Analisis Sistem
(Studi Kasus Pada CV Mekar Jaya)
MAKALAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Tugas
Mata Kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana
Disusun Oleh: DANI APRIANSYAH
2015092029
Dosen Pengampu ERIK KURNIADI, M. KOM
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KUNINGAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan
hidayah-Nyalah sehingga saya dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya. Shalawat beserta salam senantiasa kita panjatkan kepada Nabi Muhammad SAW, karena kegigihan beliau dan ridho-Nyalah kita dapat merasakan kenikmatan dunia seperti sekarang ini.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen pada bidang studi Analisis Perancangan Sistem Informasi. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah pengetahuan dan wawasan umumnya bagi pembaca sekalian dan khususnya bagi penulis.
Saya mengucapkan terima kasih kepada Bapak Erik Kurniadi, M. Kom, selaku dosen mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi yang telah memberikan tugas untuk menambah wawasan sesuai bidang studi. Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian pengetahuannya untuk berbagi.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak, demikian pula dengan makalah ini, bahwasannya masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun tetap saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.
Kuningan, 02 Maret 2016
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 1
1.3 Ruang Lingkup ... 1
1.4 Tujuan ... 2
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ... 3
2.2 Definisi Analisis ... 3
2.3 Definisi Analisis Sistem ... 3
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Analisis Sistem ... 5
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan ... 17
4.2 Saran ... 17
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi mempelajari bagaimana memahami apa yang dibutuhkan oleh individu maupun organisasi dan mentransformasikannya menjadi sistem informasi melalui serangkaian aliran data, proses, dan penyimpanan. Pembuatan sistem informasi tanpa melalui tahapan Analisis dan Perancangan sering menghasilkan sistem informasi yang tidak memuaskan ataupun tidak bermanfaat bagi penggunanya. Perkembangan teknologi juga mendorong kebutuhan untuk Analisis dan Perancangan untuk menerapkan teknologi pada lingkungan bisnis. Begitu kritis dan pentingnya suatu Analisis dan Perancangan dalam pengembangan sustu sistem informasi maka pada suatu mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi mahasiswa diberikan tugas untuk menganalisis sebuah sistem yang berada pada institusi atau perusahaan. Oleh sebab itu, untuk memenuhi kewajiban sebagai mahasiswa penulis melakukan analisis sistem pada perusahaan CV Mekar Jaya.
1.2 Rumusan Masalah
Berikut adalah rumusan masalah dari tugas ini:
1. Bagaimana cara menganilisis sistem pada suatu institusi atau perusahaan? 2. Bagaimana tahapan-tahapan dalam menganalisis sistem pada suatu institusi
atau perusahaan?
1.3 Ruang Lingkup
Berikut ini adalah ruang lingkup dari tugas ini:
1. Tugas ini memaparkan analisis sistem dari suatu sistem yang terdapat pada perusahaan CV Mekar Jaya.
1.4 Tujuan
Tujuan dari tugas ini adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi tugas yang diberikan pada mata kuliah Analisis Perancangan Sistem
Informasi.
2. Menambah pengetahuan dan wawasan umumnya bagi pembaca sekalian dan khususnya bagi penulis tentang bagaimana menganalisis suatu sistem.
3. Menganalisis sitem dari CV Mekar Jaya yang berada di Kabupaten Kuningan. 4. Mengetahui sistem yang berjalan dari perusahaan CV Mekar Jaya di Kabupaten
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut Jerry FitzGerald (Jogiyanto, 2005: 1).
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2005: 1).
Suatu prosedur adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari tansaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
2.2 Definisi Analisis
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dan sebagainya).
2.3 Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut (Jogiyanto, 2005: 129).
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning)
dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya (Jogiyanto, 2005: 129).
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Di analisis sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci (detail).
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2005: 130):
1. Identify, yaitu mendefinisikan masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Analisis Sistem Lama
3.1.1.1Sekilas Tentang CV Mekar Jaya
CV Mekar Jaya merupakan salah satu perusahaan yang berlokasi di Kabupaten Kuningan Jawa Barat, yang didirikan pada hari Selasa tanggal 22 Mei 2012 oleh bapak Kevin Rinaldi yang sekaligus sebagai pemilik perusahaan.
CV Mekar Jaya merupakan perusahaan yang tergolong ke dalam perusahaan dagang. Selain bertujuan untuk mencari keuntungan (laba), perusahaan ini bertujuan untuk mendistribusikan barang. Dimana perusahaan ini bergerak pada bidang pendistribusian barang atau produk dari PT KAO.
PT KAO Indonesia sendiri bergerak di bidang usaha barang-barang konsumsi (consumer goods) yang secara garis besar dikelompokan dalam tiga golongan sebagai berikut:
1. Perawatan Kecantikan
Berupa sabun perawatan wajah dan sabun mandi. 2. Perawatan Kesehatan
Berupa pembalut wanita dan popok bayi. 3. Perawatan Pakaian dan Rumah Tangga
Berupa sabun pencuci pakaian, sabun pencuci piring dan produk kebersihan rumah.
Adapun detail barang-barang atau produk dari PT KAO yang dijual oleh CV
Tabel 3.1 Produk KAO yang Dijual Oleh CV Mekar Jaya
Biore Facial Foam Pure Mild 100g
Biore Facial Foam Glowing Bright 100g
Men’s Biore
Men's Biore Facial Foam Double Scrub Black White 100g
Men's Biore Facial Foam Oil Clear 100g
Pore Pack Biore
Biore Pore Pack BLACK
4lb
Biore Pore Pack FRAGRANCE 4lb
Make Up
Remover Biore
Biore Make Up Remover 2in1 Cleansing Wash 120ml
Biore Make Up Remover Cleansing Oil Sheet
Sabun Mandi Cair
Biore
Biore Body Foam Premium Rich 250ml
Biore Body Foam Pure Mild 250ml
Men’s Biore
Men's Biore Body Foam Energizing White 250ml Men's Biore Body Foam Deo Protection 250ml
Deterjen Konsentrat
Perawatan Pakaian dan Rumah Tangga
Pencuci
Pakaian Attack Color 800g
Deterjen Konvensional Pencuci Pakaian
Attack
Easy Regular 700g
Easy Romantic Flowers 700g
Laurier Active Day SUPER MAXI 20pcs
Laurier Active Day DOUBLE COMFORT
Laurier Pembalut
Malam
Laurier Relax Night 27cm 20pcs
Laurier Super Slimguard Night 30cm 14pcs
Baby Diaper
Merries New Born
Merries S 24 pcs
Merries M 22 pcs
3.1.1.2Struktur Organisasi CV Mekar Jaya
Adapun struktur organisasi dari CV Mekar Jaya dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Manajer
Administrasi Logistik Sales
Delivery Helper Gudang
Helper Delivery
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV Mekar Jaya
3.1.1.3Deskripsi Tugas dan Wewenang
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat dideskripsikan tugas pokok dari masing-masing bagian pada CV Mekar Jaya adalah sebagai berikut:
1. Manajer
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari manajer pada CV Mekar Jaya: a. Mengontrol kinerja dan mengevaluasi hasil kerja karyawan.
b. Bertanggung jawab dalam mengambil keputusan dan melakukan evaluasi atas pelaksanaan strategi perusahaan.
c. Melakukan pemeriksaan atas kebenaran laporan yang dibuat.
2. Administrasi
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari administrasi pada CV Mekar Jaya:
a. Menerima pesanan dari pelanggan. b. Membuat faktur penjualan.
c. Menyiapkan faktur tagihan untuk pelanggan. d. Membuat laporan penjualan.
e. Membuat laporan keuangan. 3. Logistik
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari logistik pada CV Mekar Jaya: a. Bertanggung jawab atas tersedianya barang-barang yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
b. Bertugas dan bertanggung jawab atas barang-barang persediaan perusahaan.
c. Bertugas dan bertanggung jawab di dalam mendistribusikan barang-barang persediaan.
d. Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang.
e. Mencatat barang yang masuk ke gudang. f. Mencatat barang yang keluar dari gudang. g. Membuat laporan persediaan barang di gudang. 4. Sales
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari sales pada CV Mekar Jaya, yaitu membantu manajer untuk mempromosikan dan menjual produk perusahaan.
5. Delivery
6. Helper Gudang
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari helper gudang pada CV Mekar Jaya:
a. Bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gudang. b. Mengatur keluar masuknya barang di gudang.
c. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas dan kuantitas barang. 7. Helper Delivery
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari helper delivery pada CV Mekar Jaya, yaitu membantu delivery dalam mengantar atau mengirim barang kepada pelanggan.
3.1.2 Analisis Permasalahan
Berikut ini permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan, yaitu:
1. Pencatatan data inventory sering terjadi ketidakcocokan antara stok barang yang dicatat dengan stok fisik barang yang ada, yang menyebabkan masalah tersebut adalah data yang dicatat hilang atau rusak karena masih disimpan secara manual.
2. Laporan inventory yang dihasilkan kurang berkualitas, sehingga titik pemesanan barang kembali sering tidak tepat.
3. Barang yang diterima konsumen sering mendekati expired,karena barang yang pertama dikeluarkan bukan barang yang pertama masuk ke gudang.
4. Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) masih menggunakan sistem periodik sehingga HPP hanya bisa diketahui setiap akhir periode.
3.1.3 Analisis Sistem Berjalan
3.1.3.1Pencatatan Barang Masuk
Berikut ini penulis uraikan hasil penelitian dari analisis sistem berjalan pencatatan barang masuk pada CV Mekar Jaya, dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Masuk
Manajer
Gambar 3.2 Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Masuk
Uraian Prosedur
1. Bagian Administrasi
a. Mengirimkan faktur pembelian bersama dengan barangnya ke bagian
logistik.
b. Menerima kartu gudang lembar 2 dari bagian logistik. 2. Bagian Logistik
a. Mencatat faktur pembelian dan barang yang masuk ke gudang dalam kartu gudang rangkap 3.
b. Mengirimkan kartu gudang lembar 1 untuk manajer, lembar 2 ke bagian administrasi dan lembar 3 disimpan oleh bagian logistik sebagai arsip. 3. Manajer
3.1.3.2Pencatatan Barang Keluar
Berikut ini penulis uraikan hasil penelitian dari analisis sistem berjalan pencatatan barang keluar pada CV Mekar Jaya, dapat dilihat pada Gambar 3.3.
3
Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Keluar
Manajer
Gambar 3.3 Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Keluar Uraian Prosedur
1. Bagian Administrasi
a. Mengirimkan faktur penjualan ke bagian logistik. b. Menerima kartu gudang lembar 2 dari bagian logistik. 2. Bagian Logistik
a. Menerima faktur penjualan dari bagian administrasi, dengan dasar tembusan faktur penjualan, bagian gudang menyiapkan barang-barang yang dipesan.
b. Mencatat barang yang diambil dari gudang di kartu gudang dan
mengirimkan barang bersama-sama dengan faktur penjualan ke bagian
delivery.
c. Mengirimkan kartu gudang lembar 1 untuk manajer , lembar 2 ke bagian administrasi dan lembar 3 disimpan oleh bagian logistik sebagai arsip. 3. Manajer
3.1.4 Analisis Sistem Usulan
Berikut ini penulis uraikan analisis sistem usulan dari pada CV Mekar Jaya, dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Analisis Sistem Usulan Input Data Barang Masuk, Barang Keluar
beserta Faktur Barang Di Atas
Maksimum Laporan Persediaan
Barang Di Bawah Minimum
Laporan Persediaan Barang Di Atas
Maksimum
Uraian Prosedur
1. Bagian Administrasi
a. Mengirimkan faktur pembelian bersama dengan barangnya ke bagian
logistik.
b. Mengirimkan faktur penjualan ke bagian logistik. c. Menerima laporan-laporan dari bagian logistik. 2. Bagian Logistik
a. Menerima faktur pembelian dan dengan dasar tembusan faktur pembelian barang disimpan dalam gudang.
b. Mencatat data faktur pembelian dan data barang yang masuk ke gudang ke dalam database inventory.
c. Menerima faktur penjualan dan dengan dasar tembusan faktur penjualan menyiapkan barang-barang yang dipesan.
d. Mencatat barang yang diambil dari gudang ke dalam database inventory. e. Mengirimkan barang bersama-sama dengan faktur penjualan ke bagian
delivery.
3.1.5 Analsis Kebutuhan Sistem 3.1.5.1Kebutuhan Dokumen
Berikut ini merupakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan:
1. Kartu Persediaan Barang
Dokumen ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang dengan sistem pencatatan perpetual.
2. Persediaan Akhir Gudang
Dokumen ini digunakan untuk mencatat persediaan akhir semua barang yang ada di gudang.
3. Persediaan Barang Di Bawah Minimum
Dokumen ini berisi jumlah persediaan barang di bawah minimum di gudang. 4. Persediaan Barang Di Atas Maksimum
Dokumen ini berisi jumlah persediaan barang di atas maksimum di gudang.
3.1.5.2Kebutuhan Informasi
Berikut ini penulis uraikan kebutuhan informasi: 1. User
Informasi mengenai data user yang mempunyai hak akses untuk login ke sistem.
2. Rak
Informasi mengenai kode, nama dan keterangan dari rak yang ada di gudang. 3. Kategori Barang
Informasi mengenai kategori barang dari barang yang ada di gudang. 4. Barang
Informasi mengenai kode, nama, satuan, stok minimal dan stok maksimal dari suatu barang.
5. Barang Masuk
6. Barang Keluar
Informasi mengenai nota penjualan dan tanggal dari barang yang keluar atau dijual kepada customer.
7. Saldo Persediaan Barang
Informasi mengenai jumlah saldo akhir dari persediaan barang di gudang. 8. Letak atau Posisi Barang di Gudang
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari hasil analisis di atas dapat diketahui permasalahan pada sistem lama adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan data inventory sering terjadi ketidakcocokan antara stok barang yang dicatat dengan stok fisik barang yang ada, yang menyebabkan masalah tersebut adalah data yang dicatat hilang atau rusak karena masih disimpan secara manual.
2. Laporan inventory yang dihasilkan kurang berkualitas, sehingga titik pemesanan barang kembali sering tidak tepat.
3. Barang yang diterima konsumen sering mendekati expired,karena barang yang pertama dikeluarkan bukan barang yang pertama masuk ke gudang.
4. Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) masih menggunakan sistem periodik sehingga HPP hanya bisa diketahui setiap akhir periode.
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
Duga, T. (2013). Petunjuk Penulisan Makalah. [Online]. Tersedia:
http://www.slideshare.net/triaduga/petunujk-penulisan-makalah [22 Oktober 2015].
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Kuningan. (2014). Pedoman Penyusunan Skripsi dan Tugas Akhir. Kuningan: FKOM UNIKU.
Hartono, J. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
