BAB IV PERANCANGAN SISTEM

(1)

65 4.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. Perancangan sistem juga adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah.

Tujuan dari perancangan sistem ini secara garis besar adalah untuk menghasilkan bentuk rancangan yang dapat memberikan solusi akan masalah yang dihadapi. Perancangan sistem ini meliputi Flow Map usulan, Diagram Konteks, Data

Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur

Menu.

4.2. Sistem yang Diusulkan

Sistem yang diusulkan adalah Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil dengan Metode Multifactor

Evaluation Process. Tentunya, sistem ini memuat kumpulan data yang saling

berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga pengguna sistem atau aplikasi ini dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan tinjauan temuan masalah pada Bab III, maka sistem pendukung keputusan ini diharapkan dapat menangani permasalah-permasalah tersebut. Sistem pendukung keputusan ini

(2)

pun diharapkan dapat meningkatkan dan mengefektifkan proses penilaian peserta Diklat yang sedang dilaksanakan. Adapun keuntungan dan konsekuensi dalam menggunakan Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil dengan Metode Multifactor Evaluation Process ini, yaitu :

1. Keuntungan

a. Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.

b. Informasi laporan-laporan yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat.

c. Lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendataan. d. Media penyimpanan lebih kecil

2. Konsekuensi

a. Pengguna sistem pendukung keputusan memerlukan pelatihan untuk menggunakan sistem tersebut, dalam kaitannya ditujukan untuk petugas admin yang mengoperasikan komputer di instansi-instansi terkait.

b. Media penyimpanan (hardisk) dapat rusak karena bersifat sensitif, sehingga memerlukan perawatan khusus.

(3)

4.3. Prosedur yang Diusulkan

1. Prosedur Usulan Pendataan Peserta DIKLAT

Adapun prosedur usulan dalam pendataan peserta DIKLAT di Bagian Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah maupun di instansi lainnya adalah sebagai berikut:

a. Admin menginformasikan kepada dinas-dinas yang ada di Propinsi / Kabupaten / Kota tentang informasi DIKLAT serta memberikan formulir pendaftaran dan pemberitahuan untuk melengkapi persyaratan.

b. Dinas-dinas yang ada di Propinsi/Kabupaten/Kota mengutus 1 (satu) orang atau lebih pegawainya untuk mengikuti DIKLAT yang diselenggarakan Badan Kepegawaian Daerah, Badan Kepegawaian Negara, atau pun di instansi-instansi penyelenggara program DIKLAT, serta mengisi dan mengembalikan formulir pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya.

c. Admin memeriksa kelengkapan peserta serta formulir yang telah dikembalikan. Apabila masih ada yang kurang, maka peserta diwajibkan untuk melengkapi kembali persyaratan dan data-datanya. d. Admin menginputkan data peserta dalam Sistem Pendukung

Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil secara keseluruhan.

(4)

e. Admin mencetak data-data peserta DIKLAT keseluruhan dan diberikan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan yang ada di setiap instansi, baik itu Badan Kepegawaian Negara, Badan Kepegawaian Daerah, maupun instansi-instansi pemerintahan lainnya yang menyelenggarakan program DIKLAT dalam bentuk print out, sedangkan peserta mendapatkan kartu peserta DIKLAT yang di cetak langsung dari sistem yang diusulkan.

Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan pendataan peserta DIKLAT yang tercantum di Gambar 4.1.

2. Prosedur Penilaian Hasil Kelulusan Peserta DIKLAT

Adapun prosedur dalam penilaian hasil kelulusan peserta DIKLAT adalah sebagai berikut:

a. Tim penyelenggara DIKLAT yang bertugas sebagai admin memberikan Formulir-formulir penilaian kepada tim pengajar serta tim penyelenggara yang bertugas memberikan pendidikan dan penilaian kepada peserta.

b. Tim Pengajar dan tim penyelenggara yang bertugas mengisi formulir sesuai dengan nilai yang diperoleh peserta DIKLAT untuk masing-masing kategori penilaian.

(5)

c. Pengajar dan penyelenggara akan memberikan kembali formulir-formulir penilaian yang telah diisi kepada admin.

d. Penyelenggara yang bertugas sebagai admin memeriksa kembali formulir-formulir penilaian yang telah dikembalikan oleh pengajar serta penyelenggara yang bertugas menilai perserta DIKLAT, apabila ada data yang tidak lengkap, maka formulir dikembalikan lagi kepada pengajar untuk dilengkapi, namun apabila formulir telah diisi dengan lengkap, maka penyelenggara yang bertugas sebagai admin menginputkan data ke dalam sistem untuk diolah serta mencetak

(print) laporan penilaian kelulusan peserta DIKLAT.

e. Laporan hasil penilaian kelulusan peserta DIKLAT diberikan kepada panitia, Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, dan diarsipkan kembali oleh penyelenggara dalam bentuk softcopy.

Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan Penilaian Hasil Kelulusan Peserta DIKLAT yang tercantum di Gambar 4.2.

(6)

(7)

(8)

4.4. Analisis Dokumen

Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil yang diusulkan antara lain :

1. Daftar Data Peserta

Sumber : Peserta DIKLAT Tujuan : Admin

Fungsi : Untuk Mengetahui Data Peserta yang akan mengikuti Pendidikan dan Pelatihan

Rangkap : 1 (satu) 2. Data Penilaian Peserta

Sumber : Panitia Tujuan : Admin

Fungsi : Untuk Mengetahui Penilaian Peserta DIKLAT yang akan menentukan kelulusan peserta.

(9)

3. Laporan Data Peserta DIKLAT Sumber : Administrasi

Tujuan : Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, Panitia, dan Kepala Badan Kepegawaian Daerah atau Badan Kepegawaian Negara.

Fungsi : Untuk Mengetahui Data Peserta Pendidikan dan Pelatihan Rangkap : 3 (tiga)

4. Laporan Data Penilaian Peserta DIKLAT Sumber : Administrasi

Tujuan : Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, dan Panyelenggara.

Fungsi : Untuk Mengetahui Data Penilaian Peserta DIKLAT Rangkap : 2 (dua)

4.5. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada, yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (contoh :

(10)

1. Diagram Konteks / Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Diagram Konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan secara garis besar suatu sistem dan juga merupakan diagram tertinggi yang memperlihatkan batasan sistem serta lingkungannya dan hanya mempunyai satu data proses yang menggambarkan proses yang terdapat didalam sistem. Diagram Konteks ini dapat dilihat pada Gambar 4.3.

(11)

2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Dari Diagram Konteks diatas, maka dapat digambarkan Data Flow

Diagram (DFD) Level 1 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai

kebutuhan. DFD Level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut :

Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

3. Data Flow Diagram (DFD) Level 2

Dari Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diatas, maka dapat digambarkan

Data Flow Diagram (DFD) Level 2 dengan mendekomposisi masing-masing

(12)

a. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1

Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1

b. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2

(13)

c. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3

Gambar 4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3

d. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4

(14)

4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) pada dasarnya adalah diagram yang

memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas tersebut. Tekanan utama pada ERD adalah tabel-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. ERD dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut :

Gambar 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD) m

(15)

Kamus Data :

- Admin = {User_Name, Password}

- Peserta = {NIP, Nama, Alamat, Jabatan / Golongan, No.Telp} - Registrasi = {Jenis_Diklat, Periode, Tahun}

- Penilaian Kelulusan= {NIP, Nama, Nilai}

- Pengajar = {ID_Pengajar, Nama, Alamat, No. Telp}

4.6. Struktur File

1. Tabel Pegawai

Tabel 4.1. Struktur File Pegawai

No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan

1 NIP Numerik (integer) 8 -

2 Nama Char 20 -

3 Jenis Kelamin Char 4 -

4 Tempat Lahir Char 20 -

5 Tanggal Lahir Char 20 -

6 Alamat Char 50 -

7 No. Telp Char 15 -

8 No. Handphone Char 15 -

9 Pendidikan Char 15 -

10 Nama Instansi Char 30 -

11 Jabatan / Golongan Char 30 -

12 Alamat Instansi Char 50 -

(16)

2. Tabel Peserta

Tabel 4.2. Struktur File Peserta

1 No. Pendaftaran Integer 5 Primary Key

2 Jenis DIKLAT Char 10 -

3 Angkatan Integer 5 -

4 Tahun Integer 4 -

5 NIP Numerik (integer) 8 -

6 Nama Char 20 -

7 Jenis Kelamin Char 4 -

8 Tempat Lahir Char 20 -

9 Tanggal Lahir Char 20 -

10 Alamat Char 50 -

11 No. Telp Char 15 -

12 No. Handphone Char 15 -

13 Pendidikan Char 15 -

14 Nama Instansi Char 30 -

15 Jabatan / Golongan Char 30 -

16 Alamat Instansi Char 50 -

(17)

3. Tabel Admin

Tabel 4.3. Struktur File Admin

4. Tabel Kabid DIKLAT

Tabel 4.4. Struktur File Kabid DIKLAT

5. Tabel Nilai

1 UserName Char 10 Primary Key

2 Password Char 8 -

1 NIP Integer 20 -

2 Nama Char 30 -

2 Angkatan Integer 5 -

3 Tahun Integer 4 -

4 ID_Peserta Numerik (integer) 8 -

5 Disiplin Integer 5 -

6 Kepemimpinan Integer 5 -

7 Kerjasama Integer 5 -

8 Prakarsa Integer 5 -

9 Ujian Akhir Integer 5 -

10 KKP Integer 5 -

(18)

Tabel 4.5. Struktur File Nilai

6. Tabel Jenis DIKLAT

Tabel 4.6. Struktur File Jenis DIKLAT

7. Tabel Unsur Disiplin

Tabel 4.7. Struktur File Unsur Disiplin

12 OL Integer 5 -

13 Nilai Integer 5 -

14 Kualifikasi Char 10 -

15 Hasil Char 10 -

16 Penilai Char 30 -

No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key

2 Kerapian Numerik (Integer) 5 -

3 Ketepatan_Waktu Numerik (Integer) 5 -

4 Kesungguhan Numerik (Integer) 5 -

5 Kejujuran Numerik (Integer) 5 -

6 Jumlah Numerik (Integer) 5 -

(19)

8. Tabel Unsur Kepemimpinan

Tabel 4.8. Struktur File Unsur Kepemimpinan

9. Tabel Unsur Kerjasama

Tabel 4.9. Struktur File Unsur Kerjasama

No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 10 Primary Key 2 Konsistensi_TJ Numerik (Integer) 5 -

3 Visioner Numerik (Integer) 5 -

4 Pemberdayaan Numerik (Integer) 5 -

5 Demokratis Numerik (Integer) 5 -

7 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 -

2 Kontribusi Numerik (Integer) 5 -

3 Kekompakan Numerik (Integer) 5 -

4 Tidak_Mendikte Numerik (Integer) 5 - 5 Menerima_Pendapat Numerik (Integer) 5 -

(20)

10.Tabel Unsur Prakarsa

Tabel 4.10. Struktur File Unsur Prakarsa

11.Tabel Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP)

Tabel 4.11. Struktur File Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP) No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Membuat_Iklim Numerik (Integer) 5 -

3 Membuat_saran Numerik (Integer) 5 -

4 Aktif Numerik (Integer) 5 -

5 Mengendalikan_diri Numerik (Integer) 5 -

No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Identifikasi_Masalah Numerik (Integer) 5 -

3 Analisis_Masalah Numerik (Integer) 5 - 4 Pemecahan_Masalah Numerik (Integer) 5 - 5 Sistematika_Penulisan Numerik (Integer) 5 - 6 Efektifitas_TP Numerik (Integer) 5 - 7 Penguasaan_Materi Numerik (Integer) 5 -

(21)

12.Tabel Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK)

13.Tabel Unsur Observasi Lapangan (OL)

2 Kesungguhan Numerik (Integer) 5 -

3 Kualitas Numerik (Integer) 5 -

4 Keefektifan Numerik (Integer) 5 -

2 Tahun Char 5 -

3 NIP Numerik (Integer) 8 -

4 Nama Char 30 -

5 Kemampuan_IM Numerik (Integer) 5 - 6 Kemampuan_adaptasi Numerik (Integer) 5 - 7 Kualitas_pemikiran Numerik (Integer) 5 - 8 Teknik_Bertanya Numerik (Integer) 5 -

9 Akomodasi Numerik (Integer) 5 -

Tabel 4.12. Struktur File Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK)

(22)

4.7. Perancangan Struktur Program

(23)

4.8. Perancangan Struktur Menu

(24)

4.9. Perancangan Antarmuka 1. Perancangan Form Input

(25)

(26)

2. Perancangan Form Output

(27)