKAN KE TABEL UTAMA
satu-persatu
Lengkapi data peserta didik, lalu pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data.
5.4. PenulisanNomor SKHUN (Nomor PesertaUjianNasional)
Berdasarkan surat edaran Ditjen Dikdas nomor : 3015/C/LK/2014 dan surat edaran
Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) Nomor : 3640/P3/LL/2014 dinyatakan
bahwa Data Dapodikdas tahun ajaran 2014/2015 dimanfaatkan sebagai Data referensi
Calon Peserta Ujian Nasional tahun ajaran 2014/2015. Aplikasi Dapodikdas memiliki
peran dalam penjaringan data-data yang dibutuhkan dalam menentukan Calon
Peserta Ujian Nasional. Data awal peserta UN tahun ajaran 2014/2015 merupakan
data peserta didik kelas 6 dan Kelas 9 hasil pengumpulan data melalui Aplikasi
Khusus untuk peserta didik jenjang SMP diminta untuk menginput data Nomor SKHUN
yang akan digunakan untuk data UN di SMP. Nomor SKHUN SD yang dimaksud adalah
Nomor pesertaUN yang tertera di sertif ikatSKHUN jenj angSekolahDasar.
Realitas dalam input data oleh sekolah banyak ditemukan kesalahan penginputan
Nomor SKHUN dikarenakan belum mengetahui format resmi sesuai standar nya.
Berikut adalah standarisasi Nomor Peserta UN :
Nomor peserta UN yang lengkap adalah 14 digit. Di dapodik diinputkan dengan
tanda strip (-) nya sehingga disediakan 20 digit. Berikut adalah format
penulisannya
Digit 1 (A) : Kode Jenjang pendidikan (1 = SD/MI, 2 =
SMP/MTS,
3 = SMA/MA, 4 = SMK).
Digit 2-3 (BB) : Tahun Ujian
Digit 4-5 (CC) : Kode Provinsi
Digit 6-7 (XX) : Kode Kab/Kota
Digit 8-10 (YYY) : Kode Sekolah
Digit 11-13 (ZZZ): Nomor urut peserta di sekolah
Digit 14 (G) : Cek Digit
Dalam proses pendataan serta pemindaian, nomor yang dipakai hanya 9 digit
(XX-YYY-ZZZ-G)
Hati-hati jangan sampai nomor SKHUN ini diisi dengan no blanko sertifikat SKHUN.
Gambar nomor pesertaUN dan nomorblanko sertifikat SKHUN
5.5. ActionMenu diTabelPesertaDidik
Gambar tombol action menu & pencarian data peserta didik
Tombol action menu ini berada di pojok kanan atas tabel Peserta didik. Pada tombol ini tersedia beberapa pilihan sub menu diantaranya:
Tampilkan dataPD terhapus
Berfungsi untuk mengembalikan data peserta didik yang sudah terhapus sebelumnya. Dapat digunakan jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan dalam menghapus data, dengan mencentang pilihan ini maka data yang terhapus tadi dapat dikembalikan ke dalam tabel utama.
mengisi kembali data periodik peserta didik dari awal. Syarat utama untuk menggunakan pilihan ini, pengguna wajib mengisi data periodik peserta didik di semester sebelumnya.
UnduhExcel
Gambar hasil unduhan excel peserta didik
5.6. Edit data Nama danTanggalLahir PTK
Aplikatif input data di lapangan, banyak terjadi kesalahan dalam penginputan nama
dan tanggal lahir di data PTK. Ketentuan input data nama dan tanggal lahir untuk
kepentingan validasi data PTK dalam program Aneka Tunjangan P2TK DIKDAS
Nama dan Tanggal lahir PTK akan digunakan untuk validasi data NUPTK dan NIP. Bagi
data nama yang masih tertera gelar silahkan untuk segera di update sesuai dengan
Data tanggal lahir yang masih salah silahkan diedit sesuai dengan tanggal lahir yang
tertera di ijazah yang tentunya seuai dengan NIP serta sama dengan tanggal lahir yang
ada di database NUPTK.
5.7. Tambah Data PTK
Untuk menambah data PTK prosedurnya sama dengan tambah peserta didik, dimana
prosedur tambah data PTK tidak mensyaratkan pencarian data terlebih dahulu ke
server melalui sinkronisasi karena fitur tersebut telah di nonaktifkan.
Berikut adalah penjelasan dari gambar diagram prosedur tambah PTK baru diatas :
Klik menu TAMBAH lalu input data PTK yang diminta di formulir penampung
pindahkan data ke tabel utama dengan menu PINDAHKAN KE TABEL UTAMA
Lengkapi data PTK, lalu pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data.
Pengisian Guru yangMengaj ardi 2Sekolah atau lebih.
Untuk PTK yang mengajar di 2 sekolah atau lebih, pengisian lengkap di tabel utama dan
rincian PTK yang meliputi:
- Anak
- Rw. Gaji Berkala
- Rw. Jab. Struktural
- Rw. Kepangkatan
- Rw. Jab. Fungsional
hanya diisi di sekolah induk saja. Untuk sekolah bukan induk, cukup mengisi data PTK di
5.8. ActionMenu padaTabelPTK
Tombol action menu ini berada di pojok kanan atas tabel PTK. Pada tombol ini tersedia beberapa pilihan sub menu diantaranya:
Tampilkan dataPTK terhapus
Berfungsi untuk mengembalikan data PTK yang sudah terhapus sebelumnya. Dapat digunakan jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan dalam menghapus data, dengan mencentang pilihan ini maka data yang terhapus tadi dapat dikembalikan ke dalam tabel utama.
Berfungsi untuk melanjutkan data penugasan PTK yang sudah pernah diinputkan di semester sebelumnya. Tombol ini dapat membantu pengguna agar tidak perlu mengisi kembali data penugasan PTK dari awal. Syarat utama untuk menggunakan pilihan ini, pengguna wajib mengisi data periodik peserta didik di semester sebelumnya.
UnduhExcel
Gambar hasil unduhan excel PTK
5.9. ActionMenu padaTabelSarpras
Tampilkan data prasana terhapus
Gambar fitur action menu di dalam tabel sarpras
Lanjutkan data periodik
Selanjutnya adalah fitur Lanjutkan data periodik, tampilannya sebagai berikut :
Gambar fitur lanjutkan data periodik
5.10.ActionMenu padaTabelRombonganBelaj ar
Tampilkan dataRombelTerhapus
Lanj utkanSemester
Maksud dari Lanj utkanSemester ini adalah untuk menampilkan data rombel yang sudah pernah diinputkan di semester sebelumnya. Contoh : pengguna sudah melakukan input data anggota rombel, dan pembelajaran di tahun ajaran (ganjil 2014/2015), maka pada saat masuk ke tahun ajaran (genap 2014/2015) data rombel yang tidak mengalami perubahan bisa menggunakan fitur lanjutkan semester ini.
LuluskanPD TingkatAkhir
Fitur ini hanya aktif pada semester ganjil. Jika pengguna menekan tombol Luluskan PD Tingkat Akhir di semester genap, maka akan tampil peringatan sebagai berikut:
D. PENUTUP
Demikian manual aplikasi versi 3.0.2 ini dibuat sebagai informasi dan panduan
penggunaan bagi sekolah dalam menggunakan aplikasi Dapodikdas versi 3.0.2. Semoga
