BAB V
SIMULASI PROSES BISNIS
5.1. Simulasi Proses Bisnis
Ketika sebuah model proses bisnis dirancang, mungkin saja mampu memberikan outputyang diinginkan tetapi kita tidak bisa mendapatkan output pada tingkat kinerja dengan biaya yang diharapkan atau dalam jangka waktu yang diinginkan. Dengan kata lain, model proses bisnis yang telah dirancang dapat bersifat fungsional, akan tetapi mungkin tidak optimal untuk perusahaan.
Masalah ini dapat diatasi dengan menjalankan simulasi proses bisnis, yang tujuannya adalah untuk membantu dalam analisis dan pemahaman tentang model proses bisnis. Dengan pemahaman ini, seseorang dapat mengubah model dan menerapkan perangkat tambahan lainnya untuk meningkatkan hasilnya. Tujuan strategi simulasi proses bisnis adalah optimasi untuk meningkatkan kinerja dan pengurangan biaya proses bisnis.
Simulasi membantu dalam mengembangkan alur proses bisnis yang lebih baik dengan menyediakan sebuah platform yang memfasilitasi secara mendalam tentang faktor analisis yang mengatur pelaksanaan proses bisnis yang efisien, diantaranya yaitu analysis Cost, analysis People, dan analysis Time. Hal ini memungkinkan analis bisnis dan manajer untuk memahami dan mengeksplorasi tentang simulasi proses bisnis baik dengan cara yang praktis maupun pragmatis.
Pada tahap ini dilakukan untuk menyusun simulasi proses bisnis, ada beberapa hal yang dibutuhkan seperti spesifikasi perangkat yang akan digunakan, skenario yang akan dijalankan dalam simulasi dan implementasi.
5.2. Manfaat Simulasi Proses Bisnis
Memungkinkan kita untuk menjalankan proses dalam lingkungan virtual. Sehingga, memungkinkan kita untuk menganalisis, meningkatkan, dan mengoptimalkan proses yang menghasilkan pendekatan yang efektif dan realistis untuk manajemen proses bisnis.
1. Menghitung rata-rata biaya untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses bisnis.Selain itu, untuk melihat biaya maksimum yang mungkin terjadi dan biaya minimumyang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.
2. Menghitung durasi waktu rata-rata untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses bisnis. Dan juga untuk melihat waktu maksimum yang mungkin terjadi dan waktu minimum yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.
3. Mengidentifikasi kemacetan (bottlenecks). Karena kapasitas antrian dapatdidefinisikan untuk suatu kegiatan dalam aliran proses, dengan simulasi, maka dapatmembantu kita untuk memahami dan mengidentifikasi hambatan yang dapat timbul dalam aliran proses, dan dengan demikian kita bisa mengambil langkah yang tepatuntuk menghindari kemacetan.
4. Perencanaan Sumber Daya, hal Ini membantu dan memandu kita untuk menganalisa,memahami dan merencanakan penggunaan dan pemanfaatan sumber daya/Resourcedalam proses bisnis.
5. Memberikan analysis time, analysis people yang lengkap dan analisis biaya/Cost dari pelaksanaan proses bisnis. Hal ini memungkinkan kita untuk memahami biayamaksimum dan minimum dan waktu yang terlibat dalam menerapkan proses bisnistanpa benar-benar mengimplementasikannya.
5.3. Kebutuhan Simulasi
Untuk menjalankan simulasi proses bisnis agar berjalan dengan baik diperlukan software dan hardware yang mendukung. Perangkat keras yang dibutuhkan meliputi:
a. Prosesor Minimal 1.6 GHz b. Hard Disk Min 4 GB c. RAM minimal 512 MB d. Monitor 14 inci
e. Mouse dan keyboard.
Sedangkan perangkat lunak yang digunakan adalah Bonita Software atau yang biasa disebut dengan BonitaSoft.
1. Yang harus dilakukan pertama kali adalah melakukan install Bonita Software pada komputer atau latop. Setelah itu, klik Bonita tersebut dan akan menampilkan tampilan seperti gambar berikut ini.
Gambar 5.1 Tampilan awal Bonita
2. Klik New pada menu bar untuk membuat diagram baru pada Bonita Software.
Gambar 5.2 Tampilan menu bar Bonita
3. Setelah melakukan klik New pada menu bar, maka akan muncul diagram baru yang sudah tersedia satu Pool, satu Lane, satu Start Events, dan satu Human Tasks.
Gambar 5.3 Tampilan diagram baru
4. Untuk merubah nama Pool menjadi nama proses bisnis sesuai dengan yang akan dikerjakan, arahkan kursor ke bawah, klik tab General klik Pool
klik Edit.
Gambar 5.4 Pool description
5. Arahkan kursor pada field name dan isi dengan nama proses bisnis yang akan dikerjakan. Dalam proses bisnis ini, nama Pool diganti dengan Per Pendataan Diklat. Kemudian klik OK.
Gambar 5.5 Merubah nama Pool
6. Untuk merubah Lane dengan nama Employee Lane menjadi nama proses bisnis sesuai dengan yang akan dikerjakan, arahkan kursor ke bawah, klik tab General lalu klik Lane. Dalam proses bisnis ini, Lane dengan nama Employee Lane diganti dengan Peserta. Kemudian klik OK.
Gambar 5.6 Merubah nama Lane
7. Untuk merubah nama diagram baru, klik Diagram pada menu bar, lalu klik Rename.
Gambar 5.7 Mengganti nama diagram
8. Klik pada field name, ganti MyDiagram dengan Per Pendataan Peserta Diklat. Kemudian klik OK.
9. Berikut tampilan Palette yang ada pada Bonita Software. Pallete digunakan untuk membuat proses bisnis.
Gambar 5.9 Tampilan Palette
a. Swimlanes terdiri dari Pool dan Lane. Pool dan Lane merupakan tempat untuk kegiatan diproses. Klik Pool untuk membuat Pool yang baru. Klik Lane untuk membuat Lane yang baru.
Gambar 5.11 Contoh Penggunaan Pool dan Lane
b. Gateways terdiri dari Parallel, Exclusive, dan Inclusive. Parallel gateway digunakan ketika penggabungan cabang parallel menunggu untuk menyelesaikan semua cabang yang masuk sebelum memicu aliran keluar.
Gambar 5.12 Parallel gateway
Exclusive gateway merupakan rute aliran urutan tepat ke satu cabang keluar.
Gambar 5.13 Exclusive gateway
Inclusive gateway merupakan harus menyelesaikan semua cabang aktif yang masuk sebelum penggabungan.
Gambar 5.15 Shipment Process Of A Hardware Retailer Contoh Penggunaan Gateway
c. Klik alur transisi untuk menghubungkan masing – masing symbol dan aktifitas.
Gambar 5.16 Transistion Flow
d. Tasks terdiri dari Service, Human, Script, Receive, Send, dan Abstract. Tasks merupakan unit kerja, pekerjaan yang akan dilakukan.
Gambar 5.17 Service dan Human Tasks
Gambar 5.19 Send dan Abstract Tasks
e. Call Activity merupakan simbol untuk suatu tugas atau proses yang didefinisikan secara global.
Gambar 5.20 Call Activity
Event subprocess digunakan bila Start Event mengganggu proses yang lebih tinggi.
Gambar 5.21 Event Subprocess
f. Start Events terdiri dari Start, Message, Timer, Signal, dan Error. Start Error hanya bisa dilakukan pada Event Subprocess Activities.
Gambar 5.23 Start dan Start Message
Gambar 5.24 Start Timer dan Start Signal
Gambar 5.25 Start Error
g. Intermediate Events terdiri dari Throw link, Catch link, Throw message, Catch message, Throw signal, Catch signal, Catch error, Non – Interrupting timer, Event, dan Timer.
Gambar 5.26 Throw dan Catch link
Gambar 5.27 Throw dan Catch message
Catch signal dapat ditambahkan sebagai batas atas tugas dan subproses.
Gambar 5.28 Throw dan Catch signal
Catch error hanya dapat ditambahkan pada tugas dan subproses.
Gambar 5.29 Catch error dan Non – Interrupting Timer
Gambar 5.30 Event dan Timer
Gambar 5.31 Order Fullfilment Contoh Penggunaan Int. Events
h. End Events terdiri dari End, End message, End signal, End error, dan Terminate end event.
Gambar 5.33 End signal dan End error
Terminate end event merupakan jenis akhir yang menunjukkan bahwa semua kegiatan dalam proses harus segera berakhir.
Gambar 5.34 Terminate end event
Gambar 5.35 Contoh Penggunaan End Events
i. Text Annotation digunakan sebagai tanda keterangan pada suatu aktifitas.
10. Untuk merubah nama Start Events, klik Start1 dan rubah menjadi Start. Cara yang sama juga dilakukan untuk merubah Human Tasks dan tasks yang lainnya, serta komponen Palette yang lainnya.
Gambar 5.37 Merubah nama Start dan Human Tasks
11. Untuk menambah jumlah Lane dalam sebuah Pool, arahkan kursor ke Swimlanes yang ada didalam Palette, klik dan drag gambar Lane yang berada di sebelah kanan ke dalam Pool.
Gambar 5.38 Menambah Lane
12. Jika berhasil menambahkan Lane ke dalam Pool, maka hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 5.39 Penambahan Lane
13. Klik dan drag pada tasks, flows, dan komponen Palette yang dibutuhkan pada masing – masing Lane. Ikuti langkah no. 9 untuk mengganti nama komponen Palette pada Lane. Ikuti langkah no. 10 dan 11 untuk menambah Lane. Berikut tampilan Proses Bisnis yang telah dibuat.
Gambar 5.40 Proses Bisnis
14. Untuk membuat form aplikasi, klik pada Human Tasks yang akan dilakukan proses Running.
Gambar 5.41 Human Tasks untuk form aplikasi
15. Untuk membuat form, arahkan kursor ke bawah, klik Application klik Pageflow klik Forms klik Add.
Gambar 5.42 Membuat form
16. Berilah nama pada form yang akan dibuat. Dalam Proses Bisnis ini, nama form nya adalah Formulir Pendaftaran Peserta Diklat. Kemudian klik Finish.
Gambar 5.43 Memberikan nama pada form
17. Setelah melakukan klik tombol Finish, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini.
Gambar 5.44 Membuat form
18. Untuk membuat field – field yang ada di form, arahkan kursor ke Palette, klik dan drag Text field pada laman disampingnya.
Gambar 5.45 Palette aplikasi form
19. Ukuran text field yang sudah tada dapat diperbesar atau diperkecil sesuai dengan desain yang diinginkan dengan melakukan panah berwarna hitam tersebut. Tanda plus dan minus yang ada disitu merupakan untuk menambah atau mengurangi jarak yang ada.
Gambar 5.46 Text field pada form
20. Untuk merubah nama text field menjadi nama field sesuai dengan kebutuhan, maka arahkan kursor ke bawah, klik Edit pada text field Name, dan menggaantinya menjadi JenisDiklat. Klik disebelah Show Label dan menggantinya menjadi Jenis Diklat.
Gambar 5.47 Merubah nama text field
21. Berikut tampilan text field yang telah dilakukan perubahan nama. Unuk membuat text field yang lain, ulangi cara dari no. 17 sampai no. 19.
Gambar 5.48 Tampilan text field pada form
Gambar 5.49 Rancangan form
Proses bisnis telah selesai dibuat. Untuk membuat proses bisnis yang lainnya, ulangi lagi semua langkah – langkah di atas.
5.4. Skenario Simulasi Proses Bisnis
5.4.1. Skenario Proses Bisnis Pendataan Pendaftaran Peserta
UPT Balai Pendidikan dan Latihan menginformasikan kepada instansi/lembaga yang ada di Badan Informasi Geospasial tentang informasi diklat serta memberikan formulir pendaftaran dan pemberitahuan untuk melengkapi persyaratan. Instansi/lembaga yang ada di Badan Informasi Geospasial mengutus pegawainya untuk mengikuti Diklat yang diselenggarakan oleh UPT Diklat Geospasial serta mengisi dan mengembalikan formulir pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya.
Adapun Aktifitas usulan proses bisnis Pendaftaran Peserta Diklat BIG sebagai berikut:
1. UPT Balai Pendidikan dan Latihan menginformasikan kepada Instansi / Lembaga yang ada di Badan Informasi Geospasial tentang informasi diklat serta memberikan formulir pendaftaran dan pemberitahuan untuk melengkapi persyaratan.
2. Instansi/lembaga yang ada di Badan Informasi Geospasial mengutus pegawainya untuk mengikuti Diklat yang diselenggarakan oleh UPT Diklat Geospasial serta mengisi dan mengembalikan formulir pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya.
3. Administrasi Diklat memeriksa kelengkapan peserta beserta formulir pendaftaran yang telah dikembalikan. Apabila masih ada yang kurang, maka peserta diwajibkan untuk melengkapi kembali persyaratan dan data-datanya.
4. Administrasi Diklat menginputkan data peserta dalam Sistem Informasi Pengolahan Data Pendidikan dan Latihan Geospsial.
5. Administrasi Diklat mencetak data-data peserta diklat keseluruhan dan diberikan kepada Kepala Balai Pendidikan dan Latihan Geospasial dan Kepala SDM BIG dalam bentuk print out, sedangkan peserta mendapatkan kartu peserta diklat yang dicetak langsung dari sistem yang diusulkan.
Gambar 5.50 Perancangan Proses Bisnis Pendataan Diklat
5.4.2 Skenario Proses Bisnis Hasil Penilaian Kelulusan Peserta
Adapun aktifitas Proses Bisnis Penilaian Kelulusan Peserta Pendidikan dan Latihan Geospasial yang diusulkan sebagai berikut:
1. Administrasi memberikan formulir penilaian kepada Widyaiswara.
2. Widyaiswara mengisi formulir penilaian dan memberikan nilai yang diperoleh oleh peserta.
3. Widyaiswara mengembalikan formulir penilaian kepada Administrasi.
4. Administrasi Diklat memeriksa kembali formulir penilaian yang telah fikembalikan oleh Widya iswara, apabila masih ada data yang tidak lengkap, maka formulir penilaian dikembalikan lagi kepada widyaiswara untuk dilengkapi, apabila formulir penilaian telah diisi lengkap maka Administasi akan menginputkan data nilai ke dalam sistem untuk diolah serta mencetak laporan penilaian kelulusan peserta Pendidikan dan Latihan.
5. Laporan Hasil Penilaian Kelulusan Peserta Pendidikan dan Latihan diberikan kepada Kepala Seksi Materi dan Kurikulum, Kepala Balai Pendidikan dan Latihan Geospasial dan akan diarsipkan oleh admin diklat dalam bentuk print out.
Gambar 5.51 Perancangan Proses Bisnis Penilaian Kelulusan Peserta Diklat
1. Evaluasi Peserta
Evaluasi terhadap peserta bertujuan untuk mengetahui tingkat penguasaan substansi mata diklat selama diklat berlangsung. Evaluasi dilakukan terhadap perkembangan aspek penguasaan sikap dan mental serta aspek akademik.
bobot penilaiannya 30%. Unsur yang dinilai adalah:
Tabel 5.1 Penilaian Aspek Sikap & Mental
NO UNSUR YANG DINILAI BOBOT (%)
1. Disiplin 20
2. Kerjasama 5
3. Prakarsa/Ide 5
Jumlah 30
Keterangan Unsur Aspek Sikap dan Perilaku yang dinilai: 1. a. Disiplin
1. Tingkat kehadiran dan ketepatan hadir di kelas;
2. Menyelesaikan tugas yang diberikan oleh Widyaiswara/Fasilitator; 3. Bersikap dan berperilaku sopan sesuai dengan etika.
b. Kerjasama
1. Menyelesaikan dan membagi tugas secara proporsional dan adil; 2. Membina keutuhan dan kekompakkan;
3. Dapat bekerja sama dengan peserta lain; dan 4. Bertanggung jawab.
c. Prakarsa/Ide
1. Aktif membantu kelancaran diklat atau membuat situasi diklat menjadi dinamis; 2. Menyampaikan ide-ide atau gagasan yang kreatif dan bermanfaat pada materi atau
pelaksanaan diklat; dan
3. Mengajukan pertanyaan yang relevan.
2. Evaluasi Akademis
Unsur yang dinilai dalam penguasaan materi meliputi hasil ujian akhir dan penilaian penugasan-penugasan materi lain. Adapun bobot penilaian sebesar 70% dengan rincian sebagai berikut :
NO UNSUR YANG DINILAI BOBOT (%) 1. Evaluasi Kemampuan Akhir 40
2. Penugasan 30
Jumlah 70
Keterangan Unsur Akademis/Penguasaan Materi yang dinilai:
a. Evaluasi Kemampuan Akhir dimaksudkan untuk mengetahui tingkat pemahaman peserta tentang materi yang diperoleh selama mengikuti diklat.
b. Penugasan dimaksudkan untuk melatih peserta lebih memahami materi diklat, pada setiap sesi pembelajaran. Penugasan dilakukan dalam bentuk penyelesaian latihan-latihan.
3. Kelulusan Peserta
Peserta dinyatakan lulus dan berhak untuk mendapatkan sertifikat diklat dengan syarat: 1. Menghadiri paling sedikit 90% dari jumlah waktu pembelajaran diklat;
2. Memenuhi seluruh persyaratan yang telah ditentukan;
3. Mendapatkan nilai ≥ 60, dengan kualifikasi penilaian sebagai berikut : Tabel 5.3 Kelulusan Peserta
NO PREDIKAT INTERVAL NILAI
1. Sangat Baik 86,00 – 100,00
2. Baik 76,00 – 85,0
3. Cukup 60,00 – 75,0
5.5. Pelaksanaan dan Hasil Simluasi
5.5.1. Pelaksanaan dan Hasil Simulasi Perancangan Proses Binis Pendataan Diklat 1. Untuk menjalankan proses bisnis yang telah dibuat, klik Run pada menu bar diBonita
Software.
Gambar 5.52 Tampilan Menu bar
2. Tunggulah beberapa saat setelah melakukan klik pada tombol Run.
Gambar 5.53 Progress Information
3. Form akan terbuka pada browser. Dalam hal ini, Mozilla Firefox yang menjadi browser untuk pengisian form tersebut. Dan klik tombol Submit.
Gambar 5.54 Tampilan awal
4. Setelah tombol Submit diklik, akan muncul tasks form yang tersedia. Dikarenakan membuat formnya pada tasks Memberikan Formulir & Berkas Administrasi, maka namanya pun Memberikan Formulir & Berkas Administrasi. Klik pada Memberikan Formulir & Berkas Administrasi.
Gambar 5.55 Form yang tersedia
5. Berikut tampilan formulir Pendaftaran Peserta Diklat yang telah dibuat, masih dalam keadaan kosong dan siap untuk diisi.
Gambar 5.56 Tampilan Form Pendaftaran Peserta Diklat
6. Isi dan lengkapi Formulir Pendaftaran Peserta Diklat tersebut seperti pada gambar berikut ini. Klik tombol Submit setelah selesai mengisi form.
7. Form telah disubmit. Selanjutnya, ada tasks Mengisi Formulir & Melengkapi Berkas Administrasi. Dikarenakan membuat formnya pada tasks Mengisi Formulir & Melengkapi Berkas Administrasi, maka namanya pun Mengisi Formulir & Melengkapi Berkas Administrasi. Klik pada Mengisi Formulir & Melengkapi Berkas Administrasi.
Gambar 5.58 Form selanjutnya
8. Berikut tampilan formulir Data Peserta Diklat yang telah dibuat, masih dalam keadaan kosong dan siap untuk diisi.
Gambar 5.59 Form Data Peserta Diklat
9. Isi dan lengkapi Formulir Data Peserta Diklat tersebut seperti pada gambar berikut ini. Klik tombol Submit setelah selesai.
Gambar 5.60 Mengisi Formulir Data Peserta Diklat
10. Formulir telah disubmit. Tidak ada lagi tasks yang tersedia yang harus dilakukan pengisian. Proses pelaksanaan dan simulasi proses bisnis Perancangan Pendataan Peserta Diklat selesai.
Gambar 5.61 Proses selesai dijalankan
5.5.2. Pelaksanaan dan Hasil Simulasi Perancangan Proses Bisnis Hasil Penilaian Kelulusan Peserta Diklat
1. Untuk menjalankan proses bisnis yang telah dibuat, klik Run pada menu bar diBonita Software.
Gambar 5.62 Tampilan menu bar
Gambar 5.63 Progress Information
3. Form akan terbuka pada browser. Dalam hal ini, Mozilla Firefox yang menjadi browser untuk pengisian form tersebut. Dan klik tombol Submit.
Gambar 5.64 Tampilan Awal
4. Setelah tombol Submit diklik, akan muncul tasks form yang tersedia. Dikarenakan membuat formnya pada tasks Memberikan Formulir Penilaian, maka namanya pun Memberikan Formulir Penilaian. Klik pada Memberikan Formulir Penilaian.
Gambar 5.65 Form yang tersedia
5. Berikut tampilan formulir Pendaftaran Peserta Diklat yang telah dibuat, masih dalam keadaan kosong dan siap untuk diisi.
Gambar 5.66 Formulir Penilaian
6. Isi dan lengkapi Formulir Data Peserta Diklat tersebut seperti pada gambar berikut ini. Klik tombol Submit setelah selesai.
Gambar 5.67 Mengisi Formulir Penilaian
7. Formulir telah disubmit. Tidak ada lagi tasks yang tersedia yang harus dilakukan pengisian. Proses pelaksanaan dan simulasi proses bisnis Perancangan Hasil Penilaian Kelulusan Peserta Diklat selesai.
Gambar 5.68 Proses selesai dijalankan
5.6. Pembahasan Hasil Simulasi
5.6.1. Pembahasan Hasil Simulasi Pendataan Peserta Diklat
pada aplikasi input data peserta dilakukan proses input data daftar peserta diklat yang akan mengikuti diklat. Selanjutnya, Administrasi Diklat akan menyimpan dalam sebuah database peserta diklat dan mencetak data-data peserta diklat keseluruhan yang akan diberikan kepada Kepala Balai Pendidikan dan Latihan Geospasial dan Kepala SDM BIG berupa Laporan Data Peserta Pendidikan dan Latihan Geospasial, sedangkan peserta diklat akan mendapatkan Kartu Peserta diklat yang dicetak langsung dari sistem.
5.6.2. Pembahasan Hasil Simulasi Penilaian Kelulusan Peserta Diklat
Sistem Informasi Pengelolaan Hasil Penilaian Kelulusan Peserta Diklat dimulai dari melakukan login kemudian pada aplikasi input data nilai peserta dilakukan proses input data nilai peserta diklat yang telah mengikuti diklat dan dilakukan evaluasi terhadap peserta. Selanjutnya Administrasi Diklat akan menyimpannya dalam sebuah database nilai peserta dan mencetak data-data nilai peserta diklat keseluruhan berupa Laporan Hasil Kelulusan Peserta yang akan diberikan kepada Kepala Seksi (Kasie) Materi dan Kurikulum dan juga kepada Kepala Balai Pendidikan dan Latihan Geospasial.
Adapun pembahasan Hasil Simulasi ini meliputi, diantaranya:
1. Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut: a. Membuat proses efektif yaitu mengeluarkan hasil yang diinginkan b. Membuat proses efisien yaitu meminimasi sumber daya yang digunakan
c. Membuat proses adaptif yaitu dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pengguna maupun kebutuhan bisnis.
2. Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut:
a. Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pengguna. b. Proses-proses berbiaya tinggi
c. Proses dengan waktu siklus yang panjang d. Ada cara/proses yang lebih baik
f. Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru.
3. Manfaat adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur yang akan didapat oleh enterprise:
a. Eliminasi kesalahan-kesalahan b. Maksimasi penggunaan asset c. Minimasi waktu tunggu (delay)
d. Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan e. Dekat dengan pengguna internal maupun eksternal f. Kemampuan adaptif tehadap keinginan pengguna g. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif
