EVALUASI PENGELOLAAN FILING DALAM
RANGKA MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI
RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma
(Amd.RMIK) pada program studi rekam medis dan informasi kesehatan
Disusun Oleh :
GANDA SAKINATA AMIRUL UMA
D22.2013.01407
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATANUNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
HALAMAN HAK CIPTA
©2016
Halaman Persembahan,
Alhamdulillah, mungkin hanya kata ini yang dapat terucap. Hampir tak
percaya rasanya bisa membuat dan menyelesaikan karya tulis ini
dalam tempo yang seSINGKAT-SINGKATnya
Keberhasilan yang kuraih tak lepas dari dukungan penuh kedua
orangtuaku, Pak Ato dan Ibu Sudarmi. Terimakasih telah memberiku
segala bentuk dukungan yang kuperlukan. Terimakasih pula untuk kakak
dan adikku tersayang, Mas Singgih dan Hafidh.
Untuk pembimbingku, Pak Supri terimakasih atas bimbingan dan
masukan2nya selama ini, terimakasih pula karena telah memberiku
sebuah hadiah hari raya yang lebih istimewa dari sebuah baju baru
yaitu ACC untuk lanjut ke babak selanjutnya –sidang- , yiipiiii *\(^-^)/*
Untuk pengujiku, Pak Jaka dan Bu Mar terimakasih telah hadir dan
berkenan untuk memberikan coretan2 serta lipatan2 baru pada karya
tulis ini, berkat campur tangan beliau berdua ini pula lah karya tulis ini
bisa menjadi lebih sempurna dan terlihat apik seperti sekarang
Untuk dosen wali sekaligus koordinator KTI ku, Bu Kriswi terimakasih
telah memberikan semangat juang yang luar biasa pada kami dan selalu
memotivasi dengan mengatakan, “ Ayoo ganda ndang dibarke ayoo ”.
Untuk yang tersayang, orang spesial, teman, sahabat, dan yang selalu
kuRINDUkan : ArdaaArdii (Alm). Sedih rasanya harus menulis namamu
dengan “gelar” penyerta seperti itu, tapi apa mau dikata, takdir telah
memisahkan dunia kita. Thanks for colouring my life for a while kanda♥
(10 Sept 2013 - 18 Jan 2014). Walau hanya 4 bulan 1 minggu namun
kehadiranmu dihidupku sangat-sangat-sangatlah berarti. Terimakasih
telah hadir sebagai penyemangat, penghibur, penguat dan karenamu aku
berhasil memahami apa arti ketulusan dan keiklasan yang sesungguhnya.
Missyousomuch Ar!! Terimakasih telah menjadikanku sebagai cerita
akhir dari perjalanan kehidupanmu *seketika galau tingkat dewa*
Untuk TIM HORE sekaligus teman2 seperjuanganku ebby, indri, indah,
nurin, adit, aning, dan viviene terimakasih telah menemaniku dan
selalu membuatku terpacu untuk terus maju dan berjuang tanpa kenal
lelah bahkan sampai titik darah penghabisan sekalipun ( Lay Alay :v :v )
Untuk teman2 lain diangkatan 2013 terutama untuk kelompok 3 yang
saat ini sedang berjuang, terkhusus maskokoo, dhiaz dan cici. Senang
rasanya bisa mengenal dan menjadi bagian dari kalian keluarga besar
D22.63, menghabiskan 3 tahun bersama kalian sungguh luaarrr biasaaa.
Canda tawa serta keluh kesah pernah dirasa bersama. Semoga cepet
nyusul dan kuharap tidak ada jurang pemisah diantara kita karena pada
akhirnya semua akan wisuda pada masanya, see you on top guys!! :D
Dan terakhir, untuk seseorang yang SELALU DAN AKAN TETAP SELALU
KUANGGAP SEBAGAI KAKAK SAMPAI KAPANPUN, masmegikuhibiniu,
terimakasih atas dukungan dan semangat yang kau sampaikan, walaupun
hanya beribu KALIMAT KLASIK namun itulah yang kucari wkwkwk :p
terimakasih pula telah menulis namaku di KTI mu, yaaaa walaupun
sepertinya aku tak sespesial itu buat kamu -________________-
Akhir kata, “ Percayalah, tak ada badai yang tak reda, akan ada pelangi
setelahnya dan yakinlah semua akan menjadi indah pada waktunya “.
Salam sayang, peluk dan cium
RIWAYAT HIDUP
Nama : GANDA SAKINATA AMIRUL UMA
Tempat, Tanggal Lahir : Semarang, 31Juli 1995
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Wonosari II 50B RT 05/IV Semarang
Riwayat Pendidikan :
1. SD NegeriBendungan 2Semarang, tahun 2001-2007 2. SMP Negeri 5Semarang, tahun 2007-2010
3. SMA Negeri 5Semarang, tahun 2010-2013
4. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013-2016.
PRAKATA
Puji syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat dan rahmat-Nya peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul Evaluasi Pengelolaan Filing Dalam Rangka Meningkatkan Mutu Pelayanan di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2016 dengan tepat waktu.
Penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan di Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Penulisan Karya Tulis Ilmiah ini tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, untuk itu tidak lupa peneliti mengucapkan terimakasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M. Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
3. drg. Edi Sumarwanto, MM, MH.Kes selaku Direktur Rumah Sakit Islam Kendal
4. Arif Kurniadi, M. Kom, selaku Ketua Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
5. Wiwik Fitriana Amd. PK, selaku Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Islam Kendal
6. Kriswiharsi Kun S, SKM, M.Kes, selaku Ketua Panitia Karya Tulis Ilmiah 7. Supriyono Asfawi, SE, M.Kes selaku dosen pembimbing yang telah
8. Segenap Dosen dan Pegawai Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah membagi ilmu dan pengalaman bagi kami baik secara langsung maupun tidak langsung
9. Seluruh staff Rekam Medis dan Karyawan Rumah Sakit Islam Kendal yang telah membantu selama proses pengambilan data
10. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini yang tidak bisa peneliti sebutkan satu per satu.
Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah SWT. Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca sangat diharapkan agar dapat menjadi masukan bagi peneliti dalam menyusun penelitian yang selanjutnya. Semoga karya tulis ilmiah ini bisa memberikan manfaat bagi kita semua.
Semarang, 22 Juli 2016 Peneliti
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK
GANDA SAKINATA AMIRUL UMA
EVALUASI PENGELOLAAN FILING DALAM RANGKA MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2016
xvi + 54 hal + 14 tabel + 3 gambar + 5 lampiran
Pengelolaan filing sangat berpengaruh terhadap mutu pelayanan. Pengelolaan filing yang baik dapat memudahkan petugas dalam menyediakan dokumen rekam medis guna keperluan pelayanan pasien. Di Rumah Sakit Islam Kendal, dari 3 kali pengambilan sampel masih ditemukan prosentase kejadian
missfile sebesar 2,8% dari 623 dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Tujuan
penelitian ini adalah untuk mengevaluasi pengelolaan filing dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan pengamatan secara langsung selama 6 hari terhadap kejadian missfile dokumen serta melakukan wawancara kepada petugas filing dan Kepala Unit Rekam Medis untuk mengetahui pengelolaan filing. Objek penelitian adalah dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Subjek penelitian adalah 4 orang petugas filing dan Kepala Unit Rekam Medis.
Hasil penelitian menunjukan terdapat 3 ruang filing di Rumah Sakit Islam Kendal. 3 orang petugas filing masih berpendidikan terakhir SMA. Kejadian
missfile mencapai 1,4% dari 1297 dokumen rekam medis pasien rawat jalan.
Pada sistem pengelolaan filing, kode angka sudah digunakan tetapi kode warna belum. Petugas IGD dan rawat inap tidak pernah menggunakan tracer pada saat mengambil dokumen rekam medis. Desain sarana rak terlalu tinggi.
Saran penelitian ini adalah menerapkan kode warna untuk mencegah terjadinya missfile. Memaksimalkan penggunaan buku ekspedisi. Memberikan pelatihan lanjutan kepada para petugas mengenai pengelolaan filing. Mengharuskan setiap petugas untuk menggunakan tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis. Memperbaiki kode angka yang rusak dan hilang. Menyediakan tangga untuk mempermudah proses pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis.
Kata kunci : Filing, missfile, petugas filing Kepustakaan : 15 ( 1999 – 2015)
The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT
GANDA SAKINATA AMIRUL UMA
EVALUATION THE MANAGEMENT OF FILING IN ORDER TO IMPROVE THE QUALITY OF SERVICE IN ISLAMIC HOSPITAL OF KENDAL YEAR 2016 xvi + 54 pages + 14 tables + 3 pictures + 5 appendix
Filing management influence the quality of service. Good filing management can be easier for officers to provide the medical record documents for patient care. Islamic Hospital in Kendal, from 3 times sampling were found the percentage of missfile 2.8% of 623 outpatient medical records documents. The purpose of this study was evaluate the management of the filing in order to improve quality of care.
This was descriptive research, method were observation and interviews. The observations were made by direct observation for 6 days on the incidence of missfile documents and conduct interviews to filing officers and Chief of Medical Record Unit to know the management of filing. The research object were outpatients medical records document. The subjects were 4 filing officer and Chief of Medical Record Unit.
The results showed there were 3 filing space at the Islamic Hospital Kendal. 3 filing officers educated high school. Missfile incidence reached 1.4% of 1297 outpatient medical records document. In filing management system, code number have already used but not color coded. Officers ER and inpatient never use a tracer in the document when take medical records. Design of shelves were too high.
Suggestion of this study was to apply color coding to prevent missfile. Maximizing the use of expedition books. Provide advanced training to the officers on the management of filing. Requiring each officer to use a tracer at the time of medical record document retrieval. Fixing the code number that is damaged and lost. Provide a ladder to simplify the process of document retrieval and return of medical records.
Keywords : Filing, missfile, filing officer Bibliography : 15 ( 1999 – 2015)
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN HAK CIPTA ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN...iv
KEASLIAN PENELITIAN ... v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ...vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii
RIWAYAT HIDUP ...ix
PRAKATA ... x
ABSTRAK ... xii
ABSTRACT ... xiii
DAFTAR ISI ... xiv
DAFTAR TABEL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
DAFTAR SINGKATAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 3 C. Tujuan Penelitian ... 4 D. Manfaat Penelitian ... 4 E. Ruang Lingkup ... 5 F. Keaslian Penelitian ... 6
BAB IITINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ... 11
B. Filing ... 14
C. Unsur Dasar Manajemen dalam Rekam Medis ... 15
E. Kerangka Teori ... 31
BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep ... 32
B. Jenis Penelitian ... 33
C. Variabel Penelitian ... 33
D. Definisi Operasional ... 33
E. Objek dan Subjek Penelitian ... 34
F. Pengumpulan Data ... 35
G. Pengolahan Data ... 36
H. Analisis Data ... 37
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit ... 38
B. Gambaran Umum Rekam Medis ... 43
C. Hasil Penelitian ... 47
1. Kondisi Filing Rumah Sakit ... 47
2. Kejadian Missfile ... 47
3. Sumber Daya Manusia Pengelolaan Filing ... 48
4. Sistem Pengelolaan Filing ... 51
5. Sarana dan Prasarana Pengelolaan Filing ... 51
BAB V PEMBAHASAN A. Kondisi Filing Rumah Sakit ... 53
B. Kejadian Missfile ... 54
C. Sumber Daya Manusia Pengelolaan Filing ... 54
D. Sistem Pengelolaan Filing ... 55
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan ... 59 B. Saran ... 60
DAFTAR PUSTAKA ... 61
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian... 6
Tabel 2.1 Aturan Kode Warna... 29
Tabel 4.1 Daftar Nama Ruang dan Kapasitas Tempat Tidur ... 41
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Balasan Izin Penelitian ... 63
Lampiran 2 Pedoman Observasi ... 63
Lampiran 3 Pedoman Wawancara ... 63
Lampiran 4 Hasil Wawancara ... 63
Lampiran 5 Hasil Observasi ... 63
DAFTAR SINGKATAN 1. CST : Care Support and Treatment
2. DOTS : Directly Observed Treatment Short Course 3. DRM : Dokumen Rekam Medis
4. ICD-10 : International Statistical Classification of Diseases and Related
Health Problem, 10 Revision
5. ICD-9 :International Classification of Diseases Ninth Revision Clinical
Modification
6. ICU : Intensive Care Unit 7. IGD : Instalasi Gawat Darurat 8. IMTAQ : Iman dan Taqwa
9. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien 10. ORMAS : Organisasi Masyarakat 11. RI : Rawat Inap
12. RJ : Rawat Jalan
13. RL : Rekapitulasi Laporan
14. RMIK : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 15. RSI : Rumah Sakit Islam Kendal
16. SMA : Sekolah Menengah Atas 17. SOP : Standar Operasional Prosedur 18. THT : Telinga Hidung dan Tenggorokan 19. TT : Tempat Tidur
20. USG : Ultrasonografi
21. VCT : Voluntary Counseling and Testing 22. YARSI : Yayasan Rumah Sakit Islam Indonesia
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Rumah Sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.(1)
Unit Rekam Medis (URM) merupakan salah satu bagian penting dalam Rumah Sakit yang memiliki tujuan untuk mendukung tercapainya tertib administrasi dalam setiap pelayanan kesehatan yang diberikan.(2)
Unit Rekam Medis terbagi menjadi 2 bagian yaitu unit pencatat data yang berada di luar URM, meliputi Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ), Unit Rawat Jalan (URJ), Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI), Unit Rawat Inap (URI), Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD), Unit Gawat Darurat (UGD), dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP). Unit pengolah data yang berada di dalam URM meliputi Asembling, Koding dan Indeksing (K/I), Filling, Analizing dan Reporting (A/R).(3)
Filing merupakan bagian dalam URM yang memiliki peran serta fungsi sebagai menyimpan DRM, menyediakan DRM untuk berbagai keperluan, melindungi setiap kerahasiaan isi DRM dari pihak yang tidak berkepentingan, dan melindungi arsip DRM dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi, ataupun biologi.(4)
Peranan filing dalam pelayanan rumah sakit adalah sebagai penyedia data untuk keperluan perencanaan masa depan rumah sakit, untuk keperluan bahan pertimbangan evaluasi rumah sakit serta sebagai penyedia DRM yang telah lengkap untuk keperluan berobat pasien.(5)
Terdapat sistem yang berkaitan dengan pengelolaan filing yaitu sistem penjajaran dan sistem penyimpanan dokumen. Sistem penjajaran adalah suatu tata cara yang digunakan dalam mensejajarkan dokumen rekam medis didalam rak filing. Sedangkan sistem penyimpanan adalah suatu sistem yang digunakan dalam menyimpan formulir rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat baik itu secara menyatu maupun secara terpisah.(6)
Rumah Sakit Islam Kendal adalah rumah sakit swasta tipe C non pendidikan yang terletak di jalur pantura. Menurut survei awal yang dilakukan pada saat magang, rumah sakit ini masih menerapkan sistem penjajaran nomor langsung (straight numerical filling/SNF), dan sistem penyimpanan yang digunakan adalah sentralisasi atau penyimpanan formulirrekam medis secara terpusat. Dengan masih digunakannya sistem penjajaran nomor langsung maka kode angka dan kode warna tidak dapat diterapkan sehingga memungkinkan dapat menyebabkan terjadinya missfile. Pada survei ini pula peneliti menemukan kejadian
missfiledengan hasil sebagai berikut : hari pertama terdapat 7 DRM missfile dari 225 DRM, hari kedua terdapat 5 DRM missfile dari 196 DRM,
hari ketiga terdapat 6 DRM missfile dari 202 DRM. Selama 3 kali pengambilan survei ditemukan 2,8% DRM yang missfiledari 623 DRM yang diperlukan guna keperluan berobat pasien rawat jalan. Selain
penggunaan sistem yang tidak sesuai, penyebab missfile dapat terjadi oleh karena faktor sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana yang ada. Meskipun prosentase kejadian missfile tidak terlalu besar namun missfile yang terjadihampir setiap hari akan berdampak tidak baik terhadap mutu pelayanan yang diberikan yaitu keterlambatan dalam penyediaan DRM sehingga menimbulkan adanya keluhan dari pihak dokter atau perawat poliklinik karena proses pencarian DRM cukup memakan waktu dan dokumen yang tidak ditemukan membuat dokter tidak dapat membaca riwayat kesehatan pasien terdahulu. Padahal di rumah sakit ini telah menggunakan tracer sebagai alat bantu dalam pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis.
Dari hasil uraian di atas peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang Evaluasi Pengelolaan Filing dalam Rangka Meningkatkan Mutu Pelayanan di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah
Pada tahun 2013 pernah dilakukan penelitian dengan hasil prosentase
missfile sebesar 5,2% dari seluruh dokumen yang ada di filing. Solusi
yang diberikan adalah dengan penggunaan tracer. Meskipun tracer sudah digunakan missfile masih saja terjadi dengan prosentase sebesar 2,8%. Meskipun ada penurunan namun kejadian missfile tersebut tidak boleh terjadi. Oleh karena itu, peneliti ingin mengetahui “Bagaimana pengelolaan filing yang dilakukan di Rumah Sakit Islam Kendal pada tahun 2016?”
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Mengevaluasi pengelolaan filing dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan di Rumah Sakit Islam Kendal tahun 2016.
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan kondisi filing di Rumah Sakit Islam Kendal. b. Menghitung tingkat kejadian missfile dokumen rekam medis rawat
jalan.
c. Mengidentifikasisumber daya manusia yang digunakan dalam pengelolaan filing.
d. Mengidentifikasi sistem yang digunakan dalam pengelolaan filing. e. Mengidentifikasi sarana dan prasarana yang digunakan dalam
pengelolaan filing.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit
Dapat menjadi masukan serta bahan pertimbangan terutama kepada unit rekam medis bagian filing tentang kegiatan pengelolaan agar mutu pelayanan dapat ditingkatkan.
2. Bagi Institusi
Dapat menambah referensi untuk proses pembelajaran dan pengembangan pendidikan khususnya dalam bidang ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
3. Bagi Peneliti
Dapat menambah pengetahuan serta wawasan tentang tata kelola filing yang baik. Serta dapat membuat peneliti mampu melihat dan menyelesaikan masalah yang ditemukan di lapangan.
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Penelitian ini termasuk dalam lingkup keilmuan rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Materi dalam penelitian ini, termasuk dalam lingkup pengelolaan unit rekam medis khususnya pengelolaan filing.
3. Lingkup Lokasi
Penelitian ini dilakukan pada salah satu unit rekam medis pada bagian tempat penyimpanan dokumen rekam medis ( filing ) di Rumah Sakit Islam Kendal.
4. Lingkup Metode
Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara, dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dan bertanya kepada petugas terkait.
5. Lingkup Objek / Sasaran
Objek / sasaran yang diamati pada penelitian ini adalahdokumen rekam medis rawat jalan, petugas filing, dan pengelolaan ruang filing. 6. Lingkup Waktu
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
No Nama Judul Metode Hasil
1. Nurdiansah Tinjauan Pengelolaan Filing Rawat Jalan di Instalasi Paviliun Garuda RSUP Dr. KARIADI Semarang Tahun 2015 Metode yang digunakan adalah observasi dan kuesioner.
Dalam sistem tracking masih ada dokumen rekam medis rawat jalan Instalasi Paviliun Garuda yang dikembalikan lebih dari 1x24 jam sebanyak 68,52% setelah pasien pulang rawat inap dan sebanyak 2,07% setelah selesai pelayanan rawat jalan serta sebanyak 9,36% belum kembali setelah pelayanan rawat jalan. Dalam
pelaksanaannya belum menggunakan kode warna dan alur dokumen rekam medis yang bertumbukan.
2. Neti Primastuti Tinjauan Pengelolaan Filing Rawat Jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo Tahun 2014 Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Waktu pelayanan pendaftaran pasien baru 12 menit 04 detik sedangkan untuk pasien lama 9 menit 01 detik, hal ini terkait dengan sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, dan sistem penjajaran yang belum optimal dalam pelaksanaanya karena kurangnya tingkat pendidikan petugas dan semuanya masih menggunakan manual. 3. Ardan Riyanto Tinjauan Upaya Mengatasi Kejadian Missfile di Pelayanan Rawat Jalan RSUD DR. H Soewondo Kendal Tahun 2015 Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Prosedur pendaftaran dan filing tidak menggunakan tracer,
sistem penjajaran yang digunakan adalah SNF, jumlah petugas 6 dan seluruhnya berpendidikan terakhir
SMA, Kejadian missfile mencapai 4,07% dokumen, dan untuk mengatasinya petugas membuat dokumen rekam medis baru untuk pasien lama. 4. Arum Kurniawati Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filing Rawat Jalan RSUD DR. M. Ashari Pemalang Tahun 2015 Metode yang digunakan adalah observasi. Tingkat kejadian missfile dari 2347 sampel terdapat 84 dokumen missfile yang diprosentasekan sebesar 3,57%. Faktor yang mempengaruhi dari aspek petugas, bahan, dana, alat, metode.
5. Dina Safitri Faktor-faktor Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filing Rumah Sakit Islam Kendal Periode 2013 Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Kejadian missfile terhadap seluruh dokumen yang ada di bagian filing diprosentasekan sebesar 5,2% yang salah letak dikarenakan beban
kerja tidak sesuai, jumlah rak tidak sesuai dengan pemesanan sehingga membuat rak file penuh, sistem penjajaran
menimbulkan kendala karena belum menggunakan tracer.
Perbedaan penelitian terletak pada :
1. Lokasi, waktu dan metode penelitian. Lokasi penelitian saat ini berada di Rumah Sakit Islam Kendal. Metode yang digunakan dalam penelitian sebelumnya adalah observasi dan kuesioner. Sedangkan yang metode yang digunakan dalam penelitian kali ini adalah observasi dan wawancara.
2. Lokasi, waktu dan variabel penelitian. Penelitian sebelumnya variabel yang diteliti adalah waktu pelayanan pada saat kegiatan pendaftaran. Sedangkan variabel penelitian kali ini adalah 5M (Man, Matherial,
Machine, Methode, Money) ruang filing.
3. Lokasi dan waktu penelitian.
4. Lokasi, waktu dan metode penelitian. Metode yang digunakan dalam penelitian sebelumnya adalah observasi. Sedangkan pada penelitian kali ini metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara.
5. Waktu penelitian dan variabel penelitian. Pada penelitian sebelumnya dokumen yang diteliti adalah keseluruhan dokumen yang ada di ruang filing pertama. Sedangkan pada penelitian kali ini, variabel yang diteliti adalah dokumen yang diperlukan guna keperluan pelayanan rawat jalan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis
1. Pengertian
Disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(5)
Sedangkan, pengertian rekam medis yang lain adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.(6)
2. Tujuan
Menurut Gibony (1991), tujuan rekam medis dapat dilihat dari 6 aspek (ALFRED) :
a. Administration
Artinya suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal
Artinya suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan barang bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Financial
Artinya suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam menghitung biaya pengobatan / tindakan selama masa perawatan.
d. Research
Artinya suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat digunakan dalam penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
e. Education
Artinya suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan / kronologis kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan / referensi pengajaran di bidang profesi kesehatan.
Artinya suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dapat dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana pelayanan kesehatan. 3. Fungsi
a. Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, b. Bahan pembuktian dalam perkara hukum,
c. Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan, d. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan, dan e. Bahan untuk membuat laporan statistik kesehatan.(7) 4. Manfaat
Manfaat rekam medis adalah sebagai berikut: a. Pengobatan
Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien.
b. Peningkatan Kualitas Pelayanan
Membuat rekam medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
c. Pendidikan dan Penelitian.
Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan
medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi.
d. Pembiayaan
Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.
e. Statistik Kesehatan
Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
f. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik
Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.(5)
B. Filing
1. Pengertian
Filing dalam bidang rekam medis adalah suatu ruangan yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan, retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Selain itu filing juga menyediakan dokumen rekam medis yang telah lengkap isinya sehingga dapat memudahkan penggunaan mencari informasi sewaktu-waktu jika diperlukan.
2. Tugas Pokok
a. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM,
b. Mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, c. Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan sarana pelayanan kesehatan,
d. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif, e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, f. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan), dan
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
3. Peran dan Fungsi
a. Sebagai penyimpan DRM,
b. Menyimpan DRM untuk berbagai keperluan,
c. Pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis, dan
d. Melindungi arsip-arsip DRM terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.(4)
C. Unsur Dasar Manajemen dalam Rekam Medis
Menurut George R. Terry dalam bukunya Principle of Management, ada enam unsur dasar dari manajemen(8), yaitu:
1. Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling
menentukan. Manusia membuat tujuan dan melakukan proses untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu diperlukan sumber daya manusia dengan kualitas baik sesuai dengan kompetensi dibidangnya masing-masing.
2. Money atau pendanaan merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Biasanya di unit rekam medis, pendanaan bukan dalam bentuk uang, melainkan dalam bentuk barang. Misalnya, memesan kebutuhan formulir, map dokumen, dan rak filing.
3. Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam rekam medis khususnya ruang filing, material mencakup pada bahan yang digunakan dalam pembuatan formulir rekam medis, map dokumen, jenis dan warna tinta yang dipakai, serta bahan yang digunakan dalam pembuatan rak filing.
4. Machine atau sarana dan prasarana digunakan untuk memberi kemudahan serta menciptakan efesiensi kerja petugas dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi petugas di ruang filing. Berikut adalah peralatan yang digunakan :
a. Media Penyimpanan 1) Filing Kabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filing kabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Filing kabinet dapat terbuat dari plastik atau logam karena lebih kuat.
2) Rotary Filing System
Adalah semacam filing kabinettetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3) Lemari Arsip
Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungsiuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
5) Rak / Laci Kartu
Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
6) Tickler File
Adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
7) Kotak / Box
Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang
disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).(10)
b. Desain Sarana Rak Filing
Perancangan peralatan kerja yang baik sangat penting untuk mengurangi timbulnya bahaya akibat terjadinya kesalahan kerja akibat adanya kesalahan desain (design induced error).(9) Oleh karena itu desain sarana rak filing harus disesuaikan dengan aturan yang berlaku.
c. Komputer
Komputer merupakan mesin yang memproses fakta atau data menjadi informasi. Komputer digunakan untuk meningkatkan hasil kerja dan memecahkan berbagai masalah. Serta dapat menyimpan dan menampilkan informasi yang diperlukan.(10) d. Pencahayaan
Pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif(11). Pencahayaan yang baik dapat memberikan keuntungan, yaitu :
1) Peningkatan pelayanan 2) Peningkatan kecermatan 3) Kesehatan yang lebih baik
4) Suasana kerja yang lebih nyaman 5) Keselamatan kerja yang lebih baik.(12)
5. Methode atau sistem adalah suatu cara kerja yang dapat mempermudah jalannya pekerjaan atau penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas. Berikut adalah beberapa sistem yang diterapkan di ruang filing guna memperlancar pelaksanaan tugas :
a. Sistem Penomoran 1) Penomoran Cara Seri
a) Pengertian
Pemberian nomor rekam medis cara seri atau serial
numbering system (SNS) adalah suatu sistem pemberian
nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik untuk pasien baru maupun pasien lama. b) Keuntungan
(1) Dalam penerapannya memudahkan petugas karena petugas tidak perlu mencari dokumen rekam medis lama milik pasien lama.
(2) Pasien akan lebih cepat dilayani karena tidak perlu menunggu waktu yang lama.
(3) Pasien tidak perlu membawa KIB. (4) Tidak diperlukan adanya KIUP. c) Kerugian
(1) Informasi medis pasien menjadi tidak berkesinambungan.
(2) Ruang penyimpanan menjadi cepat penuh. 2) Penomoran Cara Unit
Pemberian nomor rekam medis cara unit atau unit
numbering system (UNS) adalah suatu sistem pemberian
nomor rekam medis bagi pasien yang datang berobat untuk pertama kalinya dan nomor tersebut tetap digunakan pada saat kunjungan berikutnya.
b) Keuntungan
(1) Informasi medis pasien dapat berkesinambungan. c) Kerugian
(1) Pelayanan terhadap pasien lama memerlukan waktu yang lebih lama karena petugas harus mencari dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu.
(2) Pasien yang tidak membawa KIB waktu pelayanannya akan lebih lama.
3) Penomoran Cara Seri Unit a) Pengertian
Pemberian nomor rekam medis cara seri unit atau
serialunit numbering system (SUNS) adalah suatu sistem
pemberian nomor rekam medis dengan menggabungkan sistem seri dan dan unit. Setiap pasien yang datang berobat akan mendapatkan nomor rekam medis baru dengan dokumen baru pula. Kemudian setelah selesai pelayanan, nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Jika pasien lama
maka dokumen rekam medis baru dan lama akan disatukan. Dan disimpan berdasarkan nomor rekam medis yang lama.
b) Keuntungan
(1) Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak membedakan antara pasien lama dan pasien baru. c) Kerugian
(1) Beban kerja petugas bertambah karena setelah pelayanan harus menggabungkan dokumen rekam medis lama dan baru.
(2) Informasi medis tidak berkesinambungan pada saat pelayanan, namun akan berkesinambungan pada pelayanan berikutnya.
b. Sistem Penyimpanan 1) Sentralisasi
a) Pengertian
Suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis (rawat jalan, rawat inap, gawat darurat) seorang pasien kedalam satu folder.
b) Keuntungan
(1) Informasi medis seorang pasien dapat berkesinambungan.
(2) Duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis dapat dihindari.
(1) Ruang filing harus buka selama 24 jam. 2) Desentralisasi
a) Pengertian
Suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan formulir-formulir rekam medis seorang pasien, formulir rawat jalan dan gawat darurat disatukan, sementara formulir rawat inap disimpan terpisah.
b) Keuntungan
(1) Beban kerja petugas lebih ringan karena hanya menangani dokumen rawat jalan dan gawat darurat, atau rawat inap saja.
(2) Efisiensi waktu pelayanan. c) Kerugian
(1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis. (2) Memerlukan biaya yang lebih banyak karena
membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih banyak. c. Sistem Penjajaran
1) Metode Nomor Langsung a) Pengertian
Penjajaran dengan sistem nomor langsung atau sering disebut dengan straight numberic filling (SNF). Yaitu cara penyimpanan dokumen rekam medis berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis. Misalnya keempat nomor rekam medis berikut ini akan disimpan dalam satu
rak secara berurutan : 50-23, 50-24, 50-25, 46-50-26.
b) Keuntungan
(1) Mudah melatih petugas untuk bekerja dibagian ini. (2) Bila akan mengambil 50 buah nomor rekam medis
sekaligus secara berurutan untuk kepentingan penelitian atau retensi mudah dilakukan.
c) Kerugian
(1) Petugas harus mengingat keenam digit angka sekaligus.
(2) Mudah terjadi kesalahan letak. Misalnya pada nomor rekam medis 46-54-26 bisa dianggap 46-45-26 oleh petugas.
(3) Aktifitas pengarsipan akan terkonsentrasi pada rak penyimpanan dengan nomor besar atau nomor rekam medis terbaru, sehingga beberapa petugas akan berdesak-desakan disatu area yang sama.
(4) Kontrol mutu pengarsipan atau pengawasan kerapian susah dilakukan karena tidak mudah untuk memberikan tanggung jawab satu area kepada seorang petugas.
2) Metode Angka Akhir a) Pengertian
Sistem penjajaran dengan metode angka akhir atau
dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Contohnya :
Seksi 02 Seksi 26 Seksi 30 Seksi 31 46-52-02 98-05-26 98-99-30 00-00-31 47-52-02 99-05-26 99-99-30 01-00-31 48-52-02 00-06-26
49-52-02 01-06-26 b) Keuntungan
(1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar merata pada 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
(2) Petugas tidak berdesak-desakan di satu tempat penyimpanan yang sama.
(3) Petugas bisa diberi tanggung jawab pada sejumlah
section tertentu. Misalnya : section 00-24, section
25-49, section 50-74, section 75-99.
(4) Jumlah dokumen rekam medis pada setiap section dapat dikontrol dan dapat dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
(5) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan tempat penyimpanan (jumlah rak).
(6) Dokumen rekam medis tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan pada setiap section ketika rekam medis baru ditambahkan.
(7) Kesalahan peletakan (missfile) dapat dicegah, karena petugas hanya memperhatikan sepasang angka saja. (8) Dapat diterapkannya kode warna.
c) Kerugian
(1) Pelatihan dan bimbingan akan memakan waktu yang lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
(2) Membutuhkan biaya awal yang besar karena harus menyiapkan 100 rak terlebih dahulu.
3) Metode Angka Tengah a) Pengertian
Sistem penjajaran dengan metode angka tengah atau
middle digit filling (MDF) adalah suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Contohnya: 56-78-96 99-78-96
56-78-97 99-78-97 56-78-98 99-78-98 56-78-99 99-78-99 57-78-00 00-79-00
57-78-01 00-79-01
b) Keuntungan
(1) 100 dokumen rekam medis pertama selalu berada pada 1 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. (2) Petugas tidak berdesak-desakan di satu tempat
penyimpanan yang sama.
(3) Petugas bisa diberi tanggung jawab pada sejumlah
section tertentu. Misalnya : section 00-24, section
25-49, section 50-74, section 75-99.
(4) Jumlah dokumen rekam medis pada setiap section dapat dikontrol dan dapat dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
(5) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan tempat penyimpanan (jumlah rak).
(6) Dokumen rekam medis tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan pada setiap section ketika rekam medis baru ditambahkan.
(7) Kesalahan peletakan (missfile) dapat dicegah, karena petugas hanya memperhatikan sepasang angka saja. (8) Dapat diterapkannya kode warna.
(1) Pelatihan dan bimbingan akan memakan waktu yang lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
(2) Membutuhkan biaya awal yang besar karena harus menyiapkan 100 rak terlebih dahulu.(6)
Selain sistem-sistem tersebut diatas, terdapat cara lain yang diterapkan di ruang filing dalam rangka pencegahan dokumen salah letak (missfile), yaitu :
1) Tracer
a) Pengertian
Tracer adalah kartu yang digunakan sebagai petunjuk
digunakannya atau keluarnya dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing.Kartu ini berfungsi sebagai pengganti dokumen rekam medis yang diambil.
Tracer memuat nomor rekam medis, nama, tanggal
peminjaman, nama peminjam, tujuan penggunaan / peminjaman.
2) Kode Warna a) Pengertian
Kode warna adalah penggunaan warna pada folder rekam medis untuk membantu mencegah terjadinya
missfile dan memudahkan dalam pencarian dokumen
folder. Cara ini paling efektif jika diterapkan pada sistem penyimpanan angka akhir atau sistem penyimpanan angka tengah, walaupun bisa juga diterapkan pada sistem penyimpanan nomor langsung.(6)
Tabel 2.2 Aturan kode warna
Nomor primer dua digit Nomor primer satu digit Warna
00 – 09 0 Purple = ungu
10 – 19 1 Yellow = kuning
20 – 29 2 Dark green = hijau tua
30 – 39 3 Orange = oranye
40 – 49 4 Light blue = biru muda
50 – 59 5 Brown = coklat
60 – 69 6 Cerise = kemerahan
79 – 79 7 Light green = hijau muda
80 – 89 8 Red = merah
90 – 99 9 Dark blue = biru tua
6. Market atau pemasaran adalah kegiatan dimana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya (barang / jasa). Rekam medis turut berperan dalam memasarkan rumah sakit melalui jasa pelayanan yang diberikan kepada pasien.
D. Mutu Pelayanan
Secara umum pengertian mutu pelayanan adalah derajat kesempurnaan pelayanan yang sesuai standar profesi dan standar pelayanan dengan menggunakan potensi sumber daya manusia yang tersedia secara wajar, efektif, dan efisien serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai dengan norma, etika, hukum, dan sosial budaya dengan memperhatikan keterbatasan dan kemampuan yang dimiliki.(8) Dalam pengelolaan filing, mutu pelayanan dapat dikatakan baik jika
missfile tidak terjadi atau dokumen rekam medis yang diperlukan dapat
E. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : (4), (6), (8), (10), (13) Sistem : 1. Sistem penjajaran 2. Sistem penyimpanan 3. Kebijakan 4. SOP
Sumber daya manusia : 1. Pendidikan terakhir 2. Lama kerja 3. Umur 4. Pengetahuan 5. Jenis kelamin 6. Keterampilan 7. Pengalaman kerja
Sarana dan Prasarana : 1. Rak filing 2. Komputer 3. Printer 4. Map dokumen 5. Tracer 6. Buku ekspedisi
Prosedur pelayanan filing
Mutu pelayanan rekam medis
Baik Tidak baik
BAB III
METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep
Gambar 3.1 Kerangka Konsep Sumber daya manusia : 8. Pendidikan terakhir 9. Lama kerja
10. Umur
11. Pengetahuan
Sarana dan prasarana : 7. Rak filing 8. Komputer 9. Printer 10. Map dokumen 11. Tracer 12. Buku ekspedisi Sistem : 5. Sistem penjajaran 6. Sistem penyimpanan 7. SOP Kejadian Missfile
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif yaitu menggambarkan keadaan suatu masalah sesuai dengan yang terjadi di lapangan (rumah sakit). Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan secara cross sectional dimana pengambilan data atau pengamatan dilakukan bersamaan atau serentak dengan waktu dilaksanakannya penelitian. Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara.
C. Variabel Penelitian
Variabel penelitian yang digunakan adalah : 1. Kejadian missfile
2. Sumber daya manusia 3. Sistem
4. Sarana dan prasarana
D. Definisi Operasional
No Variabel Penelitian Definisi Operasional
1. Kejadian missfile Prosentase mengenai ketidaksesuaian letak dokumen rekam medis atau banyaknya dokumen rekam medis yang tidak ditemukan pada saat proses pencarian kembali. Didapatkan melalui observasi di ruang filing Rumah Sakit Islam Kendal. 2. Sumber daya manusia Seseorang atau tenaga kerja yang ditugaskan untuk melaksanakan peran dan fungsi tertentu. Dalam hal ini adalah mengenai karakteristik dan
pengetahuan petugas filing Rumah Sakit Islam Kendal yang berjumlah 4 orang. Diperoleh dengan cara wawancara.
3. Sistem Suatu tata cara atau prosedur yang digunakan dalam pengelolaan filing. Meliputi sistem penjajaran, sistem penyimpanan dan SOP. Diperoleh berdasarkan wawancara kepada Kepala Unit Rekam Medis dan observasi di Rumah Sakit Islam Kendal.
4. Sarana dan Prasarana Sejumlah alat yang digunakan sebagai penunjang kinerja petugas filing. Misalnya adalah penggunaan komputer, printer, rak filing, map dokumen, tracer dan buku ekspedisi. Didapatkan melalui hasil observasi di ruang filing Rumah Sakit Islam Kendal.
E. Objek dan Subjek Penelitian 1. Objek Penelitian
Pada penelitian ini objek yang digunakan adalah dokumen rekam medis pasien rawat jalan yang diambil selama 6 hari penelitian.
2. Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang digunakan adalah 4 orang petugas filing dan Kepala Unit Rekam Medis.
F. Pengumpulan Data 1. Jenis dan Sumber Data
a. Data Primer
Berupa data dokumen rekam medis rawat jalan dan data mengenai pengelolaan filing yaitu sumber daya manusia, sistem yang terkait dengan bagian filing, serta sarana dan prasarana yang digunakan di ruang filing. Diperoleh dengan cara observasi dan wawancara di tempat penelitian secara langsung.
b. Data Sekunder
Data yang didapatkan dengan cara melihat SOP Rumah Sakit Islam Kendal yang berkaitan dengan pengelolaan filing, dan melihat data kunjungan pasien rawat jalan per hari.
2. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara, pengumpulan data diperoleh dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap dokumen rekam medis pasien rawat jalan, dan bertanya kepada petugas filing dan Kepala Unit Rekam Medis mengenai sumber daya manusia, sistem, serta sarana dan prasarana yang digunakan.
3. Instrumen Penelitian a. Pedoman Observasi
Berisi tentang hal-hal yang akan diamati selama proses penelitian. Meliputi: jumlah dokumen rekam medis rawat jalanmissfile, SOP, serta sarana dan prasarana pengelolaan filing.
b. Pedoman Wawancara
Berisi tentang hal-hal yang akan ditanyakan kepada petugas filing dan Kepala Unit Rekam Medis untuk mengukur pengelolaan filing dari aspek sumber daya manusia, dan sistem yang digunakan.
G. Pengolahan Data 1. Pengumpulan data
Mengumpulkan datayang akan diperoleh selama penelitian yaitu data tingkat kejadian missfile pada dokumen rekam medis pasien rawat jalan, data hasil wawancara kepada petugas filing mengenai karakteristik dan pengetahuan, data hasil wawancara yang dilakukan terhadap Kepala Unit Rekam Medis tentang sistem yang digunakan, serta data mengenai sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan filing.
2. Editing
Memeriksa kembali atau mengoreksi data yang telah didapatkan, untuk memastikan data yang diperoleh sudah benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
3. Tabulasi
Menyusun hasil penelitian kedalam bentuk tabel yang informatif. 4. Penyajian data
Mengelompokan data yang telah diperoleh dan menguraikan hasil penelitian menjadi bentuk yang lebih informatif dengan dituangkan kedalam bentuk kalimat.
H. Analisis Data
Menggunakan analisis deskriptif, yaitu menguraikan hasil penelitian dan selanjutnya akan diambil suatu kesimpulan yang berguna tentang pengelolaan dokumen rekam medis.
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah Rumah Sakit
Fasilitas kesehatan / Rumah Sakit memiliki peran strategis untuk terwujudnya masyarakat sehat baik jasmani maupun rohani. Untuk itu rumah sakit harus mampu memberikan pelayanan yang komprehensif meliputi promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Pelayanan yang baik harus memandang pasien dari dua sisi yaitu fisik dan mental sehingga selain penyembuhan secara medis juga melalui pendekatan spiritual sesuai syariat islam.
Berdirinya Rumah Sakit Islam Muhammadiyah Kendal diawali dengan terbentuknya YARSI (Yayasan Rumah Sakit Islam) yang beranggotakan 6 (enam) unsure ORMAS yang didalamnya termasuk Muhammadiyah. Pembentukan YARSI bertujuan agar umat islam bersatu untuk mewujudkan masyarakat yang sehat sesuai syariat islam. Namun demikian, dalam proses perjalanannya YARSI mengalami kevakuman, sehingga Bupati Kendal (selaku pembina panitia) menawarkanpendirian Rumah Sakit kepada Muhammadiyah setelah ormas yang lain menyatakan tidak bersedia.
Pimpinan daerah Muhammadiyah Kendal dengan semangatli ila
likalimatillah bersedia melanjutkan pendirikan Rumah Sakit, dengan
syarat harus secara penuh dikelola oleh Muhammadiyah, pada tahun 1993 dimulailah proses awal pembangunan Rumah Sakit Islam
Muhammadiyah Kendal dengan didukung oleh seluruh warga Mummadiyah Kendal.
2. Falsafah
Rumah Sakit Islam Kendal adalah perwujudan dari IMTAQ serta amal sholeh Persyarikatan dalam upaya mewujudkan Masyarakat Utama, Adil Makmur, dan Sejahtera yang diridhoi Allah SWT.
3. Visi
Menjadi Rumah Sakit kelas B dan Pusat Rujukan Kesehatan Yang Termuka di Nusantara Dengan Pelayanan Prima, Professional dan Islami pada Tahun 2020.
4. Misi
Misi Rumah Sakit Islam Kendal adalah :
a. Melakukan pelayanan kesehatan yang islami sesuai dengan standar ilmu kedokteran, keperawatan, dan ilmu kesehatan lainnya yang berlaku dengan membuka senter-senter pelayanan unggulan. b. Mengembangkan sumber daya insani yang profesional dan
berakhlakul karimah, menjalankan syariat islam secara kafah. c. Melengkapi sarana dan prasarana rumah sakit sesuai dengan
tuntutan pelayanan unggulan
d. Mengembangkan sistem manajemen yang efekttif dan efisien,serta bermutu.
e. Melaksanakan fungsi amal sholeh dengan tetapmempertimbangkanprinsip-prinsip ekonomi.
f. Melakukan fungsi dakwah islam dan kemuhammadiyahan didalam maupun di luar Rumah Sakit.
5. Motto
Bekerja sebagai ibadah, ihsan dalam pelayanan, cakap dalam melakukan tindakan, bertawakal pada Allah SWT.
6. Pelayanan Rumah Sakit Islam Kendal Pelayanan 24 jam meliputi : a. IGD
b. Instalasi Farmasi c. Laboratorium d. Gizi
e. Ambulance 24 jam
Pelayanan Rawat Jalan meliputi: a. Klinik Umum b. Klinik Gigi c. Klinik Spesialis : 1) Dalam 2) Bedah 3) Obsgin 4) Syaraf
5) Kulit dan Kelamin 6) Bedah Orthopedi 7) THT 8) Anak d. Klinik Fisioterapi e. Klinik DOTS f. Klinik VCT & CST
Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Islam Kendal didukung oleh sarana gedung yang respresentatif dengan lingkungan alam yang kondusif untuk membantu proses penyembuhan. Jumlah tempat tidur yang dimiliki sebanyak 120 TT dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 4.1 Daftar Nama Ruang dan Kapasitas Tempat Tidur
No Nama Ruang Kelas Kapasitas
1. Roudhoh Utama 1 14 TT 2. Usman Utama 1 9 TT 3. Hamzah 1 16 TT 4. Ali 3 16 TT 5. Fatimah 3 16 TT 6. Lukman 1 (Anak) 2A 2 TT 2B 4 TT 3 4TT 7. Perinatalogi 2 2 TT 8. Khadijah (Persalinan) 2A 1 TT 2B 8 TT 3 3 TT 9 ICU 5 TT 10 Umar 2 20 TT Total 120 TT
Pelayanan penunjang medis yang dimiliki Rumah Sakit Islam Kendal sampai saat ini adalah sebagai berikut :
a. Laboratorium b. Radiologi
c. Pelayanan pemeriksaan penunjang d. USG
e. Ambulance
B. Gambaran Umum Rekam Medis Rumah Sakit
1. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Kendal
Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Direktur
Manajer Pelayanan Medis
Sub Bag Rekam Medis
Kepala Ruang Rekam Medis Urusan Pendaftaran Pasien Urusan Pengambilan dan Penyimpanan Berkas Urusan Perakitan Berkas dan Pengolah Data Urusan Korespondensi Laporan dan Logistik
2. Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan a. Kepala Sub Bag Rekam Medis
Merencanakan, memimpin, mengawasi, mengkoordinasi, serta mengevaluasi kegiatan dibidang pemasaran dan Rekam Medis dalam rangka mencapai visi dan misi Rumah Sakit Islam Kendal. Fungsi jabatannya sebagai penanggung jawab instansi rekam medis diatas kepala instalasi rekam medis.
b. Kepala Ruangan Rekam Medis 1) Tugas Pokok
a) Mengatur koordinasi antar staf rekam medis,membuat dan mengatur jadwal jaga dinas,
b) Membuat program kerja,
c) Membantu korespondensi, pembuatan laporan dan logistik. c. Pendaftaran Pasien
1) Tugas pokok
a) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat,
b) Bertanya kepada pasien untuk memperoleh data identitas, c) Mencatat data identitas pasien pada buku registrasi, d) Mengentri data pada KIUP,
e) Membuat kartu identitas berobat dan DRM baru untuk pasien baru,
f) Menulis nomor rekam medis pada tracer untuk diambilkan DRM kebagian filling untuk pasien lama,
g) Menanyakan keluhan pasien kemudian mengarahkan pasien ke poliklinik yang dituju.
2) Fungsi Jabatan
a) Mencatat identitas pasien,
b) Memberi dan pencatat nomer rekam medis, c) Menyediakan DRM baru dan lama,
d) Mendistribusikan DRM untuk pelayanan, e) Menyediakan informasi.
d. Pengambilan dan Penyimpanan Berkas 1) Tugas Pokok
a) Mengembalikan DRM,
b) Mengirim DRM ke poliklinik yang dituju, c) Mengembalikan DRM ke rak filling. e. Perakitan Berkas dan Pengolahan Data
Melaksanakan fungsi asembling di instalasi rekam medis sehingga membantu proses pengelolaan rekam medis Rumah Sakit Islam Kendal agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
1) Tugas Pokok
a) Menyiapkan formulir-formulir rekam medis yang dibutuhkan, b) Merakit DRM,
c) Merakit kembali DRM yang telah digunakan agar menjadi rapi,
d) Meneliti kelengkapan data dalam formulir rekam medis, e) Mengisikan kode penyakit berdasarkan kode ICD-10 dari
f) Menulis kode tindakan atau operasi berdasarkan ICD-9 CM pada ringkasan masuk dan keluar,
g) Membuat indeks penyakit, indeks dokter, indeks sebab kematian pada kartu indeks,
h) Entri data morbiditas RJ dan RI,
i) Evaluasi ketidaklengkapan pengisian DRM. 2) Fungsi Jabatan
Berfungsi dalam meneliti kelengkapan isi dan merakit kembali dokumen rekam medis pasien rawat inap yang telah pulang dari perawatan dan telah dikembalikan ke instalasi rekam medis serta menyediakan formulir-formulir rekam medis dan nomor rekam medis baru.
f. Korespondensi, Pelaporan dan Logistik Tugas Pokok :
1) Mengumpulkan, merekap dan mengelola data laporan kegiatan rumah sakit (RL 1 – RL 6),
2) Mengolah data rekam medis untuk laporan hasil analisis statistik rumah sakit dan membuat analisa statistik dari data-data rekam medis,
3) Melayani pengajuan klaim asuransi, jasa raharja, resume medis, visum et repertum, dan lain-lain dari pasien yang membutuhkan,
4) Menyimpan surat, dokumen, data maupun informasi yang bersifat internal.Menyiapkan formulir dan kebutuhan logistik rekam medis.
C. Hasil Penelitian
Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan di Rumah Sakit Islam Kendal diperoleh hasil sebagai berikut :
1. Kondisi filing Rumah Sakit
Rumah sakit Islam Kendal memiliki 3 buah ruang filing. Sebuah ruang filing berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen rekam medis
in-aktif sedangkan kedua ruang yang lainnya digunakan untuk menyimpan
dokumen rekam medis aktif. Sebuah ruang filing aktif menyatu dengan ruang rekam medis bagian assembling, analising/reporting, dan
koding/indeksing. Sedangkan untuk ruang filing aktif lainnya dan ruang
filing in-aktif berada terpisah. Sistem yang digunakan dalam penyimpanan dokumen adalah sentralisasi yaitu penyimpanan formulir rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat secara terpusat atau menyatu dalam satu dokumen. Sedangkan sistem yang digunakan dalam mensejajarkan dokumen rekam medis adalah sistem angka akhir atau TDF (terminal digit filing).
2. Kejadian missfile
Tabel 4.1
Kejadian missfile dokumen rawat jalan Tanggal pengamatan Jumlah DRM yang diperlukan Jumlah DRM yang tidak ditemukan Prosentase missfile (%) 13 Juni 2016 236 4 1,7 dari 236 DRM 14 Juni 2016 217 3 1,4 dari 217 DRM 15 Juni 2016 224 3 1,3 dari 224 DRM 16 Juni 2016 233 4 1,7 dari 233 DRM 17 Juni 2016 204 2 1,0 dari 204 DRM 18 Juni 2016 183 2 1,1 dari 183 DRM Total 1297 18 1,4 dari 1297 DRM
Dari kegiatan observasi yang dilakukan di ruang filing selama 6 hari didapatkan prosentase kejadian missfile sebesar 1,4%. Dimana prosentase kejadian missfile terbesar adalah 1,7% pada tanggal 13 Juni 2016 dan 16 Juni 2016, sedangkan prosentase kejadian missfile terendah adalah 1,0% pada tanggal 17 Juni 2016.
3. Sumber daya manusia pengelolaan filing Tabel 4.2
Karakteristik dan pengetahuan petugas filing
AA AB AC AD
Umur 22 tahun 40 tahun 50 tahun 42 tahun Lama Kerja 6 bulan 19 tahun, tetapi
bertugas di filing baru 1 bulan
21 tahun 20 tahun
Pendidikan Terakhir
D3 RMIK SMA SMA SMA
Pertanyaan 1 Ya, petugas IGD Ya, petugas IGD dan rawat inap
Ya, petugas IGD
Ya, petugas IGD
Pertanyaan 2 Alat pengganti status saat diambil, biasanya tertulis nama peminjam, kegunaan, dan tanggal dipinjam Tanda pengambilan status Untuk mengetahui angka atau status yang diambil, membatasi status yang digunakan Penunjuk atau tanda kalau status sudah diambil Pertanyaan 3 Menggantikan status yang diambil Tanda pengambilan status Untuk mengetahui angka atau status yang diambil, membatasi status yang digunakan Penunjuk atau tanda kalau status sudah diambil
Pertanyaan 4 Selalu, tetapi petugas IGD tidak
Iya, tetapi
petugas IGD dan rawat inap tidak
Tidak tentu, terkadang menggunakan Selalu pakai, tetapi IGD tidak
kertas biasa jika kehabisan Pertanyaan 5 Ketika pengembalian status Saat status dikembalikan Pada saat pengembalian status Saat dokumen kembali Pertanyaan 6 Rawat jalan :
tepat waktu, rawat inap : belum Rawat jalan : 1 atau 2 hari Tidak tepat waktu Rawat jalan : lancar, rawat inap : sebagian besar tidak tepat waktu Pertanyaan 7 Sekarang jarang Sebagian besar
ditemukan
Sering Tidak sering
Pertanyaan 8 Sementara dibuatkan status baru
Dilacak dengan komputer
Jika dokter mau maka akan dibuatkan status sementara, jika dokter menolak maka harus dicari sampai ditemukan Dicari diriwayat Pertanyaan 9 TDF TDF TDF TDF
Pertanyaan 10 Jarang terjadi missfile
Tidak ada yang hilang, hemat tempat Mudah dalam mencari dan mengembalikan Kesalahan sedikit, mengambil enak Pertanyaan 11 Sentralisasi (menyebutkan
sistem penjajaran) (menyebutkan sistem penjajaran) (menyebutka n sistem penjajaran) Pertanyaan 12 Riwayat kesehatan pasien menyatu (menyebutkan keuntungan TDF) (menyebutkan keuntungan TDF) (menyebutka n keuntungan TDF)
Pertanyaan 13 Sebagai ekor Tanda TDF (ekor) Nomor urut status Pengelompo kan status saat pengembalia n
Petugas filing di Rumah Sakit Islam Kendal berjumlah 4 orang yang terbagi menjadi dua shif yaitu shif pagi dan siang. 3 dari 4 petugas berpendidikan terakhir SMA. Dari hasil wawancara diketahui bahwa terdapat petugas lain selain petugas filing yang dapat mengambil dokumen rekam medis dari ruang filing yaitu petugas IGD dan rawat inap. Seluruh petugas filing selalu menggunakan tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis guna keperluan rawat jalan pasien. Namun, petugas IGD dan rawat inap tidak pernah menggunakan
tracerpada saat mengambil dokumen rekam medis sehingga dokumen
yang digunakan tidak bisa dilacak keberadaannya.
Pada saat dokumen yang diperlukan tidak ditemukan maka petugas akan membuatkan dokumen sementara. Namun, jika dokter tidak menghendaki dokumen sementara maka petugas akan berusaha mencarikan dokumen lama milik pasien. Dan jika dokumen tetap tidak ditemukan maka petugas akan mencari diagnosis terakhir pasien pada riwayat pasien yang tersimpan di komputer.
Dilihat dari aspek pengetahuan, petugas filing kurang memahami tentang kegunaan tracer yang berfungsi untuk melacak keberadaan dokumen rekam medis yang sedang dipinjam. Selain itu menurut hasil wawancara, 3 orang petugas kurang memahami tentang sistem penyimpanan yang digunakan.
Dokumen rekam medis yang telah digunakan tidak dikembalikan tepat waktu terutama untuk dokumen yang digunakan di IGD atau rawat inap dan petugas harus mengambil sendiri dokumen tersebut. Serah terima dokumen rekam medis seringkali tidak menggunakan buku
