Contoh kasus
penerapan KMS
1/4/2010 2Perancangan
Knowledge
Management System di SMKN 1
Kotabaru
(St di K
K
i t
B l j
(Studi Kasus Kegiatan Belajar
Mengajar Bahasa Inggris)
Latar Belakang
• SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional, • Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,
• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up g y p g p p y p grading ;
• banyak dibuka sekolah-sekolah internasional.
1/4/2010 4
Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS
1/4/2010 5
Knowledge Spiral
• Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami,
namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,
• Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang
• Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang
“bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
Organisasi Nonaka 1/4/2010 6 Grup Individu Explicit Tacit
Knowledge Management
• KM is management of organizational knowledge for creating
business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana))
• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi.
• Menurut Efraim Turban “A knowledge management
Knowledge Management System
1/4/2010 7
• Menurut Efraim Turban, A knowledge management
system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.
Perancangan KMS
Gap Sekarang Standar Nasional KM Road Map 1/4/2010 8 KMS10 Steps Knowledge Management RoadMap
Fa se 1 : Evaluas i in fr astr uktur Fa s A n a
Analisis infrastruktur yang ada
Meluruskan KM dan strategi bisnis
Merancang infrastruktur KM 1 3 2 e 2: a lis is , per anc angan & pengem bangan KM S
Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada
Merancang tim KM
Membuat cetak biru KM
Mengembangkan KMS 7 6 5 4 Amrit Tiwana 1/4/2010 9 S Fa se 3 : Peny ebar a n Fa se 4 : Evaluas i
Evaluasi dan sempurnakan KMS Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward
Menyebarkan Mengembangkan KMS
10 9 8
Pengumpulan data
• Analisis SWOT
• Kuisioner K-Need
• Kuisioner K-Gap
• Kuisioner strategi KM
• Kuisioner aset Knowledge
• Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual • Skala yang digunakan 1 sampai 5
• Skala yang digunakan 1 sampai 5
1 = Tidak penting(not critical)
2 = Kurang penting(nice to have)
3 = Penting(important)
4 = Sangat penting(must have)
5 = Sangat penting dan segera(critical)
• dan 1 sampai 4
A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep
B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/manfaatnya
1/4/2010 10
g y
C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta
keguna-an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan
1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi
Fase 1 Evaluasi Infrastruktur
2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis
Analisis eksternal Organisasi
Faktor Kunci Sukses
Analisis Internal Organisasi Penyusunan Strategi Organisasi Peluang dan Ancaman Kekuatan dan Kelemahan Strategi Organisasi 1/4/2010 11
Apa yang dapat dilakukan organisasi Apa yang harus dilakukan
organisasi
Apa yang harus diketahui organisasi
Kesenjangan strategi
Kesenjangan knowledge Apa yang sudah
diketahui organisasi
3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi
Informasi
Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan
KMS
a. Proses kerja yang terorganisir,
¾
User Requirements
j y g g ,
b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi, c. Fokus kedepan,
d. Mendukung sasaran bisnis organisasi, e. Meningkatkan inovasi;
f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.
¾
Enterprise Knolwedge Portal
1/4/2010 12
¾
Enterprise Knolwedge Portal
1. Enterprise Portal 2. Business Intelligence
3. Collaboration and Communities 4. Content Management
5. Learning
¾ Pemetaan
Enterprise Knowledge Portal
Enterpris e Sear ch B u ssines s Collaboratio n Content M a Str uc tur ed C o Uns tru ctur ed Data Integrat i Doc ument Ma W eb D oc um e Lear ni ng
KM objective/ user requirements
e Port al s Int e lligence n a nd Comm a
nagement ontent Content ion
Ma
nagement ent
M
anag.
Proses kerja yang terorganisir
Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2
Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2
1/4/2010 13
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2
Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2
Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2
Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
¾
Knowledge
Yang Dibutuhkan
No Knowledge Definisi
1 Teaching & Learning Methods
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
4. Analisis dan Audit
Knowledge
2 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen
3 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen
4 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
5 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
6 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan
1/4/2010 14
g p g g
baik teks dalam Bahasa Inggris
7 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris
8 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris
9 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi
10 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris
NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4) R
dengan:
• NKi = Nilai kepentingan terhadap knowledge i
¾ Pengolahan Data
p g p g
• K1 = Jumlah responden dengan jawaban "A" • K2 = Jumlah responden dengan jawaban "B" • K3 = Jumlah responden dengan jawaban "C" • K4 = Jumlah responden dengan jawaban "D" • R = Total responden NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4) R dengan: 1/4/2010 15 dengan:
• NPi = Nilai penguasaan terhadap knowledge i
• P1 = Jumlah responden dengan jawaban "A" • P2 = Jumlah responden dengan jawaban "B" • P3 = Jumlah responden dengan jawaban "C" • P4 = Jumlah responden dengan jawaban "D" • R = Total responden
¾ Analisis
K-Gap
No Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap
1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi
1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75 2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75 3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5 4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25 6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0 8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0 9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25 1/4/2010 16 10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25 Keterangan Nki = Tingkat kepentingan knowledge i :Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
¾ Strategi KM
tacit, 47.25 explicit , 52.25Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat
1/4/2010 17
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada Tabel 3.4), maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).
5. Membentuk
Tim KM
• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.
1/4/2010 18
¾ Pengembangan SDM
No Knowledge Guru Pelatihan/workshop
1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal
6. Perancangan Cetak Biru KMS
1 oral v v v v Englih First (EF)
2 listening v v v v Englih First (EF)
3 reading v v Englih First (EF)
4 structure v v Englih First (EF)
5 written v v v v Englih First (EF)
6 TL methods v v metoda mengajar LIA
7 time management v Englih First (EF)
8 debate v debat yang benar
1/4/2010 19
8 debate v debat yang benar
9 mastery topics v v v LIA
10 english culture v v British Council, EF
1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani
¾ Relasi Antar Tabel
1/4/2010 20
¾ Proses Penciptaan
Knowledge
Tacit → Tacit Tacit → Explic it Socialization Externalization F t f i ti •Dokumen pertemuan •Dokumen experts •Reflective peer to peer network
•Intranet it Explic Internalization Combination S I E C •Face to face communications
•Collaboration features •Training/diklat •Telepon •Portal •Intranet •Discussion Platforms •MS Office •Scanner •File video & audio •Portal
•Intranet (forum diskusi) •Aplikasi database 1/4/2010 21 Explic it → Tacit p it →Ex plicit •Intranet •Internet/media masa •Content management •Learning feature •Surat edaran/SK •Papan pengumuman •Pelatihan •Portal •Internet
•Enterprise portal feature •Business intelligent feature •Content management feature •MS Office
¾
Knowledge Management
System
Knowledge Manager/ Document Control Knowledge Gap Database Manusia KM System Content Teknologi Proses Control Guru. 1/4/2010 22
Aturan penunjang KMS Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User
pada fitur-fitur KM
7. Mengembangkan KMS
8. Menyebarkan KMS
• Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai terlebih dahulu knowledge.
• Menghubungiexperts.
• Hasil diskusi didokumentasikan.
Fase 3 Penyebaran
Hasil diskusi didokumentasikan.
• Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusi.
• Guru wajib membuat lesson learned.
9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur
Reward
• Merumuskan budaya knowledge sharing .
M b li di t b d
1/4/2010 24
• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1.
• Sistem penghargaan (reward). • Rotasi kerja.
• Menyediakan sarana atau media.
• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.
10. Evaluasi
Performance
KMS dan
Pengukuran
Fase 4 Evaluasi
No Parameter KMS Manual
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan
• Menyediakan informasi terdahulu V V
• Menyediakan cara akses, menampilkan dan
memahami informasi yang lebih baik V
V • Menyediakan cara yang lebih baik dalam
menggambarkan informasi V
V
• Otomasisasi perhitungan manual V V
• Memudahkan akses on line V V
2 Sistem dapat menyajikan informasi
• Dapat menampung berbagai bentuk informasi
(dalam eksistensi doc jpg ppt xls dat mpeg V V
1/4/2010 25
(dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)
V V
• Tampilan dapat dimengerti V V
• Adanya komunikasi antar pengguna V V
• Dapat menampilkan gambar V V
Kesimpulan
• Knowledge management system di SMKN 1 Kotabaru adalah
terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi dan proses
teknologi, dan proses.
• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan.
• Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain
K l d M t S t SMKN 1 K t b
1/4/2010 irk 26
Knowledge Management System SMKN 1 Kotabaru secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate Portals With XML”, Mc Graw-Hill, USA.
[2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York.
[3]. Iping Supriana, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB, Bandung, Edisi Khusus.
[4]. Krogh, Georg Von.,Ichijo, Kazuo., Nonaka, Ikojuri, (2000) “Enabling Knowledge Creation”, g g j j ( ) g g
Oxford University Press, USA.
[5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia, Malang.
[6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal
Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September.
[7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta.
[8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: Enabling Business Growth”, Mc Graw-Hill, USA.
[9] Nonaka Ikojuri (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The
1/4/2010 27
[9]. Nonaka, Ikojuri, (1991), Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The
Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press.
[10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel.
[11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey.
[12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey.
[13].Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C., (2004), “Systems Analysis and Design Methods”, Mc Graw-Hill, USA
