KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami atas ke hadirat Allah SWT karena atas rahmat-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul ”Analisis Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada Perusahaan Jasa Avia Laundry” ini.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan kritik dan masukan yang membangun terhadap isi makalah yang kami kerjakan khususnya kepada dosen pembimbing kami ibu Zuwesty Eka Putri, SE., M.Ak. Kami menyadari dengan adanya masukan itu semua, makalah ini menjadi lebih lengkap dan lebih bermanfaat.
Daftar Isi
Gambaran Umum Entitas
Sejarah 1
Visi dan Misi 1 Visi 1
Misi 1
Strukur Organisasi 2 Tujuan 2
Tujuan Jangka Pendek 2 Tujuan Jangka Panjang 2 Kegiatan & Proses Bisnis 3
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Analisis Arus Dokumen (Document Flowchart) 4 Diagram Berjenjang (Tier Diagram) 12
Diagram Konteks (Context Diagram) 13 Analisis Data Flow Diagram (DFD) 14
Data Flow Diagram Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean 14 Data Flow Diagram Pembelian 15
Data Flow Diagram Laporan 16 Penutup
Gambaran Umum Entitas
Sejarah Avia Laundry
Usaha laundry merupakan salah satu bidang usaha jasa yang semakin di butuhkan khususnya oleh masyarakat di perkotaan. Tren mencuci di laundry sudah menjadi bagian dari gaya hidup masyarakat yang cenderung menginginkan kebutuhan-kebutuhan tertentu secara instan. Hal ini disebabkan karena aktivitas masyarakat yang tinggi, perubahan gaya hidup serta tuntutan kesibukan membuat banyak mahasiswa, karyawan, serta ibu rumah tangga yang malas ataupun tidak memiliki waktu untuk mencuci pakaian mereka, memilih untuk menyerahkannya pada usaha laundry.
Avia Laundry adalah salah satu dari sekian banyak laundry yang menangkap peluang itu. Laundry yang dikelola dan dimiliki oleh Pratiwi Hidayat ini didirikan pada tanggal 5 juli 2009 dan berlokasi di daerah perumahan BSD yang padat penduduk, yaitu di Jl. Rawabuntu Raya, Ruko Golden Vienna 1 Blok BA No.36, BSD City, Tangerang Selatan. Avia laundry merupakan salah satu perusahaan yang dikelola oleh CV Avia Indonesia, yang mana tidak hanya berfokus pada usaha laundry, tetapi juga pada usaha lainnya seperti butik dan penjualan souvenir. Kualitas pelayanan yang baik serta tempat yang nyaman merupakan hal paling utama dalam Avia Laundry.
Visi dan Misi :
Visi :
“Menjadi laundry yang memberikan pelayanan terbaik berdasarkan kualitas kepada pelanggan dan dikelola secara professional sehingga memberikan keuntungan untuk pelanggan, karyawan, dan pemilik”
Misi :
- Menyediakan jasa cleaning yang dapat diandalkan.
- Ketepatan waktu dalam penyelesaian laundry dan dry cleaning.
- Hasil proses laundry yang bersih, rapi, dan harum.
Struktur Organisasi Avia Laundry
Tujuan
Tujuan jangka pendek :
1. BEP atau balik modal dalam kurun waktu kurang dari tiga (3) tahun.
2. Dapat menyejahterakan karyawan di perusahaan jasa Avia Laundry.
Tujuan jangka panjang:
1. Mengembangkan sarana dan prasarana.
2.
Mengembangkan kerja sama dengan perusahaan pendukung laundry (perusahaan sabun cuci dan perusahaan mesin cuci) sehingga harga jasa laundry dapat menjadi lebih murah dibandingkan perusahaan jasa laundry lainnya.3.
Memiliki kantor cabang di kota-kota besar di negara Indonesia.P
e
m
i
l
i
k
M
a
n
a
g
e
r
O
p
e
r
a
s
i
o
n
a
l
S
e
k
r
e
t
a
r
i
a
t
L
a
u
n
d
r
y
d
a
n
C
a
t
e
r
i
n
g
K
o
o
r
d
i
n
a
t
o
r
P
e
n
g
a
n
t
a
r
a
n
P
e
t
u
g
a
s
P
e
n
g
a
n
t
a
r
K
o
o
r
d
i
n
a
t
o
r
S
e
t
r
i
k
a
d
a
n
P
e
n
g
e
p
a
k
a
n
P
e
t
u
g
a
s
S
e
t
r
i
k
a
P
e
t
u
g
a
s
P
e
n
g
e
p
a
k
a
n
K
o
o
r
d
i
n
a
t
o
r
C
u
c
i
a
n
K
i
l
o
a
n
P
e
t
u
g
a
s
P
e
n
y
u
c
i
P
e
t
u
g
a
s
K
a
s
i
r
d
a
n
K
e
u
a
n
g
a
n
A
s
i
s
t
e
n
M
a
n
a
g
e
r
O
p
e
r
a
s
i
o
n
a
l
K
o
o
r
d
i
n
a
t
o
r
P
e
n
g
a
n
t
a
r
a
n
P
e
t
u
g
a
s
P
e
n
g
a
n
t
a
r
K
o
o
r
d
i
n
a
t
o
r
S
e
t
r
i
k
a
d
a
n
P
e
n
g
e
p
a
k
a
n
P
e
t
u
g
a
s
S
e
t
r
i
k
a
P
e
t
u
g
a
s
P
e
n
g
e
p
a
k
a
n
K
o
o
r
d
i
n
a
t
o
r
C
u
c
i
a
n
K
i
l
o
a
n
P
e
t
u
g
a
s
P
e
n
y
u
c
i
P
e
t
u
g
a
s
K
a
s
i
r
d
a
n
K
e
u
a
n
g
Kegiatan & Proses Bisnis Entitas
Sebagai salah satu laundry yang menekankan segi kualitas dengan motto utama perusahaan, Avia Laundry berkomitmen untuk memberikan layanan yang terbaik bagi pelanggan. Komitmen itu tercermin dalam visi dan misi perusahaan untuk menjadi laundry yang terbaik. Bisnis ini bergerak di bidang laundry dan dry cleaning.
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Analisis Arus Dokumen /
Document Flowchart Laundry
Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan data serta informasi yang terkait. Dari pengamatan yang kami lakukan terhadap Avia Laundry dapat dilihat sistem dokumen pada perusahaan ini masih manual. Hal ini mengakibatkan proses dalam pengolahan data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan menjadi lambat sehingga menimbulkan proses dan waktu yang tidak efisien seperti kesalahan dalam pemasukan data yang menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak akurat, pencarian data yang memerlukan banyak waktu dan tenaga sehingga kinerja dari sistem yang ada menjadi lambat, serta perhitungan keuntungan atau kerugian tidak diketahui secara pasti. Kami melakukan analisis kelemahan sistem dan menemukan beberapa kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry, yaitu :
- Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan
data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di arsip. Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat membuat ketidak-relevansian informasi.
- Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam
jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid.
- Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui
- Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu. Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.
- Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena
harus menunggu pemrosesan data.
Untuk lebih memahami sistem penjualan jasa laundry kepada konsumen yang sedang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dokumen dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun
dari luar sistem Avia Laundry. Diagram alir dokumen (document flowchart) atau disebut
dengan bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir
yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Diagram arus dokumen ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entitas melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari sumber sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada Avia Laundry, ada beberapa jenis transaksi yang terjadi, yaitu :
1. Transaksi Laundry Kiloan
Transaksi laundry kiloan adalah transaksi laundry dengan sistem pembayaran
berdasarkan berat pakaian yang akan di-laundry. Dalam laundry kiloan jumlah
pakaian tidak mempengaruhi harga jasa laundry. Pada laundry kiloan, minimal berat
pakaian yang akan di-laundry adalah 5 (lima) kilogram. Penghitungan timbangan tidak dibulatkan, tetapi dihitung berdasarkan berat hingga dua angka dibelakang
koma. Konsumen datang menyerahkan pakaian yang akan di-laundry, lalu kasir akan
menimbang berat pakaian tersebut, mencatat jumlah pakaian yang akan di-laundry,
serta kasir akan membuat nota. Nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah kilogram dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan) yang nantinya
akan digunakan konsumen untuk mengambil hasil laundry. Setelah proses laundry
selesai maka konsumen akan datang untuk mengambil hasil laundry. Konsumen
konsumen yang baru melunasi sebagian akan menyerahkan tanda terima barang dan melunasi sisanya. Setelah itu, kasir akan menyerahkan barang kepada konsumen.
2. Transaksi Laundry Satuan
Transaksi laundry ini hampir sama dengan sistem laundry kiloan.
Perbedaannya terletak pada jumlah pakaian yang dapat di laundry, yaitu tidak adanya batas minimum bagi laundry satuan dan besarnya biaya ditentukan dengan
banyaknya pakaian yang akan di-laundry.
3. Transaksi Dry Clean
Sistem dry clean dalam Avia Laundry tidak dilakukan sendiri, melainkan
menggunakan jasa dry cleaning supplier. Konsumen datang dan menyerahkan
pakaian yang akan di-dry clean, lalu kasir akan mencatat jenis dan jumlah pakaian
serta menanyakan perihal pembayaran. Jika pembayaran dilakukan secara lunas, kasir akan membuatkan nota yang berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah
yang di-dry clean, berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika
Flowchart Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean
4. Pengiriman Dry Clean Kepada Supplier
Pada pengiriman dry clean ini kasir (melalui petugas pengantar) akan
mencatat jenis dan jumlah pakaian, kemudian akan membuat tanda terima yang
nantinya digunakan kasir untuk mengambil hasil dry clean. Setelah itu kasir akan
mencatat dan membuat nota pengeluaran.
Flowchart Pengiriman Dry Clean Kepada Supplier
5. Pengambilan Dry Clean Dari Supplier
Pada transaksi pengambilan dry clean, kasir akan ke supplier untuk
mengambil hasil dry clean. Kasir akan menyerahkan tanda terima dan juga uang
untuk membayar biaya dry clean. Jika proses pembayaran telah selesai maka
supplier akan memberikan hasil dry clean.
Mulai
Tanda terima barang
Tanda terima barang
Bayar
Menyerahkan barangTerima barang
Mulai
Cek barang fisik
Pembelian ke supplier Bukti pembelian Penyerahan barang Bukti pembelian Terima barang Pembuatan nota Nota pembelian (rangkap 2) Nota pembelian (rangkap ke-1) Mulai Menyiapkan data karyawan Data karyawan Membuat slip gaji Slip gaji (rangkap ke-2)
Memvalidasi slip gaji
Membuat laporan penggajian Terimagaji Slip gaji (rangkap 2) Menyerahkangaji Laporan Penggajian (rangkap 2) Laporan penggajian (rangkap ke-1) Nota (rangkap ke-1) Nota (rangkap 3) Menanyakan sisa pembayaran Tanda terima barang
(rangkap ke-1)
Nota (rangkap ke-2)
Tanda terima barang
Pembuatan tanda terima
Tidak
Nota (rangkap 3) Ya Bayar Tanda terima barang (rangkap ke-1) Nota (rangkap ke-2) Menyerahkan barang Mulai Pembuatan nota Lunas Menanyakan pembayaran Mencatat jumlah dan
jenisbarang L A U N D R Y Keuangan Konsumen I N T E R N A L E K S T E R N A L Transaksi dari masing masing kegiatan harus dicatat dan dimasukka nke buku Jurna Utang Usaha Kas Masuk/ Neraca
Lajur Laporan Neraca
Perubaha n Modal Catatan atas laporan Lapora nArus Kas Transaks Buku Besa Buku Pedoma n SOP
Format & Bentuk Lap. Keuangan serta
Penjelasannya
Sistem Administrasi
Laundry & Dry Clean
Proses pembuatan laporan Proses pembelian
barang Proses penjualan
jasa laundry & dry clean
Edit penjualan jasa
laundry dan dry clean
Input dan rekam penjualan jasa
laundry dan dry clean
Laporan penerimaan dan pengiriman dry
clean
Laporan penerimaan jasa
laundry dan dry clean Laporan pemakaian barang Edit pemakaian barang Input dan rekam
pemakaian barang Cek persediaan barang 0 3 2
1 2.1.1 3.2 3.3
. 2.2 2.1 3.1 1.2 1.1 Pemilik Pemilik 0
Sistem Administrasi Laundry & Dry Clean
Laporan penjualan jasa laundry & dry clean Laporan pembelian barang
Laporan dry clean supplier Laporan hutang piutang
Supplier / Penjual
Pembelian barang Pembayaran dry clean
Pesanan dry clean
Nota pembelian
Konsumen
Nota laundry & dry clean Daftar piutang
Pembayaran piutang
Pembelian laundry & dry clean Laporan pengeluaran
Pengeluaran 1.3
Penyerahan hasil laundry & dry clean Konsumen
Pembelian laundry & dry clean 1.1
Penjualan jasa laundry & dry clean
1.2
Pembayaran
Tabel penjualan jasa laundry Data penjualan
jasa laundry
Tabel penjualan jasa dry clean Data penjualan
jasa dry clean
Tabel konsumen Data konsumen Tabel piutang Data piutang
Daftar piutang Pembayaran piutang
Data piutang dry cleanData piutang laundry Nota jual laundry & dry clean Data penjualan jasa dry clean
Data penjualan jasa laundry Data supplier & penjual
2.1
Pembelian dry clean
2.4
Pembayaran beli 2.3
Terima hasil dry clean 2.2 Pembelian barang Supplier atau Penjual
Pemesanan dry clean
Tabel dry clean
Terima hasil dry clean
Pembayaran beli
Nota beli Tabel hutang
Tabel pembelian barang Tabel barang
Tabel supplier & penjual
Tabel pembelian jasa dry clean Data dry clean keluar
Tabel beli dry clean
Data beli barang
Data pembelian
Data beli dry clean
Data hutang
Data pembelian dry clean
Data beli dry clean Pembelian barang
3.1
Pembuatan Laporan
Tabel pembelian jasa dry cleanTabel penjualan jasa laundryTabel beli barangTabel piutangTabel barangTabel hutang Tabel penjualan jasa dry cleanTabel pengeluaran
Pemilik Data laporan pembelian dry clean
Data laporan pembelian barang Data laporan stok barangData laporan hutangData laporan piutang Data laporan laundry Data laporan dry clean Data laporan pengeluaran Laporan pembelian barang
Laporan pembelian jasa dry cleanLaporan hutang piutang Laporan penjualan jasa laundry & dry clean Laporan pengeluaran
Menyimpan rangkap ke 3 sebagai dokumen
Menyimpan rangkap ke 2 sebagai dokumen Nota (rangkap ke-1) Nota Tanda terima barang Menyerahkan barang Mulai
Mencatat jumlah dan jenis barang
Tanda terima barang
Menyimpan rangkap ke 2 sebagai dokumen
Flowchart Penerimaan Dry Clean Dari Supplier
6. Pembelian Barang
Sistem transaksi pembelian barang pada perusahaan laundry ini bermula dari
kasir melakukan pengecekan stok barang secara fisik. Hal ini dikarenakan sistem akuntansi Avia Laundry belum menggunakan kartu persediaan barang. Jika ada barang yang akan habis maka kasir akan melakukan pembelian barang kepada
penjual. Setelah proses pembayaran selesai, maka penjual memberikan barang dan bukti pembayaran lalu kasir akan membuat nota pembelian barang.
Flowchart Pembelian Barang
7. Penggajian Karyawan
Flowchart Penggajian Karyawan
Karyawan Kasir Pemilik
Diagram Konteks (
Context Diagram
)
Diagram konteks (context diagram) berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem
Dari diagram konteks (context diagram) di halaman sebelumnya dapat dilihat struktur dasar dari sistem pembelian, penjualan jasa, dan laporan yang melibatkan tiga
entity, yaitu konsumen, supplier dan penjual, serta pemilik laundry. Pemilik adalah entity
yang membantu pemilik menjalankan perusahaan laundry tersebut dan memegang hak
penuh terhadap perusahaan tersebut, supplier/penjual adalah entity penyedia barang-barang
dan juga perusahaan yang memiliki kerja sama dengan Avia Laundry dalam bidang dry
clean, Sedangkan konsumen adalah entity yang menggunakan jasa laundry atau dry clean.
Analisis
Data Flow Diagram
(DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggambarkan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya membantu untuk memahami sistem sacara logika, terstrukutur dan jelas. Untuk lebih jelasnya mengenai DFD pada Avia Laundry dapat digambarkan sebagai berikut :
Data Flow Diagram (DFD) sistem penjualan ini terdiri dari tiga proses yaitu proses
penjualan jasa laundry & dry clean, pembayaran, dan penyerahan hasil laundry dan dry
clean. Berikut adalah penjelasan masing masing proses tersebut :
1.1 Sistem penjualan laundry & dry clean digunakan unutk mencatat transaksi penjualan
jasa laundry dan dry clean. Proses ini melibatkan tabel penjualan jasa laundry, tabel
penjualan jasa dry clean, dan tabel konsumen.
1.2 Sitem pembayaran digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran pada transaksi
laundry & dry clean yang belum lunas. Proses ini melibatkan tabel piutang.
1.3 Sistem penyerahan laundry & dry clean digunakan untuk pengambilan hasil laundry
& dry clean. Proses ini melibatkan tabel data penjualan laundry dan data penjualan
dry clean.
Data Flow Diagram (DFD) sistem pembelian ini terdiri dari empat proses yaitu
proses pembelian jasa dry clean, pembelian barang, terima hasil dry clean, dan pembayaran
beli. Berikut adalah penjelasan masing masing proses tersebut :
2.1 sistem pembelian dry clean digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jasa dry
clean. Proses ini melibatkan tabel supplier, tabel dry clean, dan tabel pembelian jasa
dry clean.
2.2 Sistem pembelian barang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang.
Proses ini melibatkan tabel barang dan tabel pembelian barang.
2.3 Sistem terima hasil dry clean digunakan untuk mencatat penerimaan hasil dry clean.
Proses ini melibatkan tabel beli dry clean.
2.4 Sistem pembayaran beli digunakan untuk melakukan pembayaran terhadap
pembelian dry clean. Proses ini melibatkan tabel hutang, dan tabel beli dry clean.
Data Flow Diagram (DFD) sistem laporan ini hanya terdiri dari satu proses yaitu
proses pembuatan laporan. Sistem pembuatan laporan digunakan untuk membuat berbagai
jenis laporan yang dibutuhkan. Proses ini melibatkan tabel pembelian jasa dry clean, tabel
pembelian barang, tabel barang, tabel hutang, tabel piutang, tabel penjualan jasa laundry,
Kesimpulan
Sistem dokumen pada perusahaan Avia Laundry ini masih dibuat secara manual sehingga terdapat beberapa kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry, yaitu :
- Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan
data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di arsip. Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat membuat ketidak-relevansian informasi.
- Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam
jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid.
- Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui
secara pasti jumlah seluruh aktiva dan pasiva. Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehinga kehilangan data sering terjadi.
- Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih
mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu. Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.
- Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena
harus menunggu pemrosesan data.
